Was ist Lean-Projektmanagement? 5 wichtige Grundsätze

Das englische Wort „Lean“ bedeutet etwa so viel wie „Schlank“ oder „Mager“. Wir alle wissen, dass mageres Fleisch von Geflügel oder Fisch in der Regel gesünder ist als rotes Fleisch von Rindern oder Schweinen, da es einen geringen Fettanteil besitzt. Mit anderen Worten: Um schlank zu werden, sollten Sie auf rotes Fleisch verzichten. Um diese Analogie auf das Projektmanagement anzuwenden, steht das „Fett“ für Fehler beim Ablauf des Projektes, unerwarteten zusätzlichen Arbeitsaufwand (Scope Creep) und einen reduzierten Projektwert. Genau wie bei den Fleischsorten sorgt ein schlanker Projektmanagement-Ansatz für weniger Überfluss und macht Ihr Projekt „gesünder“.

Wenn Sie den Lean-Ansatz anwenden, besteht Ihr Ziel darin, überflüssige Elemente zu vermeiden und gleichzeitig in jeder Projektphase einen zusätzlichen Wertgewinn zu erzeugen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Lean-Projektmanagement ist und wie Sie diese Agile-Methode zur Produktivitätssteigerung nutzen können.

Wie und wann entstand Lean-Projektmanagement?

Bei Toyota entwickelten japanische Ingenieure zwischen 1948 und 1975 das Toyota Production System (TPS), das die Grundlage für das heutige Lean-Projektmanagement bildet. Das TPS wurde genutzt, um den Herstellungsprozess zu optimieren, die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden zu verbessern und Abfall zu reduzieren.

In seinem Buch „Der Toyota Weg“ erläutert Jeffrey K. Liker die Grundsätze des Lean-Projektmanagements und beschreibt, wie Unternehmen das TPS in anderen Branchen nutzen können. Liker erklärt außerdem, wie das TPS – und damit das Lean-Projektmanagement insgesamt – die verschiedenen Arten von Verschwendung in Unternehmen vermeiden kann.

Es war John Krafcik, der das Lean-Projektmanagement in einem Artikel aus dem Jahr 1988 namens „Triumph of the Lean Production System“ erstmals ans Licht der Öffentlichkeit gebracht hat. Krafcik verfasste den Artikel im Rahmen seiner Masterarbeit an der MIT Sloan School of Management. Auf Grundlage seiner Erkenntnisse verfasste er den Bestseller „The Machine That Changed the World“. Das Lean-Projektmanagement war der Ausgangspunkt für viele weitere Methoden, darunter Agile, Kanban und Scrum.

Die fünf Grundsätze des Lean-Projektmanagements

Die fünf Grundsätze des Lean-Projektmanagements dienen als Grundlage dafür, den höchsten Grad an Kundenzufriedenheit zu erzielen. Nutzen Sie die folgenden Schritte, um die verschiedenen Formen von Verschwendung zu minimieren, den Projektumfang einzuhalten und wichtige Erfolgsfaktoren zu erreichen.

1. Wert identifizieren

Der erste Schritt beim Lean-Projektmanagement besteht darin, Ihre Wertvorstellungen für Ihr Produkt zu ermitteln. Dazu müssen Sie wissen, wer die wichtigen Projektbeteiligten sind. Manchmal erstellen Sie Projektergebnisse für interne Beteiligte, manchmal für einen Kunden, der als externer Beteiligter auftritt.

• Ein interner Beteiligter ist ein Projektbeteiligter, der die Produktentwicklung nachverfolgt, da die Person ein besonderes Interesse am Projekterfolg hat.

• Ein externer Beteiligter ist ein Kunde, der das Produkt oder die Dienstleistung erwirbt und für den dessen Qualität ausschlaggebend ist.

Sobald Sie wissen, für wen Sie das Produkt erstellen, können Sie es bestmöglich an Ihre Zielgruppe anpassen und für sie optimieren. Beispielsweise kann ein erhöhter Produktwert für interne Beteiligte geschaffen werden, indem eine Anforderung an bestimmte interne Abläufe erfüllt wird. Ein Produktwert für einen Kunden könnte das Lösen eines Kundenproblems oder eine Steigerung der Benutzerfreundlichkeit umfassen.

2. Wertstrom abbilden

Wertstromübersichten werden im Rahmen des Value Stream Mapping (VSM) erstellt und sind der nächste Grundsatz des Lean-Projektmanagements. Das VSM ist ein visuelles Tool, mit dem Ihr aktueller Workflow dem idealen Workflow gegenübergestellt wird, und zwar von der Projektinitiierung bis hin zum Projektabschluss.

