So schreiben Sie in 8 Schritten einen effektiven Projektstatusbericht

Jenny Thai – FotoJenny Thai27. September 202111 Minuten Lesezeit
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Projektstatusberichte

Zusammenfassung

Effektive Projektstatusberichte sind der beste Weg, um die Beteiligten während der Projektdurchführung auf dem Laufenden zu halten und zu informieren. Diese Updates verschaffen allen Beteiligten einen Überblick und lassen Ihr Team proaktiv wissen, ob ein Projekt planmäßig oder unplanmäßig verläuft oder gefährdet ist. So können Sie, falls nötig, Korrekturen vornehmen, um Ihre Fristen einzuhalten. Wir zeigen Ihnen, wie man in ein paar einfachen Schritten einen Projektstatusbericht erstellt und haben eine Vorlage für Sie, mit der Sie sofort loslegen können.

Die Woche geht zu Ende und Sie müssen schon wieder verschiedene Tabellen, E-Mails und Tools durchforsten, um ein Update darüber zu schreiben, wie Ihr Projekt läuft. 

Statusberichte sind unabdinglich, damit Ihr Team weiter am gleichen Strang zieht, um Risiken proaktiv zu identifizieren und im Zeitplan sowie im Budget zu bleiben. Doch das manuelle Zusammenstellen dieser Informationen aus unterschiedlichen Quellen ist einer der größte Verursacher von Arbeit rund um die Arbeit, also unnötigem Aufwand, der bedeutungsvolle, wichtige Aufgaben verzögert. 

Anstatt die Informationen manuell zusammenzutragen, können Sie eine Vorlage eines Projektstatusberichts verwenden, um diesen Prozess zu optimieren. So wenden Sie weniger Zeit für das unnötige Sammeln von Daten auf und mehr Zeit für Aufgaben, die wirklich wichtig sind. 

Ob Sie sich nun auf Ihren ersten Projektstatusbericht vorbereiten oder nach einem besserem System suchen, als das, das Sie derzeit verwenden – dieser Artikel erklärt, was ein Fortschrittsbericht ist, wie Sie einen erstellen, und wie der Einsatz von Projektstatusberichten dazu beiträgt, Ihre Fristen stets einzuhalten. Und zwar so:

Was ist ein Projektstatusbericht?

Projektstatusberichte sind regelmäßige Updates zum Fortschritt Ihrer Projekte. Kurz und prägnant verfasst bieten Projektberichte generelle Informationen über den Projektfortschritt, damit Teammitglieder auf einen Blick sehen, was innerhalb des Projekts vor sich geht. Mit Statusberichten können Sie dafür sorgen, dass Ihr gesamtes Team und funktionsübergreifende Beteiligte verstehen, was nach Plan verläuft, was blockiert wird, und was als Nächstes passiert. 

Regelmäßige Projektstatusberichte sind wichtig, da sie Ihnen dabei helfen, alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden zu halten und über den Fortschritt Ihres Projekts zu informieren. Dadurch werden alle Fragen beantwortet, bevor die Teammitglieder sie überhaupt stellen können. Sie zeigen Ihrem Team, dass alles nach Plan verläuft und vermitteln Ihnen (und allen anderen) ein Gefühl der Zuversicht.

Wie oft Sie Projektstatusberichte teilen, hängt von der Zeitdauer Ihres Projekts ab. Bei manchen Projekten sind wöchentliche Berichte nützlich, bei anderen hingegen reichen monatliche Updates. Planen Sie Projektberichte so häufig ein, wie es für Ihre Beteiligten hilfreich ist. Es sollte sich dabei nicht um reaktive Berichte darüber handeln, was schlecht läuft, vielmehr sollen effektive Berichte Ihr Team auf dem Laufenden halten, was den Fortschritt des Projekts betrifft, ob es nach Plan läuft, gefährdet ist oder eben nicht nach Plan läuft.

