Projektstakeholder: Definition, Arten & Management-Leitfaden

Im Projektmanagement gibt es viele verschiedene Gruppen, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf den Verlauf und das Ziel des Projekts haben. Diese Gruppen nennt man Stakeholder. Stakeholder, oder auch Interessensgruppen genannt, verfolgen im Grunde genommen ihre eigenen Interessen und stehen im ständigen Austausch mit dem Projekt selbst.

Erfahren Sie hier mehr darüber, was genau der Stakeholder-Ansatz ist und welche Gruppen damit gemeint sind. Hier bekommen Sie zusätzliche Tipps, wie Sie erfolgreich eine Stakeholderanalyse und das Stakeholdermanagement durchführen können.

Was sind Stakeholder?

Als Stakeholder bezeichnet man all jene Gruppen, Personen oder Institute, die von den Aktivitäten eines Projekts bzw. eines Unternehmens direkt oder indirekt betroffen sind. Umgekehrt haben auch die Stakeholder einen direkten oder indirekten Einfluss auf das Projekt bzw. das Unternehmen.

Als Synonyme werden oft auch die Bezeichnungen Projektbetroffene, Anspruchsträger oder Interessensträger verwendet.

Welche Arten von Stakeholdern gibt es?

Die sogenannten Stakeholder können verschiedene Gruppen oder Personen sein. Man unterscheidet Interessensgruppen meist nach intern und extern:

Bei der Definition des Begriffs “Stakeholder” gibt es tatsächlich keine klar geregelte Abgrenzung. Deshalb können bei manchen Projekten theoretisch auch die Gesellschaft oder die Umwelt als Stakeholder-Gruppe definiert werden.

Der Stakeholder-Ansatz ist ein strategisches Management-Prinzip: Projektverantwortliche identifizieren alle relevanten Interessengruppen und leiten daraus gezielte Maßnahmen ab, um deren Ansprüche zu erfüllen.

Stakeholder-Ansatz vs. Shareholder-Ansatz

Mit dem Shareholder-Ansatz sind nur jene Interessengruppen gemeint, die eine finanzielle Beziehung zum Projekt haben – etwa Aktionäre, Investoren oder Teilhaber. Ihre Interessen sind in der Regel monetärer Natur: Sie investieren Kapital und erwarten eine Rendite.

Der Stakeholder-Ansatz ist breiter gefasst, da er auch nicht-finanzielle Interessengruppen einschließt. Alle Shareholder sind gleichzeitig Stakeholder, aber nicht umgekehrt.

Stakeholder im Projektkontext: Warum ihre Rolle entscheidend ist

Stakeholder spielen eine zentrale Rolle für den Projekterfolg, insbesondere im Projektmanagement. Sie beeinflussen Projektziele, liefern wichtige Ressourcen oder erwarten konkrete Ergebnisse. Um Projekte nachhaltig erfolgreich umzusetzen, ist es daher entscheidend, Stakeholder als das zu behandeln, was sie sind: Schlüsselakteure mit legitimen Interessen.

Ein Projektteam sollte frühzeitig klären, welche Stakeholder welchen Einfluss auf das Vorhaben haben und welche Erwartungen sie mitbringen. Hier kommt die Stakeholder-Matrix zum Einsatz: Sie hilft dabei, Einflussmöglichkeiten und Interessen systematisch zu bewerten, von der Anteilseignerin mit strategischem Interesse bis zum Endnutzer mit direkter Rückmeldung zum Produkt.

Im nächsten Schritt geht es darum, die Stakeholder-Kommunikation strukturiert aufzusetzen. Ein klar definierter Kommunikationsplan stellt sicher, dass relevante Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen, abgestimmt auf deren Bedeutung für das Projekt.

Wer die Interessen der Stakeholder ernst nimmt, erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern reduziert auch Projektrisiken. Langfristig kann dies den Unternehmenserfolg stärken, denn Stakeholder Engagement setzt auf den Stakeholder-Value ein: eine ganzheitliche Perspektive, bei der nicht nur das finanzielle Ergebnis, sondern auch der langfristige Nutzen für alle Beteiligten zählt.

Wieso ist Stakeholdermanagement wichtig?

Unternehmen sollten sich im Klaren darüber sein, wie wichtig ein gut umgesetztes Stakeholdermanagement ist. Ignorieren Unternehmen die Anforderungen der Interessensgruppen, kann dies zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Hier ein paar Beispiele dazu:

• Mitarbeiter: Werden die Mitarbeiter nicht richtig behandelt, kann dies das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit schädigen.