Wenn Sie die beiden Workflows vergleichen, können Sie nicht optimierte Prozesse in jeder Projektmanagement-Phase identifizieren, um das Projekt möglichst effizient durchzuführen.

Das VSM wurde im Lean-Projektmanagement bei Toyota genutzt, um unnötige Arbeit und ineffiziente Prozesse zu identifizieren. Dieser Prozess lässt sich jedoch auch gut in anderen Branchen, zum Beispiel der Softwareentwicklung nutzen. Im Folgenden beleuchten wir die verschiedenen Arten von Verschwendung und wie sie in verschiedenen Unternehmensformen auftreten können:

• Überproduktion (unnötige Funktionen): Überproduktion und unnötige Softwarefunktionen können zu zusätzlichen Speicher- bzw. Lagerkosten, verschwendeten Ressourcen und nutzlosem Datenmüll/überfüllten Lagern führen.

• Übermäßige Lagerbestände (Fehlerhafter Umgang mit Backlogs): Verschwendung von Lagerplatz, angefangene, aber nicht beendete Arbeitsvorgänge, fehlerhaftes Backlog-Management – all dies führt zu zusätzlichen Lager-, Transport- und Arbeitskosten.

• Unnötige „Bewegung“ (Aufgabenwechsel): Diese Art von Verschwendung beinhaltet Handlungen von Mitarbeitern oder Maschinen, die nicht nötig sind. Dazu gehören redundante Prozesse oder zu viele Geschäftsanwendungen. Der durchschnittliche Wissensarbeiter wechselt täglich 25 Mal zwischen 10 Apps hin und her, und 27 % von ihnen geben an, dass Aufgaben und Nachrichten bei diesem ständigen Wechsel untergehen.

• Defekte (technische „Schulden“): Defekte können zu kostenintensiven Reparaturen und Materialverschwendung führen. Technische Schulden sind außerdem sehr zeitintensiv.

• Überbearbeitung (kostenintensive Tools): Diese Art von Verschwendung führt zu unnötigen Kosten ein Upgrade auf ein Produkt, das keinen weiteren Geschäftswert mit sich bringt. Wenn diese kostspieligen Tools ihr Geld nicht wert sind, hat diese Art von Verschwendung auch unnötige Mehrkosten zur Folge.

• Wartezeiten: Wenn sich Ergebnisse oder Produkte verspäten oder verzögern, führt dies unweigerlich zu Mehrkosten.

• Unnötiger Transport: Die Verschwendung durch Transport ist ähnlich wie die Verschwendung durch übermäßige Bewegung – gemeint ist hier die unnötige Bewegung von Produkten und Materialien.

• Fragmentierte Teams: Die Dezentralisierung von Teams kann zu Mehrkosten führen, da Fehlkommunikation entsteht, unnötige Meetings durchgeführt werden und die Zusammenarbeit negativ beeinträchtigt wird.

Das VSM ist der wichtigste Schritt im Lean-Projektmanagement. Ohne VSM haben Sie nicht die nötige Übersicht, um Mängel in Ihrem Projektlebenszyklus festzustellen oder die Produktqualität für Kunden zu steigern.

3. Workflow entwickeln

In diesem Schritt überarbeiten Sie Ihren Projektmanagement-Plan, um durch das Entfernen von Verschwendung nach Schritt zwei einen effizienteren Prozess zu schaffen. Dazu müssen Sie jede Phase der Produktentwicklung in seine Einzelteile zerlegen und diese je nach Bedarf neu zusammensetzen. Nutzen Sie Projekt-Meilensteine als Etappenziele, damit beim Fortschreiten des Projekts keine neue Verschwendung entsteht.

Stellen Sie sich vor, Sie haben in Schritt zwei einen fehlerhaften Umgang mit Ihrem Backlog und Verzögerungen bei der Lieferung der Projektergebnisse festgestellt, was auf einen Engpass bei der Einplanung der Teammitglieder zurückzuführen ist. Jetzt gilt es, diese Probleme aus der Welt zu schaffen und Ihren Plan mitsamt Verbesserungen erneut zusammenzustellen.

