Der Risikomanagementprozess in Projekten – 6 essenzielle Schritte

Natürlich ist Ihnen klar, dass Projekte nur erfolgreich verlaufen, wenn sie effizient geplant und verwaltet werden. Die Weiterentwicklung Ihrer Projektmanagement-Kompetenzen und die Verwendung bewährter Projektmanagement-Strategien  helfen Ihnen dabei. Doch auch die durchdachtesten Projekte können Risiken bergen.

Wenn Sie Projektrisiken vermeiden möchten, ist Angriff die beste Verteidigung – Sie brauchen eine Risikostrategie!  Wenn Sie mögliche Ereignisse schon vorher durch eine Risikoanalyse und einem Risikomanagementprozess einplanen, reagiert Ihr Projektteam im Ernstfall mit der nötigen Ruhe, statt in Panik auszubrechen. Wenn Sie bisher noch nie einen Risikomanagementplan aufgestellt haben, mussten Sie womöglich selbst erleben, welche Konsequenzen unerwartete Risiken mit sich bringen können. In diesem Artikel erfahren Sie mehr zum Thema Risikomanagement im Projektmanagement und können Ihr eigenes Risikomanagementsystem anhand dieser sechs einfachen Schritte erstellen.

Was ist Risikomanagement im Projektmanagement? Und was ist ein Risikomanagementprozess?

Risikomanagement im Projektmanagement beschreibt die frühzeitige Risikoidentifikation und Risikoanalyse von potenziellen Projektrisiken mithilfe eines Risikomanagementprozesses. Aufgabe des Risikomanagements ist es ebenfalls, auf ein potenzielles Risiko mit einer proaktiven Reaktion zu antworten. Der Begriff Risiko meint im Projektmanagement ein Projektrisiko, was den Projekterfolg gefährdet, etwa durch Verzögerungen im Projektzeitplan, eine Überschreitung des Budgets oder eine anderweitige negative Auswirkung auf das Projektergebnis.

Mit einem effektiven Risikomanagementprozess können Sie sich auf potenzielle Risiken über die Gesamtlaufzeit eines Projektes einstellen und ihre Auswirkungen minimieren. So verläuft Ihr Projekt planmäßig, budgetgerecht und zielgerichtet.

Wann sollte ich eine Risikoanalyse durchführen und einen Risikomanagementprozess parat haben?

Gutes Risikomanagement im Projektmanagement ist nicht reaktiv, sondern proaktiv. Im Idealfall entwerfen Sie Ihren Risikomanagementplan bereits während der Planungsphase des Projekts. So können Sie potenzielle Risiken und deren mögliche Folgen bestmöglich während der Risikoanalyse identifizieren und sie während des Projektverlaufs überwachen, bevor sie zu einer Gefahr werden. Auf diese Weise verhindert Ihr Risikomanagementsystem unangenehme Überraschungen.

Welche Vorteile bietet mir ein Risikomanagementprozess?

Zugegeben: Nicht jedes Projekt braucht ein Risikomanagementsystem. Wenn Ihr Projekt verhältnismäßig unkompliziert ist, reicht es womöglich, gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern potenzielle Risiken in einer einfachen Risikoanalyse zu erörtern. Diese Art von Projekten ist in der Regel in ihrem Umfang überschaubar; es gibt nicht viele Beteiligte oder externe Faktoren wie ein Budget oder sonstige Limitationen. Darüber hinaus umfassen solche Projekte womöglich Prozesse, die Sie bereits erfolgreich durchgeführt haben.

Wenn Sie jedoch an einem komplexen Vorhaben arbeiten, bei dem viele Projektbeteiligte aus verschiedenen Bereichen mitwirken und das wichtige Projektressourcen umfasst, wird sich ein Risikomanagementprozess für Sie lohnen. Es gibt auch Projekte, in die zahlreiche Beteiligte viel Zeit investieren oder die ein hohes finanzielles Risiko bergen. Mit einem Risikomanagementsystem stellen Sie sicher, dass das Projekt den Projektumfang nicht überschreitet und erfolgreich verläuft.

6 Schritte für erfolgreiches Risikomanagement im Projektmanagement

Beim Umgang mit Projektrisiken geht es vor allem darum, Risiken im Rahmen der Risikoanalyse zu identifizieren, einzukalkulieren und zu überwachen. Vielleicht wird auch alles nach Plan laufen; aber wenn es nicht der Fall ist, ist es besser, wenn Sie Risiken schon frühzeitig analysieren und darauf vorbereitet sind, bevor der Ernstfall eintritt. So können Sie Ihre Planung schnell anpassen und sicherstellen, dass Sie Ihre Projektziele zeit- und budgetgerecht erreichen.

