Wie Sie einen Projektkalender erstellen und verwalten, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen

Fühlen Sie sich auch nach so manch einem Arbeitstag wie im Wilden Westen, wo das reine Chaos herrscht? Dies sind die ersten Zeichen: Ihre Arbeit ist an verschiedenen Orten verstreut und wird nicht richtig koordiniert. Projektabschnitte passen nicht zusammen und Fristen werden des Öfteren nicht eingehalten. Sie haben nur wenig oder gar keinen Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams, was zu schlechter Kommunikation führt und in doppelt verrichteter Arbeit resultiert. Das Gute ist, viele dieser Probleme können mit einem Projektkalender gelöst werden.

Zunächst einmal, keine Sorge, Sie sind nicht allein. Aus der Umfrage 2019 Pulse of the Profession geht hervor, dass Unternehmen im vergangenen Jahr fast 12 Prozent ihrer Projektinvestitionen aufgrund schlechter Leistungen verschwendet haben. Mit dem richtigen Projektmanagement bringen Sie Ordnung in das Chaos und bekommen wieder festen Boden unter den Füßen.

Und es kommt noch besser: Ab jetzt können Sie sich von den chaotischen Arbeitstagen verabschieden, indem Sie einen Projektkalender in Ihre Projekte integrieren – ein entscheidendes Element im Projektmanagementprozess, das Zeit- und Ressourcenverluste reduziert. Ganz gleich, ob Sie alle Komponenten für ein Content-Programm, einen Eventfahrplan oder eine Produkteinführung kombinieren – Sie werden sich wie der Sheriff in der eigenen Stadt fühlen, wenn Sie wissen, was bereits geschehen ist und was als nächstes in Ihrem Projekt ansteht.

Was ist ein Projektkalender?

Ein Projektkalender nimmt alle Bestandteile Ihrer Arbeit auf und stellt sie an einem zentralen, visuellen Ort zusammen, der für das gesamte Team zugänglich ist. So erhalten Sie einen Überblick über den gesamten Projektablauf und sehen, wann die jeweiligen Arbeitsschritte fällig sind. Das hilft den einzelnen Beteiligten, vorausschauend zu planen und die Arbeit um ihre wichtigsten Projekte herum zu organisieren. Mit einem soliden Projektplanungskalender bleiben Sie auf dem Laufenden und wissen genau, was Sie heute, nächste Woche und darüber hinaus zu tun haben. Und weil auch Ihr Team diesen Kalender jederzeit abrufen kann, ist für jeden leicht ersichtlich, was jetzt gleich erledigt werden muss und was noch etwas Zeit hat.

Wie wird ein Projektkalender erstellt?

Fangen wir an! Der erste Schritt zum Erstellen eines Projektkalenders ist die Auswahl der richtigen Plattform (auch bekannt als Projektmanagement-Tool). Ein kleines Team in einem Büro könnte von der praktischen Natur einer Whiteboard-Wand profitieren. Für ein größeres oder geografisch verteiltes Team bietet sich die Koordination über Excel-Tabellen, Google Docs oder deren Online-Kalender an. Aber diese Methoden haben alle Nachteile: Sie benötigen manuelle Updates, sie sind nicht transparent und flexibel und für große Teams nicht beliebig skalierbar.

Was soll ein Projektmanager (das sind Sie, auch wenn es nicht Ihr offizieller Titel ist) tun? Denken Sie über Whiteboards und Excel hinaus und werfen Sie einen Blick auf ein Projektmanagement-Tool.

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, um Ihre Projektplanungskalender zu erstellen, erhalten Sie eine Vielzahl wertvoller Möglichkeiten. Sie können:

  • Aufgaben im Handumdrehen erstellen und verschieben
  • Fälligkeitsdaten anpassen
  • Jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zuweisen
  • Materialien mit anderen teilen
  • Kommunikation fördern und optimieren
  • Die Arbeit Ihres Teams an einem Ort überblicken
  • Zwischen mehreren Ansichten wechseln (Kalender, Gantt oder Kanban)
  • Fristen einhalten
  • Die Vorteile von Integrationen nutzen (z. B. lassen sich Google-Kalender, iCal, Outlook, etc. problemlos mit Asana (https://asana.com/apps) integrieren).

Okay, zurück zu Ihrem aktuellen Kalender. Dies sind die konkreten Maßnahmen, die Sie zunächst in Angriff nehmen sollten:

  1. Alle Arbeitsschritte erfassen: Entscheiden Sie, was von Anfang bis Ende passieren muss, um das Projekt durchzuführen. Identifizieren Sie eventuelle Abhängigkeiten. Um das Timing brauchen Sie sich noch keine Gedanken zu machen.
  2. Startdaten und Fälligkeitsdaten festlegen: Nehmen Sie nun einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Arbeitsschritte und fügen Sie jedem einzelnen realistische Daten hinzu.
  3. Die Beteiligten bestimmen: Weisen Sie jeden Arbeitsschritt dem entsprechenden Teammitglied zu und machen Sie deutlich, wer für was verantwortlich ist.
  4. Nach Bedarf anpassen: Ihr Projektkalender ist ein „lebendiges“ Dokument. Achten Sie darauf, es regelmäßig zu überprüfen und die Elemente zu verschieben, sobald sich Ihr Projektplan weiterentwickelt.

Sobald Ihr Projektkalender erstellt ist, stellen Sie ihn allen Beteiligten zur Verfügung, damit jeder weiß, was in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten von ihm erwartet wird. Ermutigen Sie Ihr Team, den Projektkalender täglich zu nutzen, um den Fortschritt zu kommunizieren und Dokumente auszutauschen.

