Ein Kick off Meeting wird üblicherweise zum Projektstart abgehalten, damit sich die Projektbeteiligten näher kennenlernen können. Hier werden Ziele, Meilensteine und andere wichtige Details besprochen. So soll eine allgemeines Verständnis geschaffen werden, was das große Ziel von dem Projekt ist.
Update: Im neuen Update sind wir näher auf potentielle Fehler während dem Kick off Meeting eingegangen, die eine Auswirkung auf den späteren Verlauf haben könnten.
Sie unternehmen große Anstrengungen, um Ihr Projekt auf den Weg zu bringen – und dennoch kann es sich oft so anfühlen, als ob ein Projekt schon vor Projektbeginn aus dem Ruder läuft. Das liegt daran, dass jedes Mitglied des Projektteams und jeder Beteiligte unterschiedliche Kenntnisse, Erwartungen und Prioritäten in ein Projekt einbringt. Wenn Sie diesen Personen nicht die Möglichkeit geben, sich vor Beginn der Arbeit auf eine gemeinsame Linie zu begeben, wird der restliche Projektverlauf ein harter Kampf, ganz gleich, wie sehr Sie versuchen, den Kurs zu korrigieren. Zum Glück gibt es hier einen besseren Weg: Kick off Meetings.
Ein Kick off Meeting ist ein effektiver Weg, um das Projektteam bereits vor Arbeitsbeginn auf den gleichen Stand zu bringen. Bei einem Kick-off umreißen Sie das Ziel des Projekts, gehen auf Details ein und besprechen die nächsten Schritte. Auf diese Weise sind alle Projektmitarbeiter und Beteiligte an Bord, egal wohin Ihr Projektplan Sie führt. Im Folgenden erhalten Sie nun eine detaillierte Erklärung.
Ein Meeting zum Projektstart bietet die Möglichkeit, sich mit Teammitgliedern und Beteiligten zu treffen, bevor das gesamte Projekt beginnt, damit Sie sich über essenzielle Details abstimmen und auf wichtige Meilensteine einigen können. Planen Sie, Ihr Meeting zum Projektstart zu veranstalten, nachdem Ihre Projektcharta genehmigt wurde und Sie einen Projektplan erstellt haben, allerdings bevor Sie tatsächlich mit der Arbeit am Projekt beginnen.
Testen Sie Asana für das ProjektmanagementIn einem Meeting zum Projektstart skizzieren Sie den Zweck, die Bedeutung des Projektes für Ihr Unternehmen, die Ziele, den Plan und weitere Punkte – wobei Sie den Teammitgliedern auch Zeit geben, Fragen zu stellen und die nächsten Schritte zu klären. Die Ziele einer Kick off Veranstaltung sind erreicht, wenn am Ende das gesamte Team ein gemeinsames Verständnis darüber hat, woran jeder arbeitet, warum es wichtig ist, und wie die Arbeit erledigt werden soll.
Warum ist ein Kick off Meeting notwendig? Und brauchen Sie ein Kick off Meeting? Mit einem Wort: ja. Kick off Meetings für Projekte sind eine unschätzbare Möglichkeit, Ihren Teammitgliedern wichtige Projektinformationen mitzuteilen und ihnen die Gelegenheit zu geben, live Fragen zu stellen. Im Gegensatz zur Weitergabe dieser Informationen in Form eines Projektplans oder per E-Mail verringert ein Meeting zum Projektstart die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und stellt sicher, dass alle Beteiligten über den gleichen Informationsstand beim Startschuss des Projektes verfügen. Ohne ein Meeting zum Projektstart könnten Teammitglieder und Beteiligte falsche Erwartungen an das Projekt haben, was zu Scope Creep und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führt.
