Kommunikationsstile für Manager

Julia Martins – FotoJulia Martins15. April 20217 Minuten Lesezeit
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Kommunikationsstile für Manager – Asana-Bannerbild

Die effektive Kommunikation mit dem Team ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg und Kommunikation selbst ein zentraler Bestandteil unserer Arbeit: Die Erledigung unserer eigenen Arbeit, die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, die Delegation von Arbeitsvorgängen an Teamkollegen und der Austausch von Fortschrittsberichten – für alle diese Vorgänge braucht es effektive Kommunikation. 

Und genau hier kommen die vier Kommunikationsstile ins Spiel. Mit ihnen lässt sich kategorisieren, wie Menschen kommunizieren. Sie sind ein weit verbreitetes Konzept mit vielen Online-Ressourcen, und viele Menschen sind überzeugt davon, dass sie effektiver mit ihren Kollegen und Mitarbeitern zusammenarbeiten können, wenn sie ihren Kommunikationsstil verstehen. 

Dabei gibt es aber ein Problem: Wenn Sie sich nur auf den Kommunikationsstil einer Person konzentrieren, besteht die Gefahr, dass Sie das Gesamtbild außer Acht lassen. Vielleicht kommuniziert ein Teamkollege eher aggressiv oder eher passiv – aber warum? Woher kommt diese Aggression? Wenn ein Kollege scheinbar passiv-aggressive Kommentare macht, was hat ihn dazu gebracht? Warum kann er sein Empfinden nicht direkter kommunizieren? Wenn Sie die Gründe für den Kommunikationsstil einer Person verstehen – anstatt nur auf die Wirkung zu achten – können Sie Ihre Teammitglieder besser unterstützen und ihnen helfen, effektiver zu kommunizieren.

Lesenswert: 12 Tipps für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Was ist ein Kommunikationsstil?

Kommunikationsstile beschreiben die verschiedenen Arten der Kommunikation. Es gibt vier Hauptkommunikationsstile: passive, aggressive, passiv-aggressive und selbstbewusste Kommunikation. Jeder Kommunikationsstil kann verbal, nonverbal oder in schriftlicher Form verwendet werden. 

Die 4 Kommunikationsstile

Im Wesentlichen gibt es vier verschiedene Kommunikationsstile. Lesen Sie, wie jeder Kommunikationsstil allgemein definiert wird und wie sich diese Stile bei der Arbeit zeigen können: 

  • Passiver Kommunikationsstil. Personen mit diesem Kommunikationsstil ergreifen selten das Wort und schwimmen gerne mit dem Strom. Sie sind normalerweise nicht konfrontativ und können sogar unterwürfig wirken. Nonverbale Gesten können verschränkte Arme und das Vermeiden von Augenkontakt sein.

  • Aggressiver Kommunikationsstil. Personen mit diesem Kommunikationsstil sind in Bezug auf ihren Standpunkt sehr selbstbewusst. Das kann soweit gehen, dass sie nicht auf die Meinungen ihrer Teamkollegen hören. Sie bringen wahrscheinlich häufig ihre eigenen Ideen in ein Gespräch ein und verwenden manchmal konfrontative Ausdrücke wie „Da liegen Sie falsch“ oder „Sie verstehen das nicht“. Nonverbal fällt auf, dass diese Personen einen intensiven Augenkontakt halten.

  • Passiv-aggressiver Kommunikationsstil. Personen mit diesem Kommunikationsstil fühlen sich nicht wohl dabei, ihre Meinung zu sagen. Oft stimmen die verbale und die nonverbale Kommunikation nicht überein: Eine Person mit diesem Kommunikationsstil kann beispielsweise sagen, dass sie aufgeregt ist, aber eine widersprüchliche Körpersprache wie ein Stirnrunzeln oder hängende Schultern zeigen. 

  • Selbstbewusster Kommunikationsstil. Personen mit diesem Kommunikationsstil stehen für sich selbst ein. Sie können über sich sprechen und für das eintreten, was sie wollen. Mitarbeiter mit diesem Kommunikationsstil verwenden beim Sprechen gerne Handgesten und haben dabei wahrscheinlich einen ruhigen oder glücklichen Gesichtsausdruck.

