18 Tipps, Strategien und schnelle Lösungen für das Zeitmanagement, um optimale Arbeit zu liefern

Julia Martins – FotoJulia Martins29. März 202113 Minuten Lesezeit
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Zeitmanagement-Tipps – Artikel-Bannerbild

Heutzutage werden wir ständig von Tools, Benachrichtigungen, E-Mails, sozialen Medien und anderen Dingen von der wirklich wichtigen Arbeit abgehalten. In der heutigen Gesellschaft der Ablenkung ist das Chaos zur Normalität geworden.

Da ist es fast unmöglich, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, oder zu wissen, ob Sie die richtige Arbeit zur richtigen Zeit priorisieren. Vor lauter Aufgaben mit hoher Priorität, „dringenden“ Nachrichten und nicht enden wollenden Benachrichtigungen sind Ihre Vorsätze für den Tag wie weggeblasen. Um mit dem Arbeitstempo Schritt zu halten, geben 80 % der Wissensarbeiter an, mit geöffnetem Posteingang oder anderen im Hintergrund aktiven Kommunikations-Apps zu arbeiten. Infolgedessen sind die Mitarbeiter weniger effizient, und es ist wahrscheinlicher, dass Nachrichten, Aktionspunkte und Fristen in Vergessenheit geraten.

Zeitmanagement kann Ihnen helfen, Ihre Zeit sinnvoll einzuteilen und mehr Achtsamkeit in den Tagesablauf zu bringen. Statt Ihre Arbeit von der To-Do-Liste abhängig zu machen, sollten Sie Zeitmanagement-Strategien nutzen, um bewusst täglich Prioritäten zu setzen und sich auf die wichtigsten Arbeitsschritte zu konzentrieren.

Es gibt unterschiedliche Ansätze für ein effektives Zeitmanagement. In diesem Artikel stellen wir Ihnen 18 verschiedene Tipps, Strategien und schnelle Erfolge durch Zeitmanagement vor, mit denen Sie die Kontrolle über Ihre Aufgaben – und Ihre Zeit – zurückerlangen.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet, Ihre Arbeitszeit so effektiv wie möglich zu nutzen. Zeitmanagement kann die Produktivität erhöhen – der größte Vorteil eines effektiven Zeitmanagements ist jedoch die Fähigkeit, den Tag nach Prioritäten zu gestalten, sodass Sie Raum für Ruhe und Entspannung schaffen.

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Die Vorteile des Zeitmanagements

Gute Zeitmanagement-Strategien können Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen, um von folgenden Vorteilen zu profitieren:

  • Das Gefühl, im Laufe des Tages mehr Zeit zu haben. Wenn Sie Ihre Zeit gezielt planen, werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie unnötige Aufgaben reduzieren, die Prioritäten für weniger dringende Aufgaben neu setzen und somit Zeit bei der Erledigung Ihrer Aufgaben gewinnen können. Zwar steht Ihnen de facto dadurch nicht mehr Zeit zur Verfügung, jedoch werden Sie feststellen, dass Sie in der gleichen Zeit mehr erreichen können.

  • Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ziehen. Bei der Verbesserung des Zeitmanagements geht es nicht darum, in jeder Sekunde Ihrer Tätigkeit noch produktiver zu sein. Vielmehr können diese Strategien Ihnen helfen, die für Sie wichtigsten Arbeitsschritte zu erledigen – und zu erkennen, welche Arbeiten bis morgen warten können. Indem Sie die Arbeit, die heute erledigt werden muss, nach Prioritäten ordnen und klären, welche Arbeit Sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieben können, schaffen Sie auch Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit.

  • Stressfaktoren abbauen. Ohne effektives Zeitmanagement kann der Eindruck entstehen, dass Sie bei der Arbeit nie genug Zeit haben. Sie stürzen sich womöglich in aller Hektik auf Ihre Aufgaben – was zu erhöhtem Stress und letztendlich zu Burnout führen kann. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit gaben 71 % der Wissensarbeiter an, im Jahr 2020 mindestens einmal unter Burnout-Symptomen gelitten zu haben.

