15 Geheimtipps für die Erstellung einer To-do-Liste, die tatsächlich funktioniert

Julia Martins – FotoJulia Martins11. Januar 20218 Minuten Lesezeit
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Bessere To-do-Listen – Headerbild

Eine To-do-Liste ist im Grunde genommen eine Liste von Tätigkeiten, die Sie erledigen müssen. Das heißt, dass Ihre To-do-Liste alles Mögliche beinhalten kann – aber nur weil Sie Ihre Aufgaben in einer Liste festhalten, heißt es nicht, dass diese wirklich nützlich ist. Nur wenn aus Ihrer Liste auch die Fälligkeitsdaten für Ihre Tätigkeiten ersichtlich sind, können Sie Prioritäten setzen und gute Arbeit leisten. Aber leider ist diese Liste von Aufgaben allzu oft weder organisiert noch mit der eigentlichen Arbeit verknüpft – und das führt zu weniger Klarheit und mehr Arbeit rund um die Arbeit.

Die gute Nachricht ist: Das Aufsetzen einer To-do-Liste kann durchaus sinnvoll sein. Gewinnen Sie mit den folgenden 15 Geheimtipps einen Überblick über Ihre Aufgaben und erfahren Sie, wie Sie eine effektive To-do-Liste erstellen.

Das Allerwichtigste zuerst: Verabschieden Sie sich von handgeschriebenen To-do-Listen

Der erste Schritt hin zu einer To-do-Liste, die Ihnen tatsächlich hilft? Zunächst einmal sollten Sie Ihre To-do-Liste in einer dafür vorgesehenen App erstellen. Handgeschriebene Listen vermitteln zwar ein gutes Gefühl beim Abhaken erledigter Aufgaben, allerdings sind sie für die effektive Verwaltung Ihrer Tätigkeiten nicht sonderlich geeignet. Tatsächlich stellen sich handgeschriebene Listen oft als ungeordnet und fehleranfällig heraus, sie gehen leicht verloren und führen nicht zum gewünschten Erfolg.

Nutzen Sie stattdessen eine To-do-Listen-App. Im Gegensatz zu einer handgeschriebenen To-do-Liste bietet eine App viele Vorteile:

  • Arbeit sortieren und priorisieren. Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben in Ihrer handgeschriebenen To-do-Liste ändern wollen, müssen Sie die ganze Liste neu schreiben. Aber mit einer To-do-Listen-App können Sie die einzelnen Aufgaben einfach verschieben. Und nicht nur das: In den meisten Apps können Sie mit Hilfe von benutzerdefinierten Tags Prioritäten festlegen.

  • Kein Verlustrisiko. Im Gegensatz zu einer handgeschriebenen To-do-Liste können Sie Ihre Online-To-do-Liste nicht „verlieren“. Sie haben immer Zugriff darauf und können von überall aus neue Aufgaben hinzufügen.

  • Fügen Sie Ihren To-dos zusätzlichen Kontext hinzu. Die meisten To-do-Apps bieten Ihnen eine Möglichkeit, zusätzliche Informationen festzuhalten. In einer handgeschriebenen To-do-Liste haben Sie für Ergänzungen oft nur wenig Platz. Aber mit einer To-do-Listen-App hat jede Aufgabe eine ausklappbare Beschreibung, in der Sie relevante Details, zugehörige Dokumente oder wichtige Informationen hinzufügen können.

  • Erstellen Sie separate To-do-Listen an einem Ort. Bevor Sie sich für eine To-do-Listen-App entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie darin mehr als eine „Liste“ erstellen können. Vielleicht brauchen Sie zum Beispiel eine To-do-Liste für Ihre persönlichen Arbeitsaufgaben, eine weitere für die Arbeit Ihres Teams und eine dritte für Ihre berufliche Entwicklung. Eine To-do-Listen-App bietet Ihnen die Möglichkeit, all diese Aufgaben an einem Ort zu verwalten.

  • Richten Sie Fälligkeitsdaten, Erinnerungen und Benachrichtigungen ein. Wozu To-dos, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden? Mit einer To-do-Listen-App gewinnen Sie einen Überblick über Termine, können Erinnerungen oder Benachrichtigungen einrichten und sicherstellen, dass sämtliche Aufgaben termingerecht erledigt werden.

