12 Tipps für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Heutzutage sind wir nahezu permanent in Kontakt mit unseren Mitarbeitern. Sie haben vielleicht nicht unbedingt daran gedacht, Ihrem Kollegen „Hallo“ zu sagen, einen virtuellen Kaffee mit einem Teammitglied zu trinken oder ein GIF mit einer Katze im Pyjama an Ihr Team zu schicken – und das ist in Ordnung. Denn auch wenn Sie bei der Arbeit kommunizieren, gibt es einen Unterschied zwischen diesen Arten von Nachrichten und einer echten Kommunikation am Arbeitsplatz.

Kommunikation am Arbeitsplatz bezieht sich auf die Kommunikation, die Sie bei der Arbeit rund um die Arbeit führen. Wenn Sie wissen, wann und wie Sie bei der Arbeit effektiv kommunizieren, können Sie Missverständnisse vermeiden, die Zufriedenheit des Teams erhöhen, die Zusammenarbeit stärken und das Vertrauen fördern. Teams, die wissen, wie man sich wirkungsvoll über die Arbeit austauscht, sind besser auf schwierige Situationen vorbereitet. Der Aufbau guter Kommunikationsgewohnheiten erfordert jedoch Zeit und Mühe – und genau da kommen wir ins Spiel. Im Folgenden finden Sie 12 Möglichkeiten, Ihre Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz auf die nächste Stufe zu bringen.

Was wir meinen, wenn wir von „Kommunikation am Arbeitsplatz“ sprechen

Unter Kommunikation am Arbeitsplatz fällt jede Art von Kommunikation, die Sie bei der Arbeit über die Arbeit tätigen. Dazu gehört z. B. die Kommunikation über einzelne Aufgaben, der Austausch von Projektstatus-Updates oder das Feedback an Manager oder Mitarbeiter. Zu wissen, wie man am Arbeitsplatz kommuniziert, ist ein wichtiger Bestandteil einer effektiven Zusammenarbeit. Denn wenn Sie nicht klar kommunizieren können, riskieren Sie Missverständnisse, Verwirrung oder verletzen sogar unbeabsichtigt die Gefühle anderer.

Kommunikation am Arbeitsplatz kann unter vier Augen, schriftlich, über eine Videokonferenzplattform oder in einer Gruppenbesprechung stattfinden. Sie kann auch in Echtzeit oder asynchron erfolgen. Dies geschieht, wenn Sie über die Arbeit per E-Mail, mit aufgezeichneten Videos oder über eine Plattform wie einem Projektmanagement-Tool kommunizieren. Einige Beispiele für Kommunikation am Arbeitsplatz sind:

  • Team-Besprechungen
  • Feedback-Einzelgespräche
  • Aufnahme von Informationen
  • Das Sprechen über den Projektstatus oder -fortschritt
  • Die Zusammenarbeit bei bereichsübergreifenden Aufgaben
  • Die nonverbale Kommunikation
Die Grundlagen einer guten Kommunikation

Sie wissen jetzt, welche Kommunikationsformen am Arbeitsplatz vorkommen können. Wie können Sie nun Ihre Fähigkeiten in diesem Bereich verbessern? Für eine erfolgreiche Kommunikation gibt es ein paar wichtige Grundsätze, die Sie unabhängig von der Kommunikationsform anwenden können. Eine erfolgreiche Kommunikation:

  • Basiert auf Klarheit. Egal, ob Sie eine Slack-Nachricht senden, eine E-Mail verfassen oder eine spontane Antwort geben – versuchen Sie, Ihre Botschaft klar zu übermitteln.
  • Bemüht sich um die Lösung von Konflikten, anstatt diese zu erzeugen. Sie kommunizieren, um ein Problem zu lösen und eine bessere Zusammenarbeit bei einem Projekt oder einer Aufgabe zu erreichen. Gute Kommunikation am Arbeitsplatz kann Blockaden aufdecken oder ein wichtiges Mittel im Feedbackprozess sein. Stellen Sie sicher, dass das Ziel darin besteht, eine Verbesserung der aktuellen Situation zu erreichen.
  • Geht in beide Richtungen. Jede Kommunikation am Arbeitsplatz ist ein Austausch von Informationen. Dies gilt auch dann, wenn eine Person ausschließlich nonverbal kommuniziert.