Das bedeutet nicht, dass Sie für jedes Projekt identische Kick off Meetings abhalten müssen. Einige Projekte, die z. B. mit Kundenkontakt zu tun haben oder komplexe Vorhaben, profitieren von einem formelleren Kick-off mit umfangreichen Vorbereitungen – wie etwa einer soliden Präsentation oder, je nach Projekttyp, sogar einer Demo. Bei weniger großen Projekten, die nicht so viele Beteiligte einbeziehen oder eher unkompliziert sind, kann ein weniger formelles Kick-off Meeting ohne Beamer, Folien oder Präsentation abgehalten werden. Die Ziele eines Kick-off Meetings bleiben jedoch auch bei anderen Projekten gleich.
Erstellen Sie eine Vorlage für ein Kick-off-MeetingNicht jedes Kick off Meeting sieht gleich aus. Im Allgemeinen sollte jede Art von Meeting zum Projektstart die gleichen Bestandteile enthalten – die Kenntnis der verschiedenen Arten von Projekt-Kick-offs kann Ihnen jedoch helfen zu entscheiden, wie formell oder informell das Meeting zum Projektstart gestaltet werden sollte.
Dabei handelt es sich um ein Projekt-Kick-off in seiner einfachsten Form. Das Ziel eines internen Kick off Meetings für ein Projekt ist es, das Projektteam auf den gleichen Stand zu bringen und ihm die Möglichkeit zu geben, vor Projektbeginn Fragen zu stellen. Wie bei jedem Projekt-Kick-off-Meeting sollten Sie die Unterlagen im Voraus vorbereiten; über den Feinschliff Ihres Meetings brauchen Sie sich aber nicht viele Gedanken zu machen.
Erforderliche Unterlagen:
Ein Projektplan, der die wichtigsten Details Ihres Projekts beschreibt, darunter Erfolgskennzahlen, Zeitrahmen, Beteiligte, usw.
SMARTe Projektziele, die festhalten, was Sie bis zum Projektende und Erfolg des Projektes erreichen werden.
Ein definierter Projektumfang, um klare Grenzen zu setzen, welche Arbeiten zu diesem Projekt gehören und welche nicht.
Eine visuelle Projektzeitleiste mit allen wichtigen Projektmeilensteinen, um zu sehen, wann wichtige Arbeitsschritte abgeschlossen sein werden.
Neben der Bereitstellung dieser Unterlagen während des Projekt-Kick-offs sollten Sie auch die Speicherung von Projektinformationen auf einer zentralen Work-Management-Plattform vorsehen. So hat jedes Teammitglied ganz einfach Zugriff auf wichtige Projektdokumente.
Wenn Ihr Projekt oder Programm von Führungskräften unterstützt wird, werden Sie wahrscheinlich ein Kick-off-Meeting auf höherer Ebene veranstalten, um alle Führungskräfte auf den gleichen Stand zu bringen. Bei dieser Art von Meeting zum Projektstart sollten Sie sich stärker auf den Zweck und die Ziele des Projekts sowie dessen Einfluss auf die Unternehmensziele konzentrieren.
In diesem Meeting zum Projektstart sollten Sie nicht zu viel Zeit mit einzelnen Meilensteinen oder Details zum Projekt verbringen. Wahrscheinlich werden Sie aber ein separates internes Projekt-Kick-off-Meeting für Ihr Projektteam abhalten wollen.
Beispielprojekte:
Erforderliche Unterlagen:
Ein eindeutig formulierter Projektzweck, der die geschäftlichen Auswirkungen dieses Projekts mit den Unternehmenszielen verknüpft.
Den Business-Case , den Sie für dieses Vorhaben erstellt haben (falls zutreffend).
Genaue Projektziele, die den Beteiligten zeigen, was Sie nach Abschluss des Projekts erreicht haben werden.
Ein Projektplan, der die wichtigsten Details Ihres Projekts beschreibt, darunter Erfolgskennzahlen, Projektzeitplan, Beteiligte, usw.
Ein Projektstrategieplan, der als übergreifender Zeitplan wichtiger Projektblöcke dienen sollte.
Eine Zusammenfassung mit allen wichtigen Angaben zum Projekt. Planen Sie ein, einen Überblick der Zusammenfassung zu präsentieren und das Dokument dann mit den Beteiligten zu teilen, damit sie nach dem Kick-off weitere Details lesen können.