Die Vorteile eines selbstbewussten Kommunikationsstils

An einem idealen Arbeitsplatz sollte jeder einen selbstbewussten Kommunikationsstil verwenden. Personen, die selbstbewusst kommunizieren, fokussieren sich auf die Zusammenarbeit und Kommunikation. Sie sind auch teamorientierter, weil der selbstbewusste Kommunikationsstil auf gegenseitigem Respekt basiert. Sie erkennen die Prioritäten und haben keine Angst, ihre Bedürfnisse zu äußern. Personen mit einem selbstbewussten Kommunikationsstil haben das Gefühl, dass sie sich bei der Arbeit als Person authentisch einbringen können.

Personen mit einem selbstbewussten Kommunikationsstil können:

  • Im Gespräch mit anderen ihre Gefühle klar ausdrücken

  • Zusammenarbeit und ein gutes Miteinander priorisieren

  • Um Feedback bitten, um sich laufend zu verbessern

  • Klare und respektvolle Gespräche führen

  • Für Ihre Bedürfnisse am Arbeitsplatz einstehen

Dank ihrer Fähigkeit, am Arbeitsplatz effektiv zu kommunizieren, profitieren Personen mit einem selbstbewussten Kommunikationsstil üblicherweise von:

  • Einem starken Selbstwertgefühl

  • Einer ausgeprägten Selbstwahrnehmung

  • Gegenseitigem Respekt am Arbeitsplatz

  • Klaren Zielen und Erwartungen

  • Einer Verbesserung ihrer Kommunikationsfähigkeiten

Aber was ist mit den anderen drei Kommunikationsstilen?

Wenn Sie diesen Artikel lesen, versuchen Sie wahrscheinlich gerade, die Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern in irgendeiner Weise zu verbessern, unabhängig davon, ob diese nun einen passiven, aggressiven oder passiv-aggressiven Kommunikationsstil verwenden. 

Oberflächlich betrachtet beeinflussen Kommunikationsstile die Art und Weise, wie sich Teammitglieder ausdrücken. Diese Stile können bestimmen, wie ein Teammitglied in einem Einzelgespräche auftritt, per E-Mail kommuniziert oder mit Teammitgliedern interagiert. Kommunikationsstile sind eng mit dem Arbeitsalltag verbunden; und die Identifizierung des Kommunikationsstils eines Teammitglieds ist der erste Schritt, um eine effektive Kommunikation zu ermöglichen.

Den Grund für den Kommunikationsstil eines Teammitglieds erkennen

Es reicht jedoch nicht aus, den Kommunikationsstil eines Teammitglieds zu identifizieren. Wie Sie sich vielleicht schon denken, können einige Kommunikationsstile zu Konflikten am Arbeitsplatz führen. Wenn z. B. ein Teammitglied einen aggressiven Kommunikationsstil pflegt, wird es für andere schwieriger, ihre Meinung zu äußern. 

Wenn ein Teammitglied durch seinen Kommunikationsstil sehr negativ und schwierig wirkt, gibt es wahrscheinlich einen Grund dafür (z. B. Stress oder Chaos bei der Arbeit). Sobald Sie den Kommunikationsstil eines Teammitglieds identifiziert haben, können Sie versuchen herauszufinden, warum die Person nicht selbstbewusst kommuniziert. 

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Teammitglieder selbstbewusst kommunizieren wollen, denn eine selbstbewusste Kommunikation ist die beste Voraussetzung für eine ehrliche, offene Umgebung. Selbst in wettbewerbsorientierten Teams, wie im Vertrieb oder in der Rechtsabteilung, ermöglicht eine selbstbewusste Kommunikation den Teammitgliedern, ihre Ideen effektiv zu äußern und mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten. Wenn Teammitglieder nicht selbstbewusst kommunizieren, gibt es wahrscheinlich irgendein Hindernis bei der Arbeit, das sie davon abhält, sich authentisch zu zeigen. 

Als Teamleiter können Sie das ansprechen. Indem Sie den Kommunikationsstil eines jeden Teammitglieds genauer untersuchen, können Sie herausfinden, warum manche möglicherweise auf aggressive, passive oder passiv-aggressive Weise kommunizieren und im nächsten Schritt Lösungsmöglichkeiten finden. Sie können Prozesse und Systeme implementieren, um sicherzustellen, dass sich die Teammitglieder bei der Arbeit authentisch zeigen können und sich dabei wohl und unterstützt fühlen. Wenn Sie die Hindernisse aus dem Weg räumen, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, selbstbewusst zu kommunizieren und für ihre eigenen Bedürfnisse einzutreten. 

