Der Risikomanagement-Prozess für Projekte in 6 Schritten

Julia Martins – FotoJulia Martins29. Januar 20215 Minuten Lesezeit
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Risikomanagement-Prozess für Projekte – Headerbild

Natürlich ist Ihnen klar, dass Projekte nur erfolgreich verlaufen, wenn sie effizient geplant und verwaltet werden. Die Weiterentwicklung Ihrer Projektmanagement-Kompetenzen und die Verwendung bewährter Projektmanagement-Strategien  helfen Ihnen dabei. Doch auch die durchdachtesten Projekte können Risiken bergen.

Wenn Sie Projektrisiken vermeiden möchten, ist Angriff die beste Verteidigung. Wenn Sie mögliche Ereignisse schon vorher mit einplanen, reagiert Ihr Projektteam im Ernstfall mit der nötigen Ruhe, statt in Panik auszubrechen. Wenn Sie bisher noch nie einen Risikomanagementplan aufgestellt haben, mussten Sie womöglich selbst erleben, welche Konsequenzen unerwartete Risiken mit sich bringen können. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Projektrisikomanagement und können Ihren eigenen Risikomanagementplan anhand dieser sechs einfachen Schritte erstellen.

Was ist Projektrisikomanagement?

Projektrisikomanagement beschreibt das frühzeitige Identifizieren und Analysieren von potenziellen Projektrisiken sowie die proaktive Reaktion darauf. Ein Projektrisiko kann alles sein, was den Projekterfolg gefährdet, etwa durch Verzögerungen im Projektzeitplan, eine Überschreitung des Budgets oder eine anderweitige negative Auswirkung auf das Projektergebnis.

Mit einem effektiven Risikomanagement können Sie sich auf potenzielle Risiken über die Gesamtlaufzeit eines Projektes einstellen und ihre Auswirkungen minimieren. So verläuft Ihr Projekt planmäßig, budgetgerecht und zielgerichtet.

Wann sollte ich Projektrisikomanagement betreiben?

Ein gutes Projektrisikomanagement ist nicht reaktiv, sondern proaktiv. Im Idealfall entwerfen Sie Ihren Risikomanagementplan bereits während der Planungsphase des Projekts. So können Sie potenzielle Risiken und deren mögliche Folgen bestmöglich identifizieren und sie während des Projektverlaufs überwachen, bevor sie zu einer Gefahr werden. Auf diese Weise verhindern Sie unangenehme Überraschungen.

Welche Vorteile bietet mir ein Projektrisikomanagement?

Zugegeben: Nicht jedes Projekt braucht einen Risikomanagementplan. Wenn Ihr Projekt verhältnismäßig unkompliziert ist, reicht es womöglich, gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern potenzielle Risiken zu erörtern. Diese Art von Projekten ist in der Regel in ihrem Umfang überschaubar; es gibt nicht viele Beteiligte oder externe Faktoren wie ein Budget oder sonstige Limitationen. Darüber hinaus umfassen solche Projekte womöglich Prozesse, die Sie bereits erfolgreich durchgeführt haben.

Wenn Sie jedoch an einem komplexen Vorhaben arbeiten, bei dem viele Projektbeteiligte aus verschiedenen Bereichen mitwirken und das wichtige Projektressourcen umfasst, wird sich ein Projektrisikomanagementplan für Sie lohnen. Es gibt auch Projekte, in die zahlreiche Beteiligte viel Zeit investieren oder die ein hohes finanzielles Risiko bergen. Mit einem Risikomanagementplan stellen Sie sicher, dass das Projekt den Projektumfang nicht überschreitet und erfolgreich verläuft.

Lesenswert: Was ist eine Analyse der Projektbeteiligten und warum ist sie wichtig?

6 Schritte für den erfolgreichen Umgang mit Projektrisiken

Beim Umgang mit Projektrisiken geht es vor allem darum, Risiken zu identifizieren, einzukalkulieren und zu überwachen. Vielleicht wird auch alles nach Plan laufen; aber wenn es nicht der Fall ist, ist es besser, wenn Sie Risiken schon frühzeitig analysieren und darauf vorbereitet sind, bevor der Ernstfall eintritt. So können Sie Ihre Planung schnell anpassen und sicherstellen, dass Sie Ihre Projektziele zeit- und budgetgerecht erreichen.

