Kerry Hoffman, Senior Project Manager of Marketing Operations, beaufsichtigt alle Marketingprojekte, die von den Kreativ-, Wachstums- und Content-Teams durchgeführt werden. Sie sorgt für eine ausgewogene Verteilung der Arbeitsbelastung und der Ressourcen, aber vor der Einführung von Asana gab es keine Möglichkeit, alle eingehenden Anfragen und laufenden Arbeiten auf einen Blick zu sehen. Das Unternehmen führt 40 Wachstumskampagnen pro Quartal, 20 Content-Kampagnen pro Quartal und 8 bis 10 große Kampagnen pro Jahr durch. Der mangelnde Überblick führte daher zu Verzögerungen und doppelter Arbeit.

Das Marketing-Team verwendete eine unpraktische Kombination aus E-Mail, Chat und Tabellen, um bei Kampagnen zusammenzuarbeiten. Das führte zu folgenden Ergebnissen:

• Keine zentrale Informationsquelle und fehlende Einhaltung von Fälligkeitsterminen

• Ein ständiges Bedürfnis, nach Status-Updates zu fragen

• Informationssilos und Dokumente, die in E-Mail-Verläufen verloren gehen

• Doppelte Arbeitsanfragen, die man hätte zusammenfassen können

Um mit der Geschwindigkeit zu skalieren, die das Unternehmen benötigte, musste das Marketing-Team effizienter arbeiten.

Dank Asana arbeiten wir 30–40 % schneller als im vergangenen Jahr und haben fast doppelt so viele Werbekampagnen gestartet.

Auswahl eines Work Management Tools zur Steigerung der Effizienz

Das Team benötigte ein Tool, um die Transparenz und Zusammenarbeit zu verbessern, Prozesse zu optimieren, eingehende Anfragen zu verwalten und alle Fristen an einem Ort zu erfassen.

Das Team entschied sich für Asana, weil es flexibel genug ist, um eine Vielzahl von Workflows zu bewältigen, und weil es die Zusammenarbeit mit Teamkollegen vereinfacht, insbesondere bei der Zuweisung von Aufgaben und dem Einholen von Feedback von Stakeholdern an einem zentralen Ort. Dank der durchsuchbaren Plattform war es auch einfach, Dokumente und erledigte Aufgaben für wiederkehrende Kampagnen zu finden.

Wenn sich unser Team auf Asana verlässt, um seine Arbeit zu organisieren und zu optimieren, ist es insgesamt um fast 20 % effizienter.

Alle Kreativanfragen werden über Asana abgewickelt

Heute wird eine Idee für ein Marketingprojekt „real“, wenn sie in Asana eingegeben wird. Wenn visuelle Inhalte oder Texte vom Kreativteam benötigt werden, erstellen die zuständigen Mitarbeiter, die das Projekt anfordern, eine Aufgabe mit einem Kreativ-Briefing, in dem sie das Fälligkeitsdatum, die Verantwortlichkeiten, die erforderlichen Genehmigungen usw. angeben.

Dieses Briefing befindet sich in einem Projekt „Kreativanfragen“, in dem Kerry es überprüft und anhand der Prioritäten der Abteilung bewertet. Anschließend weist sie die Aufgabe zu, nachdem sie sie in ein Projekt „Kreativanfragen in Bearbeitung“ verschoben hat.

Kerry verfügt über Vorlagen für gängige Aufgaben, um automatisch einen Workback-Zeitplan zu erstellen. Eine Unteraufgabe für eine neue E-Mail-Kampagne könnte beispielsweise darin bestehen, eine entsprechende Landingpage zu erstellen – ein zuvor übersehener Schritt, der jetzt nicht mehr vergessen wird, da er in der Vorlage enthalten ist.

Im Verlauf einer Kreativanfrage aktualisieren Teamkollegen den Status mithilfe von benutzerdefinierten Feldern in Asana. Dadurch werden die Beteiligten automatisch benachrichtigt, wenn ein Inhalt zur Überprüfung und zum Feedback bereit ist, was sie direkt in den Aufgabenkommentaren tun können. Jetzt ist es nicht mehr nötig, nach Status-Updates zu fragen oder eine Besprechung für Feedback anzusetzen. Asana bietet Kerry eine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Ressourcen und erstellt gleichzeitig eine zuverlässige historische Aufzeichnung der erledigten Arbeiten und erstellten Inhalte für das Team.

Neue Mitarbeiter können mit einem Blick auf das Board für Kreativanfragen sofort sehen, woran das gesamte Marketingteam arbeitet, ohne nachfragen zu müssen.

Optimierte Prozesse für erfolgreiche Kampagnen

Asana bietet eine einzige Informationsquelle für alle laufenden und erledigten Marketingarbeiten. Dies hat zu mehr Transparenz und Effizienz geführt, sodass das Team schneller arbeiten, doppelte Arbeit vermeiden, Anfragen mit niedriger Priorität ausfiltern und erfolgreiche Kampagnen pünktlich umsetzen kann.

Dank Asana konnte das Marketingteam auch ein Playbook für wichtige Kampagnen erstellen. Bei der Planung einer Neujahrskampagne – ihrer bisher größten – erfasste das Team jedes Detail in Asana, wodurch die Produktion der nächsten großen Kampagne zwei Monate später wesentlich schneller vonstattenging.

Da alles in Asana stattfindet, können neue Angestellte und Freiberufler schneller eingearbeitet werden, während Mitarbeitende, die unterwegs sind, über die mobile App von Asana über den Projektfortschritt auf dem Laufenden bleiben können. Das Team verwendet keine E-Mails mehr, um Projekte zu verwalten, und benötigt nicht mehr so viele Meetings.

Da das Marketing-Team jetzt effizienter zusammenarbeitet, ist es in Bestform und hilft ClassPass, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dank Asana konnten wir die Anzahl der Meetings um rund 25 % reduzieren und hoffen, dass wir diese Zahl durch benutzerdefinierte Felder und Statusaktualisierungen anstelle von Meetings noch weiter verringern können.