Meilensteine in Projekten: Festlegen, erreichen, zelebrieren

Wenn Sie ein Fan von Projektmanagement sind (und das hoffen wir), wissen Sie, dass Sie mit einem durchdachten Plan viel Zeit und Ressourcen sparen können. Tatsächlich hat das Project Management Institute herausgefunden, dass „Unternehmen, die in Projektmanagement investieren, 13 mal weniger Geld verschwenden, weil ihre strategischen Vorhaben erfolgreicher umgesetzt werden“.

Allerdings sind nicht alle Projektpläne gleich. Angenommen, Sie arbeiten an Ihrem neuesten Plan. Er beinhaltet Zielvorgaben, Aufgaben, Aufgabenverantwortliche und Fristen. Auch Abhängigkeiten und Ergebnisse sind enthalten. Sie sind überzeugt, ein Meisterstück der Projektplanung geschaffen zu haben, das Ihrem Team garantiert zum Erfolg verhelfen wird. Aber haben Sie daran gedacht, Projekt-Meilensteine einzufügen?

Wenn Ihr Projekt keine Meilensteine enthält, erweisen Sie sich selbst einen schlechten Dienst. Projekt-Meilensteine vereinfachen Ihre Rolle als Projektleiter, da sie Ihrem Team die angestrebten Ziele vorgeben und gleichzeitig allen Beteiligten den Projektfortschritt aufzeigen. Die gute Nachricht ist, dass Projekt-Meilensteine einfach zu jedem Projekt hinzugefügt werden können (auch zu den bereits laufenden) und dass sie mehrere wichtige Vorteile bieten.

Werfen wir einen Blick darauf, was Projekt-Meilensteine sind und wie sie Ihnen nützen können.

Was sind Projekt-Meilensteine?

Projekt-Meilensteine markieren bestimmte Punkte entlang der Projektzeitleiste. Sie sind quasi Kontrollstellen, die erkennen, wann Vorgänge oder ganze Vorgangsgruppen abgeschlossen wurden oder wann eine neue Phase oder ein neuer Vorgang eingeleitet wird. Dabei ist zu beachten, dass Meilensteine sich dadurch von anderen Elementen einer Zeitleiste unterscheiden, dass sie keine Zeit zum Erreichen benötigen. Sie dienen eher als Wegweiser, um den Überblick zu behalten.

Warum sind Projekt-Meilensteine wichtig?

Meilensteine sind wichtig, weil sie den Fortschritt in Ihrem Projektplan veranschaulichen. Sie helfen, Ihr Team zu motivieren und aufeinander abzustimmen, indem sie jedem die Möglichkeit bieten, den Fortschritt im Blick zu behalten und Prioritäten zu bewerten. Sie helfen Ihnen auch, Fristen zu kontrollieren, wichtige Termine zu erkennen und mögliche Engpässe innerhalb des Projektes aufzuspüren. Wenn Sie die Aufgaben aus Ihrer Projektzeitleiste entfernen würden, gäben Meilensteine immer noch einen Überblick über die wichtigsten Schritte oder Phasen des Projektes.

[Lesenswert: Wie Sie einen Projektplan erstellen, mit dem Ihr Projekt wirklich nach Plan verläuft]

Projekt-Meilensteine können leicht mit anderen Elementen des Projektmanagements verwechselt werden, also lassen Sie uns einen Blick auf die Unterschiede werfen.

Meilensteine vs. Ziele

Ziele sind das, was Sie in der Zukunft erreichen möchten. Meilensteine blicken zurück auf das, was Sie bereits erreicht haben. Stellen Sie sich Meilensteine als Sprossen einer Leiter vor, auf der Sie Ihre Ziele erreichen.

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Beispiel: Ein Marketingteam, das an einer unternehmensweiten Rebranding-Kampagne arbeitet – einem großen Projekt mit vielen flexiblen Elementen – hat sich das Ziel gesetzt, das Projekt bis zum Ende des dritten Quartals abzuschließen. Auf dem Weg dorthin könnten sie dann Meilensteine nutzen, um wichtige Entscheidungen oder Aktivitäten als erledigt zu markieren, wie z. B. die Auswahl der Farben, die Erstellung von Designvorlagen, die Genehmigung des Startplans usw.