Eine formale Präsentation oder ein Foliensatz.
Wenn Sie an einem Projekt mit Kundenkontakt arbeiten, müssen Sie ein Kick-off-Meeting mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Beteiligten auf Kundenseite veranstalten, um sich über die Projektziele und die zu erbringenden Leistungen abzustimmen. Dabei sollte es sich um die ausgefeilteste Version Ihres Kick off Meetings für Projekte handeln.
Diese Art von Projekt-Kick-off ist Ihre Chance, Erwartungen zu formulieren und ein gemeinsames Verständnis für die Projektziele zu entwickeln. Planen Sie bei diesem Kick off Meeting einige Zeit ein, um das Projektteam vorzustellen, sich darüber abzustimmen, wie häufig Sie und Ihr Kunde kommunizieren werden, und um zu klären, wie eine effiziente Zusammenarbeit aussieht. Sorgen Sie dafür, dass Sie und der Kunde sich darüber im Klaren sind, wann er zur Begutachtung Ihrer Arbeit hinzugezogen werden soll oder wie Sie die Fortschritte des Projekts kommunizieren sollen.
Erforderliche Unterlagen:
Ein Projektplan , der die wichtigsten Details Ihres Projekts beschreibt, darunter Erfolgskennzahlen, Projektzeitplan, Beteiligte, usw.
Ein Projekt-Briefing oder Kreativ-Briefing, je nach Art der Arbeit.
Ein klar definierter Projektumfang, um klare Grenzen zu setzen, welche Arbeiten zu diesem Projekt gehören und welche nicht.
Ein Projektstrategieplan, der als übergreifender Zeitplan wichtiger Projektblöcke dient und alle wichtigen Projekt-Meilensteine umfassen sollte.
Eine Liste wichtiger Beteiligter und ihrer jeweiligen Rollen.
Wo Ihr Team kommunizieren wird (z. B. Slack, E-Mail, Asana), und wie Sie Projektstatusberichte teilen werden.
Eine formale Präsentation oder ein Foliensatz.
Die meisten Agile-Teams führen ihre Projekte in zwei- oder vierwöchigen Arbeitszyklen durch, die Sprints genannt werden. Sie brauchen nicht für jeden Sprint ein Projekt-Kick-off – das würde Ihr Team sogar ausbremsen. Sie sollten jedoch mindestens einmal im Jahr ein Projekt-Kick-off-Meeting einplanen, um sicherzustellen, dass alle im Team auf dem gleichen Stand sind. Zudem sollten Sie ein Kick-off-Meeting für Projekte abhalten, wenn Ihr Team ein neues Projekt beginnt oder wenn Sie ein neues Teammitglied einbinden, um alle auf den neuesten Stand zu bringen.
Ein Meeting zum Projektstart für ein Agile-Projekt stellt sicher, dass Ihr Team alles hat, was es während eines Sprints braucht. So können Sie Ihre Meetings zur Sprint-Planung und zur Sprint-Retrospektive nutzen und sich so auf kontinuierliche Verbesserungen konzentrieren.
Erforderliche Unterlagen:
Erfolgskriterien, einschließlich der Definition, was „erledigt“ für Ihr Team bedeutet.
Festgelegte Rollen im Team, insbesondere wenn Ihr Team Scrum verwendet.
Eine Liste der Teamzeremonien, die Sie ausrichten, und wann diese stattfinden.
Ein klarer Kommunikationsplan, aus dem hervorgeht, wo und wie Ihr Team kommunizieren soll (z. B. verschiedene Kommunikationswege wie Slack, E-Mail, Asana).
Die Tagesordnung der täglichen Standup-Meetings Ihres Teams.
Als Projektmanager einer wichtigen Initiative ist es Ihre Aufgabe, das Projekt-Kick-off zu planen und zu präsentieren. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie ein größeres Programm leiten und ein Kick-off für dieses Vorhaben planen. In diesem Fall werden Sie wahrscheinlich die Person sein, die das Meeting leitet – wobei die einzelnen Projektleiter ihre Informationen präsentieren werden.
