25 wichtige Projektmanagement-Kompetenzen, die Sie für Ihren Erfolg benötigen

Wir bei Asana sind der Ansicht, dass Sie ein Projektmanager sind, sobald Sie selbst ein Projekt organisieren. Das gilt unserer Meinung nach auch dann, wenn es nicht explizit in Ihrer Berufsbezeichnung steht. Damit Teams so effektiv wie möglich zusammenarbeiten und bestmögliche Arbeit leisten können, muss ein Projektmanager den Weg weisen. Doch auch wenn Sie bereits ein oder mehrere Projekte managen, können Sie sich immer noch als Projektmanager verbessern.

Wenn Sie Ihre Projektmanagement-Kompetenzen verbessern und weiterentwickeln möchten, sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden sprechen wir über die 25 wichtigsten Kompetenzen, die Sie als erfolgreicher Projektmanager oder Projektadministrator brauchen, und wie Sie diese Fähigkeiten im Laufe der Zeit weiterentwickeln können.

Was sind Projektmanagement-Kompetenzen?

Projektmanagement meint das effektive Verwalten und Durchführen von Arbeitsvorgängen – und es bedeutet auch, Ihrem Team ebenso dabei zu helfen. In der Vergangenheit war ein Projektmanager ein Teammitglied, das eine spezielle Ausbildung und Zertifizierung für Projektmanagement-Technologie durchlaufen hat. Damals war es schwierig, Projektmanagement-Tools einzurichten, und sie waren sehr wartungsintensiv. Dadurch entstand das klassische Berufsbild des „Projektmanagers“.

Das heutige Projektmanagement unterscheidet sich in zweierlei Hinsicht vom damaligen. Um allgemein anwendbare Managementprozesse zu ermöglichen, wurden zunehmend mehr Teammitglieder und Führungskräfte benötigt, die einen Prozess von der Konzeption bis hin zur endgültigen Umsetzung planen konnten. Zur Unterstützung der Führungskräfte wurde eine Software benötigt, die komplexe Arbeitsvorgänge in flexible und einfach anzuwendende Tools umwandeln konnte.

Aktuelle Projektmanagement-Tools

Heutzutage kann jedem Teammitglied die Leitung eines Projekts übertragen werden, wodurch es de facto zum Projektmanager wird. Deshalb sind moderne Projektmanagement-Tools so flexibel, dass sie von jedem für jedes Projekt eingesetzt werden können, damit Sie sofort loslegen können. 

Diese Tools, wie Asana, machen das Erfassen, Nachverfolgen und Organisieren von Arbeitsabläufen einfach – ohne eine Lernkurve, wie sie bei traditionellen Tools der Fall ist. Mit den aktuellen Projektmanagement-Tools können Sie ganz einfach bewährte Methoden des Projektmanagements einsetzen und Ihrem Projektteam ein neues Maß an Klarheit und Transparenz verschaffen. 

Skills und Tools miteinander kombinieren

Projektmanagement-Tools leisten die meiste Arbeit, wenn es darum geht, den Informationsaustausch zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern. Als Projektmanager können Sie diese Tools nutzen, um Ihrem Team den Einblick zu geben, den es braucht, um seine Arbeit bestmöglich zu erledigen. Sie müssen zwar keine komplizierten Fähigkeiten oder Tools erlernen, um ein erfolgreicher Projektmanager zu werden, aber es gibt Hard Skills, Soft Skills und technische Skills, die Sie entwickeln können, um Ihre Fähigkeiten im Bereich Management und Zusammenarbeit zu verbessern.

Manche dieser Skills treffen womöglich nicht auf Sie zu, andere Dinge kennen Sie eventuell bereits. Wie alles in den fünf Phasen des Projektmanagements sollten Sie diese Liste flexibel anwenden und an den Fähigkeiten arbeiten, die für Sie am wichtigsten sind.

10 Soft Skills für Projektmanager

Soft Skills gehören zu den „nicht-technischen Kompetenzen“ und sind Fähigkeiten, mit denen Sie Ihre Arbeit weiter verbessern können, ohne dabei auf ein bestimmtes Tool oder eine technische Voraussetzung zugreifen zu müssen. Soft Skills werden auch als „zwischenmenschliche Kompetenzen“ bezeichnet, da sie dabei helfen, die Zusammenarbeit und Empathie mit Kollegen zu verbessern. Die folgenden 10 Kompetenzen sind die wichtigsten Soft Skills für das Projektmanagement:

1. Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist das Alpha und das Omega für jeden Projektmanager, unabhängig davon, ob es um Soft Skills, Hard Skills oder technische Kompetenzen geht. Beim Projektmanagement ist es gerade die Zusammenarbeit, die Sie erst zu einem richtigen Teamplayer macht. Wenn Sie die effektive Zusammenarbeit beherrschen, können Sie sich besser mit Ihrem Team verständigen und großartige, zielführende Arbeit leisten.

