Ressourcenallokation: Unsere Tipps zur effizienten Ressourcenverteilung

Wenn ich Sie darum bitten würde, an den wichtigsten Bestandteil der Projektplanung zu denken, was wäre das für Sie? Wahrscheinlich denken Sie jetzt an die Hauptziele, den Zeitplan und den geplanten Projektumfang, oder? 

Aber all diese Elemente sind von einem zentralen Aspekt abhängig: den Ressourcen, die Ihnen für dieses Projekt zur Verfügung stehen. 

Im Projektmanagement können Sie mithilfe guter Allokationsentscheidungen dafür sorgen, dass Ihr Projektteam alles Benötigte, wie z. B. Budget, Tools oder Teammitglieder, zur Verfügung hat, um die Projektziele zu erreichen. Eine effiziente Allokation kann Ihnen helfen, Ihre Ziele pünktlich und budgetgerecht zu erreichen. 

Wenn Sie noch nie einen Ressourcenplan erstellt haben, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Wir geben Ihnen hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ressourcen effektiv zuweisen können. Außerdem zeigen wir Ihnen häufige Probleme bei der Ressourcenverteilung und wie Sie diese von vornherein verhindern können.

Ressourcenallokation – Definition und Bedeutung

Mit Ressourcenallokation (auch Ressourcenzuweisung oder Ressourcenverteilung) ist jener Prozess gemeint, bei dem Sie Ressourcen für ein Vorhaben identifizieren und bestimmten Teammitgliedern zuteilen. Durch eine effektive Ressourcenallokation in Ihrem Unternehmen können Sie das Beste aus den Ressourcen herausholen, die Ihrem Team zur Verfügung stehen. Gleichzeitig verbessern Sie dadurch Ihre Ergebnisse und unterstützen Ihr Team beim Erreichen seiner Ziele. Damit Sie einen Ressourcenplan erstellen und die richtigen Ressourcen identifizieren können (Teammitglieder, Tools, Budget, usw.), müssen Sie zuerst Ihre Projektergebnisse kennen. 

Was ist eine Ressource? 

Eine Ressource kann alles sein, was Sie bei der Durchführung Ihres Projekts brauchen. Zum Beispiel:

• Teammitglieder

• Budget

• Zeit

• Ideen, geistiges Eigentum oder besondere Fähigkeiten

• Ausstattung

• Tools oder Software

• Automatisierte Prozesse, die die Arbeit rund um die Arbeit reduzieren

Wer ist für die Verteilung der Ressourcen verantwortlich? 

Es hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab, wer die Verantwortung für die Ressourcenallokation übernimmt. Bei kleineren Firmen sind üblicherweise der Projektmanager oder Teamleiter für das Budget, die Zuweisung von Ressourcen und die Koordination der Projektarbeit zuständig. 

Bei größeren Firmen sind die Rollen oft getrennt und es gibt einen Projektmanager und eine für das Projektbudget verantwortliche Person, die das Ressourcenmanagement übernehmen. Daher kann es notwendig sein, Genehmigungen von mehreren wichtigen Projektbeteiligten oder Ihrem Projektsponsor einzuholen, bevor Sie Ressourcen zuweisen können. 

Falls Sie unsicher sind oder herausfinden möchten, wer am besten für die Aufgabe des Ressourcenverteilens geeignet ist, können Sie sich diese zwei Fragen stellen:

1. Welches Budget haben wir und wer genehmigt es? Sie brauchen ein Budget für Tools, Technologie, Freelancer und die Ausstattung. 

2. Welche Prioritäten hat das Team und wer hat Zeit, an diesem Vorhaben mitzuarbeiten? Bevor Sie Mitarbeiter (also Ihre personellen Ressourcen) zuweisen, überlegen Sie sich für jedes Teammitglied, welche Kapazitäten und Prioritäten es hat. Wie können Sie Ihre Teammitglieder dabei unterstützen, Bestleistungen zu erbringen und wirklich etwas zu bewirken?

Wenn Sie nicht genau wissen, wie hoch die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter gerade ist, hilft Ihnen ein Workload Management Tool, die Kapazitäten der einzelnen Teammitglieder im Blick zu behalten, kommende Projekte zu planen und Burnout zu verhindern.

So gelingt eine effiziente Ressourcenallokation

Mit einer effektiven Ressourcenstrategie erfassen Sie die Ziele und Prioritäten Ihres Projekts und tragen alle Ressourcen zusammen, die Sie für die jeweiligen Projektanforderungen benötigen. Die optimale Ressourcenallokation sollte in einer frühen Phase Ihres Projekts stattfinden, am besten schon während der Planungsphase. 

1. Denken Sie schon zu Beginn an das Projektende

Damit Sie die Prioritäten und die Wichtigkeit Ihres Projekts sowie die benötigten Ressourcen klar erfassen können, sollten Sie zunächst die Projektziele festlegen. Das ist der erste Schritt eines jeden Projekts. Projektziele sind erreichbare, termingebundene und spezifische Ziele, die Sie bis zum Ende Ihres Projekts erreichen möchten.

