Sie fühlen sich überlastet? Strategien für Sie und Ihre Teams, um wieder ins Gleichgewicht zu kommen

Egal, ob Sie einfach nur Ihren Job lieben oder eine erfolgreiche Leistung zelebrieren, es gibt viele kleine (und große) Erfolge, die Sie jeden Tag bei der Arbeit erleben. Wenn Sie jedoch häufig Stress statt Zufriedenheit empfinden, könnten Sie an Überlastung leiden.

Es ist ein gutes Gefühl, hart zu arbeiten, aber es ist genauso wichtig, ein ausgeglichenes Leben zu führen. Um Überlastung zu vermeiden, sollte der Schwerpunkt darauf liegen, einen wertvollen Beitrag zu leisten und nicht wie am Fließband zu produzieren.

Wenn Sie sich selbst überlastet fühlen, können Sie dieses Problem lösen, indem Sie Grenzen setzen und diese Ihrem Vorgesetzten mitteilen. Als Manager oder Teamleiter können Sie Überlastung in Ihrem Team verhindern, indem Sie die Teammitglieder unterstützen und ihnen wertvolles Hintergrundwissen und Klarheit für ihre Arbeit geben. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige häufige Anzeichen und Ursachen von Überlastung vor, um anschließend darzustellen, wie Sie als Einzelperson oder als Teamleiter Überlastung verhindern können.

So erkennen Sie Überlastung

Womöglich fühlen Sie sich bei der Arbeit gestresst, doch woher wissen Sie, ob es sich um Überlastung handelt? Überlastung tritt auf, wenn Sie zu hart, zu viel oder zu lange arbeiten. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Ihre Kapazität bei der Arbeit überschreiten, sei es körperlich, geistig oder emotional, dann leiden Sie möglicherweise an Überlastung.

Der Unterschied zwischen Überlastung und Burnout

Eine länger andauernde Überlastung kann zu Burnout führen. Im Jahr 2019 klassifizierte die Weltgesundheitsorganisation Burnout als ein berufliches Phänomen, das aus chronischem Stress am Arbeitsplatz resultiert. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit haben 71 % der Wissensarbeiter im Jahr 2020 mindestens einmal Burnout-Symptome erlebt. Von diesen Wissensarbeitern gab fast die Hälfte (46 %) der Befragten an, dass Überlastung ein wesentlicher Faktor ist, der zum Burnout beigetragen hat.

Anzeichen von Überlastung

Stress ist nur ein Zeichen von Überlastung. Weitere Begleiterscheinungen sind:

• Energielosigkeit

• Ständiger Stress bei der Arbeit

• Unruhe vor Arbeitsbeginn, wie z. B. der Sonntagsabendfrust

• Mühe, sich von der Arbeit zu lösen 

• Das Gefühl, dass Sie aufgrund von arbeitsbedingtem Stress mit Ihrem Alltagsleben nicht zurechtkommen

• Gefühl der Distanzierung von Freunden und Familie

• Verminderte Arbeitsqualität, obwohl Sie sich bemühen

Überlastung fühlt sich nicht nur schlecht an, sondern kann sich auch auf Ihre Gesundheit auswirken und zu Schlafstörungen oder Energielosigkeit führen. Ein gesundes Gleichgewicht zwischen Ihrem Job und Ihrem Privatleben zu finden, stellt den Schlüssel zu einer guten mentalen Gesundheit und einem gesteigerten Wohlbefinden dar.

5 häufige Ursachen von Überlastung

Vielleicht fühlen Sie sich überfordert und überlastet, doch woher kommen diese Gefühle? Das Gefühl, überlastet zu sein, ist kein Hirngespinst. Die Gründe für diese Empfindungen sind reale Probleme in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Arbeitskultur. Der erste Schritt zur Bewältigung von Überlastung ist, zu verstehen, woher diese Gefühle kommen.