  • Verbesserung der Produktivität. Es gibt eine Vielzahl von Tipps zum Thema Zeitmanagement, die helfen, das Aufschieben von Tätigkeiten zu minimieren und die Produktivität zu steigern. Wenn Sie Prioritäten für den Tag festlegen, sind Sie nicht nur produktiver – Sie können auch sicher sein, dass Sie jeden Tag an den richtigen Themen und Punkten arbeiten.

  • Schlechte Gewohnheiten ablegen. Niemand möchte etwas aufschieben. Mit der Zeit können Sie sich jedoch schlechte Angewohnheiten zu Eigen machen, die einer effizienten Arbeitsgestaltung im Weg stehen. Auch wir haben diese Erfahrung bereits gemacht. Zeitmanagement-Strategien können Ihnen helfen, schlechte Angewohnheiten zu erkennen und abzulegen.

6 Zeitmanagement-Strategien zur Steigerung der Produktivität

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Kompetenzen im Bereich Zeitmanagement auszubauen, besteht darin, bewährte Zeitmanagement-Strategien in Ihren Tagesablauf einzubauen. Diese Strategien helfen Ihnen, Zeitlimits für die Arbeit zu setzen, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen und den Tag bewusster zu gestalten.

1. Timeboxing

Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, bei der Sie Arbeiten in sogenannten „Timeboxen“ erledigen. Diese Strategie ist besonders effektiv, wenn Sie nicht sicher sind, wie viel Zeit Sie für die jeweilige Aufgabe aufwenden müssen und Ihre To-Do-Liste zielgerichtet abarbeiten wollen.

Mithilfe von Timeboxing können Sie große Aufgaben in Unteraufgaben aufteilen, die Sie dann in einer angemessenen Zeitspanne erledigen. Jede Aufgabe sollte ihre eigene Timebox haben, die nicht länger als drei Stunden umfasst. Müssen Sie beispielsweise einen Blogbeitrag schreiben, könnten Sie eine zweistündige Timebox erstellen, um eine Gliederung zu schreiben. Nach einer Pause können Sie dann eine weitere Timebox von drei Stunden erstellen, in der Sie mit dem ersten Entwurf beginnen. Wenn Sie Ihre Tätigkeit in Unteraufgaben aufteilen, nähern Sie sich Tag für Tag oder Woche für Woche kontinuierlich Ihrem Ziel.

Lesenswert: Testen Sie Timeboxing: Die zielorientierte Zeitmanagement-Strategie

2. Timeblocking

Timeblocking ist ähnlich wie Timeboxing, doch statt eine bestimmte Zeitvorgabe für jede einzelne Aufgabe einzuplanen, blocken Sie hier bestimmte Zeiträume Ihres Kalenders für zusammenhängende Aufgaben. Bei der Arbeitsplanung mit Timeblocking unterteilen Sie die Arbeitswoche effektiv in eigenständige Zeitfenster, in denen Sie an Projekten arbeiten, mit Kollegen kommunizieren, eine Pause machen oder sogar Sport treiben können. Timeblocking kann dazu beitragen, dass Sie mehr Zeit für fokussiertes Arbeiten und Deep Work aufwenden können, da Sie sich mit der Technik konzentrieren können, ohne unterbrochen zu werden.

Bei der Erstellung eines Zeitblocks ermitteln Sie zunächst Ihre Tages- oder Wochenprioritäten. Fassen Sie nun ähnliche Aufgaben zusammen, die Sie in einem Zeitblock bearbeiten können. Gewöhnen Sie sich an, Zeitblöcke für konzentrierte Arbeit in Ihrem Kalender einzuplanen, die Sie dann konsequent in der vorgegebenen Zeit erledigen.

