Projektstrategiepläne: Erfahren Sie, worum es sich dabei genau handelt und warum Sie sie brauchen

Damit ein Projekt gelingen kann, müssen die Weichen von Anfang an richtig gestellt sein. Ganz gleich, ob es sich um eine kurzfristige Kampagne für eine virtuelle Veranstaltung oder ein auf lange Sicht geplantes Vorhaben wie die Einführung eines neuen IT-Tools handelt – eine gute Übersicht, die allen Beteiligten als Orientierungshilfe dient, ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden erfolgreichen Projekts.

Also: wie machen Sie das? Sie könnten zunächst eine Projektcharta oder einen Business Case erstellen, um eine Genehmigung für Ihr Projekt zu erhalten. Danach könnten Sie einen Projektplan erstellen, der die Grundzüge Ihres Vorhabens aufzeigt. Der nächste Schritt wäre, eine Projekt-Kickoff- und Brainstorming-Sitzung mit allen wichtigen Beteiligten anzusetzen. Je nach Projekt können Sie sogar ein Kreativ-Briefing entwerfen. Doch während diese Strategien kritische Elemente eines Projektstarts sein können, ist ein Projektfahrplan der beste Weg, um Ihren Projektzeitplan zu visualisieren und sich an den Geschäftszielen auszurichten.

Was ist ein Projektstrategieplan?

Ein Projektstrategieplan ist eine umfassende Übersicht über die Ergebnisse, wichtigen Meilensteine und allgemeinen Ziele eines Projekts. Ein Projektstrategieplan sollte die Basis für den Beginn eines jeden Projekts sein. Ihr Projektstrategieplan bietet Ihnen einen guten Ausgangspunkt, von dem aus Sie weitere wichtige Dokumente für die Projektplanung wie etwa einen Projektstrategieplan oder einen Projektzeitplan erstellen können.

Wenn Sie bisher noch keinen Projektstrategieplan genutzt haben, kann es schwierig sein, diesen von anderen Bestandteilen der Projektplanung zu unterscheiden. Wir helfen Ihnen dabei:

Projektstrategieplan vs. Projektplan

Ein Projektstrategieplan und ein Projektplan haben viele Gemeinsamkeiten. Beide sollten zu Beginn eines Projekts erstellt werden und beide sind „lebendige“ Dokumente: Sie dürfen verändert werden und sind nicht in Stein gemeißelt. Im Gegensatz zu einem Projektplan liegt der Fokus eines Projektstrategieplans darauf, einen Gesamtüberblick zu vermitteln. Ein Projektstrategieplan sollte nicht zu sehr ins Detail gehen, da dies vom eigentlichen Zweck des Dokuments ablenken würde. Denken Sie daran: Es handelt sich um eine Übersicht und keine Anleitung.

Ein guter Projektplan beleuchtet auch die Details. Er enthält den Projektzeitplan, das Budget, die Aufgaben aller Beteiligten und die Erfolgskennzahlen zur Bewertung Ihres Projekts.

[Lesenswert: Wie Sie einen Projektplan erstellen, mit dem Ihr Projekt wirklich nach Plan verläuft]

Projektstrategieplan vs. Produktfahrplan

Ein Produktfahrplan ist die Vision Ihres Produkt-Teams und zeigt, welche Funktionen in welchem Zeitraum eingeführt werden sollen. Der Produktfahrplan ist die zentrale Informationsquelle für Teams in Sachen Produkteinführungen. Er enthält üblicherweise konkrete Details wie die Priorität oder den Umfang der Produkteinführung. Darüber hinaus zeigt er weitere Beteiligte aus dem Produkt- oder Technikbereich, die Materialliste für das Marketing und vieles mehr.

Trotz der Ähnlichkeit der beiden Begriffe beschreibt „Projektstrategieplan“ ein völlig anderes Konzept: Jedes Projekt – und das meint nicht nur ein Projekt für Produkteinführungen – sollte einen Projektstrategieplan haben. So sollte beispielsweise einer virtuellen Veranstaltung, die Ihr Team für ein bevorstehendes Projekt Ihres IT-Teams plant, ein Projektstrategieplan zugrunde liegen. In beiden Fällen sollte der Projektstrategieplan als eine Übersicht für die Ziele Ihres Projekts und den Weg zu ihrer Erfüllung dienen.

Projektstrategieplan vs. Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Projekts. Es sieht aus wie eine Zeitachse und verwendet ein horizontales Balkendiagramm zur Darstellung von Aufgaben und Ergebnissen. Häufig entscheiden sich Teams für ein Gantt-Diagramm, um ihre Projektstrategiepläne in Form einer Zeitleiste zu visualisieren. Das horizontale Balkendiagramm wird genutzt, um alle Vorhaben im zeitlichen Kontext darzustellen.

Gantt-Diagramme können allerdings noch für viel mehr als Projektstrategiepläne verwendet werden: Gantt-Diagramme stellen die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben graphisch dar. Sie bieten auch einen praktischen Überblick darüber, wie die einzelnen Bestandteile Ihres Projekts ineinandergreifen und welche wichtigen Meilensteine bevorstehen.

