Was sind Project Deliverables/Projektergebnisse im Projektmanagement?

Jedes Projekt hat ein Ziel. Seien es Updates Ihrer Website oder der Bau eines monumentalen Gebäudes wie dem Eiffelturm – Sie und Ihr Team arbeiten auf etwas hin. Wichtig ist allein, dass Sie ein bestimmtes Ziel erreichen möchten. Dabei kann es sich um ein materielles Ergebnis handeln, wie z. B ein neues Produkt oder ein E-Book. Es können aber auch immaterielle Ergebnisse wie etwa die Entwicklung erfolgreicher Strategien zur Kundenbindung oder ein höherer NPS-Wert sein.

Das Ziel, auf das Sie hinarbeiten, führt zum Ergebnis. Wenn Sie Ihre Ergebnisse (Englisch: Deliverables) kennen und sie Ihrem Team und den Beteiligten klar kommunizieren, kann Ihnen das helfen, Ihre Projektziele zu erreichen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen alles, was Sie für die Ermittlung, Festlegung und das Erzielen Ihrer Project Deliverables beziehungsweise Projektergebnisse wissen müssen.

Was sind Project Deliverables?

Project Deliverables, also Projektergebnisse, sind jene Ergebnisse, die Sie am Ende Ihres Projektes erwarten. Solche Ergebnisse können alles Mögliche sein: ein neues Produkt, eine Marketingkampagne, das Update einer Funktion, eine Vertriebspräsentation, der Rückgang der Kundenabwanderung oder eine Steigerung des NPS-Werts, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Egal, ob Ihr Projekt ein oder mehrere Ergebnisse hat – die klare Ermittlung Ihrer gewünschten Ergebnisse kann Sie dabei unterstützen, Ihr Team auf Kurs zu halten und die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren, damit Sie wirklich vorankommen.

Wenn das Projektmanagement für Sie noch ein relativ neues Thema ist, haben Sie vielleicht schon Begriffe wie „Projektergebnisse“ oder „Projektmanagement-Ergebnisse“ gehört. Sehen Sie hier, wie sich die einzelnen Begriffe voneinander unterscheiden:

Deliverables/Ergebnisse vs. Projektziele

Ihre Projektziele helfen Ihnen, Ihre Projektergebnisse festzulegen; aber denken Sie daran, dass Ihre Projektziele umfassender sind als Ergebnisse. Bei der Definition Ihrer Projektziele erfassen Sie die Vorteile und Resultate, die Sie sich von diesen Ergebnissen erwarten, vor allem, da diese auch in Bezug zu Ihren übergreifenden Projekt- und Unternehmenszielen stehen.

Beispiel für ein Projektziel: Die Unternehmenssicherheit durch die Einführung einer SSO- und Zwei-Faktor-Authentifizierung verbessern.

Beispiel für ein Ergebnis: Die neue SSO-Authentifizierung im gesamten Unternehmen einführen.

Deliverables/Ergebnisse vs. Projekt-Meilensteine

Meilensteine sind Etappenziele, die Sie im Laufe Ihres Projekts erreichen wollen. Das ist mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden. Meilensteine sind Ziele, die Sie nicht erst am Ende des Projekts, sondern im Projektverlauf erreichen. Stellen Sie sich Ihre Projekt-Meilensteine als die grundlegenden Bausteine vor, die Ihnen dabei helfen, Ihre Projektergebnisse zu erreichen.

Beispiel für ein Ergebnis: Die Durchführung einer neuen Marketingkampagne in den sozialen Medien, über YouTube-Anzeigen und Print-Werbung.

Beispiel für einen Projekt-Meilenstein: Agentur für die Produktion der kreativen Inhalte beauftragen.

Die zwei Arten von Ergebnissen

Um Ihre geplanten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, auf welche Art von Ergebnis Sie hinarbeiten. Dieser Punkt hat Einfluss darauf, in welchem Format und wie Sie Ihre Ergebnisse liefern, wenn das Projekt beendet ist. Es gibt zwei Arten von Ergebnissen – und die Art Ihres Projekts bestimmt die Art des Ergebnisses.