1. Arbeit rund um die Arbeit

Arbeit rund um die Arbeit ist jede Aktivität, die von der eigentlich wichtigen Arbeit ablenkt. Dazu gehören beispielsweise die Suche nach Dokumenten, das Einholen von Genehmigungen und das Nachverfolgen des Arbeitsstatus. Wir neigen dazu, Arbeit rund um die Arbeit als selbstverständlich zu erachten und gehen davon aus, dass diese Aufgaben in der Arbeitswelt unvermeidlich sind. Doch die Zeit, die wir mit diesen Routineaufgaben verbringen, nimmt uns die Möglichkeit, uns auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 60 % seiner Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit. Das bedeutet, dass nur 40 % eines jeden Arbeitstages mit effektiven Aufgaben verbracht werden – den Aufgaben und Projekten, für die Sie eigentlich angestellt wurden. Uns stehen jeden Tag die gleiche Anzahl von Arbeitsstunden zur Verfügung. Wenn Arbeit rund um die Arbeit mehrere Stunden der Arbeitszeit in Anspruch nimmt, entsteht bei Wissensarbeitern der Eindruck, dass sie länger arbeiten müssten, um mithalten zu können.

2. Isoliertes Arbeiten

Ein weiterer häufiger Stressfaktor am Arbeitsplatz ist isoliertes Arbeiten. Wenn Sie keine Klarheit darüber haben, was die Teammitglieder tun oder warum Ihre Arbeit wichtig ist, können Sie Ihre Arbeit nicht effektiv erledigen. Ohne transparente Kommunikation verbringen Wissensarbeiter zu viel Zeit mit der Informationssuche und Doppelarbeit. Tatsächlich verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 13 % seiner Zeit mit Arbeit, die bereits erledigt wurde, im Jahr 2019 waren es noch 10 %. Im Laufe eines Jahres sind das 246 Stunden, die durch bereits erledigte Arbeit verloren gehen.

3. Unklare Ziele

Es ist wichtig, zu verstehen, wie sich Ihre Arbeit auf Ihr Unternehmen auswirkt. Ohne diesen größeren Zusammenhang kann es sich so anfühlen, als wäre Ihre Arbeit sinnlos. Dazu kommt, dass Sie nicht wissen, welche Arbeit Sie priorisieren sollen. Dies führt wiederum dazu, dass sich alles wie oberste Priorität anfühlt.

Wenn Sie verstehen, wie Ihre Arbeit zu Team- und Unternehmensinitiativen beiträgt, sind Sie auch besser in der Lage, mit veränderten Prioritäten oder Terminen umzugehen. Anstatt verzweifelt nach Informationen zu suchen oder herauszufinden, wie Sie Ihre Aufgaben angesichts eines neuen Projekts oder eines geänderten Zeitplans neu priorisieren können, können Sie Ihre wichtigsten Aufgaben effektiv erledigen.

4. Always-on-Arbeitswelt

Wir leben in einer Welt ständiger Ablenkungen und Beeinflussungen. Der zunehmende Druck durch die „Always-on“-Arbeitswelt führt dazu, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, länger arbeiten zu müssen, nur um mit diesen Erwartungen Schritt halten zu können. Wie oft haben Sie schon morgens vor Arbeitsbeginn als Erstes Ihre E-Mails gecheckt oder am Wochenende auf eine schnelle Arbeitsfrage geantwortet? Diese Verhaltensweisen sind mittlerweile bei der Arbeit zum Standard geworden, aber sie tragen wesentlich zu Überlastung und Burnout bei.

5. Überlastung durch zu viele Apps

Untersuchungen zeigen, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Tools wechselt. Heutzutage ist es gängige Praxis, die Arbeit in einem ersten Tool zu erledigen, diese Arbeit in einem weiteren Tool zu verfolgen und in einem dritten Tool über diese Arbeit zu kommunizieren. Das Wechseln zwischen Apps kann jedoch dazu führen, dass Informationen oder Details übersehen werden. Tatsächlich gibt mehr als ein Viertel (27 %) der Mitarbeiter an, dass Aktionen und Nachrichten beim Verwenden verschiedener Apps zur selben Zeit übersehen werden.

Darüber hinaus geben 80 % der Wissensarbeiter an, zu arbeiten, während ihr Posteingang oder andere Kommunikations-Apps nebenher geöffnet bleiben. Mitarbeiter, die zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln, tendieren eher dazu, Probleme bei der Priorisierung ihrer Aufgaben zu haben. Das liegt daran, dass sie sich verpflichtet fühlen, jede Benachrichtigung sofort zu beantworten.

