Wie Sie einen Projektplan erstellen, mit dem Ihr Projekt wirklich nach Plan verläuft

Projektpläne sind unerlässlich, um alle Projektbestandteile organisiert und auf Kurs zu halten. Ein großartiger Projektplan hilft Ihnen, Ihre Projektarbeit mit all den erforderlichen Elementen – von Zielen und Budgets bis hin zu Meilensteinen und Kommunikationsplänen – an einem Ort umzusetzen. Mit einem Plan, der Ihr Projekt auf Erfolgskurs bringt, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch die ein oder anderen Kopfschmerzen.

Was sind Projektpläne?

Ein Projektplan fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die Ihr Team erledigen muss, damit Sie Ihre Projektziele erfüllen können. Ihr Projektplan sollte Informationen über den Zeitplan, den Umfang und die Ergebnisse enthalten. Sie können den Plan in einer Plattform erstellen, die für alle Teammitglieder zugänglich ist. Wenn Sie einen Projektplan in einem Work-Management-System erstellen, können Sie Arbeitsschritte an einem zentralen Ort planen, nachverfolgen und überwachen.

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Wenn Sie genauer erfahren möchten, worum es bei einem Projektplan geht und wie er sich von anderen Projektbestandteilen unterscheidet, lesen Sie hier weiter:

Projektplan vs. Projektumfang

Der Projektumfang beschreibt die Größe und Grenzen Ihres Projekts. In Ihrem Projektplan sollten Sie den Projektumfang festlegen und diese Informationen mit allen Beteiligten teilen. Wenn Sie befürchten, dass der Umfang den Rahmen sprengt, können Sie sich am ursprünglich von Ihnen festgelegten Projektumfang orientieren und den Projektplan wieder auf den richtigen Kurs bringen.

Projektplan vs. Projektzeitplan

Ihr Projektzeitplan ist Bestandteil Ihres Projektplans. Zu einem vollständigen Projektplan gehören jedoch auch Informationen über weitere Kernelemente des Projekts wie die Beteiligten, Ziele und Meilensteine.

Projektplan vs. agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement bietet Teams die Möglichkeit der Aufteilung von und gemeinsamen Kollaboration an der Arbeit. Agile Ansätze werden häufig über Scrum und mit Sprints realisiert. Genau wie in anderen Projekten profitiert ein agiles Team besonders von Projektplänen, die vor dem Beginn der eigentlichen Arbeit erstellt wurden.

[Lesenswert: Asana für Agile und Scrum]

Warum Projektpläne wichtig sind

Ein Projektplan bildet die Grundlage für das gesamte Projekt. Ohne einen solchen entgeht Ihnen der erste entscheidende Baustein im gesamten Projektmanagement-Prozess. Ein klarer, niedergeschriebener Projektplan dient als Orientierungshilfe für alle Beteiligten und sorgt gleichzeitig dafür, dass sich alle Ihrer Verantwortlichkeiten bewusst sind. Er zeigt Ihnen außerdem vor Beginn des Projekts, ob Sie über die Ressourcen verfügen, die Sie für die Umsetzung benötigen.

Ein Projektplan ermöglicht es Ihnen als Projektleiter auch, mögliche Herausforderungen, die während der Umsetzung auftreten könnten, noch während der Planungsphase des Projekts vorherzusehen. Laut einer Studie des Project Management Institute besteht ein enger Zusammenhang zwischen Projektplanung und Projekterfolg. Je besser Ihr Plan, desto besser Ihr Ergebnis. Eine erfolgreiche Planungsphase bedeutet also auch eine höhere Projekteffizienz und bessere Resultate.

7 Schritte zum Erstellen eines Projektplans, damit Ihre Arbeit planmäßig verläuft

Ein guter Projektmanagement-Plan ist einer, mit dem Sie laufende Arbeitsvorgänge nachverfolgen können. Unabhängig davon, welche Art von Projekt Sie planen, sollte Ihr Projektplan Folgendes enthalten:

  • Ziele
  • Erfolgskennzahlen
  • Wichtige Beteiligte und ihre Funktionen
  • Budget
  • Meilensteine und zu erbringende Leistungen
  • Zeitplan
  • Kommunikationsplan

Sie wissen nicht genau, was die einzelnen Begriffe bedeuten oder beinhalten sollen? Lassen Sie uns kurz ins Detail gehen:

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele

Sie arbeiten aus einem bestimmten Grund an diesem Projektplan – wahrscheinlich möchten Sie, Ihr Team oder Ihr Unternehmen ein gesetztes Ziel erreichen. Aber wie wollen Sie feststellen, ob Sie dieses Ziel erreicht haben, wenn Sie keine Möglichkeit haben, den Erfolg zu messen?