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Die Vorteile effektiver Projektberichte

Sie sollten Berichte nicht nur um der Berichte wegen erstellen. Effektive Berichterstattung bringt verschiedene Vorteile mit sich. Indem Sie korrekte Projektstatusberichte schreiben, können Sie: 

Den Projektstatus mitverfolgen

Das Schlimmste für ein Projekt ist, wenn es auf das Ende zugeht und Sie bemerken, dass Sie die ganze Zeit nicht nach Plan gearbeitet haben. Niemand mag solche Überraschungen, und als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ihr Team ständig über den Status Ihres Projekts Bescheid weiß. 

Mit Fortschrittsberichten können Sie das ohne zu viel manuelle Arbeit gewährleisten, denn diese Berichte sind eine Mischung aus überblicksartigen Zusammenfassungen und wichtigen Metriken – jeder weiß um den Status des Projekts Bescheid. Und wenn das Projekt nicht planmäßig verläuft? Dann können Sie das schnell und proaktiv beheben, um die Frist einzuhalten und im Budget zu bleiben.

Lesenswert: Warum scheitern Projekte? 7 häufige Gründe – und Lösungen

Projektfortschritte zusammenfassen

Projektstatusberichte sind keine Berichte in Echtzeit, sondern Zusammenfassungen darüber, was während der vergangenen Woche, den letzten beiden Wochen oder dem letzten Monat passiert ist. Dadurch können Ihre Beteiligten weiter darüber informiert bleiben, ob der Projektplan eingehalten wird. 

Wenn Sie Tipps für Echtzeitberichte über Projekte brauchen, lesen Sie unseren Artikel über Tools zur Erstellung unternehmensweiter Berichte

Manuelle Tätigkeiten reduzieren

Als Projektmanager haben Sie schon genug zu erledigen, Sie müssen nicht noch jede Woche oder jeden Monat Stunden damit verbringen, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen. Tools zur Projektberichterstellung machen es einfach, all diese Informationen an einem Ort zu finden und Projektstatusberichte mit einem Klick zu erstellen. 

Die nächsten Schritte und Aktionspunkte festlegen

Projektstatusberichte sollten an Ihr Projektteam, Projektsponsoren, wichtige Beteiligte und funktionsübergreifende Teammitglieder gehen. Weil es sich dabei um Berichte handelt, die einen Überblick geben, sind sie für alle geeignet, die über den Projektfortschritt informiert bleiben wollen. 

Dies ist der optimale Weg, um alle darüber zu unterrichten, was vor sich geht, ohne alles im Detail zu erläutern. Falls wichtige nächste Schritte oder Aktionspunkte anstehen, informieren Sie alle darüber, damit sie sich darauf einstellen können. 

Hindernisse proaktiv identifizieren

Wenn Ihr Projekt nicht nach Plan verläuft, wird Ihr Statusbericht alle über die Verzögerung und die nötigen Maßnahmen zur Behebung von möglichen Hindernissen informieren. Auf diese Weise lenken Sie den Verlauf des Projektes proaktiv wieder auf den richtigen Weg. Ähnlich wie ein Risikomanagementprozess für Projekte, hilft Ihnen proaktives Berichten über den Projektstatus dabei, Probleme zu identifizieren und aus dem Weg zu räumen, bevor sie sich auf Ihren Projektplan auswirken.

Lesenswert: 7 häufige Projektrisiken und wie man sie vermeidet

Sagen Sie Lebewohl zu Statusbesprechungen

Die Ära der Statusmeetings ist vorbei. Wir wissen nun, dass wir unsere Zeit damit nicht effektiv nutzen. Im Gegensatz zu persönlichen Besprechungen werden Projektstatusberichte in einem zentralen Tool bereitgestellt, sodass die Teammitglieder asynchron darauf zugreifen können, wann sie wollen. Sie können auf die Informationen zurückkommen oder sich, falls nötig, intensiver mit dem Projekt beschäftigen. Sparen Sie sich Ihre persönlichen Besprechungen für wertvolle Meetings wie Brainstormings oder Firmenversammlungen. 

