Erfassung von Arbeitsvorgängen

Zentralisieren Sie Anfragen, um Arbeitsvorgänge zu priorisieren, Ressourcen bereitzustellen und die richtigen Arbeitsvorgänge zu starten

Die Workflow-Vorlage für Arbeitsanfragen von Asana bietet Teams eine einfache Möglichkeit, eingehende Arbeitsanfragen zu erfassen, zu überprüfen und weiterzuleiten, ohne die eingereichten Anfragen manuell sortieren zu müssen. Jede Anfrage wird in den gleichen Workflow aufgenommen, sodass Teams sehen können, was Aufmerksamkeit erfordert, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und wie die Arbeit voranschreitet. Mit integrierter Automatisierung und KI-Unterstützung verbringen Sie weniger Zeit mit dem Sammeln von Informationen und mehr Zeit mit der Erledigung der wirklich wichtigen Arbeit.

• Erfassen Sie alle eingehenden Arbeitsanfragen in einem einzigen, einheitlichen Workflow.

  Die Vorlage erfasst wichtige Details über ein integriertes Formular und weist jeder Anfrage eine ID zu, sodass Teams Arbeitselemente einfach nachverfolgen können. Teams können E-Mail-Nachverfolgungen einleiten und Kommentare nur für das Team hinterlassen, um zusammenzuarbeiten, bevor sie mit der Arbeit beginnen.

• Überprüfen und qualifizieren Sie Anfragen schnell mit KI.

  Die KI benennt neue Einreichungen, fordert Anfragesteller auf, fehlende Informationen zu übermitteln, und entwirft Antworten, um das Hin und Her zu Beginn des Aufnahmeprozesses zu reduzieren.

• Organisieren Sie Anfragen mithilfe von benutzerdefinierten Status-Schritten.

  Die Vorlage für Arbeitsanfragen sortiert Arbeitsanfragen in benutzerdefinierte Statusarten, um zu sehen, was neu, in Bearbeitung, blockiert oder abgeschlossen ist.

• Fälligkeitsdaten automatisch anwenden.

  Regeln setzen Fristen basierend auf der Art der Anfrage, was Teams hilft, die Arbeit ohne manuelle Planung zu planen.

• Überprüfen und dokumentieren Sie die Leistung über ein einziges Dashboard.

  Dashboards zeigen das Anfragevolumen, die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Verzögerungen in verschiedenen Phasen an. Die Vorlage für Arbeitsanfragen bietet Teams Echtzeit-Metriken, Analytik, Diagramme und Grafiken, um Workflows zu verbessern und Verzögerungen zu vermeiden.

Wann ist eine Workflow-Vorlage für Arbeitsanfragen sinnvoll?

Vorlagen für Arbeitsanfragen sind am nützlichsten, wenn Ihr Team eine zuverlässige Möglichkeit benötigt, um eingehende Arbeitsanfragen aus verschiedenen Quellen zu verwalten. Sie bieten Anfragenden einen zentralen Ort, um ihre Anforderungen zu spezifizieren, wichtige Details anzugeben und den Fortschritt ohne zusätzliche Rückfragen zu verfolgen. Eine Workflow-Vorlage hilft Prüfern, die Informationen zu erhalten, die sie benötigen, um zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist, und die Arbeit mit weniger Verzögerungen voranzubringen.

Verwenden Sie die Formularvorlagen für Arbeitsanfragen von Asana, wenn Ihr Team Folgendes erreichen möchte:

• Organisieren Sie eingehende Anfragen, während sie im Laufe des Tages eingehen.

• Ersetzen Sie isolierte E-Mails, Chats oder Tabellen durch einen einzigen Arbeitsablauf für die Erfassung von Arbeitsanfragen.

• Arbeitsbelastungen planen, indem Sie Anfragen in einem System zuweisen und planen.

• Wiederkehrende Serviceanfragen wie Reparaturen, IT-Hilfe oder Onboarding-Aufgaben unterstützen.

• Den Anfragenden einen Überblick über den Status ihrer Anfragen geben.

Eine Workflow-Vorlage für Arbeitsanfragen eignet sich gut für jedes Team, das wiederkehrende Anfragen verwaltet und einen zuverlässigen Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen benötigt, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

So verwenden Sie eine Vorlage für Arbeitsanfragen

Die Workflow-Vorlage für Arbeitsanfragen von Asana bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um eingehende Arbeitsaufträge zu erfassen, zu überprüfen und zu verwalten. Sie durchlaufen jeden Schritt des Workflows in einer konsistenten Reihenfolge, sodass Sie immer wissen, wie neue Anfragen vorankommen.