Um an Ihren Fähigkeiten bei der Zusammenarbeit zu feilen, sollten Sie in regen Austausch mit anderen treten. Offene Kommunikation, weniger Formalitäten und Mitgestaltung sind für jedes kollaborative Team essenziell. Weitere Tipps dazu finden Sie in unserem Handbuch-Artikel zur Teamzusammenarbeit.

2. Kommunikation

Effektive Kommunikation ist eine der wichtigsten Kompetenzen im Projektmanagement und ausschlaggebend für erfolgreiche Zusammenarbeit. Um besser kommunizieren zu können, sollten Sie offen und ehrlich mit Ihren Kollegen umgehen. Dies erfordert ein hohes Maß an Vertrauen, sowohl Ihrerseits als auch auf Seiten Ihrer Kollegen. Um diese Vertrauensbasis durch offene Kommunikation zu schaffen, sollten Sie Ihr Team dazu ermutigen, ihre Gedanken in die Diskussion einzubringen – und das auch, wenn Sie ihre Ansichten nicht teilen. Im Laufe der Zeit wird diese offene Kommunikation die Zusammenarbeit im Team verbessern und die Arbeitsergebnisse auf ein höheres Niveau bringen.

Um die Kommunikation weiter zu stärken, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team Leitlinien für die Kommunikation entwickeln. Sie verwenden wahrscheinlich verschiedene Kommunikationssoftware, wie E-Mail-Programme, Slack oder Arbeitsmanagement-Tools. Sich darüber im Klaren zu sein, welche Tools sich für welches Kommunikationsszenario eignen, ermöglicht eine unkomplizierte, effektive Verständigung und Zusammenarbeit.

Wenn Sie die Produktivität Ihres Teams weiter steigern möchten, versuchen Sie es doch mal mit asynchroner Kommunikation. Zwar müssen Sie dafür Ihre Gedanken gut und nachvollziehbar niederschreiben, aber Sie erreichen mit weniger Zeitaufwand viel mehr, da Ihnen diese Methode die Organisation vieler Meetings ersparen wird.”

3. Teamwork

Teamwork am Arbeitsplatz bedeutet, sein Team in jeglicher Hinsicht zu unterstützen und *gemeinsam* bessere Arbeit zu leisten. Jeder in Ihrem Team hat eine bestimmte Rolle, doch nur im Zusammenschluss kann Ihr Team wirklich effektiv arbeiten. Zusammenarbeit ist ein Bestandteil von Teamwork, doch Teamwork bedeutet noch mehr und sorgt dafür, dass sich jeder gut aufgehoben fühlt und motiviert ist, seinen Beitrag zu leisten.

Wenn Sie Ihre Kompetenzen im Bereich Teamwork verbessern möchten, sollten Sie mehr Fragen stellen. Beteiligen Sie sich noch mehr an Brainstorming-Sitzungen in Teams und Einzelsitzungen, und nehmen Sie Bezug auf die Beiträge aller Teammitglieder. Überlegen Sie, wer schon lange nichts mehr gesagt hat; vielleicht gibt es ein Teammitglied, das eine gute Idee haben könnte oder eine bestimmte Fähigkeit besitzt, die zu einer Situation passt.

4. Problemlösung

Problemlösungsfähigkeiten basieren auf Zusammenarbeit und Wiederholung. Nur so können Sie ein Problem angehen und es schließlich lösen. Problemlösungskompetenz bedeutet nicht unbedingt, für jedes Problem die richtige Lösung parat zu haben, es geht vielmehr darum, Probleme aus allen möglichen Winkeln zu betrachten, um neue Methoden zur Lösungsfindung zu entwickeln.

Sie möchten ein besserer Problemlöser werden? Dann empfehlen wir Ihnen, Ihre Entscheidungen zu hinterfragen. Warum haben Sie sich für eine bestimmte Herangehensweise entschieden? Hätte es Alternativen gegeben? Selbst, wenn die Antwort „nein“ lautet, kann es für Ihren zukünftigen Ansatz zur Problemlösung nützlich sein, Ihre intrinsische Motivation zu hinterfragen.