Wenn Risikomanagement im Projektmanagement noch Neuland für Sie ist, können Sie sich an diesen 6 Schritten orientieren. Für jeden einzelnen Schritt haben wir einen Projektrisikoplan in Asana erstellt, um Ihnen zu zeigen, wie ein Risikomanagementprozess für Ihr nächstes Projekt aussehen könnte.

1. Risiken identifizieren

Der erste Schritt beim Erstellen eines Risikomanagementprozesses ist es, eine Liste aller potenziellen Risikoszenarien zu erstellen. Ein Risiko ist jedes Ereignis, das Ihren Projektzeitplan durcheinanderbringen, zusätzliche Kosten verursachen oder gar den Projekterfolg gefährden könnte.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um potenzielle Projektrisiken vor der anschließenden Risikoanalyse zu identifizieren:

• Sprechen Sie mit Projektbeteiligten. Die beste Möglichkeit, Projektrisiken festzustellen, ist es, mit Beteiligten, Führungskräften und Experten zu sprechen. Wenn diese Personen bereits an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, sollten Sie sie fragen, welchen Risiken sie während des Projekts ausgesetzt waren und wie Sie diese vermeiden können. Selbst wenn Ihre Ansprechpartner nicht an ähnlichen Projekten beteiligt waren, sollten Sie dennoch mit wichtigen Projektbeteiligten sprechen. So können Sie sicherstellen, dass Sie keine ernstzunehmenden Projektrisiken übersehen werden.

• Erörtern Sie mögliche Risiken mit Ihrem Projektteam. Ihr Projektteam besteht aus den Personen, mit denen Sie tagtäglich an diesem Projekt zusammenarbeiten werden. Bevor Sie mit Ihrem Projekt loslegen, sollten Sie sie fragen, welche potenziellen Risiken sie sehen. Dazu eignet sich beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung, während der Sie gemeinsam ernstzunehmende Risiken erörtern können.

• Dokumentieren und verifizieren Sie Ihre Vermutungen. Laut dem „Guide to Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK®) sind Vermutungen im Kontext eines Projektes alles, von dem Sie glauben, dass es (hypothetisch) eintreten könnte. Vielleicht treffen Sie unbewusst Projektentscheidungen auf Basis Ihrer Annahmen. Wenn Sie diese Vermutungen allerdings nicht dokumentieren und verifizieren, setzen Sie sich Projektrisiken aus. Wenn Ihre Vermutungen nicht realistisch sind, könnte das Ihr Projekt ins Schwanken bringen und den Projekterfolg gefährden.

• Checklisten sind Ihr bester Freund. Sehen Sie nach, ob Ihr Team oder Ihre Abteilung eine Checkliste für häufige Risiken besitzt. Falls nicht, können Sie selbst eine erstellen und sich für zukünftige Projekte besser absichern.

Sobald Sie wichtige Risikoszenarien identifiziert haben, sollten Sie diese in ein Register aufnehmen. Ein Risikoregister ist eine Liste aller Risiken Ihres Projekts, die Sie in Ihrer Risikoanalyse identifizieren konnten. Ihr Risikoregister hilft Ihnen, einige Fragen über die von Ihnen identifizierten Risiken zu beantworten, unter anderem:

• Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit, dass dieses Risikoszenario eintritt?

• Was wären die Folgen und Auswirkungen, falls das Szenario eintritt?

• Wie sieht Ihr Risikoreaktionsplan aus?

• Welche Priorität wird dem Risiko aufgrund dessen Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen zugeordnet?

• Wer ist für das Risiko verantwortlich?

Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen noch nicht kennen, ist das nicht schlimm. Dazu später noch mehr.

2. Risiken analysieren (Riskoanalyse)

Sie sollten die Eintrittswahrscheinlichkeit, den Schweregrad und den Reaktionsplan für jedes identifizierte Risiko analysieren. Je nach Komplexität Ihrer Projektrisiken sollten Sie die Risikoanalyse gemeinsam mit Ihrem Projektteam oder wichtigen Beteiligten durchführen. Um eine Bewertung von Risiken durchzuführen und deren Schweregrad festzulegen, sollten Sie darüber nachdenken, wie das Risiko Ihre Projektziele beeinträchtigen könnte: Verschiebt sich Ihr Zeitplan nach hinten? Wird Ihr Budget überschritten? Wird die Qualität der Projektergebnisse beeinträchtigt?