[Lesenswert: Nutzen Sie Gantt-Diagramme zum ersten Mal? Beginnen Sie hier.]

Selbst wenn Sie Ihren Projektstrategieplan als Gantt-Diagramm aufbauen möchten, sollten Sie ein Tool wählen, das eine vielseitige und schnell anpassbare visuelle Darstellung Ihrer Arbeit erlaubt. Das können Sie nicht nur anhand einer Zeitleiste, sondern auch in Form eines Kanban-Boards, einer To-do-Liste oder eines Kalenders erreichen. So können Sie nicht nur einen effektiven Projektstrategieplan erstellen, sondern bieten den Beteiligten auch die Möglichkeit, Ihre Arbeit in der von ihnen bevorzugten Ansicht anzuzeigen.

Die Vorteile eines Projektstrategieplans

Wenn Sie noch nie zuvor einen Projektstrategieplan erstellt haben, fragen Sie sich womöglich „Brauche ich das wirklich?“ Zwar ist nicht für jedes Projekt ein Projektstrategieplan nötig (dazu kommen wir noch), doch wenn Ihre Arbeit zeitgebunden ist, hilft ein Projektstrategieplan dabei, alle Beteiligten über die wichtigsten Ziele in Kenntnis zu setzen. Vor dem Kickoff-Meeting einen Projektstrategieplan zu erstellen, bietet drei große Vorteile:

1. Kurzbeschreibung der Ziele Ihres Projekts

Ein Projektstrategieplan dient hauptsächlich dazu, Ihrem Projekt schon vor dem Kickoff-Meeting und der Erstellung eines Projektplans Ziele zuzuweisen. Ihr Projektstrategieplan sollte einen Überblick über die Ausgangsbasis bieten und zeigen, welche Ziele Sie mit dem Projekt erreichen möchten. Auch wenn der Plan keine konkreten Details darüber enthält, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen, kann es sehr hilfreich sein, sich schon früh über Projektziele im Klaren zu sein, damit Sie diese mit Zuversicht erreichen können.

Ein Beispiel: Sie erstellen einen Projektstrategieplan für Ihren Social-Media-Kalender. Sie wissen, wo sie stehen, also wie viele Follower Sie haben und wie sehr Ihre Zielgruppe mit Ihren Beiträgen interagiert. An dieser Stelle hilft Ihnen der Projektstrategieplan dabei festzulegen, wohin Sie möchten und bis wann Sie dort angekommen sein wollen. Vielleicht möchten Sie die Anzahl Ihrer Follower auf Instagram innerhalb der nächsten sechs Monate verdoppeln. Vielleicht wollen Sie doppelt so viel Interaktion mit Ihren Beiträgen erreichen. Wie auch immer Ihr Plan aussieht: Ein Projektstrategieplan hilft Ihnen und allen Beteiligten, das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren.

2. Unterstützung bei Projektergebnissen gewinnen

Im Rahmen Ihres Projektstrategieplans legen Sie fest, welche Ergebnisse für dieses Projekt wichtig sind. Diesen Schritt bereits vor dem Kickoff-Meeting erledigt zu haben hilft Ihnen bei der Überlegung, wen Sie zu dem Meeting einladen sollen, bietet den Beteiligten eine bessere Übersicht über das Projekt und generiert Unterstützung.

Stellen wir uns beispielsweise vor, Sie erstellen einen Projektstrategieplan für ein Projekt zur Nachverfolgung von Kundenfeedback. Der Projektstrategieplan dient als Übersicht und zeigt Ihnen, wie sie Kundenfeedback aktuell tracken und wie der Prozess mithilfe des Projekts in Zukunft noch optimiert werden kann. Ihr Projektstrategieplan hilft Ihnen außerdem dabei, konkrete Projektergebnisse und ihre Fristen festzulegen. Vielleicht möchten Sie eine sortier- und durchsuchbare Datenbank des bisherigen Kundenfeedbacks anlegen. Womöglich möchten Sie bis zum Ende des Geschäftsjahres mindestens 100 Mal Kundenfeedback erhalten haben. Es ist wichtig, sich über konkrete Ergebnisse wie dieses im Klaren zu sein.

3. Erwartungen der Beteiligten steuern

Übersicht: erledigt. Ziele: erledigt. Jetzt geht es nur noch darum, mit Ihrem Projektstrategieplan wichtige Informationen an alle Beteiligten weiterzugeben und damit Unterstützung für Ihre Ziele, Meilensteine und den Projektzeitplan zu gewinnen. Wenn alle Beteiligten schon vor dem ersten Kickoff-Meeting Zugriff auf diese Informationen haben, erhalten Sie eine Übersicht über den Projektumfang und den zeitlichen Rahmen des Projekts.

Sagen wir, Sie haben einen Projektstrategieplan für eine neue Marketingkampagne entworfen. Beim Kickoff-Meeting bringen Beteiligte aus anderen Bereichen vielleicht selbst Ideen zum Umfang und den Zielen des Projekts. Statt dann in ein Brainstorming zu entgleisen, vermitteln Sie allen Anwesenden einen klaren Ablauf und konkrete Meilensteine und Ziele des Projekts. So können Sie die Erwartungshaltung der Beteiligten von Anfang an in Schach halten und somit dafür sorgen, dass Ihr Projekt so reibungslos wie möglich abläuft.