Um unsere Meetings wirklich produktiv zu machen, legen wir Wert auf das Diskutieren offener Fragen, die einen Dialog erfordern. So können wir eine Lösung des Problems erarbeiten, statt nur Statusaktualisierungen zu besprechen.”

5. Organisation

Für viele Projektmanager ist das Organisieren der Soft Skill, vor dem sie sich am meisten fürchten. Vielleicht denken Sie, dass Organisationstalent etwas ist, was man entweder hat oder eben nicht. Falsch gedacht: Genau wie die anderen hier beschriebenen Kompetenzen, können Sie Ihre Organisationsfähigkeiten verbessern und weiterentwickeln, um selbst ein wahres Organisationstalent zu werden.

Die beste Möglichkeit, Ihre Organisationsfähigkeit zu verbessern, ist die Erstellung (und Pflege) einer zentralen Informationsquelle für Ihre Arbeit und die Arbeit Ihres Teams. Oft mangelt es an Organisation, weil die Arbeit selbst verteilt und unorganisiert ist. Interessant zu wissen: Ein durchschnittlicher Angestellter muss mit einem Wirrwarr aus mindestens 10 Tools täglich zurechtkommen. Wenn Ihre Informationen überall verteilt sind, ist es ganz logisch, dass Sie sich unorganisiert fühlen. Statt Ihre Arbeit in 10 verschiedenen Tools zu verwalten, sollten Sie besser ein Organisationstool wie Asana verwenden, damit Ihr Team eine einzige Informationsquelle erhält, auf die es zugreifen kann.

6. Zeitmanagement

Zeitmanagement und Organisationstalent sind untrennbar miteinander verbunden. Je besser Sie beim Organisieren Ihrer Aufgaben werden, desto klarer wird auch, welche Dinge noch zu erledigen sind und wie viel Zeit anstehende Aufgaben noch in Anspruch nehmen werden.

Dennoch kann es schwierig sein, Ihre Arbeit auf einen Punkt zu bringen und sie zu priorisieren. Um besser im Zeitmanagement zu werden und der Prokrastination einen Riegel vorzuschieben, sollten Sie ein Arbeitsmanagement-Tool nutzen, um die relativen Prioritäten einzelner Aufgaben nachzuverfolgen. Wenn Sie sich darüber bewusst sind, welche Aufgaben eine hohe Priorität haben, können Sie diese zuerst in Angriff nehmen. Gleichzeitig sorgen Sie dafür, dass nichts in Verzug gerät oder vergessen wird.

7. Führungskompetenzen

Wenn Sie ein Projekt verwalten, sind Sie nicht nur ein Projektmanager, sondern haben auch eine Führungsfunktion. Auch wenn Sie sich selbst nicht so sehen, zählt Ihr Projektteam auf Ihre Führung, Beratung und Unterstützung.

Um Ihre Führungskompetenzen zu verbessern, sollten Sie Situationen mit Empathie und Verständnis begegnen. Gute Führungskräfte bringen das Team zusammen und fördern Teamwork und Zusammenarbeit. Wir empfehlen Ihnen auch, sich mit der Frage zu beschäftigen, welche Art von Führungskraft Sie sein möchten. Dazu gibt es verschiedene Ansätze, wie etwa:

• Servant Leadership. Wenn Ihr Hauptfokus darauf liegt, den Interessen Ihres Teams zu dienen, könnte der Servant-Leadership-Ansatz für Sie interessant sein. Das Ziel eines Servant Leader ist es, die Entwicklung des Teams zu unterstützen und seine Leistung zu optimieren.

• Partizipativer Führungsstil. In diesem auch als „demokratischer Führungsstil“ bekannten Ansatz ist es Ihre Aufgabe, die Kollaboration und gemeinsame Entscheidungsfindung zu fördern.

• Transformationaler Führungsstil. Beim transformationalen Führungsstil konzentriert sich die Führungsperson darauf, eine bestimmte Vision für ihr Team zu verwirklichen und gemeinsam mit dem Team auf bestimmte Werte hinzuarbeiten.

• Autokratischer Führungsstil. Autokratische Führungspersonen sorgen für klare projektbezogene Entscheidungen und überlassen dem Projektteam wenig Einfluss bei der Entscheidungsfindung. Dieser Ansatz kann dafür sorgen, dass sich Teams besser auf Projektziele konzentrieren und schneller Entscheidungen treffen können.

• Laissez-faire-Führungsstil. In diesem Modell werden Kreativität und Flexibilität im Projektteam gefördert. „Laissez-faire“ ist Französisch und meint in diesem Zusammenhang, dass Projektmitarbeiter Handlungsfreiraum haben.

