Roadmap erstellen: Vorteile, Beispiele und Aufbau!

Damit ein Projekt gelingen kann, müssen die Weichen von Anfang an richtig gestellt sein. Ganz gleich, ob es sich um eine kurzfristige Kampagne für eine virtuelle Veranstaltung oder ein auf lange Sicht geplantes Vorhaben wie die Einführung eines neuen IT-Tools handelt – eine gute Roadmap, die allen Beteiligten als Orientierungshilfe dient, ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden erfolgreichen Projekts.

Wie Sie am besten ein erfolgreiches Projekt starten können? Ganz einfach: Beginnen Sie damit, alle wichtigen Beteiligten zu einem Projekt-Kickoff und einer Brainstorming-Sitzung einzuladen. Sie können vor dem Meeting auch einen hilfreichen Projektplan erstellen, mit dem Sie auf Kurs bleiben. Je nach Projekt können Sie eventuell auch ein Kreativ-Briefing verfassen. Diese Dinge sind zwar sehr nützlich, aber der wichtigste Schritt eines Projektstarts ist und bleibt eine Produkt-Roadmap, mit der Sie Ihre Projektstrategie verwalten und das Projekt auf die Ziele Ihres Unternehmens abstimmen können.

Was ist eine Roadmap?

Eine Roadmap, auf Deutsch “Straßenkarte”, ist eine umfassende Übersicht über die Ergebnisse, wichtigen Meilensteine und allgemeinen Ziele eines Projekts. Eine Roadmap sollte die Basis für die strategische Planung eines jeden Projekts sein. Roadmappingim Projektmanagement bietet Ihnen einen guten Ausgangspunkt, um weitere wichtige Dokumente für die Projektplanung wie etwa einen Projektzeitplan zu erstellen.

Die Roadmap wird gerne auch als Projekt-Strategieplan bezeichnet, weswegen wir beide Begriffe in diesem Artikel verwenden. Wenn Sie bisher noch keine Projekt-Strategiepläne genutzt haben, kann es schwierig sein, diese von anderen Bestandteilen der Projektplanung zu unterscheiden. Wir helfen Ihnen dabei. 

Da Sie nun bereits eine klare Antwort auf die Frage „Was ist eine Roadmap“ haben, erklären wir Ihnen im Folgenden, was eine Roadmap nicht ist.

Projektstrategieplan vs. Projektplan

Eine Projekt-Roadmap und ein Projektplan haben zwei hauptsächliche Gemeinsamkeiten:

• Beide sollten zu Beginn eines Projekts erstellt werden

• Beide sind „lebendige“ Dokumente: Sie dürfen verändert werden und sind nicht in Stein gemeißelt

Im Gegensatz zu einem Projektplan liegt der Fokus beim Produkt-Roadmapping darauf, einen Gesamtüberblick zu vermitteln. Projekt-Strategiepläne sollte nicht zu sehr ins Detail gehen, da dies vom eigentlichen Zweck des Dokuments ablenken würde. Denken Sie daran: Es handelt sich um eine Übersicht und keine Anleitung.

Ein guter Projektplan beleuchtet auch die Details. Er enthält den Projektzeitplan, das Budget, die Aufgaben aller Beteiligten und die Erfolgskennzahlen zur Bewertung Ihres Projekts.

Projekt-Roadmap vs. Produkt-Roadmap

Eine Produkt-Roadmap (auch Produktfahrplan genannt) ist die Vision Ihres Produkt-Teams und zeigt, welche Funktionen in welchem Zeitraum eingeführt werden sollen. Der Produktfahrplan ist die zentrale Informationsquelle für Teams in Sachen Produkteinführungen. Er enthält üblicherweise konkrete Details wie die Priorität oder den Umfang der Produkteinführung. Darüber hinaus zeigt er weitere Beteiligte aus dem Produkt- oder Technikbereich, die Materialliste für das Marketing und vieles mehr.