Vor der Berichterstellung: Kombinieren Sie Berichterstellung mit effektivem Projektmanagement

Der große Vorteil von Projektstatusberichten ist, dass sie Ihre manuelle Arbeit reduzieren, Informationen zentralisieren und alle Beteiligten einfach auf dem Laufenden gehalten werden. Wenn Ihre Informationen über mehrere Tools verteilt sind, können Sie Projektberichtsvorlagen nicht effektiv einsetzen – Sie müssen Excel-Tabellen immer noch manuell öffnen und eine Team-E-Mail schreiben, um Ihre benötigten Informationen zu sammeln. 

Machen Sie stattdessen eine Projektmanagementsoftware zur zentralen Informationsquelle. Dies bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Sie verfügen über eine zentrale Informationsquelle, damit Teammitglieder sehen, wer wann was erledigt. 

  • Sie können Projektinformationen einfach in einem Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Kalender oder in einer tabellenähnlichen Listenansicht visualisieren. 

  • Sie können Statusberichte mit einem Klick erstellen. 

  • Es bietet den Teammitgliedern, die den Statusbericht lesen und mehr Details wollen, einen Ort, um die benötigen Informationen zu finden. 

  • Sie haben Zugriff auf zusätzliche Projektinformationen, wie Ihren Projektplan, Kommunikationsplan, Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und mehr.

Natürlich denken wir, dass Asana eine tolle Lösung dafür ist. Es handelt sich dabei um ein Work Management Tool, das von Ihrem gesamten Team eingesetzt werden kann. Ihre Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen brauchen eine Möglichkeit, um frühere Statusberichte einzusehen, die wichtigsten Beteiligten brauchen eine Gesamtübersicht über den Programm- oder Projektportfolio-Managementprozess, und Ihre Teammitglieder brauchen einen Ort, um im Laufe des Projekts ihre individuellen Aufgaben nachzuverfolgen.

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In 8 Schritten einen guten Projektstatusbericht schreiben

Wie gehen Sie also bei der Erstellung von Projektstatusberichten vor? Achten Sie darauf, eine klare Struktur festzulegen, die Sie konsequent für zukünftige Statusberichte verwenden können. Darüber hinaus sollten Sie den Bericht an Ihrem Projekt-Briefing ausrichten, damit er thematisch relevant bleibt.

Befolgen Sie diesen Leitfaden, um zu erfahren, was in Ihren Projektstatusbericht aufgenommen werden sollte. Gleichzeitig veranschaulichen wir jeden Schritt mit einem Beispiel eines Projektes zur Mitarbeiterzufriedenheit.

1. Erstellen Sie Ihr Projekt dort, wo Ihre Arbeit festgehalten wird

Bevor Sie Ihren Bericht erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Informationen bereits in einem Projektmanagement-Tool festhalten. So müssen Sie nicht mehrere Quellen manuell durchsuchen, sondern können stattdessen manuellen Aufwand reduzieren und mit nur ein paar Klicks einen Bericht erstellen. 

Ein Projektmanagement-Tool hilft Ihnen dabei, Abhängigkeiten und kommende Aufgaben zu erkennen, damit Sie immer über Ihren Projektstatus informiert sind.

2. Betiteln Sie Ihren Bericht

Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, empfiehlt es sich, den Projektnamen zu verwenden. Wenn Sie regelmäßig über dieses Projekt berichten, sollten Sie auch ein Datum und einen Zeitstempel hinzufügen.

Beispieltitel für einen Projektbericht: Februar 2020 – Initiative für Mitarbeiterzufriedenheit

3. Berichten Sie über den Projektstatus

Der Projektstatus ändert sich womöglich von Bericht zu Bericht, besonders, wenn Hindernisse oder große Projektrisiken auftreten. Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool aus, mit dem Sie den Status Ihres Projekts kommunizieren und angeben können, ob es planmäßig verläuft oder nicht. Eine Möglichkeit hierfür ist die Verwendung eines Farbkennzeichnungssystems (grün = planmäßig, gelb = gefährdet, rot = unplanmäßig).

