In 10 Schritten zu einem optimierten Projekt-Kick-off-Meeting

Sie unternehmen große Anstrengungen, um Ihr Projekt auf den Weg zu bringen – und dennoch kann es sich oft so anfühlen, als ob ein Projekt aus dem Ruder läuft, bevor es überhaupt begonnen hat. Das liegt daran, dass jedes Mitglied des Projektteams und jeder Beteiligte unterschiedliche Kenntnisse, Erwartungen und Prioritäten in ein Projekt einbringt. Wenn Sie diesen Personen nicht die Möglichkeit geben, sich vor Beginn der Arbeit auf eine gemeinsame Linie zu begeben, wird der Rest des Projekts ein harter Kampf, ganz gleich, wie sehr Sie versuchen, den Kurs zu korrigieren. Zum Glück gibt es hier einen besseren Weg: Projekt-Kick-Off-Meetings.

Ein Kick-Off-Meeting ist ein probates Mittel, um das Projektteam auf den gleichen Stand zu bringen – bevor die Arbeit beginnt. Bei einem Kick-Off umreißen Sie das Ziel des Projekts, gehen auf Details ein und besprechen die nächsten Schritte. Auf diese Weise sind alle Beteiligten mit dabei, egal wohin Ihr Projektplan Sie führt.

Was ist ein Projekt-Kick-Off-Meeting?

Ein Projekt-Kick-Off-Meeting bietet die Möglichkeit, sich mit Teammitgliedern und Beteiligten zu treffen, bevor das Projekt beginnt, damit Sie sich über Schlüsseldetails abstimmen und auf wichtige Meilensteine einigen können. Planen Sie, Ihr Projekt-Kick-Off-Meeting zu veranstalten, nachdem Ihre Projektcharta genehmigt wird und Sie einen Projektplan erstellt haben, allerdings bevor Sie tatsächlich mit der Arbeit an dem Projekt begonnen haben. In einem Kick-Off-Meeting skizzieren Sie den Zweck, die Ziele, den Plan und weitere Punkte – wobei Sie den Teammitgliedern auch Zeit geben, Fragen zu stellen und die nächsten Schritte zu klären. Am Ende des Kick-Off-Meetings sollte das gesamte Team ein gemeinsames Verständnis darüber haben, woran es arbeitet, warum sie es tun, und wie die Arbeit erledigt werden soll.

Wozu dient ein Kick-Off-Meeting? Brauche ich wirklich eines?

Mit einem Wort: ja. Kick-Off-Meetings sind eine unschätzbare Möglichkeit, Ihren Teammitgliedern wichtige Projektinformationen mitzuteilen und ihnen die Gelegenheit zu geben, live Fragen zu stellen. Im Gegensatz zur Weitergabe dieser Informationen in Form eines Projektplans oder per E-Mail verringert ein Kick-Off-Meeting die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und stellt sicher, dass alle Beteiligten von der gleichen Position aus in das Projekt starten. Ohne ein Kick-Off-Meeting könnten Teammitglieder und Beteiligte falsche Erwartungen an das Projekt haben, was zu Scope Creep und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führt.

Das bedeutet nicht, dass Sie für jedes Projekt identische Kick-Off-Meetings abhalten müssen. Einige Projekte, wie z. B. Arbeiten mit Kundenkontakt oder komplexe Vorhaben, profitieren von einem formalisierten Kick-Off mit umfangreichen Vorbereitungen – wie etwa einer soliden Präsentation oder, je nach Projekttyp, sogar einer Demo. Bei anderen Projekten, die weniger Beteiligte einbeziehen oder eher unkompliziert sind, kann ein weniger formelles Kick-Off-Meeting ohne Folien oder Präsentation abgehalten werden.

Die verschiedenen Arten von Kick-Off-Meetings

Nicht jedes Kick-Off-Meeting sieht gleich aus. Im Allgemeinen sollte jede Art von Projekt-Kick-Off-Meeting die gleichen Bestandteile enthalten – die Kenntnis der verschiedenen Arten von Projekt-Kick-Offs kann Ihnen jedoch helfen zu entscheiden, wie formell oder informell das Kick-Off-Meeting gestaltet werden sollte.

Internes Projekt-Kick-Off-Meeting

Dabei handelt es sich um ein Projekt-Kick-Off in seiner einfachsten Form. Das Ziel eines internen Projekt-Kick-Off-Meetings ist es, das Projektteam auf den gleichen Stand zu bringen und ihm die Möglichkeit zu geben, vor Projektbeginn Fragen zu stellen. Wie bei jedem Kick-Off-Meeting sollten Sie die Unterlagen im Voraus vorbereiten; über den Feinschliff Ihres Meetings brauchen Sie sich aber nicht viele Gedanken zu machen.