  • Zusammenarbeit. Wenn Ihre persönliche To-do-Liste organisiert ist und Ihre Prioritäten klar sind, können Sie einen besseren Beitrag zu Teamprojekten und Initiativen leisten. Anders gesagt: Je besser Sie organisiert sind, desto einfacher wird es sein, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie auf der Suche nach einer To-do-Listen-App sind, probieren Sie es doch mal mit Asana. Asana ist ein Work Management Tool, mit dem Sie Ihre Arbeit so organisieren können, dass Sie genau wissen, was Sie zu tun haben, warum es wichtig ist und wie Sie es rechtzeitig erledigen können. Nutzen Sie Asana, um Ihre Arbeit nachzuverfolgen, sie mit dem Projekt als Ganzes zu verknüpfen, Ihre Teamkollegen auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Bessere To-do-Listen – z. B. mit „Meine Aufgaben

15 Geheimtipps für eine bessere To-do-Liste

Wenn Sie Ihre To-do-Listen auf die nächste Stufe bringen möchten, probieren Sie diese 15 Tipps aus, um für mehr Klarheit zu sorgen und Ineffizienzen zu reduzieren. Bitte beachten Sie, dass die meisten dieser Tipps voraussetzen, dass Sie eine To-do-Listen-App nutzen, um Ihre Arbeit zu organisieren und produktiver zu arbeiten.

1. Erstellen Sie eine umfassende Liste

Erfassen Sie Ihre Aufgaben lieber schriftlich und erledigen Sie sie später, bevor Sie vergessen, was Sie eigentlich vorhatten. Oft kommen uns die besten Ideen in einem Augenblick, in dem wir sie gerade nicht aufschreiben können – aber Inspiration kann zu jedem Zeitpunkt über uns kommen. Wenn Sie einen spontanen Gedanken haben, wie man ein Projekt verbessern könnte oder welche Vorschläge Sie Ihrem Chef unterbreiten können, fügen Sie ihn einfach Ihrer To-do-Liste hinzu.

Deshalb ist es wichtig, sich für eine To-do-Listen-App zu entscheiden, die Sie auch auf mobilen Geräten verwenden können. Dann können Sie auch unterwegs etwas notieren, ohne Gefahr zu laufen, dass Sie es wieder vergessen haben, wenn Sie schließlich am PC sind.

Sich nicht immer auf das menschliche Gehirn und Gedächtnis verlassen zu müssen, macht einem das Leben einfacher. Asana hilft uns, die kognitive Belastung unserer Mitarbeiter zu reduzieren und für Klarheit zu sorgen.
Sich nicht immer auf das menschliche Gehirn und Gedächtnis verlassen zu müssen, macht einem das Leben einfacher. Asana hilft uns, die kognitive Belastung unserer Mitarbeiter zu reduzieren und für Klarheit zu sorgen.

2. Listen, Listen und noch mehr Listen

Der Grund für die Unübersichtlichkeit von To-do-Listen liegt meist in der zufälligen Aneinanderreihung einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben. Wenn Sie beispielsweise an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es schnell verwirrend werden, wenn Sie die Liste um eine Erinnerungsnotiz für ein anstehendes Kampagnen-Briefing ergänzen und gleichzeitig eine Notiz über Dienstleister für eine Veranstaltung hinzufügen möchten. Kein Wunder, dass man sich so schnell überwältigt fühlt.

Um den Überblick zu behalten und effektive To-do-Listen zu erstellen, sollten Sie womöglich mehrere Listen verwenden. Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass jedes Projekt oder große Initiative eine eigene Liste hat. Außerdem kann es eine gute Idee sein, eine Liste für unmittelbar zu erledigende Aufgaben zu führen, eine weitere mit Ideen für künftige Projekte und eine dritte für persönliche Erinnerungen. Dann können Sie immer die To-do-Liste öffnen, die für die aktuelle Arbeit relevant ist, um sich besser darauf zu konzentrieren, was Sie gerade zu tun haben.

