Optimieren Sie Ihren Prozess zur Erfassung von Anfragen

Um dringende Anfragen zu bearbeiten, sollten Sie in Ihrem Erfassungsprozess einen klaren Prozess für deren Eskalation festlegen. Legen Sie fest, was als dringend gilt, wer Änderungen der Priorität genehmigen kann und wie die laufende Arbeit gegebenenfalls angepasst werden muss. Dadurch bleiben dringende Projekte sichtbar, und es wird vermieden, dass geplante Arbeiten ohne angemessene Überprüfung unterbrochen werden.

Verfolgen Sie Kennzahlen wie die Anzahl der Anfragen, die Anzahl der genehmigten Anfragen, die für die Überprüfung benötigte Zeit und die für den Abschluss von Projekten benötigte Zeit. Behalten Sie außerdem das Arbeitspensum und die Größe des Backlogs im Auge, um Engpässe zu erkennen. Diese Zahlen helfen Ihnen, Ihren Prozess zu verbessern und die Arbeit reibungslos ablaufen zu lassen.

Bei einem effektiven Prozess zur Erfassung von Projekten geht es nicht nur um die Verfolgung von Anfragen, sondern auch um deren Nachverfolgung. Asana vereint Ihren gesamten Workflow auf einer Plattform, indem Sie Anfragen an einem zentralen Ort nachverfolgen und dann am selben Ort Aktionspunkte priorisieren und zuweisen können. Das bedeutet, dass nichts übersehen wird und Teams den gesamten Prozess der Anfrage, von Anfang bis Ende, mitverfolgen können.

Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie Arbeitsanfragen an einem Ort erfassen, priorisieren und bearbeiten können. Ein gutes Tool für die Erfassung neuer Projekte bietet Automatisierungen, um manuellen Aufwand zu reduzieren. Außerdem sollten Führungskräfte und Teams einen vollständigen Überblick über den Arbeitsstatus und -fortschritt erhalten, damit sie ihre Ressourcen bei Bedarf anpassen können.  Die beste Möglichkeit, um herauszufinden, ob sich ein Tool zur Projekterfassung für Sie eignet, besteht darin, es auszuprobieren. Aus diesem Grund kann jeder Asana kostenlos testen. Jetzt Asana ausprobieren.

Projektanfragen können mithilfe von Formularen (einschließlich KI-generierter Labels) standardisiert werden, um strukturierte Informationen zu erfassen, Formularantworten benutzerdefinierten Feldern zuzuordnen und Automatisierungen auszulösen.

Ja, die Anfrageneingang-Prozesse können teamübergreifend standardisiert werden, indem Bundles/Vorlagen für den Anfrageneingang erstellt werden, um Formulare, benutzerdefinierte Felder und Regeln unternehmensweit anzuwenden.

Ja, Anfragen können mithilfe von Regeln, die durch benutzerdefinierte Feldwerte ausgelöst werden, an verschiedene Teams weitergeleitet werden, um Aufgaben/Projekte basierend auf Formulareingaben zuzuweisen oder zu verschieben.

Der Backlog für eingehende Anfragen kann mithilfe der Boardansicht verwaltet werden, die benutzerdefinierte Felder, Abschnitte für den Status und Regeln zur automatischen Zuweisung, zum Taggen und zum Verschieben von Anfragen umfasst.

Ja, die Priorisierung von eingehenden Anfragen kann automatisch erfolgen, indem benutzerdefinierte Dropdown-Felder in Kombination mit Regeln oder Formelfeldern verwendet werden, um eingehende Anfragen auf der Grundlage von Formularantworten zu bewerten und zu priorisieren.

Ja, Unteraufgaben oder Aufgaben können bei der Erfassung ausgelöst werden, indem Sie mithilfe von Regeln Unteraufgaben zu über ein Formular übermittelten Aufgaben hinzufügen, die in eigene Aufgaben umgewandelt werden, wenn sie mehreren Projekten zugeordnet werden.

Ja, Formularantworten können benutzerdefinierte Felder ausfüllen, da Formularfragen benutzerdefinierten Feldern zugeordnet werden können und dann Automatisierungsregeln auf der Grundlage dieser Werte ausgelöst werden können.

Ja, die Kennzahlen für die Anfragenannahme können exportiert werden, da Dashboards Formularantworten, das Einreichungsvolumen und Backlog-Trends automatisch in Diagrammen darstellen.

Ja, Layouts für die Anfragenerfassung können als Vorlagen wiederverwendet werden, indem Sie Abläufe (Formulare + Felder + Regeln) erstellen und diese zur Wiederverwendung in Bundles/Vorlagen gruppieren.