Beispiel eines Projektstatusupdates: Das Projekt verläuft planmäßig.

4. Fassen Sie den Statusbericht kurz zusammen

Ihre Zusammenfassung des Berichtes über den Projektstatus sollte kurz sein – etwa 2-3 Sätze. Ziel ist es, den Lesern, die vielleicht keine Zeit für den kompletten Bericht haben, eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Fakten zu geben. 

Das ist der erste Abschnitt Ihres Berichts, hier können Sie also Folgendes am besten unterbringen: 

  • Highlights

  • Große Hindernisse

  • Unerwartete Projektrisiken

Beispiel für eine Statusbericht-Zusammenfassung: Die Ergebnisse unserer Umfrage liegen vor und werden eben ausgewertet. Auf den ersten Blick liegt die Mitarbeiterzufriedenheit bei 80 %, was einer Steigerung von 3 % verglichen mit der letzten Umfrage bedeutet. Das Motivationskomitee arbeitet mit dem Führungsteam an neuen Motivationsstrategien in unseren Schlüsselbereichen, darunter Karrierechancen und Transparenz.

5. Geben Sie für jeden Schlüsselbereich einen Überblick

Je nach Projekt unterscheiden sich Ihre Schlüsselbereiche womöglich von Bericht zu Bericht oder sie bleiben konstant. In einem agilen Projekt, das ständig verbessert wird, verwenden Sie vermutlich dynamische Schlüsselbereiche, um abzudecken, woran Ihr Team während des letzten Sprints gearbeitet hat. Bei der Eventplanung wiederum gibt es bestimmte Schlüsselbereiche, die Sie in jedem Bericht erwähnen werden, wie Werbung, Anmeldungen und Vortragende. 

Geben Sie für jeden Schlüsselbereich des Statusberichts einige Stichpunkte an, die einen Überblick über Fortschritte, Erfolge und anstehende Aktivitäten ermöglichen.

Beispiel für einen Überblick über die Schlüsselbereiche: Umfrageergebnisse

  • 70 % der Mitarbeiter haben an der Zufriedenheitsumfrage teilgenommen.

  • Unsere Gesamtzufriedenheit liegt bei 80 %.

  • Nur 57 % unserer Mitarbeiter geben an, dass sie sich auf einem eindeutigen Weg zum beruflichen Aufstieg befinden, 5 % weniger als in der letzten Umfrage. 

  • 41  % der Mitarbeiter geben an, dass sie sich am meisten bezüglich Transparenz Verbesserungen wünschen.

6. Fügen Sie Links zu anderen Dokumenten oder Tools hinzu

Obwohl Sie nicht jedes Detail auflisten sollten, wollen manche sicher mehr darüber wissen, wie das Projekt läuft. Stellen Sie Beteiligten, die mehr Informationen haben wollen, Links zu Dokumenten oder Ressourcen zur Verfügung. Dazu gehören bestimmte Projektinformationen, Links zu bestimmten Projektmeilensteinen oder die allgemeinen Auswirkungen des Projekts, wie etwa Geschäftsziele, zu denen das Projekt beiträgt.

Beispiel: Fügen Sie einen Link zur Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage hinzu, sowie zum OKR des Unternemens, der die Steigerung der Mitarbeitermotivation im Laufe des Geschäftsjahres vorsieht.

7. Weisen Sie auf Hindernisse hin

Jedem Projekt stellen sich Hindernisse. Diese können durch Projektrisiken, unerwartete Budgeterhöhungen oder Verspätungen entstehen, die sich auf denProjektzeitplan auswirken. Indem Sie die Beteiligten darüber informieren, wenn Probleme auftreten, können sich alle darauf einstellen und dafür sorgen, dass alles weiter nach Plan läuft.

