Arbeitsbelastung zu hoch? Das können Sie dagegen tun!

Zu viel Arbeit in zu wenig Zeit ist inzwischen zu einem modernen Mantra in der heutigen Arbeitswelt geworden. Angesichts der unaufhörlichen E-Mails, der schlecht organisierten (oder nicht vorhandenen) Arbeitsabläufe und der unnötigen Besprechungen ist es kein Wunder, dass die Produktivität gesunken ist.

Trotz der Fortschritte in der Technologie – und ihrer Versprechen, unser Leben zu erleichtern – scheinen wir immer weniger Kontrolle über unseren Arbeitsalltag zu haben. Dazu kommt die Tatsache, dass die Art und Weise unserer Kommunikation zunehmend an Einfluss und Effizienz verliert. Daher haben es sich die meisten Teamleiter zum wichtigsten Anliegen gemacht, herauszufinden, wie sie das Arbeitspensum ihres Teams am besten steuern können.

Aber ist eine ausgeglichene Steuerung der Arbeitsbelastung überhaupt möglich? Ja, durchaus! Und zwar beginnt sie mit einer Verschiebung der Perspektive unter Berücksichtigung der gewünschten Ziele. Aber bevor wir ins Detail gehen, wollen wir uns erst einmal ansehen, wie wir an diesem Punkt angelangt sind.

Was ist Arbeitsbelastung?

Unter Arbeitsbelastung versteht man alle Bedingungen, die entweder körperlich oder physisch auf einen Arbeitnehmer wirken. Dazu zählen folgende viele verschiedene Belastungsfaktoren, wie etwa das Betriebsklima, Erwartungen des Chefs und Konflikte. Alle Faktoren zusammen ergeben die Arbeitsbelastung.

Es ist normal, dass eine Arbeit immer eine gewisse Belastung mit sich bringt. Oft wird jedoch der Arbeitsaufwand und die Arbeitsintensität unterschätzt. Dies kann dazu führen, dass die Arbeitsbelastung zu hoch wird und wir unter physischen und psychischen Erkrankungen erleiden.

Arbeitsbelastung ist in Deutschland auch unter dem Begriff Arbeitslast, Arbeitspensum oder Arbeitsbeanspruchung bekannt.

Welche Faktoren tragen zur Arbeitsbelastung bei?

Es gibt viele verschiedene Faktoren, die die Arbeitsbelastung in Ihrem Job erhöhen können. In diesem Absatz möchten wir Ihnen die wichtigsten Faktoren aufzählen.

Psychische Belastungen

• Mangelnde Sicherheit

• Hohe Erwartungen

• Monotone Aufgaben

• Leistungsdruck

• Zeitdruck

• Verhalten von Kollegen

Physische Belastungen

• Mangelnde Ergonomie

• Körperliche Anstrengungen

• Arbeitsverdichtung

• Lange Arbeitszeiten

• Falsche Körperhaltung

• Keine Pausen

• Schichtarbeit

und noch vieles mehr. All diese Faktoren können die physische und psychische Arbeitsbelastung deutlich erhöhen.

Die drei Hauptgründe für Arbeitsstress

Für gewöhnlich möchten sich Angestellte bei ihrer Arbeit produktiv fühlen. Aus diesem Grund gehören das Erledigen von Aufgaben und das Erreichen von Zielen zu den wichtigsten Motivationsfaktoren der Belegschaft. Zudem erbringen Wissensarbeiter erstklassige Leistungen, wenn sie das Gefühl haben, einen wichtigen Beitrag in ihrem Unternehmen zu leisten und wenn sie verstehen, inwiefern ihre Arbeit für größere, strategische Ziele von Bedeutung ist.

Wenn aber Projekte isoliert durchgeführt werden und die Kommunikationskanäle überlastet sind, fehlt den meisten Mitarbeitern der Überblick darüber, welche Rolle sie im Unternehmen spielen und welchen Beitrag ihre Arbeit leistet. Und wenn die Zusammenarbeit nicht funktioniert und die Arbeitsbelastung nicht effektiv gesteuert wird, wird immer mehr Zeit mit weniger wirkungsvollen Arbeiten verschwendet, z. B. E-Mails beantworten und Meetings.