Beispielprojekte:
Erforderliche Unterlagen:
  • Ein Projektplan, der die wichtigsten Details Ihres Projekts beschreibt, darunter Erfolgskennzahlen, Projektzeitplan, Beteiligte, usw.
  • SMARTe Projektziele, die festhalten, was Sie bis zum Projektende erreichen werden.
  • Ein definierter Projektumfang, um klare Grenzen zu setzen, welche Arbeiten zu diesem Projekt gehören und welche nicht.
  • Eine visuelle Projektzeitleiste mit allen wichtigen Projektmeilensteinen, um zu sehen, wann wichtige Arbeitsschritte abgeschlossen sein werden.

Neben der Bereitstellung dieser Unterlagen während des Projekt-Kick-Offs sollten Sie auch die Speicherung von Projektinformationen auf einer zentralen Work-Management-Plattform vorsehen. So hat jedes Teammitglied ganz einfach Zugriff auf wichtige Projektdokumente.

Kick-Off-Meeting für Führungskraft-Projekt

Wenn Ihr Projekt oder Programm von Führungskräften unterstützt wird, werden Sie wahrscheinlich ein Kick-Off-Meeting auf höherer Ebene veranstalten, um alle Führungskräfte auf den gleichen Stand zu bringen. Bei dieser Art von Kick-Off-Meeting sollten Sie sich stärker auf den Zweck und die Ziele des Projekts sowie dessen Einfluss auf die Unternehmensziele konzentrieren.

In diesem Kick-Off-Meeting sollten Sie nicht zu viel Zeit mit einzelnen Meilensteinen oder Details zum Projekt verbringen. Wahrscheinlich werden Sie aber ein separates internes Projekt-Kick-Off-Meeting für Ihr Projektteam abhalten wollen.

Beispielprojekte:
Erforderliche Unterlagen:
  • Ein eindeutig formulierter Projektzweck, der die geschäftlichen Auswirkungen dieses Projekts mit den Unternehmenszielen verknüpft.
  • Den Business-Case, den Sie für dieses Vorhaben erstellt haben, falls zutreffend.
  • Prägnante Projektziele, die den Beteiligten zeigen, was Sie nach Abschluss des Projekts erreicht haben werden.
  • Ein Projektplan, der die wichtigsten Details Ihres Projekts beschreibt, darunter Erfolgskennzahlen, Projektzeitplan, Beteiligte, usw.
  • Ein Projektstrategieplan, der als High-Level-Zeitleiste wichtiger Projektblöcke dienen sollte.
  • Eine Zusammenfassung mit allen wichtigen Angaben zum Projekt. Planen Sie ein, einen Überblick der Zusammenfassung zu präsentieren und das Dokument dann mit den Beteiligten zu teilen, damit sie nach dem Kick-Off weitere Details lesen können.
  • Eine formale Präsentation oder ein Foliensatz.
Externes oder kundenseitiges Projekt-Kick-Off-Meeting

Wenn Sie an einem Projekt mit Kundenkontakt arbeiten, müssen Sie ein Kick-Off-Meeting mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Beteiligten auf Kundenseite veranstalten, um sich über die Projektziele und die zu erbringenden Leistungen abzustimmen. Dabei sollte es sich um die ausgefeilteste Version Ihres Projekt-Kick-Off-Meetings handeln.

Diese Art von Projekt-Kick-Off ist Ihre Chance, Erwartungen zu formulieren und ein gemeinsames Verständnis für die Projektziele zu entwickeln. Planen Sie bei diesem Kick-Off-Meeting einige Zeit ein, um das Projektteam vorzustellen, sich darüber abzustimmen, wie häufig Sie und Ihr Kunde kommunizieren werden, und zu klären, wie eine effiziente Zusammenarbeit aussieht. Sorgen Sie dafür, dass Sie und der Kunde sich darüber im Klaren sind, wann er zur Durchsicht Ihrer Arbeit hinzugezogen werden soll oder wie Sie Fortschritte des Projekts kommunizieren sollen.