Beispiel für ein Hindernis: Das Führungsteam will sich die Ergebnisse ansehen, bevor das Motivationskomitee erneut tagt, hat aber erst in drei Wochen Zeit dafür. Dies wird unseren Gesamtprojektzeitplan verzögern.

8. Nennen Sie die nächsten Schritte

Dies könnte eine Liste der nächsten Schritte sein, ein Lob, das Sie jemandem aussprechen möchten oder ein anderer Punkt, der hervorgehoben werden sollte.

Beispiel: Vielen Dank, Sarah A., dass Sie mehrere Mitteilungen an alle Mitarbeiter verschickt haben, um sie zur Teilnahme an der Umfrage zu ermutigen!

Vorlage für die Erstellung eines Projektstatusberichtes

Um alles, was Sie im vorherigen Abschnitt gelernt haben, in kurzer Zeit in die Tat umzusetzen, erstellen Sie Ihren nächsten Projektstatusbericht mit dieser einfach auszufüllenden Vorlage:

Titel des Berichts:

Betiteln Sie Ihren Bericht. Dies kann auch einfach der Projektname und das Datum des Berichts sein.

Projektstatus:

Läuft das Projekt planmäßig, unplanmäßig oder ist es gefährdet?

Zusammenfassung:

Fügen Sie hier eine kurze Beschreibung der wichtigsten Aspekte Ihres Projektstatusberichts ein. Denken Sie daran, dass vielbeschäftigte Beteiligte sich womöglich nur diesen Abschnitt ansehen, berichten Sie also über alle Highlights oder Hindernisse, über die das ganze Team informiert werden muss

Schlüsselbereich 1: Übersicht

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

Schlüsselbereich 2: Übersicht

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

Schlüsselbereich 3: Übersicht

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

  • Bestimmte Details über den Fortschritt, erreichte Leistungen und anstehende Aufgaben.

Zusätzliche Informationen und Links: 

Verlinken Sie relevante Projektdetails oder Projektinformationen, welche die Beteiligten interessieren könnten. Durch diesen Abschnitt können Teammitglieder über bestimmte Details mehr erfahren oder verstehen, wie das Projektvorhaben zu Ihren übergeordneten strategischen Zielen beiträgt.

Hindernisse:

Gibt es Herausforderungen, vor denen Sie stehen? Wie werden Sie diese lösen?

Zusätzliche Hinweise oder Besonderheiten:

Über welche zusätzlichen Punkte muss Ihr Team noch informiert werden? Was sind die nächsten wichtigen Schritte? 

Beispiele für Projektstatusberichte

Auch wenn eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Projektstatusberichtes durchaus sinnvoll ist, lassen uns praxisnahe Beispiele häufig erst richtig verstehen, wie solch ein Bericht aussehen könnte. Wenn Sie das auch so sehen, wird Ihnen das nachfolgende Beispiel wahrscheinlich helfen:

Titel des Berichts: Veröffentlichung des E-Books

Projektstatus: Planmäßig

Zusammenfassung:

Großartige Fortschritte in dieser Woche! Wir befinden uns noch in der Konzeptphase, doch Avery Lomax wird diese Woche ein Thema auswählen. Die Redaktions- und Designteams stehen bereit und legen los, sobald wir den Startschuss geben.

Konzept:

  • Das Planungsteam hat sich getroffen, um ein Leitthema zu besprechen.

  • Wir haben drei finale Ideen und wählen am Freitag eine aus.

  • Ein Briefing für das Redaktionsteam ist am kommenden Donnerstag fällig.

Inhalt:

  • Das Redaktionsteam ist bereit, mit dem Schreiben von Texten zu beginnen, sobald unsere Idee fertig ist.

  • Momentan sammeln sie relevante Unternehmensinformationen, die einbezogen werden sollten.

Design:

  • Das Designteam evaluierte fünf Beispiele für E-Books, um den passenden Stil zu finden.