Falls noch nicht geschehen, stimmen Sie sich bei folgenden Punkten ab:

• Die wichtigsten Ziele des Projekts

• Die wichtigsten Ergebnisses des Projekts

• Relevante Meilensteine

• Eine übersichtliche Zeitleiste oder Projekt-Roadmap

2. Identifizieren Sie verfügbare Ressourcen

Eine Ressource kann alles sein, was Ihnen beim Erreichen Ihrer Projektziele hilft. Abhängig von den jeweiligen Projektanforderungen zählen das Projektteam, diverse Tools, das Budget und Ihre Ausstattung, aber auch bestimmte Fähig- und Fertigkeiten zu diesen Ressourcen. 

Bevor Sie Ihre Ressourcen aber zuteilen können, müssen Sie herausfinden, welche Ihnen überhaupt zur Verfügung stehen und ob Sie womöglich sogar mit knappen Ressourcen arbeiten müssen. Dabei sollten Sie auf einige Abhängigkeiten achten, wie zum Beispiel:

1. Wie hoch ist die Priorität des Projekts? Das hat direkten Einfluss auf die Ressourcenallokation. Ist es ein Projekt, an dem alle Mitarbeiter beteiligt sind, weil es zu einem Unternehmens-OKR beiträgt, oder ein Vorhaben mit niedrigerer Priorität? Entwickeln Sie ein internes Stufensystem für die Projektpriorität, um zu bestimmen, wie Sie die einzelnen Projekte besetzen. 

2. Wer ist verfügbar und kann an diesem Projekt arbeiten? Werfen Sie einen Blick auf die Kapazität Ihres Teams, um herauszufinden, woran Ihre Mitarbeiter gerade arbeiten. Wenn Ihr Projekt wichtiger ist als die aktuelle Arbeit, prüfen Sie, ob Sie die Prioritäten anpassen und so die neuen Aufgaben vorziehen können. 

3. Welches Budget und welche Tools stehen Ihnen zur Verfügung? Gibt es für dieses Projekt ein Budget? Müssen Sie in zusätzliche Tools investieren oder sogar neue entwickeln, um dieses Projekt durchführen zu können? 

4. Welche zusätzlichen Ressourcen werden benötigt? Brauchen Sie Mitarbeiter aus anderen Abteilungen für dieses Projekt? Oder gibt es unüblichere Ressourcen, wie z. B. besondere Fähigkeiten oder neue Ausrüstung, die Sie benötigen, um das Projekt zum Erfolg zu führen und Allokationsprobleme zu vermeiden?

5. Wer muss den Ressourcenplan genehmigen? Wenn es neben Ihnen noch Personen gibt, die für Budget, Tools oder die Auslastung des Teams verantwortlich sind, stellen Sie unbedingt sicher, dass auch sie mit dem Ressourcenplan einverstanden sind. Überlegen Sie auch, ob es noch weitere Projektbeteiligte gibt, die in die Ressourcenallokation miteinbezogen werden müssen. 

3. Legen Sie den Projektumfang fest

Um den Umfang eines neuen Projekts festzustellen, müssen Sie zuerst die Ziele, Fristen und Ergebnisse Ihres Projekts kennen. Dadurch bekommen Sie eine Idee, welche Anforderungen das Projekt mit sich bringt und können Ihr Projekt termingerecht und im vorgegebenen Kostenrahmen abschließen. 

Mit einem eindeutigen Projektumfang können Sie auch Scope Creep verhindern, denn dieser passiert, wenn der ursprünglich vereinbarte Projektumfang durch zusätzlich angeforderte Ergebnisse überschritten wird. 

4. Erstellen Sie einen Projektplan und teilen Sie ihn mit Ihrem Team

Jetzt haben Sie ein Gefühl für Ihre verfügbaren Ressourcen und können diese Informationen an das Team weitergeben. Laden Sie Ihr Projektteam zu einem Projekt-Kickoff-Meeting ein, um folgende Punkte zu besprechen:

• Ihren Projektplan

• Relevante Projekt-Meilensteine

• Den Projektzeitplan

• Zu beachtende Aufgabenabhängigkeiten

Erfassen Sie diesen gesamten Prozess mit einer Work Management Software. Es ist wichtig, dass Ihr Projektteam weiß, welche Ressourcen ihm für dieses Projekt zur Verfügung stehen. Außerdem bietet Ihnen eine solche Software eine zentrale Informationsquelle, die auch bei Änderungen alle auf dem Laufenden hält. Mit einem zentralisierten Work-Management-System können Sie auch über die Priorität der Projekte informieren, damit jeder die Wichtigkeit einer Aufgabe einschätzen kann.  Auf diese Weise können Sie bei unerwarteten Änderungen die Prioritäten so anpassen, dass die Arbeitsvorgänge mit der größten Wirkung zuerst erledigt werden. 

5. Überwachen Sie den Projektfortschritt

Sobald Ihr Projekt läuft, überwachen Sie den Projektfortschritt, um unerwartete Allokationsprobleme sofort zu erkennen. Egal, wie gut Ihr Projekt geplant ist – Änderungen können immer auftreten. Teammitglieder nehmen Urlaub, Sie warten länger als erwartet auf die Antwort eines Kunden oder Ihre Geschäftsziele ändern sich. Verfolgen Sie den Projektfortschritt in Echtzeit, damit Sie Ihren Plan bei Bedarf jederzeit an neue Gegebenheiten anpassen können.

