Wie die Pomodoro-Technik die Team-Produktivität steigert

Team Asana – FotoTeam Asana28. Juni 20217 Minuten Lesezeit
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Die Pomodoro-Technik Artikelbannerbild

Haben Sie manchmal das Gefühl, von Ihrer Aufgabenliste überwältigt zu werden und fragen sich, wie Sie alles rechtzeitig erledigen sollen? Mit Zeitmanagementstrategien – wie der Pomodoro-Technik – können Sie Ihre Produktivität maximieren und den Überblick über Ihre Projekte behalten. 

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, mit häufigen, kurzen Pausen konzentriert zu arbeiten, um die Produktivität zu steigern und die geistige Ermüdung zu verringern.

Wenn Sie mit mehreren Teammitgliedern an mehreren Projekten arbeiten, können Sie diese Technik einsetzen, um Ihre Aufgaben in Zeitblöcke aufzuteilen. Dadurch wird verhindert, dass die Aufgabenlast überwältigend ist.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die Pomodoro-Methode genau funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie man sie einsetzt. Indem Sie Ihre Zeit effektiv verwalten und Ihren Teammitgliedern dabei helfen, es Ihnen gleich zu tun, werden Ihre Teamproduktivität und Ergebnisse besser.

Was ist die Pomodoro-Technik?

Was ist die Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagementtechnik, bei der in 25-minütigen Sitzungen mit kurzen Pausen gearbeitet wird, um die Konzentration zu steigern.  

Diese Technik wurde in den späten 1980ern von Francesco Cirillo entwickelt, als er an der Universität studiert hat. Cirillo, der mit Zeitmanagement und Produktivität kämpfte, beschloss, 10-minütige, konzentrierte Lerneinheiten einzulegen. 

Er benutzte eine Küchenuhr in Form einer Tomate (auf Italienisch „pomodoro“), um die Zeit zu stoppen. Nach mehreren Versuchen und Optimierung entwickelte er schließlich die Pomodoro-Technik.

Bei diesem Ansatz wechseln sich Arbeits- und Pausenphasen ab. Ein Pomodoro ist eine 25-minütige Arbeitseinheit, nach der es eine fünfminütige Pause gibt. Nach vier Pomodoros macht man eine lange Pause. Wenn man in kurzen Zeitspannen arbeitet, ist man eher produktiv und bleibt motiviert.

Um während eines Pomodoro konzentriert zu bleiben, ist es wichtig, Ablenkungen zu reduzieren. Schalten Sie zum Beispiel Ihr Telefon in den Flugmodus und deaktivieren Sie Chat- oder E-Mail-Benachrichtigungen. Allerdings kann es auch externe Ablenkungen geben, auf die Sie keinen Einfluss haben, z. B. wenn Ihr Teamkollege Sie bittet, ihm bei einer zeitkritischen Aufgabe zu helfen. 

Cirillo berücksichtigte das, indem er einen Vier-Stufen-Ansatz für den Umgang mit Unterbrechungen entwickelte:

  1. Informieren Sie die andere Person darüber, dass Sie derzeit beschäftigt sind. 

  2. Verhandeln Sie eine Zeit, um das Problem zu besprechen.

  3. Planen Sie den Meeting-Termin sofort ein.

  4. Rufen Sie zurück, wenn das Pomodoro beendet ist. 

Diese respektvolle Art der Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern ermöglicht es Ihnen, während der Arbeit im Flow zu bleiben.

Alternativ könnten Sie diese Technik auch mit Ihrem Team anwenden. 

Um die Methode in einem Team anzuwenden, können jedem Teammitglied zu Beginn des Tages Aufgaben zugewiesen werden, die sie in Pomodoro-Einheiten erledigen. Am Ende des Tages trifft sich das Team, um den aktuellen Status der Aufgaben zu überprüfen und festzustellen, wie viele Pomodoro-Einheiten erledigt wurden. 

Sobald Sie die Methode gut beherrschen, können Sie die Anzahl der Pomodoros für bestimmte Aufgaben abschätzen, was für die Planung künftiger Arbeitsabläufe oder Projektzeitpläne hilfreich sein kann. 

Lesenswert: 18 Tipps, Strategien und schnelle Lösungen für das Zeitmanagement, um Bestleistungen zu erbringen

So nutzen Sie die Pomodoro-Zeitmanagementmethode

Die Pomodoro-Zeitmanagementmethode

Um die Pomodoro-Methode anzuwenden, wählen Sie zunächst ein Hilfsmittel zur Zeitmessung, z. B:

  • Timer: Sie können einen physischen oder digitalen Timer verwenden, um Ihre Arbeitseinheiten duchzuführen.

