Was sind Stakeholder: Die Basics des Stakeholder-Managements!

Im Projektmanagement gibt es viele verschiedene Gruppen, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf den Verlauf und das Ziel des Projekts haben. Diese Gruppen nennt man Stakeholder. Stakeholder, oder auch Interessensgruppen genannt, verfolgen im Grunde genommen ihre eigenen Interessen und stehen im ständigen Austausch mit dem Projekt selbst.

Erfahren Sie hier mehr darüber, was genau der Stakeholder-Ansatz ist und welche Gruppen damit gemeint sind. Hier bekommen Sie zusätzliche Tipps, wie Sie erfolgreich eine Stakeholderanalyse und das Stakeholdermanagement durchführen können.

Was sind Stakeholder?

Als Stakeholder bezeichnet man all jene Gruppen, Personen oder Institute, die von den Aktivitäten eines Projekts bzw. eines Unternehmens direkt oder indirekt betroffen sind. Umgekehrt haben auch die Stakeholder einen direkten oder indirekten Einfluss auf das Projekt bzw. das Unternehmen.

Als Synonyme werden oft auch die Bezeichnungen Projektbetroffene, Anspruchsträger oder Interessensträger verwendet.

Welche Arten von Stakeholdern gibt es?

Die sogenannten Stakeholder können verschiedene Gruppen oder Personen sein. Man unterscheidet Interessensgruppen meist nach intern und extern:

• Interne Stakeholder: Mitarbeiter, Geschäftsführer, Management, Fachabteilungen

• Externe Stakeholder: Lieferanten, Kunden, Partner, Kapitalgeber

Zu den internen Anspruchsgruppen zählen jedenfalls Personen, Teams oder Abteilungen aus dem Unternehmen bzw. dem Projekt selbst. Dazu gehören die Mitarbeiter, aber auch die Geschäftsführung oder Vorstandsmitglieder.

Zu den externen Anspruchsgruppen zählen all jene Interessensträger, die nicht direkt Teil des Unternehmens sind. Dazu gehören die Lieferanten, die Kunden oder auch die Kapitalgeber.

Bei der Definition des Begriffs “Stakeholder” gibt es tatsächlich keine klar geregelte Abgrenzung. Deshalb können bei manchen Projekten theoretisch auch die Gesellschaft oder die Umwelt als Stakeholder-Gruppe definiert werden.

Der Stakeholder-Ansatz, oder auch das Stakeholder-Modell, bezeichnet hier einen Ansatz für das strategische Management. Demnach sollte ein Projektleiter Kenntnis darüber haben, welche Interessensgruppen es für dieses Projekt gibt, welche davon relevant sind und wie man die Ansprüche dieser Stakeholder-Gruppen ermittelt und erfüllt.

Stakeholder-Ansatz vs. Shareholder-Ansatz

Auch der Begriff Shareholder bezeichnet Interessensgruppen, die von einem Projekt beeinflusst sind und die wiederum einen Einfluss auf das Projekt haben. Hier gibt es jedoch eine ganz klare Abgrenzung gegenüber dem Stakeholder-Ansatz.

Mit den Shareholdern sind nämlich nur all jene Interessensgruppen gemeint, die eine monetäre Beziehung zu dem Projekt haben bzw. einen Unternehmensanteil besitzen. Dies sind in den meisten Fällen Kapitalgeber, wie Venture Capitalists, Aktieninhaber oder Teilhaber. Die Interessen, die diese Gruppen verfolgen, sind meist monetärer Natur. Sie investieren oft ihr Eigenkapital in den Erfolg des Unternehmens bzw. des Projekts und möchten damit eine gewisse Rentabilität erzielen.

Somit sind alle Shareholder auch gleichzeitig Stakeholder. Umgekehrt sind aber nicht alle Stakeholder auch Shareholder. Denn es gibt auch Gruppen, wie Kunden oder Mitarbeiter, die in einer Beziehung zu dem Projekt bzw. dem Unternehmen stehen, jedoch keinen Anteil daran besitzen.

