Das Abschlussgespräch: 7 Fragen, um wertvolle Einblicke zu gewinnen [inklusive Vorlage]

Wenn ein Teammitglied Ihr Unternehmen verlässt, ist dies eine gute Gelegenheit herauszufinden, warum. Ein Abschlussgespräch kann scheidenden Angestellten die Möglichkeit bieten, ihre Kündigung kurz zu erklären. Wenn Sie ein sicheres Umfeld für sie schaffen, in dem sie offen über ihre Erfahrungen sprechen können, werden Sie die Ursache für ihre Kündigung herausfinden und beurteilen können, ob das Unternehmen zu ihrer Entscheidung beigetragen hat.

Um wertvolle Einblicke aus Abschlussgesprächen zu gewinnen, sollten Sie wohl durchdachte, offene Fragen stellen. Ziel dabei sollte sein, dass Ihr Gesprächspartner sich so wohl wie möglich fühlt, damit er Ihnen gegenüber ehrlich ist. Die besten Abschlussgespräche helfen Ihnen zu verstehen, wo etwas schief gelaufen ist, wodurch Sie das Arbeitsumfeld verbessern können.

Was ist ein Abschlussgespräch?

Ein Abschlussgespräch ist ein Gespräch zwischen einem HR-Mitarbeiter und einem Angestellten, der sich dazu entschieden hat, das Unternehmen zu verlassen. Es ist eine Möglichkeit, ein Verständnis dafür zu entwickeln, warum Ihr Teammitglied gekündigt hat und ob das Unternehmen sich verbessern kann. Wenn Sie den Grund für eine freiwillige Kündigung kennen, können Sie einen Maßnahmenplan für Verbesserungen entwickeln.

Abgesehen davon, dass Sie den Grund für die Kündigung erfahren, können Sie in Abschlussgesprächen außerdem herausfinden, was das scheidende Teammitglied von Ihrem Unternehmen denkt. Teammitgliedern, die sich entschieden haben, das Unternehmen zu verlassen, fällt es oftmals leichter, Unternehmensprozesse, das Management oder ihre Teamrolleoffen zu loben oder zu kritisieren.

Wer sollte das Abschlussgespräch führen?

Gewöhnlich führt ein Mitglied der Personalabteilung das Abschlussgespräch. Dies gibt dem scheidenden Angestellten die Chance, mit jemandem außerhalb seines eigenen Teams zu sprechen. Da die HR-Abteilung nicht in dessen Arbeitsalltag eingebunden ist, kann ein HR-Mitarbeiter als Vertrauensperson fungieren.

Warum sind Abschlussgespräche wichtig?

Abschlussgespräche sind nützlich für Unternehmen, die einekontinuierliche Geschäftsverbesserung anstreben. Scheidende Teammitglieder wissen aus erster Hand, wie das Unternehmen aufgebaut ist und was besser laufen könnte. Dieses Gespräch ist eine Möglichkeit für Teammitglieder, ehrliches Feedback zu geben.

Die Vorteile von Abschlussgesprächen:

• Ehrliches Mitarbeiter-Feedback erhalten

• Die Ursache für die Kündigung eines Teammitglieds herausfinden

• Einblick in Verbesserungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen erhalten

• Wege zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung ermitteln

Stellen Sie dem Teammitglied Fragen zu seiner persönlichen Erfahrung mit Onboarding, Weiterentwicklung und Teammanagement. Wenn Sie bereits im Vorfeld die richtigen Fragen vorbereiten, werden Sie sich ein genaues Bild davon verschaffen können, was der Mitarbeiter denkt.

7 Fragen für Abschlussgespräche

Die von Ihnen ausgewählten Fragen für das Abschlussgespräch werden mit großer Wahrscheinlichkeit von der Position des Teammitglieds abhängen. Wenn der scheidende Mitarbeiter zu den Führungskräften gehört, werden Sie ihm andere Fragen stellen als Angestellten ohne Führungsfunktion. 

Jedoch gibt es einige allgemeine Fragen, mit denen Sie einen umfassenden Einblick in den Kündigungsgrund und die Ansichten des Teammitglieds gewinnen können.

1. Was hat Ihre Entscheidung zur Kündigung herbeigeführt?

Ihre erste Frage kann durchaus geradlinig sein. Fragen Sie, warum der Mitarbeiter seine Kündigung eingereicht hat, und hören Sie sich an, was er zu sagen hat. Wenn Sie möchten, dass das Teammitglied seine Gründe etwas weiter ausführt, stellen Sie anhand seiner Anwort entsprechende Anschlussfragen. 