Wenn Sie noch nie ein Kick off Meeting geplant haben, macht das gar nichts! Denn hier erfahren Sie, wie Sie in 10 Schritten ein erfolgreiches Meeting zum Projektstart veranstalten.
Der erste Schritt für ein erfolgreiches Kick-off-Meeting besteht darin, zu entscheiden, wer daran teilnehmen und wie lange das Meeting dauern soll. Der Umfang und die Details der Vorbereitung hängen davon ab, wie formell das Projekt-Kick-off-Meeting sein soll – laden Sie Führungskräfte oder externe Partner ein? Oder handelt es sich um ein informelles Kick-off mit Ihrem engsten Projektteam? Beachten Sie diese Schritte bei der Vorbereitung des Meetings:
Erstellen Sie die Einladungsliste. Inzwischen sollten Sie wissen, welche Art von Kick off Meeting Sie für Ihr Projekt veranstalten und wer am Kick off Meeting teilnehmen soll. Bevor Sie die Einladung zum Meeting verschicken, sollten Sie die Teilnehmerliste noch einmal durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Projektbeteiligten berücksichtigt haben.
Legen Sie Zeitpunkt (und Dauer) fest. Achten Sie darauf, Zeit für Fragen einzuplanen.
Benennen Sie jemanden, der Notizen macht. Stellen Sie sicher, dass eine andere Person Notizen macht, falls es Beteiligte gibt, die nicht an der Besprechung teilnehmen können. Bei einem Online-Meeting wäre es unter Umständen sinnvoll, das Meeting aufzuzeichnen, damit Teammitglieder, die nicht daran teilnehmen können, es später zur Verfügung haben.
Erstellen Sie eine Kick off Meeting Agenda. Indem Sie im Vorfeld einen Ablaufplan für Ihr Kick off Meeting verschicken, können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf das Projekt-Kick-off vorbereitet sind. Die Agenda ist auch eine gute Gelegenheit, Unterlagen wie den Projektplan und den Zeitplan zu teilen, die die Teilnehmer vor der Besprechung durchsehen sollen.
Wenn es sich um das erste Treffen mit dem Projektteam handelt, kann es sein, dass einige Personen im Team bisher noch nicht zusammengearbeitet haben. Beginnen Sie das Treffen mit einer Vorstellungsrunde oder Eisbrecherfragen , damit sich alle kennenlernen können.
Am wichtigsten ist es, sich während des Kick-off-Meetings für ein Projekt darüber zu verständigen, worauf man hinarbeitet und warum diese Arbeit wichtig ist. Laut einer aktuellen Studie haben gerade einmal 26 % der Mitarbeiter ein sehr klares Verständnis davon, wie ihre Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. Ohne diese Klarheit wissen die Teammitglieder nicht, welche Arbeit sie priorisieren oder wie sie mit wechselnden Prioritäten umgehen sollen.
Nehmen Sie sich bei der Erklärung des Projektzwecks etwas Zeit, um zu erläutern, wie das Projekt mit allgemeineren Geschäfts- und Unternehmenszielen zusammenhängt. Beantworten Sie die Fragen „Warum arbeiten wir an diesem Projekt?“, „Worauf arbeiten wir hin?“ und „Was bedeutet Projekterfolg?“.. Im weiteren Verlauf der Besprechung haben Sie die Möglichkeit, auf Projektdetails und spezifische Arbeitsabläufe einzugehen. Die Vorstellung des Projektzwecks zu Beginn der Besprechung ist jedoch der beste Weg, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.
Ziel dieses Projekts ist es, die Markenbekanntheit in NAMER und EMEA durch eine digitale Markenkampagne im 3. Quartal zu steigern.
Im Idealfall haben Sie den Projektplan bereits in der Kick off Meeting Agenda geteilt, sodass die Teammitglieder die Möglichkeit hatten, ihn vor der Besprechung durchzulesen. Während des Kick-off-Meetings Ihres Projekts müssen Sie nicht jedes kleine Detail des Projektplans durchgehen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die wichtigsten Angaben wie die Projektzeitleiste, wichtige Meilensteine oder Schlüsselergebnisse.