Das Stakeholder-Konzept ist somit holistischer als der Shareholder-Value-Ansatz zu betrachten, da hier eine größere Anzahl an Interessensgruppen enthalten ist. Gleichzeitig ist es aber beim Stakeholder-Ansatz nicht immer einfach, alle Gruppen zu definieren und die Anforderungen der Interessensgruppen zu erfüllen.

Stakeholder-Ansatz und Corporate Social Responsibility

Im Zusammenhang mit dem Stakeholder-Prinzip wird auch oft die Corporate Social Responsibility (CSR) genannt. Auch hier gibt es wieder einen klaren Unterschied.

So beschäftigt sich die CSR mit den Beiträgen der Wirtschaft und einzelner Unternehmen, nachhaltig und sozial zu agieren. Dies geht meist über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus und beinhaltet Punkte wie:

• Faire Entlohnung der Mitarbeiter

• Umweltfreundliches Handeln

• Faire Geschäftspraktiken

Verantwortung gegenüber der Gesellschaft und der Umwelt, dafür stehen Aktivitäten im Rahmen von CSR. Dies lässt sich oft mit in den Stakeholder-Ansatz integrieren, da die Gesellschaft und Umwelt als Interessensgruppen definiert werden können.

Wieso ist Stakeholdermanagement wichtig?

Unternehmen sollten sich im Klaren darüber sein, wie wichtig ein gut umgesetztes Stakeholdermanagement ist. Ignorieren Unternehmen die Anforderungen der Interessensgruppen, kann dies zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Hier ein paar Beispiele dazu:

• Mitarbeiter: Werden die Mitarbeiter nicht richtig behandelt, kann dies das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit schädigen.

• Kunden: Werden die Anforderungen der Kunden ignoriert, kaufen diese nicht bei dem Unternehmen ein und wechseln zur Konkurrenz.

• Lieferanten: Wird mit Lieferanten aus dem Ausland zusammengearbeitet, die Kinderarbeit zulassen oder die Umwelt schädigen, kann dies ebenfalls das Image des Unternehmen schädigen.

Welche fünf Schritte umfasst das Stakeholdermanagement?

Im Sinne des Stakeholder-Ansatzes ist es also unbedingt notwendig, dass sich ein Projektleiter darüber bewusst ist, welche Interessengruppen einen Einfluss auf das Projekt haben können und wie man diesen Gruppen begegnet. Genau damit befasst sich das Stakeholdermanagement. Per Definition ist mit dem Stakeholdermanagement die Identifizierung, Analyse und Kommunikation mit allen relevanten Stakeholder-Gruppen gemeint. Der Prozess besteht hier aus fünf relevanten Schritten:

• Identifizieren Sie die relevanten Interessensgruppen

• Analysieren und bewerten Sie die Stakeholder mittels der Stakeholderanalyse

• Leiten Sie aus der Analyse Maßnahmen ab

• Setzen Sie diese Maßnahmen um

• Kontrollieren und überwachen Sie das Stakeholdermanagement regelmäßig

In den nächsten Absätzen werden wir näher auf die einzelnen Schritte eingehen, damit Sie ein umfangreiches Verständnis zum Stakeholdermanagement bekommen.

1. Identifizieren Sie die relevanten Stakeholder

Im ersten Schritt geht es darum, all jene Interessengruppen zu definieren, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Je vollständiger diese Liste ist, umso effektiver sind die Maßnahmen, die durch das Stakeholdermanagement beschlossen werden.

Hierbei gibt es verschiedene Methoden, wie sich alle Stakeholder-Gruppen definieren lassen. Meist ist es hilfreich, die verschiedenen Beteiligten eines Projekts in einem Meeting zusammenzubringen und ein Brainstorming durchzuführen. Hier kann es auch oft hilfreich sein, die verschiedenen Interessensgruppen grafisch darzustellen oder auch in verschiedene Kategorien einzuteilen.