• Kunden: Werden die Anforderungen der Kunden ignoriert, kaufen diese nicht bei dem Unternehmen ein und wechseln zur Konkurrenz.

• Lieferanten: Wird mit Lieferanten aus dem Ausland zusammengearbeitet, die Kinderarbeit zulassen oder die Umwelt schädigen, kann dies ebenfalls das Image des Unternehmen schädigen.

Welche fünf Schritte umfasst das Stakeholdermanagement?

Im Sinne des Stakeholder-Ansatzes ist es also unbedingt notwendig, dass sich eine projektverantwortliche Person darüber bewusst ist, welche Interessengruppen einen Einfluss auf das Projekt haben können und wie man diesen Gruppen begegnet. Genau damit befasst sich das Stakeholdermanagement. Per Definition ist mit dem Stakeholdermanagement die Identifizierung, Analyse und Kommunikation mit allen relevanten Stakeholder-Gruppen gemeint. Der Prozess besteht hier aus fünf relevanten Schritten:

• Schritt 1: Identifizieren Sie die relevanten Interessengruppen

• Schritt 2: Analysieren und bewerten Sie die Stakeholder mittels der Stakeholderanalyse

• Schritt 3: Leiten Sie aus der Analyse Maßnahmen ab

• Schritt 4: Setzen Sie diese Maßnahmen um

• Schritt 5: Kontrollieren und überwachen Sie das Stakeholdermanagement regelmäßig

In den nächsten Absätzen werden wir näher auf die einzelnen Schritte eingehen, damit Sie ein umfangreiches Verständnis zum Stakeholdermanagement bekommen.

1. Identifizieren Sie die relevanten Stakeholder

Im ersten Schritt geht es darum, all jene Interessengruppen zu definieren, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Je vollständiger diese Liste ist, umso effektiver sind die Maßnahmen, die durch das Stakeholdermanagement beschlossen werden.

Hierbei gibt es verschiedene Methoden, wie sich alle Stakeholder-Gruppen definieren lassen. Meist ist es hilfreich, die verschiedenen Beteiligten eines Projekts in einem Meeting zusammenzubringen und ein Brainstorming durchzuführen. Hier kann es auch oft hilfreich sein, die verschiedenen Interessensgruppen grafisch darzustellen oder auch in verschiedene Kategorien einzuteilen.

Wichtig ist hierbei, dass Sie sich als Projektleiter bzw. Projektteam folgende Fragen stellen:

• Wer hat einen Einfluss auf das Projekt?

• Wer ist von den Auswirkungen des Projekts betroffen?

• Wer ist überhaupt am Projekt beteiligt?

Mit der Beantwortung dieser Fragen werden Sie sicherlich die meisten Stakeholder definieren können.

2. Analysieren und bewerten Sie die Stakeholder

Im nächsten Schritt führen Sie eine Stakeholderanalyse durch. Hierbei ist es wichtig, dass Sie den Einfluss der verschiedenen Interessensgruppen analysieren und bewerten. Sie sollten sich also alle Stakeholder, die Sie im ersten Schritt definiert haben, näher ansehen und folgende Fragen beantworten:

• Welchen Einfluss haben die Stakeholder?

• Was sind die Stakeholder-Interessen?

Dieser Schritt ist aus einem Grund notwendig: Je größer ein Projekt ist, desto größer ist auch die Anzahl der Stakeholder. Für jede Stakeholder-Gruppe eigene Maßnahmen zu definieren, würde zu viel Zeit beanspruchen, die man für die eigentliche Arbeit an dem Projekt benötigt. Mit der Stakeholderanalyse werden die verschiedenen Interessensgruppen auch gleich in verschiedene Kategorien eingeteilt und dementsprechend auch Maßnahmen abgeleitet.

3. Leiten Sie Maßnahmen für Ihre Stakeholder ab

In diesem Schritt geht es also darum, diese Maßnahmen zu definieren. Wie genau diese gestaltet werden, hängt natürlich von dem Projekt und dem Unternehmen ab. Folgende Grundsätze sollten Sie allerdings im Hinterkopf behalten:

• Die Kommunikation sollte gerade bei all jenen Interessensgruppen gut ausgebaut sein, die einen großen Einfluss auf das Projekt haben. Dies kann beispielsweise der Auftraggeber oder die Management-Ebene sein. Wichtig ist hier, dass auf einen gegenseitigen Dialog gesetzt wird, um einen Mehrwert für beide Seiten zu schaffen.

