Getting Things Done: Die GTD-Methode im Überblick!

Haben Sie schon einmal meditiert? Bestimmt haben Sie in diesem Zusammenhang gehört, dass das Ziel dabei ist, Ihren Geist von jeglichem Ballast und allen Ablenkungen zu befreien. Die Getting-Things-Done Methode (kurz GTD) verfolgt den gleichen Ansatz, um den Kopf frei zu bekommen – allerdings nicht für die Meditation, sondern mit dem Ziel eines besseren Zeitmanagements und höherer Produktivität.

Wenn Ihr Kopf mit Aufgaben und Erinnerungen an diese vollgestopft ist, haben Sie weniger Zeit für die eigentliche Arbeit – und damit sind Sie nicht allein. Laut unserer Untersuchung werden jede Woche 26 % der Fristen nicht eingehalten. Multitasking ist ein Mythos – und Multitasking im Kopf ist dabei keine Ausnahme.

Wenn Sie bei der Arbeit ständig schon im Voraus an Ihre nächste Aufgabe denken, ist die Getting-Things-Done-Methode genau das Richtige für Sie. Bei diesem Ansatz geht es darum, diese Gedanken aus dem Kopf zu bekommen und in ein To-Do-Listen-Tool zu übertragen, sodass Sie Ihre gesamte Gehirnleistung auf die Arbeit verwenden können, die wirklich wichtig ist, anstatt ständig an Ihre nächste Aufgabe zu denken. Sind Sie bereit, loszulegen? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den Kopf frei zu bekommen und lesen Sie weiter.

Eine Vorlage für eine To-do-Liste können Sie sich hier kostenlos sichern:

Was versteht man unter der GTD-Methode?

Der GTD-Methode von David Allen zufolge sind Menschen umso weniger produktiv und konzentriert, je mehr Informationen sie im Kopf behalten müssen. Die GTD-Methode ermutigt ihre Verfechter, sämtliche arbeitsbezogenen Informationen in einer externen, organisierten Informationsquelle zu speichern, anstatt sich auf ihr Gehirn zu verlassen. So können Sie einfacher Dinge geregelt bekommen, ohne befürchten zu müssen, dass Ihnen eine Aufgabe durch die Lappen geht.

GTD ist eine Zeitmanagementstrategie zur Optimierung des Workflows und deshalb so beliebt, weil sie mit relativ überschaubarem Aufwand umzusetzen ist und in der Praxis eine große Wirkung haben kann. Entwickelt wurde die Methode von David Allen. Selbst wenn man sich dessen nicht bewusst ist, bleibt das Gehirn im Hintergrund ständig aktiv und ordnet die anstehenden Aufgaben neu an, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Jedes Mal, wenn Sie eine neue Aufgabe in Ihr Pensum aufnehmen, muss Ihr Gehirn alles, was Sie vorhaben, durchdenken und Ihre Arbeit mit Blick auf diese neue Aufgabe neu priorisieren.

Die Getting-Things-Done Methode dient somit auch als Selbstmanagement-Methode, indem die gesamte geistige Angespanntheit in eine externe Informationsquelle, wie zum Beispiel ein Arbeitsmanagement-Tool, übertragen wird. Das Gehirn ist nicht dafür ausgelegt, große Mengen an strukturierten Informationen zu speichern. Wer diese Informationen in umsetzbare Aufgaben umwandelt, ist besser für den langfristigen Erfolg gerüstet.

Ist Multitasking wirklich so schlimm?

Mit einem Wort: ja. Unser Gehirn ist im wahrsten Sinne des Wortes unfähig zum Multitasking. Wer versucht, Multitasking zu betreiben, wechselt stattdessen blitzschnell zwischen zwei Aufgaben. Jedes Mal, wenn man zwischen Aufgaben hin- und herwechselt, muss sich das Gehirn die Informationen, das Hintergrundwissen und die Erinnerungen für diese Arbeit wieder ins Bewusstsein rufen. Auch wenn Sie sich dessen nicht bewusst sind, kostet dies Energie, die sich mit der Zeit in Erschöpfung, Stress und Überlastung äußert.

