3 Möglichkeiten zur Visualisierung eines Projektplans: Zeitleisten, Kalender und Boards

Jenny Thai – FotoJenny Thai1. Juli 20194 Minuten Lesezeit
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Visuelles Projektmanagement – Artikel-Bannerbild

Unabhängig davon, welches Projekt Sie gerade verwalten: Sie brauchen eine Möglichkeit, Ihre Arbeit zu planen und nachzuverfolgen. Es ist nicht nur wichtig zu wissen, wer was bis wann erledigt, sondern Sie müssen auch alle Vorgänge und Informationen über Ihr Projekt einfach visualisieren können.

Mal ehrlich: Wer arbeitet schon gerne mit Tabellenkalkulationsprogrammen? Listen werden zu mehrseitigen Dokumenten und Tabellen zu unzähligen Spalten mit Projektdetails. Dadurch lässt sich der Stand eines Projektes irgendwann nur noch schwer nachvollziehen.

Was ist visuelles Projektmanagement?

Visuelles Projektmanagement bietet Ihnen eine Möglichkeit, herkömmliche To-do-Listen links liegen zu lassen und Ihre Arbeit effektiver zu organisieren und zu verwalten. Dadurch können Sie Projektinformationen in verschiedenen Ansichten wie Zeitleisten, Kanban-Boards und Kalendern visualisieren. Diese Art von Projektmanagement bietet einen kompakten Überblick über anstehende Aufgaben, gewünschte Projektergebnisse, Meilensteine Ihres Teams und vieles mehr.

Wie kann man den Projektfortschritt visualisieren?

In der Praxis haben sich für die Visualisierung der Projektfortschritte diese drei Tools bewährt:

  • Zeitleisten (oder Gantt-Diagramme)

  • Kanban-Boards

  • Kalender

Jede dieser Visualisierungsmöglichkeiten bietet ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von der Art Ihres Projekts ab. Ihre Projektmanagement-Software muss also zwangsläufig zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Nur so können alle Beteiligten – vom einzelnen Mitarbeiter bis hin zu Führungskräften – von der Projektmanagement-Software profitieren.

Lesenswert: So nutzen Sie die Listen-, Board-, Kalender- und Zeitleisten-Ansicht in Asana

Sollten Sie sich für Zeitleisten, Kanban-Boards oder Kalender entscheiden? Im Folgenden erklären wir Ihnen, welche Visualisierungstools für welche Arten von Projekten am besten geeignet sind.

1. Projekt-Zeitleisten und Diagramme

[Zeitleistenansicht] Projekt für eine Markenkampagne in AsanaLesenswert: Nutzen Sie Gantt-Diagramme zum ersten Mal? Beginnen Sie hier

Wann es sich lohnt, Projektzeitleisten und Gantt-Diagramme zu nutzen

Zeitleisten sind hilfreich bei Projekten, bei denen Sie nicht nur wissen müssen, wann es abgeschlossen sein muss, sondern auch, wann Sie damit beginnen müssen und wie lange die Bearbeitung dauern wird. Indem Sie alles in einer Projektzeitleiste abbilden, können Sie Ressourcen besser zuweisen, Mitarbeiter für verschiedene Phasen einteilen und Abhängigkeiten visualisieren.

Mit einer Zeitleiste können Sie einen Projektplan erstellen, der anzeigt, wie alle Vorgänge Ihres Projektes zusammenpassen. Bei Bedarf lassen sich Änderungen vornehmen, um Probleme zu beheben, bevor sie auftreten. Zeitleisten eignen sich besonders gut für:

Wann es sich nicht lohnt, Projektzeitleisten und Gantt-Diagramme zu nutzen

Zeitleisten eignen sich am besten für Aufgaben, die ein klares Start- und Fälligkeitsdatum haben. Stellen Sie sich Ihre Zeitleiste als Balkendiagramm vor: Ohne Anfang und Ende gibt es nichts, das man visualisieren könnte. Wenn Sie ein Projekt mit vielen täglichen Aufgaben planen, könnte sich dafür ein Kalender oder Kanban-Board besser eignen.

