Ursachenanalyse: So finden Sie effektive Lösungen für Ihre Probleme (mit Beispielen)

„Das Übel an der Wurzel packen“ ist eine häufig gebrauchte Floskel, wenn es darum geht, nachhaltige Lösungen zu finden. Man stelle sich bildlich vor, wie die Wurzeln eines Baumes unter der Erdoberfläche in alle Richtungen wachsen und immer stärker werden. Manchmal ist dieser Wurzelwuchs positiv und bringt einen schönen Baum hervor, manchmal ist er aber auch schädlich, dann nämlich, wenn er Bürgersteige und Fundamente beschädigt.

Oft kann man anfangs gar nicht verstehen, wieso das Problem überhaupt entstanden ist. Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, die zugrundeliegenden Ursachen genauer unter die Lupe zu nehmen. Eine Ursachenanalyse kann dabei helfen, die Zusammenhänge zu verstehen und effektive Lösungen zu finden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Ursachenanalyse durchgeführt wird, und lernen geeignete Problemlösungsstrategien zur Prozessverbesserung kennen.

Was ist eine Ursachenanalyse?

Im Rahmen einer Root Cause Analysis (RCA) werden die zugrundeliegenden Ursachen eines Problems ermittelt, um auf dieser Grundlage die richtigen Lösungen zu finden und zu implementieren. Die Ursachenforschung befasst sich mit den eigentlichen Wurzeln eines Problems und nicht mit dessen oberflächlichen Symptomen.

Ein gutes Beispiel für eine solche schnelle Lösung ist die Einstellung von zusätzlichem Personal, um das Problem der hohen Mitarbeiterfluktuation zu beheben. Stattdessen empfiehlt es sich, Ursachenforschung zu betreiben, um herauszufinden, warum die Mitarbeiter eigentlich nicht länger im Unternehmen bleiben. Nur so hat man die Chance, die Mitarbeiterbindung langfristig zu erhöhen. Folgende Umstände könnten für eine niedrige Mitarbeiterbindung verantwortlich sein:

• Geringe Wachstumschancen

• Unbefriedigende Arbeitgeberleistungen

• Vergleichsweise niedrige Vergütung

• Schlechtes Arbeitsklima

Liegen Ihnen zu Anfang mehrere mögliche Ursachen vor, können Sie mithilfe von Umfragen die Hauptursachen für das Problem identifizieren und gezielt angehen. Dabei haben Sie mit den Instrumenten der Root Cause Analysis die Chance, Probleme systematisch in Angriff zu nehmen, anstatt sie nur unter den Teppich zu kehren und damit ein erneutes Auftreten des Problems zu riskieren.

Zentrale Grundprinzipien der Ursachenanalyse

Eine Ursachenanalyse bietet sich vor allem dann an, wenn wiederkehrende Projektfehler oder größere Engpässe in Geschäftsprozessen behoben werden sollen. Wenn Sie diese Methode und ihre besonderen Leistungen voll ausschöpfen wollen, sollten Sie unbedingt die folgenden Grundprinzipien der Root Cause Analysis beachten:

• Statt viel wertvolle Zeit damit zu vergeuden, die Symptome eines Problems zu korrigieren, sollten Sie sich auf dessen Ursachen konzentrieren.

• Versuchen Sie nicht primär, die für ein Problem verantwortliche Person zu finden, sondern die zugrundeliegenden Faktoren und deren Entstehung zu identifizieren.

• Sammeln Sie Fakten und Beweise, um Ihre Hypothese von Ursache und Wirkung zu untermauern.

• Erstellen Sie einen aussagefähigen Maßnahmenplan, um Ihre Lösungsvorschläge umzusetzen.

• Stellen Sie Überlegungen an, wie verhindert werden kann, dass die Problemursachen in Zukunft wieder auftauchen.

Selbstverständlich können einem Problem mehrere Ursachen zugrunde liegen – und das ist gar nicht so ungewöhnlich. Es ist aber trotzdem empfehlenswert, sich zunächst auf die Ursachen zu beschränken, die Ihrer Meinung nach am wichtigsten sind, und diese dann mit durchdachten Lösungen anzupacken.

Die Durchführung einer Ursachenanalyse

Es gibt verschiedene Strategien und Methoden, die sich im Rahmen einer Root Cause Analysis (RCA) für die Identifizierung der Ursachen eignen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung soll Ihnen dabei helfen, Ihr Team durch den RCA-Prozess zu begleiten.

