Projektmanagement-Tools: Die 14 besten im Vergleich

Wenn Sie Arbeit managen, sind Sie ein Projektmanager. Dies ist jedoch nicht immer der Fall gewesen. Jahrelang waren die einzigen Personen, die für das Managen von Projekten verantwortlich waren, (wenig überraschend) Projektmanager. Mitarbeiter in diesen hochspezialisierten Positionen nutzten inzwischen veraltete Tools, für deren Verwendung umfangreiche Schulungen und tiefgreifende Kenntnisse erforderlich waren.

Inzwischen wird von nahezu jedem Wissensarbeiter erwartet, dass er seine eigenen Projekte managt, und diese veralteten Tools haben sich als nicht länger praktikabel erwiesen. Zwar existieren Projektmanagerpositionen und veraltete Softwares weiterhin, aber moderne Projektmanagement-Tools sind besser an die Bedürfnisse einer dynamischeren und kollaborativeren Belegschaft angepasst.

Egal, ob Sie der Inhaber einer neuen Firma sind, der etwas Hilfe mit seinen Rechnungen benötigt, oder Sie ein multinationales Großunternehmen leiten: Es gibt die eine Projektmanagement-Software, die perfekt für Sie ist. Lesen Sie weiter, um in diesem Projektmanagement-Software Vergleich zu erfahren, welche Software am besten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Was ist eine Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software ist ein Tool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu organisieren, nachzuverfolgen und gemeinsam auszuführen. Sie dient als interaktiver Arbeitsbereich, in dem Sie Aufgaben koordinieren, Fortschritte verfolgen und mit anderen kommunizieren.

Die beste Projektmanagement-Software geht darüber hinaus: Sie verbindet Workflows über das gesamte Unternehmen hinweg und hilft Ihnen, übergeordnete Ziele mit konkreten Aufgaben zu verknüpfen.

Es handelt sich dabei um eine breite Kategorie von Tools, die von einer simplen digitalen Checkliste bis hin zu einer komplexen und umfassenden Work-Management-Plattform reichen können. Die Art der von Ihnen gewählten Projektmanagement-Software und die Weise, auf die Sie sie verwenden, werden von der Größe, den Bedürfnissen und den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens abhängen.

Warum sollten Sie eine Projektmanagement-Software verwenden?

Heutzutage managt quasi jeder Projekte, aber nicht jedem stehen die geeigneten Tools zur Verfügung. Viele Teams greifen auf Tabellen zurück, die jedoch keine Echtzeit-Aktualisierungen bieten, manuelle Arbeit erfordern und funktionsübergreifende Zusammenarbeit erschweren. Projektmanagement-Software schließt genau diese Lücken.

Projektmanagement-Software fungiert als Bindeglied für Arbeit, Teams, Stakeholder und Ziele. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Welche Vorteile bietet eine Projektmanagement-Software?

• Fokussieren Sie Ihre Arbeit. Sie werden mehr erledigt bekommen – aber was noch entscheidender ist: Sie werden die wirklich wichtige Arbeit erledigen. Mit Projektmanagement-Software ist es sehr viel unwahrscheinlicher, dass Arbeit versehentlich dupliziert wird oder Sie Zeit mit der Suche nach Materialien verschwenden.

• Verringern Sie unnötiges Arbeitsaufkommen. Mit Projektmanagement-Software können Sie jede einzelne Aufgabe mit Zielen verknüpfen, die die übergreifende und allgemeine Mission des Unternehmens untermauern. So sind alle sich darüber im Klaren, wie sie mit jedem einzelnen Projekt zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Wenn Mitarbeiter verstehen, wie sich ihre tagtäglichen Aufgaben auf das Unternehmen auswirken, werden sie noch motivierter sein, ihre bestmögliche Arbeit abzuliefern.

• Verknüpfen Sie Ihre digitalen Tools. Unternehmen sind auf eine Vielzahl von Tools angewiesen, um in der modernen Arbeitswelt Schritt halten zu können. Mit dynamischer Projektmanagement-Software können Sie all Ihre Tools über eine Plattform verknüpfen (z. B. Ihre Slack-Kommunikation, Dropbox-Dateien und Google-Drive-Anhänge).

