Was ist eine SOP (Standardarbeitsanweisung)?

Wirklich effiziente Teams haben für praktisch alles einen Prozess: von bewährten Methoden bis hin zur Benennung der Ablageordner. Sie führen diese Prozesse routinemäßig durch und verbessern sich dabei von Mal zu Mal. Aber wie können Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied jeden der Prozesse auf dieselbe Weise durchführt? An diesem Punkt kommen Standardarbeitsanweisungen ins Spiel und schaffen Abhilfe.

Mit Standardarbeitsanweisungen werden wichtige Unternehmensprozesse dokumentiert, damit sich Teammitglieder daran orientieren können und lernen, wie Aufgaben zu bearbeiten sind. SOPs können für ein Team oder ein gesamtes Unternehmen verfasst werden. Im Folgenden erfahren Sie mehr über SOPs und wir zeigen Ihnen, wie Sie sie erstellen.

Was ist eine SOP (Standardarbeitsanweisung)?

Standardarbeitsanweisungen (SOPs) bestehen aus einer Reihe schriftlicher Anleitungen, in denen dargelegt wird, wie Ihr Team einen bestimmten Prozess durchführt. Sie werden zum Beispiel für Aufgaben verfasst, die Ihre Teammitglieder regelmäßig bearbeiten, da SOPs die Kommunikation optimieren, Fehler reduzieren und für mehr Konsistenz sorgen. 

SOPs sind üblicherweise ein Teil eines umfassenderen Dokumentationsprozesses eines Workflows. Standardarbeitsanweisungen können in allen Branchen verfasst werden, vor allem in der Luftfahrtindustrie, der pharmazeutischen Industrie und in Laboren werden diese gerne eingesetzt. Hier hilft ein standardisiertes Vorgehen dem Team, seine Ziele zu erreichen, indem er die richtigen Personen zur Erledigung ihrer Arbeit zur richtigen Zeit mit den richtigen Daten versorgt. Bei jedem Workflow gibt es bestimmte Prozesse, die Ihr Team regelmäßig durchführt – und genau für diese Prozesse erweisen sich SOPs als sehr nützlich. Indem Sie für jeden Prozess eines Workflows eine Standardvorgehensweise erstellen, unterstützen Sie Ihr Team beim Durchführen eines Prozesses von Anfang bis Ende und können mit schnelleren Ergebnissen rechnen.

Die drei SOP-Formate

Standardarbeitsanweisungen können folgendermaßen kategorisiert werden:

• Schritt-für-Schritt-SOP: Eine schrittweise Standardarbeitsanweisung eignet sich am besten für eindeutige Prozesse, wie zum Beispiel Zahlungseingänge von Kunden. In diesem SOP-Format werden die einzelnen Schritte eines Prozesses genau aufgelistet, damit sie ein Leser befolgen und daraus lernen kann. 

• Hierarchische SOP: Bei sehr komplexen Prozessen wie der Einführung neuer Teammitglieder empfiehlt sich eine hierarchische Arbeitsanweisung, da die einzelnen Phasen des Prozesses, einschließlich aller Strategien, Vorgangsweisen, Richtlinien und der Dokumentation klar dargestellt werden.

• Flowchart-SOP: Eine Flowchart-SOP bietet eine visuelle Lernunterstützung. Dieses SOP-Format ist für Prozesse nützlich, die mit Bedingungen einhergehen. Denken Sie zum Beispiel an Prozesse zur Übermittlung von Informationen und Genehmigungen, bei denen die Empfänger unterschiedliche Maßnahmen ergreifen müssen, je nachdem, ob ein Dokument genehmigt oder abgelehnt wurde.

Vielleicht haben Sie schon mit unternehmensweiten SOPs gearbeitet, um häufig verwendete Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren. Als Manager können Sie Standardarbeitsanweisungen aber auch nutzen, um Ihr Team zu unterstützen und regelmäßig durchzuführende Prozesse genau zu erläutern. 

Für die folgenden beispielhaften Prozesse kann eine SOP hilfreich sein:

• Die Einführung neuer Mitarbeiter und Kunden

• Die Verabschiedung von Teammitgliedern und Kunden

• Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen

• Die Durchführung interner Audits

• Die Bearbeitung von Zahlungen

• Das Einreichen von Änderungsanfragen zu Projekten

Welche Vorteile bietet eine SOP?

Die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen kann zunächst zeitaufwendig sein, sie bringt Ihren Teammitgliedern langfristig betrachtet aber viele Vorteile bei ihren täglichen Workflows. Außerdem verbessern Sie die gesamte Effizienz des Unternehmens. Zu den Vorteilen von Standardarbeitsanweisungen zählen:

• Einheitlichkeit: Mit SOPs können unterschiedliche Teammitglieder dieselben Prozesse auf dieselbe Weise durchführen.