Häufige Schwierigkeiten bei der Ressourcenallokation

Eine gut durchdachte Ressourcenallokation kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, Ihre Wirkung zu erhöhen und Ihre Ressourcennutzung zu maximieren. Sie werden mit der Zeit beim Verteilen der Ressourcen immer besser werden, aber wenn dieses Thema für Sie noch Neuland ist, finden Sie hier einige häufige Probleme – und wie Sie sie vermeiden können. 

Problem: Burnout und übermäßige Zuteilung von Aufgaben

Die größten Probleme, die Sie mit der Ressourcenallokation verhindern wollen, sind Überlastung und Burnout. Teammitglieder fühlen sich überlastet, wenn sie zu hart, zu viel oder zu lange arbeiten. Langfristige Überlastung kann wiederum zu Burnout führen; ein Folge von zu viel Arbeit, die von der Weltgesundheitsorganisation (WHO) als berufliches Phänomen definiert wird, das aus chronischem Stress am Arbeitsplatz resultiert.

Wenn Sie keine Übersicht über die Auslastung Ihrer Mitarbeiter haben – und ganz besonders, wenn Sie mehrere Projekte managen – werden Sie oft davon ausgehen, dass Teammitglieder Zeit und Kapazitäten haben, um an Ihrem Projekt mitzuarbeiten. Dieser Mangel an Klarheit kann zu ungewollter Überbelastung und schließlich zu einem Burnout führen.

Es ist wichtig, das Arbeitspensum Ihrer Teammitglieder proaktiv zu überprüfen, um Überlastung und Burnout zu verhindern. Durch eine gute Planung der Kapazitäten bleiben Sie Burnout-Symptomen einen Schritt voraus und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter weder über- noch unterfordert sind. Dies ist ein ganz wesentlicher Punkt, denn laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit haben 71 % der Wissensarbeiter angegeben, im Jahr 2020 zumindest einmal an Burnout-Symptomen gelitten zu haben. Mit einer proaktiven Ressourcen-Management-Software können Sie für Balance sorgen und Burnout in Schach halten.

Problem: Ressourcenabhängigkeiten

Manchmal bestimmen Sie Ihre Ressourcen, weisen sie zu, und plötzlich ändert sich dann doch wieder alles. Vielleicht warten Sie noch auf ein Teammitglied, das noch ein Projekt fertigstellen muss, bevor es bei Ihrem Vorhaben mitarbeiten kann. Aber was passiert, wenn dieses andere Projekt doch länger dauert als erwartet? 

Selbst bei der sorgfältigst geplanten Ressourcenverteilung kann man nie jede mögliche Eventualität berücksichtigen. Um unangenehme Überraschungen aber dennoch zu vermeiden, können Sie ein Tool verwenden, das Informationen zu Ihren Ressourcen in Echtzeit erfasst. Damit erkennen Sie sofort, wenn ein Projekt unplanmäßig verläuft, und können Ihre Arbeitsabläufe dementsprechend anpassen. 

Problem: Geringe Nutzung der Ressourcen

Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt 60 % seiner Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit – also zum Beispiel mit der Suche nach Unterlagen, dem Einholen von Genehmigungen, dem Wechseln zwischen Apps oder dem Nachjagen hinter Statusaktualisierungen. Dadurch bleiben nur 40 % eines jeden Arbeitstages für fachliche und strategische Aufgaben über. Die meiste Zeit nehmen wir diese zeitaufwendige „Arbeit“ einfach als gegeben hin, aber das muss nicht so sein. Und genau an diesem Punkt kommt die Ressourcenallokation ins Spiel. Die Ressourcennutzung steht für den Prozentsatz an Zeit eines Teammitglieds, den es mit „abrechnungsfähigen“ Aufgaben bzw. Arbeitsvorgängen verbringt, die zur Wirtschaftlichkeit beitragen. 

Bei einer guten Ressourcennutzung geht es nicht darum, das Maximum an Produktivität aus jedem Ihrer Mitarbeiter herauszupressen. Der Schlüssel zur Maximierung der Ressourcennutzung ist vielmehr die Wirkung. Wenn Teammitglieder die Prioritäten der unterschiedlichen Aufgaben kennen, können sie ihre Zeit am effektivsten nutzen und folglich die größte Wirkung erzielen. 

Verwandte Ressourcen

Dank einer sorgfältigen Ressourcenallokation können Sie Ihr Projekt vom ersten Tag an auf Erfolgskurs bringen. Klären Sie die verfügbaren Ressourcen schon in einer frühen Projektphase und erreichen Sie Ihre Projektziele. 

Aber, wie jeder Teil des Planungsprozesses, ist auch die Ressourcenplanung nicht unfehlbar. Falls Sie es nicht bereits getan haben, ergänzen Sie Ihren Ressourcenplan um andere Notfallpläne, wie z. B. einen Risikomanagementplan für Projekte.