Wie Sie klare Aktionspunkte erstellen

Sarah Laoyan – FotoSarah Laoyan13. Juli 20215 Minuten Lesezeit
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Sie sind am Ende eines erfolgreichen Kick-off-Meetings für ein neues Projekt angekommen und Ihre Teammitglieder sind bereit, die im Meeting besprochenen Inhalte umzusetzen. Aber woher wissen Sie und Ihre Mitarbeiter, was nun wirklich zu tun ist? 

Dafür brauchen Sie Aktionspunkte, die klar kommuniziert werden.

Was ist ein Aktionspunkt?

Ein Aktionspunkt ist eine Aufgabe, die bei einem Meeting mit anderen Projektbeteiligten erstellt wird, um Fortschritte in Richtung des Projektziels zu machen. Stellen Sie sich Aktionspunkte am besten als handlungsweisende To-dos vor, die Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützen. Aktionspunkte können Teil eines größeres Aktionsplans oder einer ganzen Aufgabenliste sein und sind im Projektmanagement ebenso wichtig wie effektive Meetings

Mit Aktionspunkten erfassen Sie Entscheidungen, die Sie während einer Besprechung treffen. Die Meeting-Aktionspunkte können dabei in Form von Ergebnissen oder Inhalten festgehalten werden. Und es kann sich um ganz einfache Aufgaben (wie die Aussendung einer Erinnerungs-E-Mail) handeln, oder aber auch um die Erstellung von Plänen für langfristigere Projekte (z. B. ein Gantt-Diagramm für eine neue Werbekampagne). Erfassen Sie bei Ihren Meetings alle Aktionspunkte mithilfe einer Tagesordnung, um Ihre nächsten Schritte genau zu kennen.

Die 3 W-Fragen für klare Aktionspunkte

Aktionspunkte haben drei zentrale Merkmale. Diese geben Klarheit darüber, wer für einen Aktionspunkt verantwortlich ist, was genau zu tun ist und wann die Aufgabe erledigt sein muss.

Wer?

Wer ist für den Aktionspunkt verantwortlich? Wer ist die Ansprechperson für Fragen zu dieser Aufgabe? Hier eignet sich die Verwendung eines RACI-Diagramms ausgezeichnet: Damit erkennen Sie auf einen Blick, wer für den Aktionspunkt verantwortlich und wer noch in den Entscheidungsprozess involviert ist.

Lesenswert: Was ist eine Stakeholder-Analyse und warum ist sie wichtig?

Was?

Welche Maßnahme wird ausgehend von der Aufgabenbeschreibung umgesetzt? Wirkungsvolle Aktionspunkte beinhalten ein handlungsweisendes Verb – denn so gibt es keine Unklarheiten darüber, was zu erledigen ist. Nennen Sie einen Aktionspunkt zum Beispiel statt „Content-Kalender“ besser „Nach Themen für den Content-Kalender suchen“. Dieser Titel lässt keine Zweifel oder Unklarheiten darüber zu, was für den Content-Kalender gemacht werden muss. Das Verb „suchen“ beschreibt klar, was zu tun ist. 

Überlegen Sie sich beim Erstellen einer Aufgabe, ob die Person, die Sie für die Aufgabe verantwortlich machen, weitere Informationen benötigt, um den Aktionspunkt erfolgreich erledigen zu können. Gibt es wichtige Dokumente oder Referenzunterlagen, die dafür notwendig sind? Es ist nicht nur praktisch, alle wichtigen Informationen zur Aufgabe an einem zentralen Ort zu haben, es optimiert auch den Arbeitsprozess, da das Hin und Her zwischen Teammitgliedern auf der Suche nach Informationen wegfällt.

Wann

Wann müssen die Aktionspunkte des Meetings erledigt sein? Denken Sie beim Festlegen der Fristen unbedingt auch an andere Abhängigkeiten des Projekts und an die aktuelle Auslastung der Personen, denen Sie die Aufgaben zuweisen. Ist die Frist sowohl in Hinblick auf das Team als auch auf die Projektanforderungen realistisch?

