Aktionsplan erstellen: In 6 Schritten zu besseren Ergebnissen

Ein Maßnahmenplan ist eine beliebte Methode im Projektmanagement, um genau festzulegen, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Ob Strategieprojekt oder persönliche Weiterentwicklung, ein Maßnahmenplan ist genau das richtige Instrument für Sie.

Hier erfahren Sie, wie Sie diesen klaren Wegweiser Schritt für Schritt erstellen und welche Instrumente Sie nutzen sollten, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem Maßnahmenplan zu ziehen.

Was ist ein Maßnahmenplan?

Ein Maßnahmenplan ist ein strukturiertes Planungsinstrument, mit dem Sie Schritt für Schritt festlegen, welche Maßnahmen nötig sind, um Ihre Projektziele zu erreichen. Er hilft Ihnen, Aufgaben zu ordnen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen und Ressourcen verfügbar sind.

Bei der strategischen Planung kommen häufig Maßnahmenpläne zum Einsatz. Strategische Pläne umfassen Drei- bis Fünfjahresziele, auf die das gesamte Unternehmen hinarbeitet. Ein Maßnahmenplan zeigt dabei konkret, wie Sie diese strategischen Ziele in einzelne, nachverfolgbare Aufgaben übersetzen.

Maßnahmenpläne eignen sich jedoch nicht nur für die strategische Planung. Sie können damit Ihre Ziele ganz systematisch erreichen. Erstellen Sie Folgendes:

• Maßnahmenplan für das Unternehmen

• Maßnahmenplan für das Marketing

• Maßnahmenplan für Korrekturen

• Maßnahmenplan für den Vertrieb

• Maßnahmenplan für ein Projekt

• Maßnahmenplan für die persönliche Weiterentwicklung

Verwenden Sie für Ihren Maßnahmenplan eine Aufgabenmanagement-Software. So teilen Sie Aktionspunkte und Zeitpläne problemlos mit dem Team und verfolgen erledigte Aufgaben nach. Das Team nutzt eine zentrale Informationsquelle, statt sich auf manuelle Statusaktualisierungen zu verlassen.

Wie erstellt man einen Maßnahmenplan? In den folgenden sechs Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie einen effektiven Maßnahmenplan erstellen.

Welche Vorteile hat ein Maßnahmenplan?

Ein Maßnahmenplan kann Ihnen dabei helfen, Ziele effizienter umzusetzen und einen tollen Überblick über Aufgaben zu bekommen. In diesem Absatz möchten wir hier noch kurz auf die Vorteile des Maßnahmenplans eingehen:

• Klare Richtung: Der Maßnahmenplan zeigt Ihnen, welche Schritte notwendig sind, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Dazu bekommen Sie auch mehr Informationen über Prioritäten, Deadlines, etc.

• Fortschritt besser überwachen: Durch einen strukturierten Plan können Sie darüber hinaus auch den Fortschritt eines Projekts besser im Blick behalten.

• Effektives Arbeiten: Indem Sie die Aufgaben anhand der Ziele definieren, stellen Sie sicher, dass die Arbeit auch zielorientiert und damit effektiv stattfindet.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel von Viessmann: Der deutsche Hersteller nutzt strukturierte Maßnahmenpläne in Asana, um strategische Ziele über Abteilungen hinweg nachzuverfolgen und die wirkungsvollsten Aufgaben zu priorisieren.

Arten von Aktionsplänen

Je nach Zielsetzung und Kontext gibt es verschiedene Arten von Aktionsplänen. Der richtige Plantyp hilft Ihnen, Ihre Maßnahmen gezielt auf den jeweiligen Anwendungsbereich abzustimmen.

• Business-Aktionsplan: Definiert strategische Unternehmensziele und die Schritte, um diese über Abteilungen hinweg zu erreichen.

• Marketing-Aktionsplan: Legt Kampagnenziele, Zielgruppen und Maßnahmen für die Vermarktung fest, von Social Media bis Content Marketing.

• Korrektur-Aktionsplan: Kommt zum Einsatz, wenn Probleme identifiziert wurden, und beschreibt die Schritte zur Behebung und Prävention.