Die Vorteile einer offenen Kommunikation am Arbeitsplatz

Eine deutliche, effektive Kommunikation am Arbeitsplatz kann:

  • Das Engagement und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter fördern
  • Das Team motivieren
  • Die Produktivität steigern
  • Eine solide Arbeitsplatzkultur aufbauen
  • Konflikte reduzieren
  • Die Mitarbeiterbindung erhöhen

7 Tipps für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Eine erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz ist von der Wahl des Gesprächsortes, der Kommunikationsmethode und dem Zeitpunkt der Unterhaltung abhängig. Die folgenden sieben Tipps werden Ihnen zu einem besseren Kommunikationsverhalten verhelfen.

1. Entscheiden Sie sich, wo die Kommunikation stattfinden soll und über was sie sprechen möchten

Kommunikation findet auf vielfältige Weise statt: Unter vier Augen, per E-Mail, über Sofortnachrichten und auf Work-Management-Plattformen. Am effektivsten ist es, wenn Sie die Kommunikationsrichtlinien befolgen und die richtigen Inhalte an den richtigen Stellen kommunizieren.

Wenn Sie genau wissen, über welchen Weg Sie kommunizieren möchten, ist das manchmal schon die halbe Miete. In Ihrem Unternehmen gibt es möglicherweise diverse Kommunikationstools. Umso wichtiger ist es, das jeweils geeignete Tool auszuwählen. Falls noch nicht geschehen, erstellen Sie einen Kommunikationsplan, in dem Sie festlegen, wo, wie und wann Ihr Team kommunizieren soll. Ein Kommunikationsplan sollte Fragen beantworten wie: Welches Tool ist für Ihre Frage oder Ihren Kommentar geeignet? Sollten Sie eher direkt kommunizieren oder reicht es aus, eine Nachricht zu senden?

Bei Asana verwenden wir zum Beispiel:

  • Slack für Sofortnachrichten und schnelle Fragen
  • Asana, um Informationen über Arbeitsvorgänge zu verwalten und exakt zu wissen, wer was bis wann erledigt
  • Gmail, um mit externen Partnern und Kunden in Kontakt zu treten
  • Zoom, um in Echtzeit zu sprechen und sich gegenseitig von Angesicht zu Angesicht zu sehen

Lesenswert: Warum ein klarer Kommunikationsplan wichtiger als erwartet ist

2. Erweitern Sie Ihre Fähigkeiten zur Zusammenarbeit

Die Grundlage einer effektiven Teamarbeit bildet die Zusammenarbeit. Um starke Fähigkeiten zur Zusammenarbeit im Team aufzubauen, müssen Sie eine offene und ehrliche Kommunikation pflegen. Das bedeutet nicht zwangsläufig, immer einer Meinung zu sein. Wenn Sie wissen, wie Sie gegenteilige Ansichten vertreten und trotzdem Einigkeit erzielen können, leisten Sie damit einen wesentlichen Beitrag zu einer besseren Zusammenarbeit.

[Lesenswert: 10 leichte Schritte zur Förderung der Zusammenarbeit im Team]

Beim Thema Zusammenarbeit und Kommunikationsfähigkeiten stellt sich unter Umständen die sprichwörtliche Frage „Was war zuerst da, das Huhn oder das Ei?“. Mit einer effektiven Kommunikation können Sie eine gute Zusammenarbeit erreichen, sollten aber zunächst wissen, wie Ihre Zusammenarbeit aussehen soll. Das ist der wichtigste Faktor einer erfolgreichen Kommunikation. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass Sie im Laufe der Zeit sowohl die Zusammenarbeit als auch die Kommunikationsfähigkeiten verbessern müssen. Wenn Sie die Zusammenarbeit im Team stärken, wird es auch leichter, Informationen und Meinungen in Ihrer Arbeitsumgebung zu vermitteln. Das Ergebnis einer offenen Kommunikation ist eine unproblematische Zusammenarbeit.