Beispiele für klare Aktionspunkte

Aktionspunkte sind ein entscheidender Faktor im Projektmanagement, es kann aber einige Zeit dauern, bis Sie lernen, die weiteren Schritte nach einem Meeting klar zu kommunizieren. Um Sie dabei zu unterstützen, zeigen wir Ihnen hier, wie andere Teams ihre Aktionspunkte erstellen:

Beispiel für einen Aktionspunkt eines Entwicklerteams:

Das Entwicklungsteam hat einen Fehler gefunden, der behoben werden muss. Im Zuge eines Team-Meetings wurden mögliche Lösungen besprochen. Außerdem wurde entschieden, dass Daniela den Fehler beheben wird, da Sie vor einigen Monaten bereits ein ähnliches Problem gelöst hat. Sie wird den Fehler bis zum nächsten Produkt-Update in zwei Wochen beheben.

Aktionspunkt: Fehler beheben.

  • Verantwortlich: Daniela

  • Frist: In zwei Wochen.

Beispiel für einen Aktionspunkt eines HR-Teams:

Das Team der Personalabteilung möchte den Einführungsprozess standardisieren, bevor in den nächsten Monaten weitere Teammitglieder aufgenommen werden. Das Team beschließt, gemeinsam ein Konzept für die Einführungspräsentation zu erstellen und legt das Fälligkeitsdatum für zwei Wochen vor Eintritt der neuen Mitarbeiter fest. Ausgehend von diesem Konzept wird Kabir bis eine Woche vor Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeiter die Präsentation fertigstellen.

Aktionspunkt #1: Konzept für eine Einführungspräsentation erstellen. 

  • Verantwortlich: Das HR-Team

  • Frist: Zwei Wochen vor Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters

Aktionspunkt #2: Neue Präsentation für den Einführungsprozess auf der Grundlage des vom Team entwickelten Konzeptes fertigstellen

  • Verantwortlich: Kabir

  • Frist: Eine Woche vor Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters

Beispiel für einen Aktionspunkt eines Designteams:

Die Teams der Marketing- und Designabteilung geben einander bei einem Meeting Feedback zur ersten Runde der Marken-Neugestaltung. Das Marketingteam gibt Feedback zu den ersten Designs, danach hat das Designteam zwei Wochen Zeit, um das beim Meeting besprochene Feedback umzusetzen.

Aktionspunkt: Erste Runde der neuen Markendesigns überarbeiten

  • Verantwortlich: Das für die Marken-Neugestaltung zuständige Team

  • Frist: 10. August – das Datum des nächsten Meetings

Welche Vorteile bieten Aktionspunkte?

Wenn Sie als Projektmanager den Fortschritt Ihres Projekts nachverfolgen möchten, wird Ihr Team von der Erfassung von Aktionspunkten aus mehreren Gründen profitieren.

Mit Aktionspunkten bleiben Projekte stets gut organisiert

Ein guter Projektmanager schickt nach einem Meeting eine Liste mit den besprochenen Aktionspunkten an die Beteiligten aus, damit alle über die nächsten Schritte Bescheid wissen. Manche Projektmanager organisieren ihre Aktionspunkte mithilfe von Meeting-Protokollen oder -Notizen, um die Aufgaben gleich zu kategorisieren. Dadurch ist in der Tagesordnung sofort ersichtlich, welche Aktionspunkte zu welchen Gesprächsthemen gehören.

Mit Aktionspunkten sind die Verantwortlichkeiten im Team klar

Wenn bei einem Meeting viele Entscheidungen getroffen werden, können Sie mit Aktionspunkten bereits im Verlauf der Besprechung alle To-dos erfassen. Am besten machen Sie eine Person für die Erstellung einer Liste mit allen Aktionspunkten verantwortlich. Diese Person kann nach dem Meeting auch alle verantwortlichen Personen für Aufgaben kontaktieren, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied genau weiß, wer für welche To-dos zuständig ist. 

