3 Möglichkeiten zur Visualisierung eines Projektplans: Kanban-Boards, Zeitleisten und Kalender

Visuelles Projektmanagement
  • In diesem Artikel lernen Sie:
    • 3 verschiedene Tools, Projektmanagement zu visualisieren: Kanban-Boards, Zeitleisten und Kalender
    • Welches Tool zu welchem Projekttyp passt, einschließlich Beispiele.
    • Tipps für die Anwendung jedes einzelnen der drei Tools, um Ihren eigenen visuellen Projektplan zu erstellen.

Egal, ob Sie eine Veranstaltung planen, den kreativen Prozess für eine Kampagne überwachen oder die Korrektur von Bugs koordinieren – Sie benötigen eine Methode, alle anfallenden Aufgaben zu planen und nachzuverfolgen. Nur so kann Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Außerdem müssen Sie wissen, wer welche Aufgabe übernimmt und bis wann sie erledigt werden muss.

Um ihre Projekte zu verwalten, beginnen die meisten mit Listen und Tabellen. Aber was passiert, wenn Sie ein komplexes Projekt mit vielen flexiblen Elementen und Informationen leiten? Dann werden Listen zu mehrseitigen Dokumenten und Tabellen zu unzähligen Spalten mit Projektdetails. Dadurch lässt sich der Stand eines Projektes irgendwann nur noch schwer nachvollziehen.

In solchen Fällen kann visuelles Projektmanagement sehr hilfreich sein. Indem Sie wichtige Projektdetails – wie den Status eines Vorgangs oder wichtige Fristen – auf einen Blick sehen, sind Sie besser gerüstet, diese effektiv zu verwalten.

In der Praxis haben sich für die Visualisierung eines Projekts diese drei Tools bewährt:

  • Kanban-Boards
  • Zeitleisten (oder Gantt-Diagramme)
  • Kalender

Auch wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, wie Sie Ihr Projekt visualisieren können, funktionieren einige Ansätze besser als andere, je nachdem, welche Art von Projekt Sie planen. Also, warum sollten Sie sich für ein Kanban-Board, eine Zeitleiste oder einen Kalender entscheiden? Hier erfahren Sie, wie jedes Tool funktioniert und für welche Art von Projekten es am besten geeignet ist.

Projekt-Zeitleisten und Diagramme

Zeitleisten fürs Projektmanagement

Die erste Möglichkeit, einen Projektplan zu visualisieren, besteht darin, eine Zeitleiste oder ein Gantt-Diagramm Ihres Projektplans zu erstellen. Eine Projektzeitleiste ist eine visuelle Darstellung Ihres Projektplans. Sie organisieren die Projektdetails in einem Balkendiagramm, um anzuzeigen, wann jede Aufgabe oder Leistung in Ihrem Projekt erledigt werden muss, wie lange es dauern wird und in welcher Reihenfolge Vorgänge ablaufen sollen.

Für welche Art von Aufgaben eignet sich dieses Tool?

Zeitleisten sind hilfreich bei Projekten, bei denen Sie nicht nur wissen müssen, wann es abgeschlossen sein muss, sondern auch, wann Sie damit beginnen müssen und wie lange die Bearbeitung dauern wird. Indem Sie alles in einer visuellen Zeitleiste abbilden, können Sie Ressourcen besser zuweisen, Mitarbeiter in verschiedenen Phasen einteilen und Abhängigkeiten visualisieren.

Mit einer Zeitleiste können Sie einen Projektplan erstellen, der anzeigt, wie alle Vorgänge Ihres Projektes zusammenpassen und bei Bedarf Änderungen vornehmen, um Probleme zu beheben, bevor sie auftreten.

Beispiel einer Projektzeitleiste

Beispiel einer Projektzeitleiste

Nehmen wir an, Sie planen eine Produkteinführung. Da für einen erfolgreichen Start Teammitglieder aus multifunktionalen Teams benötigt werden (Produktmanagement, Engineering, Marketing, Vertrieb, Kundensupport), dürfte das Projekt kompliziert zu handhaben sein.

Mit einer Zeitleiste lassen sich sowohl der Zeitplan präziser vorhersagen als auch die Ressourcen so koordinieren, dass Ihre Ziele mit weniger Zwischenfällen erreicht werden. Ihre Einführungszeitleiste würde jeden Schritt oder jedes angestrebte Ergebnis auflisten, das Start- und Fälligkeitsdatum für jeden Schritt sowie alle Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben anzeigen. Auf diese Weise hat jeder in Ihrem Projektteam von Anfang an einen klaren Überblick über Ihren Einführungsplan.

Tipp: Die Zeitleiste mit allen Teamkollegen teilen und gemeinsam verwalten

Sobald Sie eine Zeitleiste für Ihren Projektplan erstellt haben, vergessen Sie nicht, alle Teammitglieder und Projektbeteiligten einzubeziehen und die Details zu aktualisieren, sobald das Projekt beginnt.