Im Anschluss sollten Sie für jedes Risiko einen Reaktionsplan erstellen. Ihr Reaktionsplan ist nicht als Aktionspunkt für hier und jetzt zu verstehen. Vielmehr sollte er als eine Art Notfallplan für den Ernstfall fungieren, den Ihr Team zu Rate ziehen kann.

3. Risiken priorisieren

Um Ihre Risiken zu priorisieren, sollten Sie eine Risikobewertung durchführen und sich die Frage stellen, welche Risiken am wahrscheinlichsten eintreten und Ihren Projekterfolg in einer bestimmten Risikosituation am meisten gefährden können. Sie sollten sich zuallererst um die Risiken kümmern, die die größten negativen Auswirkungen auf Ihr Projekt hätten. Natürlich sollten Sie alle potenziellen Risiken überwachen und auf sie reagieren, doch sind es die gravierendsten Risiken, die Sie besonders beachten und genauestens beobachten sollten.

4. Risiken zuweisen

Dieser Schritt ist optional, aber empfehlenswert. Auch wenn die Risiken erst in der Zukunft liegen, kann es sinnvoll sein, bereits jetzt Risikoverantwortliche zu bestimmen, damit Ihre Teammitglieder für den Ernstfall vorbereitet sind. Die verantwortliche Person sollte das Risiko überwachen und gegebenenfalls einen Plan zur Risikominimierung entwerfen, falls das Eintreten des Risikos tatsächlich unmittelbar bevorsteht.

5. Risiken überwachen

Sie befinden sich mitten im Projekt, alles läuft nach Plan und Sie sind auf dem besten Wege, Ihre Projektziele zu erreichen: Jetzt ist die Zeit gekommen, Ihr Risikofrüherkennungssystem zu aktivieren und mögliche Projektrisiken durch Risikomanagement beim Projektmanagement kontinuierlich zu überwachen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Folgende Maßnahmen sind für Ihr Risikomanagementsystem sinnvoll:

• Teilen Sie regelmäßig Status-Updates, damit Ihr Projektteam und alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Denken Sie daran: Risikomanagement im Projektmanagement sollte proaktiv sein, nicht reaktiv.

• Sprechen Sie regelmäßig mit den einzelnen Risikoverantwortlichen. Jeder Risikoverantwortliche sollte Ausschau nach möglichen Warnsignalen halten. Sie als Projektmanager oder Teamleiter sollten sich regelmäßig mit ihnen in Verbindung setzen, um sicherzugehen, dass alles wie geplant läuft.

• Behalten Sie Ihr Risikoregister im Blick und halten Sie nach Änderungen Ausschau. Wenn sich die Wahrscheinlichkeit eines Risikos ändert oder der Risikoplan aktualisiert wird, sollte sich dies in Ihrem Risikoregister widerspiegeln. Wie so vieles im Projektmanagement, sollte Ihr Risikomanagementprozess ein lebendiges Dokument widerspiegeln, das Ihr Team als zentrale Informationsquelle verwenden kann.

In dieser Phase ist die Zusammenarbeit von größter Bedeutung. Potenzielle Probleme oder neue Risiken, die Ihnen während der Risikoanalyse womöglich entgangen sind, werden oft von Teammitgliedern festgestellt, die sie aber aufgrund von Vorbehalten nicht direkt melden. Daher sollten Sie eine Kultur der Zusammenarbeit im Team, Offenheit und Ehrlichkeit schaffen.

6. Auf Risiken reagieren

Sollte ein Risiko zu irgendeinem Zeitpunkt tatsächlich eintreten, müssen Sie darauf reagieren. Mit einem Risikoregister und einem Risikomanagementprozess sind Sie bestens gegen Risiken gewappnet.

Beim Risikomanagement im Projektmanagement geht es nicht darum, Risiken zu vermeiden, obwohl es auch dazu beiträgt. Risikosteuerung bedeutet vielmehr, sich auf eventuelle Risiken mit einem  Risikomanagementsystem vorzubereiten und einen guten Plan für den Fall der Fälle bereitstehen zu haben.

Erstellen Sie einen Risikomanagementprozess in Ihrer nächsten Projektplanungsphase

Ein gutes Projekt zeichnet sich durch einen guten Projektplan aus – dazu gehört auch der frühzeitige Prozess der Risikoanalyse. Sie sollten Ihren Risikomanagementprozess schon frühzeitig in Projektplanungsunterlagen wie Ihr Projekt-Briefing aufnehmen. So ist sichergestellt, dass jeder Zugriff auf Ihren Risikomanagementplan hat und proaktiv auf potenzielle Risiken reagieren kann.

Machen Sie sich die Projektplanung noch einfacher: Lernen Sie hier, wie Sie einen Projektmanagement-Plan erstellen können.