Jeder Projektplan sollte ein klar definiertes Endergebnis haben. Wenn Sie Ihre Ziele festlegen und diese als Grundlage für Ihren Projektplan verwenden, sind alle Beteiligten auf demselben Stand und können sich auf ihren individuellen Beitrag zum Endergebnis konzentrieren. Neueste Forschungsergebnisse haben belegt, dass Teammitglieder, die wissen, wie ihre Arbeit zu den Zielen des Teams beiträgt, doppelt so motiviert sind wie ihre Kollegen, doch nur 26 % der Beschäftigten darüber Bescheid wissen. Indem Sie Ihre Ziele mithilfe eines Projektplans veranschaulichen, können Sie verdeutlichen, wie die Arbeit Ihrer Teammitglieder zum gewünschten Endergebnis beiträgt.

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Denken Sie daran: Ihr Projektplan schafft Orientierung. Mit ihm bekommen die Beteiligten ihren Beitrag zum Endergebnis veranschaulicht. Wenn Sie Ihre Ziele transparent in Ihrem Plan darlegen, ziehen alle am gleichen Strang. Haben Sie einmal den Projektumfang bzw. den Projektzeitplan festgelegt, sollten Sie Ihre Ziele erneut überprüfen, damit Sie sich sicher sein können, dass die Arbeitsschritte zielführend sind.

Schritt 2: Legen Sie Erfolgskennzahlen fest

Wenn Sie Ihre Ziele erst einmal festgelegt haben, können sie diese mithilfe von Erfolgskennzahlen quantifizierbar machen. Diese erlauben Ihnen festzustellen, ob Sie auf dem richtigen Weg zum Ziel sind oder nicht. Ihre Erfolgskennzahlen sollten klar und messbar sein, damit Sie nach Fertigstellung eines Projekts wissen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben oder nicht.

Ein Ziel für ein Event könnte zum Beispiel sein, eine 3-tägige Konferenz für SEO-Experten am 22. Juni zu veranstalten. Eine Erfolgskennzahl könnte in diesem Fall eine Teilnehmerzahl von mindestens 1.000 Personen sein. Diese Kennzahl ist sowohl klar als auch messbar.

Schritt 3: Beteiligte und ihre Rollen festlegen

Die Durchführung eines Projekts bedeutet in der Regel, dass weitere Beteiligte an der Umsetzung mitwirken. Schildern Sie in Ihrem Projektmanagement-Plan, welche Teammitglieder Teil des Projekts sein werden und welche Funktionen die einzelnen Personen übernehmen. Das hilft Ihnen bei der Entscheidung, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist (darauf gehen wir gleich ein). Außerdem sollten Sie alle Beteiligten darüber informieren, was sie von ihnen erwarten und wie sie am Projekt mitwirken sollen.

Bei diesem Vorgang ist es hilfreich, die verschiedenen Rollen und Aufgaben der Beteiligten festzulegen. Wer ist zum Beispiel direkt für den Projekterfolg verantwortlich? Gibt es Verantwortliche für die endgültige Genehmigung von bestimmten Dingen? Welche Beteiligten aus anderen Bereichen sollten im Projektplan berücksichtigt werden? Sollten Sie sich in Ihrer Planung über bestimmte Risikofaktoren Gedanken machen?

Die Verwendung eines Systems wie das DACI-Modell (in Englisch) hilft zu bestimmen, wer das Projekt vorantreibt, wer Entscheidungen genehmigt, wer am Projekt mitwirkt und wer während des Projektverlaufs informiert werden muss.

Wenn Sie einmal alle Rollen und Beteiligten festgelegt haben, sollten Sie dies in Ihrem Plan festhalten. Wenn Sie dann Ihren Plan fertiggestellt haben, wird Ihr Projektplan zu einer bereichsübergreifenden Informationsquelle für alle Beteiligten.

[Lesenswert: 10 Strategien für die erfolgreiche Koordination mehrerer Projekte gleichzeitig]

Schritt 4: Legen Sie das Budget fest

Die Durchführung eines Projekts kostet in der Regel Geld. Egal ob es sich um die Einstellung von Freelancern für das Verfassen von Inhalten oder ein Cateringunternehmen für eine Veranstaltung handelt – Sie werden wahrscheinlich einige Ausgaben haben.