Meilensteine vs. Projektphasen

Meilensteine fallen zeitlich oft mit dem Beginn oder Abschluss von Projektphasen zusammen (z. B. Beginn, Planung, Ausführung und Abschluss). Eine Projektphase kann Wochen oder Monate dauern und mehrere Aufgaben und Teammitglieder einbeziehen. Ein Meilenstein ist ein zeitunabhängiges „Häkchen“, das beachtliche Fortschritte markiert. Deswegen ist es wichtig, dieses Etappenziel zu bestätigen und darüber zu berichten.

Ein Beispiel: Für das Rebranding-Projekt umfasst die erste Phase viele Aufgaben, wie z. B. Fokusgruppen zum Sammeln von Ideen für das neue Branding und kreative Brainstormingsitzungen. Ein Meilenstein am Ende dieser Phase würde die Bereitschaft des Teams signalisieren, in die Planungsphase zu gehen.

Meilensteine vs. Leistungen

Eine Leistung ist ein Produkt oder ein Ergebnis, während ein Meilenstein ein Moment im zeitlichen Verlauf eines Projekts ist. Leistungen sind manchmal ein Beweis für das Erreichen eines Meilensteins.

Ein Beispiel: Zu den Leistungen für das Rebranding-Projekt gehören unter anderem die aktualisierte Style-Guide-PDF und die dazugehörigen Logo-Dateien. Der Abschluss dieser Projekte ist bemerkenswert (und sogar ein Anlass zum Feiern!), so dass der Marketingleiter einen Meilenstein hinzufügen könnte, der diese Leistung anzeigt.

Meilensteine vs. Aufgaben

Aufgaben sind die Bausteine Ihres Projektes und ihre Umsetzung erfordert Zeit. Meilensteine haben keine Dauer und sind eher eine Markierung, die eine Gruppe von Aufgaben als erledigt anzeigt.

Ein Beispiel: Das Rebranding-Projekt wird viele kleinere und größere Aufgaben beinhalten, wie z. B. das Erstellen eines Logos, das Einrichten von Social Media Konten und das Schreiben von Pressemitteilungen. Ein Meilenstein kann die Fertigstellung einer Gruppe von verwandten Aufgaben darstellen.

Wie werden Projekt-Meilensteine in Projekte eingefügt?

Projekt-Meilensteine können jeder Art von Projektplan hinzugefügt werden und unterstützen einen reibungslosen Ablauf. Besonders im Bereich der Terminplanung können Meilensteine von Vorteil sein, da sie zusammen mit den entsprechenden Aufgaben oder Phasen platziert werden. Durch die Einrichtung von Meilensteinen können Sie sich auf die Terminvorgaben konzentrieren und den Projektplan nach Bedarf anpassen.

Meilensteine sind auch immer ein Anlass zur Freude! So können Sie z. B. für jeden wichtigen Projekt-Meilenstein einen Moment zur Zelebrierung einplanen. Diese Art von Anerkennung stärkt die Motivation und fördert das Engagement im Team.

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Es ist jederzeit möglich, Meilensteine zu einem Projekt hinzuzufügen, also brauchen Sie nicht auf den nächsten Projektstart zu warten. Für wiederkehrende Projekte lassen sich Meilensteine nun auch in die eigenen Vorlagen einfügen und so in der Zukunft immer wieder automatisch einsetzen.

So erstellen Sie einen Zeitplan für Projekt-Meilensteine

Betrachten Sie Ihre Projekt-Meilensteine als Etappen, nicht als Ziele, Ergebnisse oder Aufgaben. Es bietet sich an, Meilensteine zu erstellen, die wichtige Zwischenschritte in Ihrem Projekt darstellen. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Projekt-Zeitplan und stellen Sie wichtige Etappen oder Zwischenschritte fest. Wenn Sie zum Beispiel eine Produkteinführung planen, können Sie die Mitteilungen zur Produkteinführung, die Produktwebsite und die tatsächliche Produkteinführung zu Meilensteinen machen.

