Executive Summary schreiben: Die Grundlagen im Überblick!

Einer der großen Vorteile von Projektmanagement ist die Möglichkeit, die gesamte Arbeit Ihres Teams zu planen, verwalten und durchzuführen. Oft ist es dabei hilfreich, alle Informationen auf einen Blick zu erhalten. Aber manchmal wollen sich neue Projektmitglieder oder beteiligte Führungskräfte auch nur einen groben Überblick über das Projekt verschaffen. Sie benötigen daher ein aussagekräftiges Dokument, mit dem Sie die wichtigsten Punkte zu Ihrem Projekt teilen können – ohne die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu verlieren.

Am besten nutzen Sie dafür eine gute Executive Summary, also eine Zusammenfassung für Entscheidungsträger. Wenn Sie eine Executive Summary schreiben sollen und das noch Neuland für Sie ist, erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie über die Planung, Erstellung und gemeinsamen Nutzung von Zusammenfassungen wissen müssen.

Was ist eine Executive Summary?

Beginnen wir mit der Definition der Executive Summary. Eine Executive Summary, auf Deutsch Zusammenfassung, gibt einen Überblick über ein Dokument. Häufig werden Executive Summaries von Startups im Zusammenhang mit einem Businessplan geschrieben, sie enthalten hierbei Informationen über die Geschäftsidee, das Alleinstellungsmerkmal und die Umsetzung.

Länge und Umfang Ihrer Executive Summary werden sich abhängig vom Dokument, das Sie zusammenfassen, unterscheiden. Üblicherweise bewegt sich die Länge einer Executive Summary aber zwischen ein und zwei Seiten. In diesem Dokument kommunizieren Sie alle Informationen, die Ihre Leser und wichtigen Beteiligten benötigen.

Überlegen Sie sich Folgendes: Wenn einer Ihrer wichtigsten Beteiligten nur die Zusammenfassung für Entscheidungsträger liest, hätte diese Person dann alle notwendigen Informationen, um alle Aufgaben erfolgreich zu erledigen? Ist die Antwort ja, erfüllt Ihre Executive Summary seinen Zweck.

Von folgenden Unterlagen werden Sie häufig Zusammenfassungen für Entscheidungsträger finden:

• Business Cases

• Projektanträgen

• Businessplan

• Forschungsdokumenten

• Umweltstudien

• Marktanalysen

• Projektplänen

• Business Model Canvas

Üblicherweise umfassen gute Executive Summarys vier Bereiche:

• Beginnen Sie mit dem Problem oder Bedürfnis, das durch das Dokument gelöst bzw. abgedeckt werden soll.

• Beschreiben Sie kurz die empfohlene Lösung.

• Erklären Sie den Wert und die Vorteile der Lösung.

• Schließen Sie mit einem Fazit über die Wichtigkeit dieses Projekts ab.

Wenn es um eine Executive Summary eines Businessplans geht, sollten Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Idee beinhalten. Dazu zählt etwa der USP, das Gründerteam, das Management-Team, der Marketingplan und der Kapitalbedarf. 

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Was ist eine Executive Summary im Projektmanagement?

Im Projektmanagement bietet eine Zusammenfassung, die als Executive Summary oder auch Management Summary bezeichnet wird, den Beteiligten aus unterschiedlichen Abteilungen, Teamleitern und Projektbeteiligten Klarheit. Stellen Sie es sich als „Kurzpräsentation“ für Teammitglieder vor, die keine Zeit haben oder sich nicht im Detail mit allen Informationen zum Projekt beschäftigen müssen.

Der größte Unterschied zwischen einer Zusammenfassung im Projektmanagement und einer traditionellen Zusammenfassung im Zuge eines Businessplans ist, dass Ersteres zu Beginn Ihres Projektes erstellt werden sollte, wohingegen Letzteres nach der Entwicklung Ihres Geschäftsplans verfasst wird. Wenn Sie beispielsweise eine Zusammenfassung schreiben, die für eine Umweltstudie gedacht ist, würden Sie einen Bericht mit den Ergebnissen und Erkenntnissen der Studie nach deren Beendigung erstellen. Im Vergleich dazu wollen Sie bei einer Executive Summary im Projektmanagement darlegen, was mit dem Projekt erreicht werden soll und warum diese Ziele wichtig sind.

