Wie Sie einen Projektplan erstellen, mit dem Ihr Projekt wirklich nach Plan verläuft

Projektpläne sind unerlässlich, um alle Projektbestandteile organisiert und auf Kurs zu halten. Ein großartiger Projektplan hilft Ihnen, Ihre Projektarbeit mit all den erforderlichen Elementen – von Zielen und Budgets bis hin zu Meilensteinen und Kommunikationsplänen – an einem Ort umzusetzen. Mit einem Plan, der Ihr Projekt auf Erfolgskurs bringt, sparen Sie sich nicht nur Zeit, sondern auch ein paar Kopfschmerzen. Und so geht’s.

Warum Projektpläne wichtig sind

Ein Projektplan bildet die Grundlage für das gesamte Projekt. Ohne einen solchen entgeht Ihnen der erste entscheidende Baustein im gesamten Projektmanagement-Prozess. Ein klarer, niedergeschriebener Projektplan dient als Orientierungshilfe für alle Beteiligten und sorgt gleichzeitig dafür, dass sich alle Ihrer Verantwortlichkeiten bewusst sind. Er zeigt Ihnen außerdem vor Beginn des Projekts auf, ob Sie über die Ressourcen verfügen, die Sie für die Umsetzung benötigen.

Ein Projektplan ermöglicht es Ihnen als Projektleiter auch, mögliche Herausforderungen, die während der Umsetzung auftreten könnten, noch während der Planungsphase des Projekts vorherzusehen. Laut einer Studie des Project Management Institute besteht ein enger Zusammenhang zwischen Projektplanung und Projekterfolg. Je besser Ihr Plan, desto besser Ihr Ergebnis. Eine erfolgreiche Planungsphase bedeutet also auch eine höhere Projekteffizienz und bessere Resultate.

Was gehört in einen Projektmanagement-Plan?

Damit Ihr Projekt während der gesamten Zeit nach Plan verläuft, sollte Ihr Projektplan alle flexiblen Elemente beinhalten. Das sind die Bestandteile, die jeder klare Projektmanagement-Plan haben sollte:

  • Ziele und KPIs
  • Wichtige Beteiligte und ihre Funktionen
  • Budget
  • Meilensteine und zu erbringende Leistungen
  • Zeitplan
  • Kommunikationsplan

Sie wissen nicht genau, was die einzelnen Begriffe bedeuten oder beinhalten sollen? Lassen Sie uns kurz ins Detail gehen:

Ziele und KPIs

Sie arbeiten aus einem bestimmten Grund an diesem Projekt - wahrscheinlich möchten Sie, Ihr Team oder Ihr Unternehmen ein gesetztes Ziel erreichen. Aber wie wollen Sie feststellen, ob Sie dieses Ziel erreicht haben, wenn Sie keine Möglichkeit haben, den Erfolg zu messen?

Es ist wichtig, ein gewünschtes Ergebnis zu definieren. Dies gibt Ihrem Projekt einen Zweck und sorgt dafür, dass alle informiert sind und sich auf die gewünschten Resultate konzentrieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele messbar sind. Das Ziel einer Veranstaltung könnte beispielsweise sein, am 22. Juni eine dreitägige Jahreskonferenz für SEO-Profis mit mindestens 1.000 Teilnehmern durchzuführen. Diese Zielvorgabe ist sowohl klar, als auch messbar.

Außerdem sollten Sie auch Key Performance Indicators (KPIs), also Erfolgsmetriken, in Ihren Projektplan aufnehmen. Diese ermöglichen Ihnen, Ihre Leistung im Vergleich zu den von Ihnen gesetzten Zielen zu messen. Während Ihr Ziel das angestrebte Ergebnis darstellt, zeigen die KPIs Ihnen an, ob Sie auf dem richtigen Weg zu diesem Ergebnis sind oder nicht. Ein KPI für unser Veranstaltungsbeispiel ist die Anzahl der neuen E-Mail-Listen-Abonnenten, die notwendig sind, um die SEO-Konferenz zu bewerben.