Lesenswert: Teilen Sie Ihren Kalender regelmäßig in Zeitblöcke ein? Erfahren Sie, warum Sie jetzt damit beginnen sollten.

3. Die Pomodoro-Methode

Ähnlich wie Timeboxing und Timeblocking hilft Ihnen die Pomodoro-Technik, Arbeiten in kurzen Zeitfenstern zu erledigen und dazwischen Pausen einzulegen. Die Pomodoro-Zeitmanagementstrategie ist besonders hilfreich, weil sie aktiv zu regelmäßigen Pausen ermutigt, die gut für Motivation und mentale Leistungsfähigkeit sind. Untersuchungen haben ergeben, dass Pausen die Kreativität steigern.

Zur Anwendung der Pomodoro-Methode benötigen Sie einen Timer, eine nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste und eine Möglichkeit zum Pausieren Ihrer Benachrichtigungen. Stellen Sie Ihren Timer zunächst auf 25 Minuten ein und verbringen Sie diese Zeit ausschließlich mit der Bearbeitung einer Aufgabe. Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, Ihre Messenger-Apps oder Social-Media-Konten zu öffnen. Nach Ablauf dieser Zeit gönnen Sie sich fünf Minuten Pause. Idealerweise sollten Sie Ihrem Körper während der Pause etwas Gutes tun, beispielsweise einen Snack genießen oder aufstehen, um sich zu strecken. Nun können Sie einen Blick auf Ihre stummgeschalteten mobilen Geräte werfen oder nachsehen, ob Sie eine wichtige Nachricht erhalten haben, während Sie auf Ihre Aufgabe konzentriert waren.

Arbeiten Sie viermal 25 Minuten, jeweils gefolgt von einer fünfminütigen Pause. Nach der vierten Arbeitseinheit machen Sie dann 20-30 Minuten Pause.

4. Eat the Frog

Von Mark Twain stammt der berühmte Ausspruch: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich morgens früh“. Die Zeitmanagementstrategie Eat the Frog lässt sich von diesem Zitat inspirieren und ermutigt Sie, große oder komplexe Aufgaben zuerst in Angriff zu nehmen, bevor Sie sich weniger wichtigen oder weniger dringenden Arbeiten widmen. Diese Strategie ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Zeit in tägliche Routine und Aufgaben mit hoher Priorität aufteilen.

Mit der „Eat the Frog“-Methode sorgen Sie dafür, dass die wichtigste Arbeit für den Tag zuverlässig erledigt ist. Für den Einstieg in diese Zeitmanagement-Strategie sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe und Prioritäten in einem zentralisierten Tool verfolgen. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre täglichen Aufgaben mit den Unternehmenszielen zu verknüpfen. Dadurch können Sie besser erkennen, welche Aufgaben Sie jeden Tag vorrangig erledigen müssen, und sicherstellen, dass Sie diese To-Dos zuerst erledigen. Nachdem Sie für heute das Schwierige und Komplexe erledigt haben, können Sie sich den übrigen Aufgaben zuwenden.

5. Pareto-Prinzip

Wenn es sich nicht gerade appetitlich anhört, morgens als Erstes einen Frosch zu essen, bevorzugen Sie vielleicht die Pareto-Zeitmanagement-Strategie. Das Pareto-Prinzip ist das Gegenteil der Methode „Eat the Frog“. Diese Strategie ermutigt Sie, schnell zu erledigende Aufgaben zuerst zu bearbeiten, um sich weniger belastet und motivierter den übrigen Tätigkeiten widmen zu können.

Oft wird das Pareto-Prinzip als „80/20-Regel“ bezeichnet, denn es beruht auf folgender Formel: Sie wenden 20 % Ihrer Zeit auf und erreichen in dieser Zeit 80 % Ihrer Arbeitsergebnisse. Wenn Sie 80 % Ihrer Arbeitsergebnisse binnen kürzester Zeit erledigen, gewinnen Sie mehr Zeit für die Bewältigung der übrigen 20 % Ihrer Aufgaben.