Tipps für Einzelpersonen: 3 Schritte, Ihre eigenen Bedürfnisse zu vertreten

Wenn Sie sich überlastet fühlen, sollten Sie das nicht ignorieren. Nach Möglichkeit sollten Sie sich dieser Tatsache stellen. Es kann verlockend erscheinen, das Problem der Überlastung durch einen Jobwechsel zu lösen. Einen anderen Job zu finden, ist eine Option und manchmal ist es sogar die beste Option. Aber wenn Sie einfach vor dem Problem davonlaufen, besteht die Chance, dass es sich in der Zukunft wiederholt. Wenn Sie stattdessen lernen, die Ursache für Ihren Stress und Ihre Überlastung zu erkennen, können Sie sich darin üben, für Ihre Bedürfnisse am Arbeitsplatz einzutreten.

Das gilt nicht nur für Sie persönlich, sondern auch für Ihren Vorgesetzten. Wenn Sie darlegen, wie Sie übermäßige Arbeit abbauen wollen, um sich den eigentlichen Schwerpunkten Ihrer Arbeit zu widmen, zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass es nicht ausschließlich darum geht, produktiv zu sein, sondern dass Sie sich aktiv Gedanken über Ihren persönlichen Beitrag zur Leistung des Teams und zum Erreichen der Unternehmensziele machen. Gesundheit und berufliche Zufriedenheit tragen maßgeblich zu einer Steigerung der Arbeitsleistung bei.

Letztendlich ist der beste Weg, für sich selbst einzutreten, mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre Arbeitsbelastung zu sprechen und gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten. Bevor Sie dieses Gespräch führen, sollten Sie ein Konzept entwerfen, um das Gespräch und seine Ziele so konkret wie möglich zu gestalten.

1. Erfassen Sie Ihre aktuellen Aufgaben

Wenn Sie sich nicht sicher sind, warum Sie sich überlastet fühlen, beginnen Sie damit, die Aufgaben zu erfassen, an denen Sie jeden Tag arbeiten und die Zeit, die Sie für jede Aufgabe aufwenden. Falls zutreffend, schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie außerhalb der Arbeitszeiten erledigen, inklusive der Nachrichten, zu deren Beantwortung Sie sich auch nach Arbeitsende verpflichtet fühlen.

Die Erfassung Ihrer aktuellen Aufgaben hat einige Vorteile:

• Ermitteln Sie zeitraubende Aufgaben. Perfektionismus stellt eine häufige Ursache für Überlastung dar. Achten Sie auf einfache Aufgaben, für die Sie mehr Zeit aufwenden, nur weil Sie diese perfekt erledigen wollen. Durch Zeiterfassung können Sie Aufgaben ermitteln, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie vielleicht erwartet haben, und bei Bedarf eine Kurskorrektur vornehmen.

• Machen Sie sich klar, wie oft Sie sich durch Benachrichtigungen ablenken lassen. Viele Ablenkungen bei der Arbeit entstehen, wenn ein Benachrichtigungssymbol auf dem Bildschirm auftaucht. Dies kann Ihren Flow unterbrechen und dazu führen, dass Ihr geplanter Arbeitstag durcheinandergerät. Ziehen Sie in Erwägung, den „Bitte nicht stören“-Modus zu aktivieren, wenn Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren wollen, um so der vermeintlichen Verpflichtung zu entgehen, Nachrichten umgehend zu beantworten.

• Entlarven Sie versteckte Aufgaben. Diese sind eine weitere Ursache für Arbeitsüberlastung. Falls Sie das noch nicht getan haben, stellen Sie sicher, dass Sie jede Aufgabe in einem To-do-Listen-Tool verfolgen, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, was täglich zu tun ist. 

• Vergleichen Sie Ihre Tätigkeiten mit Ihrer Stellenbeschreibung. Haben Sie im Laufe der Monate und Jahre zusätzliche Aufgaben übernommen? Wenn Ihre aktuellen Aufgaben weit über die ursprüngliche Stellenbeschreibung hinausgehen, bitten Sie Ihren Vorgesetzten um eine Aktualisierung Ihrer Stellenbeschreibung oder die Einstufung in eine andere Gehaltsgruppe, die diesem Aufgabenumfang entspricht. 

• Prüfen Sie, ob es womöglich zu viel Arbeit zu erledigen gibt. Manchmal ist die Ursache für eine Überlastung offensichtlich: Die vorgegebene Arbeitszeit reicht nicht aus, um all Ihre Aufgaben zu erledigen. Wenn dies der Fall ist, können Sie mit Ihrem Vorgesetzten die Prioritäten Ihrer Arbeit neu festlegen. Weniger wichtige Aufgaben können Sie dann delegieren oder deren Bearbeitung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

2. Verknüpfen Sie Ihre Aufgaben mit den Unternehmenszielen

Wenn Sie verstehen, wie Ihre Arbeit zu den Team- und Unternehmenszielen beiträgt, können Sie Ihren Projekten die richtigen Prioritäten zuweisen. Als effektives Teammitglied arbeiten Sie nicht so viel wie möglich, sondern konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben.