Externe Ergebnisse

Wenn Sie das Wort „Projektergebnisse“ beziehungsweise „Projektmanagement-Deliverables“ hören, denken Sie vermutlich an diese Art von Ergebnissen. Bei externen Ergebnissen handelt es sich um alles, was Sie für Kunden produzieren, wie z. B. ein Produkt oder eine neue Funktion, eine Social-Media- oder Marketingkampagne oder eine Vertriebspräsentation. Externe Ergebnisse helfen Ihnen dabei, neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden zu halten.

Interne Ergebnisse

Ein internes Ergebnis ist, wie der Name vermuten lässt, ein Projekt zum Vorteil Ihres eigenen Unternehmens, das keinen direkten Einfluss auf Ihre Kunden hat. Dazu gehören beispielsweise Schulungen und Training-Angebote für Ihre Mitarbeiter oder ein Quartalsbericht. Wenn von diesem Projekt in erster Linie Ihr Unternehmen profitiert, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein internes Ergebnis.

5 Tipps für die Verwaltung und Nachverfolgung von Project Deliverables

1. Definieren Sie Ihre Ergebnisse eindeutig

Bevor Sie Ihre Projektergebnisse erreichen können, müssen Sie sie zunächst kennen. Am besten legen Sie Ihre Deliverables fest, während Sie Ihren Projektplan erstellen und Ihre Projektziele definieren. Damit weiß Ihr Team schon von Projektbeginn an nicht nur, worauf es hinarbeitet, sondern auch, wie es diese Ergebnisse erreichen wird.

Die Beantwortung folgender Fragen hilft Ihnen, die Ergebnisse Ihres Projekts zu definieren:

• Was wollen Sie mit dem Projekt erreichen?

• Wie definieren Sie den Erfolg des Projekts?

• Handelt es sich um interne oder externe Ergebnisse?

• Was ist das Endergebnis, das Sie einem internen Team oder externen Kunden liefern wollen?

2. Treffen Sie klare Absprachen über Ergebnisse mit den wichtigsten Projektbeteiligten

Es nützt Ihnen nichts, Ihre Projektergebnisse zu kennen, wenn Sie keine Unterstützung von den wichtigsten Beteiligten haben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Beteiligten effektiv und regelmäßig über Ihre Ergebnisse informieren, damit alle auf demselben Stand sind. Teilen Sie auch Ihren Projektplan mit ihnen (falls Sie das noch nicht getan haben), damit sie auf die wichtigsten Informationen zum Projekt zugreifen können.

3. Koordinieren Sie die Arbeit mit visuellen Projektmanagement-Tools

Damit Sie Ihre Projektergebnisse auch wirklich erzielen, müssen Sie die Arbeit Ihres Teams sinnvoll erfassen, damit Sie jederzeit genau wissen, wer was bis wann erledigt. Dazu brauchen Sie eine zentrale Informationsquelle. Eine Projektmanagement-Software bietet Ihrem gesamten Team die Möglichkeit, alle Arbeitsabläufe zu erfassen und umzusetzen – so weiß jeder genau, wer wofür verantwortlich ist und wann die Arbeit fertig sein muss. Auf diese Weise können Sie auch das Projektziel mit allen Beteiligten teilen und die Arbeit Ihres Teams in Echtzeit erfassen.