6. Getting Things Done (GTD)

Die Getting Things Done-Methode wurde von David Allen in den frühen 2000er Jahren erfunden. Allen zufolge besteht der erste Schritt darin, alle zu erledigenden Aufgaben niederzuschreiben. Durch diese Technik und die gleichzeitige Verwendung von Aufgabenmanagement-Tools müssen Sie sich mit weniger Dingen gleichzeitig beschäftigen und können sich voll und ganz auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, ohne sich ständig an die einzelnen Punkte auf Ihrer To-Do-Liste erinnern zu müssen.

Bei der GTD-Methode erfassen Sie alle anstehenden Arbeiten an einem Ort. Nachdem Sie alles aufgeschrieben haben, was Sie erledigen müssen, sortieren Sie Ihre Aufgaben und setzen Prioritäten. So könnte es beispielsweise Aufgaben geben, die bereits erledigt sind (und deshalb in den „Papierkorb“ wandern), Aufgaben, die Sie irgendwann, allerdings nicht jetzt erledigen wollen (die in ein Projekt oder einen Ordner für „später“ verschoben werden) oder auch Aufgaben, die von anderen Aufgaben abhängig sind, und so weiter. Das Tool sollte alle Details erfassen. Es ist nun nur noch Ihre Aufgabe, die Arbeit in die Tat umzusetzen.

Mehr erfahren: Die einfachste Lösung zur Verwaltung von Teamprojekten und Aufgaben

6 Zeitmanagement-Tipps zur Leistungssteigerung

Zum Organisieren Ihrer Aufgaben können Sie entweder eine etablierte Zeitmanagement-Strategie verwenden oder Ihren eigenen Ansatz wählen. Nicht jede Zeitmanagement-Strategie ist für jede Person gleichermaßen probat, weshalb es die unterschiedlichsten Methoden gibt. Probieren Sie stattdessen doch einmal diese sechs Tipps aus, um Ihre Fähigkeiten im Zeitmanagement zu erweitern.

1. Verknüpfen Sie die alltägliche Arbeit mit Zielen

Beim Zeitmanagement geht es nicht immer darum, die gesamte Arbeit zu erledigen – vielmehr geht es darum, die wichtigsten Aufgaben zu ermitteln und nach Prioritäten zu ordnen. Hierfür müssen Sie Ihre täglichen Aufgaben mit den Team- oder Unternehmenszielen verknüpfen, damit Sie die wichtigsten Aufgaben für den Arbeitsalltag ermitteln können. Einer aktuellen Umfrage unter mehr als 6.000 globalen Wissensarbeitern zufolge geben jedoch nur 26 % der Mitarbeiter an, dass sie ein sehr klares Verständnis davon haben, wie ihre persönliche Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.

Der beste Weg, Arbeitsabläufe und Prioritäten über alle Ebenen Ihres Unternehmens hinweg zu koordinieren, ist ein Arbeitsmanagement-Tool. Mit Arbeitsmanagement können Sie die tägliche Arbeit und Teamprojekte mit den Unternehmenszielen verknüpfen, wodurch Ihre Teammitglieder immer nachvollziehen können, wie sich ihre Arbeit auf die Unternehmensprioritäten auswirkt.

Um sicherzugehen, dass wir die richtigen Arbeitsvorgänge priorisieren, verwenden wir OKRs. Damit legen wir unsere Quartalsziele fest, die wiederum zu unseren halbjährlichen Zielen führen. Unsere Teamleiter treffen sich wöchentlich, um zu überprüfen, ob die Teams an jenen Aufgaben arbeiten, die zu diesen Zielen führen.

