Arbeitsbelastung zu hoch? 5 Maßnahmen für Ihr Team

Zu viel Arbeit in zu wenig Zeit ist inzwischen zu einem modernen Mantra in der heutigen Arbeitswelt geworden. Angesichts der unaufhörlichen E-Mails, der schlecht organisierten (oder nicht vorhandenen) Arbeitsabläufe und der unnötigen Besprechungen ist es kein Wunder, dass die Produktivität gesunken ist.

Trotz der Fortschritte in der Technologie – und ihrer Versprechen, unser Leben zu erleichtern – scheinen wir immer weniger Kontrolle über unseren Arbeitsalltag zu haben. Daher haben es sich die meisten Teamleiter zum wichtigsten Anliegen gemacht, herauszufinden, wie sie das Arbeitspensum ihres Teams am besten steuern können.

Ist eine ausgeglichene Steuerung der Arbeitsbelastung überhaupt möglich? Ja, durchaus! Sie beginnt mit einer Verschiebung der Perspektive unter Berücksichtigung der gewünschten Ziele.

Was ist Arbeitsbelastung?

Arbeitsbelastung umfasst alle körperlichen und psychischen Faktoren, die am Arbeitsplatz auf Beschäftigte einwirken. Dazu zählen viele verschiedene Belastungsfaktoren, wie etwa das Betriebsklima, Erwartungen des Chefs und Konflikte.

Es ist normal, dass eine Arbeit immer eine gewisse Belastung mit sich bringt. Oft wird jedoch der Arbeitsaufwand und die Arbeitsintensität unterschätzt. Dies kann dazu führen, dass die Arbeitsbelastung zu hoch wird und wir unter physischen und psychischen Erkrankungen leiden.

Arbeitsbelastung ist in Deutschland auch unter dem Begriff Arbeitslast, Arbeitspensum oder Arbeitsbeanspruchung bekannt.

Welche Faktoren tragen zur Arbeitsbelastung bei?

Es gibt viele verschiedene Faktoren, die die Arbeitsbelastung in Ihrem Job erhöhen können. In diesem Absatz möchten wir Ihnen die wichtigsten Faktoren aufzählen.

Psychische Belastungen

• Mangelnde Sicherheit

• Hohe Erwartungen

• Monotone Aufgaben

• Leistungsdruck

• Zeitdruck

• Verhalten von Kollegen

Physische Belastungen

• Mangelnde Ergonomie

• Körperliche Anstrengungen

• Arbeitsverdichtung

• Lange Arbeitszeiten

• Falsche Körperhaltung

• Keine Pausen

• Schichtarbeit

und noch vieles mehr. All diese Faktoren können die physische und psychische Arbeitsbelastung deutlich erhöhen.

Ursachen hoher Arbeitsbelastung

Eine dauerhaft zu hohe Arbeitsbelastung hat selten nur eine Ursache. In den meisten Fällen wirken mehrere Faktoren zusammen, die sich gegenseitig verstärken.

Zu viel „Arbeit rund um die Arbeit"

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringen Mitarbeitende 60 % ihres Arbeitstages mit organisatorischen Tätigkeiten: unnötige Meetings, E-Mails beantworten, Dateien suchen und doppelte Arbeiten erledigen. Diese Zeit fehlt für die eigentlichen Fachaufgaben.

Kommunikationsüberlastung

Wenn Aufgaben per E-Mail, Chat und mündliche Absprachen koordiniert werden, entstehen Informationslücken und ständige Unterbrechungen. Mitarbeitende wechseln permanent zwischen Aufgaben und verlieren ihre Konzentration. Eine „Always-on"-Kultur verstärkt den Druck, auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar zu sein.

Fehlende Transparenz und Informationssuche

Ohne eine zentrale Plattform für Projektinformationen verbringen Teams viel Zeit damit, Verantwortlichkeiten zu klären und den aktuellen Stand von Aufgaben herauszufinden. Das führt zu unnötigen Statusmeetings und Doppelarbeit.

Wann ist die Arbeitsbelastung zu hoch?

In gewissen Zeiträumen ist es normal, dass wir eine hohe Arbeitsbelastung haben. Wenn wir beispielsweise ein Projekt fertigstellen müssen oder bis nächste Woche die Berichte vom vergangenen Jahr erstellen müssen.

Wenn dieser Zustand jedoch Normalität ist, werden sich allmählich Anzeichen bemerkbar machen, die Sie nicht ignorieren sollten. Dazu gehören:

• Dauerhafte Müdigkeit

• Stimmungsschwankungen

• Selbstzweifel

• Weniger Produktivität

• Pessimismus

• Mehr Fehlzeiten

Wenn sich nichts ändert und die Arbeitsbelastung dauerhaft zu hoch ist, leidet mit der Zeit die physische und psychische Gesundheit. In einigen Fällen kann dies sogar zu Depressionen oder einem Burnout führen.

Arbeitsbelastung messen und bewerten

Um die Arbeitsbelastung in Ihrem Team gezielt zu reduzieren, müssen Sie sie zunächst messbar machen. Dabei helfen sowohl quantitative als auch qualitative Methoden.

• Arbeitszeiterfassung: Dokumentieren Sie die tatsächlich geleisteten Stunden pro Mitarbeitendem und gleichen Sie diese mit den Soll-Stunden ab.

