Hope for Haiti verbessert mit Asana das Leben von vielen Haitianern

Haiti, ein karibischer Staat mit einem reichen kulturellen Erbe, der sich mit der Dominikanischen Republik eine Insel teilt, verzeichnet eine lange Geschichte voller Naturkatastrophen. Eine der verheerendsten war ein Erdbeben der Stärke 7.0 im Jahr 2010, dessen Epizentrum etwa 25 Kilometer von der Hauptstadt entfernt lag. Schätzungen über die Zahl der Todesopfer variieren, es wird aber angenommen, dass mehr als 200.000 Menschen ihr Leben verloren. Und im Jahr 2016 fegte Hurrikan Matthew durch das Land und hinterließ über 500 Tote und über eine Million Obdachlose.

Hope for Haiti ist eine gemeinnützige Organisation, die es sich zum Ziel gesetzt hat, die Lebensqualität der haitianischen Bevölkerung – vor allem der Kinder – zu verbessern. Sie bot vor Ort Hilfe, vor, während und nach diesen Katastrophen. Die Organisation unterstützt von Armut betroffene Haitianer und hilft ihnen, der Armut zu entkommen, indem sie Programme durchführt, die sich auf Bildung, Gesundheitsfürsorge, Infrastruktur, Zugang zu Wasser und Darlehen und Zuschüsse für haitianische Geschäfte und Unternehmer konzentrieren.

Skyler Badenoch ist seit drei Jahren CEO von Hope for Haiti, aber seine Liebe für Haiti entdeckte er bereits vor mehr als dreizehn Jahren. Im Jahr 2010 sah er, wie Hope for Haiti auf das Erdbeben reagierte, und packte selbst mit an. Heute führt er ein Team von 65 Personen, das in Haiti und den USA tätig ist. Zehn seiner Teammitglieder arbeiten in den USA und kümmern sich vor allem um Fundraising, Marketing, administrative Unterstützung, Finanzen und die Leitung, während die anderen 55 Personen – allesamt Haitianer und Haitianerinnen – als Ärzte, Krankenschwestern, Lehrende und Administratoren vor Ort in Haiti tätig sind. Die binationale Organisation hat sich den Werten Transparenz, Rechenschaftspflicht und verantwortungsvoller Unternehmensführung verschrieben. Hope for Haiti ist außerdem eine der höchstbewerteten gemeinnützigen Organisationen auf Rating-Plattformen wie Charity Navigator und Guidestar. Dank der Umsetzung bewährter Methoden zur Verbesserung der Arbeitsweise fördert die Organisation das Vertrauen in Haiti und generell einen menschenfreundlicheren Umgang miteinander.

Wie Wachstum zu einem Bedürfnis nach Veränderung führte

2007 erreichte Hope for Haiti ein Jahresbudget von einer Million Dollar und arbeitete mit insgesamt vier Mitarbeitern in Haiti. Seither konnte die Mitgliederzahl um das 15-fache erhöht und das Budget vervierfacht werden – und das umfasst noch nicht das Sachspendenprogramm, das auf 11 Millionen Dollar anwuchs (mehr als das 10-fache). Und während sich mit dem Wachstum der Organisation auch ihr Einfluss in Haiti ausweitete, kamen auch neue Herausforderungen auf die Organisation zu: so zum Beispiel Ineffizienz bei der Kommunikation, den Spenderbeziehungen und der Berichterstattung.

Bei der jüngsten SWOT-Analyse der Organisation – diese wird alle paar Jahre durchgeführt – haben mehrere Personen sowohl die Projekt- als auch die Spenderkommunikation als Bereiche mit Verbesserungspotenzial angegeben. Aus diesem Grund begann sich Skyler nach einer Plattform umzusehen, die Hope for Haiti bei der Kommunikation und Koordination der gesamten Arbeit an einem einzelnen Ort unterstützen konnte.

Die Suche nach einer Lösung

Dank der Ergebnisse der SWOT-Analyse konnte Skyler schnell vier Bereiche identifizieren, bei denen eine Work-Management-Plattform Engpässe verhindern konnte. Er musste:

• Prozesse optimieren und automatisieren, wo immer das möglich war. Beispielsweise bei Katastrophenhilfe, Notfallprotokollen, Förderanträgen und -management und der Berichterstattung.