• Wichtige Stakeholder-Gruppen, die dem Projekt gegenüber kritisch sind, sollten auch nicht vernachlässigt werden. Hier gilt es, das Bewusstsein und die Sinnhaftigkeit des Projekts in den Vordergrund zu stellen. Somit wird das negative Umfeld minimiert.

• Sie sollten Stakeholder-Gruppen, die nur einen minimalen Einfluss haben, nur begrenzt Aufmerksamkeit schenken. Übermitteln Sie dazu Informationen, ohne einen allzu großen Zeitaufwand zu investieren. Sie sollten sich hierzu auch diePareto-Regel im Hinterkopf behalten, da das Prinzip auch hier anzuwenden ist.

Wenn Sie diese Grundsätze bei der Erstellung der Maßnahmen beachten, können Sie effizient mit den Stakeholdern kommunizieren.

4. Setzen Sie die Maßnahmen um

In diesem Schritt geht es darum, die von Ihnen gesetzten Maßnahmen im Sinne des Stakeholdermanagements umzusetzen. Hier bauen Sie die Kommunikationskanäle mit den verschiedenen Stakeholder-Gruppen auf, vereinbaren Meetings, usw.

5. Überwachen Sie Ihre Stakeholder

Im Laufe des Projekts wird es immer wieder Veränderungen geben. Es könnten beispielsweise Umstände dazu führen, dass neue Stakeholder-Gruppen miteinbezogen werden oder auch frühere Stakeholder-Gruppen für das Projekt nicht mehr relevant sind.

In diesem Zusammenhang ist es im letzten Schritt also wichtig, dass Sie regelmäßig das Projekt kontrollieren und die Situation Ihrer Interessensgruppen analysieren. Betrachten Sie die relevanten Gruppen. Haben sich hier Veränderungen ergeben? Müssen diese Stakeholder mehr miteinbezogen werden? Ist die Art der Kommunikation mit diesen Stakeholdern ideal gewählt?

Je flexibler Sie als Projektverantwortliche hier auf Veränderungen reagieren können, desto wahrscheinlicher haben Sie Erfolg mit Ihrem Stakeholdermanagement. Soweit zum letzten Schritt im Stakeholdermanagement Prozess.

Methoden und Tools der Stakeholderanalyse

Nach der Identifizierung und Bewertung der Stakeholder benötigen Sie geeignete Methoden, um die gewonnenen Erkenntnisse systematisch aufzubereiten und in konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Die folgenden drei Ansätze haben sich im Projektmanagement besonders bewährt.

Nutzen Sie die Stakeholder-Matrix (Power/Interest Grid)

Die Stakeholder-Matrix ordnet alle identifizierten Stakeholder anhand von zwei Dimensionen ein: ihrem Einfluss auf das Projekt und ihrem Interesse am Projektergebnis. Daraus ergeben sich vier Quadranten:

• Hoher Einfluss, hohes Interesse: Diese Stakeholder müssen eng eingebunden werden – regelmäßige Updates und direkter Dialog sind hier entscheidend.

• Hoher Einfluss, geringes Interesse: Diese Gruppe sollte zufriedengestellt werden, ohne sie mit zu vielen Details zu belasten.

• Geringer Einfluss, hohes Interesse: Informieren Sie diese Stakeholder regelmäßig, um ihr Engagement aufrechtzuerhalten.

• Geringer Einfluss, geringes Interesse: Ein minimales Monitoring ist hier ausreichend.

Führen Sie ein Stakeholder-Mapping durch

Beim Stakeholder-Mapping werden alle relevanten Stakeholder visuell in einer Karte oder einem Diagramm dargestellt. Diese Visualisierung macht die Beziehungen zwischen den verschiedenen Interessengruppen, ihre Einflussstärke und ihre Position zum Projekt auf einen Blick sichtbar.

Ein effektives Stakeholder-Mapping können Sie mit Projektmanagement-Tools erstellen, die Ihnen helfen, alle Beteiligten und ihre Verbindungen übersichtlich darzustellen.

Strukturieren Sie Ihren Kommunikationsplan

Ein strukturierter Kommunikationsplan legt fest, welche Stakeholder-Gruppe welche Informationen in welcher Frequenz erhält. Dabei sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Kanal: Welches Medium eignet sich für die jeweilige Gruppe (persönliches Meeting, E-Mail-Update, Dashboard)?

• Frequenz: Wie oft sollten Informationen bereitgestellt werden?

• Inhalt: Welche Informationen sind für die jeweilige Gruppe relevant?

• Verantwortlichkeit: Wer ist für die Kommunikation mit welcher Gruppe zuständig?

