Die Scrum Methode: So funktioniert agiles Projektmanagement!

Wenn Sie Teil eines Produkt-, Entwicklungs- oder Software-Entwicklungsteams sind oder mit einem dieser Teams zusammenarbeiten, haben Sie den Begriff Scrum wahrscheinlich schon mal gehört und fragen sich vielleicht: Was ist Scrum und wie funktioniert die Scrum-Methode im Projektmanagement?

Scrum ist ein Framework für Teams, die Produkte schnell entwickeln und verbessern. Die Einführung von solchen Prozessen kann Ihnen daher helfen, zusammenzuarbeiten, um komplexe Probleme zu lösen. Selbst wenn Sie nicht in einem Produkt-, Entwicklungs- oder Software-Entwicklungsteam arbeiten, können Sie von dieser Methode profitieren. In diesem Artikel wird die Scrum-Methode näher erklärt und Sie erfahren alles, was Sie darüber wissen müssen.

Was ist Scrum?

Die Scrum-Methode ist ein Agile-Framework, das Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt und ihnen hilft, wirklich wichtige Arbeiten zu erledigen. Es bietet einen Leitfaden mit Werten, Rollen und Richtlinien, damit sich Ihr Team auf Iterationen und eine kontinuierliche Verbesserung konzentrieren kann.

Üblicherweise wird die Scrum-Methode für sogenannte Sprints verwendet. Das sind für gewöhnlich zweiwöchige Arbeitseinheiten, an deren Ende bestimmte Ergebnisse erwartet werden. Es gibt aber noch zwei weitere Scrum-Events. Tägliche Standup-Meetings werden, wie der Name schon verrät, einmal pro Tag abgehalten. Sie dauern 15 Minuten und bieten Teams die Möglichkeit, sich auszutauschen und die Aktivitäten für den Tag zu besprechen. Das zweite Event, die Sprint-Retrospektive (Sprint Retrospective), findet nach Ende eines Sprints statt. Bei der Sprint-Retrospektive, die vom Scrum Master geleitet wird, kann das Team besprechen, was gut und was nicht so gut gelaufen ist, um dann die nötigen Korrekturen für zukünftige Sprints vorzunehmen.

Woher stammt die Scrum-Methode?

In seiner heutigen Form wurde die Scrum-Methode erstmals im Artikel The New New Product Development Game von Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka präsentiert, der 1986 in der Harvard Business Review erschien. Takeuchi und Nonaka liehen sich den Namen „Scrum“ vom Rugby und erklärten, dass „wie beim Rugby der Ball hin und her gespielt wird, während sich das Team gemeinsam zum Ziel durcharbeitet“.

Im nächsten Schritt der Geschichte wurde die Scrum-Methode 1995 von Ken Schwaber und Jeff Sutherland weiterentwickelt und kodifiziert. In diesem Jahr veröffentlichten sie auch ihr Agile-Manifest und den SCRUM-Entwicklungsprozess.

Die Entwicklung dieser Methode durch Schwaber und Sutherland, die zur heutigen Definition führte, war teilweise eine Reaktion auf das Wasserfallmodell der Software-Entwicklung. Beim Wasserfallmodell werden Projekte in aufeinanderfolgende Phasen unterteilt, wobei jede Phase ihre eigenen Ergebnisse hat. Erst wenn die Ergebnisse einer Phase erreicht sind, kann die nächste beginnen. Schwaber und Sutherland waren allerdings davon überzeugt, dass Software-Entwickler von einem flexibleren, iterativen Prozess profitieren könnten, der eine ständige Reaktion und Anpassung an die Umstände erlaubt. So könnten sie das beste Produkt für ihre Kunden erstellen.

Seit ihrer ersten Veröffentlichung haben Schwaber und Sutherland den Scrum Guide herausgebracht – ein lebendiges Dokument, das sie regelmäßig aktualisieren. Die Geschichte ist also noch längst nicht vorbei. Dem Guide zufolge ermutigt die Scrum-Methode„Teams, sich zu überlegen, wie effektiv ihre Arbeitstechniken sind, und fordert sie zu ständigen Entwicklungen und Verbesserungen heraus.“ 

Wie funktioniert die Scrum-Methode?

