Hope for Haiti verbessert mit Asana das Leben von vielen Haitianern

Hope for Haiti Headerbild
  • Hope for Haiti Logo
  • Gegründet
    • 1989
  • Größe der Organisation
    • 65 Angestellte in Haiti & den USA
  • Jährlich werden viele Menschen mit sauberem Wasser versorgt
    • Mehr als 76 Millionen Liter

Asanas Wirkung

  • Optimierte Fördermittelverwaltung: Die Organisation kann neue Förderquellen ausfindig machen und Berichte über die zu erwartenden Einnahmen erstellen.
  • Erhöhte Transparenz: Klarheit über die Arbeitsvorgänge in der gesamten Organisation und zentralisierte Kommunikation für eine schnellere Durchführung von Projekten.
  • Verbessertes Spendererlebnis: Durch die Erfassung aller Kontaktpunkte und Informationen an einem einzigen Ort.

Haiti, ein karibischer Staat mit einem reichen kulturellen Erbe, der sich mit der Dominikanischen Republik eine Insel teilt, verzeichnet eine lange Geschichte voller Naturkatastrophen. Eine der verheerendsten war ein Erdbeben der Stärke 7.0 im Jahr 2010, dessen Epizentrum etwa 25 Kilometer von der Hauptstadt entfernt lag. Schätzungen über die Zahl der Todesopfer variieren, es wird aber angenommen, dass mehr als 200.000 Menschen ihr Leben verloren. 2016 zog Hurrikan Matthew über das Land und kostete mehr als 500 Personen das Leben. Über eine Million verloren ihr Zuhause.

Hope for Haiti ist eine gemeinnützige Organisation, die es sich zum Ziel gesetzt hat, die Lebensqualität der haitianischen Bevölkerung – vor allem der Kinder – zu verbessern. Sie bot vor Ort Hilfe, vor, während und nach diesen Katastrophen. Die Organisation unterstützt von Armut betroffene Haitianer und hilft ihnen, der Armut zu entkommen. Dazu werden Programme v. a. in den Bereichen Bildung, Gesundheit, Infrastruktur, Zugang zu Wasser und Krediten sowie Finanzierung für Firmen und Unternehmen angeboten.

Skyler Badenoch ist seit drei Jahren CEO von Hope for Haiti, aber seine Liebe für Haiti entdeckte er bereits vor mehr als dreizehn Jahren. Im Jahr 2010 sah er, wie Hope for Haiti auf das Erdbeben reagierte, und packte selbst mit an. Heute führt er ein Team von 65 Personen, das in Haiti und den USA tätig ist. 10 seiner Teammitglieder arbeiten in den USA und kümmern sich vor allem um Fundraising, Marketing, administrative Unterstützung, Finanzen und die Leitung, während die anderen 55 Personen – allesamt HaitianerInnen – als Ärzte, Krankenschwestern, Lehrende und Administratoren vor Ort in Haiti tätig sind. Hope for Haiti ist außerdem eine der höchstbewerteten Non-Profit-Organisationen auf Rating-Plattformen wie Charity Navigator und Guidestar. Dank der Umsetzung bewährter Methoden zur Verbesserung der Arbeitsweise fördert die Organisation das Vertrauen in Haiti und generell einen menschenfreundlicheren Umgang miteinander.

Hope for Haiti: Ausbildung Foto 2

So brachte Wachstum weitere Veränderungen

2007 erreichte Hope for Haiti ein Jahresbudget von einer Million Dollar und arbeitete mit insgesamt vier Mitarbeitern in Haiti. Seither konnte die Mitgliederzahl um das 15-fache erhöht und das Budget vervierfacht werden – und das umfasst noch nicht das Sachspendenprogramm, das auf 11 Millionen Dollar anwuchs (mehr als das 10-fache). Und während sich mit dem Wachstum der Organisation auch ihr Einfluss in Haiti ausweitete, kamen auch neue Herausforderungen auf die Organisation zu: so zum Beispiel Ineffizienz bei der Kommunikation, den Spenderbeziehungen und der Berichterstattung.