Wichtige Beteiligte und ihre Funktionen

Sie werden wahrscheinlich nicht alleine an Ihrem Projekt arbeiten (aber falls doch, ist dieser Punkt trotzdem relevant für Sie). Die Durchführung eines Projekts bedeutet in der Regel, dass weitere Beteiligte an der Umsetzung mitwirken. Schildern Sie in Ihrem Plan, welche Teammitglieder Teil des Projekts sein werden und welche Funktionen die einzelnen Personen übernehmen. Das hilft Ihnen bei der Entscheidung, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist (darauf gehen wir gleich ein). Außerdem sollten Sie alle Beteiligten darüber informieren, was sie von ihnen erwarten und wie sie am Projekt mitwirken sollen.

Die Verwendung eines Systems wie das DACI-Modell hilft zu bestimmen, wer das Projekt vorantreibt, wer Entscheidungen genehmigt, wer am Projekt mitwirkt und wer während des Projektverlaufs informiert werden muss.

Budget

Die Durchführung eines Projekts kostet in der Regel Geld. Egal ob es sich um die Einstellung von Freelancern für das Verfassen von Inhalten oder ein Cateringunternehmen für eine Veranstaltung handelt – Sie werden wahrscheinlich einige Ausgaben haben.

Legen Sie Ihr Budget fest, bevor die Ausgaben beginnen. Somit erhalten Sie die Freigabe im Vorfeld und können später in der Umsetzungsphase Ihres Projekts kluge und wirtschaftliche Entscheidungen treffen.

Auch die richtige Verteilung dieses Budgets wird einfacher sein, wenn Sie bereits einen Projektplan erstellt haben. Die Planung hilft Ihnen, die Kosten der einzelnen Bestandteile Ihres Projekts zu bestimmen, ohne später Überraschungen zu erleben.

Meilensteine und zu erbringende Leistungen

Ein wichtiger Teil der Planung Ihres Projekts ist die Festlegung von Meilensteinen oder konkreten Leistungen, die erbracht werden sollen. Meilensteine erfordern keinen Start- und Endtermin, aber das Erreichen eines solchen Meilensteins markiert den Abschluss einer bedeutenden Etappe Ihres Projekts. Sie dienen dazu, den Fortschritt zu messen. Nehmen wir an, Sie arbeiten an der Entwicklung eines neuen Produkts für Ihr Unternehmen. Wenn Sie auf Ihrer Projektzeitleiste einen Meilenstein für die Fertigstellung des Prototyps setzen, können Sie besser den bisher erzielten Fortschritt messen.

Eine Leistung hingegen ist das, was tatsächlich erstellt wird, sobald Sie einen Meilenstein erreichen. In unserem Beispiel der Produktentwicklung haben wir einen Meilenstein erreicht, als wir die Leistung, also den Prototyp, entwickelt haben.

Zeitplan

Nachdem Sie die grundlegenden Verantwortlichkeiten abgedeckt haben, ist es nun an der Zeit, sich auf die Details zu konzentrieren. Beginnen Sie damit, Ihr Projekt in Aufgaben aufzuteilen und stellen Sie sicher, dass kein Teil des Prozesses übersprungen wird. Größere Aufgaben können auch in kleinere Unteraufgaben unterteilt werden, wodurch sie leichter zu bewältigen sein werden.

Dann nehmen Sie jede Aufgabe und Unteraufgabe und weisen ihnen ein Start- und Enddatum zu. Auf einer übersichtlichen Projektzeitleiste können Sie nun bereits die Zusammenhänge Ihrer Aufgaben visualisieren. Achten Sie darauf, Projektbeteiligte hinzuzufügen, und geben Sie an, wer was bis wann erledigen soll.

Kommunikationsplan

Die meisten Projekte umfassen mehrere Beteiligte. Das bedeutet, dass die Kommunikationsstile zwischen ihnen variieren können. Es empfiehlt sich daher, Ihre Erwartungen für das Projekt im Voraus festzulegen. Ein Kommunikationsplan ist wichtig, damit jeder weiß, was vor sich geht, wie das Projekt voranschreitet und was als nächstes geschieht. Falls es dann zu Schwierigkeiten kommt, haben Sie bereits einen klaren Kommunikationsplan etabliert.

