To Do Liste: 15 Tipps für mehr Produktivität!

Eine To-do-Liste ist im Grunde genommen eine Liste von Tätigkeiten, die Sie erledigen müssen. Das heißt, dass Ihre Aufgabenliste alles Mögliche beinhalten kann – aber nur weil Sie Ihre Aufgaben in einer Liste festhalten, heißt es nicht, dass diese wirklich nützlich ist. Nur wenn aus Ihrer Liste auch die Fälligkeitsdaten für Ihre Tätigkeiten ersichtlich sind, können Sie Prioritäten setzen und gute Arbeit leisten. Aber leider ist diese Liste von Aufgaben allzu oft weder organisiert noch mit der eigentlichen Arbeit verknüpft – und das führt zu weniger Klarheit und mehr Arbeit rund um die Arbeit.

Die gute Nachricht ist: Das Erstellen einer To-do-Liste kann durchaus sinnvoll sein. Gewinnen Sie mit den folgenden 15 Tipps einen Überblick über Ihre Aufgaben und erfahren Sie, wie Sie eine effektive To-do-Liste erstellen.

Welche Arten von To-do-Listen gibt es?

Man kann To-do-Listen auf viele verschiedene Arten und Weisen erstellen. In der einfachsten Form ist das einfach nur eine Liste mit Aufgaben, die Sie abhaken können. Doch man kann diese Liste auch komplexer gestalten. Folgende Möglichkeiten könnten Sie nutzen:

• Die einfache To-do-Liste: Bei dieser Liste zählen Sie nur die Aufgaben auf, die bei Ihnen anstehen. Sie können hier auch die Deadline hinzufügen, bis wann der Task zu erledigen ist.

• Die erweiterte To-do-Liste: Mit der erweiterten Liste fügen Sie noch den Aufwand hinzu, der für diese Aufgabe notwendig ist. Da dieser nicht 100% genau sein kann, sollten Sie den Aufwand hier nur einschätzen. Wenn möglich, planen Sie einen Puffer ein, damit die Deadline auch realistisch ist.

• Die komplexe To-do-Liste: Gerade wenn Sie als Projektmanager arbeiten, kann diese Liste noch hilfreicher sein. Hier zerteilen Sie Aufgaben und Teilschritte und geben dazu an, wie viele Mittel und Mitarbeiter dafür notwendig sind.

To-do-Liste: Online oder auf Papier?

Der erste Schritt hin zu einer To-do-Liste, die Ihnen tatsächlich hilft? Zunächst einmal sollten Sie auf digitale To-do-Listen setzen. Handgeschriebene Listen auf einem Blatt Papier vermitteln zwar ein gutes Gefühl beim Abhaken erledigter Aufgaben, allerdings sind sie für die effektive Verwaltung Ihrer Tätigkeiten nicht sonderlich gut geeignet. Tatsächlich stellen sich handgeschriebene Listen oft als ungeordnet und fehleranfällig heraus, sie gehen leicht verloren und führen nicht zum gewünschten Erfolg.

Nutzen Sie stattdessen eine To-do-Listen-App. Im Gegensatz zu einer Aufgabenliste zum Ausdrucken bietet eine App viele Vorteile:

• Arbeit sortieren und priorisieren. Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben in Ihrer handgeschriebenen To-do-Liste ändern wollen, müssen Sie die ganze Liste neu schreiben. Aber mit einer To-do-Listen-App können Sie die einzelnen Aufgaben einfach verschieben. Und nicht nur das: In den meisten Apps können Sie mit Hilfe von benutzerdefinierten Tags Prioritäten festlegen.

• Kein Verlustrisiko. Im Gegensatz zu einer handgeschriebenen To-do-Liste können Sie Ihre Online-To-do-Liste nicht „verlieren“. Sie haben immer Zugriff darauf und können von überall aus neue Aufgaben hinzufügen.