Wenn Sie einen Scrum-Prozess implementieren möchten, sollten Sie eines unbedingt wissen: Wie bereits in der Geschichte erwähnt, basiert das Framework auf einem System der kontinuierlichen Verbesserung. In Scrum sind Sie sich der Tatsache bewusst, dass Sie zu Beginn eines Sprints vielleicht noch nicht alles wissen – und dass Sie Ihre Prozesse und Bedürfnisse nach Bedarf und mithilfe der Erkenntnisse, die Sie im Laufe des Sprints gewinnen, anpassen können.

Typische Scrum-Events

Was ist Scrum also genau und wie funktioniert die Methode? Die folgenden Ereignisse sind Bestandteil in der klassischen Scrum-Methode. Diese haben im Normalfall eine zeitliche Beschränkung (Time Box):

1. Organisieren Sie Ihren Backlog. Um einen Scrum-Sprint zu starten, identifiziert Ihr Teamleiter (auch Scrum Master genannt) zunächst die Arbeit, die Sie aus Ihrem Backlog nehmen – also Arbeit, die erledigt werden muss. Damit Sie den bestmöglichen Scrum-Sprint durchführen, stellen Sie sicher, dass Ihr Product Backlog eindeutig und an einem Ort dokumentiert ist. Am besten sammeln Sie alle diese Informationen in einem Projektmanagement-Tool.

2. Planen Sie Ihren Sprint bei einer gemeinsamen Sitzung. Bevor Sie Ihren Sprint starten können, müssen Sie klar definieren, worauf Ihr Fokus liegt. Bei Ihrem Sprint-Planning Meeting bestimmen Sie die Arbeit anhand Ihres Backlogs. Daraus entstehen die Aufgaben, auf die sich Ihr Team bei diesem Scrum-Sprint konzentrieren wird. Probieren Sie unsere kostenlose Vorlage für die Sprint-Planung aus, um direkt durchzustarten.

3. Starten Sie Ihren Sprint. Normalerweise dauert ein Sprint zwei Wochen. Je nachdem, was für Ihr Team am besten passt, können Ihre Sprints aber auch etwas länger oder kürzer sein. Während des Sprints wird Ihr Team an den Aufgaben aus Ihrem Backlog arbeiten, die Sie bei Ihrem Sprint-Planungs-Meeting bestimmt haben.

4. Halten Sie tägliche Scrum-Standups ab. Planen Sie täglich eine 15-minütige Besprechung mit Ihrem Team ein. Daily Scrum Meetings geben Ihnen die Möglichkeit, einander über Ihre aktuellen Arbeitsprozesse zu informieren und etwaige unerwartete Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Für wirklich effektive tägliche Standups probieren Sie am besten unsere kostenlose Vorlage für Standup-Meetings aus.

5. Präsentieren Sie Ihre Arbeit beim Sprint Review. Sobald Sie Ihre Scrum-Sprints beendet haben, sollte sich Ihr Team in den Sprint Reviews zusammensetzen, um einen Sprint abzuschließen. Dabei präsentiert Ihr Team den Beteiligten die „erledigten“ Arbeiten zur Einsicht bzw. Genehmigung.

6. Besprechen Sie Ihren Sprint bei der Sprint-Retrospektive. Nehmen Sie sich nach dem Ende Ihres Sprints etwas Zeit, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungspotenzial für den kommenden Sprint gibt. Vergessen Sie nicht, dass das Scrum-Framework einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung vorsieht. Schrecken Sie also nicht davor zurück, bei Ihrem nächsten Sprint neue Prozesse auszuprobieren oder Strategien zu überarbeiten, die Ihnen nicht besonders effektiv erscheinen. Nutzen Sie bei Ihrem nächsten kurzen Meeting unsere kostenlose Vorlage für die Sprint-Retrospektive als Leitfaden.

Was bedeutet „Erledigt“?