1. Definieren Sie das Problem

Bevor Sie in eine Ursachenanalyse einsteigen, sollten Sie Ihr Problem klar definieren. Müssen mehr als ein Problem gelöst werden, sollten Sie beim ersten anfangen und dann nach und nach für jedes Problem eine eigene Analyse durchführen. Nur so können Sie sichergehen, wirklich für jedes Problem die Ursachen zu finden und diese schnellstmöglich zu beheben.

Zur Definition eines Problems gehört auch dazu, sich zu vergewissern, dass alle Beteiligten das Problem als solches wahrnehmen. Wenn Sie zum Beispiel die Ursachen für die niedrige Produktivität Ihres Teams analysieren wollen, Ihr Team seine Produktivität aber ganz und gar nicht als niedrig empfindet, dann wird es Ihnen nicht gelingen, eine erfolgreiche Ursachenanalyse durchzuführen. Produktivität ist eine subjektive Angelegenheit, deshalb müssen Sie das Problem zuerst konkreter definieren – zum Beispiel anhand von messbaren Kennzahlen – bevor Sie zum zweiten Schritt übergehen.

2. Belegen Sie das Problem mit Fakten

Dazu empfiehlt es sich, Zahlen und Fakten zu sammeln, um die Existenz des Problems zu belegen. Außerdem bietet es sich an, Experten im Unternehmen zu konsultieren, um die Symptome des Problems näher zu beleuchten. Dabei sollten Sie unter anderem folgende Fragen stellen:

• Seit wann besteht das Problem?

• Wen betrifft dieses Problem?

• Was sind die kurzfristigen und die langfristigen Konsequenzen dieses Problems?

• Was sind die größten Symptome des Problems?

• Welche Fakten belegen die Existenz des Problems?

Sobald Sie sich ein genaueres Bild davon gemacht haben, in welchem Ausmaß dieses Problem Ihr Unternehmen und Ihre Teammitglieder beeinträchtigt, sollten Sie mit Ihrem Team in einem Brainstorming diskutieren, was die Grundursachen des Problems sein könnten.

3. Identifizieren Sie mögliche Ursachen

Die Suche nach den tieferen Gründen eines Problems ist der wichtigste Schritt der Ursachenforschung. Die hier ermittelten Grundursachen zeigen Ihnen letztendlich den Weg zu einer Lösung und einem Maßnahmenplan. Zu den häufigsten Problemlösungsstrategien gehören:

• Ursache-Wirkungs-Diagramm: In der unten bereitgestellten kostenlosen Vorlage für eine Ursachenanalyse wird ein Ursache-Wirkungs-Diagramm verwendet. Dieses Diagramm unterteilt das Problem in Symptome, mögliche Ursachen und tatsächliche Ursachen, um auf dieser Grundlage eine Lösung zu finden.

• 5-Why-Methode: Alternativ bietet sich auch die 5-Warum-Methode an, um die Wurzel des Übels ausfindig zu machen. Anstatt das Problem als gegeben hinzunehmen, fragen Sie so lange „Warum?“, bis ein Schritt oder ein Ablauf sichtbar wird, der nicht so funktioniert, wie er sollte. Wenn die erste Antwort nicht ausreicht, fragen Sie einfach weiter. So lange, bis Sie auf ein tieferliegendes Problem stoßen, das Ihnen nicht auf Anhieb aufgefallen ist.

4. Bestimmen Sie die Grundursache

Um den Hauptgrund für das Problem zu bestimmen, sollten zunächst so viele mögliche Ursachen wie möglich durchgespielt werden. Wenn Ihnen keine mehr einfallen, beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Welche der genannten Ursachen ähneln sich und inwiefern?

• Gibt es Gründe, einige der genannten Ursachen von Anfang an auszuschließen?

• Welche der genannten Ursachen bereitet die größten Probleme?

Wie bereits zuvor bei der Suche nach möglichen Ursachen, gibt es auch für die Bestimmung der tatsächlichen Ursache einige Strategien, die Ihnen helfen können:

• Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA): Diese Methode ähnelt der Risikoanalyse, bei der die ermittelten möglichen Ursachen geprüft und jene ausgeschlossen werden, die später am wahrscheinlichsten ausfallen werden.

• Impact Analysis (Auswirkungsanalyse): Die Methode der Auswirkungsanalyse dient dazu, die positiven und negativen Auswirkungen der einzelnen möglichen Ursachen zu bewerten. Eine solche hypothetische Pro- und Contra-Liste für jede Ursache kann Ihnen dabei helfen, Ihre Auswahl besser eingrenzen zu können.

