Tagesordnungen

Wie Sie eine Tagesordnung in Asana erstellen

Sie können für jedes Meeting ein Tagesordnungsprojekt erstellen, aber vielleicht möchten Sie zunächst mit einem wiederkehrenden Team-Meeting oder Einzelgesprächen beginnen. Danach können Sie nach Bedarf Tagesordnungen für jede Art von Meeting anlegen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Tagesordnung zu erstellen. Um schnell loszulegen:

1. Beginnen Sie mit der Tagesordnungsvorlage und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihres Teams an.
2. Oder importieren Sie eine bestehende Tabelle in der Sie momentan Meetings planen.

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, Ihre eigene Tagesordnung lieber von Grund auf neu erstellen oder an allgemeinen Best Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann folgen Sie unserem „So funktioniert Asana“-Videotutorial:

Beispiele für Meetings, die Sie mit Asana planen können

Sie können jedes Meeting in Asana planen, aber hier sind einige Ideen für den Anfang:

• Regelmäßige Team-Meetings

• Einzelgespräche

• Brainstorming-Meetings

• Sprint-Planung

• Meetings für kreatives Feedback

Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihres Meetings

1. Fügen Sie Diskussionsthemen und Meetingpunkte als Aufgaben hinzu

Während Sie an Themen denken, die Sie besprechen müssen, fügen Sie dem Projekt Meetingthemen als Aufgaben hinzu. Sie können neue Aufgaben erstellen, die nur für die Tagesordnung bestimmt sind, oder bestehende Aufgaben aus anderen Projekten hinzufügen. Da Aufgaben in mehreren Projekten gleichzeitig bestehen können, müssen Sie sie nicht duplizieren. Sobald Sie ein Thema behandelt haben, können Sie es einfach aus dem Tagesordnungsprojekt entfernen.

Einigen Sie sich auf Teamkonventionen in Hinblick darauf, wer zur Tagesordnung des Meetings beitragen kann. Beispielsweise können von jedem Einträge hinzugefügt werden oder nur von einem Meeting-Leiter.

2. Prüfen und priorisieren Sie Diskussionseinträge vor dem Meeting

Erstellen Sie Abschnitte (oder Spalten, wenn es sich um ein Board-Projekt) handelt, um Ihre Tagesordnungspunkte zu organisieren. Sie können Kategorien erstellen, wie „Nachbereitung”, „Anstehend” und „Notizen”.

Überprüfen und priorisieren Sie vor der Sitzung die Meetingthemen, indem Sie Aufgaben per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge bringen.

3. Teilen Sie alle Dateien oder wichtige Informationen vor dem Meeting

Tagesordnungsprojekte erleichtern es den Teilnehmern auch, die Ressourcen und Informationen zu finden, die sie vor dem Meeting benötigen. Wenn Sie z. B. möchten, dass Teammitglieder etwas vor dem Meeting lesen, erstellen Sie eine Aufgabe mit den Informationen oder den benötigten Dateien. Dann können Sie den Teilnehmern Aufgabenkopien zuweisen, die ein Fälligkeitsdatum vor dem Meeting besitzen. Auf diese Weise erscheinen alle Teilnehmer vorbereitet zum Meeting.

Tipps zur Durchführung Ihres Meetings

1. Verbinden Sie Zoom mit Asana

Freuen Sie sich auf einfachere Terminplanung und produktivere Zoom-Meetings! Mit dieser Integration können Sie Zoom-Meetings innerhalb einer Asana-Aufgabe erstellen oder verknüpfen. Danach werden das Transkript und die Aufzeichnung des Meetings direkt an die Aufgabe angehängt, sodass Sie diese einfach teilen oder bei Bedarf später wiederfinden können.

2. Sorgen Sie dafür, dass während des Meetings alle Einblick in die Tagesordnung haben

Meetings können schnell vom eigentlichen Thema abkommen, wenn sich die Teammitglieder nicht alle auf das Gleiche konzentrieren. Öffnen Sie die Tagesordnung in Asana, um diesen während eines Meetings auf dem Bildschirm zu sehen. Alternativ können Sie die Teammitglieder auch bitten, den Plan in ihrer mobilen App aufzurufen. Dies hilft den Teammitgliedern ebenfalls, indem Sie alle dieselbe Ansicht während des Meetings vor Augen haben, egal von wo Sie am Meeting teilnehmen.

3. Erfassen Sie erforderliche Aktionen und Folgemaßnahmen, damit diese tatsächlich durchgeführt werden

Wir alle haben uns einmal freiwillig in einem Meeting gemeldet, um etwas zu übernehmen, und sind dann an unseren Schreibtisch zurückgekehrt ohne uns zu erinnern, worauf wir uns genau geeinigt hatten. Um das zu verhindern, können Teammitglieder Aufgaben für erforderliche Aktionen, die während des Meetings angesprochen werden, erstellen und diese zuweisen. Indem alle Details in der Aufgabenbeschreibung erfasst werden, wird der Kontext und der Grund, warum diese Aufgabe notwendig ist, auch nach dem Ende des Meetings deutlich.

4. Teilen Sie Meetingnotizen einfacher mit anderen

Statt Meetingnotizen separat zu versenden, erstellen Sie einfach eine Aufgabe für Notizen in Ihrer Tagesordnung und fügen Sie alle Anwesenden (und auch alle Abwesenden) als Aufgaben-Follower hinzu, damit sie eine Zusammenfassung erhalten. Nach Ende eines Zoom-Meetings, das mit einer Asana-Aufgabe verknüpft ist, wird automatisch die Aufzeichnung sowie das Transkript an die Aufgabe angehängt.

Stellen Sie sicher, dass [die Aufgabe der Notizerfassung gleichmäßig unter den Teilnehmern verteilt wird] (https://trailhead.salesforce.com/en/content/learn/modules/inclusive-leadership-practices/practice-the-five-principles-of-inclusive-leadership). Dadurch kann jeder aktiv teilnehmen und es sind nicht immer die gleichen Personen, die sich dazu bereit erklären.

5. Diskutieren Sie Ideen und Strategien anstelle von bloßen Status-Updates

Die Verwendung von Asana trägt generell dazu bei, dass Sie einen besseren Überblick darüber haben, was vor sich geht, und wie der Stand der Arbeit ist. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass dies die Häufigkeit von Meetings reduziert, oder dass Diskussionen dadurch wirkungsvoller werden. Wenn Sie keine einfache „To-do, In Bearbeitung, Fertig“-Checkliste durchgehen müssen, können Sie sich besser auf die Gründe für stillstehende Vorgänge, Probleme und Ergebnisse konzentrieren.

Ressourcen für die Planung von Tagesordnungen und die Leitung von Meetings

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