In der Scrum-Methode ist die Definition von “Erledigt, auf Englisch “Definition of Done”, sehr wichtig. Und da das Scrum-Framework immer einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung beinhaltet, ist das Wort vielleicht nicht so eindeutig, wie Sie glauben. In Scrum ist nichts perfekt: Ihr Team ist flexibel und in einem ständigen Verbesserungsprozess. „Erledigt“ bedeutet daher nicht „Diese Sache kann nicht mehr besser werden“. Vielmehr heißt es, dass das gesamte Scrum-Team mit der Arbeit daran fertig ist – zumindest vorerst.

Hier sehen Sie einige Beispiele für Definitionen von „Erledigt“ von verschiedenen Teams:

• Das Produkt ist bereit zur Veröffentlichung.

• Das Produkt wurde getestet und kann in einer Beta-Umgebung veröffentlicht werden.

• Das Produkt hat die Abnahmetests durchlaufen und kann für alle Nutzer veröffentlicht werden.

Egal, wie Ihr Team „Erledigt“ definiert – stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand und sich der Definition bewusst sind. Sobald Sie definiert haben, was „Erledigt“ für Sie bedeutet, sollten Sie die Definition in einer gemeinsamen Informationsquelle festhalten und immer wieder darauf zurückgreifen – vor allem bei Ihrem Sprint Review.

Scrum-Artefakte

Artefakte in Scrum stehen für etwas, das Sie erstellen, wie ein Werkzeug zur Lösung eines Problems. Es gibt drei Arten von Artefakten in Scrum: den Product Backlog, den Sprint Backlog und das Inkrement.

Product Backlog

Der Product Backlog ist eine Liste mit allen Arbeiten, die erledigt werden müssen. Diese Liste sollte vom Projektmanager oder Product Owner verwaltet werden. Bitte beachten Sie, dass nicht alles, was im Product Backlog erfasst ist, auch von Ihrem Team, z. B. Ihren Entwicklern, bearbeitet werden wird. Einträge des Product Backlogs sind vielmehr Optionen, für die sich Ihr Team bei einem Scrum-Sprint entscheiden kann. Die Projektverantwortlichen sollten den Product Backlog regelmäßig aktualisieren und neu ordnen, basierend auf den Informationen von Kunden, vom Markt oder vom Projektteam.

Sprint Backlog

Der Sprint Backlog ist eine Sammlung von Aufgaben oder Produkten, die Ihr Team im Laufe des Scrum-Sprints erledigen will. Diese Elemente werden bei der Sprint-Planungssitzung aus dem Product Backlog ausgewählt und in das Sprint-Planungsprojekt Ihres Teams verschoben (sofern Sie eines haben).

Es kann sein, dass Ihr Team nicht bei jedem Sprint alles erledigt, was sich im Backlog befindet. Unwahrscheinlich ist aber, dass Sie während des Sprints noch Elemente zu Ihrem Sprint Backlog hinzufügen. Wenn Sie bemerken, dass Letzteres dennoch häufig vorkommt, sollten Sie sich in der Planungsphase Ihrer Sprints mehr Zeit nehmen, um zu überlegen, was Sie bei einem Sprint in Angriff nehmen wollen.

Produkt-Inkrement

Das Produkt-Inkrement ist das Ergebnis, das Sie am Ende Ihres Sprints liefern werden. Dabei kann es sich um ein neues Produkt oder um Funktionalitäten, eine Verbesserung oder eine Fehlerbehebung handeln – es gibt viele Möglichkeiten, je nach Team. Später wird Ihr Product Increment bei der Sprint-Überprüfung präsentiert. Abhängig davon, ob Ihr Inkrement „erledigt“ ist und wie es die Scrum-Beteiligten einschätzen, wird es dann geliefert oder nicht.

Scrum-Rollen im Überblick

Es gibt drei zentrale Rollen:

• Product Owner. Der Product Owner ist für den Product Backlog und damit auch die Backlog-Einträge verantwortlich. Er kennt die Nutzerbedürfnisse und informiert sein Team und andere wichtige Beteiligte über die User Story. Gute Product Owner schaffen Klarheit darüber, was unbedingt als Nächstes fertig werden muss. Und schließlich sind sie auch dafür zuständig zu entscheiden, wann etwas zur Bereitstellung bereit ist (der Fokus liegt immer darauf, möglichst häufig eine neue Version vorlegen zu können).