2. Priorisieren und organisieren Sie Ihre Arbeitsschritte

Ganz gleich, ob Sie die „Eat the Frog“-Methode mögen oder den „Getting Things Done“-Ansatz bevorzugen, entscheidend ist, dass Sie wissen, welche Aufgaben wichtig sind. Unweigerlich werden Sie eine Aufgabe haben, deren Priorität oder Abgabefrist sich verschiebt. Wer keine Klarheit darüber hat, welche Tätigkeit wichtiger ist, wird nicht in der Lage sein, sich darauf einzustellen und der richtigen Tätigkeit Priorität einzuräumen.

Warum ist es wichtig, bei der Arbeit Prioritäten zu setzen? Vielleicht ist Ihnen das Thema Burnout bekannt, von dem jedes Jahr eine wachsende Zahl von Mitarbeitern weltweit betroffen ist. Weniger bekannt ist jedoch, wie unklare Prioritäten zu Burnout beitragen. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit gaben 29 % der Wissensarbeiter, die bereits unter Burnout-Symptomen gelitten haben, an, sich aufgrund mangelnder Klarheit über Aufgaben und Funktionen überlastet zu fühlen. Das Wissen, welche Aufgaben vorrangig zu erledigen sind, kann helfen, dieses Gefühl zu lindern und das Vertrauen darin zu stärken, jeden Tag an den richtigen Aufgaben zu arbeiten.

Lesenswert: Vier Asana-Tipps für die Koordination von straffen Zeitplänen und Änderungen der Prioritäten

3. Am Ende eines jeden Tages im Voraus planen

Häufig gleicht der Arbeitstag einer Hetzjagd, weil wir bereits im Rückstand sind, ehe wir überhaupt begonnen haben. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die jeden Morgen ihre E-Mails durchgehen und verzweifelt versuchen herauszufinden, welche Aufgaben sie an diesem Tag vorrangig bearbeiten sollten, sind Sie nicht allein. Zum Glück gibt es einen besseren Weg.

Anstatt zu versuchen, herauszufinden, was morgens zu tun ist, verbringen Sie die letzten fünf Minuten eines jeden Arbeitstages damit, den nächsten Tag vorzubereiten. Das steigert die Motivation enorm, weil Sie noch vor Arbeitsbeginn genau wissen, was Sie am jeweiligen Tag zu tun haben. Zudem sorgen Sie so verlässlich dafür, dass Sie täglich Ihre wichtigsten Aufgaben erledigen. Sie brauchen nicht noch um 16:30 Uhr auf eine E-Mail oder Anfrage zu reagieren, aber Sie sollten diese wichtige Aufgabe in den Zeitplan für den nächsten Tag integrieren.

4. „Nein“ sagen oder Aufgaben delegieren

Die Klärung Ihrer Prioritäten bietet den Vorteil, dass Sie auch ein Verständnis dafür bekommen, was weniger wichtig ist. Es ist nicht immer einfach, Aufgaben abzulehnen. Hilfreich ist allerdings, wenn Sie „Nein“ sagen können, weil die Aufgabe nicht zu Ihren derzeitigen Prioritäten zählt. Wenn Sie für sich selbst Prioritäten definieren und diese Prioritäten mit Ihren Teammitgliedern teilen, profitieren alle Beteiligten von mehr Klarheit.

Muss eine Aufgabe erledigt werden, obwohl sie für Sie keine Priorität hat, überlegen Sie, ob Sie diese an ein anderes Teammitglied delegieren können. Delegieren heißt nicht, dass die Aufgabe nicht wichtig ist. Es bedeutet nur, dass die Aufgabe nicht zu Ihren derzeitigen Prioritäten zählt. Vielleicht ist diese Arbeit sogar für die Expertise eines anderen Mitarbeiters besser geeignet. Indem Sie die Aufgabe an ein anderes Teammitglied delegieren, stellen Sie sicher, dass sie von der dafür am besten geeigneten Person erledigt wird.

Eine von uns umgesetzte Strategie, die sicherstellt, dass unser Team effizient arbeitet, besteht darin, sich über die konkreten Ziele und Ambitionen des Teams Gedanken zu machen. Ein klarer Überblick über die eigenen Aufgaben erleichtert die Entscheidung darüber, worauf man sich konzentrieren will und worauf nicht. Wer dies vor Augen hat, steigert die Effizienz und schafft Klarheit darüber, worauf sich unsere Teams konzentrieren müssen.

