Projekt-Meilensteine richtig festlegen, erreichen und Erfolge feiern

Jenny Thai – FotoJenny Thai14. Juni 20197 Minuten Lesezeit
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Wenn Sie ein Fan von Projektmanagement sind (und das hoffen wir), wissen Sie, dass Sie mit einem durchdachten Plan viel Zeit und Ressourcen sparen können. Tatsächlich hat das Project Management Institute herausgefunden, dass „Unternehmen, die in Projektmanagement investieren, 13-mal weniger Geld verschwenden, weil ihre strategischen Vorhaben erfolgreicher umgesetzt werden“.

Allerdings sind nicht alle Projektpläne gleich. Angenommen, Sie arbeiten an Ihrem neuesten Plan. Er beinhaltet Zielvorgaben, Aufgaben, Aufgabenverantwortliche und Fristen. Auch Abhängigkeiten und Ergebnisse sind enthalten. Sie sind überzeugt, einen Projektstrukturplan erster Klasse geschaffen zu haben, der Ihrem Team garantiert zum Erfolg verhelfen wird. Aber haben Sie daran gedacht, Projekt-Meilensteine einzufügen? Haben Sie einen Meilensteinplan?

Wenn Ihr Projekt keine Meilensteine enthält, dann behindern Sie sich selbst. Aber was sind Meilensteine in einem Projekt? Projekt-Meilensteine vereinfachen Ihre Rolle in der Projektleitung, da sie Ihrem Team die angestrebten Ziele vorgeben und gleichzeitig allen Projektbeteiligten einen Überblick über den Projektfortschritt vermitteln. Die gute Nachricht ist, dass Projekt-Meilensteine einfach zu jedem Projektauftrag hinzugefügt werden können (auch zu den bereits laufenden) und dass sie mehrere wichtige Vorteile bieten.

Werfen wir einen Blick auf die Frage: Was sind Meilensteine in einem Projekt?

Was sind Meilensteine in einem Projekt?

Projekt-Meilensteine markieren bestimmte Punkte entlang der Projektzeitleiste. Sie sind quasi Kontrollstellen, die aufzeigen, wann Vorgänge oder ganze Vorgangsgruppen abgeschlossen wurden oder wann eine neue Phase oder ein neuer Vorgang eingeleitet wird. Dabei ist zu beachten, dass sich Meilensteine im Projektmanagement von anderen Elementen einer Zeitleiste dadurch unterscheiden, dass keine Zeit benötigt wird, um sie zu erledigen. Ein Meilensteinplan dient eher als Wegweiser, um den Überblick zu behalten.

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Warum sind Projekt-Meilensteine wichtig?

Meilensteine im Projektmanagement sind wichtig, weil sie den Fortschritt in Ihrem Projektplan veranschaulichen. Sie helfen, Ihr Team zu motivieren und aufeinander abzustimmen, indem sie jedem die Möglichkeit bieten, den Fortschritt im Blick zu behalten und Prioritäten zu bewerten. Sie helfen Ihnen auch, Fristen zu kontrollieren, wichtige Termine oder einen Endtermin zu erkennen und mögliche Engpässe innerhalb des Projektes aufzuspüren. Wenn Sie die Aufgaben aus Ihrer Projektzeitleiste entfernen würden, gäben Meilensteine immer noch einen Überblick über die wichtigsten Schritte oder Phasen des Projektes. Deswegen ist ein Meilensteinplan als Wegweiser essentiell für Ihr Projekt.

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Projekt-Meilensteine können leicht mit anderen Elementen des Projektmanagements verwechselt werden, also lassen Sie uns einen Blick auf die Unterschiede werfen.

Meilensteine vs. Ziele

Ziele sind das, was Sie in der Zukunft erreichen möchten. Meilensteine im Projektmanagement blicken zurück auf das, was Sie bereits erreicht haben. Stellen Sie sich Meilensteine als Sprossen einer Leiter vor, auf der Sie Ihre Ziele erreichen.

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Beispiel: Ein Marketingteam, das an einer unternehmensweiten Rebranding-Kampagne arbeitet – einem großen Projekt mit vielen flexiblen Elementen – hat sich das Ziel gesetzt, das Projekt bis zum Ende des dritten Quartals abzuschließen. Auf dem Weg dorthin könnte der Projektmanager dann Meilensteine nutzen, um wichtige Entscheidungspunkte oder Aktivitäten als erledigt zu markieren, wie z. B. die Auswahl der Farben, die Erstellung von Designvorlagen, die Genehmigung des Startplans usw.