Einer der wichtigsten Punkte Ihrer Kick off Meeting Agenda, den man in der Gruppe besprechen sollte, ist, was zur Projektabwicklung gehört – und ebenso wichtig, was nicht dazu gehört. Vergewissern Sie sich, dass alle die gleichen Erwartungen haben, damit es nicht zu kurzfristigen Überraschungen kommt oder sich die geforderten Ergebnisse im Laufe des Projekts ändern. Die frühzeitige und häufige Klärung des Projektumfangs ist der beste Weg, um Scope Creep zu verhindern, der Ihr Projekt verzögern oder sogar entgleisen lassen kann.
Projektziel: Platzierung von Display- und Video-Anzeigen im 3. Quartal zur Steigerung der Markenbekanntheit in NAMER und EMEA.
Ressourcen:
Team für Markendesign (sechs Personen), 15 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von vier Wochen
Budget für Medienausgaben in Höhe von 50.000 €
Ergebnisse:
Gestaltung der Landingpage
Display-Anzeigen (zwei Varianten für A/B-Tests), Größe gemäß Display-Datenblatt
Videospots (6, je 30 Sekunden), Größe gemäß Video-Datenblatt
Gestalterische Anforderungen: Display
Zeigt Logo und CTA während der gesamten Animation
Es werden sowohl statische als auch HTML5-Banner benötigt
Video
Zeigt Branding innerhalb der ersten 5 Sekunden
Mit Voiceover
Landingpage
Anzeigen und Landingpage sollten optisch einheitlich gestaltet sein
Nicht im Projektumfang:
Übersetzung von Unterlagen der Markenkampagne
Bei einem einfachen internen Projekt ist das vielleicht nicht nötig, doch wenn Ihr Projektteam noch nie zuvor zusammengearbeitet hat (oder bei der Zusammenarbeit mit einem externen Partner) sollten Sie sicherstellen, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten klar sind. Wer ist der Hauptansprechpartner für das Projekt? Gibt es einen Auftraggeber oder eine Führungskraft für den Projektauftrag? Gibt es eine genehmigende Person oder eine Gruppe von genehmigenden Personen? Diese Punkte sollten Sie besprechen und in Ihre Kick-off-Meeting Agenda aufnehmen.
Verschiedene Beteiligte müssen je nach Projektphase eingebunden werden. Wenn sich Ihr Projektteam beim Kick off Meeting nicht über die Rollen und Verantwortlichkeiten im Klaren ist, sollten Sie ein RACI-Diagramm als Aktionspunkt erstellen und verteilen.
Verantwortlich: Daniela Vargas
Rechenschaftspflichtig: Kabir Mandan
Konsultiert: Katy Mond, Richard Bauer
Informiert: Anton Lohmeier
In unserem Bericht "Anatomie der Arbeit" aus dem Jahr 2021 wurde festgestellt, dass Beschäftigte weltweit 60 % ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit verbrachten. Angesichts all dieser Arbeit rund um die Arbeit bleibt Ihrem Team weniger Zeit, um sich auf seine wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Für weniger Arbeit rund um die Arbeit und effizienteres Arbeiten im Team sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine zentrale Informationsquelle für alle wichtigen Projektarbeiten haben. Befinden sich alle Angaben zum Projekt an einem leicht auffindbaren Ort, kann Ihr Team Projektdokumente zügig finden, Projekt-Updates in Echtzeit erhalten, relevante Projektmeilensteine überprüfen und in Sachen Projektleistungen auf dem Laufenden bleiben.
Nach dem Kick-off hat Ihr Projektteam vielleicht Fragen zu Inhalten, die Sie präsentiert haben, z. B. zum Umfang des Projekts oder zu bestimmten Aufgabenerwartungen. Achten Sie darauf, dass am Ende des Kick-off-Meetings genügend Zeit in Ihrer Kick off Meeting Agenda bleibt, um alle Fragen zu beantworten. Ziel des Kick off Meetings Ihres Projekts ist es, dass alle Beteiligten die Besprechung mit dem gleichen Stand verlassen und bereit sind, loszulegen.