• Scrum Master. Der Scrum Master leitet die verschiedenen Events. Stellen Sie sich diese Person als den Projektmanager und Moderator vor. Diese Person sollte die täglichen Standup-Meetings sowie die Meetings für die Sprint-Planung, Review und Retrospektive leiten.

• Scrum Team. Die Rollen beziehen auch das Scrum-Team mit ein. Dazu gehören alle Personen, die am Sprint mitarbeiten. Teammitglieder sollten sich selbst organisieren und eng zusammenarbeiten, damit sie das Ziel der Scrum-Methode – die kontinuierliche Verbesserung – erreichen.

Scrum-Prinzipien

Es gibt sechs Scrum-Prinzipien, die Sie bei der Umsetzung eines solchen Systems unterstützen und dafür sorgen, dass Sie von der Scrum-Methode auch wirklich profitieren. Diese sechs Prinzipien sind:

• Kontrolle über den empirischen Prozess. Teams setzen auf Transparenz, Überprüfung und Anpassung.

• Selbstorganisiertes Handeln. Obwohl es Rollen und Regeln in Ihrem Team gibt, übernimmt jedes Teammitglied Verantwortung für seine Aufgaben und Arbeitsvorgänge. In der Scrum-Methode ist man davon überzeugt, dass jedes Teammitglied sich selbst organisieren kann und man interdisziplinär zusammenarbeitet, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

• Zusammenarbeit. Ihr Team wird die besten Ergebnisse liefern, wenn Sie während und nach Ihrem Scrum-Sprint auf Zusammenarbeit setzen.

• Wertbasierte Priorisierung. Im Framework ist das Sprint-Ziel, den höchstmöglichen Geschäftswert zu erzielen. Damit das gelingt, müssen Sie schon von Beginn Ihres Scrum-Prozesses die Arbeit priorisieren.

• Timeboxing. Timeboxing bezeichnet die Planung fester Zeitrahmen. Ein Scrum-Prozess umfasst verschiedene zeitbasierte Aktivitäten, wie den Sprint selbst, tägliche Standups und die Retrospektive. Da die Scrum-Methode auf dem Prinzip einer kontinuierlichen Verbesserung basiert, ist es wichtig, die Arbeit in zeitlich begrenzte Phasen einzuteilen. Nur so können Sie immer wieder zur nächsten Aufgabe fortschreiten und zukünftige Arbeitsvorgänge verbessern.

• Iterative Entwicklung. In der Scrum-Methode wird Ihr erstes Produkt nicht perfekt sein. Aber indem Sie den Prozess wiederholen, kann sich Ihr Team am besten auf die Kundenbedürfnisse einstellen und das Produkt und Ihre Ergebnisse basierend auf wertbasierter Priorisierung anpassen.

Scrum-Werte im Guide

Damit Teams von der Scrum-Methode profitieren, müssen sie sich an die fünf wichtigsten Scrum-Werte halten, wie sie im Laufe der Geschichte aufgenommen wurden:

• Einsatzbereitschaft: Das Team arbeitet als Einheit – und die Teammitglieder müssen einander vertrauen können. Scrum-Teammitglieder zeichnen sich für die Dauer des Sprints durch ihr Engagement aus und verschreiben sich der kontinuierlichen Verbesserung, um schließlich die beste Lösung zu finden.

• Mut: Während eines Sprints kann es passieren, dass Ihr Team auf schwierige Probleme stößt, für die es keine konkrete Lösung gibt. Scrum-Teams trauen sich, offene und schwierige Fragen zu stellen und ehrlich darauf zu antworten. Dem Guide zufolge werden sie nur so die beste Lösung finden.