Nicht motivierende Arbeiten können schnell ein Burnout verursachen. Im Asana-Bericht zur Anatomie der Arbeit gaben 80 % der befragten Personen an, dass sie sich überlastet und dem Burnout nahe fühlen. Wenn das passiert, verlieren Mitarbeiter die Motivation und spüren eine hohe Arbeitsbelastung, die Stress verursacht.

Diese drei Gründe sind für solche Situationen verantwortlich:

1. Zu viel „Arbeit rund um die Arbeit“

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana ist die „Arbeit rund um die Arbeit“ ein Trend, der die Produktivität von Wissensarbeitern stark beeinträchtigt. Die Menschen verbringen zu viel Zeit in unnötigen Meetings, beantworten zu viele E-Mails und Nachrichten und suchen unentwegt nach irgendwelchen Dateien. Zudem werden viele Aufgaben doppelt bearbeitet. Solange sich Unternehmen nicht dazu entschließen, die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter zu ändern und die Ursachen für die ständigen Benachrichtigungen, Meetings und E-Mails zu beseitigen, wird die „Arbeit rund um die Arbeit“ nie ein Ende nehmen.

Während Wissensarbeiter glauben, dass sie nur etwa 35 % ihres Tages mit solchen Arbeiten rund um die Arbeit verbringen, ist der tatsächliche Anteil fast doppelt so hoch: 60 % des Arbeitstages von Mitarbeitern wird für Tätigkeiten aufgewendet, die nicht den Fähigkeiten entsprechen, für die sie eingestellt wurden. Sofern die Mitarbeiter keine proaktiven Schritte unternehmen, um „Arbeit rund um die Arbeit“ zu eliminieren oder zu reduzieren, wird die Produktivität weiter sinken und die Arbeitsbelastung weiter zunehmen.

2. Zu viel Kommunikation

Selbst die bestgemeinten Nachrichten verfehlen ihren Zweck, wenn Sie über E-Mail- und Nachrichtentools kommunizieren wollen, was zu tun ist, wer verantwortlich ist und wann die Arbeit fällig ist. Beide Plattformen erfordern ein erhebliches Maß an Hin und Her und verschwenden dabei viel Zeit, Energie und Konzentration. Außerdem erschweren lange E-Mail-Verläufe den Überblick über wichtige Details und sehr oft vergisst man, jemand Wichtigen in CC zu setzen.

So kommt es zur Kommunikationsüberlastung – eine Folge der „Arbeit rund um die Arbeit“, die der Konzentration und letztlich auch unserer Produktivität im Wege steht. Mitteilungen und E-Mails haben eine heimtückische Art und Weise, unsere Aufmerksamkeit von wichtigen Arbeiten abzulenken. Sobald wir einen Benachrichtigungston hören oder eine neue E-Mail auf dem Bildschirm auftaucht, fühlen wir uns verpflichtet, sofort zu antworten. Unser Fokus wird unterbrochen und wir gehen in den Multi-Tasking-Modus über. Die Arbeit, die Sie gerade gemacht haben, wird also ganz offensichtlich durch die „Arbeit rund um die Arbeit“ unterbrochen.

Ein weiterer unangenehmer Effekt von zu viel Kommunikation (immer wieder diese Klingeltöne) ist, dass man einer „Always-on“-Kultur unterworfen wird. Dadurch stehen Wissensarbeiter unter dem Druck, rund um die Uhr verfügbar zu sein und auch außerhalb der Bürozeiten auf Nachrichten antworten zu müssen, was zu noch mehr Arbeit und noch mehr Stress führt.

3. Die unendliche Suche nach Informationen

Jedes Mal, wenn eine Aufgabe von einer Person zur anderen übertragen wird – sei es per E-Mail, einen Messenger oder eine Excel-Tabelle – werden Informationen fragmentiert und gehen unter. Wenn dann ein Gesamtbild eines Projekts benötigt wird, wächst der Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich, weil alle Informationen an verschiedenen Orten abgelegt wurden. Auch werden dadurch regelmäßige Statusmeetings benötigt, was zu einem weiteren Zeitverlust führt.