• Transparenz verbessern, damit Teamkollegen Einblick in die gesamte Arbeit der Organisation haben und einander nicht extra nachlaufen müssen, um Updates zu bekommen.

• Kommunikation zentralisieren, von Teamdiskussionen bis zur Überprüfung der Spenderbeziehungen und der Berichterstattung sollte alles an einem Ort stattfinden.

• Projektmanagement sowie die Berichterstattung optimieren, sodass Projekte reibungslos ablaufen können, der Berichterstattungsprozess einfach ist und Spender der Organisation vertrauen können.

Nachdem er ein anderes, eher kleines Work Management Tool ausprobiert hatte, war Skyler enttäuscht: Es war weder intuitiv noch robust genug, um den Anforderungen seines Teams standzuhalten. Sein Management-Coach, ein Branchenkollege, legte ihm dann Asana ans Herz und Skyler entschied sich, der  kostenlosen Testversion eine Chance zu geben. Er wollte herausfinden, ob die Plattform den Bedürfnissen seiner Organisation gerecht werden konnte.

Aufgrund seiner Recherche war Skyler bewusst, dass er die Unterstützung der Führungsebene benötigte, wenn die Nutzung von Asana erfolgreich sein sollte. Er beschloss, zuerst die wichtigsten Manager an Bord zu holen und mit Asana vertraut zu machen und die Plattform erst danach in der gesamten Organisation einzuführen. Mit seinem Team begann er, Asana für die  wöchentliche Zielsetzung als auch für Meetings zu verwenden. Jeden Montag fügte jedes Mitglied drei berufliche und ein persönliches Ziel zum gemeinsamen Asana-Projekt hinzu. Im Laufe der darauffolgenden Woche überprüften die Teamkollegen den Fortschritt der anderen über  Kommentare.

Die Verwendung von Asana zur Nachverfolgung dieser wöchentlichen Ziele wurde für das Team schnell Teil des Arbeitsalltags. Sie konnten den Status eines jeden Ziels sehen und gleichzeitig waren diese Aufgaben in die Tagesordnung der wöchentlichen Meetings integriert, was zu einer sofortigen Verbesserung in der Fähigkeit zur Kommunikation des Teams führte.

Die Einführung in der gesamten Organisation

Zwar startete Hope for Haiti mit dem kostenlosen Abo von Asana, aber die Organisation merkte schnell, dass sie mit den Funktionen der kostenpflichtigen Versionen noch effektiver arbeiten konnte. Als Asana Mitte März 2020 verkündete, dass es Non-Profit-Organisationen, die bei der medizinischen Forschung und durch Hilfsaktionen im Rahmen von COVID-19 an vorderster Front kämpften, kostenlose  Asana Business-Abos zur Verfügung stellen würde, stellte Skyler einen Antrag dafür und erhielt ein kostenloses Business-Abo als Spende von Asana für die darauffolgenden 12 Monate.

Mit der Unterstützung von Asana Business begann Skyler nach Möglichkeiten zu suchen, die gesamte Arbeit der Organisation auf die Plattform zu verlagern. Ihre größte und wichtigste Initiative – der jährliche Strategieplan – stand ganz oben auf der Liste, und Skyler wandte sich an die Asana-Berater, um Unterstützung zu erhalten. Unter der Anleitung eines Beraters wandelten Skyler und das Team ihren komplexen Plan mit mehreren Zielen, Strategien und Taktiken in Asana-Projekte um. Jetzt verwendet das Hope for Haiti-Team Portfolios, um die Arbeit am strategischen Plan in der gesamten Organisation und die Projekt Zeitleisten nachzuverfolgen, um den Fortschritt zu sehen und Statusberichte zu erstellen. Mit Asana als Grundpfeiler der Organisation fühlte sich Skyler darin bestätigt, dass Asana die richtige Lösung für sein Team war.

Die Verwendung von Asana im gesamten Unternehmen

Als Basis für die Arbeit in Asana dienten die wöchentlichen Ziele und die Projekte für den Strategieplan. Dann weiteten Skyler und die Organisation die Nutzung aus und führten weitere Workflows ein. Hier sind einige Beispiele:

• Förderanträge und -management: Der US-basierte Teil der Teams verwendet Asana für die Verwaltung der Fundraising-Initiativen, damit es nicht in letzter Minute noch zu Stress kommt. Außerdem hat das Team die Prozesse für die Sicherung von Fördermitteln und die damit einhergehende Berichterstattung in Asana integriert, nachdem die SWOT-Analyse Ineffizienzen aufgezeigt hatte. Das Team verwendet Asana nun, um Förderanträge, die Berichterstattung und die erwarteten Fördereinnahmen zu verwalten.