Asana gibt mir einen Überblick, aber stellt auch sicher, dass meine Teamkollegen nicht mit Aufgaben für die Content-Strategie überflutet werden. So arbeiten wir zwar getrennt voneinander, sind aber auf eine einzigartige Weise immer miteinander verbunden.”

8. Anpassungsfähigkeit

Vielleicht nicht heute, vielleicht auch nicht morgen, aber irgendwann bestimmt: Es wird der Zeitpunkt kommen, an dem sich Ihr Projektplan verändern wird. Vielleicht verschiebt sich das Fälligkeitsdatum oder Ihre Prioritäten ändern sich, wodurch Sie Ihren Workflow entsprechend anpassen müssen. Einen guten Projektmanager zeichnet es in diesem Fall aus, sich an die neue Situation anzupassen und so das Projektteam wieder in die richtige Richtung zu lenken.

Anpassungsfähigkeit bedeutet, zu wissen, wann und wie man den Kurs korrigieren muss. Ohne eine Übersicht darüber zu haben, was vor sich geht, kann es unter Umständen schwierig sein, das beste Vorgehen zu bestimmen. Um wirklich anpassungsfähig zu sein, muss man über alles in seinem Projekt auf dem Laufenden sein. Am besten gelingt das mit einem Work Management Tool.

9. Konfliktlösung

Konflikte sind während eines Projekts nahezu unvermeidbar. Es kann vorkommen, dass Uneinigkeiten über die Priorität bestimmter Ergebnisse entstehen. Vielleicht möchte ein Projektbeteiligter den Umfang des Projekts ändern; vielleicht haben Sie das Budget überschritten oder eine Frist verpasst.

Bei der Konfliktlösung geht es darum, beide Konfliktparteien anzuhören, damit jeder seinen Standpunkt darstellen kann und sich unterstützt fühlt. Wenn sich jemand benachteiligt fühlt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, zuzuhören und eine Lösung zu erarbeiten, die für alle funktioniert. Auch wenn das nicht immer möglich ist, sind Geduld und Empathie wichtig für die Diskussion und können eine potenziell frustrierende Situation für die Beteiligten entschärfen – und ein besseres Ergebnis zur Folge haben.

10. Kritisches Denken

Wie Problemlösungsfähigkeiten liefert auch kritisches Denken keine Universallösung. Beim kritischen Denken gibt es keine Gewinner, doch man kann Problemen mit Logik entgegentreten statt Entscheidungen nur auf Basis von Emotionen zu treffen. Ein guter kritischer Denker ist geübt darin, vorliegende Informationen zu analysieren und eigenständig Schlussfolgerungen auf Faktenbasis zu treffen. Etwa so, wie der Meisterdetektiv Sherlock Holmes einen Fall löst.

Um kritisches Denken zu verbessern, sollten Sie einen Moment innehalten und sich fragen: Wie bin ich zu dieser Schlussfolgerung gekommen? Könnte es eine andere Antwort geben? Wurde meine Entscheidung durch etwas anderes als Fakten beeinflusst? Emotionale Entscheidungen sind nicht unbedingt etwas Schlechtes. Oft treffen wir die besten Entscheidungen, wenn uns Dinge persönlich bewegen. Kritisches Denken hilft hier allerdings dabei, sich darüber bewusst zu werden, ob man die Situation aus der richtigen Perspektive betrachtet.

Ich möchte mich nicht auf das Endergebnis allein fokussieren. Die Methode, die wir auf dem Weg zum Ergebnis verwenden, ist genauso wichtig. Asana ist eine große Hilfe dabei, die Arbeit in transparenter, umsetzbarer Form darzustellen.”

7 Hard Skills für Projektmanager

Anders als Soft Skills sind Hard Skills quantifizierbare, erlernbare Kompetenzen. Die obengenannten Soft Skills sind für jede erdenkliche Situation wichtig, doch die folgenden sieben Hard Skills sind speziell für das Projektmanagement relevant. Indem Sie diese sieben Fähigkeiten weiterentwickeln, werden Sie zu einem kompetenteren, effizienteren Projektmanager.

1. Den Projektumfang erfassen

Der Projektumfang umfasst die Größe, Ziele und Grenzen eines Projekts. Er bestimmt, was Sie in einem spezifischen Zeitraum mit einem spezifischen Budget erreichen können. Indem Sie den Projektumfang festlegen, können Sie ungeplanten Aufwand vermeiden. Ungeplanter Aufwand entsteht, wenn die Ergebnisse Ihres Projekts den Umfang des Projekts überschreiten.