Erfassen Sie Arbeitsanfragen mit einem Formular

Sie erfassen neue Einreichungen über das integrierte Formular und erstellen einen standardisierten Eintrag für jede Anfrage. Sie können das Formular für Arbeitsauftragsanfragen anpassen, um eine Beschreibung der Arbeit, Kontaktinformationen oder andere Details hinzuzufügen, die Ihr Team benötigt. Die Vorlage weist jedem Eintrag eine eigene ID zu, und Ihr Team fügt E-Mail-Follow-ups oder Kommentare nur für das Team hinzu, wenn eine Zusammenarbeit erforderlich ist. Wenn ein Facility Manager eine Reparaturanfrage für die Klimaanlage einreicht, zeichnet das Formular alle notwendigen Informationen zu Beginn auf.

Überprüfen Sie Arbeitsanfragen mit KI

Die KI weist jeder eingehenden Anfrage einen Namen zu, fordert Anfragende auf, fehlende Details anzugeben, und erstellt Antworten, um das anfängliche Hin und Her zu minimieren. Wenn ein Anfragender Standortdetails auslässt, stellt die KI eine Rückfrage, bevor sie fortfährt.

Organisieren Sie Arbeitsanfragen nach Status

Teams verwenden Statusfelder, um jeden Eintrag in die richtige Phase zu verschieben, z. B. Neue Anfrage, Informationen erforderlich, Bewertung, Genehmigt, Abgelehnt oder Implementiert. Wenn eine funktionsübergreifende Onboarding-Anfrage unter „Benötigt Informationen“ liegt, sagt der Status den Prüfern genau, was als Nächstes zu tun ist.

Fälligkeitsdatum für Anfragen automatisch festlegen

Regeln weisen Fristen basierend auf dem Anfragentyp zu, sodass Teams die Arbeit nicht manuell planen müssen. Die Automatisierung sorgt dafür, dass die Arbeit im Zeitplan bleibt, wenn das Volumen zunimmt. Wenn Ihr Team grundlegende Serviceanfragen immer innerhalb von vier Tagen löst, wendet die Regel das Fälligkeitsdatum sofort an.

Verfolgen Sie den Fortschritt mit Dashboards

Dashboards zeigen das Anfragevolumen, die Bewegungsgeschwindigkeit und Workflow-Engpässe an. Diese Diagramme helfen Teams, Muster zu erkennen und ihren Arbeitsanfrageprozess bei Bedarf anzupassen. Wenn ein monatlicher Anstieg der Wartungsanfragen auftritt, hebt das Dashboard diesen hervor und leitet die Ressourcenplanung.

Die Vorlage für Arbeitsanfragen von Asana funktioniert wie ein Teammitglied, das jede Anfrage organisiert, die nächsten Schritte vorgibt und Einträge durch Überprüfung und Ausführung führt. KI hilft bei der Erfassung von Aufgaben, Regeln sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf und Dashboards berichten über den Fortschritt in jeder Phase.

Verändern Sie die Art und Weise, wie Sie Arbeitsanfragen mit Asana AI verwalten. Überprüfen Sie Anfragen mit KI.

Lassen Sie KI unnötigen Aufwand übernehmen, damit sich Ihr Team auf Entscheidungen konzentrieren kann, nicht auf die Dateneingabe. Wenn Arbeitsanfragen eingehen, hilft Ihnen die KI, den Erfassungsprozess zu organisieren, zu definieren und abzuschließen, ohne Ihren Workflow zu ändern.

• Die KI benennt jede Anfrage automatisch. Die KI liest jede Anfrage und gibt ihr einen detaillierten Titel, sodass Ihr Board nie wieder mit „Kurze Frage“ oder „Brauche Hilfe“ gefüllt wird.

• Die KI fragt nach fehlenden Informationen. Wenn wichtige Details wie Umfang, Zeitplan oder Verantwortliche Person fehlen, bittet die KI die anfragende Person um weitere Informationen. Sie erhalten vollständige Anfragen bei der ersten Überprüfung, mit weniger Nachrichtenverkehr.

• Die KI erstellt Entwürfe für Antworten. Die KI schlägt Antworttexte basierend auf den Details und dem Status der Anfrage vor, unabhängig davon, ob Sie Änderungen genehmigen, ablehnen oder anfordern. Ihr Team kann diese Vorschläge mit wenigen Klicks überprüfen, personalisieren und versenden.