Wie Sie einen effektiven Projektstatusbericht schreiben

Sicherlich kommt Ihnen diese Situation bekannt vor: Montagmorgen öffnen Sie Ihr Postfach und finden drei verschiedene Statusanfragen zum selben Projekt vor. Ihr Abteilungsleiter möchte wissen, wann das Budget feststeht. Eine Ihrer Teamkollegen fragt nach, wie viel Zeit sie für das Projekt einplanen soll. Und der Marketingleiter fragt, wie sich die jüngste Verzögerung des Projektes auf die Quartalsziele auswirken wird.

Häufige Statusabfragen, die aus allen Richtungen bei Ihnen eintreffen, können sich leicht überwältigend anfühlen. Es gibt aber einen besseren Weg, die Beteiligten über Projektaktualisierungen zu informieren: Projektstatusberichte.

Was ist ein Projektstatusbericht und warum ist er wichtig?

Projektstatusberichte sind zeitnahe Updates (mehr zur Häufigkeit der Berichte weiter unten) über den Fortschritt Ihrer Projekte. Sie beantworten die Fragen, die jeder zu stellen scheint (bevor sie tatsächlich gestellt werden). Kurz und bündig geschrieben, gehen sie nicht zu sehr ins Detail, sondern bieten alle wichtigen Informationen über ein Projekt.

Regelmäßige Projektstatusberichte sind wichtig, da sie Ihnen helfen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und über den Fortschritt Ihres Projektes zu informieren. Dadurch erhalten Sie deutlich weniger Fragen zum Projektstatus, weil Sie bereits einen Schritt voraus sind. Sie zeigen (und sagen), dass alles nach Plan verläuft und vermitteln so unter allen Beteiligten ein Gefühl der Zuversicht.

Projektstatusberichte mühelos in Asana mit anderen teilen

Wenn Ihr Projekt nicht nach Plan verläuft, wird Ihr Statusbericht alle über die Verzögerung und die nötigen Maßnahmen zur Behebung von möglichen Hindernissen informieren. Auf diese Weise lenken Sie proaktiv den Verlauf des Projektes wieder auf den richtigen Weg. (Eine Projektzeitleiste ist eine weitere ausgezeichnete Ergänzung zur Verwaltung Ihrer Projekte.)

Wie wird ein guter Projektstatusbericht verfasst?

Also, wie ist die Vorgehensweise bei der Erstellung von Projektstatusberichten? Achten Sie darauf, eine klare Struktur für Ihr Status-Update festzulegen und diese konsequent für zukünftige Berichte zu verwenden. Darüber hinaus sollten Sie den Bericht an der Projektbeschreibung ausrichten, damit er thematisch zutreffend bleibt.

Befolgen Sie diesen Leitfaden, um zu erfahren, was in Ihren Projektstatusbericht aufgenommen werden sollte. Gleichzeitig veranschaulichen wir jeden Schritt mit einem Beispiel eines Projektes zur Mitarbeiterzufriedenheit.

1. Den Bericht betiteln

Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, empfiehlt es sich, einfach den Projektnamen zu verwenden. Wenn Sie regelmäßig über dieses Projekt berichten, sollten Sie vielleicht auch ein Datum und einen Zeitstempel hinzufügen.

Beispiel: Februar 2019 – Initiative zur Mitarbeiterzufriedenheit

2. Angeben, ob das Projekt derzeit nach Plan verläuft, gefährdet ist oder vom Plan abweicht

Finden Sie ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie den Status Ihres Projektes kommunizieren können (ob es nach Plan verläuft oder nicht). Eine Möglichkeit hierfür ist die Verwendung eines Farbkennzeichnungssystems (grün = planmäßig, gelb = gefährdet, rot = unplanmäßig).

Beispiel: Der Projektstatus ist planmäßig.

3. Kurze Zusammenfassung des Berichtes

Ihre Zusammenfassung des Berichtes sollte kurz sein – etwa 2-3 Sätze. Ziel ist es, den Lesern, die vielleicht keine Zeit für den kompletten Bericht haben, eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Fakten zu geben.