Um den Projektumfang besser erfassen zu können, sollten Sie ihn frühzeitig und wiederholt definieren. Wenn Sie den Projektumfang festgelegt haben, können Sie diesen mit Beteiligten teilen und regelmäßig auf ihn verweisen, damit sich jeder über die Ziele und die Grenzen des Projekts im Klaren ist. Weitere Tipps erhalten Sie in unserem Leitfaden zum Thema ungeplanter Aufwand.

Wir konnten die Anzahl der Produkte reduzieren, die wir über den vorrätigen Bestand hinaus verkauft haben und gleichzeitig die Häufigkeit senken, mit der wir Kunden um Verständnis für eine verspätete Lieferung bitten mussten.”

2. Projekt-Strategieplanung

Ein Projektstrategieplan ist eine Übersicht über die wichtigsten Ergebnisse, Meilensteine und die Zeitplanung eines Projekts. Projektstrategiepläne sind vor allem für komplexe Vorhaben mit vielen Beteiligten nützlich, da sie dabei helfen, dass das gesamte Projektteam am gleichen Strang zieht – und das bereits, bevor das Projekt überhaupt losgeht.

Üblicherweise werden Projektstrategiepläne in Form eines Gantt-Diagramms erstellt, um den groben Zeitplan Ihres Projektes in einem horizontalen Balkendiagramm darzustellen. Für das Erstellen eines Projektstrategieplans empfiehlt sich ein Tool wie unsere Zeitleiste, um einen groben Zeitplan, bedeutende Meilensteine und wichtige Abhängigkeiten in Ihrem Projekt darzustellen.

3. Erstellung eines Projekt-Briefings

Selbst wenn Sie keinen Projektstrategieplan erstellen, könnten Sie dennoch von einem Projekt-Briefing profitieren. Ein Projekt-Briefing umreißt die Projektziele und wie Sie diese erreichen können. Ein Projekt-Briefing dient als Ausgangspunkt für die kommende Planung.

Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass Ihr Projekt-Briefing ein lebendiges Dokument ist: Während Sie Ihren Projektplan entwickeln und Input von Beteiligten erhalten, können Sie Ihr Projekt-Briefing anpassen und aktualisieren. Ihr Projekt-Briefing sollte einen Link zu Ihrem Projektstrategieplan (falls vorhanden), eine Liste der Projektbeteiligten und deren Rollen (manchmal auch RACI-Diagramm genannt), weitere relevante Dokumente, Dateien oder übergreifende Informationen enthalten, die für Ihr Team nützlich sein könnten.

Es ist wichtig, der Geschäftsleitung einen Überblick und Einblick in die Projekte zu verschaffen. Das erlaubt uns, jederzeit eine schnelle Übersicht über den aktuellen Stand zu erhalten.”

4. Projekt-Kick-off-Meeting

Ein Kick-off-Meeting bietet eine Gelegenheit, sich mit den Beteiligten Ihres Projekts kurzzuschließen. Hier haben Sie die Chance, die Projektziele und den Projektumfang darzulegen und bereits erstellte Dokumente wie Ihren Projektstrategieplan, Ihr Projekt-Briefing oder weitere Unterlagen wie eine Materialliste für eine Marketingkampagne oder ein Kreativ-Briefing für ein Designteam zu teilen.

Wenn Sie Ihr Kick-off-Meeting möglichst erfolgreich gestalten möchten, sollten Sie die erstellten Dokumente mit den Projektbeteiligten teilen. Im Anschluss daran können Sie eine Brainstorming- oder Frage-und-Antwort-Sitzung veranstalten, um Fragen zu weiteren Variablen wie dem Budget, Ressourcen oder Endergebnissen zu klären.

5. Projektplanung

Im Grunde ist ein Projektplan (manchmal auch Projektcharta genannt) ein Grundgerüst für die wichtigsten Bestandteile Ihres Projekts, damit dieses ein voller Erfolg wird. Üblicherweise enthält ein Projektplan sieben Elemente:

1. Ziele

2. Erfolgskennzahlen

3. Projektbeteiligte und Rollen

4. Projektbudget

5. Meilensteine und zu erbringende Leistungen

6. Zeitleisten und Zeitpläne

7. Projekt-Kommunikationsplan

Manche dieser Dinge, wie etwa Ihre Ziele oder Meilensteine, könnten bereits in Ihrem Projektstrategieplan oder Ihrer Projektbeschreibung zur Sprache gekommen sein. In Ihrem Projektplan kommen all diese Bestandteile zusammen und ergeben ein repräsentatives Gesamtbild der anstehenden Arbeit. Um mit der Projektplanung loszulegen, können Sie unseren Leitfaden zur Erstellung von Projektplänen lesen oder unsere kostenlose Vorlage für einen Projektplan nutzen.