Da Sie bereits die Ziele und die Beteiligten in Ihrem Projektplan festgelegt haben, können Sie diese Daten benutzen, um ein Budget festzulegen. Teilen sich die verschiedenen Abteilungen die Kosten, wenn Ihr Projekt bereichsübergreifend ist? Reicht Ihr geplantes Budget aus, wenn Sie Erfolgskennzahlen wie eine bestimmte Besucherzahl oder Anzahl neuer Benutzer festgelegt haben?

Indem Sie während der Planungsphase des Projekts (und bevor erste Ausgaben getätigt werden) ein Budget planen und dieses genehmigen lassen, können Sie während der Umsetzungsphase Ihres Projekts fundiertere und wirtschaftlichere Entscheidungen treffen. Auch die richtige Verteilung dieses Budgets wird einfacher sein, wenn Sie bereits vorher Ziele und Beteiligte in Ihrem Projektplan festgelegt haben. Die Planung hilft Ihnen, die Kosten der einzelnen Bestandteile Ihres Projekts zu bestimmen, ohne später böse Überraschungen zu erleben.

Schritt 5: Legen Sie Meilensteine oder Leistungen fest

Ein wichtiger Teil der Planung Ihres Projekts ist die Festlegung von Meilensteinen oder konkreten Leistungen, die erbracht werden sollen. Meilensteine erfordern keinen Start- und Endtermin, aber das Erreichen eines solchen Meilensteins markiert den Abschluss einer bedeutenden Etappe Ihres Projekts. Sie dienen dazu, den Fortschritt zu messen. Nehmen wir an, Sie arbeiten an der Entwicklung eines neuen Produkts für Ihr Unternehmen. Wenn Sie auf Ihrer Projektzeitleiste einen Meilenstein für die Fertigstellung des Prototyps setzen, können Sie besser den bisher erzielten Fortschritt messen.

[Lesenswert: Wie Sie Projekt-Meilensteine festlegen und erreichen]

Eine Leistung hingegen ist das, was tatsächlich produziert wird, sobald Sie einen Meilenstein erreichen. In unserem Beispiel der Produktentwicklung haben wir einen Meilenstein erreicht, als wir die Leistung, also den Prototyp, entwickelt haben. Wenn Sie unsere kostenlose Vorlage für Projektpläne verwenden, bevor Sie mit dem Projekt loslegen, können Sie zu erbringende Leistungen und Meilensteine festlegen. So erhalten Ihre Teamkollegen einen klaren Einblick in den Projektumfang, die einzelnen Arbeitsschritte und Meilensteine.

Schritt 6: Erstellen Sie einen Zeitplan

Nachdem Sie die grundlegenden Verantwortlichkeiten geklärt haben, ist es nun an der Zeit, sich auf die Details zu konzentrieren. Wenn Sie die Vorlage für Projektpläne nutzen, beginnen Sie damit, Ihr Projekt in Aufgaben aufzuteilen und stellen Sie sicher, dass kein Teil des Prozesses übersprungen wird. Größere Aufgaben können auch in kleinere Unteraufgaben unterteilt werden, wodurch sie leichter zu bewältigen sind.

Dann nehmen Sie jede Aufgabe und Unteraufgabe und weisen ihnen ein Start- und Enddatum zu. Auf einer übersichtlichen Projektzeitleiste können Sie nun bereits die Zusammenhänge Ihrer Aufgaben visualisieren. Achten Sie darauf, Projektbeteiligte hinzuzufügen, und geben Sie an, wer was bis wann erledigen soll.

[Lesenswert: So erstellen Sie Projektzeitleisten und -zeitpläne zur Erleichterung der Arbeit]

Schritt 7: Teilen Sie Ihren Kommunikationsplan mit anderen

Die meisten Projekte umfassen mehrere Beteiligte. Das bedeutet, dass die Kommunikationsstile zwischen ihnen variieren können. Es empfiehlt sich daher, Ihre Erwartungen für das Projekt in Ihrem Projektplan im Voraus festzulegen. Ein Kommunikationsplan ist wichtig, damit jeder weiß, was vor sich geht, wie das Projekt voranschreitet und was als nächstes geschieht. Falls es dann zu Schwierigkeiten kommt, haben Sie bereits einen klaren Kommunikationsplan etabliert.