Meilensteine vs. Projektphasen

Projektphasen und Meilensteine sind keinesfalls das Gleiche. Meilensteine im Projektmanagement fallen jedoch zeitlich oft mit dem Beginn oder Abschluss von Projektphasen zusammen (z. B. Beginn, Planung, Ausführung und Abschluss). Eine Projektphase kann Wochen oder Monate dauern und ein Arbeitspaket mit mehreren Aufgaben und Teammitgliedern einbeziehen. Ein Meilenstein ist ein „Häkchen“, das selbst keine Zeit einnimmt, aber beachtliche Fortschritte markiert. Deswegen ist es wichtig, dieses Etappenziel zu bestätigen und darüber zu berichten. Projektphasen und Meilensteine – beide sind Teil eines Projektes, aber doch unterschiedlich.

Beispiel: Für das Rebranding-Projekt umfasst die erste Phase viele Aufgaben, wie z. B. Fokusgruppen zum Sammeln von Ideen für das neue Branding und kreative Brainstormingsitzungen. Ein Meilenstein am Ende dieser Phase würde die Bereitschaft des Projektteams signalisieren, in die Planungsphase zu gehen.

Meilensteine vs. Projektergebnisse

Ein Projektergebnis ist ein Produkt oder Resultat, während ein Meilenstein ein Moment im zeitlichen Verlauf eines Projekts ist. Ergebnisse sind manchmal ein Zeichen dafür, dass ein Meilenstein erreicht wurde.

Beispiel: Zu den Leistungen für das Rebranding-Projekt gehören unter anderem das aktualisierte Style-Guide-PDF und die dazugehörigen Logo-Dateien. Der Abschluss dieser Projekte ist bemerkenswert (und das Projektende sogar ein Anlass zum Feiern!), so dass der Marketingleiter einen Meilenstein hinzufügen könnte, der das Erreichen dieser Leistung anzeigt.

Meilensteine vs. Aufgaben

Aufgaben sind die Bausteine Ihres Projekts und ihre Umsetzung erfordert Zeit. Meilensteine im Projektmanagement haben keine Dauer und sind eher eine Markierung, die eine Gruppe von Aufgaben als erledigt kennzeichnet.

Beispiel: Das Rebranding-Projekt wird viele kleinere und größere Aufgaben beinhalten, wie z. B. das Erstellen eines Logos, das Einrichten von Social-Media-Konten und das Schreiben von Pressemitteilungen. Ein Meilenstein kann die Fertigstellung einer Gruppe von verwandten Aufgaben darstellen.

Wie werden Projekt-Meilensteine in Projekte eingefügt?

Projekt-Meilensteine können jeder Art von Projektplan hinzugefügt werden und unterstützen einen reibungslosen Projektablauf. Besonders im Bereich der Terminplanung können Meilensteine von Vorteil sein, da sie zusammen mit den entsprechenden Aufgaben oder Phasen platziert werden. Durch die Einrichtung von Meilensteinen in eine Art Meilensteinplan können Sie sich auf die Terminvorgaben konzentrieren und den Projektplan nach Bedarf anpassen.

Meilensteine sind auch immer ein Anlass zur Freude! So können Sie z. B. für jeden wichtigen Projekt-Meilenstein einen Moment zum Zelebrieren einplanen. Diese Art von Anerkennung stärkt die Motivation und fördert das Engagement im Team.

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Es ist jederzeit möglich, Meilensteine zu einem Projekt hinzuzufügen, also brauchen Sie nicht auf den nächsten Projektstart zu warten. Für wiederkehrende Projekte lassen sich Meilensteine auch von Anfang an in die eigenen Vorlagen einfügen und so in der Zukunft immer wieder einsetzen.

Ihr Meilensteinplan: So erstellen Sie einen Zeitplan für Projekt-Meilensteine

Betrachten Sie Ihre Projekt-Meilensteine als Etappen, nicht als Ziele, Ergebnisse oder Arbeitspakete bzw. Aufgaben. Es bietet sich an, Meilensteine zu erstellen, die wichtige Zwischenschritte in Ihrem Projekt darstellen. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Projekt-Zeitplan und stellen Sie wichtige Etappen oder Zwischenschritte fest, die Sie in Ihrem Meilensteinplan festhalten. Wenn Sie zum Beispiel eine Produkteinführung planen, können Sie den Abschluss der Produktsprache und der Produktwebsite sowie die eigentliche Produkteinführung zu Meilensteinen machen. 

FAQ: Wie viele Meilensteine sollte es in einem Projekt und Ihrem Meilensteinplan geben?