Zu Beginn des Jahres planen wir ausführlich, wie unsere Vision für die kommenden Monate aussehen wird und was wir am Ende des Jahres erreicht haben möchten. Sobald das abgeschlossen ist, fassen wir die Ergebnisse in einem Projekt zusammen, das jeder einsehen kann. Die visuelle Darstellung in Asana macht es denkbar einfach, Dinge bequem anzupassen.”

6. Erstellung einer Projekt-Zeitleiste

Ihre Projektzeitleiste beschreibt die Reihenfolge und Dauer von Ereignissen im Laufe des Projekt-Lebenszyklus. Mithilfe einer Projektzeitleiste kann Ihr Team dafür sorgen, dass die Projekte nach Plan verlaufen und die richtigen Materialien zum richtigen Zeitpunkt geliefert werden.

Eine gute Projektzeitleiste kann nur dann entstehen, wenn Sie die Start- und Endzeitpunkte sowie die wichtigen Meilensteine Ihres Projekts klar festlegen. Beim Erstellen einzelner Aufgaben und dem Festlegen von Ergebnissen können Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen und das Start- und Enddatum jedes Vorgangs festlegen. Jetzt fehlt nur noch ein Zeitleisten-Tool, mit dem Sie Ihre Arbeit zum Leben erwecken können.

7. Aufgabenmanagement

Beim Aufgabenmanagement geht es darum, Ihre eigene Zeit und die Zeit Ihres Teams effektiv zu organisieren, wenn Ihr Projekt bereits läuft. Gute Projektmanager haben einen Überblick darüber, woran ihr Team gerade arbeitet, damit sie es bei der Priorisierung und Ausführung seiner Arbeit unterstützen können.

Natürlich sind Sie kein Hellseher und wissen vielleicht nicht über sämtliche Vorgänge in Ihrem Projekt Bescheid. Hier kommt Aufgabenmanagement-Software ins Spiel. Aufgabenmanagement ist mehr als eine To-do-Liste: Sie erhalten eine ganzheitliche Übersicht über die laufende Arbeit in Ihrem Projekt. Mit einem guten Aufgabenmanagement arbeitet Ihr Team produktiver, effektiver und gewinnbringender.

Mit Asana können wir an einem zentralen Ort den Projektfortschritt sehen, mögliche Engpässe identifizieren, Feedback sammeln und erforderliche Aktionen erkennen. Jetzt können wir unsere Arbeit effizienter ausführen, was gerade im Zeitalter des ortsunabhängigen Arbeitens an Bedeutung gewonnen hat. Ohne Asana wäre das nicht möglich.”

8 wichtige technische Projektmanagement-Kompetenzen

Soft Skills: abgehakt. Hard Skills: auch klar. Jetzt bleiben nur noch die technischen Kompetenzen übrig, die Sie mit uns gemeinsam meistern können!

Technische Kompetenzen sind definiert als das Wissen über bestimmte Tools und Software im Projektmanagement. Die Tools sind nicht schwer zu erlernen – wie bereits erwähnt, ist das heutige Projektmanagement flexibel und benutzerfreundlich. Diese acht Kompetenzen sind Aspekte des Projektmanagements, mit denen Sie vertraut sein sollten, um sie effektiv und zum richtigen Zeitpunkt nutzen zu können.

1. Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind eine Darstellungsmöglichkeit von Projektinformationen als horizontale Balkendiagramme. Jeder Balken zeigt an, wie lange es dauert, einen bestimmten Arbeitsvorgang zu erledigen. Gantt-Diagramme haben einige essenzielle Funktionen, darunter:

• Projekt-Meilensteine

• Abhängigkeiten

• Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt

• Start- und Enddaten

Herkömmliche Gantt-Diagramme können im Umfang eingeschränkt und in der Anwendung schwierig sein. Wir bei Asana haben uns das Beste aus dem Gantt-Ansatz herausgepickt und damit die Zeitleiste erstellt. Mit diesem Gantt-Tool können Sie erkennen, wie die einzelnen Arbeitsvorgänge im Großen und Ganzen zusammenhängen.

Wenn man ein Album veröffentlichen möchte, gibt es viel zu beachten. Asana hilft uns dabei, alle Einzelheiten, Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten nachzuverfolgen.”