  • Nächsten Dienstag wählen sie eine Vorlage aus.

Zusätzliche Hinweise oder Besonderheiten:

  • Jenny ist die ganze nächste Woche im Urlaub, daher bitte alle Fragen zum Inhalt an Jana richten.

  • Vielen Dank an Henry, dass er eine umfangreiche Themenliste zusammengestellt hat, aus der wir auswählen können!

Probleme/Herausforderungen:

Die Frist für das E-Book ist knapp bemessen, wie alle wissen. Es ist wichtig, dass jeder von uns in unserem Projektmanagement-Tool arbeitet, damit alle organisiert bleiben und stets informiert sind. Danke!

Optimieren Sie die Berichterstellung mit einem Work Management Tool

Der Beispielbericht ist klar und einfach formuliert. Indem Sie diesen Bericht in einem Arbeitsmanagement-Tool wie Asana erstellen, können Sie außer der Zusammenfassung jeden Abschnitt automatisch erstellen. So sieht der Beispielbericht in Asana aus:

Beispiel eines Projektstatusberichts in Asana für die Besprechung zur Veröffentlichung eines E-Books

Bewährte Vorgehensweisen für Projektstatusberichte

Jetzt wissen Sie, was Sie in Ihren Projektstatusbericht aufnehmen müssen, aber vielleicht haben Sie noch einige zusätzliche Fragen? Diese bewährten Vorgehensweisen helfen Ihnen bei der Formulierung eines erfolgreichen Statusberichtes für Ihr Projekt.

Wie oft sind Statusberichte sinnvoll?

Wie häufig Sie Projektupdates verschicken hängt vom Projekt ab, das Sie leiten. Wenn Ihr Projekt nur über einen kurzen Zeitraum läuft oder die Dinge schnell voranschreiten, sollten Sie wöchentliche Statusberichte versenden. Andererseits müssen Sie, wenn es sich um ein längeres Projekt handelt, vermutlich nur alle zwei Wochen oder monatliche Statusberichte versenden. Das Wichtigste ist, dass die Projektbeteiligten auf dem Laufenden sind.

Wenn Sie ein Tool zur Berichterstellung verwenden, können Sie eine Aufgabe für sich anlegen, damit Sie die Statusberichte immer an einem bestimmten Wochentag versenden. Mithilfe dieser wiederkehrenden Erinnerungen halten Sie die Beteiligten einfach auf dem Laufenden, ob Sie nun wöchentliche oder monatliche Berichte und Updates senden. So oder so werden die Beteiligten dadurch Ihre Updates erwarten, was zu weniger Nachfragen von ihnen führt (außerdem wissen Sie es zu schätzen, immer informiert zu werden).

Indem Sie wöchentlich einen Bericht versenden, werden einige Projektmeetings überflüssig. Wir alle wissen, dass unnötige Meetings nicht gern gesehen sind. Verzichten Sie auf die Statusmeetings und investieren Sie Ihre Zeit lieber in wichtigere Tätigkeiten.

Wer gehört zum Empfängerkreis?

Das hängt vom Projekt und den jeweiligen Beteiligten ab, schicken Sie jedoch allen wichtigen Beteiligten, die an diesem Projekt arbeiten, ein Update. Während des Projektplanungsprozesses sollten Sie eine Analyse wichtiger Projektbeteiligter erstellt haben, in der alle wichtigen Beteiligten, Sponsoren und Teammitglieder aufgelistet sind. Greifen Sie auf Ihren Projektplan zurück, falls Sie sich nicht sicher sind.

Selbst wenn ein wöchentlicher Statusbericht für ein bestimmtes Teammitglied nicht relevant ist, sollten Sie ihn dennoch an alle schicken, da es wichtig ist, dass alle einen Überblick haben. Teammitglieder, die den Bericht nicht im Detail lesen müssen, können Ihre Zusammenfassung lesen, während andere, die mehr involviert sind, über alle Details unterrichtet werden. 

