Vorlage zur Eventplanung

Bei der Planung einer Veranstaltung gilt es, den Überblick über unzählige Vorgänge zu behalten. Zwischen der Planung des Budgets, der Verhandlung mit Anbietern und der Koordination von Aufgaben im Vorfeld des großen Tages gibt es eine Menge zu tun, bevor die Veranstaltung stattfindet. 

Damit Ihr Eventplanungsprozess reibungslos abläuft, müssen Sie alle Ihre Veranstaltungsaufgaben und -details an einem leicht zugänglichen Ort organisieren. Mit der Eventplanungsvorlage von Asana können Sie Ihre Eventplanungszeitleiste auf höchster Ebene anzeigen lassen und einfach zusammenarbeiten, damit Sie zielgerichtet planen können.

Was ist eine Vorlage für die Eventplanung?

Eine Vorlage für die Eventplanung ist eine duplizierbare Vorgehensweise, die den Prozess der Eventplanung vereinfacht. Sie bietet Ihnen einen einzigen Ort, an dem Sie Eventdetails erfassen und nachverfolgen können. Die Eventplanungsvorlage von Asana ist mit benutzerdefinierten Abschnitten und Feldern ausgestattet, um anstehende Eventaufgaben und -details zu verfolgen. Sie schafft Konsistenz und macht es einfach, Ihre bestehenden Event-Management-Workflows zu replizieren. Das bieten Ihnen mehr Sicherheit, dass Ihr Team keine Schritte verpasst – damit Sie die bestmögliche Veranstaltung durchführen können. 

Was sind die Vorteile der Vorlage für die Veranstaltungsplanung von Asana?

Mit unserer kostenlosen Vorlage für die Eventplanung können Sie alle Details Ihrer Veranstaltung an einem einzigen Ort verwalten und so für mehr Klarheit sorgen, als dies mit statischen Tabellenkalkulationen möglich ist. Von der Überwachung Ihres Budgets über die Kommunikation mit Anbietern bis hin zur Einhaltung des Zeitplans – mit unserer Vorlage können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft. 

Außerdem können Sie die Vorlage für jedes Ereignis duplizieren, anstatt ein neues Projekt zu erstellen. Dies reduziert unnötige Arbeit im Voraus und stellt sicher, dass Ihr Team bei der Planung ähnlicher Veranstaltungen die gleichen Schritte befolgt.

Zu den weiteren Vorteilen unserer Vorlage für die Eventplanung gehören:

• Budget für Ihre Veranstaltung vor Beginn der Veranstaltung.

• Visualisieren Sie Ihren Eventplan auf einer Zeitleiste.

• Erstellen Sie eine umsetzbare Checkliste für die Veranstaltungsplanung, um alle Aufgaben für eine reibungslose Planungsphase festzuhalten.

• Erkennen Sie ganz einfach, welche Aufgaben von anderen abhängen, und entfernen Sie Hindernisse, bevor sie Planungsprobleme verursachen.

• Teilen Sie Status-Updates und den Veranstaltungsfortschritt direkt über Ihr Projekt.

• Verwenden Sie Meilensteine, um den Planungsfortschritt zu verfolgen. 

• Verwalten Sie proaktiv Ihre Dienstleister und Gäste.

• Verwenden Sie die integrierten Apps von Asana, wie Outlook, Gmail und Slack, um Nachrichten in umsetzbare Aufgaben zu verwandeln und wichtige Dokumente zu verfolgen.

• Mit der mobilen App können Sie Ihre Tages- und Veranstaltungspläne von überall aus verwalten.

Welche Veranstaltungsdetails können Sie mit der Vorlage für die Veranstaltungsplanung von Asana verwalten?

Unsere Vorlage für die Eventplanung enthält vorab Abschnitte und benutzerdefinierte Felder, mit denen Sie wichtige Eventinformationen verwalten können. Sie können auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Tags erstellen, um Eventdetails zu verfolgen. Dazu zählen:

• Der Zeitplan für die Veranstaltung

• Eventbudget

• Dienstleisterverträge und weitere wichtige Dokumente

• Die Gästeliste

• Notwendige logistische Details, z. B. wann Aufgaben erledigt sein sollten und welche Teams für sie verantwortlich sind   

• Ihr zeitlicher Ablauf am Event-Tag

• Alle Evaluierungen nach dem Event oder Leistungsberichte

Vorlage für die Veranstaltungsplanung von Asana

Nachdem Sie unsere Vorlage für die Eventplanung heruntergeladen haben, ist die Verwendung ganz einfach. Erstellen Sie einfach eine Kopie der Vorlage und passen Sie sie an, um sie an Ihre bevorstehende Veranstaltung anzupassen. 