2. Kanban-Boards

Ein weiteres beliebtes Projektmanagement-Tool ist das Kanban-Board. Hier steht jede Spalte für einen Arbeitsabschnitt, wie etwa Neu, In Bearbeitung oder Erledigt. Einzelne Arbeitsvorgänge werden als Karten dargestellt, die sich nach Abschluss automatisch von einer Spalte in die nächste bewegen.

Kanban-Board-Tools sind ein beliebtes visuelles Hilfsmittel für das schlanke Projektmanagement und eignen sich vor allem für Produkt-, Entwicklungs-, und Softwareentwicklungsteams. In Asana ist Kanban eine der vier Projektansichten, die Teams die Möglichkeit bieten, Ihre Arbeit nach Ihren Präferenzen darzustellen.

3. Agile Management

Agile Management ist ein schlanker Projektmanagement-Ansatz, der vor allem bei Produkt-, Entwicklungs- und Softwareentwicklungsteams beliebt ist. Agile beschreibt ein System der kontinuierlichen Verbesserung und schrittweisen Evolution. Es umfasst mehrere schlanke Ansätze, wie etwa Lean-Portfoliomanagement, Scrum oder Kanban.

Um ein Agile-Team zu verwalten, eignet sich ein Agile Management Tool, mit dem Ihr Team flexibel bleiben und Ergebnisse anpassen kann.

4. Kostenmanagement

Beim Projektmanagement kommt man meist nicht umhin, bei jeder Projektphase das Budget im Hinterkopf zu behalten. Kostenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Leitung von Projekten und ist ausschlaggebend dafür, ob ein Projekt erfolgreich ist oder nicht. Budgetgerecht zu arbeiten ist genauso wichtig. Eine zeitgerechte Lieferung und Kostenmanagement helfen Ihnen dabei.

Um Kosten nachhaltig verwalten zu können, müssen gute Projektmanager Kosten und Budget zu Beginn des Projekts festlegen. Sorgen Sie dafür, dass sich alle Projektbeteiligten und Teammitglieder über das Budget im Klaren sind. Beim Projekt selbst ist es dann wichtig, Kosten und Budget nicht aus den Augen zu verlieren. Sie sollten während des Projekts mehrmals Ihre Ausgaben überprüfen, damit Sie am Ende das Budget nicht überschreiten. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, können Sie die geplanten Kosten den tatsächlichen Kosten gegenüberstellen. So können Sie erfahren, wie effektiv Ihr Kostenmanagement war und Sie erhalten einen Ausgangspunkt für zukünftige Projekte.

5. Change Management

Wenn Sie jemals eine große Veränderung in Ihrem Unternehmen beaufsichtigt haben, haben Sie – ob bewusst oder unbewusst – Change Management betrieben. Change Management beschreibt den Vorgang, bei dem signifikante organisatorische Veränderungen vorgenommen werden. Dazu zählt etwa die Einführung neuer Prozesse oder Tools über einen bestimmten Zeitraum, um die Akzeptanz zu erhöhen und Komplikationen zu reduzieren. Im Change Management wird typischerweise ein Workflow nach dem anderen eingeführt und es gibt zusätzlich interne Champions, die den Veränderungsprozess möglichst reibungslos gestalten.

Wir bei Asana sprechen vom Asana Way of Change, einem sechsstufigen Vorgang, der von unserem Customer-Success-Team entwickelt wurde und bewährte Ansätze des Change Management umfasst. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Change Management.

Der Normalzustand unseres Kreativteams war eine Zeit lang, immer nur auf die Arbeit zu reagieren. Aber ohne einen klaren Arbeitsprozess werden wir nie die bestmögliche Arbeit abliefern können.”

6. Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software hat sich im Vergleich zu den Tools der Vergangenheit enorm weiterentwickelt. Sie ist nicht länger kompliziert in der Anwendung und benötigt keinen spezialisierten Projektmanager mehr. Eines bleibt jedoch nach wie vor Fakt: Egal wie einfach und benutzerfreundlich eine Software ist, Übung macht weiterhin den Meister. Das Tool Ihrer Wahl sollte ein Handbuch sowie Tutorial-Videos bieten, damit Sie das Tool in- und auswendig lernen können.

Unserer Meinung nach ist selbstverständlich Asana das Tool der Wahl. Asana ist ein Work Management Tool (oder auch Arbeitsmanagement-Tool), mit dem Sie Ihre Planung, Projekte und Vorgänge im gesamten Unternehmen koordinieren können. Während Ihnen Projektmanagement hilft, Klarheit über einzelne Projekte zu erlangen, ist Work Management die beste Möglichkeit, Vorgänge über Projekte, Vorhaben und Teams hinweg zu koordinieren. Mit einem Arbeitsmanagement-Tool erhält jeder die nötigen Informationen, um die bestmöglichen Arbeitsergebnisse zu erzielen.

