Nutzen Sie Gantt-Diagramme zum ersten Mal? Beginnen Sie hier.

Einführung in Gantt-Diagramme
  • In diesem Artikel lernen Sie:
    • Was ein Gantt-Diagramm ist
    • Wofür sich ein Gantt-Diagramm eignet
    • Beispiele für den Einsatz eines Gantt-Diagramms
    • Vor- und Nachteile von Gantt-Diagrammen
    • Alternative Ansichten und Tools für den sofortigen Einsatz

Gantt-Diagramme. Sie haben den Begriff sicherlich schon einmal gehört. Vielleicht wurde es in einem Kickoff-Meeting für ein neues Projekt erwähnt oder Ihr Teamkollege hat Sie ganz nebenbei gebeten, ein Gantt-Diagramm für die Kundenleistungen zu erstellen, die Sie zu organisieren versuchen. Das Problem ist, dass Sie sich nicht ganz sicher sind, was ein Gantt-Diagramm ist, wie es aussieht oder warum Sie es verwenden sollten.

Während Gantt-Diagramme recht komplex werden können, sind die Grundlagen eigentlich überschaubar. In dieser Übersicht erhalten Sie eine schnelle und einfache Zusammenfassung darüber, was Gantt-Diagramme sind, wofür sie verwendet werden sollten, und einige einfache Alternativen, die Sie sofort einsetzen können.

Was ist überhaupt ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das in der Regel im Projektmanagement verwendet wird, um die Zeitleiste eines Projektes, Programms oder eines Arbeitsvorgangs zu veranschaulichen. Jeder Balken legt einen Arbeitsschritt fest, wobei die Länge des Balkens die Zeit darstellt, die für diesen Schritt benötigt wird. Ein vollständiges Gantt-Diagramm gibt den Teams einen Überblick darüber, was zu tun ist und wer es wann erledigt.

Es liegt an Ihnen, wie viele Details hinzugefügt werden: Beim Erstellen eines Gantt-Diagramms können Sie es als Gesamtübersicht anlegen oder all die Einzelheiten hinzufügen, die Ihr Team für die Planung der zukünftigen Arbeitsvorgänge benötigt. Unabhängig davon, wie detailliert Sie vorgehen, sollte der Betrachter eines Gantt-Diagramms in der Regel erfahren:

  • Wann das Projekt fällig ist
  • Wann jede Aufgabe starten und enden soll
  • Wie lange jede Aufgabe dauert
  • Wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist
  • Welche Aufgaben von anderen abhängen
  • Wie jede Aufgabe kategorisiert oder gruppiert ist

Wofür eignet sich ein Gantt-Diagramm?

In der Regel wird ein Gantt-Diagramm verwendet, um einen Projektplan zu visualisieren. Obwohl es nicht die einzige Möglichkeit für eine visuelle Darstellung Ihrer Arbeit ist, eignen sie sich für bestimmte Arten von Arbeiten besonders gut. Bei folgenden Herausforderungen empfiehlt es sich beispielsweise, Gantt-Diagramme zu verwenden:

  • Visuelle Darstellung eines Projektplans und einer Zeitleiste. Gantt-Diagramme zeigen anschaulich auf, welche Arbeiten wann und in welcher Reihenfolge durchgeführt werden und erzeugen Transparenz über Ihren Projektplan und Ihre Zeitleiste.

  • Organisation komplexer Projekte. Ob es sich um ein teamübergreifendes Vorhaben oder ein großes, ehrgeiziges Projekt handelt – ein Gantt-Diagramm dient Ihnen als Leitfaden. Wie auf einer Karte sehen Sie jeden Schritt im Voraus und wissen, welche Richtung Ihr Team als nächstes einschlagen muss.

  • Koordination mehrerer Beteiligter. Oft arbeiten mehrere Teammitglieder gleichzeitig an verschiedenen Teilen eines Projektes. Gantt-Diagramme geben Ihnen einen Überblick über alle laufenden Vorgänge zu jedem Zeitpunkt. Außerdem zeigt es Ihnen, wann Sie den Ball an die nächste Person weitergeben müssen.