Mehr erfahren: Die bessere App für Online-To-do-Listen

3. Ordnen Sie Ihre To-do-Liste nach Workflow, Priorität oder Fälligkeitsdatum

Selbst, wenn es manchmal Spaß machen kann – es ist Zeitverschwendung, Ihre To-do-Liste jeden Tag neu zu ordnen. Widerstehen Sie der Versuchung und erstellen Sie stattdessen eine gut strukturierte To-do-Liste. Sie können, falls diese Option von Ihrer App unterstützt wird, für unterschiedliche Tätigkeiten separate Abschnitte einrichten. Auf diese Weise können Sie nach Belieben Tätigkeiten nach Art des Projekts oder Priorität sortieren.

Bessere To-do-Listen – z. B. mit „Meine Aufgaben“

4. Erstellen Sie umsetzbare Aufgaben

Gedanken oder Ziele gehören nicht in eine To-do-Liste. Sie sollten diese Ideen zwar im Gedächtnis behalten, aber nicht alles in eine To-do-Liste integrieren, weil Sie damit die wesentlichen Aufgaben überschatten oder völlig aus den Augen verlieren können. Stattdessen sollten Sie versuchen, diese Elemente in einem Projektmanagement-Tool oder Managementsystem für Ziele zu erfassen. So haben Sie immer noch Zugriff auf all Ihre Ideen und wichtigen Ziele, ohne Ihre To-do-Liste zu überladen.

Einerseits ist es wichtig, Gedanken und Ziele getrennt von Ihrer primären, umsetzbaren To-do-Liste zu speichern; andererseits kann es schnell lästig werden, zwischen mehreren Tools hin- und herzuwechseln. Stattdessen sollten Sie versuchen, all diese Informationen in einem einzigen Tool zu erfassen – zum Beispiel in Asana.

5. Erst die Verben, dann die Einzelheiten

Jedes To-do sollte umsetzbar sein, weshalb Aufgabennamen ein Verb enthalten sollten. Diese Regel ist zwar nicht bindend, hilft Ihnen jedoch auf einen Blick zu erkennen, um was es geht.

Zum Beispiel sagt Ihnen ein To-do namens Drei Werbebilder für Facebook nicht viel. Wenn Sie jedoch das Verb „entwerfen“ hinzufügen, wird der Titel der Aufgabe klar und umsetzbar: Drei Werbebilder für Facebook entwerfen. To-do-Listen mit Verben im Titel zeigen Ihnen auf einen Blick, was Sie zu tun haben.

6. Priorisieren Sie Ihre To-dos

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeit rechtzeitig erledigen, sollten Sie wissen, welche Ihrer To-dos am wichtigsten sind. Sie können die wichtigsten Aufgaben ganz oben platzieren oder benutzerdefinierte Tags nutzen, um Prioritäten anzuzeigen – Hauptsache, Sie sehen, welche Arbeit besonders wichtig ist, sodass Sie nichts vergessen.

Lesenswert: So priorisieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben

Das heißt nicht, dass man die wichtigste Aufgabe unbedingt zuerst erledigen muss. Manchmal ist es am besten, wenn man den Tag mit einer einfachen Aufgabe beginnt. Vielleicht nutzen Sie auch die 80/20-Regel, die besagt, dass man 80 % der Arbeit innerhalb von 20 % der Zeit erledigen kann, und erledigen diesen Teil zuerst. Egal, ob Sie die wichtigsten Tätigkeiten zuerst erledigen oder erst im Laufe des Tages – stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was alles vor Ihrem Feierabend erledigt sein muss.

Früher kam ich von der Arbeit nach Hause, brachte meinen Sohn um Acht ins Bett, und wühlte mich dann bis Mitternacht durch meine E-Mails. Ich musste entscheiden, welche Nachrichten wichtig waren und was überhaupt vor sich ging. Und jetzt arbeite ich mich im Nu durch meine Aufgaben in Asana, weil ich genau weiß, was Priorität hat.
Früher kam ich von der Arbeit nach Hause, brachte meinen Sohn um Acht ins Bett, und wühlte mich dann bis Mitternacht durch meine E-Mails. Ich musste entscheiden, welche Nachrichten wichtig waren und was überhaupt vor sich ging. Und jetzt arbeite ich mich im Nu durch meine Aufgaben in Asana, weil ich genau weiß, was Priorität hat.

7. Geben Sie immer eine Frist an

Wenn es darum geht, Ihre Aufgaben zu erledigen, müssen Sie nicht nur wissen, was zu tun ist, sondern auch, bis wann es erledigt sein muss. Es bringt nicht viel, wenn Sie alle wichtigen To-dos erledigen, das aber viel zu spät. Anders gesagt: Sie müssen immer wissen, wer was bis wann erledigt. Selbst, wenn Sie keine feste Frist haben, ist es besser, ein Datum aufzuschreiben und es dann zu verschieben, als die Frist komplett zu verpassen.