Ziehen Sie Folgendes in Betracht, während Sie Ihren Kommunikationsplan erstellen:

  • Wie viele projektbezogene Meetings sind nötig? Welche Zielstellung haben diese?
  • Wie handhaben Sie Status-Updates? Wo teilen Sie diese mit anderen?
  • Welches Tool wird zur Verwaltung des Projekts und für die Kommunikation von Fortschritten und Neuigkeiten verwendet?

Genau wie die anderen Bestandteile Ihres Projektplans sollte Ihr Kommunikationsplan in Ihrem Projektplan leicht zugänglich sein. Die Teammitglieder und Beteiligten aus anderen Bereichen müssen diese Vorgaben ohne Probleme während der Planungs- und Umsetzungsphase Ihres Projekts finden können.

Beispiele für Projektpläne

Um Ihnen zu zeigen, wie Ihr Projektmanagementplan aussehen sollte, finden Sie hier zwei Beispielpläne für Marketing- und Designprojekte. Diese können Sie als Orientierung für Ihre eigene Projektplanung verwenden.

Beispiel eines Projektplans: Jährlicher Inhaltskalender

Beispiel eines Projektplans für einen Inhaltskalender

Nehmen wir an, Sie haben die Verantwortung für die Inhalte Ihres Unternehmens und sollen einen Content-Marketing-Kalender für alle Inhalte erstellen, die im nächsten Jahr veröffentlicht werden. Natürlich ist es auch Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alles termingerecht erledigt wird. Ihr nächster Schritt besteht also darin, Ihren Projektplan zu erstellen. Dieser könnte wie folgt aussehen:

Ziele und Erfolgskennzahlen

Sie legen fest, dass Ihr Ziel bei der Erstellung und Umsetzung Ihres Inhaltskalenders darin besteht, die Zielgruppeninteraktion um 10 % zu erhöhen. Ihre Erfolgskennzahlen sind die Anzahl der geöffneten E-Mails und die Klickrate in E-Mails, die Anzahl der Social-Media-Follower Ihres Unternehmens und die Platzierung Ihrer Inhalte in den Suchmaschinen.

Beteiligte und ihre Funktionen

Es werden fünf Personen an diesem Projekt beteiligt sein.

  • Sie, hauptverantwortlich für die Inhalte: Entwicklung und Pflege des Inhaltskalenders
  • Brandon und Jamie, Texter: Bereitstellung von Entwürfen und Texten für jeden Inhalt
  • Nate, Korrekturleser: Bearbeitung des Inhalts und Feedbackübermittlung
  • Paula, Producer: Veröffentlichung der fertigen Inhalte
Budget

Ihr Budget für den Projektplan und die Inhalte eines Jahres beträgt 50.000 €.

Meilensteine und zu erbringende Leistungen

Ihr erster Meilenstein ist die Fertigstellung des Inhaltskalenders, der alle Themen des Jahres anzeigt. Das Ergebnis ist ein Kalender, den Sie mit anderen teilen können. Sowohl die Meilensteine als auch die Ergebnisse sollten in Ihrem Projektzeitplan ersichtlich sein.

Zeitplan

Sie haben festgelegt, dass Ihr Zeitplan für den Projektplan Ihres Inhaltskalenders wie folgt aussehen soll:

  • 15. Oktober - 1. November: Recherchephase, um Ideen für Themen zu generieren
  • 2. November - 30. November: Themen für Inhalte festlegen
  • 1. Dezember - 1. Januar: Erstellung des Kalenders
  • 1. Januar - 31. Dezember: Der Inhalt des gesamten Jahres wird von Brandon und Jamie geschrieben und von Nate redigiert.
  • 16. Januar bis 31. Dezember: Paula beginnt mit der Veröffentlichung und setzt diese das ganze Jahr über kontinuierlich fort.
Kommunikationsplan

Im Rahmen Ihres Kommunikationsplans findet ein Kick-off-Meeting und anschließend monatliche Update-Meetings statt. Wöchentliche Status-Updates werden am Freitagnachmittag verschickt. Die gesamte projektbezogene Kommunikation erfolgt innerhalb eines Projektmanagement-Tools.

Beispiel eines Projektplans für die Neugestaltung der Website

Beispiel für einen allgemeinen Designprojektplan

In diesem Beispiel wird Ihre Website endlich durch die neugestaltete Website ersetzt (man könnte sagen, es handelt sich um eine komplett neue Version). Dieses Projekt erfordert angesichts des hohen Umfangs und der hohen Erwartungen der verschiedenen Beteiligten einen detaillierten Plan. So könnte Ihr Projektplan aussehen:

Ziele und Erfolgskennzahlen

Das grundlegende Ziel Ihres Projektplans ist es, die Besucherzahlen auf der Website des Unternehmens bis zum Ende des Jahres um 15 % zu steigern. Ihre Erfolgskennzahlen werden durch die Anzahl der täglichen Besucher dargestellt, die sich für Ihre kostenlose Testversion anmelden, sowie durch die Anzahl der Registrierungen.