3. Wenn möglich, sprechen Sie unter vier Augen

Der vielleicht bewährteste Weg, Missverständnisse zu vermeiden, ist das persönliche Gespräch unter vier Augen. Wenn Ihr Team ortsunabhängig arbeitet, können Sie auch über Videokonferenzen kommunizieren. Ein persönliches Gespräch ist immer dann besonders wichtig, wenn Sie wissen, dass es ein schwieriges Thema zu besprechen gibt. In der schriftlichen Kommunikation den richtigen Ton zu finden, gestaltet sich manchmal schwierig. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Gesprächspartner auch Ihren Gesichtsausdruck und Ihre Körpersprache wahrnimmt.

Wenn Ihr Team aus dem Homeoffice oder an verschiedenen Standorten arbeitet, kann die Kommunikation auch über einen Telefonanruf anstelle einer Videokonferenz erfolgen. Eine gewisse Unlust auf Videokonferenzen kann durchaus vorkommen und kann die Zusammenarbeit und Kommunikation besonders für ortsunabhängig arbeitende Teams erschweren. Die Kommunikation über Telefon reduziert den Stressfaktor der visuellen Begegnung, ist aber dennoch eine Möglichkeit der direkten Kommunikation, bei der Stimme und Tonfall eine wichtige Rolle spielen.

4. Achten Sie auf Ihre Körpersprache und Ihren Tonfall

Bei der Kommunikation kommt es nicht nur darauf an, was Sie sagen, sondern auch, wie Sie es sagen. Vergewissern Sie sich, dass Sie nicht die Arme verschränken oder schroff auftreten. Oftmals hat Ihre Körpersprache nichts mit der aktuellen Situation zu tun, da Sie vielleicht müde sind oder aufgrund einer persönlichen Angelegenheit gestresst sind. Ihre Teammitglieder, denen dieses Hintergrundwissen nicht bekannt ist, könnten Ihr Verhalten jedoch als wütend oder verärgert wahrnehmen. Versuchen Sie besonders bei anspruchsvolleren Gesprächen, Ihre Körpersprache und Mimik zu entspannen, um keine ungewollten Signale zu senden.

5. Priorisieren Sie die wechselseitige Kommunikation

Das aktive Zuhören ist für die Kommunikation am Arbeitsplatz genauso wichtig wie das Sprechen. Ein Teammitglied, das Wert auf eine gute Zusammenarbeit legt, bringt nicht nur seine eigenen Ideen ins Gespräch, sondern hört auch anderen Teammitgliedern aufmerksam zu.

Es gibt zwei gängige Arten des Zuhörens: Sie hören entweder zu, um gleich darauf eine Antwort parat zu haben, oder Sie hören zu, um zu verstehen, was der andere sagt. Wenn Sie lediglich zuhören, um gleich eine Antwort zu geben, konzentrieren Sie sich darauf, was Sie als Nächstes sagen werden und weniger darauf, Ihr Gegenüber zu verstehen. Bei dieser Art des Zuhörens laufen Sie Gefahr, wichtige Informationen zu verpassen oder sogar das bereits Gesagte zu wiederholen.

Versuchen Sie stattdessen, zuzuhören, um zu verstehen. Das bedeutet, dass Sie zuhören, was die andere Person zu sagen hat, ohne darüber nachzudenken, wie Sie darauf antworten werden. Wenn Ihnen etwas einfällt, was Sie sagen wollen, notieren Sie es, damit Sie wieder zuhören können, um Ihr Gegenüber zu verstehen, anstatt zu versuchen, sich an das zu erinnern, was Sie als nächstes sagen möchten.

6. Halten Sie sich an Fakten, nicht an „Geschichten“

„Fakten vs. Geschichten“ ist eine Technik, die von der Mitbegründerin der Conscious Leadership Group, Diana Chapman, empfohlen wird. In diesem Fall sind „Fakten“ Tatsachen, die tatsächlich passiert sind und denen jeder im Raum ohne weiteres zustimmen würde. Eine „Geschichte“ hingegen ist Ihre Interpretation der Situation.