  • Pomodoro-Timer: Einige Timer sind speziell auf die Pomodoro-Technik ausgerichtet. Sobald Sie auf „Start“ drücken, meldet der spezielle Timer, wenn die Pomodoro-Einheit beendet und die Pause vorbei ist. 

  • Pomodoro-Apps: Sie können sich auch eine Pomodoro-App, erhältlich für iOS und Android, downloaden, um Ihre Pomodoros durchzuführen. 

Wenn Sie sich für ein Hilfsmittel entschieden haben, befolgen Sie die nachfolgenden Schritte, um loszulegen:

  1. Erstellen Sie eine nach Priorität sortierte Liste der Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen. 

  2. Wählen Sie eine Aufgabe aus und beginnen Sie mit einem 25-minütigen Pomodoro. 

  3. Überprüfen Sie nach der Arbeitseinheit, was Sie erreicht haben, und haken Sie es ab.

  4. Machen Sie eine fünf-minütige Pause. 

  5. Führen Sie drei weitere Pomodoros durch, indem Sie die Schritte 2–4 wiederholen. 

  6. Machen Sie nach vier Pomodoros eine Pause von 15–30 Minuten.

  7. Wiederholen Sie den Ablauf und merken Sie sich dabei die Anzahl der Pomodoros, die für eine Aufgabe benötigt werden. 

Im Regelfall ergeben sich 16 Pomodoro-Einheiten pro Tag, wenn Sie Vollzeit arbeiten, aber das ist keine strikte Vorgabe. Nutzen Sie so viele Pomodoro-Einheiten, wie Sie brauchen, um Ihre To-do-Liste zu erledigen. 

indem Sie die Anzahl der von Ihnen durchgeführten Pomodoro-Einheiten aufzeichnen, können Sie Ihren Zeitplan besser anpassen. Wenn Sie das nächste Mal ähnliche Aufgaben zu erledigen haben, erstellen Sie einen Zeitplan und verwenden Sie Ihre früheren Aufzeichnungen, um abzuschätzen, wie viele Pomodoros Sie für die Erledigung dieser Aufgaben benötigen. 

Pomodoros vorbereiten

Hier sind einige Tipps zum Planen Ihrer Aufgaben:

  • Teilen Sie komplexe Aufgaben auf: Wenn ein Projekt oder eine Aufgabe mehrere Schritte erfordert und voraussichtlich mehr als fünf Pomodoros in Anspruch nehmen wird, unterteilen Sie die Arbeit in kleinere, einfachere Aufgaben. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben müssen, können Sie für jede Phase des Schreibprozesses eine Aufgabe erstellen: Recherche, Gliederung, Textentwurf und Bearbeitung.

  • Fassen Sie kleinere Aufgaben zusammen: Gruppieren Sie einfache Aufgaben, die weniger als einen Pomodoro beanspruchen. „Ein Meeting vereinbaren“ und „E-Mails beantworten“ könnten beispielsweise in derselben Arbeitseinheit erledigt werden. Das wird Zeitblock genannt. 

  • Planen Sie zusätzliche Pomodoro-Arbeitseinheiten ein: Lassen Sie Raum für ein paar zusätzliche Pomodoros, falls einige Aufgaben länger als erwartet dauern. Das kann dazu beitragen, den Stress bei der Einhaltung von Fristen zu verringern, falls Probleme auftreten sollten. Wenn Sie die zusätzlichen Pomodoros nicht brauchen, können Sie sie zum Selbststudium oder für optionale Aufgaben verwenden. 

Was macht man in Pomodoro-Pausen?

Die Pausen nach Pomodoro-Einheiten sind als Denkpausen gedacht. Versuchen Sie, in den Pausen nichts zu tun, was Sie geistig fordert, damit Ihr Gehirn Zeit hat, sich auszuruhen und Informationen aufzunehmen. 

Es ist auch empfehlenswert, eine Pause vom Bildschirm zu machen und sich zu bewegen.  

Hier sind einige Ideen für die Pomodoro-Pause:

  • Strecken oder bewegen Sie sich

  • Vertreten Sie sich die Beine

  • Organisieren Sie Ihren Schreibtisch

  • Essen Sie einen Snack 

  • Machen Sie sich eine Tasse Kaffee oder Tee

  • Hören Sie Musik

Indem Sie häufig Pausen einlegen, können Sie sich körperlich und mental erholen, damit Sie sich auf Ihre verbleibenden Aufgaben des Tages konzentrieren können.

Pomodoro mit Asana verbinden

Um das Beste aus der Pomodoro-Methode herauszuholen, können Sie andere Workflow-Management-Tools oder Produktivitätstools damit verbinden. Produktivitätssoftware kann die Pomodoro-Methode ergänzen, um Organisation und Zeitmanagement zu vereinen.