• Erstellen Sie ein Arbeitsdokumentationssystem. Projektmanagement-Software dient als Erfassungssystem für all Ihre Projekte und die mit ihnen verbundenen Aufgaben. Somit können Sie Informationen speichern und es gleichzeitig allen Beteiligten und Teams erleichtern, auf diese Informationen zuzugreifen und sie zu nutzen.

• Fördern Sie funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Projektmanagement-Software ist im Kern ein Tool für die Zusammenarbeit von Teams. Indem sie Arbeit, Ziele und Menschen über Projekte, Teams und Abteilungen hinweg miteinander in Verbindung bringt, hilft Projektmanagement-Software Ihnen dabei, ein vernetztes und florierendes funktionsübergreifendes Unternehmen aufzubauen.

• Speichern Sie Arbeit auf sichere Weise. Haben Sie jemals aus Versehen eine Zelle in Ihrer Tabelle gelöscht? Oder vergessen, wo Sie Ihre aktuelle To-do-Liste gespeichert haben? Ein cloudbasierter Speicher sorgt für eine bessere Organisation und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen Arbeit abhanden gerät – und bietet gleichzeitig sicheren Datenschutz.

Wie sich diese Vorteile in der Praxis auswirken, zeigt das Beispiel von Benefit Cosmetics: Das Unternehmen spart durch zentrale Kommunikation und automatisierte Workflows 52 Arbeitstage pro Jahr ein. Die Kampagnenplanung verkürzte sich von einer Stunde auf fünf Sekunden. Erleben Sie Asana in Aktion und erfahren Sie, wie auch Ihr Team Zeit sparen kann.

Klassisches vs. agiles Projektmanagement: welche Methode passt zu Ihrem Projekt?

Bevor Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, lohnt es sich, die grundlegenden Projektmanagement-Methoden zu verstehen, die hinter der Software stehen. Klassisches Projektmanagement, häufig als Wasserfallmodell bezeichnet, folgt einem linearen Ablauf: Jede Phase wird abgeschlossen, bevor die nächste beginnt. Das eignet sich besonders für Projekte mit klar definierten Anforderungen und festen Zeitplänen, etwa im Bauwesen, in der Fertigung oder bei regulatorischen Vorhaben. Agiles Projektmanagement hingegen setzt auf iterative Zyklen, sogenannte Sprints, in denen das Team regelmäßig Zwischenergebnisse liefert und auf veränderliche Anforderungen reagieren kann. Dieses Vorgehen ist vor allem in der Softwareentwicklung, im Marketing und in der Produktentwicklung verbreitet.

Die Unterschiede wirken sich direkt auf die Anforderungen an Ihre Software aus:

• Klassisches Projektmanagement: Gantt-Diagramme, Meilenstein-Tracking, Ressourcenplanung, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, strukturierte Freigabeprozesse

• Agiles Projektmanagement: Kanban-Boards, Sprint-Planung, Backlog-Verwaltung, flexible Priorisierung, kontinuierliche Retrospektiven

In der Praxis lassen sich viele Projekte nicht eindeutig einer Methode zuordnen. Hybride Ansätze, bei denen klassische Planungselemente mit agilen Arbeitsweisen kombiniert werden, gewinnen zunehmend an Bedeutung. Moderne Work-Management-Plattformen wie Asana unterstützen beide Ansätze innerhalb eines einzigen Tools: Sie können dieselben Aufgaben wahlweise als Zeitleiste, Kanban-Board oder Liste darstellen und so die Methode wählen, die zu Ihrem jeweiligen Projekt passt.

Welche verschiedenen Projektmanagement-Softwares gibt es?

Auf dem heutigen Markt ist eine große Bandbreite an Projektmanagement-Softwares erhältlich, sodass die Wahl des richtigen Tools eine Herausforderung darstellen kann. Wir haben 14 der besten Tools der Branche verglichen und zeigen, für welche Unternehmenstypen sie jeweils am besten geeignet sind.