„Wenn eine Organisation wächst, kommt die Kommunikation oftmals zu kurz. Bei Hope for Haiti haben wir erfahren müssen, wie uns diese Ineffizienzen schaden: Wenn wir nicht wie eine gut geölte Maschine funktionieren, dann können wir nicht so vielen Menschen helfen, wie eigentlich möglich wäre – und es liegt an uns, das zu verbessern.“- Skyler Badenoch, CEO

Bei der jüngsten SWOT-Analyse der Organisation – diese wird alle paar Jahre durchgeführt – haben mehrere Personen sowohl die Projekt- als auch die Spenderkommunikation als Bereiche mit Verbesserungspotenzial angegeben. Aus diesem Grund begann sich Skyler nach einer Plattform umzusehen, die Hope for Haiti bei der Kommunikation und Koordination der gesamten Arbeit an einem einzelnen Ort unterstützen konnte.

Die Suche nach einer Lösung

Dank der Ergebnisse der SWOT-Analyse konnte Skyler schnell vier Bereiche identifizieren, bei denen eine Work-Management-Plattform Engpässe verhindern konnte. Ihm war klar, dass folgende Punkte entscheidend waren:

  • Prozesse optimieren und automatisieren, wo immer das möglich war. Beispielsweise bei der Katastrophenhilfe, Notfallprotokollen, Förderanträgen und -management und der Berichterstattung.
  • Transparenz verbessern, damit Teamkollegen Einblick in die gesamte Arbeit der Organisation haben und einander nicht extra nachlaufen müssen, um Updates zu bekommen.
  • Kommunikation zentralisieren: Von Teamdiskussionen bis zur Überprüfung der Spenderbeziehungen und der Berichterstattung sollte alles an einem Ort stattfinden.
  • Projektmanagement sowie die Berichterstattung optimieren, so dass Projekte reibungslos ablaufen konnten, der Berichterstattungsprozess einfach war und Spender der Organisation vertrauen konnten.

Nachdem er ein anderes, eher kleines Work Management Tool ausprobiert hatte, war Skyler enttäuscht: Es war weder intuitiv noch robust genug, um den Anforderungen seines Teams standzuhalten. Sein Management-Coach, ein Branchenkollege, legte ihm dann Asana ans Herz und Skyler entschied sich, der kostenlosen Testversion eine Chance zu geben. Er wollte herausfinden, ob die Plattform den Bedürfnissen seiner Organisation gerecht werden konnte.

Aufgrund seiner Recherche war Skyler bewusst, dass er die Unterstützung der Führungsebene benötigte, wenn die Nutzung von Asana erfolgreich sein sollte. Er beschloss, zuerst die wichtigsten Manager an Bord zu holen und mit Asana vertraut zu machen und die Plattform erst danach in der gesamten Organisation einzuführen. Mit seinem Team begann er, Asana für die wöchentliche Zielsetzung als auch Meetings zu verwenden. Jeden Montag fügte jedes Mitglied drei berufliche und ein persönliches Ziel zum gemeinsamen Asana-Projekt hinzu. Im Laufe der darauffolgenden Woche überprüften die Teamkollegen den Fortschritt der anderen über die Kommentare

Hope for Haiti: Ziele auf Führungsebene

Die Verwendung von Asana zur Nachverfolgung dieser wöchentlichen Ziele wurde für das Team schnell Teil des Arbeitsalltags. Sie konnten den Status eines jeden Ziels sehen – und gleichzeitig waren diese Aufgaben in die Tagesordnung der wöchentliche Meetings integriert, was zu einer sofortigen Verbesserung in der Kommunikation des Teams führte. 

„Unsere Kommunikation als Führungsteam hat sich durch das Erfassen unserer wöchentlichen Ziele in Asana umgehend verbessert. Außerdem erhalte ich dadurch eine Momentaufnahme unseres Fortschrittes hinsichtlich der organisationsweiten Ziele.“- Skyler Badenoch, CEO

Die Einführung in der gesamten Organisation

Zwar startete Hope for Haiti mit dem kostenlosen Abo von Asana, aber die Organisation merkte schnell, dass sie mit den Funktionen der kostenpflichtigen Versionen noch effektiver arbeiten konnte. Als Asana Mitte März 2020 verkündete, dass es Non-Profit-Organisationen, die bei der medizinischen Forschung und durch Hilfsaktionen im Rahmen von COVID-19 an vorderster Front kämpften, kostenlose Asana Business-Abos zur Verfügung stellen würde, stellte Skyler einen Antrag dafür und erhielt ein kostenloses Business-Abo als Spende von Asana für die darauffolgenden 12 Monate.