• Fokus: Bei jedem Sprint arbeitet das Team auf Basis eines Product Backlog. Das Team fokussiert sich dabei auf die Elemente, die es aus dem Backlog ausgewählt hat, um am Ende des Sprints die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

• Offenheit: Bei einem Scrum-Prozess läuft nicht immer alles perfekt. Die Teammitglieder müssen neuen Ideen und Möglichkeiten gegenüber offen sein. Das unterstützt sowohl den individuellen Lernprozess als auch ihr Produkt bzw. den Prozess selbst.

• Respekt: Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Scrum-Prozess. Und um die Zusammenarbeit im Team zu unterstützen, müssen Teammitglieder einander, den Scrum Master und den Scrum-Prozess respektieren.

Wann macht der Einsatz der Scrum-Methode Sinn?

Nun, da wir die Scrum-Methode im Projektmanagement erklärt haben, stellt sich die Frage, ob Ihr Team diese Methode verwenden sollte. Die Scrum-Methode  ist nicht für jeden geeignet – allerdings ist es auch nicht nur für die agile Softwareentwicklung oder Produktentwicklung vorbehalten. Jedes Team kann ein Scrum-Framework einführen und sich die kontinuierliche Verbesserung zu Nutze machen, um großartige Arbeit zu leisten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Vor- und Nachteile Scrum mit sich bringen kann:

Die Vorteile von Scrum

Das Framework ist am effektivsten für Teams, bei denen agiles Arbeiten in den jeweiligen Projekten unbedingt notwendig ist. Dabei kann es sich um traditionelle „Produkte“ wie Code oder neue Funktionen, aber auch um ungewöhnliche Scrum-„Produkte“ wie Marketingkampagnen oder kreative Inhalte handeln.

Für Teams, die mit einem Scrum-Framework arbeiten, stehen Agilität und Flexibilität im Vordergrund. Der Prozess unterstützt Sie bei der Erreichung des Sprint-Ziels. Da Teams mit der Scrum-Methode ihre Aufgaben aus dem Product Backlog übernehmen, wissen sie immer, woran sie gerade arbeiten. Außerdem kennen sie ihre Ziele, da alle Mitglieder die Bedeutung von „Erledigt“ kennen.

Folgende Vorteile bietet Scrum darüber hinaus:

• Skalierbarkeit: Die Scrum-Prozesse werden innerhalb bestimmter Perioden durchgeführt. Dies bietet den Vorteil, dass sich die Teams in jeder Periode auf bestimmte Themen konzentrieren können. Darüber hinaus schafft es dem Team auch die Möglichkeit, das Projekt und die Module leichter und transparenter zu skalieren.

• Kundenzufriedenheit: Ein klarer Vorteile der Scrum-Methode ist, dass Sie immer einen Blick auf die Erwartungen der Kunden haben. In regelmäßigen Abständen wird so vom Product Owner eingeschätzt, ob die Anforderungen erfüllt werden oder nicht.

• Zeiteinschätzung: Durch Scrum kann man besser die Geschwindigkeit des Teams pro Sprint einschätzen. Dadurch können Sie auch besser voraussagen, wann bestimmte Funktionalitäten der Software oder des Produkts verfügbar sein werden. Dies reduziert auch eventuelle Risiken.

• Flexibilität: Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Sollten sich bei komplexen Projekten die Anforderungen verändern, so ist es möglich, den Prozess dementsprechend anzupassen.

Welche Nachteile hat die Scrum-Methode?

Da der Prozess offen für Veränderungen ist, kommt es bei solchen Scrum-Projekten häufig vor, dass der Projektumfang gesprengt wird. Man spricht dabei von Scope Creep. Wenn es zu viele Änderungen gibt oder Sie zu viel widersprüchliches Kunden-Feedback erhalten, kann es passieren, dass Sie den Prozess immer wieder wiederholen, ohne dabei je zu wirklichen Ergebnissen zu kommen.

• Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Definition des Sprint-Ziels und der Inkremente eines jeden Sprints klar und eindeutig ist. Achten Sie auch darauf, dass den gesamten Teammitgliedern klar ist, was „Erledigt“ bedeutet, damit keines der Teammitglieder über diese Grenze hinaus arbeitet. Bei Bedarf können Sie auch einen Prozess für die Änderungskontrolle einführen. Damit können Sie diese Probleme vermeiden.