Um sicherzustellen, dass Ihr VSM nicht umsonst war, müssen Sie für eine offene Kommunikation im Team sorgen. Wenn Sie einmal Verschwendung identifiziert und bereinigt haben, kann Ihr Team zusammenarbeiten, um zukünftige Ineffizienzen zu verhindern und zu vermeiden, dass Verschwendung überhaupt erst entsteht.

4. Auf Nachfrage ausrichten

Wenn Sie Ihre Projektarbeit auf die Nachfrage ausrichten, nutzen Sie das sogenannte Pull-System. Hier verwenden Sie etwa durch ein MVP die Arbeitsergebnisse des vorherigen Prozesses nach dessen Fertigstellung, um Ihre eigene Arbeit fortzusetzen. Dieses Konzept stammt aus der Fertigungsindustrie – so konnte sich die Produktion nach den konkreten Bedürfnissen der Kunden richten und Inventar genau rechtzeitig einplanen und einsetzen. Ein Pull-System lässt sich auch gut für andere Branchen verwenden, da es für einen straffen, effizienten Workflow sorgt.

Beispiel für den Einsatz des Pull-Systems in der Softwareentwicklung:

1. Der technische Designverantwortliche beendet seine Aufgabe und übergibt das Produkt zur Überprüfung.

2. Sobald das Produkt überprüft wurde, kann die Programmierphase beginnen.

3. Der Programmierer beendet seine Arbeit und übergibt sein Produkt erneut zur Überprüfung.

4. Sobald die Arbeit des Programmierers überprüft wurde, kann die Testphase beginnen.

5. Der Produkttester beendet seine Aufgabe und übergibt sein Produkt zur endgültigen Überprüfung.

6. Am Ende erfolgt die abschließende Prüfung des Produkts.

Das Pull-System ist für eine Vielzahl von Branchen nützlich, da es in jedem Schritt des Produktlebenszyklus ohne größeren Aufwand eingesetzt werden kann. Für Branchen, die Produkte für Endkunden produzieren, kann dieses System vorteilhaft sein, wenn man die Produktion je nach Nachfrage anpasst. So produziert das Team nur Ware, wenn Kunden diese benötigen.

5. An Verbesserungen arbeiten

Lean-Projektmanagement ist keinesfalls mit einem Mal erledigt – es handelt sich dabei um einen sogenannten iterativen Prozess. Das Streben nach Perfektion und damit die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe ist der fünfte und letzte Grundsatz.

Unabhängig davon, ob es sich um einen internen oder externen Beteiligten handelt: Die Nachfrage bleibt nie gleich. Sie müssen deshalb Ihren Produktwert regelmäßig überprüfen und Ihren Workflow des Öfteren auf Verschwendung hin überprüfen.

Tools für das Lean-Projektmanagement

Sie können sich der unten genannten Tools bedienen, um Ihren Produktentwicklungs-Workflow zu optimieren. Wenn Sie bereit sind, sich ständig zu verbessern, greifen Ihnen diese Tools unter die Arme und helfen Ihnen, unnötige Arbeit zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und den Mehrwert für Ihre Kunden zu steigern.

Deming-Zyklus (PDCA)

Dr. W. Edwards Deming entwickelte den Deming-Zyklus in den 1950er Jahren. Seine Methode wurde auch unter dem Namen Plan-Do-Check-Act (PDCA) bekannt und war eine Weiterentwicklung einer früheren, dreistufigen Problemlösungsmethode, die in den 1920er Jahren von Dr. Walter Shewhart konzipiert wurde.

Es gibt vier Schritte im PDCA-Zyklus:

• Plan (Planung): Nehmen Sie Ihren Workflow unter die Lupe und identifizieren Sie Probleme, die es zu beheben gilt.

• Do (Umsetzung): Suchen Sie nach Lösungen für die Probleme, indem Sie eine Datenanalyse durchführen oder sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern lösen. 

• Check (Überprüfung): Überprüfen Sie, ob Ihre Lösungen effektiv sind und nehmen Sie gegebenenfalls Verbesserungen an Ihrem Plan vor.

• Act (Anwendung): Wenden Sie die verbesserten Lösungen an und werten Sie Ihre Ergebnisse aus.

Der Deming-Zyklus ist ein einfacher Prozess, den Sie auf verschiedene Vorgänge in Unternehmen anwenden können. Wird diese Methode korrekt angewendet, kann sie sich stark auf den Produktwert auswirken.