Beispiel einer Projektzeitleiste

Visuelle Projektplanung – Beispiel einer Projektzeitleiste

Nehmen wir an, Sie planen eine Produkteinführung. Da für einen erfolgreichen Start Teammitglieder aus multifunktionalen Teams benötigt werden (Produktmanagement, Entwicklung, Marketing, Vertrieb, Kundensupport), ist die Handhabung des Projekts vermutlich kompliziert.

Mit einer Zeitleiste lassen sich sowohl der Zeitplan präziser vorhersagen als auch die Ressourcen so koordinieren, dass Ihre Ziele mit weniger Zwischenfällen erreicht werden. Ihre Projektzeitleiste würde jeden Schritt oder jedes angestrebte Ergebnis auflisten und das Start- und Fälligkeitsdatum aller Vorgänge sowie alle Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben anzeigen. Auf diese Weise hat jeder in Ihrem Projektteam von Anfang an einen klaren Überblick über Ihren Einführungsplan.

Tipp: Die Zeitleiste mit allen Teamkollegen teilen und gemeinsam verwalten

Sobald Sie eine Zeitleiste für Ihren Projektplan erstellt haben, vergessen Sie nicht, alle Teammitglieder und Projektbeteiligten einzubeziehen und die Details zu aktualisieren, sobald das Projekt beginnt. Indem Sie eine zentrale Informationsquelle nutzen, erhält jedes Teammitglied Informationen über den Arbeitsfortschritt des Teams.

Lesenswert: 7 Schritte zum Erstellen einer Projektzeitleiste

Mit Asana können Sie Ihr Projekt einfach mit Beteiligten und Teamkollegen teilen. Wenn Sie Ihre Arbeit in der Zeitleistenansicht visualisieren, können Sie andere von Ihrem Plan überzeugen und Zeiträume anpassen und optimieren, wenn die Umstände es erfordern. Visualisieren Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und identifizieren Sie Abhängigkeitskonflikte, bevor sie entstehen.

2. Kanban-Boards

[Bordansicht] Kanban-Board für eine Markenkampagne in Asana

Kanban-Boards sind ein visuelles System zur Organisation eines Projekts, bei dem jede Aufgabe oder jeder Arbeitsschritt durch eine Karte dargestellt wird. Diese Karten werden dann in einer von mehreren Spalten angeordnet, welche die Phasen eines Projektes oder Prozesses, die Verantwortlichen für die Aufgabe, die Priorität des Arbeitsvorgangs oder ein weiteres System darstellen, das für die Arbeit Ihres Teams am nützlichsten ist. Sobald eine Aufgabe bearbeitet wird, bewegen Sie die Karte für diese Aufgabe von Spalte zu Spalte, so dass Sie leicht erkennen können, in welchem Stadium des Prozesses sich die Aufgabe befindet.

Lesenswert: So erstellen und verwalten Sie mit Asana Kanban-Boards online

Wann es sich lohnt, Kanban-Boards zu nutzen

Projektmanagement im Kanban-Stil eignet sich am besten für Projekte, in denen jede Aufgabe unterschiedliche Phasen durchläuft, bevor sie abgeschlossen wird. Kanban-Boards sind daher ein tolles Tool für Agile-Teams, die in Sprints arbeiten: Sie zeigen Ihnen anschaulich, wie die Arbeit vorangeht. Kanban-Boards eignen sich besonders gut für:

Beispiel für ein Board-Projekt

Ein Workflow zur Fehlerverfolgung ist ein Beispiel für ein Projekt, das über Kanban-Boards verwaltet werden kann. Ihr Kanban-Board zur Identifizierung und Behebung von Fehlern könnte z. B. Spalten enthalten, die die folgenden Phasen darstellen:

  • Neue Fehler (z. B. Ihr Backlog)

  • Bereit zur Bearbeitung

  • In Bearbeitung

  • Qualitätssicherung

  • Abgeschlossen

Für jeden gemeldeten Fehler kann Ihr Team eine neue Karte erstellen und diese dann im Laufe der Bearbeitung durch diese Spalten bewegen.