Es gibt viele Scrum-Meetings: Neben der regelmäßig eingeplanten Sprint-Planung und dem Sprint Review treffen sich diese Teams täglich zu einem Standup-Meeting.

• Lösung: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre täglichen Meetings nicht hilfreich sind, überlegen Sie sich, was Sie ändern könnten. Am besten erfassen Sie Ihre Standups in einem Projekt einer Work-Management-Plattform. So wird es Ihnen leichter fallen, sich auf die nützlichsten Punkte zu konzentrieren.

Oft stellt sich auch die Frage “Wann ist Scrum nicht sinnvoll?”. Nun, es kann vor allem dann sehr schwierig sein (schwierig, nicht unmöglich!), die Scrum-Methode zu implementieren, wenn Sie nicht Teil eines Produkt-, Entwicklungs- oder Software-Entwicklungsteams sind.

• Lösung: Wenn sich Ihr Team für die Scrum-Methode entscheidet, sollten Sie genau besprechen, wie diese Prozesse Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen werden. Identifizieren Sie nach Möglichkeit aktuelle Problempunkte und überlegen Sie, welche Scrum-Events Ihnen bei deren Lösung helfen könnten. Planen Sie zudem im Laufe Ihres ersten Scrum-Sprints mehrere Schulungseinheiten ein, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.

Scrum vs. Kanban vs. Agile

Vielleicht haben Sie auch schon im Zusammenhang mit anderen Methoden, wie Kanban oder Agile, von Scrum gehört. Jedes dieser Frameworks wirkt sich auf einzigartige Weise auf die Art der Zusammenarbeit und die kontinuierliche Verbesserung von Teams aus. Sie sind aber innerhalb der Lean-Methoden eng miteinander verknüpft. Hier ist ein Vergleich zur Scrum-Definition:

Agile ist eine Projektmanagement-Philosophie, die Teams hilft, sich kontinuierlich zu verbessern. Agiles Projektmanagement setzt auf eine iterative und progressive Entwicklung, die Teams dabei unterstützt, auf Veränderungen zu reagieren und mit Unsicherheiten umzugehen. Die Scrum-Methode und Kanban sind Teilbereiche der Agile-Methodik. Stellen Sie sich Agile am besten als Oberbegriff vor.

Scrum ist eine der beliebtesten Agile-Methoden. Wenn Sie die Scrum-Methode verwenden, dann sind Sie ein Agile-Team. Aber das Scrum-Rahmenwerk bietet noch weitere Scrum-Rollen und Systeme an, damit Teams agil arbeiten können. In Scrum – wie auch in Agile – arbeiten Teams auf eine kontinuierliche Verbesserung hin. Aber im Gegensatz zu Agile, das eher ein Framework bzw. eine Philosophie ist, schafft Scrum konkrete Möglichkeiten, mit denen sich Teams ständig verbessern können. Das sind Tools wie Sprints, Standups und Retrospektiven.

Das Kanban-Framework ist ebenfalls ein Teilbereich von Agile. Mit einem Kanban-Board können Sie kontinuierliche Prozesse und Arbeitsabläufe visuell darstellen und verwalten. Mit Kanban-Tools haben Teams die Möglichkeit zu visualisieren, wie sich Aufgaben von einer Arbeitsphase zur nächsten bewegen, bis sie schließlich erledigt sind. Oft nutzen Teams, die Scrum verwenden, Kanban-Boards. Allerdings ist das keine Voraussetzung des Frameworks.

Der Einstieg in die Scrum-Methode

Die besten Teams sind kooperative Gruppen, die eine iterative Arbeitsweise verfolgen und bei jedem Sprint genau wissen, woran sie arbeiten. Damit das möglich ist, benötigen Sie für Ihre Arbeit eine zentrale Informationsquelle, wie z. B Asana. Erfahren Sie, wie agile Teams mit Asana Scrum-Prozesse durchführen.