FAQ: Wie viele Meilensteine sollte es in einem Projekt geben?

Es gibt keine festgelegte Anzahl an Meilensteinen für ein Projekt. Bei manchen Projekten genügen zwei oder drei Meilensteine, während es bei anderen nahezu ein Dutzend gibt. Dabei zählt nicht die Anzahl der Meilensteine, sondern ihre Bedeutung als wichtige Zeitpunkte im Projektverlauf. Zur Erinnerung: Meilensteine sollten Etappen darstellen. Die einzelnen Aufgaben, die zum Erreichen dieser Etappe führen, sollten an anderer Stelle in Ihrem Projekt zu finden sein.

Fristen für Projekt-Meilensteine festlegen

Da Meilensteine einzelne Etappen und nicht den Fortschritt bis zum Erreichen dieser Etappen darstellen, sollten Sie die Fristen für Ihre Meilensteine auf feste Zeitpunkte wie etwa die Produkteinführung festlegen. Wenn Sie zum Beispiel ein virtuelles Event planen, sollte Ihr Meilenstein auf das Datum gelegt werden, an dem es stattfindet. Meilensteine sind also nicht die einzelnen Aufgaben, die auf dem Weg zum Ziel erledigt werden müssen. Meilensteine sind wichtige Momente in Ihrem Projektfortschritt und zeigen, ob Ihr Projekt erfolgreich verlaufen ist oder nicht.

Beispiele für Projekt-Meilensteine

Ein Projekt-Meilenstein markiert einen bedeutenden Zeitpunkt. Mit Meilensteinen lassen sich Ereignisse wie der Empfang von wichtigen Leistungen, der Startschuss für ein Projekt, die Freigabe des Gesamtplans, die abgeschlossene Bedarfsüberprüfung, die Freigabe des Designs, der Abschluss einer Projektphase und vieles mehr darstellen.

Lassen Sie uns vier Beispiele anschauen, wofür Sie und Ihr Team Meilensteine einsetzen können.

  1. Heben kritische Arbeitsschritte hervor. Das sind Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, weil das Projekt davon abhängt und sonst nicht durchgeführt werden kann, wie z. B. die Genehmigung eines kreativen Konzeptes für eine Marketingkampagne.
  2. Verdeutlichen das Ende einer Phase oder Etappe. Wenn Sie eine bestimmte Phase oder eine Etappe eines größeren Arbeitsvorganges abgeschlossen haben, wie z. B. das Erfassen von Budgetanfragen aus allen Abteilungen zur Unternehmensplanung.
  3. Lenken die Aufmerksamkeit auf wichtige Events oder Ergebnisse. Wichtige Ereignisse oder Leistungen sind z. B. die Fertigstellung neuer Büros, die Ihr Unternehmen eröffnet, damit Sie mit dem Umzug der Mitarbeiter beginnen können.
  4. Veranschaulichen wichtige Ziele und Ergebnisse. Wichtige Projektziele und -ergebnisse sind z. B. das erreichte Drei-Monats-Umsatzziel für ein kürzlich eingeführtes Produkt.

Über Projekt-Meilensteine berichten

Wenn Sie bereits einen Meilenstein erfolgreich platziert haben, ist das schon mal ein guter Anfang. Aber den größten Vorteil von Meilensteinen schöpfen Sie erst aus, wenn Sie diese nachverfolgen und dann darüber berichten können. Meilensteine eignen sich hervorragend als Kommunikationsmittel mit wichtigen Beteiligten, die keine detaillierten Updates über Aufgaben benötigen oder wünschen. Diese groben Informationen helfen Ihnen, auf einen Blick zu erkennen, welche Phasen bereits abgeschlossen sind, ob das Projekt wie geplant voranschreitet, um die wichtigsten Meilensteine zu erreichen, und wie nah Sie sich an Ihrem Ziel befinden. Wenn Sie dann sehen möchten, welche Arbeitsschritte und Verantwortliche Ihnen bei diesem Meilenstein geholfen haben oder wenn Sie sich tiefgehender mit den Hindernissen befassen müssen, können Sie das Projekt immer noch detaillierter analysieren. Dazu öffnen Sie einfach die Aufgaben, die mit Ihren Meilensteinen verbunden sind.