• Geringere Schulungszeit: Durch die schriftliche Anleitung ist es einfacher, Teammitglieder für Aufgaben und Tools zu schulen.

• Schnelle Antworten auf häufig gestellte Fragen: Teammitglieder können SOPs heranziehen, um eigenständig Antworten auf ihre Fragen zu Prozessen zu finden.

• Optimierte Kommunikation: Standardarbeitsanweisungen bieten eine gemeinsame Informationsquelle, in der festgelegt ist, wie Teammitglieder interne Aufgaben bearbeiten sollen.

• Zeiteinsparung: In SOPs finden Teammitglieder klare Anweisungen zu Prozessen, wodurch alle an einem Workflow beteiligten Teammitglieder Zeit sparen.

• Geringere Fehlerquote: Teammitglieder können bei der Durchführung von Aufgaben SOPs befolgen und sich dabei darauf verlassen, dass die Informationen darin richtig sind. Das verhindert Unklarheiten und Spekulationen. 

Wann sollte ich eine SOP schreiben?

Wahrscheinlich arbeitet Ihr Team mit vielen Prozessen, für die sich eine Standardarbeitsanweisung als nützlich erweisen kann. Wenn Sie zum ersten Mal eine SOP schreiben, erstellen Sie zunächst am besten eine Liste mit allen internen Prozessen, die Ihr Team regelmäßig durchführt. Erfassen Sie auch alle Vorgänge, die Sie üblicherweise neuen Mitarbeitern beibringen. Ausgehend von diesen Informationen fragen Sie sich, für welche der Prozesse eine SOP sinnvoll sein könnte. Ist ein Vorgang entweder zu einfach oder bedarf er einer umfassenden, praktischen und persönlichen Schulung, ist eine Standardarbeitsanweisung nicht zielführend. 

Beispiele für häufige Standardarbeitsanweisungen:

• Einführung neuer Kunden

• Ein schrittweiser Leitfaden für den ersten Arbeitstag

• Benennung von Dateien basierend auf Typ und Ort

• Tipps für die zeitliche Planung von Meetings und Aufgaben

• Leitfaden für den standardmäßigen Projekt-Workflow Ihres Teams

• Orientierungshilfe für die Projektmanagement-Software

• Informationen zum Ablauf der Mitarbeitergespräche

• Qualitätskontrolle

Für die folgenden Situationen eignen sich SOPs üblicherweise nicht:

• Einmalige Aufgaben

• Spezifische Prozesse eines einzelnen Mitarbeiters

• Situationen, die sich schnell verändern und nur schwer dokumentiert werden können

• Komplexe Prozesse, die besondere Fertigkeiten und eine ausführliche Schulung erfordern

Indem Sie eine Liste der häufigsten Prozesse Ihres Teams erstellen, können Sie gut visualisieren, für welche Aufgaben Sie eine SOP verfassen sollten, welche sich eignen würden, aber nicht dringend sind und welche Prozesse nicht in einer Standardarbeitsanweisung dokumentiert werden müssen.

Wie erstelle ich eine SOP?

Unabhängig von ihrem Format bestehen SOPs alle aus ähnlichen Elementen. Als Erstes sollten Sie Ihrer Standardarbeitsanweisung einen eindeutigen Titel geben, damit Teammitglieder das Dokument schnell und einfach finden. Dann sollten Sie in einem Abschnitt den Zweck der SOP beschreiben und als Nächstes eine Schritt-für-Schritt-Anleitung einfügen, die Ihrem Leser den Prozess genau erklärt. Orientieren Sie sich an den nachfolgenden Schritten, um mit dem Verfassen Ihrer ersten Standardarbeitsanweisung zu beginnen.

1. Identifizieren Sie Ihren Endnutzer

Sobald Sie entschieden haben, für welchen Prozess Sie Ihre erste Standardarbeitsanweisung schreiben möchten, überlegen Sie sich, wer Ihre Endnutzer sein werden. Wenn Sie diese SOP für Ihr Team erstellen, können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Teammitglieder werden diese SOP verwenden?

• Welche Rolle haben sie im Team und in Bezug auf andere Teammitglieder?

• Wie oft werden sie dieses Dokument nutzen?

• Dient diese SOP als Schulungsunterlage oder als Referenz?

• Werden mehrere Nutzer/Endnutzer diese SOP verwenden? 

Standardarbeitsanweisungen sind für den internen Gebrauch bestimmt, Sie können sich aber ähnliche Strategien wie bei einer Markteinführungsstrategie (GTM) zunutze machen. Erstellen Sie eine Buyer Persona (Verbrauchertyp) und überlegen Sie sich, was die Kernaussage Ihres Dokuments sein soll. Zwar geht es bei der Erstellung einer Standardarbeitsanweisung nicht darum, etwas zu verkaufen, dennoch möchten Sie, dass Ihre Leser den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Standardarbeitsanweisung ziehen.