Beispiel: Unsere Umfrageergebnisse liegen vor und werden überprüft. Das Motivationskomitee arbeitet gemeinsam mit dem Managementteam an der Entwicklung neuer Motivationsprojekte.

4. Zwei bis drei Schlüsselbereiche oder Meilensteine hervorheben

Legen Sie den Schwerpunkt auf die Themen, an denen Sie seit Ihrem letzten Status-Update am meisten gearbeitet haben. Zum Beispiel könnten Sie die Punkte chronologisch aufschlüsseln: Was wir bisher geleistet haben, woran wir derzeit arbeiten und was als nächstes ansteht. Eine weitere Möglichkeit ist die Gruppierung von Updates nach Bereichen: Design, Text, Programmierung, Projektmeilensteine. Noch eine Methode wäre die Einteilung nach Aktivitäten: Durchführung der Umfrage, Auswertung der Umfrageergebnisse, Implementierung von Feedback.

Beispiel: Durchführung von Mitarbeiterbefragungen, Auswertung der Umfrageergebnisse, Umsetzung von Feedback

5. Für jeden Schlüsselbereich einen Überblick hinzufügen

Geben Sie für jeden Schlüsselbereich einige Stichpunkte an, die einen Überblick über Fortschritte, Erfolge und anstehende Aktivitäten ermöglichen.

Beispiel: Auswertung der Umfrageergebnisse

  • 70 % der Mitarbeiter haben an der Zufriedenheitsumfrage teilgenommen.
  • Unsere Gesamtzufriedenheit liegt bei 80 %.
  • Die Ergebnisse werden vom Führungsteam überprüft, bevor das Motivationskomitee erneut zusammentritt.
6. Links zu anderen Dokumenten oder Tools hinzufügen

Sie werden zwar nicht jedes kleine Detail über Ihr Projekt aufnehmen wollen, aber einige Kollegen werden detailliertere Informationen benötigen. Für diese Beteiligten sollten Sie Links zu Unterlagen und Tools in Ihrem Bericht platzieren.

Beispiel: Link zur Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit

7. Probleme oder Herausforderungen berücksichtigen, mit denen das Projekt konfrontiert ist

Alle Projekte stoßen irgendwann auf Hindernisse. Wenn alle Beteiligten bei auftretenden Problemen stets im Bilde sind, können sie entsprechende Anpassungen vornehmen, damit alles planmäßig verläuft.

Beispiel: Das Führungsteam will sich die Ergebnisse ansehen, bevor das Motivationskomitee erneut tagt, hat aber erst in drei Wochen Zeit dafür. Dies wird unseren Gesamtprojektzeitplan verzögern.

8. Zusätzliche Hinweise oder Besonderheiten einfügen

Dies könnte eine Liste der nächsten Schritte sein, ein Lob, das Sie jemandem aussprechen möchten oder ein anderer Punkt, der hervorgehoben werden sollte.

Beispiel: Vielen Dank, Sarah A., dass Sie mehrere Mitteilungen an alle Mitarbeiter verschickt haben, um sie zur Teilnahme an der Umfrage zu ermutigen!

Vorlage zur Erstellung eines Projektstatusberichtes

Wenn Sie alles, was Sie im vorherigen Abschnitt gelernt haben, in kurzer Zeit in die Tat umsetzen möchten, erstellen Sie Ihren nächsten Projektstatusbericht mit dieser einfach auszufüllenden Vorlage:

Titel des Berichtes:

Betiteln Sie Ihren Bericht. Zum Beispiel mit dem Projektnamen und dem Datum.

Projektstatus:

Planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig?

Zusammenfassung:

Geben Sie hier eine kurze Beschreibung der wichtigsten Themengebiete aus Ihrem Statusbericht an.

Thema/Meilenstein 1:

  • Zusammenfassender Stichpunkt
  • Zusammenfassender Stichpunkt
  • Zusammenfassender Stichpunkt

Thema/Meilenstein 2:

  • Zusammenfassender Stichpunkt
  • Zusammenfassender Stichpunkt
  • Zusammenfassender Stichpunkt

Thema/Meilenstein 3:

  • Zusammenfassender Stichpunkt
  • Zusammenfassender Stichpunkt
  • Zusammenfassender Stichpunkt

Probleme/Herausforderungen:

Gibt es Herausforderungen, vor denen Sie stehen? Wie werden Sie diese lösen?