Lesenswert: Was ist eine Analyse der Projektbeteiligten und warum ist sie wichtig?

Wie tief ins Detail sollte der Bericht gehen?

Ein Projektstatusbericht darf nicht allzu viele Details enthalten. Lassen Sie die Arbeit für sich sprechen – Sie sorgen lediglich dafür, dass alle relevanten Information aufgeführt sind und Ihr Bericht etwas Farbe erhält. Betrachten Sie ihn als eine Zusammenfassung der Themen Ihres Projektes, welche die meisten Beteiligten betreffen.

Sie sollten immer angeben, ob das Projekt planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig verläuft, eine kurze Zusammenfassung darüber liefern, was bereits abgeschlossen ist und was noch bevorsteht und dann auf andere Informationsquellen verweisen, wenn jemand zusätzliche Details benötigt.

Wo sollten Sie Ihren Projektstatusbericht verfassen?

Wenn Sie Statusaktualisierungen entwerfen und mit anderen teilen möchten, sollten Sie dies mit einem Work Management Tool tun. Am besten eignet sich dafür ein Tool mit einer Projektübersicht, die als zentrale Informationsquelle für alle projektbezogenen Arbeitsschritte dient. So können Sie sich endlich von Tabellenkalkulationsprogrammen lossagen und Statusaktualisierungen, Projekt-Briefings, wichtige Ergebnisse und Projektmeilensteine an einem einzigen Ort verwalten. Ihre Berichte lassen sich bequem mit den Beteiligten teilen, die jederzeit auf vorherige Berichte zugreifen können. Dadurch müssen Sie letztendlich weniger E-Mails schreiben.

Beispiel-Projektübersicht für ein Markteinführungsprojekt in Asana

Projektabschluss: Zusammenfassung Ihrer Arbeit

Die oben besprochenen Statusberichte werden immer im Verlauf des Projekts verschickt, um alle auf dem Laufenden zu halten. Sobald das Projekt jedoch abgeschlossen ist, ist es sinnvoll, einen zusammenfassenden Bericht zu verfassen. Stellen Sie ihn sich als eine Art Executive Summary Ihres Projektes vor – Ihre Chance, den Beteiligten einen zusammenfassenden Überblick zu geben. Mit solch einem Bericht schließen Sie das Projekt offiziell ab.

Auch hier handelt es sich um einen Überblick der wichtigsten Bereiche, aber anstatt von Updates und Statusmeldungen schreiben Sie eine Zusammenfassung des gesamten Projektverlaufs. Hier sind einige Fragen, die Sie in einem Projektabschlussbericht beantworten sollten:

  • Was waren die Ziele dieses Projekts und wurden diese erreicht?

  • Wurde das Projekt termingerecht und im vorgegebenen Kostenrahmen (falls vorhanden) abgeschlossen?

  • Welche Erfolge sollen hervorgehoben werden?

  • Auf welche Herausforderungen sind wir gestoßen?

  • Was können wir von diesem Projekt lernen, was uns bei zukünftigen Projekten hilft?

Lesenswert: 6 Schritte für eine erfolgreiche Projektnachbesprechung

Mit Statusberichten, die sich quasi von selbst schreiben, bleiben alle Beteiligten jederzeit im Bilde

Verschicken Sie Status-Updates, wenn Sie bei Ihrem nächsten Projekt noch mehr erreichen wollen. So bleiben Sie produktiv, effizient, verantwortungsbewusst und liefern gleichzeitig allen anderen einen schnellen (und interessanten) Einblick in das Geschehen.​ 

Nutzen Sie unsere Ressourcen, um Berichte zu erstellen, die genug Informationen liefern, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Setzen Sie eine Projektmanagementlösung wie Asana ein, deren Funktionen darauf ausgelegt sind, Statusberichte zu senden. Damit sparen Sie Zeit und sind so gut es geht organisiert.

Weitere Ressourcen

Artikel

What is a project sponsor? (Role + duties breakdown)