Durch die Möglichkeit, Meilensteine nachzuverfolgen, können Sie sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren und den tatsächlichen Status von Projekten einsehen. Gleichzeitig erhalten Sie die nötigen Informationen, um den Projektfortschritt mit anderen zu teilen. Ihr Projektmanagement-Tool sollte Statusaktualisierungen inklusive gesetzter Projekt-Meilensteine enthalten. So können Sie Ihre Teamkollegen und alle Beteiligten über den Fortschritt informieren und sehen, welche Meilensteine als nächstes anstehen.

[Lesenswert: Der Nutzen von Projektmanagement]

Profi-Tipp: Was Sie tun sollten, wenn Sie Ihre Meilensteine nicht erreichen

Es kann vorkommen, dass Ihr Team die Frist für Ihre Meilensteine verpasst. Je nachdem, wie wichtig dieser Meilenstein ist, kann dies einen erheblichen Rückschlag zur Folge haben oder eine Änderung des Zeitplans erforderlich machen.

Wenn Sie Ihre Meilensteine nicht erreichen, sollten Sie mit Ihrem Team besprechen, warum es diesmal nicht geklappt hat. War der Meilenstein falsch geplant oder das Zeitfenster zu eng? Nehmen Sie sich einen Moment, um die Aufgaben und Ziele zu betrachten, die auf dem Weg zum Meilenstein erfüllt werden sollten. Gab es Verspätungen? Es kann vorkommen, dass man bei so vielen laufenden Vorgängen den Überblick verliert. Damit so etwas in der Zukunft nicht noch einmal vorkommt, empfiehlt sich ein Projektmanagement-Tool wie Zeitleisten, Kalender oder Kanban-Boards mit einer anschaulichen Übersicht.

[Lesenswert: 3 Möglichkeiten zur Visualisierung Ihres Projektplans]

Häufige Fehler, die Sie bei Projekt-Meilensteinen vermeiden sollten

Meilensteine sind eine Kunst, keine Wissenschaft: Es gibt keine richtige oder falsche Methode. Allerdings treten bei der Arbeit in einem Team häufig folgende Fehler beim Festlegen von Meilensteinen auf:

  • Es gibt zu viele Meilensteine auf einmal. Die Anzahl der erforderlichen Meilensteine hängt von der Größe und dem Umfang Ihres Vorhabens ab. Versuchen Sie nicht, eine bestimmte Anzahl an Meilensteinen ohne Grund festzulegen. Stattdessen sollten Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben Ihres Teams konzentrieren, die zum Erfolg Ihres Projekts führen.
  • Meilensteine werden als Aufgaben betrachtet. Meilensteine sollten einzelne Etappen darstellen. Was Sie tun müssen, um diese Etappen zu erreichen, sollte als Aufgabe formuliert werden. Meilensteine sind also das Ergebnis dessen, was passiert, wenn eine Reihe von Aufgaben erledigt ist.
  • Meilensteine werden isoliert behandelt. Um ein erfolgreiches Projekt pünktlich abschließen zu können, sollte sich Ihre gesamte Arbeit an einem Ort befinden. Mit Ihrem Projektmanagement-Tool können Sie Aufgaben verwalten, Meilensteine festlegen und Ihren Projektfortschritt visualisieren – alles an einem zentralen Ort.

Auf zum ersten Meilenstein!

Nun wissen Sie, was Projekt-Meilensteine sind und wie sich diese positiv auf die Planung, Ausführung und Berichterstattung Ihrer Projekte auswirken können. Betrachten Sie Meilensteine als ein zusätzliches Instrument für Ihr Projektmanagement, aus dem Sie zweifellos profitieren werden. Wenn Sie einmal Meilensteine für Ihre Planung eingesetzt haben, werden Sie nie wieder darauf verzichten wollen.

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