Deputy verbessert mit Asana die gemeinsame Ausrichtung auf Unternehmensziele

Einsatzplanung und Zeiterfassung können viele Stunden benötigen und für Arbeitgeber zu einer Quelle der Frustration werden. Deswegen ist Deputy für Unternehmen weltweit zu einer unverzichtbaren Lösung geworden. Deputy erleichtert Arbeitgebern die Personalplanung durch die einfache Erstellung von Einsatzplänen und Nachverfolgung von geleisteten Arbeitsstunden. Auch Arbeitnehmer profitieren: Sie können mit einer App ihre Arbeitszeit erfassen oder Schichten tauschen. Unternehmen beliebiger Größe, von KMUs bis hin zu Großunternehmen, nutzen Deputy; unter den Kunden sind etwa Amazon, Aesop, Nike, Messina, und Reliant Healthcare.

Joseph Fuller leitet bei Deputy die globale IT-Abteilung, wo er für interne Unternehmenssysteme, Infrastruktur und Dienstleistungen verantwortlich ist. Joseph und sein Team arbeiten mit allen Deputy-Abteilungen zusammen und helfen dabei, technologische Lösungen aufzubauen und zu implementieren, sowohl für interne Teams als auch für Teams mit Kundenkontakt.

Es ist selbst unter idealen Umständen nicht einfach, Technologien in großem Maßstab zu verwalten, und bei fehlender Standardisierung kann es richtig chaotisch werden. Bei Deputy nutzten Teams unterschiedliche Work Management Tools, was zu einer Fragmentierung von Informationen und zu Datenverlusten führte – und dann zu Fehlkommunikationen und Ineffizienz im ganzen Unternehmen. Außerdem verschwendeten Mitarbeiter wertvolle Zeit auf Anfragen für den Zugriff auf zahlreiche Tools, die sie für ihre Arbeit brauchten. Als die Firma wuchs, wurde es für die IT-Abteilung immer schwieriger, all diese Werkzeuge zu verwalten und die Zugriffsrechte der Mitarbeiter zu überwachen.

Eine branchenführende Technologieplattform

Josephs Lösung für das Problem? Die bei Deputy genutzten Work Management Tools mussten konsolidiert werden. Unternehmensweit würde nur noch ein Tool genutzt, was zu einfacherer Zusammenarbeit und erhöhter Transparenz führen würde. Das würde nicht nur das Leben der IT-Abteilung einfacher machen; auch die Mitarbeiter würden effizienter arbeiten können. Aber das neue Tool musste eines sein, von dem die Mitarbeiter bei der täglichen Nutzung begeistert sein würden. Also führte Joseph eine Umfrage durch. Anhand der Wünsche der Mitarbeiter legte er fest, dass das neue Tool bestimmte Kriterien erfüllen musste. Es sollte:

• Einfach zu nutzen sein, damit die Einarbeitung neuer Mitarbeiter schnell und angenehm abläuft.

• Im gesamten Unternehmen Transparenz schaffen, damit Abstimmung und Effizienz verbessert werden.

• Eine einzige Informationsquelle bieten, damit die Zusammenarbeit erleichtert wird.

• Anpassbare Funktionen haben, um zu unterschiedlichen Teams, Abläufen und Präferenzen zu passen.

• Mit anderen Tools wie Jira, Slack, Dropbox und Google Suite integrierbar sein.

Deputy wählte Asana, weil es die Bedürfnisse des Unternehmens abdeckte und die beste Nutzererfahrung bot.

Asana ist leicht zu nutzen, aber unter der Haube trotzdem sehr leistungsstark. Ich konnte gleich sehen, wie die Anpassungsmöglichkeiten und Funktionen wie etwa Vorlagen den Mitarbeitern helfen werden. ”

Top-Down-Implementierung

Joseph plante eine Top-Down-Implementierung von Asana und wurde bei jedem Schritt vom Asana Customer Success Manager unterstützt. Zuerst wurde das Führungsteam in der Nutzung der Plattform geschult. Dazu gehörten zwei durch den Customer Success Manager durchgeführte intensive Sitzungen mit Deputy-Führungskräften aus aller Welt. Die Schulung war individualisiert und direkt relevant für die Führungskräfte, die damit in der Lage waren, die Plattform optimal zu nutzen. Sie machten außerdem eine „Train the Trainer”-Sitzung mit ihrem Customer Success Manager, sodass sie auch ihren Mitarbeitern die Nutzung der Plattform erfolgreich vermitteln konnten.