Zusätzliche Hinweise oder Besonderheiten:

Über welche zusätzlichen Punkte muss Ihr Team noch informiert werden?

Beispiele von Projektstatusberichten

Auch wenn eine Schritt für Schritt Anleitung zum Erstellen eines Projektstatusberichtes durchaus sinnvoll ist, lassen uns praxisnahe Beispiele häufig erst richtig verstehen, wie solch ein Bericht aussehen könnte. Wenn Sie dem zustimmen, wird Ihnen das nachfolgende Beispiel wahrscheinlich von Nutzen sein.

Allerdings müssen wir dazu anmerken, es existiert kein einzig richtiger Weg, einen solchen Bericht zu schreiben und jeder Bericht sieht anders aus. So auch Ihrer. Aber solange Ihre Projektmanagementberichte alle relevanten Informationen enthalten, machen Sie es richtig.

Titel des Berichtes: Veröffentlichung des E-Books

Projektstatus: planmäßig

Zusammenfassung:

Wir befinden uns noch in der Konzeptphase, werden aber diese Woche ein Thema auswählen. Das Redaktions- und Design-Team stehen bereit und legen los, sobald wir den Startschuss geben.

Konzept:

  • Das Planungsteam hat sich getroffen, um ein Leitthema zu besprechen.
  • Wir haben drei finale Ideen und wählen am Freitag eine aus.
  • Ein Briefing für das Redaktionsteam ist am kommenden Donnerstag fällig.

Inhalt:

  • Das Redaktionsteam ist bereit, mit dem Schreiben von Texten zu beginnen, sobald unsere Idee fertig ist.
  • Momentan sammeln sie relevante Unternehmensinformationen, die aufgenommen werden sollten.

Design:

  • Das Designteam evaluierte fünf Beispiele für E-Books, um den passenden Stil zu finden.
  • Nächsten Dienstag wählen sie eine Vorlage aus.

Zusätzliche Hinweise oder Besonderheiten:

  • Jenny ist die ganze nächste Woche im Urlaub, daher bitte alle Fragen zum Inhalt an Joy richten.
  • Vielen Dank an Henry, dass er eine umfangreiche Themenliste zusammengestellt hat, aus der wir auswählen können!

Probleme/Herausforderungen:

Die Frist für das E-Book ist knapp bemessen, wie alle wissen. Es ist wichtig, dass wir alle in unserem Projektmanagement-Tool arbeiten, damit alle organisiert bleiben und stets informiert sind. Danke!

Bewährte Vorgehensweisen für Projektberichte

Jetzt wissen Sie, was Sie in Ihren Projektstatusbericht aufnehmen müssen, aber vielleicht haben Sie noch einige zusätzliche Fragen? Diese bewährten Vorgehensweisen helfen Ihnen bei der Formulierung eines erfolgreichen Statusberichtes für Ihr Projekt.

Wie oft sind Statusberichte sinnvoll?

Das wöchentliche Versenden von Statusberichten ist eine gute Möglichkeit, die Übersicht über alle Projekte zu behalten. Machen Sie sich zur Aufgabe, Statusberichte immer an einem bestimmten Tag der Woche zu versenden. Ihre Kollegen werden sich auf Ihre Status-Updates einstellen, was bedeutet, dass Sie seltener mit Statusabfragen kontaktiert werden. Außerdem werden es alle Beteiligten zu schätzen wissen, immer auf dem Laufenden zu sein.

Wenn Sie wöchentlich einen Bericht versenden, werden einige Projektmeetings wahrscheinlich nicht mehr nötig sein. Wir alle wissen, dass unnötige Meetings negativ bewertet werden). Verzichten Sie auf die Statusmeetings und investieren Sie Ihre Zeit lieber in wichtigere Tätigkeiten.