Dieselben vier Bereiche gelten im Projektmanagement auch, wenn Sie eine prägnante Executive Summary schreiben wollen:

• Beginnen Sie mit dem Problem oder Bedürfnis, das durch das Projekt gelöst werden soll. Warum wird das Projekt durchgeführt? Welche Erkenntnis, welches Bedürfnis oder Kunden-Feedback, welcher Produktplan haben Sie dazu veranlasst, dieses Projekt auf die Beine zu stellen?

• Beschreiben Sie kurz die empfohlene Lösung oder die Ziele des Projekts. Wie wird das Projekt das Problem, das Sie im ersten Teil vorgestellt haben, lösen? Was sind die Ziele und Vorgaben dieses Projekts?

• Erklären Sie den Wert und die Vorteile der Lösung. Was wird passieren, wenn Sie Ihr Projekt abgeschlossen haben? Wie wird es das Problem aus Teil 1 verbessern oder lösen?

• Schließen Sie mit einem Fazit über die Wichtigkeit dieser Arbeit ab. Dieser Teil bietet Ihnen eine weitere Möglichkeit, um die Bedeutung Ihres Projekts zu verdeutlichen. Beschreiben Sie, warum das Projekt wichtig ist. Dabei kann es auch hilfreich sein, wenn Sie sich auf Ihre Leser beziehen und erklären, wie Ihre Lösung auch deren Problem lösen kann. Nennen Sie abschließend noch wichtige erste Schritte.

Wenn das Executive-Summary-Schreiben noch Neuland für Sie ist, fragen Sie sich vielleicht, wie sie mit anderen Elementen des Projektmanagements zusammenhängt. Wir zeigen Ihnen, wo Zusammenfassungen einzuordnen sind:

Executive Summary vs. Projektplan

Ein Projektplan ist ein Wegweiser mit allen wichtigen Schritten, die im Laufe Ihres Projekts erledigt werden müssen, damit Sie die Ziele und Zielvorgaben Ihres Projekts erreichen. Projektpläne umfassen Ihre Ziele, Erfolgskennzahlen, Beteiligte und Rollen, das Budget, Meilensteine und Ergebnisse, die Zeitleiste und einen Zeit- sowie Kommunikationsplan.

Bei einer Executive Summary geht es um einen Überblick über die zentralsten Informationen zu Ihrem Projektplan. Denken Sie an die wesentlichen Punkte, die Ihr Managementteam kennen muss, wenn es zum ersten Mal mit Ihrem Projekt in Berührung kommt und noch keine Möglichkeit hatte, Ihren Projektplan zu studieren – genau diese Informationen gehören in Ihre Zusammenfassung.

Executive Summary vs. Projektübersicht

Projektübersichten und Zusammenfassungen bestehen oft aus ähnlichen Punkten – beide umfassen die wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt. Ihre Projektübersicht sollte jedoch direkt an Ihr Projekt angehängt werden. Sie sollte also jederzeit eingesehen werden können.

Zwar können Sie abhängig von der Art des von Ihnen verwendeten Projektmanagement-Tools die Executive Summary in Ihr Projekt einbetten, aber es auch als eigenständiges Dokument verwenden.

Executive Summary vs. Projektziele

Ihre Zusammenfassung sollte im zweiten Teil (Beschreiben Sie kurz die empfohlene Lösung oder die Ziele des Projekts) Ihre Projektziele umfassen und diese eingehend darstellen. Erläutern Sie zusätzlich zu den Projektzielen auch, warum Ihre Projektziele von Bedeutung sind und wie Sie vorhaben, diese zu erreichen.

Welche Vorteile hat eine Executive Summary?

Sie fragen sich jetzt vielleicht: Warum sollte ich für mein Projekt eine Zusammenfassung schreiben? Genügt nicht der Projektplan?