8. Unterteilen Sie große Arbeiten in kleinere Aufgaben

Eines der größten Probleme beim Erledigen von To-dos entsteht, wenn etwas am Folgetag fällig ist, Sie aber realisieren, dass Sie für die Aufgabe eigentlich eine Woche Zeit bräuchten.

Wenn dieses Problem häufiger auftritt, sollten Sie Ihre Arbeit möglicherweise in kleinere Aufgaben unterteilen. Ihre Aufgabe mag erst am Freitag fällig sein, aber wenn es sich dabei um eine umfangreiche Tätigkeit handelt, für die Sie mehrere Tage brauchen, sollten Sie diese in kleinere To-dos aufteilen und im Laufe der Woche erledigen.

Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.
Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.

9. Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Wenn Sie mehrere Aufgaben in einem Arbeitsblock zusammenfassen, erledigen Sie nicht nur Ihre To-dos, sondern steigern auch Ihre Produktivität. Bei jeder neuen Aufgabe müssen Sie umdenken. Grundsätzlich gehört Multitasking allerdings nicht zu den besten Fähigkeiten des Menschen und je mehr Tätigkeiten Sie in Ihrer To-do-Liste in Aufgabengruppen zusammenfassen, desto effektiver kann Ihr Verstand arbeiten.

Halten Sie insbesondere Ausschau nach täglicher Arbeit, die Sie zusammenfassen oder vereinfachen können. Wahrscheinlich denken Sie über sich täglich wiederholende Aufgaben gar nicht nach und wissen gar nicht, wie viel Zeit sie dafür tatsächlich aufwenden. Notieren Sie die Zeit, die Sie für Ihre täglich wiederkehrenden Tätigkeiten benötigen und überlegen Sie, wie Sie diese Zeit effizienter gestalten können. Lassen sich diese Aufgaben zusammenfassen oder automatisieren? Wenn Sie diese Arbeit kompakter gestalten, wird nicht nur Ihre To-do-Liste übersichtlicher – Sie selbst werden auch produktiver.

10. Freuen Sie sich über Ihre Fortschritte

Jedes Mal, wenn Sie etwas auf Ihrer To-do-Liste abhaken, haben Sie etwas erreicht. Und das ist auf jeden Fall eine Leistung! Sie sollten sich darüber freuen und Erfolge feiern – klopfen Sie sich wenigstens selbst auf die Schulter.

Bei Asana ist Herzlichkeit einer der wichtigsten Unternehmenswerte. Herzlichkeit bei der Arbeit bedeutet für uns, Zeit miteinander zu verbringen, Spaß zu haben und gemeinsame Erlebnisse zu teilen. Wenn Sie jemals Asana benutzt haben, haben Sie vielleicht auch Einhörner und Yetis über Ihren Bildschirm fliegen sehen, wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markiert haben. Und warum? Wir fragen zurück: Warum denn nicht?

Mit Asanas Funktionen, wie Einhörnern, die beim Erledigen von Aufgaben über den Bildschirm fliegen, macht die Arbeit gleich ein bisschen mehr Spaß und fühlt sich ungezwungener an.
Mit Asanas Funktionen, wie Einhörnern, die beim Erledigen von Aufgaben über den Bildschirm fliegen, macht die Arbeit gleich ein bisschen mehr Spaß und fühlt sich ungezwungener an.
Bessere To-do-Listen – Erfolge feiern mit Asana

11. Ordnen Sie Ihre Liste am Ende des Tages

Statt den halben Morgen damit zu verbringen, durch Ihre To-do-Listen zu gehen, sollten Sie Ihre Aufgaben am Vorabend organisieren. Dann wissen Sie morgens sofort nach dem Login was ansteht. Mit fünf bis zehn Minuten Aufwand am Vorabend können Sie sicherstellen, dass Sie am nächsten Morgen direkt loslegen können.