5. Aufgaben prüfen

Ähnlich wie beim „Nein“ sagen zu einer bestimmten Aufgabe, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um Aufgaben zu überprüfen, zu denen Sie sich vor einiger Zeit verpflichtet haben und an denen Sie immer noch arbeiten. Sind Sie derzeit mit einer Aufgabe beschäftigt, die nicht mehr mit den Zielen Ihres Teams übereinstimmt?

Wenn Sie eine dieser Aufgaben finden, fragen Sie sich, ob diese überhaupt erledigt werden muss. Ist sie für Ihr Team nicht mehr wichtig, überlegen Sie, ob Sie diese Aufgabe auf Eis legen. Sollte sie immer noch erledigt werden müssen, fragen Sie sich, ob Sie die beste Person dafür sind. Wenn nicht, delegieren Sie diese Aufgabe an eine geeignete Person.

6. Keine handschriftliche To-Do-Liste, sondern ein Tool verwenden

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe immer noch manuell nachverfolgen, ist es an der Zeit, auf ein Online-Tool umzusteigen. So befriedigend es auch sein kann, sich handschriftliche Notizen zu machen, schriftliche To-Do-Listen sind unorganisiert, anfällig für Fehler, ineffektiv und gehen leicht verloren.

Stellen Sie stattdessen sicher, dass der Großteil Ihres Projektmanagements in einem dafür vorgesehenen Tool erfolgt. Projektmanagement-Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie Ihre Zeit optimal nutzen können. Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie:

  • Funktionsübergreifende Arbeitsabläufe koordinieren und genau verfolgen, wer was bis wann erledigt.

  • Über die Arbeitsabläufe miteinander kommunizieren, Feedback austauschen und an einem zentralen Ort Projektstatus-Berichte erstellen.

  • Projekte und Aufgaben in Echtzeit verfolgen, um einen klaren Überblick über den Fortschritt zu erhalten.

  • Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten anzeigen, damit Sie Ihre Ziele erreichen, ohne sich dabei zu verzetteln.

Und falls Sie denken, es gibt nichts Schöneres, als eine Aufgabe von Ihrer schriftlichen To-Do-Liste zu streichen, warten Sie, bis Sie erstmal eine Herde von Celebration-Phantasiewesen über Ihren Computerbildschirm fliegen sehen.

Zeitmanagement-Tipps – In-Text-Abbildung 1

6 schnelle Erfolge durch Zeitmanagement

Die oben skizzierten Zeitmanagement-Strategien und -Tipps sind hilfreich, erfordern jedoch etwas Zeit für die Umsetzung. Möchten Sie schon in den nächsten fünf Minuten loslegen? Probieren Sie doch einmal diese sechs Sofortmaßnahmen für schnelle Erfolge aus, die Ihr Zeitmanagement unmittelbar verbessern werden.

1. Benachrichtigungen stummschalten

Ständig springen wir zwischen Apps, Benachrichtigungen und Aufgaben hin und her. Der durchschnittliche Wissensarbeiter nutzt 10 Apps bis zu 25 Mal pro Tag im Wechsel. Deshalb fällt es schwerer, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und dranzubleiben, wodurch die Tätigkeit letztlich mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen nach Möglichkeit stumm oder verwenden Sie die Funktion „Bitte nicht stören“, mit der Sie Benachrichtigungen vorübergehend deaktivieren. So können Sie sich in die Tätigkeit vertiefen und gleichzeitig Ihr Team wissen lassen, dass Sie sich später zurückmelden. Die meisten Tools zeigen an, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind, wodurch die Teammitglieder wissen, dass sie nicht sofort eine Antwort von Ihnen erwarten können. In der Regel lässt sich die Funktion bei Bedarf außer Kraft setzen, sodass Sie im Notfall dennoch erreichbar sind.