Ziehen Sie Folgendes in Betracht, während Sie Ihren Kommunikationsplan erstellen:

  • Wie viele projektbezogene Meetings sind nötig? Welche Zielstellung haben diese?
  • Wie handhaben Sie Status-Updates? Wo teilen Sie diese mit anderen?
  • Welches Tool wird zur Verwaltung des Projekts und für die Kommunikation von Fortschritten und Neuigkeiten verwendet?

Beispiel eines Projektplans: Jährlicher Inhaltskalender

Beispiel eines Projektplans für einen Inhaltskalender

Um Ihnen zu zeigen, wie Ihr Projektmanagementplan aussehen sollte, finden Sie hier zwei Beispielpläne für Marketing- und Designprojekte. Diese können Sie als Orientierung für Ihre eigene Projektplanung verwenden.

Nehmen wir an, Sie haben die Verantwortung für die Inhalte Ihres Unternehmens und sollen einen Content-Marketing-Kalender für alle Inhalte erstellen, die im nächsten Jahr veröffentlicht werden. Natürlich ist es auch Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alles termingerecht erledigt wird. Ihr nächster Schritt besteht also darin, Ihren Projektplan zu erstellen. Dieser könnte wie folgt aussehen:

Ziele und KPIs

Sie legen fest, dass Ihr Ziel für die Inhaltserstellung und -ausführung gemäß Ihrem Inhaltskalender darin besteht, den Umfang um 10 % zu erhöhen. Ihre Key Performance Indicators (KPIs) sind die Anzahl der geöffneten E-Mails und die Klickrate in E-Mails, die Anzahl der Social-Media-Follower Ihres Unternehmens und die Platzierung Ihrer Inhalte in den Suchmaschinen.

Beteiligte und ihre Funktionen

Es werden fünf Personen an diesem Projekt beteiligt sein.

  • Sie, hauptverantwortlich für die Inhalte: Entwicklung und Pflege des Inhaltskalenders
  • Brandon und Jamie, Texter: Bereitstellung von Entwürfen und Texten für jeden Inhalt
  • Nate, Korrekturleser: Bearbeitung des Inhalts und Feedbackübermittlung
  • Paula, Producer: Veröffentlichung der fertigen Inhalte
Budget

Ihr Budget für den Inhaltskalender und die Inhalte eines Jahres beträgt 50.000 €.

Meilensteine und zu erbringende Leistungen

Ihr erster Meilenstein ist die Fertigstellung des Inhaltskalenders, der alle Themen des Jahres anzeigt. Die Leistung ist ein Kalender, den Sie mit anderen teilen können.

Zeitplan

Sie haben festgelegt, dass Ihr Zeitplan für Ihren Inhaltskalender wie folgt aussehen soll:

  • 15. Oktober - 1. November: Recherchephase, um Ideen für Themen zu generieren
  • 2. November - 30. November: Themen für Inhalte festlegen
  • 1. Dezember - 1. Januar: Erstellung des Kalenders
  • 1. Januar - 31. Dezember: Der Inhalt des gesamten Jahres wird von Brandon und Jamie geschrieben und von Nate redigiert.
  • 16. Januar bis 31. Dezember: Paula beginnt mit der Veröffentlichung und setzt diese das ganze Jahr über kontinuierlich fort.
Kommunikationsplan

Im Rahmen Ihres Kommunikationsplans findet ein Kick-off-Meeting und anschließend monatliche Update-Meetings statt. Wöchentliche Status-Updates werden am Freitagnachmittag verschickt. Die gesamte projektbezogene Kommunikation erfolgt innerhalb eines Projektmanagement-Tools.

Beispiel eines Projektplans für die Neugestaltung der Website

Beispiel für einen allgemeinen Designprojektplan

In diesem Beispiel wird Ihre Website endlich durch die Neugestaltung der Website aktualisiert (eigentlich handelt es sich eher um eine komplett neue Version). Dieses Projekt erfordert angesichts des großen Umfangs und der hohen Erwartungen der verschiedenen Beteiligten einen detaillierten Plan.