Nehmen wir an, Ihr Manager gibt Ihnen während einer kleinen Teambesprechung live Feedback. Das ist eine Tatsache. Sie haben das Feedback nicht erwartet und Sie haben das Gefühl, dass Ihr Manager das Feedback öffentlich angesprochen hat, anstatt es für Ihr Einzelgespräch aufzusparen, weil er mit Ihrer Arbeit unzufrieden ist. Dies ist eine „Geschichte“, weil Sie keine Möglichkeit haben, dies zu verifizieren.

Geschichten sind unvermeidlich und sie alle basieren zu einem gewissen Grad auf Fakten. Versuchen Sie jedoch, Geschichten von Fakten zu trennen und vermeiden Sie es, auf Geschichten zu reagieren, bis Sie diese verifizieren können. In diesem Fall könnten Sie zum Beispiel bei Ihrem nächsten Einzelgespräch mit Ihrem Manager sprechen und fragen, warum das Feedback in einer Teambesprechung geteilt wurde.

7. Stellen Sie sicher, dass Sie mit der richtigen Person sprechen

Eine erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz hängt sowohl davon ab, mit wem Sie sprechen, als auch von dem, was Sie sagen. Eine mangelhafte Kommunikation entsteht oft, wenn Sie mit den falschen Personen sprechen oder versuchen, Informationen in einer unpassenden Situation weiterzugeben.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen im Raum sind oder die Nachricht erhalten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer das sein könnte, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um alle wichtigen Projektbeteiligten zu identifizieren, die fehlen könnten.

[Lesenswert: Was ist ein „Beteiligter“ im Projektmanagement?]

5 Wege zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten von Führungskräften

Wenn Sie eine Führungskraft sind, liegt es in Ihren Händen, Kommunikationskonventionen in Ihrem Team festzulegen und zu etablieren. Eine starke Kommunikation kann eine stabile Unternehmenskultur aufbauen, Vertrauen unter Ihren Mitarbeitern schaffen und Barrieren zwischen Teams aus unterschiedlichen Bereichen beseitigen. So geht's:

1. Sprechen Sie alle wesentlichen Änderungen an

Bevor Sie beginnen, eine Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit innerhalb Ihres Teams herbeizuführen, sollten Sie sicherstellen, dass es keine grundsätzlichen Probleme gibt, die eine offene Kommunikation unmöglich machen. Ist jeder bereit, offen zu kommunizieren? Gibt es ein Problem, das einem bestimmten Teammitglied das Gefühl vermittelt, von einer offenen Kommunikation ausgeschlossen zu sein?

Eines der kostbarsten Dinge, die Sie als Führungskraft tun können, ist es, sicherzustellen, dass sich Ihre Mitarbeiter wohl fühlen. Wenn sie morgens zur Arbeit erscheinen, sollten Sie sich nicht verstellen müssen. Ob das nun bedeutet, Meinungsverschiedenheiten zu äußern, über ihre Lieblingsbeschäftigungen außerhalb der Arbeit zu sprechen oder ehrlich zu sagen, welche Art der Kommunikation für sie am besten funktioniert – Stellen Sie immer sicher, dass Sie die Bedürfnisse jedes einzelnen Teammitglieds verstehen und dass diese im Teamumfeld auch berücksichtigt werden.

„Ein Aspekt, der in unseren Umfragen zum Mitarbeiter-Engagement immer wieder auftauchte, war, dass wir den Informationsaustausch und die Kommunikation im gesamten Unternehmen verbessern sollten. Also suchten wir nach einer Möglichkeit, dies umzusetzen.“

2. Holen Sie regelmäßig Feedback ein

Wenn Sie kein Feedback zu Ihrem Kommunikationsstil einholen, werden Sie es vielleicht nie bekommen. Obwohl sich die Kommunikation am Arbeitsplatz auf jede andere Interaktion auswirkt, denken Teammitglieder vielleicht nicht sofort daran, dass es sich um ein Thema handelt, zu dem sie Feedback geben sollten. Indem Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback zu Ihrem Kommunikationsstil bitten, können Sie sich weiter verbessern und klare Kommunikationsstrategien für Ihr Team entwickeln.