Beispielprojekte:
Erforderliche Unterlagen:
  • Ein Projektplan, der die wichtigsten Details Ihres Projekts beschreibt, darunter Erfolgskennzahlen, Projektzeitplan, Beteiligte, usw.
  • Ein Projekt-Briefing oder Kreativ-Briefing, je nach Art der Arbeit.
  • Ein klar definierter Projektumfang, um eindeutige Grenzen zu setzen, welche Arbeiten zu diesem Projekt gehören und welche nicht.
  • Ein Projektstrategieplan, der als High-Level-Zeitleiste wichtiger Projektblöcke dienen und alle wichtigen Projekt-Meilensteine umfassen sollte.
  • Eine Liste der Projektbeteiligten mit ihren jeweiligen Rollen.
  • Wo Ihr Team kommunizieren wird (z. B. Slack, E-Mail, Asana), und wie Sie Projektstatusberichte teilen werden.
  • Eine formale Präsentation oder ein Foliensatz.
Agile Projekt-Kick-Off-Meetings

Die meisten Agile-Teams führen ihre Projekte in zwei- oder vierwöchigen Arbeitszyklen durch, die Sprints genannt werden. Sie brauchen nicht für jeden Sprint ein Projekt-Kick-Off – das würde Ihr Team sogar ausbremsen. Sie sollten jedoch mindestens einmal im Jahr ein Projekt-Kick-Off-Meeting einplanen, um sicherzustellen, dass alle im Team auf einer Linie sind. Zudem sollten Sie ein Projekt-Kick-Off-Meeting abhalten, wenn Ihr Team ein neues Projekt beginnt oder wenn Sie ein neues Teammitglied einbinden, um alle auf den neuesten Stand zu bringen.

Ein Kick-off-Meeting für ein Agile-Projekt stellt sicher, dass Ihr Team alles hat, was es während eines Sprints braucht. So können Sie Ihre Meetings zur Sprint-Planung und zur Sprint-Retrospektive nutzen und sich so auf kontinuierliche Verbesserungen konzentrieren.

Erforderliche Unterlagen:
  • Erfolgskriterien, einschließlich der Definition, was „erledigt“ für Ihr Team bedeutet.
  • Festgelegte Rollen im Team, insbesondere wenn Ihr Team Scrum verwendet.
  • Eine Liste der Teamzeremonien, die Sie ausrichten, und wann diese stattfinden.
  • Ein klarer Kommunikationsplan, aus dem hervorgeht, wo und wie Ihr Team kommunizieren soll (z. B. Slack, E-Mail, Asana).
  • Die Tagesordnung für das tägliche Standup-Meeting Ihres Teams.

10 Schritte zur Planung und Durchführung eines erfolgreichen Projekt-Kick-Off-Meetings

Als Projektleiter einer wichtigen Initiative ist es Ihre Aufgabe, das Projekt-Kick-Off zu planen und zu präsentieren. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie ein größeres Programm leiten und ein Kick-Off für dieses Vorhaben planen. In diesem Fall werden Sie wahrscheinlich die Person sein, die das Meeting leitet – wobei die einzelnen Projektleiter ihre Informationen präsentieren werden.

Wenn Sie noch nie ein Kick-Off-Meeting geplant haben, macht das gar nichts! Denn hier erfahren Sie, wie Sie in 10 Schritten ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting veranstalten.

1. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor

Der erste Schritt bei einem Projekt-Kick-Off-Meeting besteht darin, zu entscheiden, wer daran teilnehmen und wie lange das Meeting dauern soll. Der Umfang und die Details der Vorbereitung hängen davon ab, wie formell das Kick-Off-Meeting sein soll – laden Sie Führungskräfte oder externe Partner ein? Oder handelt es sich um ein informelles Kick-Off mit Ihrem engsten Projektteam? Bei der Vorbereitung des Meetings:

  1. Legen Sie die Einladungsliste endgültig fest. Inzwischen sollten Sie wissen, welche Art von Projekt-Kick-Off-Meeting Sie veranstalten und wer an dem Meeting teilnehmen soll. Bevor Sie die Einladung zum Meeting verschicken, sollten Sie die Teilnehmerliste noch einmal durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Projektbeteiligten berücksichtigt haben.
  2. Legen Sie Zeitpunkt (und Dauer) fest. Achten Sie darauf, Zeit für Fragen einzuplanen.
  3. Benennen Sie einen Protokollanten. Stellen Sie sicher, dass eine andere Person Notizen macht, falls es Beteiligte gibt, die nicht an der Besprechung teilnehmen können. Bei einem Online-Meeting wäre es unter Umständen sinnvoll, das Meeting aufzuzeichnen, damit Teammitglieder, die nicht daran teilnehmen können, es sich später ansehen können.
  4. Erstellen Sie eine Tagesordnung für die Besprechung. Indem Sie im Vorfeld eine Tagesordnung für die Besprechung verschicken, können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf das Projekt-Kick-Off vorbereitet sind. Die Tagesordnung ist auch eine gute Gelegenheit, Unterlagen wie den Projektplan und den Zeitplan zu teilen, die die Teilnehmer vor der Besprechung durchsehen sollen.
Beispiel für die Tagesordnung eines Projekt-Kick-Off-Meetings

Tagesordnung für ein Projekt-Kick-Off-Meeting in Asana

Kostenfreie Tagesordnungsvorlage

2. Stellen Sie alle vor

Wenn es sich um das erste Treffen mit dem Projektteam handelt, kann es sein, dass einige Personen im Team bisher noch nicht zusammengearbeitet haben. Beginnen Sie das Treffen mit einer Vorstellungsrunde oder Eisbrecherfragen, damit sich alle kennenlernen können.

