Projekt-Meilensteine: Festlegen, erreichen, zelebrieren

Wenn Sie ein Fan von Projektmanagement sind (und das hoffen wir), wissen Sie, dass Sie mit einem durchdachten Plan viel Zeit und Ressourcen sparen können. Tatsächlich hat das Project Management Institute herausgefunden, dass „Unternehmen, die in Projektmanagement investieren, 13 mal weniger Geld verschwenden, weil ihre strategischen Vorhaben erfolgreicher umgesetzt werden“.

Allerdings sind nicht alle Projektpläne gleich. Angenommen, Sie arbeiten an Ihrem neuesten Plan. Er beinhaltet Zielvorgaben, Aufgaben, Aufgabenverantwortliche und Fristen. Und auch Abhängigkeiten und Ergebnisse sind enthalten. Sie sind überzeugt, ein Meisterstück der Projektplanung geschaffen zu haben, das Ihrem Team garantiert zum Erfolg verhelfen wird. Aber haben Sie daran gedacht, Projekt-Meilensteine einzufügen?

Wenn Ihr Projekt keine Meilensteine enthält, erweisen Sie sich selbst einen schlechten Dienst. Projekt-Meilensteine vereinfachen Ihre Rolle als Projektleiter, da sie Ihrem Team die angestrebten Ziele vorgeben und gleichzeitig allen Beteiligten den Projektfortschritt aufzeigen. Die gute Nachricht ist, dass Projekt-Meilensteine einfach zu jedem Projekt hinzugefügt werden können (auch zu den bereits laufenden) und dass sie mehrere wichtige Vorteile bieten.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was Projekt-Meilensteine sind und wie sie Ihnen nützen können.

Was ist ein Projekt-Meilenstein?

Projekt-Meilensteine markieren bestimmte Punkte entlang der Projektzeitleiste. Sie sind quasi Kontrollstellen, die erkennen, wann Vorgänge oder ganze Vorgangsgruppen abgeschlossen wurden oder wann eine neue Phase oder ein neuer Vorgang eingeleitet wird. Dabei ist zu beachten, dass Meilensteine sich dadurch von anderen Elementen einer Zeitleiste unterscheiden, dass sie keine Zeit zum Erreichen benötigen. Sie dienen eher als Wegweiser, um den Überblick zu behalten.

Meilensteine sind wichtig, weil sie den Fortschritt in Ihrem Projektplan veranschaulichen. Sie helfen, Ihr Team zu motivieren und aufeinander abzustimmen, indem sie jedem die Möglichkeit bieten, den Fortschritt im Blick zu behalten und [Prioritäten zu bewerten] (https://hbr.org/2017/11/how-to-stay-focused-if-youre-assigned-to-multiple-projects-at-once). Und sie helfen Ihnen, Fristen zu kontrollieren, wichtige Termine zu erkennen und mögliche Engpässe innerhalb des Projektes aufzuspüren. Wenn Sie die Aufgaben aus Ihrer Projektzeitleiste entfernen würden, gäben Meilensteine immer noch einen Überblick über die wichtigsten Schritte oder Phasen des Projektes.

Projekt-Meilensteine können leicht mit anderen Elementen des Projektmanagements verwechselt werden, also lassen Sie uns einen Blick auf die Unterschiede werfen.

Meilensteine vs. Ziele

Ziele sind das, was Sie [in der Zukunft] erreichen möchten(https://yourbusiness.azcentral.com/goals-vs-milestones-20942.htm); Meilensteine blicken zurück auf das, was Sie bereits erreicht haben. Stellen Sie sich Meilensteine als Sprossen einer Leiter vor, auf der Sie Ihre Ziele erreichen möchten.

Beispiel: Ein Marketingteam, das an einer unternehmensweiten Rebranding-Kampagne arbeitet – einem großen Projekt mit vielen flexiblen Elementen – hat sich das Ziel gesetzt, das Projekt bis zum Ende des dritten Quartals abzuschließen. Auf dem Weg dorthin könnten sie dann Meilensteine nutzen, um wichtige Entscheidungen oder Aktivitäten als abgeschlossen zu markieren, wie z. B. die Auswahl der Farben, die Erstellung von Designvorlagen, die Genehmigung des Startplans usw.