Das visuelle Projektmanagement bietet drei Hauptansichten:

• Kanban-Boards helfen Ihnen, Ihre Arbeit von Phase zu Phase zu visualisieren. Der Begriff Kanban ist japanisch und besteht aus einer Kombination zweier Wörter: 看 (Kàn) bedeutet „Karte“ und 板 (Bǎn) heißt „Tafel“. Ein Kanban-Board ist ein Projekt-Board, das Ihre gesamten Arbeitsabläufe in Spalten anzeigt. Einzelne Aufgaben, die als visuelle Karten auf dem Board dargestellt werden, bewegen sich von einer Spalte zur nächsten, bis sie erledigt sind. Mit Kanban-Boards können Sie sich ansehen, wo sich die einzelnen Aufgaben gerade befinden und erhalten so auf einen Blick eine Übersicht über den Fortschritt Ihrer Projektergebnisse.

• Gantt-Diagramme eignen sich, wenn Sie Ihr Projekt auf einer Zeitleiste sehen möchten. Bei einem Gantt-Diagramm, manchmal auch als Gantt Chart bezeichnet, handelt es sich um eine Art Balkendiagramm, anhand dessen Aufgaben in Form horizontaler Balken dargestellt werden. Damit können Sie nicht nur sofort erkennen, wann eine Aufgabe fällig ist, sondern sehen auch, wie viel Zeit für die Fertigstellung nötig ist. Am besten nutzen Sie Gantt-Diagramme für komplexe Prozesse, wie Produkteinführungen oder die Planung eines Events. Eine Gantt-Diagramm-Software bietet Ihnen üblicherweise auch die Möglichkeit, Projekt-Meilensteine effektiver mitzuverfolgen. Mit einem Gantt-Diagramm können Sie genau feststellen, an welchem Punkt der Projekt-Zeitleiste Sie gerade stehen und wie Sie hinsichtlich Ihrer Projektergebnisse vorankommen.

• Verwenden Sie einen Projektkalender, um die Arbeit eines ganzen Monats in einer einzigen Ansicht zu sehen. Wie der Name schon verrät, ähnelt ein Projektkalender einem traditionellen Kalender und Sie können Aufgaben dort ganz einfach per Drag & Drop zum richtigen Fälligkeitsdatum ziehen. Projektkalender sind besonders hilfreich, um monatliche Arbeitsvorgänge, wie zum Beispiel einen redaktionellen Kalender oder einen Social-Media-Kalender zu führen. Mit dieser Form des visuellen Projektmanagements stellen Sie sicher, dass Sie täglich alle wichtigen Aufgaben (Key Deliverables) erledigen, um am Ende der Projekt-Zeitleiste Ihre Ergebnisse auch wirklich zu erreichen.

4. Halten Sie Ihr Team mit Statusberichten auf dem Laufenden

Ein Projektstatusbericht ist ein Update zu einem bestimmten Zeitpunkt mit den wichtigsten Informationen zu den Fortschritten, die Sie hinsichtlich Ihrer Projektergebnisse machen. So können Sie gemeinsam mit Ihrem Team überprüfen, ob Sie noch auf dem richtigen Kurs sind oder ob die Ergebnisse schon lieferbar sind. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie die nötigen Korrekturen vornehmen, bevor es zu spät ist. Damit verhindern Sie, dass Sie am Ende Ihrer Projektlaufzeit ankommen und noch in letzter Minute Arbeiten erledigen müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Wir bei Asana empfehlen, Berichte wöchentlich oder alle zwei Wochen zu versenden, damit Sie Ihr Team hinsichtlich der Projektziele und -ergebnisse auf Kurs halten. Projektstatusberichte ermöglichen Ihnen außerdem, Projektbeteiligten, die den Verlauf der Arbeit nicht täglich mitverfolgen, einen guten Überblick zu vermitteln.

Am besten teilen Sie Ihr Projektstatus-Update dort, wo Sie auch Ihre gesamte Arbeit erfassen. Anstatt alle Daten manuell aus unterschiedlichsten Quellen zu sammeln, können Sie ein Work Management Tool mit einer integrierten Funktion für die Berichterstattung verwenden – mit nur einem Klick verschaffen Sie sich damit einen umfassenden Überblick in Echtzeit.