Der Grund für die Kündigung mag völlig unabhängig von Ihrem Unternehmen sein. Fahren Sie mit dem Gespräch fort, indem Sie Fragen zur Erfahrung des Mitarbeiters stellen.

Mögliche Anschlussfragen:

• Was hat Sie dazu bewegt, sich nach neuen Karrieremöglichkeiten umzuschauen?

• Gibt es ein Szenario, in dem Sie sich anders entschieden hätten?

2. Was ist an unserem Unternehmen gut?

Wenn Sie das Gespräch mit geradlinigen Fragen beginnen, hat das scheidende Teammitglied die Gelegenheit, sich an die Situation zu gewöhnen. Es fällt Mitarbeitern oftmals leichter, zuerst in Worte zu fassen, was ihnen am Unternehmen und ihrer Position gefallen hat, bevor sie zur Kritik übergehen. 

Wenn das Teammitglied Ihnen eine allgemeine Antwort darauf gibt, was das Unternehmen gut macht, bitten Sie um eine genauere Erläuterung.

Mögliche Anschlussfragen:

• Können Sie Ihre Antwort etwas weiter ausführen?

• Haben Sie ein paar Beispiele, die Sie mit uns teilen möchten?

3. Was kann das Unternehmen zukünftig besser machen?

Stellen Sie dem Mitarbeiter Fragen zu allgemeinen Unternehmensverbesserungen, die Sie seiner Meinung nach umsetzen können. Diese Frage geht Hand in Hand mit der Antwort darauf, was das Unternehmen gut macht. 

Nutzen Sie die Antworten, um zu den Dingen überzuleiten, die dem Mitarbeiter weniger gut gefallen haben. So können Sie z. B. fragen: „Ihnen hat also der Führungsstil Ihres Vorgesetzten gut gefallen, aber gibt es irgendetwas, was Sie an der Teamdynamik verbessern würden?“

Mögliche Anschlussfragen:

• Sie haben gesagt, dass Ihnen [Antwort des Mitarbeiters} gefallen hat, aber gibt es irgendetwas, dass Sie an [Unternehmensmerkmal] verbessern würden?

4. Fühlten Sie sich von Ihrem Vorgesetzten unterstützt?

Abhängig von der Position des scheidenden Mitarbeiters hat dieser vielleicht keine spezifische Meinung zur Unternehmenskultur auf höherer Ebene. Sie wissen jedoch, dass das Teammitglied direkte Erfahrung mit seinem Vorgesetzten gesammelt hat. 

Nachdem Sie den Mitarbeiter gefragt haben, ob er sich von seinem Vorgesetzten unterstützt gefühlt hat oder nicht, können Sie nachbohren, was der Vorgesetzte seiner Meinung nach gut gemacht hat und was nicht.

Mögliche Anschlussfragen:

• Haben Sie das Gefühl, dass die Unternehmensleitung Ihre Beiträge anerkannt hat? Falls nicht, wie könnten wir dies verbessern?

• Können Sie uns ein Beispiel geben, um Ihre Antwort zu veranschaulichen?

5. Sind Sie der Meinung, Ihnen wurden Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten geboten?

Es ist wichtig herauszufinden, ob Ihr Unternehmen Teammitglieder angemessen für ihre Position geschult hat. Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens sind ebenfalls von Wichtigkeit für die Mitarbeiterbindung.

Viele Personen wechseln von einem Unternehmen zu einem anderen, um ihre Karriere auszubauen. Nutzen Sie die in Abschlussgesprächen gegebenen Antworten, um Ihren Schulungsplan und Ihre Programme zur Weiterentwicklung zu verbessern. Diese Verbesserungen können die Fluktuationsrate verringern und die Mitarbeiterbindung stärken.

Mögliche Anschlussfragen:

• Was hätte Ihre Erfahrung mit Schulungen verbessern können?

• Was hätte für unser Wachstum und unsere Weiterentwicklungsmöglichkeiten förderlich sein können?

6. Was erhoffen Sie sich von Ihrer neuen Position?

Scheidende Mitarbeiter halten sich vielleicht lieber an positives Feedback, was ihre Erfahrungen angeht. Um jedoch aus ihrer Kündigung lernen zu können, sollten Sie Fragen auf verschiedene Art und Weise formulieren. Fragen Sie sie, was sie sich von ihrer neuen Position erhoffen, und vergleichen Sie die Antworten mit dem, was Ihr Unternehmen anbietet.

Zum Beispiel mag ein Mitarbeiter vielleicht sagen, dass seine Erfahrung im Unternehmen positiv war. Doch wenn man ihn nach seinen künftigen Erwartungen fragt, äußert er oft den Wunsch nach einer stärkeren Teamkultur und einer besseren Work-Life-Balance. Das ist ein deutliches Zeichen für Sie, Ihre Unternehmenskultur und die Arbeitsbelastung Ihrer Teams zu überdenken.