Tipp: Vielleicht stellen Sie fest, dass mehrere Endnutzer Interesse an einer SOP haben könnten. So können z. B. Teammitglieder mit unterschiedlichen Rollen die SOP lesen, um den Projekt-Workflow und ihre Aufgaben in den unterschiedlichen Phasen zu verstehen. Es ist nicht notwendig, mehrere Standardarbeitsanweisungen für eine solche Situation zu verfassen. Denken Sie aber an diese unterschiedlichen Perspektiven und berücksichtigen Sie sie, indem Sie die einzelnen Schritte so differenziert beschreiben, dass jeder Ihrer potenziellen Leser genau versteht, was er zu tun hat.

2. Definieren Sie Ihre Ziele

Durch die Erstellung einer SOP möchten Sie Ihren Endnutzer dabei unterstützen, ein Verfahren bzw. einen Prozess durchzuführen. Abhängig vom jeweiligen Prozess und möglichen Vorerfahrungen (sind in der Vergangenheit schon Fehler aufgetreten?) verfolgen Sie mit Ihrer Standardarbeitsanweisung aber auch größere Ziele. 

Vielleicht wollen Sie eine Standardarbeitsanweisung für die Einführung von Teammitgliedern erstellen, weil Sie bemerkt haben, dass es schwierig ist, Mitarbeiter in Ihrem Team zu halten. Die Prüfung der Daten aus den Abschlussgesprächen hat gezeigt, dass Mitarbeiter eine schlechte Einführung als Grund für die Kündigung angegeben haben. Daher legen Sie folgende SMART-Ziele für Ihre Einführungs-SOP fest:

• Positive Erfahrungen am ersten Arbeitstag schaffen

• Einen 30-60-90-Plan erstellen

• Die Mitarbeiterbindung im Laufe des nächsten Jahres um 20 % erhöhen

Tipp: Wie bei allen anderen Zielen können Sie auch für Ihre SOP-Erstellung KPIs oder OKRs festlegen. Mit OKRs können Sie auch besonders anspruchsvolle Ziele setzen, zum Beispiel für die Anzahl an SOPs, die Sie im Laufe des nächsten Jahres verfassen möchten. Mit KPIs messen Sie dann, wie sehr jede einzelne Standardarbeitsanweisung die Produktivität Ihres Teams verbessert.  

3. Bestimmen Sie Umfang und Format

Sie sollten nun bereits eine grobe Vorstellung davon haben, wie Ihre Standardarbeitsanweisung aussehen wird. Das bedeutet auch, dass Sie bald mit der tatsächlichen Schreibarbeit beginnen können. Davor müssen Sie noch entscheiden, wie Sie die Informationen darstellen möchten und wie umfassend das Dokument werden soll. Nutzen Sie die folgenden Punkte, um Umfang und Format zu bestimmen:

• Eindeutige Themen: Nutzen Sie ein Schritt-für-Schritt-Format für Ihre Standardarbeitsanweisung. Dieses eignet sich besonders gut für Themen mit einem kleinen Umfang. Eine solche Standardarbeitsanweisung wird wahrscheinlich nur aus wenigen Abschnitten bestehen: In einem erklären Sie das „Warum“, also den Zweck der SOP, in den anderen bieten Sie klare Arbeitsanweisungen. 

• Komplexe Themen: Wir empfehlen Ihnen ein hierarchisches SOP-Format, da es sich für umfangreiche Inhalte eignet. Fügen Sie zu Beginn ein Inhaltsverzeichnis mit allen Inhalten Ihrer Standardarbeitsanweisung ein, nutzen Sie Überschriften und erstellen Sie mehrere Abschnitte. 

• Themen mit Bedingungen/Genehmigungsprozesse: Nutzen Sie ein Flowchart-Format, das sich flexibel an den Umfang Ihrer SOP anpassen lässt. Diese Standardarbeitsanweisung kann aus verschiedenen Entscheidungen oder einander bedingenden Komponenten bestehen – achten Sie daher besonders darauf, dass Ihre SOP gut verständlich und nachvollziehbar ist. Zu Beginn können Sie auch hier einen kurzen Abschnitt einfügen, wo Sie den Zweck der Standardarbeitsanweisung erklären.

Tipp: Sie sollten das Format Ihrer Standardarbeitsanweisung aufgrund des Themas auswählen, nicht umgekehrt. Wenn Sie zum Beispiel ein komplexes Thema wie einen Einführungsprozess gewählt haben und dieses in einem Flowchart-Format darstellen möchten, werden Ihren Lesern nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen, wodurch Schwierigkeiten im Schulungsprozess vorprogrammiert sind. 