Trotz der Ähnlichkeit der beiden Begriffe beschreibt das „Projekt-Roadmapping“ ein völlig anderes Konzept: Jedes Projekt – und das meint nicht nur ein Projekt für Produkteinführungen – sollte eine Projekt-Roadmap haben. So sollte beispielsweise einer virtuellen Veranstaltung, die Ihr Team für ein bevorstehendes Projekt Ihres IT-Teams plant, eine Projekt-Roadmap zugrunde liegen. In beiden Fällen sollte die Projekt-Roadmap als eine Übersicht für die Ziele Ihres Projekts und den Weg zu ihrer Erfüllung dienen.

Projekt-Roadmap vs. Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Projekts. Es sieht aus wie eine Zeitachse und verwendet ein horizontales Balkendiagramm zur Darstellung von Aufgaben und Ergebnissen. Häufig entscheiden sich Teams für ein Gantt-Diagramm, um ihre Projekt-Strategiepläne in Form einer Zeitleiste zu visualisieren. Das horizontale Balkendiagramm wird genutzt, um alle Vorhaben im zeitlichen Kontext darzustellen.

Gantt-Diagramme können allerdings noch für viel mehr als Projekt-Strategiepläne verwendet werden: Gantt-Diagramme stellen die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben graphisch dar. Sie bieten auch einen praktischen Überblick darüber, wie die einzelnen Bestandteile Ihres Projekts ineinandergreifen und welche wichtigen Meilensteine bevorstehen.

Selbst wenn Sie Ihre Projekt-Roadmap als Gantt-Diagramm aufbauen möchten, sollten Sie ein Tool wählen, das eine vielseitige und schnell anpassbare visuelle Darstellung Ihrer Arbeit erlaubt. Das können Sie nicht nur anhand einer Zeitleiste, sondern auch in Form eines Kanban-Boards, einer To-do-Liste oder eines Kalenders erreichen. So können Sie nicht nur effektive Projekt-Strategiepläne erstellen, sondern bieten den Beteiligten auch die Möglichkeit, Ihre Arbeit in der von ihnen bevorzugten Ansicht anzuzeigen.

Die Vorteile einer Roadmap

Wenn Sie noch nie zuvor eine Roadmap erstellt haben, fragen Sie sich womöglich „Brauche ich das wirklich?“ Zwar ist nicht für jedes Projekt eine Roadmap nötig (dazu kommen wir noch), doch wenn Ihre Arbeit zeitgebunden ist, helfen Projekt-Strategiepläne dabei, alle Beteiligten über die wichtigsten Ziele in Kenntnis zu setzen. Vor dem Kickoff-Meeting eine Produkt-Roadmap zu erstellen, bietet drei große Vorteile:

1. Kurzbeschreibung der Ziele Ihres Projekts

Das Projekt-Roadmapping dient hauptsächlich dazu, Ihrem Projekt schon vor dem Kickoff-Meeting und der Erstellung eines Projektplans Ziele zuzuweisen. Ihre Roadmap sollte einen Überblick über die Ausgangsbasis bieten und zeigen, welche Ziele Sie mit dem Projekt über einen längeren Zeitraum erreichen möchten. Auch wenn der Plan keine konkreten Details darüber enthält, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen, kann es sehr hilfreich sein, sich schon früh über Projektziele im Klaren zu sein, damit Sie diese mit Zuversicht erreichen können.

Ein Beispiel: Sie erstellen einen Projekt-Strategieplan für Ihren Social-Media-Kalender. Sie wissen, wo sie stehen, also wie viele Follower Sie haben und wie sehr Ihre Zielgruppe mit Ihren Beiträgen interagiert. An dieser Stelle hilft Ihnen der Projekt-Strategieplan dabei festzulegen, wohin Sie möchten und bis wann Sie dort angekommen sein wollen. Vielleicht möchten Sie die Anzahl Ihrer Follower auf Instagram innerhalb der nächsten sechs Monate verdoppeln. Vielleicht wollen Sie doppelt so viel Interaktion mit Ihren Beiträgen erreichen. Wie auch immer Ihr Plan aussieht: Eine Roadmap hilft Ihnen und allen Beteiligten, das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren.