Tipp: Boards online erstellen und teilen

Projektmanagement-Kompetenzen – Kanban-Board

Kanban-Boards werden häufig auf physischen Tafeln mit Haftnotizen dargestellt, aber wussten Sie, dass Sie diese auch online mit einem Tool wie Asana erstellen können?

Beim Erstellen Ihrer Kanban-Boards in Asana stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, wie z. B. das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern, Beschreibungen, Dateien und Beteiligte zu jeder Karte. So können Sie problemlos zusätzliche Projektinformationen erfassen, damit alle Mitarbeiter in Ihrem Team erfolgreich zusammenarbeiten können.

3. Projektkalender

[Kalenderansicht] Projekt für eine Markenkampagne in Asana

Kanban-Boards und Zeitleisten eignen sich hervorragend für eine Vielzahl von Projekten, aber manchmal braucht man einen Kalender. Die Vorgehensweise ist einfach und unkompliziert, bietet sich aber auch für die Planung bestimmter Projekte an.

Lesenswert: Erstellen Sie mit Asana Ihre eigenen Team- und Projektkalender

Wann es sich lohnt, Projektkalender zu nutzen

Ein Kalender empfiehlt sich besonders für Projekte, in denen viele Aufgaben mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten verwaltet werden müssen. Wenn Sie wissen, wann Sie ein Projekt abschließen oder ein Ergebnis in einer bestimmten Woche, einem bestimmten Monat oder einem bestimmten Jahr abliefern müssen, können Sie besser vorausplanen und die Aufgaben rechtzeitig und erfolgreich ausführen. Projektkalender eignen sich besonders gut für:

Wann es sich nicht lohnt, Projektkalender zu nutzen

Projektkalender hauchen Ihren Aufgaben Leben ein. Mit ihnen können Sie Wochen, Monate oder ganze Quartale im Voraus planen. Weniger nützlich kann ein Projektkalender jedoch sein, wenn Sie eine Menge Aufgaben haben, die täglich fällig sind. Wenn Sie jeden Tag Details zu den Aufgaben Ihres Teams haben möchten, eignen sich Kanban-Boards oder eine Ansicht im To-do-Stil womöglich besser für Sie und Ihr Team.

Beispiel für ein Kalenderprojekt

Visuelles Projektmanagement – Projektkalender

Wenn Sie beispielsweise ein Projekt planen, bei dem tägliche Arbeitsschritte erforderlich sind, können Sie mit einem Projektkalender erkennen, was über die nächsten Tage und Wochen erledigt werden muss. Anschließend können Sie sich das Projekt als Ganzes im Kalender anzeigen lassen und mit einem Blick erkennen, welche Schritte als Nächstes zu erledigen sind und wer daran arbeitet.

Tipp: Aufgaben zuerst auflisten, danach Termine festlegen

Wenn Sie Ihren Projektkalender mit Asana verwalten, können Sie eine Aufgabenliste in einem Projekt erstellen, die Fälligkeitsdaten festlegen und dann zur Kalenderansicht wechseln. Ihre Aufgaben werden automatisch im Kalender angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Aufgaben in Ihrem Kalender einfach verschieben, um das Fälligkeitsdatum im Handumdrehen zu ändern.

Welches Tool ist das richtige für Ihr Projekt?

Mit einer Zeitleiste, einem Kanban-Board oder einem Kalender lassen sich alle Schritte Ihres Projektes visualisieren, so dass Sie den Überblick behalten, ohne wichtige Details zu übersehen. In Asana stehen Ihnen für die Erstellung Ihrer Projekte alle diese Tools zur Verfügung. Unabhängig davon, mit welchem Tool Sie arbeiten, können Sie Ihren Plan ganz einfach mit Teamkollegen teilen und Ihr gesamtes Projekt an einem Ort durchführen.

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