4. Verfassen Sie Ihre SOP

Um eine Standardarbeitsanweisung verfassen zu können, müssen Sie den ausgewählten Vorgang/Prozess in einzelne Abschnitte und Schritte untergliedern. Damit Ihre Leser die SOP gut verstehen, müssen Sie Ihre Anweisungen detailliert beschreiben. Selbst wenn Ihnen ein Schritt offensichtlich erscheint, sollten Sie ihn nicht auslassen. So vermeiden Sie Verwirrung und reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren. 

Wenn Sie zum Beispiel eine neue Standardarbeitsanweisung für die Bearbeitung von Kundenzahlungen erstellen, könnte Ihr Entwurf einen Titel, einen Abschnitt mit der Beschreibung des Zwecks und eine Liste mit detaillierten Anweisungen zu folgenden Punkten beinhalten:

• So erstellen Sie eine Zahlungsanweisung

• Sicherheitsrichtlinien für die Speicherung von Zahlungsinformationen von Kunden

• Orientierungshilfe für die Zahlungsplattform

• So erfassen Sie eine bereits bearbeitete Zahlung

• So geht es nach der erfolgreich bearbeiteten Zahlung weiter

Nachdem Sie Ihre SOP verfasst haben, empfiehlt es sich, Ihre Endnutzer um Feedback zu bitten. Erkundigen Sie sich bei ihnen, ob das Dokument alle Informationen enthält, die sie für die Erledigung der Aufgabe benötigen. Tauchen bei Ihren Teammitgliedern Fragen zum Prozess auf, können Sie Ihre Standardarbeitsanweisung entsprechend anpassen und überarbeiten. So erhalten Sie schlussendlich ein nützliches und praktikables Endergebnis.

Tipp: Überprüfen Sie Ihre SOP in regelmäßigen Abständen, um sicherzustellen, dass sie nach wie vor relevant und aktuell ist. Prozesse erfordern kontinuierliche Verbesserungen. Indem Sie sicherstellen, dass Ihre Standardarbeitsanweisungen stets auf dem aktuellen Stand sind, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Team auf höchstem Niveau arbeiten kann.

Beispiele für Standardarbeitsanweisungen

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Flowchart-SOP. Diese Standardarbeitsanweisung beschreibt, wie eine Spesenabrechnung eingereicht wird und wie die Kostenerstattung erfolgt. Zu Beginn wird der Zweck der Standardarbeitsanweisung erläutert.

Kostenlose SOP-Vorlage

Klicken Sie auf den nachstehenden Button und erhalten Sie eine Vorlage für eine schrittweise SOP. Nutzen Sie diese Vorlage für einfache Themen mit kleinerem Umfang.

Tipps für ein erfolgreiches SOP

In diesem Absatz möchten wir Ihnen abschließend noch einige Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie eine effektive SOP erstellen können:

1. Zielgruppe identifizieren: Wichtig für die SOP ist die Zielgruppe, da diese die allgemeine Sprache und den Detailgrad bestimmt. Ist die SOP beispielsweise für erfahrene Techniker gedacht, die einen sehr spezifischen Task durchführen müssen, können Sie auf jeden Fall Fachbegriffe verwenden und so viele Details wie möglich einbinden.

2. Kommen Sie auf den Punkt: Eine SOP sollte nicht ausschweifend und unnötig lange sein. Erklären Sie kurz und prägnant die wichtigsten Schritte. Dies verhindert auch Missverständnisse und spart Zeit.

3. Setzen Sie auf digitale SOPs: Indem Sie SOPs digital speichern, sind diese schnell aufrufbar und sie gehen auch nicht so schnell verloren. Verwenden Sie dazu eine Work Management Lösung wie Asana. Hier können Sie auch gleich die SOP mit den wichtigsten Beteiligten teilen.

4. Regelmäßige Updates: Die Standardvorgehensweise kann sich immer wieder verändern. Neue Tools werden eingeführt oder der Workflow wird optimiert. Passen Sie daher immer wieder die SOP an diese Veränderungen an, um Verwirrungen zu vermeiden.

Workflows erstellen und skalieren – mit SOPs

Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind ein zentrales Instrument, um die Workflows Ihres Teams zu dokumentieren. Mit Workflows können Sie Ihre Arbeitsvorgänge optimieren und Ihr Team beim Erreichen Ihrer gemeinsamen Ziele unterstützen. Verwenden Sie eine Work Management Software wie Asana, um Workflows zu erstellen, die noch effektivere Prozesse und eine optimierte Leistung ermöglichen.