Es gibt keine festgelegte Anzahl an Meilensteinen für einen Meilensteinplan in Ihrem Projekt. Bei manchen Projekten genügen zwei oder drei Meilensteine, während es bei anderen eher ein Dutzend gibt. Dabei zählt nicht die Anzahl der Meilensteine im Projektmanagement, sondern ihre Bedeutung als wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Zur Erinnerung: Meilensteine sollten Zeitpunkte darstellen. Die einzelnen Aufgaben, die zum Erreichen dieser Meilensteine führen, sollten an anderer Stelle in Ihrem Projekt zu finden sein.

Fristen für Projekt-Meilensteine festlegen

Da Meilensteine im Projektmanagement einzelne Zeitpunkte sind und nicht den Fortschritt bis zum Erreichen dieser Zeitpunkte darstellen, sollten Sie die Fristen des Meilensteins auf Ereignisse wie etwa die Produkteinführung legen. Wenn Sie zum Beispiel ein virtuelles Event planen, sollte Ihr Meilenstein auf das Datum gelegt werden, an dem es stattfindet. Meilensteine sind also nicht die einzelnen Aufgaben, die auf dem Weg zum Ziel erledigt werden müssen. Meilensteine sind wichtige Momente in Ihrem Projektfortschritt und zeigen anhand Ihres Meilensteinplans, ob Ihr Projekt erfolgreich verlaufen ist oder nicht. 

Wie formuliert man Meilensteine? Was sind typische Meilensteine im Projektmanagement? Beispiele für Projekt-Meilensteine

Ein Projekt-Meilenstein markiert einen bedeutenden Zeitpunkt. Mit Meilensteinen und einem Meilensteinplan lassen sich Ereignisse wie der Empfang von wichtigen Leistungen, der erfolgreiche Projektstart, die Freigabe des Gesamtplans, die abgeschlossene Bedarfsüberprüfung, die Freigabe des Designs, der Abschluss einer Projektphase und vieles mehr darstellen.

Lassen Sie uns vier Beispiele anschauen, wofür Sie und Ihr Team Meilensteine einsetzen können, und ebenfalls die Fragen beantworten: „Wie formuliert man Meilensteine?“ und „Was sind typische Meilensteine?“

Meilenstein-Beispiel 1: Heben Sie kritische Arbeitsschritte hervor. Das sind Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, weil das Projekt davon abhängt und sonst nicht durchgeführt werden kann, wie z. B. die Genehmigung eines kreativen Konzeptes für eine Marketingkampagne. So könnten Sie Ihren Meilenstein formulieren: Kreativkonzept genehmigt

Meilenstein-Beispiel 2: Verdeutlichen Sie das Ende einer Phase oder Etappe. Wenn Sie eine bestimmte Phase oder eine Etappe eines größeren Arbeitsvorgangs abgeschlossen haben, wie z. B. das Erfassen von Budgetanfragen aus allen Abteilungen zur Unternehmensplanung. So könnten Sie Ihren Meilenstein formulieren: Alle Budgetanfragen erfasst

Meilenstein-Beispiel 3: Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf wichtige Ereignisse oder Ergebnisse. Wichtige Ereignisse oder Ergebnisse sind z. B. die Fertigstellung neuer Büros, die Ihr Unternehmen eröffnet, damit Sie mit dem Umzug der Mitarbeiter beginnen können. So könnten Sie Ihren Meilenstein formulieren: Bereit zum Umzug

Meilenstein-Beispiel 4: Veranschaulichen Sie wichtige Ziele, Zwischenziele und Ergebnisse. Zu wichtigen Projektzielen, -zwischenzielen und -ergebnissen könnte z. B. das Erreichen des Drei-Monats-Umsatzziels für ein kürzlich eingeführtes Produkt gehören. So könnten Sie Ihren Meilenstein formulieren: Q1-Umsatzziel für [Produktname] erreicht

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Über Projekt-Meilensteine berichten

Wenn Sie einen Meilenstein erfolgreich erstellt haben, ist das schon mal ein guter Anfang. Aber den größten Vorteil von Meilensteinen im Projektmanagement schöpfen Sie erst aus, wenn Sie diese nachverfolgen und dann darüber berichten können. Meilensteine eignen sich hervorragend als Kommunikationsmittel mit wichtigen Beteiligten, die keine Updates über Aufgaben benötigen oder wünschen. Diese groben Informationen helfen Ihnen, auf einen Blick in Ihrem Meilensteinplan zu erkennen, welche Phasen bereits abgeschlossen sind. Sie sehen, ob das Projekt wie geplant voranschreitet, um die wichtigsten künftigen Meilensteine zu erreichen, und wie nah Sie sich an Ihrem Ziel befinden. Wenn Sie dann wissen möchten, welche Arbeitsschritte und Verantwortlichen Ihnen bei diesem Meilenstein geholfen haben oder wenn Sie sich tiefgehender mit den Hindernissen befassen müssen, können Sie das Projekt immer noch detaillierter analysieren. Dazu öffnen Sie einfach die Aufgaben, die mit Ihren Meilensteinen verbunden sind.