Mit einem klar definierten Kommunikationsplan stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt die relevanten Informationen erhalten.

Best-Practices im Stakeholdermanagement

Damit Sie mit Ihrem Stakeholdermanagement erfolgreich sind und die Stakeholder-Interessen gut analysieren und in Ihre Strategie integrieren können, geben wir Ihnen im folgenden Absatz einige Tipps. Diese Stakeholdermanagement-Tipps sollen Ihnen eine bessere Chance auf Erfolg sichern.

Bleiben Sie authentisch

Wie auch bei allen anderen Dingen im Leben kann es einmal zu Fehlern kommen. Auch in einem Projekt lassen sich Fehler nicht vermeiden. Wichtig hierbei ist es allerdings, dass Sie Probleme und Fehler den Stakeholder-Gruppen gegenüber kommunizieren. Dies zeigt, dass Sie als Projektverantwortliche für Fehler einstehen und Verantwortung übernehmen.

Im besten Fall können Sie durch die Kommunikation mit den Stakeholder-Gruppen deren Know-How nutzen, um Probleme für Lösungen zu finden. Nehmen Sie sich daher Zeit und stehen Sie im engen Kontakt mit den wichtigsten Stakeholdern.

Bauen Sie Vertrauen auf

Das Vertrauen der Interessensgruppen kann im späteren Verlauf des Projekts sehr nützlich sein. Sie sollten daher zu Beginn bereits geeignete Kommunikationskanäle mit den relevanten Stakeholdern aufgebaut haben. Eine proaktive Kommunikation mit den Stakeholder fördert den Erfolg des Projekts. Zudem zeigt es den Stakeholdern, dass Sie in das Projekt mit eingebunden werden und dass auf deren Wünsche eingegangen wird.

Verstehen Sie die Bedürfnisse der Stakeholder

Darüber hinaus ist es auch wichtig, dass Sie die Bedürfnisse der Stakeholder kennen. Schließlich sind diese auch direkt oder indirekt am Projekt beteiligt, sie werden auch vom Verlauf bzw. dem Ergebnis beeinflusst. Somit sollten Sie als Projektleiter die Stakeholder-Interessen verfolgen.

Dies schafft eine ganzheitliche Lösung, sowohl für Sie und Ihr Projekt als auch für die verschiedenen Interessengruppen, die von dem Projekt beeinflusst sind bzw. dieses beeinflussen.

Asana in Aktion für ein verbessertes Stakeholdermanagement

Asana als Work Management Tool kann Ihnen dabei helfen, Ihr Stakeholdermanagement effizient zu steuern. Und das sagen wir nicht einfach nur so. Zahlreiche Asana-Kunden, wie Genesys, Spotify, eMoney und das World Resources Institute (WRI), konnten bereits erhebliche Verbesserungen mit Asana erzielen:

• Genesys: Mehr als  4.000 Kommentare pro Monat in Asana-Projekten zeigen eine intensivere Einbindung aller Stakeholder-Gruppen, relevanter Anteilseigner, den Projektteams und der Marketing-Abteilung.

• Spotify: Stakeholder können nun leicht Anfragen über Asana-Formulare erstellen. Jeder Anfragende wird automatisch als beteiligte Person hinzugefügt und erhält Status-Updates in Echtzeit. Das Ergebnis: Weniger Meetings und mehr Transparenz für alle Teams.

• eMoney: Durch die Integration von Asana, Salesforce und Power BI wurde die Stakeholder-Kommunikation bei eMoney optimiert. Teams erhalten nun selbstständig Zugriff auf aktuelle Projektdaten, was die Projektziel-Erreichung immens steigert.

• World Resources Institute (WRI): Die gemeinnützige Forschungsorganisation nutzt Asana, um komplexe Projekte über mehr als 60 Teams und 20 Länder hinweg zu koordinieren. Durch die Zentralisierung des Projektmanagements konnte WRI 8.055 Arbeitsstunden (über 1.000 Arbeitstage) einsparen und 343.648 teamübergreifende Zusammenarbeitsvorgänge erzielen. Mehr zur WRI-Kundenstory erfahren.

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Stakeholdermanagement optimieren mit Asana

Effektives Stakeholdermanagement erfordert klare Strukturen, transparente Kommunikation und die richtigen Tools. Mit Asana bringen Sie Stakeholder-Identifikation, Analyse und Kommunikation in einer zentralen Plattform zusammen. Definieren Sie Verantwortlichkeiten, verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Maßnahmen in Echtzeit und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.

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Häufig gestellte Fragen