Als Nächstes machten sich Joseph und der Customer Success Manager daran, Deputy-Manager zu schulen; danach wurde Asana für alle Mitarbeiter freigeschaltet. Sie erhielten eine Grundschulung und wurden in die Lage versetzt, so zu arbeiten, wie sie wollten. Das war wichtig, denn einige Mitarbeiter bevorzugten Listenansichten, während andere gerne mit Kanban-Boards arbeiteten. Diese Flexibilität führte zur schnellen Akzeptanz und intensiven Nutzung durch die Teams und erlaubte ihnen, auf unterschiedliche Weisen zu kooperieren. Und Teams, die mit der Engineering-Abteilung zusammenarbeiteten (wie Customer Experience und Marketing), konnten die Asana-Integration mit Jira nutzen, damit die Daten in ihren bevorzugten Tools synchronisiert wurden.

Asana hat die Abstimmung im Unternehmen verbessert und für eine bessere Verständigung zwischen den Teams gesorgt. Außerdem hat es die Arbeit rund um die Arbeit stark reduziert, ebenso wie Missverständnisse über Prioritäten und Deadlines. ”

Die Vorteile bei der Nutzung eines einzigen Tools für Work Management

Asana wird bei Deputy nun unternehmensweit von unterschiedlichen Abteilungen genutzt:

• Das Marketing nutzt Asana-Formulare für Arbeitsanfragen und verwaltet alle Kampagnen über die Plattform. Das hat die Zusammenarbeit innerhalb des Teams einfacher gemacht.

• Der Kundensupport verfolgt die Entwicklung von Artikeln für das Deputy-Hilfecenter, um sicherzustellen, dass alle Themen im Detail abgedeckt sind.

• Das Customer-Success-Team verwaltet kundenspezifische Problemlösungen in Asana, sodass die Zeitpläne und Verantwortlichkeiten für jeden klar sind.

• Die Finanzabteilung und andere Abteilungen des Geschäftsbereichs nutzen die Plattform, um wiederkehrende Arbeiten (zum Beispiel Monatsabschlüsse) sowie große Projekte zu verwalten.

• Das PMO verfolgt große Projekte, wie etwa Compliance oder Büro-Umzüge. Asana-Aufgaben sorgen dafür, dass kein Detail aus den Augen verloren wird.

• Das Corporate Engineering plant seine Quartals- und Monatssprints in Asana, und nutzt das Tool auch zum Verwalten von Projekten wie etwa der Einführung von Zendesk für das Kundensupport-Team.

Insgesamt bildet Asana nun die einzige Informationsquelle. Das macht die Arbeit im ganzen Unternehmen transparent und stellt sicher, dass alle Abteilungen auf dieselben Ziele hinarbeiten. Die verbesserte Transparenz aller Projekte hat auch das Vertrauen gestärkt, was gerade in der heutigen Zeit wichtig ist, da 59 % der Mitarbeiter asynchron arbeiten.

Mit Asana können Teammitglieder auf einen Blick und in Echtzeit sehen, woran jeder arbeitet und wann die Arbeit erledigt sein sollte. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, braucht ein Mitarbeiter nur eine Aufgabe als erledigt zu markieren und die richtigen Leute werden benachrichtigt – E-Mails sind nicht nötig. Das hat dazu beigetragen, die Effizienz des Unternehmens durch klare Verantwortlichkeiten und Fristen zu verbessern.

Es ist eine große Hilfe, alles an einem Ort zu haben. Mit Asana können wir viel einfacher sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen. ”

Das IT-Dream-Team

Mit dem Erfolg der Asana-Implementierung haben Joseph und sein IT-Team ihren Status als wichtiger Geschäftspartner gestärkt, der hilft, die Effizienz unternehmensweit zu steigern. Das Team erhält weniger Supportanfragen zu Tool-Zugriffen und verlorenen Daten, und hat nun mehr Zeit für die Arbeit an strategischen Projekten wie der individuellen Integrierungen für Deputy-Kunden.

Mit den Änderungen der Business-Landschaft aufgrund von COVID-19 ist es jetzt wichtiger denn je, dass Firmen ihre gesamte Arbeit an einem Ort verwalten. Asana stellt sicher, dass alle Deputy-Mitarbeiter an einem Strang ziehen, egal, wo sie sich befinden.