Um möglichst produktiv zu sein, finde ich es hilfreich, zwischen Meetings Zeit für die Arbeit an verschiedenen Projekten einzuplanen – wobei ich darauf achte, auch für kurze Pausen Zeit zu lassen. Ich finde es außerdem hilfreich, wenn ich (und die Leute um mich herum) den Slack-Status auf „beschäftigt“ setzen, damit niemand eine sofortige Antwort erwartet.

2. Ordnung schaffen

Denken Sie daran zurück, wie organisiert Ihr Schreibtisch damals war, als Sie ihn zum ersten Mal nutzten. Vermutlich hatten Sie einen Computermonitor und eine Tastatur, vielleicht einen Notizblock, doch wahrscheinlich nicht viel mehr. Wenn es Ihnen so geht wie uns, hat sich so ein aufgeräumter Schreibtisch nicht lange gehalten. Mit der Zeit haben sich dort unweigerlich Dokumente, Schachteln, Bücher, Haftnotizen und ein Kabelsalat angesammelt.

Ein unordentlicher Schreibtisch mag nicht besonders spektakulär erscheinen, offensichtliche Unordnung kann jedoch einen Einfluss auf die geistige Leistungsfähigkeit haben und die Konzentration erschweren. Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen: Werfen Sie alle nicht mehr benötigten Unterlagen weg, reihen Sie Ihre Bücher ordentlich auf und ordnen Sie den Kabelsalat. Wenn Sie danach wieder an die Arbeit gehen, werden Sie feststellen, dass Ihnen die Konzentration nun bedeutend leichter fällt.

3. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen

Jedes Mal, wenn Sie zwischen Aufgaben hin- und herspringen, muss Ihr Gehirn den entsprechenden Kontext und die Informationen für die neue Aufgabe finden und dieses Wissen in den Vordergrund des Denkens rücken. Zugegebenermaßen braucht Ihr Gehirn dafür nur wenige Sekunden, wenn Sie jedoch ständig zwischen Aufgaben und Projekten wechseln, zwingen Sie Ihr Gehirn dazu, „Überstunden“ zu machen.

Dadurch kann die Produktivität sinken, ganz zu schweigen von einer stärkeren Erschöpfung am Ende des Arbeitstages. Fassen Sie also stattdessen ähnliche Aufgaben zusammen. Bearbeiten Sie alle Aufgaben für ein Projekt bzw. Ergebnis in einem Zeitblock. So verbringen Sie weniger Zeit damit, zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herzuspringen, und können sich besser auf das Erledigen wichtiger Aufgaben konzentrieren.

Eine Arbeitsweise in Blöcken, vor allem bei der Planung, hilft einem wirklich, Schwerpunkte zu setzen, und gibt einem trotzdem die Möglichkeit, dynamisch auf das zu reagieren, was gerade passiert bzw. noch kommen könnte.

4. Zwischen Besprechungen oder Konzentrationszeiten an schnell zu erledigenden Aufgaben arbeiten

Bestimmt haben Sie jeden Tag einige Aufgaben, deren Erledigung lediglich fünf oder 10 Minuten dauert, wie etwa eine kurze Antwort an ein Teammitglied, das Korrigieren eines Tippfehlers in einem Dokument oder das Einreichen einer Arbeitsanfrage an einen Kollegen.

Wenn solche Aufgaben anstehen, speichern Sie diese gut sichtbar ab, etwa in einem Projektmanagement-Tool, bearbeiten Sie sie jedoch nicht sofort. Heben Sie diese Aufgaben stattdessen für die fünf Minuten zwischen Besprechungen oder die zehn Minuten direkt nach dem Mittagessen auf, wenn Sie wieder in Schwung kommen. Sie können diese Aufgaben nicht nur schnell in Angriff nehmen und haben dabei ein gutes Gefühl, sondern verbrauchen auch keine wertvolle geistige Energie, die Sie für komplexere Aufgaben einsetzen könnten.