  • Ermittlung von Zeitrahmen und Arbeitspensum. Egal, ob Sie im Unternehmen oder in einer Agentur arbeiten, ein Gantt-Diagramm zeigt Ihnen im Voraus, wie viel Zeit und Personalstärke Sie benötigen. So können Sie Ressourcen zuweisen und Fälligkeitsdaten entsprechend planen.

Beispiele für den Einsatz eines Gantt-Diagramms

Auch wenn das Gantt-Diagramm für eine Vielzahl von Projekten und Programmen verwendet werden kann, wollen wir Ihnen die Einsatzmöglichkeiten an den folgenden drei Beispielen verdeutlichen:

Projektplan für eine Produkteinführung

Bei Produkteinführungen eignet sich ein Gantt-Diagramm, um den gesamten Plan von der Idee bis zur Markteinführung und darüber hinaus detailliert darzustellen. Durch die Visualisierung in einem Gantt-Diagramm lassen sich Konflikte vor ihrem Auftauchen identifizieren und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitsschritten erkennen. So erhalten Sie einen klaren Überblick über alles, was bis zur Einführung passiert, und wissen wann es passiert.

Darstellung einer großen Marketingkampagne

Größere Marketingkampagnen erfordern viel Zusammenarbeit und Koordination und man verliert leicht den Überblick über alle laufenden Vorgänge. Gantt-Diagramme vereinfachen den Prozess, indem sie eine Abfolge von Aufgaben samt Verantwortlichem und Bearbeitungsdauer darstellen. Auf diese Weise wissen Teams nicht nur, wer für was verantwortlich ist, sondern auch, wie sich ihre Arbeit auf andere oder das Gesamtziel auswirkt.

Überblick über alle Leistungen für einen Kunden

Wenn Sie in einer Agentur arbeiten, können Sie Ihrem Kunden mit Hilfe eines Gantt-Diagramms den Zeitplan für all Ihre Leistungen sowie der jeweiligen Bearbeitungszeit präsentieren. So geben Sie Ihren Kunden einen klaren Überblick über den Umfang Ihrer Leistungen. Dadurch wissen sie nicht nur, wann sie mit einer Leistung rechnen können, sondern auch, wann und wie lange Sie daran arbeiten werden.

Vor- und Nachteile von Gantt-Diagrammen

Obwohl Gantt-Diagramme in vielen Fällen von großem Nutzen sein können, bieten sie nicht für jedes Projekt die beste Ansicht. Um Ihnen ein besseres Verständnis dafür zu geben, ob ein Gantt-Diagramm für Sie und Ihr Projekt am besten geeignet ist, folgen hier einige Vor- und Nachteile. Diese sollten Sie berücksichtigen, bevor Sie mit der Nutzung beginnen.

Unter anderem bietet die Verwendung eines Gantt-Diagramms folgende Vorteile:

  • Überblick über den Zeitplan Ihres Projektes aus der Vogelperspektive. Zu Beginn eines Projektes zeigt Ihnen das Gantt-Diagramm wie auf einer Karte jeden Schritt im Voraus. Somit wissen Sie, welche Richtung Ihr Team als nächstes einschlagen muss und wann Sie einen jeweiligen Meilenstein erreichen. Auf diese Weise können Sie Ihren Projektzeitplan mit allen Beteiligten teilen, Ihr Personal und Ihre Ressourcen besser planen und wissen, was Sie wann erledigten müssen, damit alles nach Plan verläuft.

  • Die Beziehungen zwischen den Aufgaben werden veranschaulicht. Durch die Angabe der Start- und Enddaten sowie der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben können Sie visualisieren, wie sich die einzelnen Arbeitsschritte auf andere auswirken. Dies hilft Ihnen, Probleme zu identifizieren und Abhängigkeitskonflikte zu beheben, bevor Sie auftreten.

  • Hilfestellung für ein besseres Ressourcenmanagement. Wenn Sie jedem Arbeitsauftrag einen Verantwortlichen hinzufügen, können Sie sehen, wer was bis wann erledigt, um die Arbeitsbelastung von Einzelpersonen besser zu verwalten. Da alles der Reihe nach dargestellt wird, wird auf einen Blick klar, ob ein einzelner Teamkollege oder ein Team überfordert ist. In diesem Fall können Sie Aufgaben nach Bedarf neu zuweisen oder verschieben.