Wichtig ist hierbei, dass Sie sich als Projektleiter bzw. Projektteam folgende Fragen stellen:

• Wer hat einen Einfluss auf das Projekt?

• Wer ist von den Auswirkungen des Projekts betroffen?

• Wer ist überhaupt am Projekt beteiligt?

Mit der Beantwortung dieser Fragen werden Sie sicherlich die meisten Stakeholder identifizieren können.

2. Analysieren und bewerten Sie die Stakeholder

Im nächsten Schritt führen Sie eine Stakeholderanalyse durch. Hierbei ist es wichtig, dass Sie den Einfluss der verschiedenen Interessensgruppen analysieren und bewerten. Sie sollten sich also alle Stakeholder, die Sie im ersten Schritt definiert haben, näher ansehen und folgende Fragen beantworten:

• Welchen Einfluss haben die Stakeholder?

• Was sind die Stakeholder Interessen?

Dieser Schritt ist aus einem Grund notwendig: Je größer ein Projekt ist, desto größer ist auch die Anzahl der Stakeholder. Für jede Stakeholder-Gruppe eigene Maßnahmen zu definieren, würde zu viel Zeit beanspruchen, die man für die eigentliche Arbeit an dem Projekt benötigt. Mit der Stakeholderanalyse werden die verschiedenen Interessensgruppen auch gleich in verschiedene Kategorien eingeteilt und dementsprechend auch Maßnahmen abgeleitet.

3. Leiten Sie Maßnahmen für Ihre Stakeholder ab

In diesem Schritt geht es also darum, diese Maßnahmen zu definieren. Wie genau diese gestaltet werden, hängt natürlich von dem Projekt und dem Unternehmen ab. Folgende Grundsätze sollten Sie allerdings im Hinterkopf behalten:

• Die Kommunikation sollte gerade bei all jenen Interessensgruppen gut ausgebaut sein, die einen großen Einfluss auf das Projekt haben. Dies kann beispielsweise der Auftraggeber oder die Management-Ebene sein. Wichtig ist hier, dass auf einen gegenseitigen Dialog gesetzt wird, um einen Mehrwert für beide Seiten zu schaffen.

• Wichtige Stakeholder-Gruppen, die dem Projekt gegenüber kritisch sind, sollten auch nicht vernachlässigt werden. Hier gilt es, das Bewusstsein und die Sinnhaftigkeit des Projekts in den Vordergrund zu stellen. Somit wird das negative Umfeld minimiert.

• Sie sollten Stakeholder-Gruppen, die nur einen minimalen Einfluss haben, nur begrenzt Aufmerksamkeit schenken. Übermitteln Sie dazu Informationen, ohne einen allzu großen Zeitaufwand zu investieren. Sie sollten sich hierzu auch die Pareto-Regel im Hinterkopf behalten, da das Prinzip auch hier anzuwenden ist.

Wenn Sie diese Grundsätze bei der Erstellung der Maßnahmen beachten, können Sie effizient mit den Stakeholdern kommunizieren. 

4. Setzen Sie die Maßnahmen um

In diesem Schritt geht es darum, die von Ihnen gesetzten Maßnahmen im Sinne des Stakeholdermanagements umzusetzen. Hier bauen Sie die Kommunikationskanäle mit den verschiedenen Stakeholder-Gruppen auf, vereinbaren Meetings, usw. 

5. Überwachen Sie Ihre Stakeholder

Im Laufe des Projekts wird es immer wieder Veränderungen geben. Es könnten beispielsweise Umstände dazu führen, dass neue Stakeholder-Gruppen miteinbezogen werden oder auch frühere Stakeholder-Gruppen für das Projekt nicht mehr relevant sind.