Wenn das Projektrisikomanagement für Sie Neuland ist, können Sie sich an diesen 6 Schritten orientieren. Für jeden einzelnen Schritt haben wir einen Projektrisikoplan in Asana erstellt, um Ihnen zu zeigen, wie ein Risikomanagementplan für Ihr nächstes Projekt aussehen könnte.

1. Risiken identifizieren

Der erste Schritt beim Erstellen eines Projektrisikomanagement-Prozesses ist es, eine Liste aller potenziellen Risikoszenarien zu erstellen. Ein Risiko ist jedes Ereignis, das Ihren Projektzeitplan durcheinanderbringen, zusätzliche Kosten verursachen oder gar den Projekterfolg gefährden könnte.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, potenzielle Projektrisiken zu identifizieren:

  • Sprechen Sie mit Projektbeteiligten. Die beste Möglichkeit, Projektrisiken festzustellen, ist es, mit Beteiligten, Führungskräften und Experten zu sprechen. Wenn diese Personen bereits an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, sollten Sie sie fragen, welchen Risiken sie während des Projekts ausgesetzt waren und wie Sie diese vermeiden können. Selbst wenn Ihre Ansprechpartner nicht an ähnlichen Projekten beteiligt waren, sollten Sie dennoch mit wichtigen Projektbeteiligten sprechen. So können Sie sicherstellen, dass Sie keine ernstzunehmenden Projektrisiken übersehen werden.

  • Erörtern Sie mögliche Risiken mit Ihrem Projektteam. Ihr Projektteam besteht aus den Personen, mit denen Sie tagtäglich an diesem Projekt zusammenarbeiten werden. Bevor Sie mit Ihrem Projekt loslegen, sollten Sie sie fragen, welche potenziellen Risiken sie sehen. Dazu eignet sich beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung, während der Sie gemeinsam ernstzunehmende Risiken erörtern können.

  • Dokumentieren und verifizieren Sie Ihre Vermutungen. Laut dem „Guide to Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK®)) sind Vermutungen im Kontext eines Projektes alles, von dem Sie glauben, dass es (hypothetisch) eintreten könnte. Vielleicht treffen Sie unbewusst Projektentscheidungen auf Basis Ihrer Annahmen. Wenn Sie diese Vermutungen allerdings nicht dokumentieren und verifizieren, setzen Sie sich Projektrisiken aus. Wenn Ihre Vermutungen nicht realistisch sind, könnte das Ihr Projekt ins Schwanken bringen und den Projekterfolg gefährden.

  • Checklisten sind Ihr bester Freund. Sehen Sie nach, ob Ihr Team oder Ihre Abteilung eine Checkliste für häufige Risiken besitzt. Falls nicht, können Sie selbst eine erstellen und sich für zukünftige Projekte besser absichern.

Sobald Sie wichtige Risikoszenarien identifiziert haben, sollten Sie diese in ein Register aufnehmen. Ein Risikoregister ist eine Liste aller Risiken Ihres Projekts. Ihr Risikoregister hilft Ihnen, einige Fragen über die von Ihnen identifizierten Risiken zu beantworten, unter anderem:

  • Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Risikoszenario eintritt?

  • Was wären die Folgen und Auswirkungen, falls das Szenario eintritt?

  • Wie sieht Ihr Risikoreaktionsplan aus?

  • Welche Priorität wird dem Risiko aufgrund dessen Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen zugeordnet?

  • Wer ist für das Risiko verantwortlich?

Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen noch nicht kennen, ist das nicht schlimm. Dazu später noch mehr.

Leeres Risikoregister für Projektrisikomanagement

2. Risiken analysieren

Sie sollten die Wahrscheinlichkeit, den Schweregrad und den Reaktionsplan für jedes identifizierte Risiko analysieren. Je nach Komplexität Ihrer Projektrisiken sollten Sie die Analyse gemeinsam mit Ihrem Projektteam oder wichtigen Beteiligten durchführen. Um den Schweregrad festzulegen, sollten Sie darüber nachdenken, wie das Risiko Ihre Projektziele beeinträchtigen könnte: Verschiebt sich Ihr Zeitplan nach hinten? Wird Ihr Budget überschritten? Wird die Qualität der Projektergebnisse beeinträchtigt?

Im Anschluss sollten Sie für jedes Risiko einen Reaktionsplan erstellen. Ihr Reaktionsplan ist nicht als Aktionspunkt für hier und jetzt zu verstehen. Vielmehr sollte er als eine Art Notfallplan für den Ernstfall fungieren, den Ihr Team zu Rate ziehen kann.