Wie bereits erwähnt, hat nicht jeder die Zeit und den Bedarf, sich tiefgreifend mit Ihrem Projekt auseinanderzusetzen. Manche möchten auf einen Blick die Ziele sehen und verstehen, warum diese bedeutsam sind. Work Management Tools wie Asana, unterstützen Sie bei der Erfassung der zentralen Informationen Ihres Projekts. Damit erhalten Sie und Ihr Team Klarheit darüber, wer was bis wann erledigt. Ihre Zusammenfassung richtet sich daher weniger an Teammitglieder, die aktiv am Projekt mitarbeiten, als an außenstehende Beteiligte, die auf einen Blick erfahren wollen, worum es bei Ihrem Projekt geht und warum es wichtig ist.

Eine gute Executive Summary gibt Beteiligten einen Überblick über das gesamte Projekt und seine wichtigsten Eckpunkte – ohne sich mit allen Details beschäftigen zu müssen. Wenn sie mehr Informationen möchten, können Sie auf den Projektplan zurückgreifen oder sich die Aufgaben in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool ansehen.

Wie schreibe ich eine Executive Summary?

Jede Zusammenfassung für Entscheidungsträger besteht aus vier Teilen. Folgen Sie unserer Vorlage, damit Ihre ein voller Erfolg wird. Nachdem Sie sie verfasst haben, lesen Sie sie erneut, um sicherzustellen, dass sie alle Informationen enthält, die von besonderem Interesse für Ihre Beteiligten sind.

1. Beginnen Sie mit dem Problem oder Bedürfnis, das durch das Projekt gelöst bzw. abgedeckt werden soll

Erklären Sie zunächst, warum dieses Dokument (und das dazugehörige Projekt) wichtig ist. Nehmen Sie sich Zeit, um das Problem darzustellen, geben Sie eine etwaige Marktanalyse dazu an und inkludieren Sie Kundenfeedback. Machen Sie deutlich, warum dieses Problem (auch) für Kunden relevant ist und warum es wichtig ist, es zu lösen.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie arbeiten für einen Uhrenhersteller. Ihre Aufgabe ist es, eine einfachere, günstigere Uhr zu entwickeln, die sowohl weiterhin Käufer von Luxusprodukten als auch ein neues Kundensegment anspricht.

Executive Summary – Beispiel:

Kürzlich durchgeführte Kundenumfragen ergaben, dass sich 52 % der Kunden eine einfachere und günstigere Version unseres Produkts wünschen. Kunden, die sich für Uhren unserer Konkurrenzunternehmen entschieden haben, nannten in 87 % der Fälle den Preis als Grund dafür. Um die Bedürfnisse unserer bestehenden Kunden bestmöglich abzudecken und in neue Märkte vorzustoßen, müssen wir neue Uhren entwickeln, die wir diesem Marktsegment zu einem angemessenen Preis verkaufen können.

2. Beschreiben Sie kurz die empfohlene Lösung oder die Ziele des Projekts

Nachdem Sie nun das Problem beschrieben haben, stellen Sie Ihre Lösung dafür vor. Im Gegensatz zu einer Kurzbeschreibung oder einem Überblick sollten Sie bei Ihrer Lösung entschlossen vorgehen. An diesem Punkt geht es darum, Ihre Leser von Ihrer Lösung zu überzeugen. Sie wollen hier keine Ideen sammeln, sondern werben um Unterstützung für Ihren vorgeschlagenen Lösungsweg.

Da Sie Ihre Zusammenfassung zu Beginn Ihres Projekts schreiben, ist es in Ordnung, wenn Sie noch nicht alle gewünschten Ergebnisse und Meilensteine im Einzelnen benennen können. Aber Sie haben hier die Gelegenheit, in groben Zügen vorzustellen, wie Ihr Projekt ablaufen wird. Wenn Sie für die Formulierung eines groben Überblicks der wichtigsten Projektergebnisse und der Zeitleiste Unterstützung brauchen, könnten Sie einen Projektstrategieplan erstellen, bevor Sie sich an die Zusammenfassung machen.