• Fügen Sie Ihren To-dos zusätzlichen Kontext hinzu. Die meisten To-do-Apps bieten Ihnen eine Möglichkeit, zusätzliche Informationen festzuhalten, wenn Sie Ihre To-do-Liste erstellen. In einer handgeschriebenen Aufgabenliste haben Sie für Ergänzungen oft nur wenig Platz. Aber mit einer To-do-Listen-App hat jede Aufgabe eine ausklappbare Beschreibung, in der Sie relevante Details, zugehörige Dokumente oder wichtige Informationen hinzufügen können.

• Erstellen Sie separate To-do-Listen an einem Ort. Bevor Sie sich für eine To-do-Listen-App entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie darin mehr als eine „Liste“ erstellen können. Vielleicht brauchen Sie zum Beispiel eine To-do-Liste für Ihre persönlichen Arbeitsaufgaben, eine weitere für die Arbeit Ihres Teams und eine dritte für Ihre berufliche Entwicklung. Eine To-do-Listen-App bietet Ihnen die Möglichkeit, all diese Aufgaben an einem Ort zu verwalten.

• Richten Sie Fälligkeitsdaten, Erinnerungen und Benachrichtigungen ein. Wozu To-dos, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden? Mit einer To-do-Listen-App gewinnen Sie einen Überblick über Termine, können Erinnerungen oder Benachrichtigungen einrichten und sicherstellen, dass sämtliche Aufgaben termingerecht erledigt werden.

• Zusammenarbeit. Wenn Ihre persönliche Aufgabenliste organisiert ist und Ihre Prioritäten klar sind, können Sie einen besseren Beitrag zu Teamprojekten und Initiativen leisten. Anders gesagt: Je besser Sie organisiert sind, desto einfacher wird es sein, mit Ihrem Team an Ihrem Projektplan zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie auf der Suche nach einer To-do-Listen-App sind, mit der Sie Ihre To-do-Liste erstellen können, probieren Sie es doch mal mit Asana. Asana ist ein Work Management Tool, mit dem Sie Ihre Arbeit am PC, Laptop oder mit Ihrem Android- oder iOS-Gerät so organisieren können, dass Sie genau wissen, was Sie zu tun haben, warum es wichtig ist und wie Sie es rechtzeitig erledigen können. Nutzen Sie Asana, um Ihre Arbeit nachzuverfolgen, sie mit dem Projekt als Ganzes zu verknüpfen, Ihre Teamkollegen auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Wie erstelle ich eine To-do-Liste?

Wenn Sie Ihre Aufgabenlisten auf die nächste Stufe bringen möchten, probieren Sie diese 15 Tipps für To-do-Listen aus, um für mehr Klarheit zu sorgen und Ineffizienzen zu reduzieren. Bitte beachten Sie, dass die meisten dieser Tipps voraussetzen, dass Sie eine To-do-Listen-App nutzen, um Ihre Arbeit zu organisieren und produktiver zu arbeiten.

1: Erstellen Sie eine umfassende Liste

Erfassen Sie Ihre anstehenden Aufgaben lieber schriftlich und erledigen Sie sie später, bevor Sie vergessen, was Sie eigentlich vorhatten. Oft kommen uns die besten Ideen in einem Augenblick, in dem wir sie gerade nicht aufschreiben können – aber Inspiration kann zu jedem Zeitpunkt über uns kommen. Wenn Sie einen spontanen Gedanken haben, wie man ein Projekt verbessern könnte oder welche Vorschläge Sie Ihrem Chef unterbreiten können, fügen Sie ihn einfach Ihrer Aufgabenliste hinzu.

Deshalb ist es wichtig, sich zur Erstellung einer To-do-Liste für eine digitale App zu entscheiden, die Sie auch auf mobilen Geräten verwenden können. Dann können Sie auch unterwegs etwas notieren, ohne Gefahr zu laufen, dass Sie es wieder vergessen haben, wenn Sie schließlich am PC sind.