3. Lernen Sie, die verschiedenen Kommunikationsstile im Team besser zu verstehen

Eine weitere effektive Möglichkeit, mit Ihrem Team zu kommunizieren, besteht darin, die Mitarbeiter zu fragen, wie sie denn am liebsten kommunizieren möchten. Kommunikationspräferenzen sollten kein Geheimnis oder Ratespiel darstellen. Wenn Sie von vornherein genau darüber Bescheid wissen, ob Ihre Teammitglieder Videokonferenzen oder Telefonanrufe, Meetings am frühen Morgen oder nachmittägliche Sitzungen bevorzugen, können Sie eine Umgebung schaffen, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen kann.

Wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:

  • Sind sie Frühaufsteher oder eher Nachteulen?
  • Mögen sie strukturierte Meetings oder bevorzugen sie strukturlose Brainstorming-Sitzungen?
  • Denken sie lieber laut, treffen sofort Entscheidungen oder wollen ihre Gedanken zunächst auf Papier bringen?
  • Mit welchem Persönlichkeitstyp identifizieren sie sich: introvertiert, extrovertiert oder ambivalent?
  • Haben sie das Gefühl, dass sie ihre Teammitglieder bereits gut kennen, oder würden sie sich eher weitere Aktivitäten zur Teambindung wünschen?
  • Welche Art von Meetings oder Aufgaben sind für sie am spannendsten?
4. Nehmen Sie sich Zeit für Teambuilding und Eisbrecher

Um zu wissen, wie man mit seinem Team am besten kommuniziert, ist es wichtig, die Mitglieder kennenzulernen. Besonders wichtig ist es, sich Zeit zu nehmen, um Ihr Team auch abseits des Arbeitsplatzes kennenzulernen. Eisbrecherfragen können helfen, eine persönliche Note und Spaß in ein Meeting zu bringen. Denken Sie also einmal darüber nach, mit einem lockeren Gespräch zu beginnen, bevor Sie in die Tagesordnung Ihres Meetings einsteigen.

[Lesenswert: Die über 110 besten Kennenlern-Fragen für das Teambuilding]

5. Geben Sie die Richtung vor

Denken Sie immer daran: Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren und zusammenarbeiten, wirkt sich auf Ihr gesamtes Team aus. Es liegt an Ihnen, den Standard für offene und klare Kommunikation am Arbeitsplatz zu setzen. Sobald Sie diesen Standard setzen und vermitteln, wird Ihr Team diesem Beispiel folgen.

Machen Sie sich alle paar Monate eine kurze Notiz, um zu überprüfen, wie es um die Kommunikation im Team bestellt ist. Gibt es irgendwelche Verhaltensweisen, die in den letzten Monaten aufgetaucht sind, die Sie vermeiden oder fördern möchten? Wenn Sie regelmäßig darüber reflektieren, wie Ihr Team kommuniziert – anstatt Ihre Teampraktiken „in Stein zu meißeln“ – kann Ihnen das helfen, Ihre Kommunikationsmethoden bewusster einzusetzen.

„Wenn eine Organisation wächst, kommt die Kommunikation oftmals zu kurz. Bei Hope for Haiti haben wir erfahren müssen, wie uns diese Ineffizienzen schaden: Wenn wir nicht wie eine gut geölte Maschine funktionieren, dann können wir nicht so vielen Menschen helfen, wie es eigentlich möglich wäre – und es liegt an uns, das zu verbessern.“

Weitere Kommunikationsformen am Arbeitsplatz

Wenn man von einem „Arbeitsplatz“ spricht, meint man in der Regel einen physischen Ort, an dem sich Mitarbeiter versammeln, um Ihre Arbeit zu erledigen. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Möglichkeiten, über verschiedene Standorte hinweg zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren – von globalen Büros bis hin zu ortsunabhängigen Teams. Die meisten bewährten Methoden für die Kommunikation gelten für alle Arten von Teams. Dennoch gibt es ein paar zusätzliche Überlegungen und bewährte Methoden, die Sie nutzen können, um die Teammitglieder bestmöglich miteinander zu vernetzen.

