Maßnahmenplan: In 6 Schritten zu besseren Ergebnissen!

Ein Maßnahmenplan ist eine beliebte Methode im Projektmanagement, um genau festzulegen, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Ganz gleich, ob Sie gerade dabei sind, ein Strategieprojekt zu planen, oder ob Sie nach einer zuverlässigen Methode suchen, um Ziele für Ihre persönliche Weiterentwicklung festzulegen – ein Maßnahmenplan ist genau das richtige Instrument für Sie.

Hier erfahren Sie, wie Sie diesen klaren Wegweiser Schritt für Schritt erstellen und welche anderen Instrumente Sie nutzen sollten, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem Maßnahmenplan zu ziehen. Dann legen wir mal los.

Was ist ein Maßnahmenplan?

Ein Maßnahmenplan ist sinnvoll für alle, die gerne Schritt für Schritt planen. Beim Erstellen eines Maßnahmenplans legen Sie im Detail fest, welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um Ihre Projektziele zu erreichen. Dieser Plan hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu strukturieren, und sorgt dafür, dass Sie Zugriff auf alle notwendigen Informationen und Ressourcen haben, um Ihre Ziele zu erreichen.

Bei der strategischen Planung kommen häufig Maßnahmenpläne zum Einsatz. Strategische Pläne sind Drei- bis Fünfjahresziele, auf die das gesamte Unternehmen hinarbeitet. Nach der Erstellung eines strategischen Plans können Sie anhand eines Maßnahmenplans genau darlegen, wie Sie Ihre strategischen Ziele umsetzen werden. So geben Sie Ihren Teammitgliedern eine Möglichkeit, mit der sie die einzelnen Aufgaben verfolgen können, die erledigt werden müssen, um letztlich das übergeordnete strategische Ziel zu erreichen.

Maßnahmenpläne eignen sich jedoch nicht nur für die strategische Planung. Sie können damit Ihre Ziele ganz systematisch erreichen. Erstellen Sie Folgendes:

• Maßnahmenplan für das Unternehmen

• Maßnahmenplan für das Marketing

• Maßnahmenplan für Korrekturen

• Maßnahmenplan für den Vertrieb

• Maßnahmenplan für ein Projekt

• Maßnahmenplan für die persönliche Weiterentwicklung

Unabhängig von der Art des zu erstellenden Maßnahmenplans sollten Sie hierfür unbedingt eine Aufgabenmanagement-Software verwenden. So können Sie Aktionspunkte und Zeitpläne problemlos mit dem Team teilen und die erledigten Aufgaben nachverfolgen. Manuelle Statusaktualisierungen und unklare Ergebnisse sind dann endlich passé, denn das Team nutzt eine zentrale Informationsquelle für alle Punkte, die zu erledigen sind, um die Ziele zu erreichen. 

Wie erstellt man einen Maßnahmenplan? Auf diese Frage werden wir jetzt für Sie näher eingehen. Dazu zeigen wir Ihnen Asana’s 6-Schritte-Methode, um einen Maßnahmenplan erstellen zu können.

1: Ein SMART-Ziel definieren

Bei der Festlegung von Zielen ist Klarheit das A und O. Mithilfe der SMART-Methode gibt es nur klar definierte Ziele, denn bei dieser Taktik setzen Sie sich spezifische, messbare, ausführbare, realistische und termingebundene Ziele.

Schritt 2: Aufgaben festlegen

Nachdem Sie Ihr Ziel klar definiert und aufgeschrieben haben, sollten Sie die Schritte festlegen, die Sie unternehmen müssen, um es zu erreichen. Legen Sie alle Aufgaben fest, die Sie und Ihr Team erledigen müssen, um zunächst Meilensteine und schließlich das Hauptziel zu erreichen.

Wie definiert man Maßnahmen? Dazu geben wir Ihnen hier einige Aufgabenbeispiele für verschiedene Arten von Maßnahmenplänen:

Ziel: Das Team bis Juni von sieben auf neun Mitglieder aufstocken.