2. Unterstützung bei Projektergebnissen gewinnen

Sie sollten festlegen, welche Ergebnisse für dieses Projekt wichtig sind. Diesen Schritt bereits vor dem Kickoff-Meeting erledigt zu haben hilft Ihnen bei der Überlegung, wen Sie zu dem Meeting einladen sollen, bietet den Beteiligten eine bessere Übersicht über das Projekt und generiert Unterstützung.

Stellen wir uns beispielsweise vor, Sie erstellen einen Projekt-Strategieplan für ein Projekt zur Nachverfolgung von Kundenfeedback. Der Projekt-Strategieplan dient als Übersicht und zeigt Ihnen, wie sie Kundenfeedback aktuell tracken und wie der Prozess mithilfe des Projekts in Zukunft noch optimiert werden kann. Ihr Projekt-Strategieplan hilft Ihnen außerdem dabei, konkrete Projektergebnisse und ihre Fristen festzulegen. Vielleicht möchten Sie eine sortier- und durchsuchbare Datenbank des bisherigen Kundenfeedbacks anlegen. Womöglich möchten Sie bis zum Ende des Geschäftsjahres mindestens 100 Mal Kundenfeedback erhalten haben. Es ist wichtig, sich über konkrete Ergebnisse wie dieses im Klaren zu sein.

3. Erwartungen der Beteiligten steuern

Übersicht: erledigt. Ziele: erledigt. Jetzt geht es nur noch darum, mit der Übersicht wichtige Informationen an alle Beteiligten weiterzugeben und damit Unterstützung für Ihre Ziele, Meilensteine und den Projektzeitplan zu gewinnen. Wenn alle Beteiligten schon vor dem ersten Kickoff-Meeting Zugriff auf diese Informationen haben, erhalten Sie eine Übersicht über den Projektumfang und den zeitlichen Rahmen des Projekts.

Sagen wir, Sie haben eine Roadmap für eine neue Marketingkampagne entworfen. Beim Kickoff-Meeting bringen Beteiligte aus anderen Bereichen vielleicht selbst Ideen zum Umfang und den Zielen des Projekts. Statt dann in ein Brainstorming zu entgleisen, vermitteln Sie allen Anwesenden einen klaren Ablauf und konkrete Meilensteine und Ziele des Projekts. So können Sie die Erwartungshaltung der Beteiligten von Anfang an in Schach halten und somit dafür sorgen, dass Ihr Projekt so reibungslos wie möglich abläuft.

Beispiele für Roadmaps

Eine Roadmap muss nicht einer starren Struktur folgen. Stattdessen sollte Ihr Fahrplan dazu dienen, Ihr eigenes Projekt bestmöglich darzustellen. Hier sind zwei Beispiele, die Ihnen als Orientierung dienen sollen.Projekte Strategieplan für eine virtuelle Veranstaltung.

Roadmap-Beispiel für eine virtuelle Veranstaltung

Diese Roadmap ist in Form eines Gantt-Diagramms aufgebaut, da es nur ein Ziel gibt, nämlich dass die Veranstaltung zu einem bestimmten Datum stattfindet. Neben der Veranstaltung selbst, die hier als Meilenstein dargestellt wird, gibt es noch einzelne Balken, aus denen ein grober Zeitplan und ein allgemeiner Überblick zu einzelnen Aufgaben ersichtlich ist. Das Ziel dieser Übersicht liegt darin, Beteiligten Orientierung anhand der Zeitleiste sowie eine allgemeine Übersicht zum Projektablauf und den Zielen zu geben.