Hier sind Vorschläge, wie Sie Pomodoros mit Work-Management-Software-Tools wie Asana planen können:

  • Erstellen Sie To-do-Listen: Mit Asanas Software für To-do-Listen können Sie Aufgaben mit so vielen oder wenigen Details hinzufügen, wie Sie möchten. Sie können Erinnerungen für Fristen anlegen, Ansichten individuell anpassen und sie mit Teamkollegen teilen, was hilfreich sein kann, wenn Sie Pomodoros als Team verwenden.

  • Verwalten Sie Teamaufgaben: Wenn Sie es vorziehen, Kanban-Boards oder ähnliche Tools zu verwenden, können Sie eine Projektmanagementsoftware verwenden, um Aufgaben zu delegieren und die Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen. Außerdem lässt sich festhalten, wie viele Pomodoros für eine Aufgabe benötigt werden, damit Ihr Team darauf zurückgreifen kann. Indem alles an einem Ort passiert, verbessert sich auch die Organisation und die Kommunikation wird vereinfacht. 

  • Koordinieren Sie den Workflow: Ein guter Workflow ermöglicht es Ihnen, effizient zu arbeiten, und Ihr Team über die letzten Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Workflow-Management-Software kann helfen, Ihre Erwartungen festzulegen, Status-Updates im Vorfeld zu vereinbaren und Aufgaben ein paar Tage oder Monate im Vorhinein zu planen. 

Durch den Einsatz von Produktivitäts- und Projektmanagementtools können Sie den Workflow Ihres Teams so anpassen, dass er mit der Pomodoro-Methode übereinstimmt. 

Steigern Sie Ihre Produktivität mit Asana

Vorteile der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagementtechnik, weil sie durch konzentriertes Arbeiten die Produktivität verbessert.

Vorteile der Pomodoro-Technik

Hier finden Sie einige Beispiele, wie die Pomodoro-Technik Ihrer allgemeinen Produktivität helfen kann.

1. Verbessert die Konzentration 

Mit dieser Technik können Sie sich Multitasking abgewöhnen, worin Menschen generell nicht gut sind. Sie bringt Ihnen bei, sich in angemessenen Zeitabständen auf jeweils eine Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie diesen Prozess üben, können Sie in kürzerer Zeit qualitativ hochwertigere Arbeit leisten. 

2. Verbessert die Projektplanung 

Wenn Sie sich an Pomodoros gewöhnt haben, können Sie Aufgaben und Projekte genauer planen. So können Sie zum Beispiel abschätzen, wie viele Pomodoros Sie für einen Bericht benötigen und eine angemessene Frist dafür festlegen. 

Lesenswert: Wie Sie einen Projektplan erstellen, der Sie auf Kurs hält

3. Hilft Ablenkungen zu reduzieren

Wenn Sie Cirillos Ansatz für den Umgang mit Ablenkungen befolgen und Maßnahmen zur Verringerung von Ablenkungen in Ihrem Arbeitstag ergreifen, können Sie Ihre Arbeitsumgebung auf konzentriertes Arbeiten ausrichten. Beispielsweise können Sie Ihr Telefon in den Flugmodus versetzen und automatische E-Mail-Antworten einstellen. 

4. Reduziert mentale Ermüdung

Eine Studie der Fachzeitschrift Cognition ergab, dass längere Aufgaben zu Leistungseinbußen führen, während kurze Pausen zwischen den Aufgaben helfen können, die Konzentration aufrechtzuerhalten. Wenn Sie zwischen den Pomodoros regelmäßig Pausen einlegen, kann sich Ihr Gehirn ausruhen, so dass Sie sich wieder konzentrieren können, ohne zu erschöpft zu sein. 

5. Verbessert die Teamkommunikation

Wenn Sie Pomodoros als Team verwenden, kennen alle Beteiligten ihre individuellen Verantwortlichkeiten und respektieren die Arbeitszeit der anderen. Außerdem müssen Sie sich nur für Team-Updates treffen, was die Anzahl und Länge der erforderlichen Meetings verringert. 

6. Erhält die Motivation

Indem Sie Aufgaben aufteilen und in kurzen Intervallen erledigen, werden Sie ein Gefühl der Zufriedenheit empfinden, wenn Sie sehen, wie viel Sie in 25 Minuten schaffen. Das wird Sie dazu motivieren, weiter produktiv zu bleiben und Prokrastination zu vermeiden. Die Belohnung, nach vier Pomodoros eine längere Pause einlegen zu können, sorgt für zusätzliche Motivation.  

Lesenswert: 9 Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung Ihres Teams

Funktioniert Pomodoro?