Beispiele für Aufgaben:

• Mit der Personalabteilung die Kampagne für Neueinstellungen besprechen.

• Eine Projektvorlage erstellen, um die Bewerbungen im Auge zu behalten.

• Drei Vorstellungsgespräche pro Woche ansetzen.

Ziel: Auswahl und Einführung einer neuen Work Management-Software für das gesamte Unternehmen bis Ende des 2. Quartals.

Aufgaben:

• Budget beantragen.

• Einführungsplan für das 2. Quartal erstellen.

• Schulungen für Teammitglieder ansetzen.

Ziel: Veranstaltung eines 5-Kilometer-Benefizlaufs im Mai, um 15.000 Dollar für die örtliche Tafel zu sammeln.

Aufgaben:

• Freiwillige finden und Zuständigkeiten festlegen

• Marketingmaterial und PR-Pläne vorbereiten

• Sponsoren gewinnen

Schritt 3: Ressourcen zuweisen

Nachdem Sie alle Aufgaben zusammengestellt haben, können Sie Ressourcen wie Teammitglieder, Projektbudget oder notwendige Ausrüstung bereitstellen. Unabhängig davon, ob Sie Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuweisen, ein Budget beantragen oder hilfreiche Werkzeuge zusammenstellen – jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um all diese Elemente vorzubereiten.

Manchmal können Sie Ressourcen erst bereitstellen, wenn Sie Ihren Maßnahmenplan in Gang gesetzt haben. Womöglich müssen Sie erst eine Finanzierung beantragen oder die Genehmigung der Geschäftsleitung einholen, bevor Sie mit einer Aufgabe fortfahren können. In diesem Fall machen Sie die Ressource zu einem Aktionspunkt im Maßnahmenplan, um den Sie sich später kümmern.

Schritt 4: Aufgaben nach Prioritäten ordnen

Wenn Ihr Team sich über seine Prioritäten im Klaren ist, weiß es, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und welche bei Bedarf verschoben werden können. Kein Maßnahmenplan ist in Stein gemeißelt. Am besten unterstützen Sie Ihr Team also, indem Sie ihm mitteilen, welche Aufgaben hohe Priorität haben und welche etwas flexibler sind.

Zur Verdeutlichung sortieren Sie alle Aktionspunkte nach Priorität und Reihenfolge:

• Priorität: Wichtige und weniger wichtige Aufgaben.

• Reihenfolge: Reihenfolge, in der Aufgaben erledigt werden müssen, damit andere beginnen können.

Beim Sortieren und Priorisieren Ihrer Aktionspunkte werden Sie feststellen, dass einige Aufgaben von anderen abhängig sind. Mit anderen Worten: Eine Aufgabe kann erst dann in Angriff genommen werden, wenn die vorherige Aufgabe erledigt ist. Heben Sie diese Abhängigkeiten hervor, und berücksichtigen Sie die Reihenfolge bei der Festlegung der Prioritäten. Schließlich wollen Sie vermeiden, dass es zu Engpässen kommt, weil eine Aufgabe, die Sie bei der Planung als weniger wichtig erachtet haben, nun eine Aufgabe mit hoher Priorität verzögert. 

Schritt 5: Termine und Meilensteine festlegen

Ein Team, das weiß, worauf es hinarbeitet, verfügt über den nötigen Kontext, um Aufgaben effektiv zu priorisieren, und ist motiviert, großartige Arbeit zu leisten. Teammitglieder sind in der Regel motivierter, wenn sie nachvollziehen können, wie ihre Arbeit unmittelbar zu übergeordneten Zielen beiträgt.