Welche Vor- und Nachteile hat GTD?

Die Getting-Things-Done-Methode ist eine von vielen Strategien des Zeitmanagements. Wie alle Zeitmanagement-Techniken hat auch sie ihre Vor- und Nachteile. Für welche Strategie Sie sich entscheiden, hängt weitgehend davon ab, welche Kompetenzen Sie durch Zeitmanagement verbessern wollen.

Welche Vorteile hat die GTD-Methode?

Die GTD-Methode lässt sich leicht einrichten und ist flexibel einsetzbar. Es:

• Verringert die kognitive Belastung und den mentalen Druck, der entsteht, wenn man versucht, sich an alle anstehenden Aufgaben zu erinnern.

• Eliminiert Multitasking, so dass Sie mehr Zeit haben, im Flow zu sein.

• Schafft eine zentrale Quelle für alle Informationen – auch für nicht verwertbare Informationen. 

• Verschafft einen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben, so dass es leicht ist, bei Bedarf neue Prioritäten zu setzen oder den Termin zu verschieben.

• Zudem behalten Sie den Überblick über größere Aufgaben und wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

Welche Nachteile hat die GTD-Methode?

Bevor Sie nun die GTD-Methode nutzen, sollten Sie folgende Einschränkungen im Hinterkopf behalten. Für die GTD-Methode gilt:

• Die Einrichtung ist zeitaufwendig. Wenn Sie nicht bereits ein Aufgabenmanagementsystem verwenden, sollten Sie eines einrichten, um dort Ihre gesamte Arbeit zu organisieren. 

• Sie kann ein zu hohes Maß an Flexibilität bieten. Die GTD-Methode hilft Ihnen lediglich bei der Strukturierung Ihrer Aufgaben – sie hilft Ihnen nicht bei der Terminierung der wöchentlichen oder täglichen Arbeit. Manch einem bereitet dieses Maß an ergebnisoffener Flexibilität Schwierigkeiten. Wenn Sie zu dieser Sorte von Menschen gehören, sollten Sie die GTD-Methode mit einer anderen Zeitmanagement-Methode wie Timeblocking oder Timeboxing ersetzen. 

Sie möchten die Workloads im Team verbessern? Asana kann Ihnen dabei helfen, smarter und damit produktiver zu arbeiten:

Wie funktioniert die GTD-Methode?

Die fünf Handlungsschritte der Getting-Things-Done-Struktur führen Sie zum Erfolg. Bei diesen Schritten geht es darum, anstehende Aufgaben zu erfassen und zu strukturieren, sodass Sie sich damit nicht mehr gedanklich befassen müssen. Nachdem die Arbeit mithilfe der GTD-Methode strukturiert wurde, können Sie mit dem Erledigen der Aufgaben beginnen.

1. Sammeln

Vor der Strukturierung der Aufgaben kommt zunächst das Sammeln und Erfassen – an einem Ort außerhalb des eigenen Kopfes. David Allen nennt dies die Inbox – unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden. Denn jede Aufgabe, Information oder Erinnerung (oder, wie Allen es gerne nennt, „Zeug“) landet direkt in der Inbox. Sehen Sie darin weniger die E-Mail Eingangskörbe, sondern eher eine Aufgabenliste mit Daten, die später verarbeitet werden sollen.

Wo werden die Informationen gesammelt?

Wenn Sie Ihre Produktivität verbessern wollen, sollten Sie eine To-do-Liste verwenden, mit der Sie Ihre Arbeit und To Dos nachverfolgen können. Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, können Sie auch eine Work-Management-Plattform verwenden, mit der Sie nicht nur Ihre eigene Arbeit erfassen und nachverfolgen, sondern auch die Arbeit Ihres Teams organisieren und verwalten können. 