Sich nicht immer auf das menschliche Gehirn und Gedächtnis verlassen zu müssen, macht einem das Leben einfacher. Asana hilft uns, die kognitive Belastung unserer Mitarbeiter zu reduzieren und für Klarheit zu sorgen.”

2: Listen, Listen und noch mehr Listen

Der Grund für die Unübersichtlichkeit von To-do-Listen liegt meist in der zufälligen Aneinanderreihung einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben. Wenn Sie beispielsweise an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es schnell verwirrend werden, wenn Sie die Liste um eine Erinnerungsnotiz für ein anstehendes Kampagnen-Briefing ergänzen und gleichzeitig eine Notiz über Dienstleister für eine Veranstaltung hinzufügen möchten. Kein Wunder, dass man sich so schnell überwältigt fühlt.

Um den Überblick zu behalten und effektive To-do-Listen zu erstellen, sollten Sie womöglich mehrere Listen verwenden. Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass jedes Projekt oder große Initiative eine eigene Liste hat. Außerdem kann es eine gute Idee sein, eine Liste für unmittelbar zu erledigende Aufgaben zu führen, eine weitere mit Ideen für künftige Projekte und eine dritte für persönliche Erinnerungen. Dann können Sie immer die Aufgabenliste öffnen, die für das aktuelle Arbeitsvorhaben relevant ist, um sich besser auf das zu konzentrieren, was im jeweiligen Moment gemacht werden muss.

Wichtig ist dabei auch, dass Sie bereits erledigte Aufgaben auf der Liste abhaken. Vermeiden Sie es, sich im Nachhinein zu fragen, ob diese Aufgabe bereits erledigt wurde oder nicht. Sorgen Sie für Klarheit und aktualisieren Sie daher die Liste laufend. So bekommen Sie den Kopf frei und können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

3: Ordnen Sie Ihre Aufgabenliste nach Workflow, Priorität oder Fälligkeitsdatum

Selbst, wenn es manchmal Spaß machen kann – es ist Zeitverschwendung, Ihre To-do-Liste am nächsten Tag neu zu ordnen. Widerstehen Sie der Versuchung; stattdessen können Sie eine gut strukturierte To-do-Liste erstellen. Falls diese Option von Ihrer App unterstützt wird, bietet es sich an, für unterschiedliche Tätigkeiten separate Abschnitte einzurichten. Auf diese Weise können Sie nach Belieben Tätigkeiten nach Art des Projekts oder Priorität sortieren und Ihre Liste als Tagesplaner nutzen.

4: Erstellen Sie umsetzbare Aufgaben

Gedanken oder Ziele gehören nicht in eine To-do-Liste. Sie sollten diese Ideen zwar im Gedächtnis behalten, aber nicht alles in eine Aufgabenliste integrieren, weil Sie damit große Aufgaben, die wesentlich für Ihre Arbeit sind, überschatten oder völlig aus den Augen verlieren können. Stattdessen ist unser To-do-Listen-Tipp, diese Elemente in einem Projektmanagement-Tool oder Managementsystem für Ziele zu erfassen – nicht jedoch in einer Excel-Liste, da sich Tabellenprogramme dafür weniger gut eignen. So haben Sie immer noch Zugriff auf all Ihre Ideen und wichtigen Ziele, ohne Ihre erstellte To-do-Liste zu überladen.

Einerseits ist es wichtig, Gedanken und Ziele getrennt von Ihrer primären, umsetzbaren Aufgabenliste zu speichern; andererseits kann es schnell lästig werden, zwischen mehreren Tools hin- und herzuwechseln. Stattdessen sollten Sie versuchen, all diese Informationen in einem einzigen Tool zu erfassen – zum Beispiel in Asana.