Mit diesen Schritten können Sie loslegen:

1. Beginnen Sie mit unserer Vorlage für die Eventplanung und passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihres spezifischen Events an. Geben Sie dem Projekt einen einzigartigen Namen, der mit Ihrem Event übereinstimmt, und füllen Sie die Projektbeschreibung mit einem genauen Überblick über das Event und den Eventzweck aus.

2. Organisieren Sie Ihre Veranstaltungsaufgaben innerhalb der Abschnitte , die dem Zeitplan der Veranstaltung entsprechen. Unsere Vorlage enthält vordefinierte Abschnitte, die Sie komplett ändern oder anpassen können, um sie auf Ihren Veranstaltungsplan zuzuschneiden. 

3. Fügen Sie in jedem Abschnitt Aufgaben und Fälligkeitsdaten hinzu, um herauszufinden, was Ihr Team tun muss, wenn sich das Event nähert. Verwenden Sie Meilensteine, um wichtige Etappenziele zu verfolgen, und geben Sie Abhängigkeiten an, damit klar ist, welche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor andere beginnen können. 

4. Halten Sie interne Teammitglieder und externe Stakeholder auf dem Laufenden, um Transparenz zu gewährleisten und Verantwortlichkeiten zu klären. Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und laden Sie externe Eventkontakte wie Dienstleister oder Auftragnehmer zur Zusammenarbeit ein. Dienstleister ist nicht in Asana? Kein Problem°– verwenden Sie unsere App-Integrationen wie Gmail und Outlook, um Nachrichten und E-Mails in umsetzbare Aufgaben zu verwandeln. 

5. Verwenden Sie unsere Zeitleistenansicht, um einen Überblick über Ihren Veranstaltungsplan zu erhalten. Behalten Sie den Planungsfortschritt im Auge, um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsplan auf dem richtigen Weg ist, passen Sie die Fälligkeitstermine an, wenn sich die Prioritäten ändern, und erkennen Sie Terminkonflikte, bevor sie auftreten.

6. Teilen Sie den Fortschritt in der Vorlage mit Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und Kommunikationsbarrieren aufzubrechen. 

7. Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des großen Tages, indem Sie Ihren Tagesablauf direkt in Asana und über die mobile App von Asana verwalten.

Integrationen und Apps zur Verwendung mit der Eventplanungsvorlage von Asana

Die integrierten Funktionen und Apps von Asana helfen Teams, über die bevorstehende Veranstaltung zu kommunizieren, Aufgaben zu koordinieren und wichtige Dokumente und Informationen zu verfolgen, ohne Asana verlassen zu müssen. 

Integrierte Funktionen

1. Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, die alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Säulendiagramm anzeigt. Sie können nicht nur das Start- und Enddatum jeder Aufgabe sehen, sondern auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. Und wenn Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort sehen, ist es einfach, Abhängigkeitskonflikte zu erkennen und zu lösen, bevor sie entstehen, so dass Sie alle Ihre Ziele termingerecht erreichen können.

2. Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappen für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern.

3. Abhängigkeiten. Markieren Sie eine Aufgabe als wartend auf eine andere Aufgabe mit Aufgabenabhängigkeiten. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows erkennen leicht, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Teil der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.  

4. Projekt-Statusaktualisierungen. Endlich müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, um Informationen zum Projektstatus aufzuspüren, oder eine weitere Besprechung über sich ergehen lassen, die man eigentlich auch per E-Mail hätte abwickeln können. In Asana sind Projekt-Statusaktualisierungen jetzt nicht nur einfacher zu handhaben, sondern auch direkt mit der Arbeit des Teams verknüpft. So können die Teammitglieder ganz einfach auf zusätzliche Projektinformationen zugreifen, z. B. auf den Projektplan, den Kommunikationsplan, die Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und vieles mehr. Letztendlich reduzieren Projektstatusberichte Ihren manuellen Aufwand, zentralisieren Informationen und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. 

Empfohlene Apps

1. Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass keine Informationen ausgelassen werden. Möchten Sie beim Schreiben einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, verwenden Sie die Asana for Gmail-Erweiterung, um einfach direkt in Ihrem Gmail-Posteingang nach der Aufgabe zu suchen. 

2. Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanforderungen und Aktionspunkte aus Slack in verfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. So werden aus kurzen Fragen und Aktionspunkten im Handumdrehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen. 

3. Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

4. Outlook. Wenn Aktionspunkte per E-Mail eingehen, wie z. B. die Überprüfung von Arbeiten Ihrer Agentur oder die Anforderung von Design-Assets von einem Partner, können Sie jetzt direkt von Outlook aus Aufgaben für diese Aufgaben in Asana erstellen. Sie können dann die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Projekt hinzufügen, damit sie mit anderen relevanten Arbeitsvorgängen verbunden ist.

FAQs