• Vertriebs-Aktionsplan: Strukturiert Vertriebsziele, Aktivitäten und Meilensteine, um Umsatzziele systematisch zu erreichen.

• Projekt-Aktionsplan: Fokussiert sich auf die konkreten Aufgaben, Ressourcen und Fristen eines einzelnen Projekts.

• Aktionsplan für die persönliche Weiterentwicklung: Unterstützt Sie bei der Planung individueller Karriere- oder Lernziele mit klaren Schritten und Zeitvorgaben.

1: Ein SMART-Ziel definieren

Bei der Festlegung von Zielen ist Klarheit das A und O. Mithilfe der SMART-Methode gibt es nur klar definierte Ziele, denn bei dieser Taktik setzen Sie sich spezifische, messbare, ausführbare, realistische und termingebundene Ziele.

Schritt 2: Aufgaben festlegen

Nachdem Sie Ihr Ziel klar definiert und aufgeschrieben haben, sollten Sie die Schritte festlegen, die Sie unternehmen müssen, um es zu erreichen. Legen Sie alle Aufgaben fest, die Sie und Ihr Team erledigen müssen, um zunächst Meilensteine und schließlich das Hauptziel zu erreichen.

Wie definiert man Maßnahmen? Dazu geben wir Ihnen hier einige Aufgabenbeispiele für verschiedene Arten von Maßnahmenplänen:

Ziel: Das Team bis Juni von sieben auf neun Mitglieder aufstocken.

Beispiele für Aufgaben:

• Mit der Personalabteilung die Kampagne für Neueinstellungen besprechen.

• Eine Projektvorlage erstellen, um die Bewerbungen im Auge zu behalten.

• Drei Vorstellungsgespräche pro Woche ansetzen.

Ziel: Auswahl und Einführung einer neuen Work Management-Software für das gesamte Unternehmen bis Ende des 2. Quartals.

Aufgaben:

• Budget beantragen.

• Einführungsplan für das 2. Quartal erstellen.

• Schulungen für Teammitglieder ansetzen.

Ziel: Veranstaltung eines 5-Kilometer-Benefizlaufs im Mai, um 15.000 Dollar für die örtliche Tafel zu sammeln.

Aufgaben:

• Freiwillige finden und Zuständigkeiten festlegen

• Marketingmaterial und PR-Pläne vorbereiten

• Sponsoren gewinnen

Schritt 3: Ressourcen zuweisen

Nachdem Sie alle Aufgaben zusammengestellt haben, können Sie Ressourcen wie Teammitglieder, Projektbudget oder notwendige Ausrüstung bereitstellen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um all diese Elemente vorzubereiten.

Manchmal können Sie Ressourcen erst bereitstellen, wenn Sie Ihren Maßnahmenplan in Gang gesetzt haben. Womöglich müssen Sie erst eine Finanzierung beantragen oder die Genehmigung der Geschäftsleitung einholen, bevor Sie mit einer Aufgabe fortfahren können. In diesem Fall machen Sie die Ressource zu einem Aktionspunkt im Maßnahmenplan, um den Sie sich später kümmern.

Schritt 4: Aufgaben nach Prioritäten ordnen

Wenn Ihr Team sich über seine Prioritäten im Klaren ist, weiß es, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und welche bei Bedarf verschoben werden können. Kein Maßnahmenplan ist in Stein gemeißelt. Am besten unterstützen Sie Ihr Team, indem Sie mitteilen, welche Aufgaben hohe Priorität haben und welche etwas flexibler sind.

Zur Verdeutlichung sortieren Sie alle Aktionspunkte nach Priorität und Reihenfolge:

• Priorität: Wichtige und weniger wichtige Aufgaben.

• Reihenfolge: Reihenfolge, in der Aufgaben erledigt werden müssen, damit andere beginnen können.

Beim Sortieren und Priorisieren Ihrer Aktionspunkte werden Sie feststellen, dass einige Aufgaben von anderen abhängig sind. Markieren Sie diese Abhängigkeiten und berücksichtigen Sie die Reihenfolge bei der Festlegung der Prioritäten. So vermeiden Sie Engpässe, wenn eine als weniger wichtig eingestufte Aufgabe eine Aufgabe mit hoher Priorität blockiert.