5: Verwenden Sie Verben in Aufgabennamen

Jedes To-do sollte umsetzbar sein, weshalb Aufgabennamen ein Verb enthalten sollten. Diese Regel ist zwar nicht bindend, hilft Ihnen jedoch auf einen Blick zu erkennen, um was es geht.

Zum Beispiel sagt Ihnen ein To-do namens „Drei Werbebilder für Facebook“ nicht viel. Wenn Sie jedoch das Verb „entwerfen“ hinzufügen, wird der Titel der Aufgabe klar und umsetzbar: Drei Werbebilder für Facebook entwerfen. To-do-Listen erstellen Sie also am besten mit Verben im Titel, damit Ihnen auf einen Blick klar ist, was Sie zu tun haben und ein verständlicher Aufgabenplan entsteht.

6: Priorisieren Sie Ihre To-dos

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeit rechtzeitig erledigen, sollten Sie wissen, welche Ihrer To-dos am wichtigsten sind. Sie können die wichtigsten Aufgaben ganz oben platzieren oder benutzerdefinierte Tags nutzen, um Prioritäten anzuzeigen – Hauptsache, Sie sehen, welche Arbeit besonders wichtig ist, sodass Sie nichts vergessen.

Priorisierung heißt nicht unbedingt, dass man die wichtigste Aufgabe in jedem Fall zuerst erledigen muss. Manchmal ist es am besten, wenn man den Tag mit einer einfachen Aufgabe beginnt. Vielleicht nutzen Sie auch die 80/20-Regel, die besagt, dass man 80 % der Arbeit innerhalb von 20 % der Zeit erledigen kann, und erledigen diesen Teil zuerst. Egal, ob Sie wichtige Dinge zuerst erledigen oder erst im Laufe des Tages – stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was alles vor Ihrem Feierabend erledigt sein muss.

Früher kam ich von der Arbeit nach Hause, brachte meinen Sohn um Acht ins Bett, und wühlte mich dann bis Mitternacht durch meine E-Mails. Ich musste entscheiden, welche Nachrichten wichtig waren und was überhaupt vor sich ging. Und jetzt arbeite ich mich im Nu durch meine Aufgaben in Asana, weil ich genau weiß, was Priorität hat.”

7: Geben Sie immer eine Frist an

Wenn es darum geht, Ihre Aufgaben zu erledigen, müssen Sie nicht nur wissen, was zu tun ist, sondern auch, bis wann es erledigt sein muss. Es bringt nicht viel, wenn Sie alle wichtigen To-dos erledigen, das aber viel zu spät. Anders gesagt: Sie müssen immer wissen, wer was bis wann erledigt. Selbst, wenn Sie keine feste Frist haben, ist es besser, ein Datum aufzuschreiben, wenn Sie Ihre To-do-Liste erstellen. Später können Sie es immer noch verschieben, stellen aber sicher, dass Sie ganz sicher keine Frist verpassen.

8: Unterteilen Sie große Arbeiten in kleinere Aufgaben

Eines der größten Probleme beim Erledigen von To-dos entsteht, wenn etwas am Folgetag fällig ist, Sie aber realisieren, dass Sie für die Aufgabe eigentlich eine Woche Zeit bräuchten.

Wenn dieses Problem häufiger auftritt, hilft folgender Tipp für To-do-Listen: Unterteilen Sie Ihre Arbeit in kleinere Teilaufgaben. Ihre Aufgabe mag erst am Freitag fällig sein, aber wenn es sich dabei um eine umfangreiche Tätigkeit handelt, für die Sie mehrere Tage brauchen, sollten Sie diese in kleinere To-dos aufteilen und im Laufe der Woche erledigen.

Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.”

9: Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Wenn Sie mehrere Aufgaben in einem Arbeitsblock zusammenfassen, erledigen Sie nicht nur Ihre To-dos, sondern steigern auch Ihre Produktivität. Bei jeder neuen Aufgabe müssen Sie umdenken. Grundsätzlich gehört Multitasking allerdings nicht zu den besten Fähigkeiten des Menschen und je mehr Tätigkeiten Sie in Ihrer Aufgabenliste in Aufgabengruppen zusammenfassen, desto effektiver kann Ihr Verstand arbeiten.