Bevor Sie mit Ihrem Vorgesetzten sprechen, denken Sie über Ihre eigenen Ziele nach. Welche Vorhaben werden durch Ihre Arbeit unterstützt? Oder gibt es Dinge, an denen Sie arbeiten, die nichts mit Ihren Zielen zu tun haben? Gibt es etwas, das Sie an ein anderes Teammitglied delegieren oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben können?

3. Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrer Führungskraft einen Aktionsplan

Mit Ihrem Vorgesetzten über Überlastung zu sprechen, kann einschüchternd sein, ist aber ein wichtiges Gespräch, das Sie beide unbedingt führen sollten. Ihr Vorgesetzter möchte, dass Sie erfolgreich sind, also lassen Sie ihn wissen, dass Ihr Stresslevel gestiegen ist und Sie sich durch Ihre Arbeitsbelastung überfordert fühlen. Erwägen Sie, dies bei Ihrem nächsten Einzelgespräch anzusprechen. Wenn Sie sich nicht regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten treffen, bitten Sie um einen Termin, um über Ihr Arbeitspensum zu sprechen. 

Tipps für Führungskräfte: 6 Möglichkeiten, um Burnout in Ihrem Team zu verhindern

Vielleicht fühlen Sie sich selbst nicht überlastet, aber Sie haben den Eindruck, dass ein Teammitglied mit Symptomen von Burnout zu kämpfen hat. Als Teamleiter können Sie dafür sorgen, dass dieses Mitglied sich unterstützt fühlt, indem Sie es mit den Informationen, dem Hintergrundwissen und den Tools versorgen, die es braucht, um seine Arbeit bestmöglich erledigen zu können. Das könnte wie folgt aussehen.

1. Fragen Sie Ihr Team

Der einfachste Weg, Burnout zu verhindern, ist, Ihre Teammitglieder zu fragen, ob sie sich überlastet fühlen. Das gilt besonders, wenn Sie bemerken, dass ein Teammitglied lange arbeitet oder am Wochenende E-Mails beantwortet. Manche Menschen mögen diese Art zu arbeiten, und die Bearbeitung einer E-Mail hier oder einer schnellen Aufgabe dort verursacht bei ihnen keinen Stress. Andere haben vielleicht im Stillen Probleme, wissen aber nicht, was sie dagegen tun sollen. Indem Sie nach möglichen Überlastungsanzeichen fragen, können Sie überforderten Mitarbeitern eine Chance geben, das Gespräch zu suchen, ihre Gefühle mitzuteilen und einen Kurswechsel anzustoßen.

2. Teilen Sie Hintergrundinformationen mit Ihrem Team

Um Überlastung zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Teammitglieder das Hintergrundwissen haben, das sie für ein erfolgreiches Arbeiten benötigen. Dazu gehört das Bewusstsein darüber, wie ihre individuelle Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt, was andere Teammitglieder bei ihrer täglichen Arbeit tun und wie der Status der verschiedenen Projekte ist. Wenn Sie diese Informationen weitergeben, geben Sie den Teammitgliedern das Kontextwissen, das sie brauchen, um ihr Arbeitsumfeld besser zu verstehen und wichtige Projekte zu priorisieren.

3. Priorisieren Sie individuelle Beiträge

Eine weitere großartige Möglichkeit, Teammitglieder zu unterstützen, ist, ihnen Autonomie zu geben, damit sie Bestleistungen erzielen können. Sobald Teammitglieder das Kontextwissen haben, das sie benötigen, um erfolgreich zu sein, brauchen sie auch die Autonomie, um Aufgaben umzusetzen.

Ermutigen Sie die Teammitglieder, bei der Arbeit Prioritäten zu setzen, und standardisieren Sie, wie dies in Ihrem Team geschieht. Ermutigen Sie die Teammitglieder zum Beispiel zu Folgendem:

• Einladungen zu unnötigen Meetings abzulehnen. Unseren Untersuchungen zufolge haben unnötige Meetings einzelnen Mitarbeitern im vergangenen Jahr 157 Stunden Produktivität gekostet. Ermutigen Sie Teammitglieder, Meetings abzulehnen, an denen sie nicht unbedingt teilnehmen müssen.