Der letzte Teil des Meetings zum Projektstart sollte die Frage beantworten: „Was kommt als Nächstes?“ In diesem Punkt Ihrer Kick off Meeting Agenda sollten Sie klären, wo die Arbeit dokumentiert wird, und alle Aktionspunkte durchgehen, die in diesem Meeting festgehalten wurden. Zudem kann es hilfreich sein, kurz zu erklären, was Ihr Team als Erstes tun wird.
Machen Sie deutlich, wo und wie Sie in Zukunft Updates zum Projektstatus teilen werden. Das Abhalten zu vieler Meetings war eines der drei größten Produktivitätshindernisse im Jahr 2021. Statt Präsenz- oder Online-Statusmeetings zu planen, sollten Sie erwägen, Projektstatusberichte virtuell über ein Work-Management-System zu teilen. So können sich die Teammitglieder weiterhin effizient abstimmen und über alle neuen Änderungen austauschen.
Herzlichen Glückwunsch – das Meeting ist vorbei! Bitten Sie nach der Besprechung den Protokollanten, alle Besprechungsnotizen in Ihrem gemeinsamen Projekt bereitzustellen. Stellen Sie nach einem Online-Meeting sicher, dass Sie auch die Aufzeichnung und/oder das Protokoll der Besprechung bereitstellen. Wurden in der Besprechung Aktionspunkte genannt, achten Sie darauf, dass diese erfasst und den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen werden.
Sie sollten sich auf ein Kick off Meeting gut vorbereiten, immerhin prägt dieses Meeting die Erwartungen von allen relevanten Stakeholdern. Versuchen Sie daher unbedingt, Fehler zu vermeiden. Die häufigsten Fehler möchten wir Ihnen hier kurz aufzählen:
Kein Vortrag: Das Kick off Meeting soll nicht dazu dienen, dass Sie einen Vortrag halten und nur eine einseitige Kommunikation herrscht. Die Projektbeteiligten sollten während dem Meeting die Möglichkeit haben, sich vorzustellen, sich näher kennenzulernen und auch Fragen zu stellen.
Das Gesagte nicht umsetzen: Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter während dem Kick off Meeting motivieren und diese dazu bringen, voller Tatendrang in das Projekt zu starten. Sie sollten aber innerhalb der Wände vom Meetingraum keine Versprechen geben, die Sie nicht halten können. Alles, was Sie beim Meeting ansprechen, sollten Sie auch umsetzen. Dies kann sonst die Motivation der Mitarbeiter stark dämpfen.
Schlechte Motivationsrede: Wenn wir schon beim Them Motivation sind: Sie sollten unbedingt darauf achten, dass Sie die Motivationsrede gut planen und auch üben, denn diese hat einen wesentlichen Einfluss auf die Mitarbeiter. Bereiten Sie sich gut vor, seien Sie überzeugend und vermitteln Sie dies auch nonverbal mit Ihrer Haltung und Mimik.
Nach erfolgtem Kick off Meeting Ihres Projekts sind Sie nun startklar für die Projektarbeit. Der beste Weg, um nach dem Projekt-Kick-off die Ausrichtung und Transparenz aufrechtzuerhalten, ist eine zentrale Anlaufstelle für Informationen und Zusammenarbeit – etwa ein Work Management Tool. Indem Sie alle Arbeitsschritte, Status-Updates und Nachrichten an einem Ort vereinen, bringen Sie die Teammitglieder nicht nur auf den gleichen Stand, sondern sorgen auch dafür, dass sie dauerhaft auf dem Laufenden bleiben.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihnen Asana helfen kann, die Arbeit und Projektorganisation so zu gestalten, dass Ihr Team weiß, was zu tun ist, warum etwas wichtig ist, und wie es erledigt werden kann.