Schwerpunkt Sammeln, nicht Organisieren

Keine Sorge, wenn die Arbeit, die Sie erfassen, nicht strukturiert oder sorgfältig dokumentiert ist. Der erste Schritt besteht einfach darin, dass Sie Ihr Zeug aus Ihren Gedanken entfernen und in einer externen Informationsquelle speichern. Die Erfassung ist der erste Schritt, um die Aufgaben besser zu strukturieren und die Produktivität zu steigern.

Verwenden Sie unbedingt ein System, mit dem Sie Informationen mühelos erfassen können. Ein Grundprinzip der GTD-Methode ist das Erfassen von Informationen, unmittelbar nachdem diese in Ihr Kurzzeitgedächtnis aufgenommen wurden. Dieses Vorgehen erleichtert die Arbeit sofort und sorgt dafür, dass keine Informationen unter den Tisch fallen. Achten Sie darauf, gegebenenfalls weitere Inhalte als Kontext hinzuzufügen, wie etwa Dokumente, Beteiligte, Fälligkeitsdaten oder wichtige Details. 

Nutzen Sie ein virtuelles System

Der beste Weg, all dieses Zeug zu erfassen, ist ein virtuelles System – kein analoges. Handgeschriebene Listen vermitteln zwar ein gutes Gefühl beim Abhaken erledigter Aufgaben, allerdings sind sie für die effektive Verwaltung Ihrer Tätigkeiten nicht sonderlich geeignet. In der Praxis stellen sich handgeschriebene Listen oft als ungeordnet und fehleranfällig heraus, sie gehen leicht verloren und führen nicht zum gewünschten Erfolg.

Wir empfehlen natürlich Asana. Asana ist ein Work-Management-System, das die Arbeit so organisiert, dass Ihr Team weiß, was zu tun ist, warum die einzelnen Arbeitsvorgänge wichtig sind und wie sie erledigt werden können.

2. Verarbeiten

Nachdem Sie alles erfasst haben, kommt der nächste Schritt der GTD-Methode: Beim Verarbeiten verwandeln Sie die erfassten Informationen in umsetzbare Aufgaben, detaillierte Notizen oder wichtige Hintergrundinformationen. Die Schritte Verarbeiten und Organisieren gehen Hand in Hand – beim Verarbeiten ordnen Sie diese Arbeit auch dem entsprechenden Projekt zu.

Achten Sie beim Verarbeiten darauf, dass jedes Element in der „Inbox“ genügend Informationen enthält, darunter:

• Einen aussagekräftigen Titel (wir empfehlen, mit einem Verb zu beginnen).

• Kontextinformationen, Dokumente, Dateien oder Beteiligte, die in den Arbeitsvorgang einbezogen werden müssen.

• Die zugehörige Projektinitiative, Aufgabenliste oder Ziele, denen das Element zugeordnet ist.

• Jede damit zusammenhängende Kontextinformation, wie etwa das Stadium, in dem sich die Arbeit befindet, das zugehörige Budget, die geschätzten Arbeitsstunden oder die Priorität.

• Ob diese Arbeit durch andere Aufgaben blockiert wird oder ob zusätzliche Informationen erwartet werden.

Sie müssen die Aufgaben zu diesem Zeitpunkt noch nicht verschieben. Erst im Rahmen des Schritts „Organisieren“ verschieben Sie die Aufgaben dann aus Ihrer Inbox in das entsprechende Projekt.

Prioritäten festlegen

Versehen Sie beim Verarbeiten jeden Punkt mit einer Priorität. Zwangsläufig kommen Dinge dazwischen, verschieben sich Fristen und ändern sich Prioritäten. Wenn Sie eine klare Vorstellung von der Priorität der jeweiligen Aufgabe haben, können Sie das Fälligkeitsdatum bei Bedarf verschieben, so dass Sie immer die wichtigen Aufgaben erledigen können – und zudem wissen, was Sie bei Bedarf verschieben oder delegieren können.