Mögliche Anschlussfragen:

• Was an Ihrer Position hier hat nicht mit Ihren Vorstellungen für Ihre berufliche Zukunft zusammengepasst?

7. Würde [Grund] Sie dazu veranlassen, Ihre Kündigung zu überdenken?

Manchmal ist der Grund für die Kündigung eines Teammitglieds ein konkretes Versäumnis des Unternehmens. Vielleicht wünscht sich der Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung oder würde gern einer anderen Abteilung beitreten. Erwägen Sie, ob Sie diese Forderungen erfüllen können.

Falls Sie die Forderungen des Mitarbeiters nicht erfüllen können, sollten Sie überlegen, ob sie gerechtfertigt waren und es sich dabei um Dinge handelt, die Sie für andere Mitarbeiter verbessern sollten. Wenn nichts den Mitarbeiter zum Verbleiben bewegen kann, sollten Sie sich verständlich zeigen und dessen Entscheidung akzeptieren.

Mögliche Anschlussfragen:

• In welchem Szenario, falls überhaupt, würden Sie zu uns zurückkehren?

Vorlage und Beispiel für ein Abschlussgespräch

Hier sehen Sie ein Beispiel für ein Abschlussgespräch mit Fragen, die Sie scheidenden Angestellten stellen können. Das Formular beinhaltet potenzielle Antworten, die möglicherweise gegeben werden, und Optionen für Anschlussfragen.

Nutzen Sie folgendeVorlage für Abschlussgespräche, um Notizen anzufertigen und einen Verbesserungsplan zu erstellen.

Bewährte Methoden für Abschlussgespräche

Wenn Sie ein Abschlussgespräch führen, können Sie bewährte Methoden anwenden, um dafür zu sorgen, dass das Teammitglied sich wohlfühlt. Denn ein sicheres und freundliches Umfeld wird eher zu ehrlichem Feedback führen.

Tipps für bessere Abschlussgespräche:

• Den richtigen Zeitpunkt wählen: Der beste Zeitpunkt für ein Abschlussgespräch mit einem scheidenden Mitarbeiter ist sein letzter Arbeitstag. So stellen Sie sicher, dass das Teammitglied offen und ehrlich sein kann, ohne sich zu sorgen, ob sich dies auf seine Beziehungen am Arbeitsplatz auswirken könnte.

• Locker bleiben: Auch wenn das Abschlussgespräch einer gewissen Struktur folgen sollte, muss es dabei dennoch nicht formell zugehen. Gehen Sie auf jede Antwort ein, damit es sich wie ein echtes Gespräch anfühlt.

• Nonverbale Signale beachten: Durch aktives Zuhören werden Sie verstehen, was der Mitarbeiter mit seinen Antworten sagen möchte. Und auch wenn die eigentlichen Worte wichtig sind, sollten Sie zusätzlich auf dessen nonverbale Kommunikation, wie Körpersprache, Gesichtsausdruck und Tonfall achten.

• Das Gespräch leiten: Sie werden zwar im Vorfeld des Abschlussgesprächs eine Liste von Fragen vorbereitet haben, das Gespräch sollte jedoch flüssig ablaufen. Führen Sie das Gespräch daher nicht anhand Ihren Fragen sondern anhand der Antworten des Mitarbeiters.

• Um Offenheit bitten: Um aufrichtige Antworten zu erhalten, sollten Sie den Mitarbeiter zu Beginn des Gesprächs um Offenheit bitten.

• Notizen anfertigen: Damit Sie sich an das Ihnen gegebene Feedback erinnern können, sollten Sie sich Notizen machen. Diese sollten den Fluss des Abschlussgesprächs keinesfalls hemmen. Notieren Sie daher kurze Kommentare, um das erhaltene Feedback festzuhalten.

Bemühen Sie sich darum, das Abschlussgespräch so angenehm wie möglich zu gestalten. Es ist eine Möglichkeit, Einblicke vom scheidenden Teammitglied zu gewinnen.

Nutzen Sie Abschlussgespräche, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen

Ein Abschlussgespräch ist besonders wertvoll, wenn der Prozess richtig angegangen wird. Es bietet Ihnen und dem scheidenden Mitarbeiter die Möglichkeit, ohne Bedenkenein offenes Gespräch zu führen. Wenn Sie das Teammitglied dazu bringen können, offen über seine Erfahrung zu sprechen, werden Sie konstruktives Feedback erhalten. Mit diesem Feedback können Sie das Arbeitsumfeld für derzeitige Angestellte verbessern und somit die Mitarbeiterzufriedenheit fördern.