[Lesenswert: 7 häufige Ursachen von Scope Creep – und wie man sie vermeidet]

Beispiele für Projektstrategiepläne

Ein Projektstrategieplan muss nicht einer starren Struktur folgen. Stattdessen sollte Ihr Projektstrategieplan dazu dienen, Ihr eigenes Projekt bestmöglich darzustellen. Hier sind zwei Beispiele, die Ihnen als Orientierung dienen sollen.

Projektstrategieplan für eine virtuelle Veranstaltung

Projektstrategieplan für eine virtuelle Veranstaltung

Dieser Projektstrategieplan ist in Form eines Gantt-Diagramms aufgebaut, da es nur ein Ziel gibt, nämlich dass die Veranstaltung zu einem bestimmten Datum stattfindet. Neben der Veranstaltung selbst, die hier als Meilenstein dargestellt wird, gibt es noch einzelne Balken, aus denen ein grober Zeitplan und ein allgemeiner Überblick zu einzelnen Aufgaben ersichtlich ist. Das Ziel dieser Übersicht liegt darin, Beteiligten Orientierung anhand der Zeitleiste sowie eine allgemeine Übersicht zum Projektablauf und den Zielen zu geben.

Projektstrategieplan für ein IT-Projekt

Projektstrategieplan für ein IT-Projekt

Dieser Projektstrategieplan zeigt mehrere „Bahnen“. Die IT-Abteilung möchte im vierten Quartal drei große Vorhaben erfüllen, jedes davon hat hier eine eigene Übersicht und verschiedene Ziele. In diesem Fall arbeiten die Mitglieder der IT-Abteilung an allen drei Vorhaben, ein umfassender Gesamtüberblick ist dennoch hilfreich – so erhält das gesamte IT-Team eine zentrale Informationsquelle für alle geplanten Vorhaben.

So erstellen Sie einen Projektstrategieplan

Um einen guten Projektstrategieplan erstellen zu können, brauchen Sie eine Möglichkeit, die Projektzeitleiste, die Ergebnisse und den Zeitplan Ihres Projekts visualisieren zu können. Gemeinsam bilden diese drei Bestandteile Ihren Projektstrategieplan, eine Übersicht darüber, wer was bis wann erledigt und an welchen Vorhaben die Beteiligten mitwirken werden. Die vier wichtigsten Punkte bei der Erstellung eines Projektstrategieplans sind:

  1. Ausarbeitung des Projektzeitplans. Wann beginnt Ihr Projekt? Wann ist es abgeschlossen? Wenn Sie Ihr Projekt von Anfang an mit einer Projektzeitleiste erstellen, können Sie sicherstellen, dass der Zeitplan für alle Ziele und Meilensteine realistisch ist.
  2. Festlegung von Zielen und Meilensteinen. Welche Ziele müssen zum Ende des Projekts erreicht worden sein? Gibt es feste Termine oder Projektmeilensteine, die beachtet werden müssen?
  3. Identifizierung möglicher Risiken. Gibt es Risiken, die Ihr Team beachten sollte? Welche Hindernisse könnten sich auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss auftun?
  4. Miteinbeziehung von Projektbeteiligten Teilen Sie Ihren Projektstrategieplan mit allen wichtigen Beteiligten, um Unterstützung zu gewinnen.

Die beste Möglichkeit zur Erstellung und Freigabe eines Projektstrategieplans ist ein Work Management Tool wie Asana. Mit Asana erhalten alle Beteiligten eine zentrale Informationsquelle und erhalten eine Übersicht, die weit über Ihren Strategieplan hinausgeht: Dadurch, dass es nur einen zentralen Referenzpunkt gibt, kann Ihr Team Aufgaben optimal planen, verwalten und ausführen.

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Braucht jedes Projekt einen Strategieplan?

Nicht jedes Projekt muss zwangsläufig einen Projektstrategieplan erhalten. Wenn der Umfang des Projekts es nicht erforderlich macht – wie etwa bei einem Kalender zur Nachverfolgung von Blogbeitragen für den kommenden Monat oder ein Projekt zur Fehlerbehebung mit niedriger Priorität – können Sie ohne schlechtes Gewissen auf einen Projektstrategieplan verzichten. Trotzdem sollten Sie sich weiterhin regelmäßig mit den Projektbeteiligten in Verbindung setzen und sie sollten Ihre Projektinformationen dennoch in Form einer zentralen Informationsquelle zusammenfassen. Denken Sie daran: Erzwingen Sie keinen Projektstrategieplan, wo keiner benötigt wird.

Ein Kompass für Ihr Team

Ein effektiver Projektstrategieplan bietet Ihrem Team die nötige Orientierung zu Ihren Zielen, dem Weg dahin und wer sie auf ihrem Weg begleitet. Ihr Projektstrategieplan ist der erste Schritt einer Projektplanung. Ein guter Strategieplan bietet die besten Voraussetzungen, um ein Projekt zum Erfolg zu führen.

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