Kleine Aufgaben

Manchmal ist es einfacher, eine Aufgabe schnell zu erledigen, als sie zunächst durch den Prozess der Vorselektion und Verarbeitung zu schleusen.

• Nimmt eine Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch, sollten Sie diese sofort erledigen. Dann ist sie nicht nur aus dem Kopf, sondern auch von der Liste der zu erledigenden Aufgaben gestrichen. 

• Wenn eine Angelegenheit nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt, sollte dies zu den delegierten Aufgaben verschoben werden. Geben Sie die Aufgabe einer Person, die dafür zuständig ist.

Gliedern Sie die Aufgaben bei Bedarf in mehrere Aufgaben auf

Unter Umständen haben Sie Elemente notiert, die nicht mit einer einzigen Aufgabe abgearbeitet werden können. Angenommen, Sie möchten ein neues E-Book verfassen und haben dazu eine kurze Erinnerung in Ihrer Inbox hinterlassen. Die Erstellung eines E-Books erfordert viele Schritte und bezieht viele Beteiligte mit ein. Teilen Sie dieses Vorhaben im Verarbeitungsschritt in mehrere, separate Aufgaben auf. Erstellen Sie eine Aufgabe für „E-Book konzipieren“, eine Aufgabe für „Gliederung überprüfen“, eine Aufgabe für „E-Book entwerfen“, usw. 

Wenn das zu erfassende Element ein ganzes Projekt oder Programm darstellt, können Sie auch ein Projektmanagement-Tool verwenden, um alle Aspekte dieses Vorhabens zu erfassen. Arbeiten Sie beispielsweise an der Markteinführung eines neuen Produkts, verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um die verschiedenen Elemente der Markteinführung zu erfassen – die technische Seite und die Produktentwicklung, die Markteinführungsstrategie, die Pressemitteilung und so weiter.

3. Organisieren

Nach dem Verarbeiten folgt in der GTD-Methode das Organisieren. Beim Organisieren verschieben Sie Elemente in die entsprechenden Projekte in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool. Projekte sind eine Art virtuelle Ordner, in denen wichtige, zusammenhängende Informationen gespeichert werden. Durch das Organisieren und Verschieben von Aufgaben in die entsprechenden Projekte werden aus Notizen umsetzbare Aufgaben. Nutzen Sie hier unsere Projektvorlagen für einen erfolgreichen Start.

Eine Organisationsstruktur einrichten

Immer wenn Sie auf ein Element in Ihrer Inbox stoßen – nachdem Sie es verarbeitet und zusätzliche Kontextinformationen hinzugefügt haben – verschieben Sie es aus der Inbox in das entsprechende Projekt. Falls noch nicht geschehen, richten Sie Projekte ein, in denen Sie Ihre verschiedenen Vorhaben unterbringen. Wir empfehlen:

• Ein Projekt für Ihre gesamte umsetzbare Arbeit, nach Priorität sortiert 

• Ein Projekt für Notizen oder Referenzunterlagen

• Ein Projekt oder ein Tool zur Verfolgung persönlicher und teambezogener Ziele

• Ein Projekt für Vorhaben, für die Sie keine Zeit haben, die Sie in Zukunft jedoch wieder aufgreifen wollen

• Ein Projekt oder ein Abschnitt für blockierte Arbeitsvorgänge

• Ein Team-Projekt für gemeinsame Informationen und Tagesordnungen

Das Strukturieren ist ein wichtiger Teil der GTD-Methode – wie genau Sie Ihr Strukturierungssystem einrichten, bleibt jedoch Ihnen überlassen. In Asana werden sämtliche Ihnen zugewiesenen Aufgaben automatisch in „Meine Aufgaben“ abgelegt. Dort finden Sie eine Übersicht über alle zu erledigenden Aufgaben. Sie können zusätzliche Abschnitte in „Meine Aufgaben“ erstellen, um Aufgaben mit hoher Priorität, die heute fällig sind, Aufgaben, die diese Woche fällig sind, und längerfristig angelegte Aufgaben zu organisieren.