Lean Six Sigma-Projektmanagement (DMEDI)

Lean Six Sigma ist ein Lean-Projektmanagement-Tool, mit dem sich Probleme in Ihrem Workflow feststellen lassen. Ähnlich wie beim Deming-Zyklus gibt es verschiedene Schritte, doch in diesem Fall auch Analysemethoden, die Sie parallel anwenden können. Die Schritte von Lean Six Sigma, die mit dem Akronym DMEDI zusammengefasst werden, lauten:

• Define (Definieren): Definieren Sie Ihren Projektumfang und planen Sie Ihre Ziele

• Measure (Messen): Legen Sie fest, wie Sie Projekterfolg definieren

• Explore (Untersuchen): Suchen Sie nach neuen Möglichkeiten, den Projektprozess zu verbessern

• Develop (Entwickeln): Entwickeln Sie einen soliden Projektplan

• Implement (Implementieren): Implementieren Sie den Projektplan

Die Analysemethoden, die Sie im Rahmen von Lean Six Sigma nutzen können, lauten unter anderem:

• Value Stream Mapping: Wie weiter oben bereits erwähnt, kann VSM Ihnen helfen, die verschiedenen Phasen Ihres Projektmanagement-Plans darzustellen und Verschwendung und unnötige Arbeit zu identifizieren.

• Kundenumfragen: Feedback von Kunden ist eine besonders gute Möglichkeit, Projektprobleme zu identifizieren und den Produktwert zu verbessern.

• Gantt-Diagramme: Gantt-Diagramme sind eine säulendiagrammähnliche Darstellungsmöglichkeit, mithilfe derer Projekt-Meilensteine verdeutlicht werden können.

• Ursachenanalyse(Root Cause Analysis, RCA): Verwenden Sie eine Ursachenanalyse, um die zugrundeliegende Ursache für Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden.

• Kanban: Mit Kanban-Boards können Sie Ihre Aufgaben visualisieren, laufende Arbeitsvorgänge auf das Nötigste reduzieren und ein besseres Verständnis über Ihre Workflows gewinnen. 

Welche Methode des Lean-Projektmanagements Sie anwenden hängt von Ihrer Branche, Ihrem Produkt und Ihrem Team ab. Natürlich können Sie auch verschiedene Ansätze für verschiedene Projekte anwenden, bis Sie die für Sie beste Methode gefunden haben. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, sollten Sie Projektmanagement-Software nutzen, um die Analysemethoden auch effektiv anwenden zu können.

Deshalb sollten Sie Lean-Projektmanagement nutzen

Branchen wie die IT, das Bau- und Bildungswesen nutzen die Lean-Methode aufgrund der vielen Vorteile, die sie bietet. Lean-Projektmanagement kann Ihren Produktwert steigern, indem Vorgänge optimiert werden.

Zu den weiteren Vorteilen des Lean-Projektmanagements zählt unter anderem:

• Gesteigerte Motivation: Das Projekt wird verbessert, indem mehr Freiheit für Kreativität geschaffen wird

• Weniger Verschwendung: Sorgt nicht nur für weniger Abfall, sondern auch für weniger Wartezeit zwischen den Produktionsschritten und minimiert darüber hinaus die Überproduktion und -bearbeitung.

• Verbesserter Kundenservice: Es wird bereitgestellt, was der Kunde braucht – nicht mehr und nicht weniger

• Optimierte Durchlaufzeiten: Schnellere Reaktionsfähigkeit und weniger Verzögerungen

• Hochwertigere Produkte: Produktdefekte werden durch zusätzliche Qualitätsprüfungen minimiert

• Optimierte Lagerbestände: Rückschläge durch Bereitstellungsschwierigkeiten können vermieden werden

Unabhängig davon, ob die Zielgruppe Ihres Unternehmens interne oder externe Beteiligte sind – der Umstieg auf schlankes Projektmanagement sorgt für einfachere Arbeitsvorgänge und ein effizienteres Projektteam.

Verbessern Sie Ihren Workflow mit Lean-Projektmanagement

Die meisten Unternehmen arbeiten hart daran, hochwertige Produkte zu liefern und für maximale Kundenzufriedenheit zu sorgen. Der Lean-Ansatz macht diese Ziele erreichbar, indem Engpässe vermieden und die Produktion optimiert wird.

Egal welches Projektmanagement-System Sie nutzen: Mit Projektmanagement-Software können Sie Ihre Prozesse und Abläufe optimieren. Wenn Sie dazu Software nutzen, erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihren Projektzeitplan, verbessern die Kommunikation mit Teammitgliedern und erfüllen die Wünsche Ihrer Kunden.