• Aufgaben mit geringer Priorität zu delegieren. Wenn ein Teammitglied an einer Aufgabe arbeitet, die nicht mit seinen Zielen übereinstimmt, ermutigen Sie es, diese Arbeit an ein Teammitglied zu delegieren, das näher an der jeweiligen Maßnahme beteiligt ist.

• „Nein“ zu sagen – aber dabei auch den Grund dafür mitzuteilen. Das stärkste Argument eines Teammitglieds ist ein „Nein“. Dies kann einschüchternd sein. Eine gute Möglichkeit ist deshalb, den Grund für die Absage anzugeben. So können Teammitglieder beispielsweise sagen: „Ich habe im Moment keine freie Kapazität für diese Aufgabe, weil ich stattdessen X und Y priorisiere.“

4. Integration und Automatisierung

Ein großer Teil der „Arbeit rund um die Arbeit“ ist manuelle Arbeit, also Dinge wie das Einholen von Genehmigungen, das Nachverfolgen des Arbeitsstatus oder das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Business-Tools. All diese Tätigkeiten kosten Zeit und geistige Energie. Prüfen Sie stattdessen, ob Ihre Arbeitsplattform Integrationen mit anderen relevanten Tools bietet. Oder suchen Sie nach Möglichkeiten, Routineaufgaben zu automatisieren, damit Ihr Team wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hat.

5. Versuchen Sie es mit Workload-Management

Workload-Management ist der Prozess der effizienten Verteilung und Verwaltung von Arbeit in Ihrem Team. Effektives Workload-Management optimiert die Arbeitsergebnisse und sorgt für klare Strukturen, sodass sich Ihre Teammitglieder zufrieden sind und sich nicht überfordert fühlen.

Wenn Sie es nicht bereits tun, nutzen Sie Methoden des Workload-Managements, um nicht nur Burnout-Symptome bei gestressten Mitarbeitern zu reduzieren, sondern auch zu verhindern, dass sie sich überhaupt erst überlastet fühlen. Das erreichen Sie, indem Sie die Kapazität der Teammitglieder mit Workload-Management-Tools identifizieren und verfolgen.

6. Gehen Sie im Zweifelsfall mit gutem Beispiel voran

Was Sie unbedingt tun sollten, ist, Ihren Teammitgliedern zu zeigen, dass Sie ihre Zeit und Energie wertschätzen, und zwar indem Sie die Überlastung in Ihrem eigenen Arbeitsleben aktiv verhindern. Wenn Teammitglieder merken, dass Sie am Wochenende E-Mails beantworten, werden sie sich wahrscheinlich verpflichtet fühlen, dasselbe zu tun. 

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie mit gutem Beispiel vorangehen können, um zu zeigen, wie Sie Ihr Arbeitsleben und Ihr Privatleben getrennt halten. Einige Strategien umfassen:

• „Nein“ zu Mehrarbeit zu sagen

• Sich eine Auszeit nehmen – und Ihr Team ermutigen, das Gleiche zu tun

• Sich im Urlaub nicht um Arbeitsangelegenheiten zu kümmern

• Das Versenden von Nachrichten oder Anfragen nach den regulären Arbeitszeiten vermeiden

• Sicherstellen, dass Ihr Kalender Ihren Arbeitsplan beinhaltet – und dabei Zeiten für die persönliche Freizeitgestaltung, Arzttermine oder Zeit für die Familie einplanen.

Als Führungskraft weiß ich, dass es in meiner Verantwortung liegt, unsere Unternehmenskultur den Mitarbeitern zu vermitteln. Wenn mein Berufs- und Privatleben nicht ausgewogen ist, dann ist das womöglich auch bei meinen Teamkollegen nicht der Fall.”

Ein gesundes Gleichgewicht finden

Unabhängig davon, ob Sie womöglich selbst versuchen, Symptome eines Burnouts in den Griff zu bekommen oder überlastete Teammitglieder dabei unterstützen – der Schlüssel dafür ist Klarheit und Kommunikation. Ein gesundes Gleichgewicht zwischen harter Arbeit und einem ausgewogenen Leben zu finden, kann Ihnen helfen, am Arbeitsplatz und darüber hinaus erfolgreich zu bleiben.