Beispiel für ein IT-Projekt

Dieses Projekt-Roadmap-Beispiel zeigt mehrere „Bahnen“. Die IT-Abteilung möchte im vierten Quartal drei große Vorhaben erfüllen, jedes davon hat hier eine eigene Übersicht und verschiedene Ziele. In diesem Fall arbeiten die Mitglieder der IT-Abteilung an allen drei Vorhaben, ein umfassender Gesamtüberblick ist dennoch hilfreich – so erhält das gesamte IT-Team eine zentrale Informationsquelle für alle geplanten Vorhaben.

Wie kann man eine Roadmap erstellen?

Um eine gute Roadmap erstellen zu können, brauchen Sie eine Möglichkeit, die Projektzeitleiste, die Ergebnisse und den Zeitplan Ihres Projekts zu visualisieren. Gemeinsam bilden diese drei Bestandteile Ihren Projekt-Strategieplan, eine Übersicht darüber, wer was bis wann erledigt und an welchen Vorhaben die Beteiligten mitwirken werden. Also, wie kann man eine Projekt-Roadmap erstellen? Die vier wichtigsten Punkte bei der Erstellung von Projektstrategie-Plänen sind:

1. Ausarbeitung des Projektzeitplans: Wann beginnt Ihr Projekt? Wann ist es abgeschlossen? Wenn Sie Ihr Projekt von Anfang an mit einer Projektzeitleiste erstellen, können Sie sicherstellen, dass der Zeitplan für alle Ziele und Meilensteine realistisch ist.

2. Festlegung von Zielen und Meilensteinen: Welche Ziele müssen zum Ende des Projekts erreicht worden sein und wie ist die Priorisierung der verschiedenen Ziele? Gibt es feste Termine oder Projektmeilensteine, die beachtet werden müssen?

3. Identifizierung möglicher Risiken: Gibt es Risiken, die Ihr Team beachten sollte? Welche Hindernisse könnten sich auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss auftun?

4. Miteinbeziehung von Projektbeteiligten: Teilen Sie Ihre Projekt-Strategiepläne mit allen wichtigen Beteiligten, um Unterstützung zu gewinnen.

5. Erstellung der Roadmap: In den vorherigen Schritten haben Sie die wichtigsten Informationen gesammelt und können nun mit der Erstellung beginnen. Hierzu sollten Sie darauf achten, ein Format und Design zu wählen, welches ideal zu Ihrem Projekt passt. Fügen Sie dann die wichtigsten Elemente hinzu, damit die wichtigsten Informationen in der Roadmap enthalten sind.

Die beste Möglichkeit zur Erstellung und Freigabe Ihrer Projekt-Strategiepläne ist ein Work Management Tool wie Asana. Mit Asana erhalten alle Beteiligten eine zentrale Informationsquelle und erhalten eine Übersicht, die weit über Ihre Roadmap hinausgeht: Dadurch, dass es nur einen zentralen Referenzpunkt gibt, kann Ihr Team Aufgaben optimal planen, verwalten und ausführen.

Braucht jedes Projekt eine Roadmap?

Nicht alle Projekte müssen zwangsläufig Projekt-Strategiepläne erhalten. Wenn der Umfang eines Projekts es nicht erforderlich macht – wie etwa bei einem Kalender zur Nachverfolgung von Blogbeiträgen für den kommenden Monat oder ein Projekt zur Fehlerbehebung mit niedriger Priorität – können Sie ohne schlechtes Gewissen auf eine Produkt-Roadmap verzichten. Trotzdem sollten Sie sich weiterhin regelmäßig mit den Projektbeteiligten in Verbindung setzen und sie sollten Ihre Projektinformationen dennoch in Form einer zentralen Informationsquelle zusammenfassen. Denken Sie daran: Erzwingen Sie keine Projekt-Strategiepläne, wo keine benötigt werden.

Ein Kompass für Ihr Team

Effektive Projekt-Strategiepläne bietet Ihrem Team die nötige Orientierung zu Ihren Zielen, dem Weg dahin und wer sie auf ihrem Weg begleitet. Ihre Roadmap ist der erste Schritt einer Projektplanung. Ein guter Strategieplan bietet die besten Voraussetzungen, um ein Projekt zum Erfolg zu führen.

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