12. Schalten Sie Benachrichtigungen aus

Benachrichtigungen sind eine große Hilfe, um Ihre Arbeit zu erledigen. Jede gute To-do-Listen-App bietet eine große Auswahl an Benachrichtigungen. Genauso wichtig ist aber auch eine „Pausen“- oder „Bitte nicht stören“-Funktion. Letzten Endes organisieren Sie Ihre Arbeit ja, um produktiver zu sein – und manchmal heißt das, dass Sie sich konzentrieren wollen, ohne ständig von Nachrichten abgelenkt zu werden.

Ablenkungen kosten Zeit, also haben wir uns darauf konzentriert, sie wann immer möglich zu eliminieren. Mit Asana können Mitarbeiter in einen „Arbeitsflow“ eintauchen und ihre Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen erledigen. Dank der Plattform kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge und weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist – ganz ohne Standup-Meetings.
Ablenkungen kosten Zeit, also haben wir uns darauf konzentriert, sie wann immer möglich zu eliminieren. Mit Asana können Mitarbeiter in einen „Arbeitsflow“ eintauchen und ihre Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen erledigen. Dank der Plattform kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge und weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist – ganz ohne Standup-Meetings.
Lesenswert: 7 Tipps für mehr Konzentration und weniger digitale Ablenkungen

13. Behalten Sie auch im Blick, was Sie nicht tun müssen

Sie sollten keine Zeit mit unwichtiger Arbeit verschwenden. Deswegen ist es nicht nur wichtig, Aufgaben in Ihrer To-do-Liste festzuhalten, sondern auch, sie bei Bedarf zu bereinigen.

Wenn Sie die Prioritäten Ihrer To-dos erfassen, sehen Sie bereits, was mehr und was weniger wichtig ist. Scheuen Sie nicht davor zurück, die Wichtigkeit von Aufgaben herunterzustufen. Ihre To-dos nachzuverfolgen heißt nicht, jeden Tag jede noch so kleine Aufgabe zu erledigen: Es heißt, Ihre Aufgaben unter Kontrolle zu haben, so dass Sie die Arbeit erledigen, die wirklich wichtig ist.

14. Achten Sie auf Nachzügler

Wir alle kennen das Problem: Eine Aufgabe wäre in der vergangenen Woche fällig gewesen, aber man hatte einfach nicht die Zeit dafür. Wenn Sie das feststellen, sollten Sie sich fragen, wie es dazu kam, dass diese Aufgabe nicht erledigt wurde. Woran lag es? Müssen Sie für Ihre Aufgaben neue Prioritäten setzen oder sie delegieren? Haben Sie die Aufgabe nicht richtig verstanden? Wenn Sie die Gründe für Ihr verzögertes Handeln kennen, können Sie effizienter werden und solche Nachzügler von Anfang an vermeiden.

15. Arbeiten Sie gemeinsam auf einer Plattform

Im Idealfall sollte die Nachverfolgung der To-dos nicht isoliert stattfinden. Eine gute Organisation und Prioritäten helfen wenig, wenn Sie nicht wissen, was Ihr Team macht und umgekehrt. Am effektivsten sind Teams, die eine zentrale Informationsquelle für ihre Arbeit haben. So weiß jeder genau, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, und Sie können sich darauf konzentrieren, als Team bestmögliche Arbeit abzuliefern.

Selbstverständlich sind wir der Ansicht, dass Asana das perfekte Tool dafür ist. Asana unterstützt Ihr Team bei der Organisation und zeigt auf, was zu tun ist, warum es wichtig ist und wie man es am besten erledigt. So können alle von mehr Transparenz und Effizienz profitieren.

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Haken Sie „Lernen, wie man eine To-do-Liste erstellt“ als erledigt ab

Beim Erstellen einer To-do-Liste geht es darum, organisiert vorzugehen und einen Überblick über die Arbeit zu bekommen; und mit unseren 15 Tipps können Sie genau das machen. Wenn Sie also eine To-do-Liste anfertigen wollen, um Arbeit nachzuverfolgen, brauchen Sie auch eine Möglichkeit, Einblick in die Arbeit Ihrer Teammitglieder zu bekommen und ihnen den Blick auf Ihre Arbeit zu ermöglichen. Suchen Sie nach einer To-do-Liste, die wichtige zusätzliche Funktionen wie Aufgabenmanagement und Projektmanagement bietet.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Artikel über die Vorteile des Projektmanagements mit Asana.

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The beginner's guide to Agile methodologies