Halten Sie insbesondere Ausschau nach täglicher Arbeit, die Sie zusammenfassen oder vereinfachen können. Wahrscheinlich denken Sie über sich täglich wiederholende Aufgaben gar nicht nach und wissen gar nicht, wie viel Zeit sie dafür tatsächlich aufwenden. Notieren Sie die Zeit, die Sie für Ihre täglich wiederkehrenden Tätigkeiten benötigen und überlegen Sie, wie Sie diese Zeit effizienter gestalten können. Lassen sich diese Aufgaben zusammenfassen oder automatisieren? Wenn Sie diese Arbeit kompakter gestalten, wird nicht nur Ihre erstellte To-do-Liste übersichtlicher – Sie selbst werden auch produktiver und Ihr Zeitmanagement wird besser.

10: Freuen Sie sich über Ihre Fortschritte

Jedes Mal, wenn Sie etwas auf Ihrer To-do-Liste abhaken, haben Sie etwas erreicht. Und das ist auf jeden Fall eine Leistung! Sie sollten sich darüber freuen und Erfolge feiern – klopfen Sie sich wenigstens selbst auf die Schulter.

Bei Asana ist Herzlichkeit einer der wichtigsten Unternehmenswerte. Herzlichkeit bei der Arbeit bedeutet für uns, Zeit miteinander zu verbringen, Spaß zu haben und gemeinsame Erlebnisse zu teilen. Wenn Sie jemals Asana benutzt haben, haben Sie vielleicht auch Einhörner und Yetis über Ihren Bildschirm fliegen sehen, wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markiert haben. Und warum? Wir fragen zurück: Warum denn nicht? Probieren Sie es aus, wenn Sie Ihre nächste To-do-Liste erstellen.

Mit Asanas Funktionen, wie Einhörnern, die beim Erledigen von Aufgaben über den Bildschirm fliegen, macht die Arbeit gleich ein bisschen mehr Spaß und fühlt sich ungezwungener an.”

11: Ordnen Sie Ihre Liste am Ende des Tages

Statt den halben Morgen damit zu verbringen, durch Ihre Aufgabenliste zu gehen, sollten Sie Ihre Aufgaben am Vorabend organisieren. Dann wissen Sie morgens sofort nach dem Login was ansteht. Mit fünf bis zehn Minuten Aufwand am Vorabend können Sie sicherstellen, dass Sie am nächsten Morgen direkt loslegen können.

12: Schalten Sie Benachrichtigungen aus

Benachrichtigungen sind eine große Hilfe, um Ihre Arbeit zu erledigen. Jede gute To-do-Listen-App, mit der sich To-do-Listen erstellen lassen, bietet eine große Auswahl an Benachrichtigungen. Genauso wichtig ist aber auch eine „Pausen“- oder „Bitte nicht stören“-Funktion. Letzten Endes organisieren Sie Ihre Arbeit ja, um produktiver zu sein – und manchmal heißt das, dass Sie sich konzentrieren wollen, ohne ständig von Nachrichten abgelenkt zu werden.

Ablenkungen kosten Zeit, also haben wir uns darauf konzentriert, sie zu eliminieren, wo immer wir können. Mit Asana können die Leute in einen „Arbeitsflow“ eintauchen und ihre Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen erledigen. Dank der Plattform kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge und weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist – ganz ohne Standup-Meetings.”

13: Behalten Sie auch im Blick, was Sie nicht tun müssen

Sie sollten keine Zeit mit unwichtiger Arbeit verschwenden. Deswegen ist es nicht nur wichtig, Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste festzuhalten, sondern auch, sie bei Bedarf zu bereinigen.