5. Messen Sie am Ende des Projekts Ihren Erfolg

Am Ende der Projektlaufzeit haben Sie hoffentlich alle Ihre festgelegten Projektergebnisse erreicht. Aber selbst, wenn das nicht der Fall ist, ist es wichtig, dass Sie viele Kennzahlen sammeln, um den Erfolg Ihres gesamten Projektes zu beurteilen. Haben Sie Ihre Ergebnisse erreicht, aber den Projektzeitrahmen gesprengt? Haben Sie Ihre Ergebnisse locker erreicht und mussten dabei weder Zeit noch Ressourcen voll ausnutzen? Wie haben Ihre externen Beteiligten reagiert, wenn es sich bei Ihrem Projekt um externe Ergebnisse gehandelt hat? Nehmen Sie sich Zeit für eine Nachbesprechung mit Ihrem Team, um Erfahrungen und Erkenntnisse auszutauschen und die Organisation bei künftigen Projekten zu verbessern.

Sehen Sie sich diese Beispiele für Deliverables an, bevor Sie Ihre eigenen Projektergebnisse definieren

Sie erstellen die Ergebnisse abhängig von Ihren Projektzielen und Ihrem Projektplan. Ihre Ergebnisse sollten in Bezug zu Ihrem Project Scope, also dem Projektumfang, stehen – das bedeutet, dass Sie sich nichts vornehmen sollten, was Sie innerhalb der Projekt-Zeitleiste oder mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen niemals schaffen können. Die Definition eines gut durchdachten Projektergebnisses führt zu einer sinnvollen Projektplanung und zielführenden Umsetzung eines Projekts. Im Folgenden finden Sie ein paar häufig durchgeführte Projekte mit den dazugehörigen, realistischen Ergebnissen und Beispielen für Deliverables.

Marketingkampagnen-Plan

• Art des Ergebnisses: Externes Ergebnis

• Beispiel für ein externes Ergebnis: Ein 60-sekündiges Live-Video, für YouTube formatiert.

Vertriebsplan

• Art des Ergebnisses: Internes Ergebnis

• Beispiel für ein internes Ergebnis: Ein solider Vertriebsplan für das Geschäftsjahr 2022 mit einer detaillierten Ausarbeitung einer Strategie für Inbound und Outbound Sales, der Umsatzziele, des Zielpublikums und der Vertriebsinstrumente.

Usability-Testplan

• Art des Ergebnisses: Externes Ergebnis

• Beispiel für ein externes Ergebnis: Bis zum 4. August sollen mindestens 20 Teilnehmer an den Usability-Tests teilgenommen haben.

Start des Produktmarketings

• Art des Ergebnisses: Externes Ergebnis

• Beispiel für ein externes Ergebnis: Marketingkampagne für die Einführung von Produkten mit neuen Funktionen über Social Media, Internet-Anzeigen und PR.

Planung von Firmenevents

• Art des Ergebnisses: Internes Ergebnis

• Beispiel für ein internes Ergebnis: Virtuelle Firmenweihnachtsfeier am 18. Dezember.

So verbessert Deputy mit Asana die gemeinsame Ausrichtung auf Unternehmensziele und Projektmanagement-Deliverables

Deputy erleichtert Arbeitgebern die Personalplanung durch die einfache Erstellung von Personalplänen und Nachverfolgung von geleisteten Arbeitsstunden. Auch Arbeitnehmer profitieren: Sie können mit nur einer App ihre Arbeitszeit erfassen oder Schichten tauschen. Unternehmen beliebiger Größe, von KMUs bis hin zu Großunternehmen, nutzen Deputy, Zu den Kunden zählen Amazon, Aesop, Nike, Messina und Reliant Healthcare.

Es ist selbst unter idealen Umständen nicht einfach, Technologien in großem Maßstab zu verwalten, und bei fehlender Standardisierung kann es richtig chaotisch werden. Bei Deputy nutzten Teams unterschiedliche Work Management Tools, was zu einer Fragmentierung von Informationen, Fehlkommunikationen und Datenverlusten führte. Diese Ineffizienzen führten zu einer verminderten Transparenz bei Projekten und Projektergebnissen im gesamten Unternehmen.

