Die beste Alternative zu Zeitplänen und Kalendern in Excel

Die Auflistung aller Schritte eines Projekts ist entscheidend für die Erstellung eines übersichtlichen Plans. Allerdings kann es schwierig sein, die Zusammenhänge und Fälligkeitstermine aller Arbeitsvorgänge visuell abzubilden, wenn man nur eine Liste an Aufgaben vor sich hat. An dieser Stelle kommen Projektzeitleisten und Kalender ins Spiel. Beide bieten eine visuelle Möglichkeit, Ihren Projektplan abzubilden, so dass Sie den zeitlichen Ablauf der Arbeit im Blick haben, Abhängigkeiten feststellen und Hindernisse identifizieren können.

Bei der Planung Ihres Projekts könnte Ihr erster Gedanke sein, Ihren Projektzeitplan oder Ihren Kalender mit Excel zu erstellen – aber halt! Obwohl Microsoft Excel sich durchaus zum Erstellen von Projektkalendern oder Zeitplänen eignet, ist es nicht immer das beste Tool dafür. Excel ist ideal zum Berechnen von Zahlen und zum Erstellen von Pivot-Tabellen, aber es wurde nicht entwickelt, um Projekte zu verwalten oder Informationen in Form von Zeitleisten, Kalendern und anderen nützlichen Ansichten anzuzeigen.

Kollaborative Work-Management-Software wie Asana hingegen hilft Teams bei der Planung und Verwaltung von Projekten und verfügt über integrierte Zeitleisten und Kalender (keine Formeln oder Zusammenführung von Tabellenzellen nötig). Dadurch können Teams ihre Arbeit besser visualisieren.

In diesem Artikel erklären wir, bei welchen wichtigen Projektmanagementanforderungen Excel unzureichend ist. Wir vergleichen Excel mit Work-Management-Software, zeigen Beispiele von Projektzeitplänen und -kalendern und geben eine Anleitung zum Erstellen eines Projektplans.

Zeitpläne und Kalender von Excel vs. Work-Management-Software

Excel ist zwar ein sehr nützliches Tool, wurde aber nicht für das Projektmanagement entwickelt. Im Folgenden beschreiben wir drei Probleme, die beim Projektmanagement mit Excel entstehen, und Möglichkeiten zur Verbesserung von Projektmanagement mithilfe von eigens dafür geschaffenen Arbeitsmanagement-Tools:

Eine einheitliche Projektstruktur

• Excel: Da eine Tabelle anfänglich aus leeren Zellen besteht, müssen Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans festlegen, welche Informationen in eine Zelle gehören. Der Aufbau einer solchen Struktur ist zeitaufwendig und das Festhalten von wichtigen Details gestaltet sich schwierig. Außerdem richtet jeder seine Kalender und Zeitpläne unterschiedlich ein, was zu Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Projekten führt.

• Work-Management-Software: Da solche Software speziell für die Verwaltung all Ihrer Projekte und Aufgaben entwickelt wurde, verfügt sie über eine bereits integrierte Struktur, die Ihnen bei der Erstellung Ihres Projektplans hilft. Sie bietet in der Regel einheitliche Möglichkeiten zum Erfassen und Organisieren von Arbeitsvorgängen und zusätzliche Felder, um wichtige Informationen wie etwa die verantwortliche Person oder das Fälligkeitsdatum festzulegen. Außerdem lässt sich Ihr Plan schnell in verschiedenen Ansichten anlegen, wie z. B. Kalender, Zeitleiste, Liste oder Kanban-Board, und die gleiche Struktur kann in mehreren Projekten verwendet werden.

Ein zentralisierter und umsetzbarer Plan mit Zeitleiste

• Excel: In einer Tabelle sind die Informationen der einzelnen Zellen nicht mit den tatsächlichen Arbeitsvorgängen verknüpft. Sie müssen weiterhin E-Mail, Chat und andere Tools verwenden, um mit Ihren Teamkollegen über die Projektarbeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dadurch befinden sich entscheidende Projektdetails an verschiedenen Orten und wichtige Zusammenhänge können leicht verloren gehen.