Um die Teammitglieder von Anfang an einzubinden, weisen Sie allen Aktionspunkten Fristen zu und definieren Meilensteine. Meilensteine sind bestimmte Punkte auf der Zeitleiste des Projekts, die angeben, wann Aktivitäten abgeschlossen sind oder wann eine neue Phase beginnt

Erstellen Sie eine Zeitleiste oder ein Gantt-Diagramm, um sich einen besseren Überblick über Ihre nach Prioritäten geordneten Aufgaben, Meilensteine und Fristen zu verschaffen. Die Zeitleiste dient auch zur visuellen Verfolgung des Start- und Abschlussdatums der jeweiligen Aufgabe in Ihrem Maßnahmenplan. Damit lässt sich sicherstellen, dass Ihr Team auf Kurs bleibt.

Meilensteine und realistische Fälligkeitsdaten sorgen dafür, dass Ihr Team motiviert bleibt und das Ziel dabei nicht aus den Augen verliert – was für die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts entscheidend ist.

Schritt 6: Den Maßnahmenplan überwachen und anpassen

Ein guter Projektmanager zeichnet sich dadurch aus, dass er in der Lage ist, den Überblick zu behalten und sich an Veränderungen anzupassen. Sie sollten unbedingt die Fortschritte Ihres Teams überwachen und den Plan bei Bedarf überarbeiten.

Glücklicherweise ist Ihr Maßnahmenplan nicht in Stein gemeißelt. Die beste Möglichkeit, potenziell wechselnde Prioritäten oder Fristen zu verfolgen, ist die Verwendung eines dynamischen Tools wie einer Work-Management-Software. Damit aktualisieren Sie Aufgaben und Abhängigkeiten in Echtzeit, sorgen dafür, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand ist und Ihr Maßnahmenplan vorankommt.

Maßnahmenplan, Plan B, Projektplan und To-do-Liste im Vergleich

Worin unterscheidet sich nun ein Maßnahmenplan von all diesen anderen Plänen und Listen? Um diese Frage ein für alle Mal zu klären, erfahren Sie hier, wofür diese Pläne stehen und wann Sie welchen Plan verwenden sollten, um so den Einsatz des Teams zu optimieren.

Maßnahmenplan vs. Plan B

Die Begriffe Maßnahmenplan und Plan B werden oft synonym verwendet, sind jedoch zwei völlig unterschiedliche Arten von Plänen. Hier erfahren Sie die Unterschiede:

• In einem Maßnahmenplan werden die verschiedenen Maßnahmen detailliert beschrieben, so dass Sie und Ihr Team genau wissen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen.

• Bei einem Plan B hat Ihr Team einen zweiten Maßnahmenplan, eine Alternativstrategie, die es anwenden kann, wenn der ursprüngliche Plan scheitert. Unabhängig davon, ob es sich dabei um ein innerbetriebliches Problem oder einen außerbetrieblichen Faktor handelt – mit einem Plan B sind Sie bestens auf den Ernstfall vorbereitet.

Maßnahmenplan vs. Projektplan

Ein Projektplan ist etwas komplizierter als ein Maßnahmenplan: Ein Projektplan ist ein Entwurf für alle wichtigen Punkte, die Ihr Team erledigen muss, um die Projektziele zu erreichen. Ein Projektplan umfasst sieben Elemente:

1. Ziele und Projektvorgaben

2. Erfolgskennzahlen

3. Beteiligte und Rollen

4. Umfang und Budget

5. Meilensteine und Ergebnisse

6. Zeitleiste und Zeitplan

7. Kommunikationsplan

Nach der Erstellung eines Projektplans sollten Sie in einem Maßnahmenplan darlegen und dokumentieren, wie das Team die Aufgaben erledigen und die Ziele erreichen wird. So stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, welche Aufgaben er hat und was bis wann erledigt werden muss.

Maßnahmenplan vs. To-do-Liste

Eine To-do-Liste hingegen dient normalerweise dazu, einzelne Aufgaben zu notieren, die nicht unbedingt zu einem gemeinsamen Ziel führen. To-do-Listen können sich täglich ändern und sind weitaus weniger strukturiert als Maßnahmenpläne. Ein Maßnahmenplan umfasst bestimmte Schritte und Aufgaben, mit denen ein gemeinsames Ziel erreicht werden soll.