Unterstützung von Personen mit einem passiven Kommunikationsstil

Es kann sein, dass sich Personen, bei denen Sie einen passiven Kommunikationsstil vermuten, bei der Arbeit unwohl oder im Umgang mit anderen unsicher fühlen. Aus irgendeinem Grund kann sich diese Person nicht selbstbewusst ausdrücken oder bei der Arbeit authentisch einbringen. Nach Angaben der Mayo Clinic leiden Personen mit einem passiven Kommunikationsstil häufig unter erhöhtem Stress. Und sie sind damit nicht allein: Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit stuften 42 % der Wissensarbeiter ihren Stresspegel im letzten Jahr als sehr hoch ein.

So können Sie helfen: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan gibt Ihnen und Ihrem gesamten Team eine Übersicht darüber, wie und wo Sie über die Arbeit kommunizieren. Sie können klären, welche Tools die Teammitglieder verwenden, wann Live- und wann Offline-Kommunikation genutzt wird und wer für die einzelnen Kanäle des Teams verantwortlich ist. Dies kann Teammitgliedern helfen, die sozial unsicher oder gestresst sind, da ein solcher Plan Unklarheiten bei der Arbeitskommunikation beseitigt. 

Wenn Sie einen Kommunikationsplan mit Ihrem Team teilen, klären Sie folgende Punkte:

  • Welcher Kanal soll wofür verwendet werden?

  • Wann sollen Teammitglieder synchron (live) und wann asynchron (jeder zu seiner Zeit) kommunizieren?

  • Wie oft werden Updates mit dem Team geteilt?

  • Wie können Teammitglieder signalisieren, dass sie gerade offline sind oder sich konzentrieren und nicht gestört werden wollen?

Lesenswert: Warum ein klarer Kommunikationsplan wichtiger ist, als Sie denken

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan mit dem Team teilen, um Teammitglieder mit einem passiven Kommunikationsstil zu unterstützen, sollten Sie unbedingt klären, welche Tools wofür verwendet werden. Zum Beispiel verwenden wir bei Asana:

  • Asana, um asynchron über Arbeitsvorgänge zu sprechen. Dazu gehören z. B. Updates, Feedback oder das Teilen von Projektstatusberichten.

  • Slack für Live-Chats und schnelle Fragen

  • E-Mails, um mit externen Beteiligten zu kommunizieren, die Asana nicht verwenden

  • Zoom oder Google Meet für Team-Meetings und persönliche Gespräche mit unserem weltweit verteilten Team

Zusammenarbeit mit Personen, die einen aggressiven Kommunikationsstil besitzen

Wenn Sie den Eindruck haben, dass jemand einen aggressiven Kommunikationsstil pflegt, kann es sein, dass er sich bei der Arbeit nicht unterstützt fühlt. Das kann ein unbewusster Vorgang sein, aber dieses Gefühl, angegriffen zu werden, führt natürlich dazu, dass ein Teammitglied defensiv reagiert. Und das nehmen Sie wiederum als erhöhtes Aggressionspotential wahr. Laut der Mayo Clinic verwenden Teammitglieder aggressive Kommunikationsstile, um ihren Willen durchzusetzen, riskieren dadurch aber, das Vertrauen des Teams zu verlieren.

So können Sie helfen: Klären Sie projektbezogene Rollen und Verantwortlichkeiten

Ihr Teammitglied kommuniziert vielleicht aggressiv, weil es denkt, dass es sonst nicht bekommt, was es will. Am besten unterstützen Sie diese Person, indem Sie klären, wer woran arbeitet und wofür die einzelnen Teammitglieder bei einem bestimmten Projekt verantwortlich sind. Dadurch ermöglichen Sie ihr auch, einen selbstbewussteren Kommunikationsstil zu entwickeln. 

Hier können Sie RACI-Diagramme nutzen, um die verschiedenen Verantwortlichkeiten in Ihrem Projektteam zu klären. RACI steht für:

  • Responsible (verantwortlich): Diese Person ist unmittelbar mit der Arbeit betraut und steht für etwaige Fragen zur Verfügung. Es sollte immer nur eine verantwortliche Person pro Aufgabe oder Vorhaben geben.