5. Schluss mit Multitasking

Einfach ausgedrückt: Multitasking ist ein Mythos. Auch wenn es sich so anfühlen mag, als würden Sie mehr als eine Tätigkeit gleichzeitig ausführen. Beim Versuch, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, zwingen Sie Ihr Gehirn jedoch eigentlich dazu, schnell zwischen den einzelnen Aufgaben hin- und herzuspringen. Immer wenn Sie zwischen Arbeitsvorgängen hin- und herwechseln, muss Ihr Gehirn die Informationen und den Zusammenhang für diese Aufgabe abrufen. Das ist nicht nur anstrengender, als sich lediglich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, es ist auch ermüdend.

Anstatt Multitasking zu betreiben, arbeiten Sie lieber eine Aufgabe nach der anderen ab, damit Sie bei der Arbeit in einen Flow-Zustand kommen. Der sogenannte „Flow-Zustand“ tritt ein, wenn Sie so fokussiert sind, dass Sie das Gefühl haben, „im Arbeitsfluss“ zu sein. Erreichen Sie diesen Zustand, sind Sie in der Lage, mehr Aufgaben effizienter zu erledigen, da sich das Gehirn jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren muss.

6. Pausen machen

Es mag Ihrer Intuition widersprechen – eine der besten Methoden für einen besseren Umgang mit der Zeit ist jedoch, einfach eine Pause einzulegen. Wir neigen dazu, auf das Gefühl, mit Aufgaben im Rückstand zu sein, zu reagieren, indem wir einfach mehr arbeiten. Das Gehirn braucht jedoch Zeit, um sich auszuruhen und zu regenerieren. Sind Sie überarbeitet und ausgebrannt, so sind Sie nicht in der Lage, Ihre Aufgaben zu erledigen, geschweige denn Ihre wichtigsten Tätigkeiten in Angriff zu nehmen.

Wenn es Ihnen schwerfällt, eine Pause einzulegen, sind Sie damit nicht allein. Unseren Untersuchungen zufolge berichten 32 % der Wissensarbeiter, die unter Burnout-Symptomen leiden, von Schwierigkeiten, nach der Arbeit abzuschalten, was den Burnout noch verstärkt. Weil sie nicht abschalten können, fühlen sie sich erschöpft, und wenn sie erschöpft sind, können sie nicht abschalten – ein nie endender Teufelskreis.

Wenn es Ihnen schwerfällt, Pausenzeiten einzuhalten, sollten Sie diese in Ihrem Kalender einplanen. Wenn die Pause dann in Ihrem Kalender auftaucht, zwingen Sie sich dazu, sie wahrzunehmen, selbst wenn Sie nur aufstehen, um sich zu strecken. Auch wenn es sich wie zusätzlicher Stress anfühlt, diese Pause zu machen, werden Sie sich danach besser fühlen.

Um beim dezentralen Arbeiten nicht überlastet zu werden, sollten Sie in der heutigen digitalen Welt neue Wege finden, sich vom Bildschirm zu lösen, und sich die Zeit nehmen, die Sie brauchen. Ich empfehle zudem kurze Tanzeinlagen: einfach mal aufstehen und sich schwungvoll bewegen.

Teilen Sie Ihre Zeit sinnvoll ein

Letztendlich ist Zeitmanagement eher eine persönliche Einstellung. Wenn Sie mit Ihrer Zeit effektiv umgehen wollen, setzen Sie Prioritäten, damit Sie eine Übersicht über Ihre Aufgaben für den Tag haben. Halten Sie sich nicht strikt an Ihre To-do-Liste, sondern konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt.

Dazu sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Arbeitsabläufe in einem zentralisierten Tool verfolgen. Bereit für den Einstieg? Erfahren Sie, wie Asana Ihnen dabei helfen kann, Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihre Ziele zu erreichen.

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