1. Asana: Die beste Wahl für Enterprise-Unternehmen

Asana geht über traditionelle Projektmanagement-Software hinaus und bietet eine umfassende Work-Management-Lösung, die auf die dynamischen und sich stets wandelnden Bedürfnisse von Großunternehmen reagiert. Asana hilft Ihnen nicht nur bei der Aufgabenverwaltung (auch wenn dies durchaus eine Option ist) – das Tool verknüpft alle von Ihrem Unternehmen ausgeführten Arbeitsvorgänge mit den übergeordneten Zielen und Ihrer Unternehmensstrategie. Mit Asana erhalten Sie so viel mehr als nur eine reine Projektmanagement-Software, die komplexe Projekte abwickeln kann, sondern darüber hinaus:

• Integrationen für all Ihre bevorzugten Tools und Systeme, sodass Sie Ihre gesamte Arbeit über eine einzige Plattform organisieren können.

• Ziele, die mit allen Mitarbeitern und Aufgaben Ihres Unternehmens verknüpft sind, sodass Sie sichergehen können, dass die Arbeit gemäß ihrer Priorität erledigt wird.

• Automatisierung für Aufgaben, Terminplanung, Arbeitszuteilung und vieles mehr, um die von Ihnen auf unnötige Arbeit verwendete Zeit zu reduzieren.

• Vorgefertigte Projektvorlagen, dank derer Sie direkt mit Ihren wichtigsten Aufgaben loslegen können.

• Dashboards für die Berichterstattung, die Beteiligte automatisch auf den neuesten Stand bringen und so Meetings für Status-Updates überflüssig machen.

• Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Funktionen, die Ihre Daten schützen.

• Egal ob Ressourcenplanung, Projektstrukturplan oder Task Management, mit Asana sind alle Bereiche abgedeckt.

Ursprünglich in den USA entwickelt, ist Asana heutzutage international bekannt, auch viele deutsche Unternehmen vertrauen auf Asana. Kunden schätzen vor allem die einfache Bedienung und die Vielzahl an verschiedenen Ansichten, wie etwa Gantt-Charts.

Entdecken Sie, was Asana Ihnen noch bieten kann.

2. Trello: Die beste Wahl für simples Projektmanagement

Trello ist eine Projektmanagement-Software der Firma Atlassian im Stil eines Kanban-Boards. In Trello gliedern Sie Projektaufgaben unter Boards auf, die mit einem übergreifenden Thema gekennzeichnet sind. So können Sie z. B. jeweils ein Board für „Nicht begonnen", „In Bearbeitung" und „Erledigt" haben. Mit diesem Layout ist es einfach, den Fortschritt eines Projekts von Board zu Board nachzuverfolgen, was hilfreich ist, wenn Sie ein einfaches Tool für kleinere Projekte benötigen.

3. Smartsheet: Die beste Wahl für Tabellen-Fans

Stellen Sie sich Smartsheet als eine fortschrittlichere Tabelle mit umfangreicheren Funktionen vor. Dieses System ist eine intuitive Lösung für Unternehmen, die traditionell Tabellen für bestimmte Projektmanagement-Szenarien nutzen, wie z. B. die Zeiterfassung mittels Zeiterfassungsbögen.

4. Jira: Die beste Wahl für Agile-spezifisches Projektmanagement

Jira wurde in erster Linie zur Software-Entwicklung konzipiert und ist direkt einsatzbereit für Teams, die die Agile-Methode für ihre Arbeit verwenden. Jira gehört dem Mutterunternehmen Atlassian und wird häufig für allgemeine Entwicklungsprojekte wie Bug-Tracking sowie für Projekte, die das Scrum-Verfahren anwenden, genutzt.