[Lesenswert: Mühelose Statusberichterstattung in Asana]

Wer gehört zum Empfängerkreis?

Der Empfängerkreis Ihrer Berichte hängt ganz vom jeweiligen Projekt und den involvierten Mitarbeitern ab, aber in der Regel sollten alle Beteiligten des Projektes regelmäßig ein Update erhalten. Wenn Sie Ihre Projektbeschreibung gut vorbereitet haben, werden Sie bereits wissen, wer die Beteiligten sind, da Sie diese dort aufgeführt haben.

Selbst wenn der Statusbericht dieser Woche ein bestimmtes Teammitglied nicht betrifft, sollten Sie ihn trotzdem mit allen teilen. Es ist wichtig, dass jeder einen fundierten Überblick über die Projektaktivitäten vorliegen hat.

Wie tief ins Detail sollte der Bericht gehen?

Ein Projektstatusbericht darf nicht allzu viele Details enthalten. Betrachten Sie ihn stattdessen als eine Zusammenfassung derjenigen Themen Ihres Projektes, welche die meisten Beteiligten betreffen.

Sie sollten immer angeben, ob das Projekt planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig verläuft, eine kurze Zusammenfassung darüber liefern, was bereits abgeschlossen ist und was noch bevorsteht und dann auf andere Informationsquellen verweisen, wenn jemand zusätzliche Details benötigt.

Wo sollte der Bericht erstellt werden und welche Tools eignen sich dafür?

Projektstatusbericht

Ein Projektmanagement-Tool ist die beste Wahl zum Erstellen und Speichern von Statusberichten. Auf diese Weise bewahren Sie alle projektbezogenen Informationen an einem Ort auf (Zeitleisten, Projektbeschreibungen, Dokumente, Nachrichten usw.) – was nicht möglich wäre, wenn Sie Ihre Projekte in Excel-Tabellen verwalten und Berichte per E-Mail versenden. In einem Projektmanagement-Tool sind Ihre Berichte leicht zugänglich und alle Beteiligten können jederzeit auf frühere Berichte zugreifen, um Sie nicht weiterhin mit E-Mails belästigen zu müssen.

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Projektstatus übermitteln: Zusammenfassung Ihrer Arbeit

Die oben besprochenen Statusberichte werden immer im Verlauf des Projektes verschickt, um alle auf dem Laufenden zu halten. Sobald das Projekt jedoch abgeschlossen ist, ist es sinnvoll, einen abschließenden zusammenfassenden Bericht zu verfassen. Der Zweck einer Zusammenfassung ist es, den Beteiligten einen Überblick über das Projekt zu geben. Mit solch einem Bericht schließen Sie das Projekt offiziell ab.

Auch hier handelt es sich um einen Überblick der wichtigsten Bereiche, aber anstatt Updates und Statusmeldungen sollte der Abschlussbericht eine Zusammenfassung des gesamten Projektverlaufs enthalten. Hier sind einige Fragen, die Sie in einem Projektabschlussbericht aufgreifen sollten:

  • Was waren die Ziele dieses Projektes und wurden diese erreicht?
  • Wurde das Projekt termingerecht und im vorgegebenen Kostenrahmen (falls vorhanden) abgeschlossen?
  • Welche Erfolge sollen hervorgehoben werden?
  • Auf welche Herausforderungen sind wir gestoßen?
  • Was können wir aus diesem Projekt lernen, das uns bei zukünftigen Projekten helfen kann?

Mit hervorragenden Statusberichten bleiben alle Beteiligten jederzeit im Bilde

Wenn Sie Ihr nächstes Projekt besser als perfekt umsetzen möchten, empfehlen wir wöchentliche Status-Updates. Damit arbeiten Sie produktiv, effizient, verantwortungsbewusst und ermöglichen gleichzeitig allen anderen einen übersichtlichen und motivierenden Blick auf die Vorgänge. Nutzen Sie die von uns bereitgestellten Materialien, um Berichte zu erstellen, die genau die Informationen liefern, die Sie benötigen, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool wie Asana, um Zeit zu sparen und so organisiert wie möglich zu arbeiten.

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