3. Erläutern Sie zunächst den Zweck des Projekts

Am wichtigsten ist es, sich während des Projekt-Kick-Off-Meetings darüber zu verständigen, worauf man hinarbeitet und warum diese Arbeit wichtig ist. Laut einer aktuellen Studie haben gerade einmal 26 % der Mitarbeiter ein sehr klares Verständnis davon, wie ihre Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. Ohne diese Klarheit wissen die Teammitglieder nicht, welche Arbeit sie priorisieren oder wie sie mit wechselnden Prioritäten umgehen sollen.

Nehmen Sie sich bei der Erklärung des Projektzwecks etwas Zeit, um zu erläutern, wie das Projekt mit allgemeineren Geschäfts- und Unternehmenszielen zusammenhängt. Beantworten Sie die Fragen „Warum arbeiten wir an diesem Projekt?“ und „Worauf arbeiten wir hin?“. Im weiteren Verlauf der Besprechung haben Sie die Möglichkeit, auf Projektdetails und spezifische Arbeitsabläufe einzugehen. Die Vorstellung des Projektzwecks zu Beginn der Besprechung ist jedoch der beste Weg, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Beispiel für ein Projektziel

Ziel dieses Projekts ist es, die Markenbekanntheit in NAMER und EMEA durch eine digitale Markenkampagne im 3. Quartal zu steigern.

4. Teilen Sie den Projektplan

Im Idealfall haben Sie den Projektplan bereits in der Tagesordnung der Besprechung geteilt, sodass die Teammitglieder die Möglichkeit hatten, ihn vor der Besprechung durchzulesen. Während des Projekt-Kick-Off-Meetings müssen Sie nicht jedes kleine Detail des Projektplans durchgehen  konzentrieren Sie sich stattdessen auf die wichtigsten Angaben wie die Projektzeitleiste, wichtige Meilensteine oder Schlüsselergebnisse.

Beispiel eines Projektplans

Beispiel einer Projektplanliste in Asana

Kostenfreie Vorlage für Projektpläne

5. Umreißen Sie den Projektumfang

Einer der wichtigsten Punkte, den man in der Gruppe besprechen sollte, ist, was zum Projektumfang gehört – und ebenso wichtig, was nicht dazu gehört. Vergewissern Sie sich, dass alle die gleichen Erwartungen haben, damit es nicht zu kurzfristigen Überraschungen kommt oder sich die geforderten Ergebnisse im Laufe des Projekts ändern. Die frühzeitige und häufige Klärung des Projektumfangs ist der beste Weg, um Scope Creep zu verhindern, der Ihr Projekt verzögern oder sogar entgleisen lassen kann.

Beispiel für einen Projektumfang

Projektziel: Platzierung von Display- und Video-Anzeigen im 3. Quartal zur Steigerung der Markenbekanntheit in NAMER und EMEA.

Ressourcen:

  • Team für Markendesign (sechs Personen), 15 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von vier Wochen
  • Budget für Medienausgaben in Höhe von 50.000 $

Ergebnisse:

  • Gestaltung der Landingpage
  • Display-Anzeigen (zwei Varianten für A/B-Tests), Größe gemäß Display-Datenblatt
  • Videospots (6 und 30 Sekunden), Größe gemäß Video-Datenblatt

Kreative Anforderungen: Display

  • Zeigt Logo und CTA während der gesamten Animation
  • Es werden sowohl statische als auch HTML5-Banner benötigt

Video

  • Zeigt Branding innerhalb der ersten 5 Sekunden
  • Mit Voiceover

Landingpage

  • Anzeigen und Landingpage sollten optisch einheitlich gestaltet sein

Nicht im Projektumfang:

Übersetzung von Unterlagen der Markenkampagne

6. Festlegen von projektbezogenen Rollen und Verantwortlichkeiten

Bei einem einfachen internen Projekt ist das vielleicht nicht nötig, doch wenn Ihr Projektteam noch nie zuvor zusammengearbeitet hat (oder bei der Zusammenarbeit mit einem externen Partner) sollten Sie sicherstellen, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten klar sind. Wer ist der Hauptansprechpartner für das Projekt? Gibt es einen Auftraggeber oder eine Führungskraft für das Projekt? Gibt es eine genehmigende Person oder eine Gruppe von genehmigenden Personen?