7. Verwaltung des Arbeitspensums

Wenn Sie schon einmal ein Projekt geleitet haben, wissen Sie vielleicht, wie schwer es sein kann, Klarheit darüber zu erhalten, wer gerade woran arbeitet. Das muss nicht sein. Indem Sie das Arbeitspensum verwalten, können Sie die Auslastung Ihres Teams in Erfahrung bringen und dafür sorgen, dass die einzelnen Mitglieder weder unter- noch überfordert sind. Dabei handelt es sich um einen interaktiven Prozess, der weder einen Anfangsstatus noch einen Endstatus besitzt. In der Praxis hat ein guter Projektmanager ständig die Arbeitslast seines Teams im Hinterkopf und sorgt dafür, dass niemand Burnout erleidet.

Bei der Verwendung von Software zur Verwaltung des Arbeitspensums gibt es zwei Schritte: Zunächst muss die Kapazität und die derzeitige Auslastung des Teams festgestellt werden. Schritt zwei besteht darin, im Folgenden die Ressourcen auf Basis der individuellen Arbeitsauslastung zuzuteilen oder das Arbeitspensum nach Bedarf anzupassen.

8. Projekt-Portfolio-Management

Mit Projekt-Portfolio-Management erhalten Sie eine Übersicht über die Arbeit Ihres Teams über mehrere Projekte hinweg. Projekt-Portfolio-Management-Tools helfen dabei, einen ganzheitlichen Echtzeit-Überblick über die Arbeit im Team zu gewinnen, damit Sie die Arbeit strategiegerecht anpassen können.

Die Portfolio-Funktion in Asana ist für unser Team enorm wichtig. Dadurch erhält das Führungsteam eine Übersicht über die übergeordneten Arbeitsvorgänge an einem zentralen Ort und erfährt mehr über den Status, den Fortschritt und die Verantwortlichkeiten. Unser CEO greift täglich auf die Portfolios zu und hinterlässt Kommentare. Für ihn ist es sehr praktisch, eine schnelle Übersicht über die laufende Arbeit zu erhalten.”

Wie Sie Ihre Projektmanagement-Kompetenzen entwickeln können

25 verschiedene Kompetenzen klingt nach viel. Denken Sie jedoch daran, dass Sie nicht jede einzelne Kompetenz auf unserer Liste perfekt beherrschen müssen. Manche, wie etwa der Agile-Ansatz, sind nur für entsprechende Teams relevant. Andere, wie zum Beispiel die Organisationsfähigkeit, sind durch praktische Tools wie Asana denkbar einfach geworden.

Denken Sie immer daran, dass die Entwicklung von Projektmanagement-Kompetenzen Übung erfordert. Nehmen Sie sich vor, sich zunächst auf eine oder zwei neue Kompetenzen für Ihre Projekte zu konzentrieren. Das könnte zum Beispiel sein, eine neue visuelle Darstellung des Projektmanagements als Kanban-Board zu nutzen, Ihren ersten Projektplan zu erstellen oder sich mit dem Zeitmanagement auseinanderzusetzen.

Es gibt auch Schulungen, mit denen Sie Ihre Hard und Soft Skills im Projektmanagement verbessern können. Zwar brauchen Sie keine Zertifizierungen mehr, um sich Projektmanager nennen zu dürfen, doch das Project Management Institute (PMI) bietet Kurse, Schulungen und den berühmten „Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (auch PMBOK® Guide genannt) an – das erste jemals veröffentlichte Projektmanagement-Handbuch.

Wenn Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entschieden haben, können Sie Kurse belegen, um sich technische Projektmanagement-Kompetenzen anzueignen. Wir bei Asana bieten dafür die Asana Academy und So funktioniert Asana, um neuen Projektmanagern Soft und Hard Skills sowie technische Kompetenzen näherzubringen.

Ihr Projektmanagement-Toolkit

Wenn Sie ein Projekt verwalten, sind Sie ein Projektmanager – und verfügen womöglich bereits über wichtige Projektmanagement-Kompetenzen. Das Wichtigste ist jedoch, eine klare Strategie zu entwickeln, ein offenes Ohr für Ihr Team zu haben und eng mit den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Der Rest kommt ganz von selbst.

Sie möchten mehr erfahren? Probieren Sie Asana für das Projekt- und Arbeitsmanagement aus und lassen Sie sich überzeugen.