Gantt-Diagramme sind aber leider nicht frei von Fehlern. Nachfolgend finden Sie einige Hürden, mit denen die Nutzer oft konfrontiert werden:

  • Die Einrichtung ist zeitaufwendig. Das Einrichten eines Gantt-Diagramms ist nicht von heute auf morgen möglich. Insbesondere wenn Sie eine Excel-Tabelle verwenden, wird es einige Zeit dauern, bis Ihre Arbeit in einem Gantt-Diagramm eingerichtet ist. Selbst wenn Sie eine Vorlage verwenden, müssen Sie möglicherweise noch Anpassungen vornehmen, um sie an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen.

  • Gut für die Planungsphase, weniger gut für die Ausführungsphase. Traditionelle Gantt-Diagramme eignen sich besonders gut in der Planungsphase eines Projektes. Sobald Sie jedoch Ihre Arbeit geplant haben, müssten Sie in den meisten Fällen zu einem anderen Tool oder einer anderen Plattform wechseln, um die täglichen Aktivitäten zu verwalten. Dadurch wird es für das Team schwierig, die einzig wahre Informationsquelle zu bestimmen.

  • Das Hinzufügen weiterer Details führt zu Chaos. Ob es sich um Mikroschritte innerhalb eines Meilensteins, Dateien oder eine Erklärung zu einer Aufgabe handelt – das Hinzufügen dieser hilfreichen Details in einem Gantt-Diagramm kann eine übersichtliche Karte in ein überwältigendes Durcheinander verwandeln.

Alternativen zum Gantt-Diagramm

Erfreulicherweise existieren Alternativen zu Gantt-Diagrammen, die Ihnen zwar einen Überblick über die Zusammenhänge Ihrer gesamten Arbeit bieten, aber nicht die typischen Einschränkungen eines traditionellen, tabellenbasierten Gantt-Diagramms aufweisen.

Andere Arten des visuellen Projektmanagements

Kanban-Boards

Zum einen könnten Sie in Betracht ziehen, eine andere Projektmanagement-Ansicht zu verwenden. Je nachdem, welche Art von Projekten Sie verwalten, bietet ein Kalender oder ein Kanban-Board eine schlankere und schneller einzurichtende Alternative zur Visualisierung Ihres Projektplans. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, beschreibt dieser Artikel über visuelles Projektmanagement die Vor- und Nachteile dieser drei Ansichten.

Bessere Tools zur Erstellung von Projektplänen

Die Asana-Zeitleiste für Marketingkampagnen

Zum anderen eignet sich ein Arbeits- oder Projektmanagement-Tool wie Asana hervorragend dafür, Ihre Projekte an einem Ort zu planen, zu koordinieren und mit Details zu versehen. Dabei sparen Sie sogar noch Zeit bei der Einrichtung.

Sie könnten Ihren Projektplan beispielsweise mit der Asana-Zeitleiste erstellen, einer Ansicht ähnlich dem Gantt-Diagramm, mit der Sie auf einen Blick den Zusammenhang aller Projektvorgänge erkennen. Wie in einem Gantt-Diagramm zeigt Ihnen die Zeitleiste, wann jeder Schritt stattfinden soll, wie lange seine Ausführung dauern wird und wer dafür verantwortlich ist. Im Gegensatz zu einem Gantt-Diagramm ist die Zeitleiste jedoch sehr einfach einzurichten und zu pflegen. Außerdem ermöglicht sie Ihrem Team, ihre Projekte am selben Ort gemeinsam zu bearbeiten und fortzuführen, an dem sie geplant wurden. Probieren Sie die Zeitleiste mit der kostenlosen Premium-Testversion aus.

Projektplanung wie ein Profi

Egal, ob mit einem Gantt-Diagramm oder einer ähnlichen Alternative – die Visualisierung Ihres Projektplans ist ein wichtiger Schritt für jedes Team. Es ermöglicht Ihnen, die Zusammenhänge zwischen allen Teilen Ihres Projektes zu veranschaulichen, es mit Ihrem Team zu teilen und Ihre Projektdetails im Laufe der Arbeit anzupassen, damit alles nach Plan verläuft.

Beginnen Sie noch heute, Projekte in Asana zu managen