Verschiedene Beteiligte müssen in verschiedenen Phasen des Projekts eingebunden werden. Wenn sich Ihr Projektteam beim Kick-Off-Meeting nicht über die Rollen und Verantwortlichkeiten im Klaren ist, sollten Sie ein RACI-Diagramm als Aktionspunkt erstellen und verteilen.

Beispiel für Projektrollen
  • Verantwortlich: Daniela Vargas
  • Rechenschaftspflichtig: Kabir Mandan
  • Konsultiert: Kat Mooney, Ray Brooks
  • Informiert: Avery Lomax
7. Teilen Sie mit, wo Sie Projektdaten und Echtzeit-Updates verfolgen werden

Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt 60 % seiner Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit wie Informationsbeschaffung und der Suche nach Unterlagen. Angesichts all dieser Arbeit rund um die Arbeit bleibt Ihrem Team weniger Zeit, um sich auf seine wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Für weniger Arbeit rund um die Arbeit und effizienteres Arbeiten im Team sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine zentrale Informationsquelle für alle wichtigen Projektarbeiten haben. Befinden sich alle Angaben zum Projekt an einem leicht auffindbaren Ort, kann Ihr Team Projektdokumente zügig finden, Projektaktualisierungen in Echtzeit erhalten, relevante Projektmeilensteine überprüfen und in Sachen Projektleistungen auf dem Laufenden bleiben.

8. Zeit für Fragen einplanen

Nach dem Kick-Off hat Ihr Projektteam vielleicht Fragen zu Inhalten, die Sie präsentiert haben, z. B. zum Umfang des Projekts oder zu bestimmten Aufgabenerwartungen. Achten Sie darauf, dass am Ende des Kick-Off-Meetings genügend Zeit bleibt, um alle Fragen zu beantworten. Ziel des Kick-Off-Meetings ist es, dass alle Beteiligten die Besprechung mit dem gleichen Stand verlassen und bereit sind, loszulegen.

9. Die nächsten Schritte umreißen

Der letzte Teil des Projekt-Kick-Off-Meetings sollte die Frage beantworten: „Was kommt als nächstes?“ An diesem Punkt sollten Sie klären, wo diese Arbeit dokumentiert wird, und alle Aktionspunkte durchgehen, die in diesem Meeting festgehalten wurden. Zudem kann es hilfreich sein, kurz zu skizzieren, was Ihr Team als Erstes tun wird.

Regeln Sie für die Zukunft, wo und wie Sie Updates zum Projektstatus teilen. Zu viele Meetings abzuhalten war eines der drei größten Produktivitätshindernisse im Jahr 2021. Statt Präsenz- oder Online-Statusmeetings zu planen, sollten Sie erwägen, Projektstatusberichte virtuell über ein Work-Management-System zu teilen. So können sich die Teammitglieder weiterhin effizient abstimmen und über alle neuen Änderungen austauschen.

10. Aufgaben nach der Besprechung

Herzlichen Glückwunsch – das Meeting ist vorbei! Bitten Sie nach der Besprechung den Protokollanten, alle Besprechungsnotizen in Ihrem gemeinsamen Projekt bereitzustellen. Stellen Sie nach einem Online-Meeting sicher, dass Sie auch die Aufzeichnung und/oder das Protokoll der Besprechung bereitstellen. Wurden in der Besprechung Aktionspunkte genannt, achten Sie darauf, dass diese erfasst und den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen werden.

Nach dem Kick-Off-Meeting

Nach erfolgtem Projekt-Kick-Off-Meeting sind Sie nun startklar für die Projektarbeit. Der beste Weg, um nach dem Projekt-Kick-Off die Ausrichtung und Transparenz aufrechtzuerhalten, ist eine zentrale Anlaufstelle für Informationen und Zusammenarbeit – etwa ein Arbeitsmanagement-Tool. Indem Sie alle Arbeitsschritte, Status-Updates und Nachrichten an einem Ort bündeln, bringen Sie die Teammitglieder nicht nur auf den gleichen Stand, sondern halten sie auch dort.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihnen helfen kann, die Arbeit so zu organisieren, dass Ihr Team weiß, was zu tun ist, warum diese Arbeit wichtig ist, und wie sie erledigt werden kann.


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