Schritt 5: Termine und Meilensteine festlegen

Ein Team, das weiß, worauf es hinarbeitet, verfügt über den nötigen Kontext, um Aufgaben effektiv zu priorisieren. Teammitglieder sind in der Regel motivierter, wenn sie nachvollziehen können, wie ihre Arbeit unmittelbar zu übergeordneten Zielen beiträgt.

Um die Teammitglieder von Anfang an einzubinden, weisen Sie allen Aktionspunkten Fristen zu und definieren Meilensteine. Meilensteine sind bestimmte Punkte auf der Zeitleiste des Projekts, die angeben, wann Aktivitäten abgeschlossen sind oder wann eine neue Phase beginnt.

Erstellen Sie eine Zeitleiste, ein Gantt-Diagramm oder ein Meilensteindiagramm, um sich einen besseren Überblick über Ihre nach Prioritäten geordneten Aufgaben, Meilensteine und Fristen zu verschaffen. Die Zeitleiste dient auch zur visuellen Verfolgung des Start- und Abschlussdatums der jeweiligen Aufgabe in Ihrem Maßnahmenplan.

Meilensteine und realistische Fälligkeitsdaten sorgen dafür, dass Ihr Team motiviert bleibt und das Ziel nicht aus den Augen verliert.

Schritt 6: Den Maßnahmenplan überwachen und anpassen

Ein guter Projektmanager zeichnet sich dadurch aus, dass er den Überblick behält und sich an Veränderungen anpasst. Sie sollten unbedingt die Fortschritte Ihres Teams überwachen und den Plan bei Bedarf überarbeiten.

Glücklicherweise ist Ihr Maßnahmenplan nicht in Stein gemeißelt. Die beste Möglichkeit, wechselnde Prioritäten oder Fristen zu verfolgen, ist die Verwendung eines dynamischen Tools wie einer Work-Management-Software. Damit aktualisieren Sie Aufgaben und Abhängigkeiten in Echtzeit und sorgen dafür, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand ist.

Mit AI Studio können Sie darüber hinaus eigene KI-Agenten erstellen, die innerhalb Ihrer bestehenden Workflows arbeiten, gemeinsamen Kontext nutzen und den Governance-Richtlinien Ihres Unternehmens folgen.

Maßnahmenplan, Plan B, Projektplan und To-do-Liste im Vergleich

Worin unterscheidet sich ein Maßnahmenplan von anderen Planungsinstrumenten? Hier erfahren Sie, wofür diese Pläne stehen und wann Sie welchen einsetzen sollten.

Maßnahmenplan vs. Plan B

Die Begriffe Maßnahmenplan und Plan B werden oft synonym verwendet, sind jedoch zwei völlig unterschiedliche Arten von Plänen. Hier erfahren Sie die Unterschiede:

• In einem Maßnahmenplan werden die verschiedenen Maßnahmen detailliert beschrieben, so dass Sie und Ihr Team genau wissen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen.

• Bei einem Plan B hat Ihr Team einen zweiten Maßnahmenplan, eine Alternativstrategie, die es anwenden kann, wenn der ursprüngliche Plan scheitert. Unabhängig davon, ob es sich dabei um ein innerbetriebliches Problem oder einen außerbetrieblichen Faktor handelt, mit einem Plan B sind Sie bestens auf den Ernstfall vorbereitet.

Maßnahmenplan vs. Projektplan

Ein Projektplan ist etwas komplizierter als ein Maßnahmenplan: Ein Projektplan ist ein Entwurf für alle wichtigen Punkte, die Ihr Team erledigen muss, um die Projektziele zu erreichen. Ein Projektplan umfasst sieben Elemente:

1. Ziele und Projektvorgaben

2. Erfolgskennzahlen

3. Beteiligte und Rollen

4. Umfang und Budget

5. Meilensteine und Ergebnisse

6. Zeitleiste und Zeitplan

7. Kommunikationsplan

Nach der Erstellung eines Projektplans sollten Sie in einem Maßnahmenplan darlegen und dokumentieren, wie das Team die Aufgaben erledigen und die Ziele erreichen wird. So stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, welche Aufgaben er hat und was bis wann erledigt werden muss.