Ortsunabhängige Teams

Geographisch verteilte Teams arbeiten über mehrere nationale oder globale Niederlassungen hinweg. Diese Teams können sich über verschiedene Zeitzonen und Sprachen erstrecken, und jedes Büro hat seine eigene Kultur und Gewohnheiten. Erwarten Sie nicht, dass jedes geographisch verteilt arbeitende Team auf die gleiche Art und Weise kommuniziert. Tatsächlich ist einer der Vorteile verteilt arbeitender Teams die Vielfalt der Denkweisen, mit denen Sie konfrontiert werden, wenn Sie mit Teamkollegen aus der ganzen Welt zusammenarbeiten.

Wenn Sie in einem geographisch verteilten Team arbeiten, ist es wichtig, dass Sie sich überdurchschnittlich häufig untereinander austauschen, damit die Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen und Büros stets auf dem Laufenden sind. Achten Sie darauf, alles in einer zentralen Informationsquelle zu dokumentieren, auf die die Teammitglieder zugreifen können, wenn sie online sind. Wählen Sie außerdem ein Tool, das in Echtzeit aktualisiert wird, damit niemand aufgrund von Informationsverzögerungen ausgebremst wird.

Bedenken Sie, dass unterschiedliche Zeitzonen einen Einfluss darauf haben können, ob und wie verschiedene Kollegen an einer Besprechung teilnehmen können. Versuchen Sie, Besprechungen so zu planen, dass alle verfügbar sind, oder bieten Sie Aufzeichnungen und Protokolle an, wenn Teammitglieder nicht teilnehmen können. Es ist auch wichtig, sich zu vergewissern, dass alle relevanten Personen einbezogen werden und dass sie nicht nur deshalb außen vor gelassen werden, weil sie in einem anderen Büro sitzen als der Großteil Ihres Teams.

Online-Kollegen

Wenn Sie mit einem virtuellen Team arbeiten, ist es wichtig, festzulegen, wo und wie häufig Sie untereinander in Kontakt treten wollen. Wenn Sie genau wissen, wofür jedes Kommunikationstool verwendet werden soll, können Sie den Teammitgliedern dabei helfen, sich verbunden zu fühlen – auch wenn sie ortsunabhängig arbeiten.

„Während unserer ortsübergreifenden Tätigkeit mussten wir uns mit den verschiedensten neuen Möglichkeiten der Kommunikation beschäftigen. Slack, Asana und die Integrationen zwischen diesen Tools haben viele der physischen Kommunikationswege ersetzt oder ergänzt.“

– Casey James, Head of Creative Operations, JKR Global

Mitglieder von Teams, die ortsunabhängig arbeiten, können sich isoliert und voneinander abgeschnitten fühlen. Daher sollten Sie in Ihrem gesamten Team eine Befragung zu den bevorzugten Kommunikationsgewohnheiten durchführen. Einige Teammitglieder mögen spontane Anrufe, während andere geplante Meetings mit klaren Tagesordnungen bevorzugen. Da die Teammitglieder weniger Gelegenheit haben, persönlich zu interagieren, ist es wichtig, diese Vorlieben als Team festzulegen, damit alle Wege der Kommunikation möglich sind.

Sorgen Sie abschließend noch dafür, dass die Teammitglieder regelmäßig an Teambuilding-Veranstaltungen teilnehmen. Egal, ob Sie zu Beginn jedes Meetings Eisbrecher-Fragen stellen oder am Ende jeder Woche etwas Zeit für ein einfaches Gespräch einplanen, die Hauptsache ist, dass Zeit für Kontakte innerhalb des Teams eingeplant ist, egal, von welchem Ort aus die Teammitglieder teilnehmen.

Das I-Tüpfelchen einer effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz

Die letzte Komponente einer klaren Kommunikation ist eine zentrale Informationsquelle. Die Verwendung eines zentralisierten Systems wie eines Arbeitsmanagement-Tools kann Ihnen dabei helfen, die Arbeit auf allen Organisationsebenen Ihres Teams zu koordinieren. Erfahren Sie in unserem Artikel Einführung ins Work Management mehr darüber, wie das Arbeitsmanagement die Projektkoordination und -kommunikation erleichtert.

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