• Protokoll-Compliance: Der Teil des Teams, der in Haiti arbeitet, verwendet Asana für alles – von der internen Kommunikation über die Berichterstattung bis hin zu COVID-19-Protokollen. Bei Notfällen, wie z.B. COVID-19, erstellt das Team mit Asana Protokolle für die Katastrophenhilfe. So gibt es beispielsweise ein ausgefeiltes Verfahren für die Aufnahme und Behandlung von Patienten in der Krankenstation der Organisation, was die Temperaturmessung, eine Station zum Händewaschen, das Verteilen von Masken und weitere Schritte umfasst. Hope for Haiti dokumentiert die Protokolle in einem Asana-Projekt und verwendet sie für die interne Kommunikation. So wird sichergestellt, dass alle Angestellten die nötigen Schritte befolgen.

• Nachverfolgung von Sachspenden: Das diesjährige Ziel ist es, die 20 Millionen Dollar Marke bei den Spenden zu überschreiten – das ist fast doppelt so viel wie sonst! Zu den Sachspenden zählen Medikamente, Medizinbedarf und Ausrüstung. All das muss nach Haiti geliefert, importiert und an Partnerorganisationen und Menschen in Not verteilt werden. Statt in Excel-Tabellen wird dieser Prozess heute in Asana erfasst und verfolgt.

Ein besseres Erlebnis für Spender – dank Asana

Mit der Hilfe von Asana Business kann Hope for Haiti jetzt schneller mit Spendern zusammenarbeiten. Vor kurzem wurde die Organisation von der professionellen Tennisspielerin Naomi Osaka für eine Spende in der Höhe von 25.000 Dollar ausgewählt. Die Summe wurde durch ihre Teilnahme an einem Online-Gaming-Turnier aufgebracht, das den Kampf gegen COVID-19 unterstützte. Das Team von Hope for Haiti nutzte Asana, um die Spende abzuwickeln, sicherzustellen, dass die richtigen Unterlagen geschickt wurden und dass es keinen einzigen Kontaktpunkt mit dem Team von Naomi Osaka übersah.

Als Hope for Haiti die Spende erhielt, wollte die Organisation der Spenderin natürlich berichten, was damit alles erreicht wurde. Vor Asana hätte das unzählige Dateien und lange E-Mail-Verläufe bedeutet. Aber indem die Verwendung der Spendensumme in Asana nachverfolgt wurde, konnte das Team einen Bericht erstellen und diesen mit Naomi teilen – und das alles innerhalb weniger Wochen.

Zurück zur Basis

Obwohl sich durch COVID-19 der Fokus von Hope for Haiti verändert hat (und die Situation beispielhaft dafür ist, wie schnell die Organisation dank Asana auf eine Krise reagieren kann), hat es für Skyler und sein Team nach wie vor oberste Priorität, bei den wichtigsten Vorhabenvon Hope for Haiti voranzukommen: einfacherer Zugang zu qualitativer Bildung, Gesundheit, sauberes Trinkwasser, Sachspenden in Form von Medizinprodukten und wirtschaftliche Chancen. Durch die Nutzung von Asana kann sich Skyler darauf verlassen, dass die Wirksamkeit dieser Initiativen dank der neu entdeckten Effizienz und Prozesse nur zunimmt.

Und mit einer erneuerten Abstimmung auf die Grundwerte des Unternehmens und der Art und Weise, wie die Organisation ihre Ziele erreicht, ist Hope for Haiti besser aufgestellt als je zuvor, um seine Ziele weiterhin zu übertreffen. Zum Beispiel wird das Team Asana verwenden, um seine jährliche Spendenaktion Hike for Haiti zu planen, bei der Menschen aus der ganzen Welt dazu aufgerufen werden, „gemeinsam“ mit Schulkindern in Haiti zu wandern, die jeden Tag einen langen Schulweg zurücklegen müssen. Die Veränderungen, die Skyler und sein Team anstreben, stellen eine große Herausforderung dar, aber sein Team ist besser denn je aufgestellt, um diese Aufgabe zu bestehen und mit Hilfe von Asana einen Mehrwert in ihrem geliebten Haiti zu bewirken.