Mit Asana lässt sich viel mehr tun, als einfach Ihr Projekt auf einer Zeitleiste zu planen. Sie können Ihre Zeitleiste auch ganz einfach mit Projektbeteiligten und Teamkollegen teilen, um alle von Ihrem Plan zu überzeugen und Ihre Zeitpläne anzupassen und zu optimieren, wenn sich die Umstände ändern.

Kanban-Boards

Kanban-Board-Projektplan

Kanban-Boards sind ein visuelles System zur Organisation eines Projekts, bei dem jede Aufgabe oder jeder Arbeitsschritt durch eine Karte dargestellt wird. Diese Karten werden dann in einer von mehreren Spalten angeordnet, welche die Phasen eines Projektes oder Prozesses darstellen. Sobald eine Aufgabe bearbeitet wird, bewegen Sie die Karte für diese Aufgabe von Spalte zu Spalte, so dass Sie leicht erkennen können, wo sich die Aufgabe im Prozess befindet.

Für welche Art von Aufgaben eignet sich dieses Tool?

Projektmanagement im Kanban-Stil eignet sich am besten für Projekte, in denen jede Aufgabe unterschiedliche Phasen durchläuft, bevor sie abgeschlossen wird.

Beispiel für ein Board-Projekt

Ein Workflow zur Fehlerverfolgung ist ein Beispiel für ein Projekt, das über Boards verwaltet werden kann. Ihr Kanban-Board zur Identifizierung und Behebung von Fehlern könnte z. B. Spalten enthalten, die die folgenden Phasen darstellen:

  • Neue Fehler (z. B. Ihr Backlog)
  • Bereit zur Bearbeitung
  • In Bearbeitung
  • Qualitätssicherung
  • Erledigt

Für jeden gemeldeten Fehler würden Sie eine neue Karte erstellen und diese dann im Laufe der Bearbeitung durch diese Spalten bewegen.

Tipp: Boards online erstellen und teilen

Online-Tool für Kanban-Boards

Kanban-Boards werden häufig auf physischen Boards mit Haftnotizen aufgebaut, aber wussten Sie, dass Sie diese auch online mit einem Tool wie Asana erstellen können?

Beim Erstellen Ihrer Kanban-Boards in Asana (im Gegensatz zu Haftnotizen) stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, wie z. B. das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern, Beschreibungen, Dateien und Follower zu jeder Karte. So können Sie problemlos zusätzliche Projektinformationen erfassen, damit alle Mitarbeiter in Ihrem Team erfolgreich zusammenarbeiten können.

Projektkalender

Projektplanvisualisierung in einem Kalender

Kanban-Boards und Zeitleisten eignen sich hervorragend für eine Vielzahl von Projekten, aber manchmal braucht man einen Kalender. Die Vorgehensweise ist einfach und unkompliziert, bietet sich aber auch für die Planung bestimmter Projekte an.

Für welche Art von Aufgaben eignet sich dieses Tool?

Ein Kalender empfiehlt sich besonders für Projekte, in welchen viele Aufgaben mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten verwaltet werden müssen. Wenn Sie wissen, wann Sie ein Projekt abschließen oder ein Ergebnis in einer bestimmten Woche, einem bestimmten Monat oder einem bestimmten Jahr abliefern müssen, können Sie besser vorausplanen und die Aufgaben rechtzeitig und erfolgreich ausführen.

Beispiel für ein Kalenderprojekt

Kalener für Event-Projekte

Stellen Sie sich vor, dass Sie eine Veranstaltung planen, die an einem bestimmten Datum stattfinden muss. In diesem Fall können Sie in Ihrem Kalender vom Veranstaltungsdatum an rückwärts planen und so Fristen für alle erforderlichen Meilensteine festlegen. Damit haben Sie den gesamten Plan in Ihrem Kalender im Auge und wissen genau, was bis wann getan werden muss.

Tipp: Aufgaben zuerst auflisten, danach organisieren

Wenn Sie Ihren Projektkalender mit Asana verwalten, können Sie eine Aufgabenliste in einem Projekt erstellen, die Fälligkeitsdaten festlegen und dann zur Kalender-Ansicht wechseln. Ihre Aufgaben werden automatisch im Kalender angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Aufgaben in Ihrem Kalender einfach verschieben, um das Fälligkeitsdatum im Handumdrehen zu ändern.

Welches Tool ist das richtige für Ihr Projekt?

Mit einem Board, einer Zeitleiste oder einem Kalender lassen sich alle Schritte Ihres Projektes visualisieren, so dass Sie den Überblick behalten, ohne wichtige Details zu verpassen. In Asana](/product) stehen Ihnen für die Erstellung Ihrer Projekte alle diese Tools zur Verfügung. Unabhängig davon, mit welchem Tool Sie arbeiten, können Sie Ihren Plan ganz einfach mit Teamkollegen teilen und Ihr gesamtes Projekt an einem Ort durchführen.

Möchten Sie mit Asana einen visuellen Projektplan erstellen? Testen Sie Asana noch heute kostenlos.