• Work-Management-Software: Sie können jeden Arbeitsvorgang Ihres Projektes mit Ihrem Team an einem Ort organisieren, nachverfolgen und besprechen. Damit ist allen klar, was zu erledigen ist, wer wofür verantwortlich ist und wann etwas fällig ist. Zudem können Sie direkt im Tool kommunizieren, zusammenarbeiten und Dateien anhängen, so dass alles miteinander verknüpft bleibt und Informationen leicht zu finden sind.

Projektaktualisierungen in Echtzeit

• Excel: Da die Arbeit nicht wirklich in Ihrer Tabelle stattfindet, müssen Sie die Informationen in jeder Zelle manuell aktualisieren, sobald sich Umfang, Verantwortlichkeiten und Fristen ändern oder einfach nur, wenn Aufgaben erledigt werden. Diese Arbeit rund um die Arbeit kann vor allem bei komplexen Projekten oder Zeitplänen zeitaufwändig sein. Informationen veralten auf diese Weise schnell oder werden gänzlich vergessen.

• Work-Management-Software: Wenn jemand eine Aufgabe erledigt, einen Arbeitsvorgang neu an jemanden zuweist oder ein Fälligkeitsdatum im Projekt verschiebt, wird Ihre Zeitleiste oder Kalender automatisch aktualisiert und die Änderungen werden sofort berücksichtigt. Dadurch haben Projektmitglieder Vertrauen in Ihren Plan; sie wissen, wofür sie verantwortlich sind, und kennen jederzeit den Stand der Arbeit.

Die Entscheidung zwischen Kalender und Zeitleiste

Die Entscheidung, ob Sie einen Projektkalender oder eine Zeitleiste verwenden, hängt von der Komplexität Ihres Projektes und den Informationen ab, die Sie sehen möchten. Nachstehend wird erklärt, wann Sie welche Art eines visuellen Projektplans verwenden sollten:

Projektkalender

Ein Projektkalender-Layout ist hilfreich, wenn Sie auf Basis von Datumsbereichen und Fristen nachverfolgen möchten, wann Aufgaben bearbeitet werden. Sie erhalten einen Überblick über Fristen, die Sie in Ihrem Projektplan je nach Bedarf anpassen können.

Projektzeitleiste

Zeitleisten sind ebenso wie Gantt-Diagramme dann nützlich, wenn Sie zusätzlich zum Zeitraum die Abfolge und die Art und Weise sehen möchten, wie Arbeitsvorgänge gruppiert sind. Sie zeigen auch Überschneidungen (wenn Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden) und ob bestimmte voneinander abhängige Aufgaben nicht gut abgestimmt sind.

Beispiele von Zeitleisten und Kalendern eines Work-Management-Tools

In den folgenden Beispielen verwenden wir Asana, um zu veranschaulichen, wie die Verwendung eines kollaborativen Work-Management-Tools zur Erstellung Ihres Projektkalenders oder Ihrer Projektzeitleiste an Stelle einer Excel-Tabelle aussieht.

Redaktionelle Kalender und Content-Kalender

Die Verwaltung Ihres redaktionellen Kalenders in einer Tabelle erfordert viel Vorarbeit und manuelles Aktualisieren oder Verschieben von Zellen, sobald in letzter Minute Storys hinzugefügt werden oder Termine verschoben werden müssen. Mit einem Work-Management-Tool können Sie Ihren redaktionellen Kalender jedoch mit dem Prozess der Inhaltserstellung verknüpfen. Auf diese Weise haben Sie den Stand eines jeden Inhalts im Erstellungsprozess im Blick und können die Veröffentlichungsdaten schnell nach Bedarf anpassen.