  • Accountable (rechenschaftspflichtig): Diese Person behält den Überblick über die Arbeitsvorgänge. Sie ist dafür verantwortlich, dass die Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Auch hier sollte immer nur eine Person rechenschaftspflichtig sein.

  • Consulted (konsultiert): Hierbei handelt es sich um die Person(en), die das Ergebnis der Arbeit genehmigen sollte(n), bevor es übergeben wird. Mehrere Personen können dafür zuständig sein.

  • Informed (informiert): Hierbei handelt es sich um eine oder mehrere Personen, die in Verbindung zu den Aufgaben stehen, aber nicht in die Überprüfungsprozesse einbezogen werden. Sie sollten laufend über die Fortschritte informiert werden.

Ein RACI-Diagramm kann Ihrem Teammitglied einen klaren Einblick geben, wer direkt für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist und wer die Aufgabe überprüft oder Feedback gibt. Mit einem RACI-Diagramm können Sie eine Person mit einem aggressiven Kommunikationsstil auf zwei Arten unterstützen:

  1. Ist sie Teil des RACI-Diagramms, macht das Diagramm deutlich, welche Rolle sie übernimmt und welche Aufgaben diese Rolle umfasst. 

  2. Ist sie nicht Teil des RACI-Diagramms, kann sie klar sehen, dass sie an einem Arbeitsvorgang nicht beteiligt ist.

Lesenswert: Ihr Leitfaden für RACI-Diagramme, mit Beispielen

Locken Sie Personen mit einem passiv-aggressiven Kommunikationsstil aus ihrem Schneckenhaus

Wenn Sie den Eindruck haben, dass jemand einen passiv-aggressiven Kommunikationsstil pflegt, denkt die Person vielleicht, dass ihre Meinung von der Gruppe nicht akzeptiert wird. Es kann sein, dass sie mit direkter Kommunikation in der Vergangenheit keine guten Erfahrungen gemacht hat, weshalb sie vielleicht auf passiv-aggressive Kommunikation zurückgegriffen hat. Laut der Mayo Clinic ist es diesen Personen unangenehm, ihre Bedürfnisse direkt zu äußern.

So können Sie helfen: Nehmen Sie sich Zeit für Teambuilding-Aktivitäten

Wenn Sie Personen mit einem passiv-aggressiven Kommunikationsstil aus ihrem Schneckenhaus holen möchten, beginnen Sie am besten auf Teamebene. Wenn Sie das noch nicht getan haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder einander auch außerhalb des Arbeitskontextes kennenlernen. Dadurch lernen sie auch, wie sie am besten miteinander zusammenarbeiten und müheloser kommunizieren können.

Denken Sie darüber nach, wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Teambuilding-Aktivitäten einzuplanen. Dabei kann es sich um lustige Aktivitäten handeln, wie z. B. ein Quiz, oder es kann einfach nur eine Zeit sein, in der Ihr Team zusammenkommt und sich austauscht. Nehmen Sie sich zusätzlich zu diesen speziellen Treffen regelmäßig Zeit, um einander kennenzulernen. Bei Asana verwenden wir witzige Eisbrecherfragen zu Beginn der meisten Meetings, um uns immer wieder etwas besser kennenzulernen. Mit diesen Fragen sorgen wir außerdem in jedem Meeting für Leichtigkeit und Zusammenhalt. 

Lesenswert: Die über 110 besten Kennenlern-Fragen für das Teambuilding

Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, sich auch individuell kennenzulernen. Das kann bei informellen Kaffeegesprächen oder einzelnen Unterhaltungen passieren. Wir bei Asana machen das alle zwei Wochen und sorgen so für eine stärkere Verbundenheit im Team.

Verbessern Sie die Kommunikation, indem Sie eine bessere Umgebung für Ihr Team schaffen

Sie erkennen, dass Ihre Bemühungen erfolgreich sind, wenn Ihre Teammitglieder sich wohl dabei fühlen, ihre Ideen zu teilen, einander zu widersprechen und ihre Bedürfnisse durchzusetzen. Auch wenn das bereits der Fall ist, sollten Sie weiterhin in Teambuilding, Coaching und bewährte Kommunikationsmethoden investieren, damit der selbstbewusste, durchsetzungsfähige Kommunikationsstil in Ihrem Team zum gelebten Alltag werden kann.

Weitere Ressourcen

Artikel

What is management by objectives (MBO)? Steps, pros, and cons