Beteiligte und ihre Funktionen
  • Sie, Projektleitung: Planung und Verwaltung des Projekts
  • Sophie, UXR: Recherche und Präsentation der Erkenntnisse
  • James und Jenny, Design: Bereitstellung neuer Designs für die Website
  • Shelly, Inhalte: Erstellung von Texten und Inhalten für alle neuen Bereiche oder Webseiten
  • Kate, Webentwicklung: Umsetzung der neuen Website
  • Rob, Leitung der Webentwicklung: Qualitätsmanagement und Launch der neuen Website
  • Emily, Leitung Marketing: Feedback und Projektgenehmigungen
Budget

Das Budget für die Neugestaltung der Website beträgt 30.000 €.

Meilensteine und zu erbringende Leistungen

Ihren ersten Meilenstein erreichen Sie, wenn die Recherchephase abgeschlossen ist und Sophie einen Bericht mit Empfehlungen für das weitere Vorgehen in Hinblick auf Design und Inhalt (die Leistung) sendet.

Zeitplan
  • März - Mai: Sophie führt alle notwendigen Recherchen für die Neugestaltung der Website durch.
  • Mai - Juli: James und Shelly gestalten gleichzeitig das Design und den Inhalt.
  • Anfang August: Kate veröffentlicht die neue Website mit den Designs von James und den Inhalten von Shelly.
Kommunikationsplan

Was den Kommunikationsplan betrifft, so wird ein Projektmanagement-Tool eingesetzt, um alle Aufgaben, sämtliche Kommunikation und Materialen an einem Ort zu erfassen. Dort können alle Beteiligten leicht darauf zugreifen. Vor Beginn der Arbeit wird ein Kick-off-Meeting abgehalten, und nach jedem Erreichen eines Meilensteins findet ein Meeting statt. Alle weitere Kommunikation, einschließlich Status-Updates und eingehende Arbeitsanfragen, findet ebenfalls im Projektmanagement-Tool statt.

Wie ClassPass seine Projektpläne von Anfang bis Ende verwaltet

Kerry Hoffman, Senior Project Manager of Marketing Operations bei ClassPass, beaufsichtigt alle Marketingprojekte, die von den Kreativ-, Wachstums- und Content-Teams durchgeführt werden. Dies sind ihre drei wichtigsten Strategien für die Verwaltung von Projektplänen:

  • Alle Beteiligten im Vorfeld identifizieren: Unabhängig von der Größe des Projekts sollten Sie wissen, wer am Projekt beteiligt ist und wofür jeder verantwortlich ist. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie in jeder Phase die richtigen Personen einbeziehen. Dadurch wird auch der Ablauf von Überprüfungen und Genehmigungen klar, bevor sich das Team an die Arbeit macht.
  • Projektkommunikation definieren: Legen Sie fest, wo und wann die Kommunikation für Ihr Projekt stattfinden soll. Damit sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen an der richtigen Stelle erfasst werden, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
  • Anpassungsfähig bleiben und Arbeitsstile kennenlernen: Projekte verlaufen nicht immer nach Plan, aber durch Anpassungsfähigkeit und Eigeninitiative sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf von Projekten. Finden Sie außerdem heraus, wie die bevorzugte Arbeitsweise Ihrer Projektmitglieder ist, damit Sie dies bei der Erstellung Ihres Plans berücksichtigen. Dadurch gestaltet sich die Arbeit einfacher, sobald Sie mit der Umsetzung beginnen.  

[Lesenswert: Kerry Hoffman von ClassPass verrät ihre Best Practices für die Produktion von kreativen Inhalten]

Ihr nächster Projektplan wird ein Erfolg

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind jetzt offiziell ein Projektplanungsprofi. Mit ein paar Schritten, ein wenig Zeit und ganz viel Planung haben Sie erfolgreich einen Projektplan erstellt.

In der Zukunft können Sie Ihre Arbeit und die Ihres Teams auf Kurs halten und Herausforderungen frühzeitig erkennen und angehen. Durch die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Asana lassen sich die einzelnen Schritte Ihres Projektplans souverän durchführen.

Los geht’s mit unserer kostenlosen Vorlage für Projektpläne

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