Welche Vorteile hat ein Maßnahmenplan?

Ein Maßnahmenplan kann Ihnen dabei helfen, Ziele effizienter umzusetzen und einen tollen Überblick über Aufgaben zu bekommen. In diesem Absatz möchten wir hier noch kurz auf die Vorteile des Maßnahmenplans eingehen:

• Klare Richtung: Der Maßnahmenplan zeigt Ihnen, welche Schritte notwendig sind, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Dazu bekommen Sie auch mehr Informationen über Prioritäten, Deadlines, etc.

• Fortschritt besser überwachen: Durch einen strukturierten Plan können Sie darüber hinaus auch den Fortschritt eines Projekts besser im Blick behalten.

• Effektives Arbeiten: Indem Sie die Aufgaben anhand der Ziele definieren, stellen Sie sicher, dass die Arbeit auch zielorientiert und damit effektiv stattfindet. 

So setzen Sie Ihren Maßnahmenplan erfolgreich um

Jetzt wissen Sie, wie man einen Maßnahmenplan erstellt. Für dessen erfolgreiche Umsetzung sollten Sie jedoch die richtigen Instrumente verwenden und diese richtig einsetzen. Hier sind unsere fünf Top-Tipps, mit denen Sie dafür sorgen, dass Ihr Maßnahmenplan effektiv ist:

Aufgabenverwaltungssoftware verwenden

Optimieren Sie Ihren Maßnahmenplan, indem Sie all Ihre Aufgaben und Zeitpläne an einem zentralen Ort aufbewahren. Eine Aufgabenverwaltungssoftware wie Asana ist das perfekte Instrument für Ihren Maßnahmenplan, denn damit können Sie ausstehende Aufgaben nachverfolgen, die Zuständigkeit für Aufgaben festlegen, Abhängigkeiten bestimmen und in Echtzeit oder asynchron mit dem Team in Verbindung treten.

Vorlagen verwenden oder erstellen

Erstellen oder verwenden Sie eine Vorlage, in der alle Aktionspunkte mit Notizen, Status, Priorität und Verantwortlichkeit aufgeführt sind. Wenn Sie eine Vorlage erstellen, die zu Ihrem Projekttyp passt, können Sie diese immer wieder verwenden.

Echtzeit-Benachrichtigungen einrichten und Abhängigkeiten festlegen

Achten Sie darauf, dass alle Aktionspunkte termingebunden sind und dass Sie Abhängigkeiten definieren. So kann das Team reagieren, wenn es einen fertiggestellten Punkt in Angriff nehmen kann, und leicht nachvollziehen, welche anderen Punkte davon abhängen. 

Aktionspunkte nach Erledigung abhaken

Haken Sie abgeschlossene Aktionspunkte ab! Dieser Schritt muss für alle sichtbar sein und in Echtzeit erfolgen, damit die Person, die für die nächste Aufgabe zuständig ist, so schnell wie möglich damit beginnen kann.

Verspätete oder ausstehende Aufgaben besprechen

Bei Problemen oder Verzögerungen sprechen Sie mit dem Team, um mögliche Engpässe aufzudecken und Lösungen zu finden, die den Maßnahmenplan auf Kurs halten. Zur Besprechung komplexerer Probleme können Sie Anmerkungen direkt in den Maßnahmenplan einfügen oder Termine für Videoanrufe festlegen.

Eins, zwei – Maßnahmenplan

Wie Benjamin Franklin schon sagte: „Wer es nicht schafft zu planen, plant, es nicht zu schaffen.“ Planen Sie also Ihren Erfolg mit einem strukturierten Maßnahmenplan und hilfreichen Tools wie der Aufgabenmanagementsoftware Asana. 

Eine zentrale Informationsquelle dient Ihnen und Ihrem Team zur Abstimmung, wobei Sie flexibel genug bleiben, den Maßnahmenplan bei Bedarf zu überarbeiten.