Gehen wir nun zurück zu unserem Executive-Summary-Beispiel:

Die günstigste Version unserer neuen Uhrenserie wird 20 % weniger kosten als unser aktuell billigstes Produkt. Dabei lassen wir uns die Option offen, sie sogar um 40 % günstiger anzubieten, aber das wird von Material und Uhrwerk abhängig sein. Um diese Preise anbieten zu können, werden wir Folgendes tun:

• Wir bieten Uhren mit neuen Materialen wie vielleicht Silikon oder Holz an

• Wir verwenden ein Quarzwerk höchster Qualität statt der automatischen Uhrwerke

• Wie bieten anpassbare Uhrbänder an und setzen auf Auswahl und Flexibilität anstatt auf üblichen Luxus

Beachten Sie, dass die Qualität jeder Uhr weiterhin genauestens geprüft wird, um die erstklassige Geschwindigkeit und Präzision unserer aktuellen Produkte beizubehalten.

3. Erklären Sie den Wert und die Vorteile der Lösung

An diesem Punkt beleuchten Sie genauer, welchen Einfluss Ihre Lösung haben und wie sie das zu Beginn beschriebene Problem verbessern wird. Wenn Sie Ergebnisse erwarten, erläutern Sie diese. In diesem Abschnitt können Sie auch Informationen zum Finanzplan, Risiken des Projekts und weitere mögliche Vorteile einbringen. Zudem sollten Sie ergänzen, wie Ihr Projekt mit Ihren Unternehmenszielen oder OKRs zusammenhängt.

Kommen wir auf unser Executive-Summary-Beispiel zurück:

Wir hoffen, mit neuen Angeboten, die zwischen 20 und 40 % günstiger sind als unsere aktuell billigste Version, neben dem Luxussegment auch in den breiteren Uhrenmarkt einsteigen zu können. Das wird uns helfen, unser Ziel „Die Ausweitung der Marke“ (Geschäftsjahr 2022) zu erreichen. Diese neuen Angebote können uns potenziell einen zusätzlichen Gewinn von mindestens 3 Mio. Dollar jährlich einbringen. Somit würde es uns auch unserem Ziel, jährlich 7 Mio. Dollar Gewinn zu erwirtschaften, näher bringen (Geschäftsjahr 2022).

Frühere Kundenumfragen zeigten, dass günstigere Optionen keinen Einfluss auf den Wert oder das Prestige der Luxusmarke hätten, aber das ist natürlich ein Risiko, das wir beim Projektdesign beachten sollten. Um dieses Risiko zu mindern, wird das Produktmarketingteam sechs Monate vor der Einführung die Arbeit mit seiner Vermarktungsstrategie aufnehmen.

4. Schließen Sie mit einem Fazit über die Wichtigkeit dieser Arbeit ab.

Nachdem Sie alle für Ihre leitenden Beteiligten wichtigen Informationen zusammengefasst haben, können Sie in diesem Abschnitt noch einmal die Bedeutung dieses Projekts für das Unternehmen hervorheben. Welche Punkte sollten sie aus dieser Executive Summary unbedingt mitnehmen?

Vervollständigen wir unser Executive-Summary-Beispiel:

Günstigere und vielfältige Angebote erlauben es uns nicht nur, einen neuen Markt zu erschließen – sie werden auch unsere Marke positiv erweitern. Aufgrund der erhöhten Aufmerksamkeit durch diese neuen Angebote und der erwarteten Nachfrage nach günstigeren Uhren, rechnen wir mit einem jährlichen Wachstum von 2 % unserer Marktanteile. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Vermarktungsstrategie und der Dokumentation unserer Kundenumfragen.

Beispiel für eine gute Executive Summary 

Wenn Sie alles zusammengefügt haben, könnte Ihre Zusammenfassung so aussehen:

Nachdem Sie dieses Projekt nun mithilfe der Executive Summary vorgestellt haben, geht es nun darum, das Projekt erfolgreich durchzuführen. Wie Ihnen dabei Asana helfen kann, intelligenter zu arbeiten, erfahren Sie hier:

Welche Fehler sollte man bei der Executive Summary vermeiden?