10 Tipps zur Verwaltung Ihres Projektkalenders

Wie bei allen Business-Tools existieren auch für die Verwendung eines Projektkalenders bereits bewährte Verfahren. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Projektkalender effektiver zu verwalten:

  1. Machen Sie es nicht zu kompliziert. Seien Sie präzise und fügen Sie alle wichtigen Details hinzu (Verantwortliche, Fälligkeiten, Projektdetails, Referenzmaterialien, etc.).
  2. Verwenden Sie ein Farbsystem für Aufgaben, um die visuelle Wahrnehmung zu erleichtern.
  3. Bei Bedarf können Sie Aufgaben duplizieren. Viele Aufgaben und Aufgabentypen werden sich wiederholen. Nutzen Sie diese Gelegenheit und duplizieren Sie Aufgaben oder Anforderungen, anstatt jedes Mal von vorne anzufangen.
  4. Achten Sie darauf, dass die Arbeitsbelastung des Teams ausgeglichen ist. Überprüfen Sie, wer überlastet ist und wer nicht ausreichend ausgelastet ist, und passen Sie Ihren Projektkalender bei Bedarf an.
  5. Regelmäßig den Status kontrollieren und nachverfolgen. Anhand Ihres Projektkalenders lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Leistungen nicht zu den vorgesehenen Terminen erbracht wurden.
  6. Fortlaufend anpassen. Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Termine per Drag & Drop zu ändern.
  7. Erstellen Sie Projektzeitleisten, um die Dauer jeder einzelnen Aufgabe oder Arbeitseinheit innerhalb Ihres Projekts anzuzeigen.
  8. Projekt-Meilensteine festlegen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt erfassen und Erfolge mit anderen teilen.
  9. Teilen Sie Ihren Kalender mit allen Beteiligten. Anstatt zahlreiche Fragen zum Status Ihres Projekts zu beantworten, können Sie alle Beteiligten auf Ihren Projektkalender verweisen.
  10. Erstellen Sie Vorlagen für Projektkalender, die Sie für zukünftige Projekte wiederverwenden können.

3 Beispiele für einen Projektkalender

Projektkalender sind beliebig konfigurierbar und passen sich jedem Projekt entsprechend an. Diese Flexibilität gehört zu den wichtigsten Vorteilen von Projektkalendern. Außerdem lassen sie sich wiederverwenden. Wenn Sie einen Projekttyp haben, der sich tendenziell wiederholt, empfiehlt es sich, eine wiederverwendbare Projektkalendervorlage zu erstellen, mit der Sie viel Zeit sparen können.

Hier sind einige Beispiele für Projektkalender:

1. Redaktionskalender
Ein redaktioneller Projektkalender sorgt dafür, dass die Erstellung Ihrer Inhalte nach Plan verläuft, indem er alle Inhalte an einem Ort verwaltet und wichtige Daten und Fristen in einem visualisierten Format darstellt. Aufgaben und Fristen sind jederzeit und für jedermann einsehbar. Weisen Sie den Beteiligten (Autoren, Redakteure, Designer und sogar Verleger) Aufgaben zu und bestimmen Sie für jeden Artikel ein bestimmtes Veröffentlichungsdatum, damit Sie immer wissen, was und wann als nächstes veröffentlicht wird. Erstellen Sie Ihren gesamten Inhaltsplan mit dieser Vorlage.

2. Marketing-Projektplan
Ganz gleich, ob es sich bei Ihrem Marketingprojekt um eine bevorstehende Veranstaltung oder einen Kampagnenstart handelt – der Projektkalender entscheidet über den Erfolg des Projektes. Mithilfe eines Projektkalenders können Marketingexperten die Kommunikation zentralisieren, besser zusammenarbeiten und wiederholbare Prozessabläufe erstellen – so funktioniert effektives Projektmanagement. Erstellen Sie Ihren Marketingplan mit den entsprechenden Daten, Verantwortlichen und Arten von Initiativen (z. B. PR, Social Media, etc.). Die einzige Konstante in der Marketingwelt ist die Veränderung, und das bedeutet, dass Sie Ihre Fristen auch mal kurzfristig verschieben oder anpassen müssen, um Ihren Marketingplan stets auf dem neuesten Stand zu halten. Verwenden Sie eine Vorlage, um im gesamten Marketingteam Transparenz und Verantwortlichkeit zu erzeugen.

3. Produktfahrplan
Erstellen und aktualisieren Sie Ihren Produktfahrplan an einem zentralen Ort – Ihrem Projektkalender. Hier können Sie Ihre Zeitleiste und Strategie kommunizieren und gleichzeitig mehrere Produktlinien an einem Ort überwachen. Außerdem erhalten Sie hier die Möglichkeit, Ihren Fahrplan mit anderen Beteiligten zu teilen, um Feedback und Zustimmung zu erhalten. Mit dieser Projektkalendervorlage haben Sie immer einen genauen Überblick über Ihre Geschäfts- und Produktprioritäten.

Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag

Weise ist derjenige, der die richtigen Hilfsmittel zu seinem eigenen Vorteil zu nutzen versteht. Ein Projektkalender ist lediglich eine einfache Möglichkeit, Ihren täglichen Arbeitsablauf reibungsloser und effizienter zu gestalten. Lesen Sie, wie Redshift by Autodesk dank der Verwaltung ihrer redaktionellen Inhalte und der Verwendung von Projektkalendern in Asana drei Jahre lang in Folge um 30 % jährlich gewachsen ist.

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