Je nach Arbeitsumfeld und Arbeitsstil verwaltet jede Person ihre Zeit anders. Forschungen zeigen, dass die Pomodoro-Methode tatsächlich funktioniert. Vielleicht finden Sie heraus, dass sie auch für Sie geeignet ist. 

Die Pomodoro-Methode wurde in erster Linie vom Timeboxing inspiriert, einer Produktivitätsstrategie, bei der Aufgaben innerhalb eines in Ihrem Kalender festgelegten Zeitblocks erledigt werden. In einem Test von 100 Produktivitätstricks wurde diese Methode als nützlichste eingestuft. Ähnlich wie beim Timeboxing geht es bei der Pomodoro-Methode darum, innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu arbeiten. 

Da mit Hilfe von Pomodoros die Produktivität gemessen werden kann, verliert das Verstreichen von Zeit den negativen „Beigeschmack“ und wird positiv aufgefasst – es wird zu einer Darstellung dessen, was erreicht wurde und nicht der Zeit, die verloren wurde. 

Der Philosoph Henry Bergson meinte, dass Zeit nur dann Stress und Angst auslöst, wenn wir gezwungen werden, sie zu messen, ausgelöst durch die Vorstellung, zu spät zu kommen. 

Andererseits erzeugt die Wahrnehmung der Zeit als eine Reihe von Ereignissen keinen Stress. Hier kommt die Pomodoro-Technik ins Spiel: Indem Sie Ihren Arbeitstag als eine Abfolge von geplanten Pomodoro-Einheiten erleben, können Sie Ihren zeitbedingten Stress reduzieren. 

Durch die „Umkehr der Zeitabhängigkeit“, wie Cirillo es nennt, ist das Konzept der Zeit nicht länger eine Quelle der Angst, sondern eine Motivation. Jeder Pomodoro übt ein gesundes Maß an Druck auf uns aus, uns zu verbessern und Fortschritte zu machen.

Die Theorien, auf denen diese Technik aufbaut, mögen zwar fundiert sein, aber wie gut die Pomodoro-Technik funktioniert, unterscheidet sich von Person zu Person. 

Die Pomodoro-Methode auf Ihren Arbeitsstil anpassen

Wenn die traditionelle Pomodoro-Methode nichts für Sie ist, versuchen Sie, sie so anzupassen, dass sie besser zu Ihrem Arbeitsstil und Ihren Vorlieben passt. 

Hier sind ein paar Möglichkeiten, um das umzusetzen:

  • Ändern Sie die Dauer der Pomodoros: Sie können die Dauer der Pomodoro-Einheiten an Ihre Arbeitsgewohnheiten anpassen. Beispielsweise können Sie längere Pausen einlegen oder die Arbeitseinheiten kürzer gestalten. Solange Sie sich an die Arbeit-Pause-Abfolge halten, können Sie die Vorteile der Technik nutzen. 

  • Kombinieren Sie sie mit anderen Strategien: Wenn Sie ein Fan von Organisations- und Produktivitätsstrategien wie der Getting-Things-Done-Methode (GTD) sind, können Sie diese mit der Pomodoro-Methode kombinieren. Organisieren Sie Ihre Aufgaben mit einer Strategie und erledigen Sie Ihre Aufgaben mit der Pomodoro-Methode. 

  • Nutzen Sie Pomodoros, wenn sie am meisten helfen: Sie müssen nicht den ganzen Arbeitstag lang Pomodoro-Einheiten durchführen. Wenden Sie die Methode an, wenn Sie sie als besonders hilfreich empfinden, etwa wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das aus mehreren laufenden Vorgängen besteht. Wenn Ihre Produktivität im Laufe des Tages schwankt, versuchen Sie, die Pomodoro-Methode während Ihrer Hochphasen anzuwenden. 

Lesenswert: Teilen Sie Ihren Kalender regelmäßig in Zeitblöcke ein? Erfahren Sie, warum Sie jetzt damit beginnen sollten.

Auf die Plätze, fertig, Pomodoro

Die Pomodoro-Technik bietet einen einfachen Ansatz für das Zeitmanagement, bei dem sich konzentrierte Arbeitseinheiten und Pausen abwechseln. 

Wenn Sie Aufgaben anhand der geschätzten Anzahl von Pomodoros planen, die für ihre Fertigstellung erforderlich sind, können Sie Ihre Fortschritte messen und auch Ihr Team auf dem Laufenden halten. 

Diese Technik kann Ihre Produktivität steigern, das Projektmanagement verbessern und die Teamarbeit fördern. Um Ihre Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren, können Sie die Pomodoro-Technik mit Produktivitätstools oder Aufgabenmanagementsoftware kombinieren. 

Um Ihre Effizienz weiter zu verbessern, befolgen Sie diese 12 Tipps, um heute noch produktiver zu werden.

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