Wenn Sie die Prioritäten Ihrer To-dos erfassen, sehen Sie bereits, was mehr und was weniger wichtig ist. Scheuen Sie nicht davor zurück, die Wichtigkeit von Aufgaben herunterzustufen. Ihre To-dos nachzuverfolgen heißt nicht, jeden Tag jede noch so kleine Aufgabe zu erledigen: Es heißt, Ihre Aufgaben unter Kontrolle zu haben, so dass Sie die To-dos abarbeiten, die wirklich wichtig ist.

14: Achten Sie auf Nachzügler

Wir alle kennen das Problem: Eine Aufgabe wäre in der vergangenen Woche fällig gewesen, aber man hatte einfach nicht die Zeit dafür. Wenn Sie das feststellen, sollten Sie sich fragen, wie es dazu kam, dass diese Aufgabe nicht erledigt wurde. Woran lag es? Müssen Sie für Ihre Aufgaben neue Prioritäten setzen oder sie delegieren? Haben Sie die Aufgabe nicht richtig verstanden? Wenn Sie die Gründe für Ihr verzögertes Handeln kennen, können Sie effizienter werden und unerledigte Aufgaben von Anfang an vermeiden.

15: Arbeiten Sie gemeinsam auf einer Plattform

Im Idealfall sollte die Nachverfolgung der To-dos nicht isoliert stattfinden. Eine gute Organisation und Prioritäten helfen wenig, wenn Sie nicht wissen, was Ihr Team macht und umgekehrt. Unser To-do-Listen-Tipp: Am effektivsten sind Teams, die eine zentrale Informationsquelle für ihre Arbeit haben. So weiß jeder genau, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, und Sie können sich darauf konzentrieren, als Team bestmögliche Arbeit abzuliefern.

Selbstverständlich sind wir der Ansicht, dass Asana das perfekte Tool dafür ist. Asana unterstützt Ihr Team bei der Organisation und zeigt auf, was zu tun ist, warum es wichtig ist und wie man es am besten erledigt. So können alle von mehr Transparenz und Effizienz profitieren.

Welche Vorteile hat eine To-do-Liste?

Es gibt viele Gründe, warum eine To-do-Liste für Sie hilfreich sein kann, wie zum Beispiel:

• Mehr Organisation: To-do-Listen erlauben es Ihnen, Ihr Selbstmanagement besser unter Kontrolle zu bekommen. So können Sie einfach Ihre Tages-, Wochen- oder Monatsaufgaben aufschreiben und Ihre Tagesplanung danach richten.

• Individualität: Eine To-do-Liste können Sie so erstellen, wie Sie das möchten. Sie können die Aufgaben nur einfach beschreiben oder detailliert, sie können Deadlines hinzufügen oder den geschätzten Aufwand. Sie können sich die Liste so vorbereiten, wie es Ihnen am besten hilft.

• Weniger Ablenkung: Eine To-do-Liste verschafft uns mehr Konzentration. Immerhin müssen wir uns nicht alle Aufgaben des Tages im Hinterkopf behalten. Das erlaubt es Ihnen, sich voll und ganz auf die Arbeit zu konzentrieren.

Haken Sie „Lernen, wie man eine To-do-Liste erstellt“ als erledigt ab

Beim Erstellen einer To-do-Liste geht es darum, organisiert vorzugehen und einen Überblick über die Arbeit zu bekommen; und mit unseren 15 Tipps können Sie genau das machen. Wenn Sie also eine To-do-Liste erstellen wollen, um Arbeit nachzuverfolgen, brauchen Sie auch eine Möglichkeit, Einblick in die Arbeit Ihrer Teammitglieder zu bekommen und ihnen den Blick auf Ihre Arbeit zu ermöglichen. Suchen Sie nach einer Aufgabenliste, die wichtige zusätzliche Funktionen wie Aufgabenmanagement und Projektmanagement bietet.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Artikel über die Vorteile des Projektmanagements mit Asana.