Inbox leeren

Wir alle haben in unserer Inbox Aufgaben als „ungelesen“ gespeichert, um sie später zu erledigen. Dadurch bleibt die Aufgabe jedoch lange Zeit im Hinterkopf und kann dadurch Ihre Produktivität hemmen. Machen Sie stattdessen aus jedem To-Do eine umsetzbare Aufgabe und verschieben Sie diese direkt in das entsprechende Projekt.

Nach den Schritten Verarbeiten und Organisieren sollte Ihre Inbox leer sein. Alles sollte in das entsprechende Projekt oder das entsprechende Dokument verschoben worden sein, so dass Sie beim nächsten Blick in die Inbox nur noch neue Aufgaben vorselektieren.

4. Durchsehen

Die GTD-Methode ist keine Methode, bei der man eine Aufgabe erstellt und sie dann einfach vergisst. Stattdessen müssen Sie Ihre Aufgaben häufig überprüfen und bei Bedarf neu priorisieren. Deshalb ist es wichtig, die Priorität der einzelnen Aufgaben zu kennen. Wenn neue Aufgaben eine höhere Priorität haben als ältere Arbeitsvorgänge, hilft Ihnen das Wissen um die relative Priorität jeder Aufgabe dabei, Ihre Arbeit umzuplanen und leichter mit wechselnden Prioritäten umgehen zu können.

Wann der richtige Zeitpunkt zum Durchsehen ist

Das Durchsehen kann jedoch schnell zur Falle werden – schließlich wollen Sie nicht ständig Ihren Posteingang checken, denn das ginge auf Kosten der Konzentration. 

Wir empfehlen, Ihre Aufgaben zweimal am Tag durchzusehen – zu Beginn und am Ende eines jeden Tages. Machen Sie das Durchsehen zu einem Teil Ihres morgendlichen Rituals und wiederholen Sie es am Ende des Arbeitstages, damit Sie für den morgigen Tag besser organisiert sind. So gehen Sie jeden Tag mit freiem Kopf an, ohne das Gefühl zu haben, dass Sie Ihre Aufgabenliste durchsehen und Ihren Terminkalender umorganisieren müssen. Denken Sie daran: Die GTD-Methode soll Sie entlasten. Achten Sie also darauf, dass Sie Ihre Aufgaben nicht allzu oft durchsehen, denn das würde den Zweck verfehlen. 

Anschließend sollten Sie wöchentlich eine gründlichere Überprüfung der in den letzten Tagen erledigten und der in der nächsten Woche anstehenden Aufgaben vornehmen. Vergewissern Sie sich, dass nichts liegen geblieben ist, und klären Sie gegebenenfalls die Prioritäten, damit Sie gut vorbereitet in die nächste Woche starten können. 

5. Erledigen

In diesem Schritt erledigen Sie den größten Teil Ihrer Arbeit mit der GTD-Methode. Sie haben Ihren Kopf frei gemacht und alles Notwendige strukturiert. Jetzt müssen Sie nur noch, nun ja, anfangen, Ihre Aufgaben zu erledigen.

Was wann zu erledigen ist

Dabei gibt es keine strengen Regeln oder Richtlinien, was wann zu tun ist. Wenn Sie diese Art von Struktur bevorzugen, können Sie die GTD-Methode mit anderen Zeitmanagement-Techniken wie der Pomodoro-Methode kombinieren.

Vier Überlegungen zum Erledigen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, gehen Sie die vier Überlegungen zum Schritt „Erledigen“ durch, bevor Sie loslegen. Wählen Sie dann die Aufgabe aus, die für Ihre aktuelle Situation am besten geeignet ist.