Maßnahmenplan vs. To-do-Liste

Eine To-do-Liste hingegen dient normalerweise dazu, einzelne Aufgaben zu notieren, die nicht unbedingt zu einem gemeinsamen Ziel führen. To-do-Listen können sich täglich ändern und sind weitaus weniger strukturiert als Maßnahmenpläne. Ein Maßnahmenplan umfasst bestimmte Schritte und Aufgaben, mit denen ein gemeinsames Ziel erreicht werden soll.

So setzen Sie Ihren Maßnahmenplan erfolgreich um

Sie wissen jetzt, wie Sie einen Maßnahmenplan erstellen. Für die erfolgreiche Umsetzung kommt es auf die richtigen Instrumente und deren Einsatz an. Hier sind fünf Tipps, mit denen Sie Ihren Maßnahmenplan effektiv umsetzen:

Aufgabenverwaltungssoftware verwenden

Optimieren Sie Ihren Maßnahmenplan, indem Sie all Ihre Aufgaben und Zeitpläne an einem zentralen Ort aufbewahren. Eine Aufgabenverwaltungssoftware wie Asana ist das perfekte Instrument für Ihren Maßnahmenplan, denn damit können Sie ausstehende Aufgaben nachverfolgen, die Zuständigkeit für Aufgaben festlegen, Abhängigkeiten bestimmen und in Echtzeit oder asynchron mit dem Team in Verbindung treten.

Borussia Mönchengladbach setzt auf strukturierte Maßnahmenpläne in Asana für das Kampagnenmanagement und spart dadurch über 20 Stunden pro Teammitglied im Monat, bei gleichzeitig 50 % mehr Marketingkampagnen. Entdecken Sie, wie Asana AI Studio Ihre Planung unterstützen kann, und vereinbaren Sie eine Demo.

Vorlagen verwenden oder erstellen

Erstellen oder verwenden Sie eine Vorlage, in der alle Aktionspunkte mit Notizen, Status, Priorität und Verantwortlichkeit aufgeführt sind. Wenn Sie eine Vorlage erstellen, die zu Ihrem Projekttyp passt, können Sie diese immer wieder verwenden.

Echtzeit-Benachrichtigungen einrichten und Abhängigkeiten festlegen

Achten Sie darauf, dass alle Aktionspunkte termingebunden sind und dass Sie Abhängigkeiten definieren. So kann das Team reagieren, wenn es einen fertiggestellten Punkt in Angriff nehmen kann, und leicht nachvollziehen, welche anderen Punkte davon abhängen.

Aktionspunkte nach Erledigung abhaken

Haken Sie abgeschlossene Aktionspunkte ab! Dieser Schritt muss für alle sichtbar sein und in Echtzeit erfolgen, damit die Person, die für die nächste Aufgabe zuständig ist, so schnell wie möglich damit beginnen kann.

Verspätete oder ausstehende Aufgaben besprechen

Bei Problemen oder Verzögerungen sprechen Sie mit dem Team, um mögliche Engpässe aufzudecken und Lösungen zu finden, die den Maßnahmenplan auf Kurs halten. Zur Besprechung komplexerer Probleme können Sie Anmerkungen direkt in den Maßnahmenplan einfügen oder Termine für Videoanrufe festlegen.

Maßnahmenplan erstellen und umsetzen mit Asana

Ein strukturierter Maßnahmenplan mit klaren Zielen, priorisierten Aufgaben und definierten Meilensteinen ist der Schlüssel zur erfolgreichen Projektumsetzung. Nutzen Sie einen Implementierungsplan, um die Umsetzung zu strukturieren. Mit Asana bilden Sie Ihren gesamten Aktionsplan digital ab, verfolgen Fortschritte in Echtzeit und halten Ihr Team auf Kurs. Dank den Asana AI Teammates können Sie dabei repetitive Planungsaufgaben automatisieren und sich auf die strategischen Entscheidungen konzentrieren. Jetzt starten und Ihren ersten Maßnahmenplan mit Asana erstellen.

Häufig gestellte Fragen zum Aktionsplan