5. Monday: Die beste Wahl für kleinere Unternehmen

Monday.com bietet ein breites Spektrum von Anwendungen, die die Implementierung erleichtern und einen einfachen Einstieg ermöglichen. Dies ist besonders geeignet für Kleinunternehmen, die wenig Erfahrung mit Projektmanagement-Software haben. Wenn Ihre Arbeit, Unternehmensgröße oder teamübergreifende Zusammenarbeit jedoch anschwillt, können Sie an die Grenzen des mit diesem Tool Machbaren stoßen.

6. Clickup: Die beste Wahl für kleine Teams und Start-ups

Clickups intuitive und farbenfrohe Oberfläche macht dieses Tool einfach verständlich und anwendbar. Clickup ist eine beliebte Wahl für Start-ups mit begrenzten Ressourcen und für kleinere Teams, die wahrscheinlich weniger Funktionen in Anspruch nehmen werden.

7. Notion: Die beste Wahl für Protokollanten

Bei Notion handelt es sich um ein anspruchsvolles System zum Erstellen und Speichern dynamischer Dokumente, Tabellen und Notizen. Dies eignet sich besonders für Unternehmen oder Privatnutzer, die sich einen besser strukturierten Ort für ihre Gedanken und Ideen wünschen. Die Möglichkeiten von Notion können, was die Zusammenarbeit mit anderen innerhalb des Tools betrifft, etwas begrenzt erscheinen.

8. Airtable: Die beste Wahl für Fans der Do-it-yourself-Methode

Airtable bietet eine flexible Datenbank, mit der Sie auch ohne Programmierkenntnisse Ihr eigenes maßgeschneidertes Projektmanagement-System (oder eine andere benutzerdefinierte Anwendung) erstellen können. Airtable bietet all denen, die die Backend-Entwicklung ihrer Projektmanagement-Software überwachen möchten, genau diese Möglichkeit.

9. Wrike: Die beste Wahl für Kundenmanagement

Wrike bietet stapelbare Speicher- und Sicherheitsoptionen in einem benutzerfreundlichen Format, sodass sowohl Kunden als auch interne Teams auf Informationen sicher zugreifen können. Dies ist dann hilfreich, wenn Sie zusätzlich zum Arbeitsmanagement Ihres Unternehmens mit externen Partnern, wie Kunden, zusammenarbeiten.

10. Workfront: Die beste Wahl für reine Marketing-Teams

Workfront (Eigentümer: Adobe) ist eine Projektmanagement-Software, die ursprünglich für Marketing-Mitarbeiter entwickelt wurde. Die Plattform wurde inzwischen zu einem Tool für alle Teams erweitert, aber da sie eine so spezifische Ausrichtung hat, könnte manchen Nutzern die Koordination mit anderen Teams außerhalb der Marketing-Abteilung schwerfallen.

11. Microsoft: Die beste Wahl für persönliche Tools

Microsoft Office wird oft als Projektmanagement-Tool bezeichnet, was hauptsächlich daran liegt, dass Microsofts Produkte aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind. Da wir sie bereits kennen und anzuwenden wissen, sind Microsoft-Office-Produkte meist die erste Wahl von Managern beim Einstieg ins Projektmanagement. Tatsache ist jedoch, dass Excel-Tabellen und Word Docs nicht für die Zusammenarbeit konzipiert wurden. Daher sollten Sie sie besser in Verbindung mit vollwertiger Projektmanagement-Software einsetzen.

12. Awork: Cloud-Tool als SaaS-Lösung

awork ist noch ein relativ junges Tool, welches in Deutschland entwickelt wurde. Die Oberfläche der Software ist schlank und die Bedienung dementsprechend einfach.

In awork gibt es zwei unterschiedliche kostenpflichtige Tarife, jedoch auch eine kostenpflichtige Testphase. Anders als beispielsweise InLoox (hauptsächlich eine On-Premise-Lösung) ist awork ein Cloud-Tool als SaaS-Lösung. Das Unternehmen setzt auf einen deutschen Server und ist damit auch DSGVO-konform.

13. OpenProject: Für Kenner

Wer auf rein kostenlose Möglichkeiten zurückgreifen möchte, kann OpenProject nutzen. Das Open-Source-Tool ist vor allem für geschulte Anwender interessant, da man dafür einiges an Kenntnissen benötigt.