Der Informationsbeschaffungsprozess ist alles andere als effizient: Beispielsweise verschwenden Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach den verantwortlichen Personen. Es herrscht Verwirrung darüber, was genehmigt werden muss, ob es bereits genehmigt wurde, wer für die Genehmigung verantwortlich ist und wer den Genehmigungsprozess leitet. Und wenn das schon für Verwirrung sorgt, dann stellen Sie sich das Chaos vor, wenn Ihre Kollegen in Erfahrung bringen möchten, an wen sie sich wenden müssen und wo sie wichtige Informationen finden können, um ihre Arbeit zu erledigen.

Leider verlaufen sich die Gespräche häufig im Sande, werden ständig wiederholt oder abgebrochen, und es gibt kein richtiges System, um den Überblick zu behalten. Wie der Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana verdeutlicht, wissen die Befragten die meiste Zeit nicht über die unternehmensinternen Prioritäten Bescheid. Das betrifft nicht nur die alltäglichen Aufgaben. 54 % der Wissensarbeiter sind sich nicht darüber im Klaren, welchen Beitrag ihre Arbeit für das Unternehmen als solches leistet.

Wann ist die Arbeitsbelastung zu hoch?

In gewissen Zeiträumen ist es normal, dass wir eine hohe Arbeitsbelastung haben. Wenn wir beispielsweise ein Projekt fertigstellen müssen oder bis nächste Woche die Berichte vom vergangenen Jahr erstellen müssen.

Wenn dieser Zustand jedoch Normalität ist, werden sich allmählich Anzeichen bemerkbar machen, die Sie nicht ignorieren sollten. Dazu gehören:

• Dauerhafte Müdigkeit

• Stimmungsschwankungen

• Selbstzweifel

• Weniger Produktivität

• Pessimismus

• Mehr Fehlzeiten

Wenn sich nichts ändert und die Arbeitsbelastung dauerhaft zu hoch ist, leidet mit der Zeit die physische und psychische Gesundheit. In einigen Fällen kann dies sogar zu Depressionen oder einem Burnout führen. Deshalb ist es unbedingt wichtig, etwas gegen eine zu hohe Arbeitsbelastung zu tun.

Eine hohe Arbeitsbelastung mit Work Management bewältigen

Anstatt sich wegen einer zu hohen Arbeitsbelastung zu stressen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Gangart zu wechseln und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Zum einen durch die Schaffung organisierter Prozesse, zum anderen durch die Automatisierung von Arbeitsvorgängen und auch durch eine effektive Kommunikation. Doch das erfordert eine andere Denkweise. Von Führungskräften und Managern bis hin zu einzelnen Teammitgliedern – jede Person eines Unternehmens benötigt eine klare Vorstellung davon, welche Arbeit wichtig ist und welche nicht. Dadurch lässt sich die Arbeitsbelastung besser ausgleichen.

Diese neue Arbeitsweise wird Work Management (zu dt. Arbeitsmanagement) genannt und dient als praktischer Ansatz zur Bestimmung, wer was bis wann zu erledigen hat. Work Management gewährleistet die nötige Übersichtlichkeit, die jeder in einem Team oder einem Unternehmen benötigt. Auf diese Weise können sich alle auf solche Arbeiten konzentrieren, die am wichtigsten sind, anstatt auf zeitraubende Arbeiten rund um die Arbeit.

Work Management Tools wie Asana geben Einzelpersonen, Teams und ganzen Unternehmen die nötige Übersicht, die für eine effizientere Arbeitsweise erforderlich ist, damit alle an einem Strang ziehen und auf die gleichen Ziele hinarbeiten.

Es wird höchste Zeit, den ersten Schritt für weniger Arbeitsbelastung zu gehen. Teams sollten sich nicht länger von einer enormen Arbeitsbelastung bombardiert fühlen. Sobald die Entscheidung getroffen wird, ein Work Management Tool zu implementieren, um Prozesse zu automatisieren und Arbeitstage produktiver zu gestalten, wird auch die „Arbeit rund um die Arbeit“ allmählich an Gewicht verlieren.

Weitere Tipps dafür, wie Ihr Team ein hohes Arbeitspensum bewältigen kann, verraten wir Ihnen in unserem Artikel 18 Tipps, Strategien und schnelle Lösungen für das Zeitmanagement, um optimale Arbeit zu liefern.