• Priorität: Welche Aufgaben haben die höchste Priorität? Was müssen Sie heute unbedingt noch erledigen? 

• Kontext: Unser Gehirn ist nicht multitaskingfähig, weshalb es sich lohnt, ähnliche Aufgaben zur selben Zeit, wenn auch nicht gleichzeitig zu erledigen. Dabei hilft Ihnen das sogenannte Time-Blocking. Wenn Sie sämtliche E-Mails auf einmal abarbeiten, anstatt zwischen anderen Aufgaben, E-Mails und wieder zurück zu wechseln, können Sie Ihre Arbeit schneller erledigen, da sich Ihr Gehirn auf das Erledigen von E-Mails eingestellt hat. Wenn Sie darüber nachdenken, was als Nächstes zu tun ist, erledigen Sie alle ähnlichen Aufgaben in einem Zeitblock.

• Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit haben Sie im Moment zur Verfügung? Wählen Sie idealerweise Aufgaben aus, die Sie in der verfügbaren Zeit erledigen können, damit Sie nicht mittendrin aufhören müssen.

• Verfügbare Energie: Wie geht es Ihnen? Wichtig ist, nicht nur die theoretische, sondern auch die tatsächliche Kapazität zu berücksichtigen. Vielleicht fühlen Sie sich wirklich nicht in der Lage, einen Blogartikel zu schreiben, den Sie eigentlich verfassen müssten. Sie könnten sich zwar dazu zwingen, würden aber doppelt so viel Zeit dafür brauchen. Überlegen Sie stattdessen, ob Sie nicht eine andere Aufgabe anpacken können – vielleicht einen Punkt, der nicht so hohe Priorität hat – um sich in Stimmung zu bringen und Kräfte zu mobilisieren. Vielleicht können Zeitblöcke dabei helfen.

Für wen funktioniert die GTD-Methode?

Wie Sie sehen können, ist die Getting-Things-Done Methode doch zeitaufwendig. Es erfordert eine genau Auseinandersetzung mit den verschiedenen Projekten und Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind. 

Die Getting-Things-Done Struktur ist daher auch nicht für jeden die ideale Methode. Gerade wenn Sie an einer überschaubaren Anzahl an Projekten beteiligt sind, reicht oft eine vereinfachte Version der GTD-Methode. Pflegen Sie dazu einfach regelmäßig ihren Kalender und nehmen Sie sich einmal pro Woche Zeit, um die Aufgaben und Prioritäten für die nächsten Tage oder die Folgewoche festzulegen.

Wer allerdings an vielen Projekten beteiligt ist, sollte sich die Getting-Things-Done-Methode zu Nutze machen. Denn gerade hier können Sie schnell den Überblick verlieren und Ihren Kopf überladen. Die GTD-Struktur kann hier sehr gelegen kommen und Ihnen verhelfen, die wichtigen Aufgaben zu priorisieren.

Aber nicht nur für Projektmanager, sondern auch für Mitarbeiter kann diese Zeitmanagement-Methode sinnvoll sein. Durch New Work entstehen viele neue Arbeitsformen und -konzepte, wie etwa flache Hierarchien. Wenn Mitarbeiter selbstbestimmter arbeiten müssen, sollten sie sich Möglichkeiten wie die GTD-Methode zunutze machen.

Unser Fazit

Die Getting-Things-Done-Methode ist eine flexible Methode, die Ihr Gehirn entlastet und Ihnen hilft, Tätigkeiten mit höherer Relevanz zu erledigen. Diese Methode erfordert zwar zunächst einen gewissen Aufwand, mit Zeit und Übung wird sie jedoch zur Gewohnheit. 

Für den Einstieg in die GTD-Methode empfiehlt sich Asana. Laden Sie außerdem die mobile Asana-App herunter, um auch unterwegs alles Wichtige zu erfassen.