Denn die kostenlose Variante muss auf der eigenen Hardware installiert und selbständig betrieben werden. Dafür stehen Funktionen wie benutzerdefinierte Felder und Gantt-Diagramme zur Verfügung. Mit den Bezahltarifen erhält man weitere Funktionen, sowie einen persönlichen Service.

14. Factro: Tool aus Deutschland

Factro ist eine in Deutschland entwickelte Projektmanagement-Software, die durch ihre klare Benutzeroberfläche und die intuitive Aufgaben- und Projektstruktur besticht. Da Factro großen Wert auf DSGVO-Konformität legt, eignet sich das Tool insbesondere für Unternehmen, die sichere Lösungen mit deutschem Serverstandort bevorzugen.

Neben klassischen Projektansichten stehen Ihnen auch übersichtliche Kanban-Boards sowie ein umfangreiches Berechtigungs- und Rollensystem zur Verfügung, sodass Sie Ihre Prozesse genau auf Ihr Team zuschneiden können.

Welche Funktionen sollte eine Projektmanagement-Software haben?

Jedes Projektmanagement-System bietet unterschiedliche Funktionen. Wir empfehlen Ihnen, eine Plattform auszuwählen, die den folgenden Funktionsumfang abdeckt:

• Einfache Bedienbarkeit: Das ideale Tool sollte es Ihnen ermöglichen, effizient zu arbeiten und damit Zeit zu sparen. Hierzu ist es wichtig, dass eine intuitive Nutzung ermöglicht wird. Somit müssen Ihre Mitarbeiter nicht tagelang Handbücher durchlesen und Tutorials schauen.

• Datensicherheit: Eine der wohl wichtigsten Voraussetzungen aus Unternehmensperspektive ist der Schutz von Daten. Vergewissern Sie sich also, ob eine Software im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen zum Thema „Datenschutz" steht.

• Kundenservice: Ebenfalls wichtig ist ein Support. Bei Anwendungsproblemen oder Störungen sollte es möglich sein, innerhalb kürzester Zeit eine Lösung zu erhalten.

• Funktionen für die Zusammenarbeit, die die Arbeit zwischen Teammitgliedern, Abteilungen und unternehmensweit ermöglichen – einschließlich Datenaustausch, Überblick über den Projektfortschritt und Ressourcenmanagement.

• Eine Plattform, die Portfolio-Management-Funktionen und die Möglichkeit bietet, Ziele mit umsetzbaren Aufgaben zu verknüpfen, sodass das gesamte Unternehmen einen Überblick darüber hat, wie alle Arbeitsvorgänge zusammenhängen.

• Eine mobile App, damit Sie auch von unterwegs aus Genehmigungen senden, zeitnah Benachrichtigungen erhalten und Projekte managen können.

• Dashboards für Projekte und für die Berichterstattung, die einfach zugänglich und einsehbar sind.

• Unterschiedliche Stile für Projektansichten, die all Ihre Projektmanagement-Methoden und Verfahren unterstützen, einschließlich Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Listen und Kalender (damit Sie sich sicher sein können, dass Ihre Software das Potenzial hat, gemeinsam mit Ihrem Unternehmen zu wachsen).

• Fortschrittliche Projektplanung, um Fälligkeitsdaten festzulegen, wichtige Meilensteine zu erstellen und die mit Aufgaben verbrachte Zeit einfach im Blick zu behalten, damit alles nach Plan verläuft.

• App-Integrationen für Projektmanagement, die den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens angepasst sind.

• Automatisierung und Abhängigkeiten, die Sie und alle Beteiligten in Echtzeit auf dem Laufenden halten.

Wie wichtig funktionsübergreifende Zusammenarbeit und klare Verantwortlichkeiten sind, zeigt das Beispiel von Barfoot & Thompson: Das mittelständische Unternehmen konnte mit Asana Silos aufbrechen und die Zeit für Projektstatusberichte von mehreren Tagen auf wenige Minuten reduzieren. Erleben Sie Asana in Aktion und entdecken Sie, wie Ihr Team davon profitieren kann.