Sie werden nicht über Nacht lernen, wie Sie eine professionelle Executive Summary schreiben, und das ist auch völlig in Ordnung. Verwenden Sie zu Beginn die vierteilige Vorlage aus diesem Artikel als Leitfaden. Und während Sie Ihre Technik mehr und mehr verfeinern, haben wir hier noch ein paar übliche Fehler, die Sie vermeiden sollten:

Kein Fachjargon

Jeder – angefangen bei den Projektbeteiligten bis hin zu Führungskräften – soll Ihre Zusammenfassung lesen und verstehen können. Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise einen viel detaillierteren Einblick in die tägliche Arbeit und die einzelnen Aufgaben haben, als andere Beteiligte. Lesen Sie daher Ihre Executive Summary abschließend noch einmal durch und stellen Sie sicher, dass sie keine unnötigen Fachbegriffe beinhaltet. Erklären Sie, wenn möglich, fachspezifische Worte, oder vermeiden Sie sie am besten gänzlich.

Keine Einleitung

Die Executive Summary wird bei fast allen Dokumenten zu Beginn angeführt. Verwechseln Sie es daher nicht mit einer Einleitung. Bei einer Einleitung geht es hauptsächlich darum, dass Sie die Leser dieses Dokuments an das Thema bzw. das Projekt heranführen. Bei einer Executive Summary hingegen geht es darum, kurz und knapp eine Übersicht zu geben über das Dokument. Konzentrieren Sie sich hier eher auf Fakten.

Vergessen Sie nicht: Das ist kein vollständiger Bericht

Ihre Zusammenfassung für Entscheidungsträger ist genau das – eine Zusammenfassung. Wenn Sie merken, dass Sie sich schon in Details wie spezifische Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Dateianhänge verlieren, gehen Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich, welche Informationen für dieses Executive Summary wirklich relevant sind. Manche Details sind wichtig, schließlich wollen Sie, dass Ihre Zusammenfassung praxisnah und überzeugend ist. Vergessen Sie aber nicht, dass der Großteil der Informationen zu Ihrem Projekt in Ihrem Work Management Tool erfasst wird – nicht in Ihrer Zusammenfassung.

Ihre Executive Summary muss eigenständig funktionieren

Sie kennen Ihr Projekt in- und auswendig – Ihre Beteiligten allerdings nicht. Nehmen Sie sich daher nach dem Verfassen Zeit, um sicherzustellen, dass die Zusammenfassung unabhängig von weiteren Unterlagen für andere Sinn ergibt. Brauchen Ihre Leser zusätzliche Informationen, um die Executive Summary zu verstehen? Lautet die Antwort ja, fügen Sie diese in Ihren Text ein oder geben Sie Links zu weiterführenden Materialien an.

Korrekturlesen

Ihre Executive Summary ist ein flexibles Dokument, das Sie jederzeit öffnen können, um z. B. Tippfehler auszubessern. Es schadet aber nie, es einmal zu überprüfen. Sie können es auch einem Kollegen schicken, der den Text noch nicht kennt und Fehler vielleicht schneller entdeckt.

Bleiben Sie realistisch

Gerade bei einer Executive Summary sind viele dazu verleitet, mit dem potentiellen Gewinn bzw. Umsatz etwas zu übertreiben. Solche Übertreibungen wirken sehr unprofessionell und lassen die Executive Summary meist sogar in einem schlechteren Licht dastehen. Vermeiden Sie dies, indem Sie realistisch bleiben. Dennoch sollte aber die Executive Summary mit einem positiven Ausblick enden.

Kurz gesagt: Eine Executive Summary ist ein absolutes Muss

Zusammenfassungen sind eine großartige Möglichkeit, um alle über Ihr Projekt auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie viele Projektbeteiligte haben, die sich einen schnellen Überblick über Ihr Projekt, die Problemstellung und die von Ihnen vorgeschlagene Lösung machen wollen, eignet sich eine Executive Summary perfekt, um diese benötigten Informationen bereitzustellen.

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