Die Lösung von Deputy für dieses Problem war folgende: Die genutzten Arbeitsmanagement-Tools mussten konsolidiert werden. Unternehmensweit sollte nur noch ein Tool genutzt werden, was zu einfacherer Zusammenarbeit und erhöhter Transparenz führen sollte. Deputy wählte Asana, weil es die Bedürfnisse des Unternehmens abdeckte und die beste Nutzererfahrung bot.

Es ist eine große Hilfe, alles an einem Ort zu haben. Mit Asana können wir viel einfacher sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen.”

Asana wird bei Deputy nun unternehmensweit von unterschiedlichen Abteilungen genutzt:

• Das Marketing nutzt Asana-Formulare für Arbeitsanfragen und verwaltet alle Kampagnen über die Plattform. Das hat die Zusammenarbeit innerhalb des Teams einfacher gemacht.

• Der Kundensupport verfolgt die Entwicklung von Artikeln für das Deputy-Hilfecenter, um sicherzustellen, dass alle Themen im Detail abgedeckt sind.

• Das Customer-Success-Team verwaltet kundenspezifische Problemlösungen in Asana, sodass die Zeitpläne und Verantwortlichkeiten für jeden klar sind.

• Die Finanzabteilung und andere Abteilungen des Geschäftsbereichs nutzen die Plattform, um wiederkehrende Arbeiten (zum Beispiel Monatsabschlüsse) sowie große Projekte zu verwalten.

• Das PMO verfolgt große Projekte, wie etwa Compliance oder Büro-Umzüge. Asana-Aufgaben sorgen dafür, dass kein Detail aus den Augen verloren wird.

• Das Corporate Engineering plant seine Quartals- und Monatssprints in Asana, und nutzt das Tool auch zum Verwalten von Projekten wie etwa der Einführung von Zendesk für das Kundensupport-Team.

Insgesamt bildet Asana nun die einzige Informationsquelle. Das macht die Arbeit im ganzen Unternehmen transparent und stellt sicher, dass alle Abteilungen auf dieselben Ziele hinarbeiten. Die verbesserte Transparenz aller Projekte und Ergebnisse hat auch das Vertrauen gestärkt, was gerade in der heutigen Zeit wichtig ist, da 59 % der Mitarbeiter asynchron arbeiten.

Mit Asana können Teammitglieder auf einen Blick und in Echtzeit sehen, woran jeder arbeitet und wann die Ergebnisse bereit sein sollen. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, braucht ein Mitarbeiter nur ein Ergebnis als erledigt zu markieren und die richtigen Leute werden automatisch benachrichtigt, ohne dass eine entsprechende E-Mail verfasst werden muss. Das hat dazu beigetragen, die Effizienz des Unternehmens durch klare Verantwortlichkeiten, Ergebnisse und Fristen zu verbessern.

Mehr Informationen darüber, wie das Team von Deputy Asana unternehmensweit verwendet,  finden Sie in der vollständigen Fallstudie.

So erreichen Sie Ihre Projektmanagement-Ergebnisse bei jedem Projekt

Es ist einfach ein gutes Gefühl, wenn man seine Ziele erreicht – und genau so ist das auch bei Projektergebnissen. Sie werden Ihre Projektergebnisse erreichen, wenn Sie Ihre Ziele zunächst klar formulieren und kommunizieren und sie dann im Laufe Ihres Projektes mitverfolgen. Sie möchten Klarheit in Ihrem Team und Transparenz bei der Arbeit? Versuchen Sie es am besten mit einem Work Management Tool.

Asana ist ein Work Management Tool, das Teams hilft, sich untereinander abzustimmen, Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen. Erfahren Sie mehr über Asana.