Mit der Leistungsstärke von Asana Business an Bord suchte Skyler nach Möglichkeiten, wie er die Arbeit der gesamten Organisation auf die Plattform bringen konnte. Als erstes sollte das größte und wichtigste Vorhaben – der jährliche Strategieplan – integriert werden. Und dabei erhielt Skyler Unterstützung durch das Asana-Beraterprogramm. Mit der Hilfe eines Asana-Beraters konnten Skyler und sein Team ihren komplexen Plan mit mehreren Zielvorgaben, Strategien und Taktiken in ein Asana-Projekt umwandeln. Jetzt verwendet Hope for Haiti Portfolios, um die Arbeit, die die gesamte Organisation zum Erfüllen des Strategieplans beiträgt, mitzuverfolgen. Und mit Projekt-Zeitleisten sehen die Mitarbeiter ihren Fortschritt und können Statusberichte erstellen. Als die wichtigsten Vorgänge der Organisation in Asana eingebettet waren, war sich Skyler sicher, dass Asana die richtige Lösung für sein Team ist.

Hope for Haiti: strategisches Portfolio

„Dank der Unterstützung eines Asana-Beraters bei der Verlagerung unseres Strategieplans in die Plattform, konnten wir Zeit sparen und ein großes Hindernis unserer organisationsweiten Einführung von Asana umgehen. Außerdem überzeugte es uns davon, dass wir mit Asana die für uns richtige Entscheidung getroffen hatten.“- Skyler Badenoch, CEO

Die Verwendung von Asana in der gesamten Organisation

Als Basis für die Arbeit in Asana dienten die wöchentlichen Ziele und die Projekte für den Strategieplan. Dann weiteten Skyler und die Organisation die Nutzung aus und führten weitere Workflows ein. Hier sind einige Beispiele:

  • Förderanträge und -management: Der US-basierte Teil der Teams verwendet Asana für die Verwaltung der Fundraising-Initiativen, damit es nicht in letzter Minute noch zu Stress kommt. Außerdem hat das Team die Prozesse für die Sicherung von Fördermitteln und die damit einhergehende Berichterstattung in Asana integriert, nachdem die SWOT-Analyse Ineffizienzen aufgezeigt hatte. Das Team verwendet Asana nun, um Förderanträge, die Berichterstattung und die erwarteten Fördereinnahmen zu verwalten.

„Die Verwaltung der Fördermittel ist von zentralem Stellenwert, weil finanzielle Unterstützung ausgesprochen schwer aufzutreiben ist. Durch Asana wurden wir effizienter, was uns zu einer wettbewerbsfähigeren Organisation macht. Wir haben mehr Ressourcen, um uns um neue Förderquellen zu kümmern und uns steht mehr Zeit zur Verfügung.“- Skyler Badenoch, CEO

  • Protokoll-Compliance: Der Teil des Teams, der in Haiti arbeitet, verwendet Asana für alles – von der internen Kommunikation über die Berichterstattung bis hin zu COVID-19-Protokollen. Bei Notfällen, wie z. B. COVID-19, erstellt das Team mit Asana Protokolle für die Katastrophenhilfe. So gibt es beispielsweise ein ausgefeiltes Verfahren für die Aufnahme und Behandlung von Patienten in der Krankenstation der Organisation, was die Temperaturmessung, eine Station zum Händewaschen, das Verteilen von Masken und weitere Schritte umfasst. Hope for Haiti dokumentiert die Protokolle in einem Asana-Projekt und verwendet sie für die interne Kommunikation. So wird sichergestellt, dass alle Angestellten die nötigen Schritte befolgen.