Risikoregister mit Schweregrad für das Projektrisikomanagement

3. Risiken priorisieren

Um Ihre Risiken zu priorisieren, sollten Sie sich die Frage stellen, welche Risiken am wahrscheinlichsten eintreten und Ihren Projekterfolg am meisten gefährden können. Sie sollten sich zuallererst um die Risiken kümmern, die die größten negativen Auswirkungen auf Ihr Projekt hätten. Natürlich sollten Sie alle potenziellen Risiken überwachen und auf sie reagieren, doch sind es die gravierendsten Risiken, die Sie besonders beachten und genauestens beobachten sollten.

Priorisiertes Risikoregister für das Projektrisikomanagement

4. Risiken zuweisen

Dieser Schritt ist optional, aber empfehlenswert. Auch wenn die Risiken erst in der Zukunft liegen, kann es sinnvoll sein, bereits jetzt Risikoverantwortliche zu bestimmen, damit Ihre Teammitglieder für den Ernstfall vorbereitet sind. Die verantwortliche Person sollte das Risiko überwachen und gegebenenfalls einen Plan zur Risikominimierung entwerfen, falls das Eintreten des Risikos tatsächlich unmittelbar bevorsteht.

Risikoregister für das Projektrisikomanagement

5. Risiken überwachen

Sie befinden sich mitten im Projekt, alles läuft nach Plan und Sie sind auf dem besten Wege, Ihre Projektziele zu erreichen: Jetzt ist die Zeit gekommen, mögliche Projektrisiken kontinuierlich zu überwachen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Folgende Maßnahmen sind sinnvoll:

  • Teilen Sie regelmäßig Status-Updates, damit Ihr Projektteam und alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Denken Sie daran: Risikomanagement sollte proaktiv sein, nicht reaktiv.

  • Sprechen Sie regelmäßig mit den einzelnen Risikoverantwortlichen. Jeder Risikoverantwortliche sollte Ausschau nach möglichen Warnsignalen halten. Sie als Projektmanager oder Teamleiter sollten sich regelmäßig mit ihnen in Verbindung setzen, um sicherzugehen, dass alles wie geplant läuft.

  • Behalten Sie Ihr Risikoregister im Blick und halten Sie nach Änderungen Ausschau. Wenn sich die Wahrscheinlichkeit eines Risikos ändert oder der Risikoplan aktualisiert wird, sollte sich dies in Ihrem Risikoregister widerspiegeln. Wie so vieles im Projektmanagement, sollte Ihr Risikomanagementplan ein lebendiges Dokument sein, das Ihr Team als zentrale Informationsquelle verwenden kann.

In dieser Phase ist die Zusammenarbeit von größter Bedeutung. Potenzielle Probleme oder neue Risiken werden oft von Teammitgliedern festgestellt, die sie aber aufgrund von Vorbehalten nicht direkt melden. Daher sollten Sie eine Kultur der Zusammenarbeit im Team, Offenheit und Ehrlichkeit schaffen.

Lesenswert: 10 einfache Schritte für eine bessere Zusammenarbeit im Team

6. Auf Risiken reagieren

Sollte ein Risiko zu irgendeinem Zeitpunkt tatsächlich eintreten, müssen Sie darauf reagieren. Mit einem Risikoregister und einem Projektrisikomanagementplan sind Sie bestens gegen Risiken gewappnet.

Beim Risikomanagement geht es nicht darum, Risiken zu vermeiden, obwohl es auch dazu beiträgt. Risikomanagement bedeutet vielmehr, sich auf eventuelle Risiken vorzubereiten und einen guten Plan für den Fall der Fälle bereitstehen zu haben.

Nehmen Sie Projektrisikomanagement in Ihre nächste Projektplanungsphase auf

Ein gutes Projekt zeichnet sich durch einen guten Projektplan aus – dazu gehört auch der frühzeitige Prozess der Risikoplanung. Sie sollten Ihren Projektrisikomanagementplan schon frühzeitig in Projektplanungsunterlagen wie Ihr Projekt-Briefing aufnehmen. So ist sichergestellt, dass jeder Zugriff auf Ihren Risikomanagementplan hat und proaktiv auf potenzielle Risiken reagieren kann.

Machen Sie sich die Projektplanung noch einfacher: Lernen Sie hier, wie Sie einen Projektmanagement-Plan erstellen können.

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