• Aufgabenverteilung analysieren: Nutzen Sie Tools mit Workload-Ansicht, um die Verteilung von Aufgaben im Team sichtbar zu machen und Ungleichgewichte zu erkennen.

• Mitarbeiterbefragungen: Regelmäßige Befragungen zum subjektiven Belastungsempfinden liefern wertvolle Frühwarnsignale.

• Gefährdungsbeurteilung: Nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sind Arbeitgeber verpflichtet, auch psychische Belastungsfaktoren zu erfassen und zu bewerten.

Wichtig ist, dass Sie die Ergebnisse nicht nur erfassen, sondern auch regelmäßig auswerten und daraus konkrete Maßnahmen ableiten. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit liefert hierzu aktuelle Daten und Benchmarks.

So reduzieren Sie die Arbeitsbelastung: 5 bewährte Maßnahmen

Eine effektive Reduzierung der Arbeitsbelastung erfordert systematische Veränderungen auf Team- und Organisationsebene. Die folgenden fünf Maßnahmen haben sich in der Praxis bewährt.

1. Klare Prioritäten setzen

Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche Aufgaben den größten Einfluss auf die Unternehmensziele haben. Verwenden Sie dafür eine Methode wie die Eisenhower-Matrix oder andere Priorisierungstechniken.

2. Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren

Identifizieren Sie wiederkehrende manuelle Schritte in Ihren Prozessen. Viele dieser Aufgaben lassen sich durch Workflow-Automatisierung eliminieren, sodass sich Ihr Team auf strategische Arbeit konzentrieren kann. Praktische Ansätze dafür finden Sie in unseren Tipps zur Workload-Verwaltung mit Asana.

3. Kommunikation effizient gestalten

Ersetzen Sie endlose E-Mail-Ketten durch aufgabenbezogene Kommunikation. Wenn alle Updates direkt an der jeweiligen Aufgabe hinterlegt werden, reduzieren sich unnötige Meetings und Rückfragen.

4. Ressourcen transparent planen

Nutzen Sie eine Workload-Ansicht, um die Auslastung jedes Teammitglieds sichtbar zu machen. So erkennen Sie Engpässe frühzeitig und können Aufgaben fair umverteilen.

5. KI-gestützte Tools einsetzen

Moderne Work-Management-Plattformen bieten KI-Funktionen, die Routineaufgaben übernehmen. Asana AI Teammates sind kollaborative AI Agents, die direkt in Ihren Workflows mitarbeiten.

Mit über 30 vorgefertigten Agents für Marketing, Operations und IT erhalten Teams sofort einsatzbereite Unterstützung. Der Workflow-Optimierer findet beispielsweise Engpässe in Ihren Arbeitsabläufen und schlägt Korrekturen vor.

Eine hohe Arbeitsbelastung mit Work Management bewältigen

Anstatt sich wegen einer zu hohen Arbeitsbelastung zu stressen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Dazu gehören organisierte Prozesse, die Automatisierung von Arbeitsvorgängen und eine effektive Kommunikation.

Doch das erfordert eine andere Denkweise. Erfahren Sie mehr darüber in unserem Leitfaden Was ist Work Management?. Von Führungskräften bis hin zu einzelnen Teammitgliedern – jede Person eines Unternehmens benötigt eine klare Vorstellung davon, welche Arbeit wichtig ist. Dadurch lässt sich die Arbeitsbelastung besser ausgleichen.

Diese Arbeitsweise wird Work Management (zu dt. Arbeitsmanagement) genannt. Sie dient als praktischer Ansatz zur Bestimmung, wer was bis wann zu erledigen hat. So können sich alle auf die wichtigsten Arbeiten konzentrieren.

Work Management Tools wie Asana geben Teams die nötige Übersicht, damit alle an einem Strang ziehen und auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Funktionen wie der Ersteller von Statusberichten, ein AI Teammate von Asana, wandeln Projekt-Updates automatisch in Berichte um, die für Führungskräfte geeignet sind.

Es wird höchste Zeit, den ersten Schritt für weniger Arbeitsbelastung zu gehen. Sobald die Entscheidung getroffen wird, ein Work Management Tool zu implementieren, wird auch die „Arbeit rund um die Arbeit" allmählich an Gewicht verlieren.

Weitere Tipps dafür, wie Ihr Team ein hohes Arbeitspensum bewältigen kann, verraten wir Ihnen in unserem Artikel 18 Tipps, Strategien und schnelle Lösungen für das Zeitmanagement, um optimale Arbeit zu liefern.

Arbeitsbelastung aktiv steuern und Produktivität steigern

Eine dauerhaft hohe Arbeitsbelastung ist kein unvermeidbares Schicksal. Wenn Sie die Ursachen verstehen, die Belastung regelmäßig messen und gezielte Maßnahmen ergreifen, schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, in dem Ihr Team produktiv und gesund arbeiten kann.

Der wichtigste erste Schritt: Machen Sie Arbeitsabläufe und Kapazitäten sichtbar, damit Sie Überlastung erkennen, bevor sie zum Problem wird. Starten Sie jetzt kostenlos mit Asana, um die Arbeitsbelastung in Ihrem Team aktiv zu steuern.

Erfahren Sie in einer Demo von AI Studio, wie KI-gestützte Automatisierung Ihrem Team den Arbeitsalltag erleichtert.

Häufig gestellte Fragen zur Arbeitsbelastung