Durch die Möglichkeit, Meilensteine in einem Meilensteinplan nachzuverfolgen, können Sie sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren und den tatsächlichen Status von Projekten sehen. Gleichzeitig erhalten Sie die nötigen Informationen, um den Projektfortschritt mit anderen zu teilen. Ihr Projektmanagement-Tool sollte Statusaktualisierungen inklusive gesetzter Projekt-Meilensteine unterstützen. So können Sie Ihre Teamkollegen und alle Beteiligten über den Fortschritt informieren und sehen, welche Meilensteine als Nächstes anstehen.

Lesenswert: Was sind die Vorteile von Projektmanagement?

Profi-Tipp: Was Sie tun sollten, wenn Sie Ihre Meilensteine nicht erreichen

Es kann vorkommen, dass Ihr Team die Frist für Ihre Meilensteine verpasst. Je nachdem, wie wichtig dieser Meilenstein ist, kann dies ein erheblicher Rückschlag sein und eine Änderung des Zeitplans erforderlich machen. 

Wenn Sie Ihre Meilensteine nicht erreichen, sollten Sie mit Ihrem Team besprechen, warum es diesmal nicht geklappt hat. War der Meilenstein falsch geplant oder das Zeitfenster zu eng? Nehmen Sie sich einen Moment, um die Aufgaben und Ziele zu betrachten, die auf dem Weg zum Meilenstein erfüllt werden sollten. Gab es Verspätungen? Es kann vorkommen, dass man bei so vielen laufenden Vorgängen den Überblick verliert. Damit so etwas in der Zukunft nicht noch einmal vorkommt, empfiehlt sich ein Projektmanagement-Tool mit einer anschaulichen Übersicht – etwa Zeitleisten, Kalender oder Kanban-Boards, in die Sie Ihren Meilensteinplan integrieren können.

Lesenswert: 3 Möglichkeiten zur Visualisierung eines Projektplans: Zeitleisten, Kalender und Boards

Häufige Fehler, die Sie bei Projekt-Meilensteinen vermeiden sollten

Meilensteine im Projektmanagement sind eine Kunst, keine Wissenschaft: Es gibt keine richtige oder falsche Methode. Allerdings machen Teams häufig folgende Fehler beim Festlegen von Meilensteinen: 

  • Zu viele Meilensteine. Die Anzahl der erforderlichen Meilensteine hängt von der Größe und dem Umfang Ihres Vorhabens ab. Versuchen Sie nicht, eine bestimmte Anzahl an Meilensteinen ohne Grund festzulegen. Stattdessen sollten Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben Ihres Teams konzentrieren, die zum Erfolg Ihres Projekts führen.

  • Meilensteine werden als Aufgaben betrachtet. Meilensteine sollten einzelne Zeitpunkte darstellen. Die Arbeit, die Sie erledigen müssen, um dorthin zu gelangen, sollte in Arbeitspaketen bzw. Aufgaben formuliert werden. Meilensteine sind also das Ergebnis dessen, was passiert, wenn eine Reihe von Aufgaben erledigt ist.

Meilensteine werden isoliert behandelt. Um ein erfolgreiches Projekt pünktlich abschließen zu können, sollte sich Ihre gesamte Arbeit an einem Ort befinden. Mit Ihrem Projektmanagement-Tool können Sie Aufgaben verwalten, Meilensteine festlegen und Ihren Projektfortschritt visualisieren – alles an einem zentralen Ort.

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Nun wissen Sie, was Projekt-Meilensteine sind und wie sich die Meilensteinplanung positiv auf die Gesamtplanung, Ausführung und Berichterstattung Ihrer Projekte auswirken können. Betrachten Sie Meilensteine als ein zusätzliches Instrument für Ihr Projektmanagement, aus dem Sie zweifellos profitieren werden. Wenn Sie einmal Meilensteine für Ihre Planung eingesetzt haben, werden Sie nie wieder auf einen Meilensteinplan verzichten wollen.

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