So wählen Sie das richtige Projektmanagement-Tool aus

Die Auswahl einer Projektmanagement-Software ist eine strategische Entscheidung, die sich langfristig auf die Produktivität Ihres Teams auswirkt. Statt sich von Funktionslisten leiten zu lassen, sollten Sie zunächst Ihre konkreten Anforderungen in einem Kriterienkatalog definieren.

Die folgenden Kriterien haben sich in der Praxis als besonders relevant erwiesen:

• Teamgröße und Struktur: Prüfen Sie, ob das Tool sowohl für kleine Teams als auch für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit geeignet ist und ob die Preisgestaltung mit Ihrem Wachstum skaliert.

• Methodische Flexibilität: Arbeitet Ihr Team klassisch, agil oder hybrid? Das Tool sollte die Methoden unterstützen, die Sie heute nutzen, und flexibel genug sein, wenn sich Ihre Arbeitsweise weiterentwickelt.

• Integrationen: Eine Projektmanagement-Software entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn sie sich nahtlos in bestehende Systeme wie CRM, Kommunikationstools oder Cloud-Speicher einbinden lässt.

• Datenschutz und DSGVO-Konformität: Gerade für Unternehmen in der DACH-Region ist es entscheidend, dass der Anbieter die Anforderungen der DSGVO erfüllt, transparente Datenverarbeitungsrichtlinien bietet und idealerweise Serverstandorte in der EU anbietet.

• Kosten und Preismodell: Vergleichen Sie nicht nur die monatlichen Gebühren, sondern auch versteckte Kosten für Add-ons, Speicherplatz oder Premium-Support. Eine kostenlose Testphase erleichtert die Bewertung.

• Benutzerfreundlichkeit: Auch die funktionsreichste Software bringt wenig, wenn das Team sie nicht bereitwillig nutzt. Achten Sie auf eine intuitive Oberfläche, kurze Einarbeitungszeit und gute Dokumentation in deutscher Sprache.

Mit diesen Kriterien als Leitfaden können Sie den Vergleich der 14 Tools weiter oben gezielt nutzen, um die Lösung zu finden, die am besten zu den Anforderungen Ihres Teams passt.

Welche ist die beste Projektmanagement-Software für mein Team?

Viele Management-Software für Projekte geben an, über ähnliche Funktionen zu verfügen – und grundsätzlich sind viele von ihnen tatsächlich gleich. Wenn Sie sich für eine Projektmanagement-Lösung entscheiden, sollte es sich bei dieser jedoch nicht einfach um ein weiteres Tool handeln. Sie sollten eine vollwertige Projektmanagement-Plattform wählen, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, mit weniger Anstrengung bestmögliche Arbeit zu leisten.

Das bedeutet, dass Sie eine Plattform benötigen, die sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen entwickelt, erweitert und anpasst. Schließlich wollen Sie nicht an Grenzen stoßen, wenn Sie gerade Ihren perfekten Workflow gefunden haben. Asana wurde für Unternehmensteams entwickelt, was bedeutet, dass unsere Software Ihr Projektmanagement von Anfang an unterstützen kann – von der Idee einer Einzelperson bis hin zu Ihren Projekten als Fortune-100-Unternehmen. Tatsächlich nutzen 85 % der Fortune-100-Unternehmen Asana*.

Ein Beispiel: Epitaph Records steigerte die Effizienz in den Bereichen Business Affairs, Produktion und Marketing um das Fünffache und reduzierte die E-Mail-Kommunikation erheblich.

Mit Asana geht es nicht nur darum, mehr Ergebnisse zu erzielen. Stattdessen richtet Asana den Fokus darauf, wie Sie alle Aspekte der Arbeit, Ziele und Ressourcen Ihres Unternehmens verknüpfen und zu Ihrem Vorteil nutzen können, um die wirklich wichtige Arbeit zu erledigen.

FAQs zu Projektmanagement-Software