Falls es Ihnen schwerfällt, sich auf eine einzige Grundursache festzulegen, setzen Sie sich nicht unter Druck. Manche Probleme werden eben von mehreren Faktoren gleichzeitig verursacht – und dann müssen auch mehrere Lösungen her. Und auch wenn der Aktionsplan zur Ursachenbekämpfung möglichst schlank angelegt werden sollte, müssen manchmal doch mehrere Pläne erstellt werden, um ein bestimmtes Problem zu lösen.

5. Entwickeln Sie Lösungsvorschläge

Sobald Sie überzeugt sind, die richtige Grundursache gefunden zu haben, ist es an der Zeit, geeignete Lösungsansätze für diese Ursache zu finden und aktiv zu werden. Der perfekte Lösungsansatz zielt vor allem auf die Grundursache ab, beseitigt aber im Endeffekt auch das anfängliche Problem.

Diese Fragestellungen werden Ihnen helfen, den richtigen Lösungsansatz zu finden:

• Wie könnte dieser Lösungsvorschlag umgesetzt werden?

• Was könnte dieser Lösung im Weg stehen?

• Wieviel Zeit wird die Umsetzung dieser Lösung in Anspruch nehmen?

• Wer ist für die Umsetzung dieses Lösungsvorschlags verantwortlich?

• Könnte diese Lösung andere Probleme verursachen?

Achten Sie darauf, den Implementierungsplan an einem Ort bereitzustellen, an dem alle Beteiligten ihn einsehen können. In einer Software für Projektmanagement können alle Teammitglieder zusammenarbeiten und die einzelnen Schritte koordinieren. Die Umsetzung des Plans kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen, d. h. einige Schritte sind möglicherweise von anderen Meilensteinen abhängig, und das muss transparent dargestellt werden. Dafür eignen sich besonders sogenannte Gantt-Diagramme, die in Echtzeit alle Abhängigkeiten im Projekt aufzeigen und dadurch die Zusammenarbeit vereinfachen.

Vorlage und Beispiel für eine Ursachenanalyse

Wir empfehlen, für die Erstellung einer Ursachenanalyse eine geeignete Vorlage zu verwenden, weil Sie darin das vorliegende Problem und die zugrundeliegenden Ursachen direkt in Form eines Flussdiagramms darstellen können. Ähnlich wie eine Baumwurzel entwickelt sich dieses Flussdiagramm in verschiedene Richtungen, ausgehend von dem ursprünglichen Problem.

Im folgenden Beispiel einer Ursachenanalyse erkennen Sie die Vorgehensweise: Am Anfang steht das Problem, gefolgt von den Symptomen, die das Problem aufweist. Von den Symptomen ausgehend können Sie mithilfe der Vorlage für die Ursachenanalyse möglichen Ursachen identifizieren, bevor Sie sich auf die tatsächlichen Ursachen festlegen und geeignete Lösungen finden.

In diesem Beispiel verzeichnet das Unternehmen einen Rückgang der Besucherzahlen auf seiner Website. Die Ursachenanalyse für dieses Problem würde dann folgendermaßen aussehen:

Problem:

• Niedrige Besucherzahlen auf der Website

Symptome:

• Abnahme der Markensichtbarkeit

• Ausbleibende Online-Käufe

• Niedrige Domain Authority

Mögliche Ursachen:

• Technische Probleme der Website

• Mitbewerber erscheinen in den Suchergebnissen höher

• Schwache Calls to Action

• Kunden mögen das Produkt nicht

• Kunden können die Website nicht finden und daher keine Einkäufe tätigen

• Inhalte auf der Website haben eine schlechte Qualität

• Irrelevante Backlinks

Tatsächliche Ursachen:

• Inhalte sind nicht für Suchmaschinen optimiert

• Website erscheint nicht in den Suchergebnissen

• Die Keywords haben keine Relevanz

Lösungsvorschlag:

• Inhalte überarbeiten

Laden Sie diese kostenlose Vorlage für eine Ursachenanalyse herunter, um damit mögliche Ursachen für die Probleme im Arbeitsalltag zu identifizieren. Eine Vorlage kann Ihnen dabei helfen, grundlegende Probleme in Angriff zu nehmen, die bisher vielleicht nicht ersichtlich waren.

Lösungen in die Tat umsetzen – mit Workflows

Bei einer Ursachenanalyse geht es nicht um sofortige Ergebnisse, sondern vielmehr darum, das Problem an der Wurzel zu packen und endgültig zu beseitigen. Sobald Sie eine geeignete Lösung gefunden haben, gilt es, diese in die Tat umzusetzen. Legen Sie dafür ein Workflow in Asana an und nutzen die Plattform als zentrale Informationsquelle, um Ziele festzulegen, den Fortschritt zu überwachen und in Echtzeit zu sehen, wie sich das Problem nach und nach in Luft auflöst.