In diesem Zusammenhang ist es im letzten Schritt also wichtig, dass Sie regelmäßig das Projekt kontrollieren und die Situation Ihrer Interessensgruppen analysieren. Betrachten Sie die relevanten Gruppen. Haben sich hier Veränderungen ergeben? Müssen diese Stakeholder mehr miteinbezogen werden? Ist die Art der Kommunikation mit diesen Stakeholdern ideal gewählt?

Je flexibler Sie als Projektleiter hier auf Veränderungen reagieren können, desto wahrscheinlicher haben Sie Erfolg mit Ihrem Stakeholdermanagement. Soweit zum letzten Schritt im Stakeholdermanagement Prozess.

Best-Practices im Stakeholdermanagement

Damit Sie mit Ihrem Stakeholdermanagement erfolgreich sind und die Stakeholder-Interessen gut analysieren und in Ihre Strategie integrieren können, geben wir Ihnen im folgenden Absatz einige Tipps. Diese Stakeholdermanagement-Tipps sollen Ihnen eine bessere Chance auf Erfolg sichern.

Bleiben Sie authentisch

Wie auch bei allen anderen Dingen im Leben kann es einmal zu Fehlern kommen. Auch in einem Projekt lassen sich Fehler nicht vermeiden. Wichtig hierbei ist es allerdings, dass Sie Probleme und Fehler den Stakeholder-Gruppen gegenüber kommunizieren. Dies zeigt, dass Sie als Projektleiter für Fehler einstehen und Verantwortung übernehmen.

Im besten Fall können Sie durch die Kommunikation mit den Stakeholder-Gruppen deren Know-How nutzen, um Probleme für Lösungen zu finden. Nehmen Sie sich daher Zeit und stehen Sie im engen Kontakt mit den wichtigsten Stakeholdern.

Bauen Sie Vertrauen auf

Das Vertrauen der Interessensgruppen kann im späteren Verlauf des Projekts sehr nützlich sein. Sie sollten daher zu Beginn bereits geeignete Kommunikationskanäle mit den relevanten Stakeholdern aufgebaut haben. Eine proaktive Kommunikation mit den Stakeholder fördert den Erfolg des Projekts. Zudem zeigt es den Stakeholdern, dass Sie in das Projekt miteingebunden werden und dass auf deren Wünsche eingegangen wird. 

Verstehen Sie die Bedürfnisse der Stakeholder

Darüber hinaus ist es auch wichtig, dass Sie die Bedürfnisse der Stakeholder kennen. Schließlich sind diese auch direkt oder indirekt am Projekt beteiligt, sie werden auch vom Verlauf bzw. dem Ergebnis beeinflusst. Somit sollten Sie als Projektleiter die Stakeholder Interessen verfolgen. 

Dies schafft eine ganzheitliche Lösung, sowohl für Sie und Ihr Projekt als auch für die verschiedenen Interessengruppen, die von dem Projekt beeinflusst sind bzw. dieses beeinflussen.

Erfolgreiches Stakeholdermanagement mit Asana

Wie sich das Stakeholdermanagement konkret an Ihrem Projekt gestaltet, hängt sowohl von der Art der Stakeholder ab als auch von Ihrem Projekt und dem Unternehmen. Oftmals ist es allerdings schwierig in der heutigen Zeit, die Kommunikation und die Beteiligung der Stakeholder richtig zu organisieren.

Hier können Ihnen digitale Tools wie Asana als Unterstützung dienen. Sie können beispielsweise Workflows erschaffen, bei denen Sie die Stakeholder als beteiligte Personen hinzufügen. Sie können auch im Work Management die konkreten Aufgaben im Projekt vom Feedback der Stakeholder abhängig machen, somit wird dieses verlässlich eingebaut.

Sie können aber auch die Projekte so gestalten und aufsetzen, dass Sie wiederkehrend daran erinnert werden, den Stakeholdern Updates zu kommunizieren. Aber auch Reporting-Dokumente lassen sich bei Asana erstellen. Sie sehen also, dass digitale Tools hierbei sehr hilfreich sein können.