Marketingkampagnen

Das Anlegen Ihres Plans für eine Marketingkampagne in einer Tabelle fühlt sich an wie ein Runde Tetris. Gerade wenn Sie denken, dass etwas passt, erscheint eine neue Aufgabe, die alles wieder umwirft. Mit der Zeitleistenansicht in Ihrem Projektmanagement-Tool lassen sich Aufgaben jedoch viel einfacher planen, Zeitkonflikte besser erkennen und die einzelnen Arbeitsvorgänge verschieben. Somit können Sie Ihre Kampagne rechtzeitig starten.

Veranstaltungsplanung

Um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren, müssen unglaublich viele Details im Auge behalten werden. Die Verwaltung aller Aufgaben, Anbieter und internen Beteiligten in einer Tabelle, die Sie ständig aktualisieren müssen, gestaltet sich schwierig. Mit einem Work-Management-Tool können Sie einen umsetzbaren Zeitplan für Aufgaben auf einer Zeitleiste erstellen sowie Verantwortlichkeiten und Fristen klar definieren. Außerdem sind alle Verträge und kreativen Inhalte mit Ihren Aufgaben verknüpft, damit Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft.

Produkteinführungen

Bei so vielen laufenden Vorgängen und Teams, mit denen Sie sich abstimmen müssen, werden wichtige Schritte leicht übersehen. Das ist besonders der Fall, wenn Sie Ihre Produkteinführung in einer Excel-Tabelle verwalten und die einzelnen Zusammenhänge der Arbeitsschritte mehr schlecht als recht nachvollziehen können. In einem Work-Management-Tool lassen sich Datumsbereiche und Abhängigkeiten für Aufgaben festlegen, Zeitkonflikte erkennen und Aufgaben entsprechend anpassen sowie Dateien an Aufgaben anhängen. Dadurch weiß jeder, was wann geschieht.

Wie Sie einen Projektzeitplan besser mithilfe einer Zeitleiste oder eines Kalenders erstellen

Nun wissen Sie, wann Sie jede Ansicht verwenden können und kennen die Vorteile von Zeitleisten oder Kalendern in einem Work-Management-Tool. Im Folgenden erfahren Sie, wie solch eine Zeitleiste oder ein Kalender in Asana erstellt wird:

1. Erstellen Sie ein neues Projekt oder importieren Sie Ihren bestehenden Excel-Projektplan mit dem CSV-Import-Tool.

2. Fügen Sie alle Arbeitsschritte und Aufgaben hinzu, die erledigt werden müssen, um Ihr Projekt abzuschließen.

3. Legen Sie Start- und Fälligkeitstermine für jeden Arbeitsschritt fest, damit klar ist, wann dieser erledigt wird.

4. Weisen Sie die Aufgaben an Teammitglieder zu, damit die Verantwortlichkeiten klar sind und Sie die entsprechenden Teammitglieder in die Pflicht nehmen können.

5. Klicken Sie auf den Tab „Zeitleiste“ oder „Kalender“, um Ihren Projektplan in der Ansicht anzuzeigen, die für Sie am besten geeignet ist.

6. Verschieben Sie Aufgaben und passen Sie Ihren Plan bei Bedarf an. Somit sorgen Sie dafür, dass Ihre Projekte planmäßig verlaufen und alle Fristen eingehalten werden.

Zur Inspiration oder als Orientierungshilfe können Sie sich die Vorlagensammlung von Asana ansehen. Mit über 50 Vorlagen können Sie Ihrem Projekt schnell und einfach Starthilfe geben – unabhängig davon, woran Sie und Ihr Team gerade arbeiten.

Nie wieder Projekte in Tabellen verwalten

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einem klaren Plan. Indem Sie Ihren Projektzeitplan in Form einer Zeitleiste oder eines Kalenders mit dem richtigen Tool erstellen, kann Ihr Team produktiver und effektiver zusammenarbeiten. Zusätzlich wird dadurch das Vertrauen in Ihren Projektplan gestärkt.

Wenn Sie noch kein Asana-Konto haben, können Sie eine kostenlose Testversion nutzen: Sie erhalten Zugriff auf Dutzende Vorlagen und können damit direkt Ihr nächstes Projekt planen.