Ziele und KPIs

Ihr grundlegendes Ziel ist es, die Besucherzahlen auf der Website des Unternehmens bis zum Ende des Jahres um 15 % zu steigern. Ihre KPIs wird durch die Anzahl der täglichen Besucher dargestellt, die sich für Ihre kostenlose Testversion anmelden, sowie durch die Anzahl der Registrierungen.

Beteiligte und ihre Funktionen
  • Sie, Projektleitung: Planung und Verwaltung des Projekts
  • Sophie, UXR: Recherche und Präsentation der Erkenntnisse
  • James und Jenny, Design: Bereitstellung neuer Designs für die Website
  • Shelly, Inhalte: Erstellung von Texten und Inhalten für alle neuen Bereiche oder Webseiten
  • Kate, Webentwicklung: Umsetzung der neuen Website
  • Rob, Leitung der Webentwicklung: Qualitätsmanagement und Launch der neuen Website
  • Emily, Leitung Marketing: Feedback und Projektgenehmigungen
Budget

Das Budget für die Neugestaltung der Website beträgt 30.000 €.

Meilensteine und zu erbringende Leistungen

Ihren ersten Meilenstein erreichen Sie, wenn die Recherchephase abgeschlossen ist und Sophie einen Bericht mit Empfehlungen für das weitere Vorgehen in Hinblick auf Design und Inhalt (die Leistung) sendet.

Zeitplan
  • März - Mai: Sophie führt alle notwendigen Recherchen für die Neugestaltung der Website durch.
  • Mai - Juli: James und Shelly gestalten gleichzeitig das Design und den Inhalt.
  • Anfang August: Kate veröffentlicht die neue Website mit den Designs von James und den Inhalten von Shelly.
Kommunikationsplan

Was den Kommunikationsplan betrifft, so wird ein Projektmanagement-Tool eingesetzt, um alle Aufgaben, sämtliche Kommunikation und Materialen an einem Ort zu erfassen. Dort können alle Beteiligten leicht darauf zugreifen. Vor Beginn der Arbeit wird ein Kick-off-Meeting abgehalten, und nach jedem Erreichen eines Meilensteins findet ein Meeting statt. Alle weitere Kommunikation, einschließlich Status-Updates und eingehende Arbeitsanfragen, findet ebenfalls im Projektmanagement-Tool statt.

Wie ClassPass seine Projektpläne von Anfang bis Ende verwaltet

Kerry Hoffman, Senior Project Manager of Marketing Operations bei ClassPass, beaufsichtigt alle Marketingprojekte, die von den Kreativ-, Wachstums- und Content-Teams durchgeführt werden. Dies sind ihre drei wichtigsten Strategien für die Verwaltung von Projektplänen:

  • Alle Beteiligten im Vorfeld identifizieren: Unabhängig von der Größe des Projekts sollten Sie wissen, wer am Projekt beteiligt ist und wofür jeder verantwortlich ist. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie in jeder Phase die richtigen Personen einbeziehen. Dadurch wird auch der Ablauf von Überprüfungen und Genehmigungen klar, bevor sich das Team an die Arbeit macht.
  • Projektkommunikation definieren: Legen Sie fest, wo und wann die Kommunikation für Ihr Projekt stattfinden soll. Damit sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen an der richtigen Stelle erfasst werden, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
  • Anpassungsfähig bleiben und Arbeitsstile kennenlernen: Projekte verlaufen nicht immer nach Plan, aber durch Anpassungsfähigkeit und Eigeninitiative sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf von Projekten. Finden Sie außerdem heraus, wie die bevorzugte Arbeitsweise Ihrer Projektmitglieder ist, damit Sie dies bei der Erstellung Ihres Plans berücksichtigen. Dadurch gestaltet sich die Arbeit einfacher, sobald Sie mit der Umsetzung beginnen.  

Ihr nächster Projektplan wird ein Erfolg

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind jetzt offiziell ein Projektplanungsprofi. Mit ein paar Schritten, ein wenig Zeit und ganz viel Planung haben Sie erfolgreich einen Projektplan erstellt.

In der Zukunft können Sie Ihre Arbeit und die Ihres Teams auf Kurs halten und Herausforderungen frühzeitig erkennen und angehen. Durch die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Asana lassen sich die einzelnen Schritte Ihres Projektplans souverän durchführen.