„Als COVID-19 ausbrach war unsere Organisation die einzige, die für eine derartige Katastrophe gerüstet war. Wir haben Ärzte in unserem Team und Management und Erfahrung mit der Arbeit in Krisensituationen – aber es fehlte uns noch ein Tool wie Asana, um die Abläufe reibungslos zu gestalten.“- Skyler Badenoch, CEO

  • Erfassung von Sachspenden: Das diesjährige Ziel ist es, die 20 Millionen Dollar Marke bei den Spenden zu überschreiten – das ist fast doppelt so viel wie sonst! Zu den Sachspenden zählen Medikamente, Medizinbedarf und Ausrüstung. All das muss nach Haiti geliefert, importiert und an Partnerorganisationen und Menschen in Not verteilt werden. Statt in Excel-Tabellen wird dieser Prozess heute in Asana erfasst und verfolgt.

Ein besseres Erlebnis für Spender – dank Asana

Mit der Hilfe von Asana Business kann Hope for Haiti jetzt schneller mit Spendern zusammenarbeiten. Vor kurzem wurde die Organisation von der professionellen Tennisspielerin Naomi Osaka für eine Spende in der Höhe von 25.000 Dollar ausgewählt. Die Summe wurde durch ihre Teilnahme an einem Online-Gaming-Turnier aufgebracht, das den Kampf gegen COVID-19 unterstützte. Das Team von Hope for Haiti nutzte Asana, um die Spende abzuwickeln, sicherzustellen, dass die richtigen Unterlagen geschickt wurden und dass es keinen einzigen Kontaktpunkt mit dem Team von Naomi Osaka übersah.

Als Hope for Haiti die Spende erhielt, wollte die Organisation der Spenderin natürlich berichten, was damit alles erreicht wurde. Vor Asana hätte das unzählige Dateien und lange E-Mail-Verläufe bedeutet. Aber indem die Verwendung der Spendensumme in Asana mitverfolgt wurde, konnte das Team einen Bericht erstellen und diesen mit Naomi teilen – und das alles innerhalb weniger Wochen.

„Ohne Asana wäre es uns nie möglich gewesen, die Berichte zur Spende von Naomi Osaka in so kurzer Zeit zu erstellen.“- Skyler Badenoch, CEO

Zurück zur Basis

Obwohl sich durch COVID-19 der Fokus von Hope for Haiti verändert hat (und die Situation beispielhaft dafür ist, wie schnell die Organisation dank Asana auf eine Krise reagieren kann), hat es für Skyler und sein Team nach wie vor oberste Priorität, bei den wichtigsten Vorhaben von Hope for Haiti voranzukommen: einfacherer Zugang zu qualitativer Bildung, Gesundheit, sauberes Trinkwasser, Sachspenden in Form von Medizinprodukten und wirtschaftliche Chancen. Durch die Nutzung von Asana kann sich Skyler darauf verlassen, dass die Wirksamkeit dieser Initiativen dank der neu entdeckten Effizienz und Prozesse nur zunimmt.

Hope for Haiti: Wasserfiltersystem

Mit der neu geschaffenen Verbindung zwischen den zentralen Werten der Organisation und der Art und Weise, wie sie ihre Ziele verwirklicht, ist Hope for Haiti besser als je zuvor gerüstet, die gesetzten Ziele auch weiterhin zu übertreffen. So wird das Team Asana beispielsweise auch für die Planung der jährlichen Fundraising-Veranstaltung Hike for Haiti nutzen, bei der Menschen weltweit zum Wandern aufgefordert werden: als Zeichen der Solidarität mit den Schulkindern, die täglich unzumutbare Distanzen zurücklegen müssen, um die Schule zu besuchen. Die Veränderungen, die Skyler und sein Team erreichen wollen, gleichen einem riesigen Berg, den es zu erklimmen gilt. Aber seinem Team stehen die notwendigen Mittel für diese Herausforderung zur Verfügung – damit ihr aller Wunsch, positive Entwicklungen in ihrem geliebten Haiti zu fördern, wahr wird.

„Für mich als CEO war es schwieirg, den Überblick über alles, was in den einzelnen Teams passierte, zu behalten. Mit Asana habe ich nun Einblick in alle Arbeitsvorgänge – seien es Fundraising-Aktivitäten, das Spendermanagement oder der Betrieb vor Ort.“- Skyler Badenoch, CEO

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