Mit Aktionspunkten erfassen Sie die laufenden Arbeitsvorgänge

Durch die Erfassung Ihrer Aktionspunkte können Sie die Auslastung Ihres Teams im Blick behalten. Indem sie die Aktionspunkte nachverfolgen, wissen Manager, woran ihr Team gerade arbeitet und welche Teammitglieder Kapazitäten für neue Aufgaben haben. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die nach Stunden bezahlt werden, oder Sie die voraussichtliche Dauer der Aufgaben erfassen (wie z. B. bei Leiharbeitern) können Sie sehen, wie lange es dauert, die einzelnen Aktionspunkte zu erledigen. Diese Informationen helfen Ihnen bei zukünftigen Projekten, um vorab bereits besser abzuschätzen, welche Ressourcen Sie für das Projekt benötigen.

Häufige Fehler bei der Erstellung von Aktionspunkten

Mit starken Aktionspunkten können Sie den Workflow Ihres Teams unterstützen, To-dos erfolgreich von Ihrer Aufgabenliste streichen und Ihren Projektfortschritt beschleunigen. Aber Achtung: Unklar formulierte Aktionspunkte können erhebliche Schwierigkeiten hervorrufen. 

Hier finden Sie ein paar typische Fehler bei der Erstellung von Aktionspunkten – und wie man sie vermeidet:

Ungenaue Aktionspunkte

Wenn eine Aufgabenbeschreibung nicht alle Informationen enthält, die für die Durchführung nötig sind, wird die Arbeit von vornherein blockiert. Mitarbeiter müssen dann zunächst nach den fehlenden Informationen suchen oder andere Beteiligte danach fragen, was wertvolle Zeit kostet.  Laut unserer Studie verbringen Wissensarbeiter 60 % Ihrer Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit, also mit Meetings, Statusüberprüfungen und der Suche nach Informationen. Indem Sie das „Was“ in der Aufgabenbeschreibung klar definieren, vermeiden Sie Verwirrung und klären von Beginn an, was erledigt werden muss. Außerdem verhindern Sie damit ein langwieriges Hin und Her zwischen einzelnen Beteiligten.

Fehlende Fristen

Aufgaben, für die keine Frist festgelegt wurde, werden oft so lange hinausgeschoben, bis sie am Ende ganz vergessen werden. Wenn ein Aktionspunkt wesentlich für den Erfolg eines Projektes ist, ist ein klares Fälligkeitsdatum unerlässlich. Aktionspunkte ohne eine festgelegte Frist neigen dazu, übersehen zu werden.

Fehlende Aufgabenzuweisung an ein Teammitglied

Es kann passieren, dass eine Aufgabe übersehen wird, wenn sie keiner Person zugewiesen ist. Wenn Sie ein To-do haben, das erledigt werden muss, aber keiner freiwillig die Aufgabe übernehmen will, weisen Sie es dem Teammitglied zu, das sich am besten dafür eignet. Sollte die Person keine Kapazitäten dafür haben, werfen Sie einen Blick auf die aktuelle Auslastung Ihres Teams, um herauszufinden, wer den Aktionspunkt übernehmen kann.

Definieren Sie wer für eine Aufgabe zuständig ist, um zu verhindern, dass sie vergessen wird. Solange sie jemandem zugewiesen ist, weiß zumindest diese eine Person, dass dieses To-do erledigt werden muss.

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Die Erstellung von Aktionspunkten ist einfach; sie aber mit Ihrem gesamten Team zu teilen kann zur Herausforderung werden, wenn Ihre Arbeitsvorgänge nicht an einem zentralen Ort koordiniert werden. Ein gutes Work Management Tool schafft hier Abhilfe.

Mit einem Arbeitsmanagement-Tool wie Asana können Sie und Ihr Team Projektaufgaben, Meeting-Notizen und Inhalte an einem zentralen Ort erfassen und nachverfolgen. Und wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie damit sogar einzelne Aufgaben mit strategischen Vorhaben verknüpfen. Asana hilft Ihrem Team, tägliche To-dos mit den größeren Unternehmenszielen zu verbinden, wodurch klar ersichtlich wird, warum diese Aufgaben wichtig sind und wohin sie führen sollen.

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