Meilensteine vs. Projektphasen

Meilensteine fallen zeitlich oft mit dem Beginn oder Abschluss von Projektphasen zusammen (z. B. Beginn, Planung, Ausführung und Abschluss). Eine Projektphase kann Wochen oder Monate dauern und mehrere Aufgaben und Teammitglieder einbeziehen. Ein Meilenstein ist ein zeitunabhängiges „Häkchen“ bei einem großen Fortschritt, das unbedingt anerkannt und darüber berichtet werden muss.

Ein Beispiel: Für das Rebranding-Projekt umfasst die erste Phase viele Aufgaben, wie z.B. Fokusgruppen zum Sammeln von Ideen für das neue Branding und kreative Brainstormingsitzungen. Ein Meilenstein am Ende dieser Phase würde die Bereitschaft des Teams signalisieren, in die Planungsphase zu gehen.

Meilensteine vs. Leistungen

Eine Leistung ist ein Produkt oder ein Ergebnis, während ein Meilenstein ein Moment in der Zeit ist. Leistungen sind manchmal ein Beweis für das Erreichen eines Meilensteins.

Ein Beispiel: Zu den Leistungen für das Rebranding-Projekt gehören unter anderem die aktualisierte Style-Guide-PDF und die dazugehörigen Logo-Dateien. Der Abschluss dieser Projekte ist bemerkenswert (und sogar ein Anlass zum Feiern!), so dass der Marketingleiter einen Meilenstein hinzufügen könnte, der diese Leistung anzeigt.

Meilensteine vs. Aufgaben

Aufgaben sind die Bausteine Ihres Projektes und ihre Umsetzung erfordert Zeit. Meilensteine haben keine Dauer und sind eher wie Linien im Sand, die eine Gruppe von Aufgaben als erledigt markieren.

Ein Beispiel: Das Rebranding-Projekt wird viele kleinere und größere Aufgaben beinhalten, wie z.B. das Erstellen eines Logos, das Einrichten von Social Media Accounts und das Schreiben von Pressemitteilungen. Ein Meilenstein kann die Fertigstellung einer Gruppe von verwandten Aufgaben darstellen.

Wie werden Projekt-Meilensteine in Projekte eingefügt?

Projekt-Meilensteine können jeder Art von Projektplan hinzugefügt werden und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Besonders im Bereich der Terminplanung können Meilensteine von Vorteil sein, da sie zusammen mit den entsprechenden Aufgaben oder Phasen platziert werden. Durch die Einrichtung von Meilensteinen können Sie sich auf die Terminvorgaben konzentrieren und den Projektplan nach Bedarf anpassen.

Und Meilensteine sind auch immer ein Anlass zur Freude! So können Sie z.B. für jeden wichtigen Projekt-Meilenstein eine kleine Feier planen. Diese Art von Anerkennung [stärkt die Motivation] (https://www.entrepreneur.com/article/273004) und fördert das Engagement im Team.

Es ist jederzeit möglich, Meilensteine zu einem Projekt hinzuzufügen, also brauchen Sie nicht auf den nächsten Projektstart zu warten. Für wiederkehrende Projekte lassen sich Meilensteine nun auch in die eigenen Vorlagen einfügen und so in der Zukunft immer wieder automatisch einsetzen.

Über Projekt-Meilensteine berichten

Wenn Sie bereits einen Meilenstein erfolgreich platziert haben, ist das schon mal ein guter Anfang. Aber den größten Vorteil von Meilensteinen schöpfen Sie erst aus, wenn Sie diese nachverfolgen und dann darüber berichten können. Meilensteine eignen sich hervorragend als Kommunikationsmittel mit wichtigen Beteiligten, die keine detaillierten Aufgabenaktualisierungen benötigen oder wünschen. Diese groben Informationen helfen Ihnen, auf einen Blick zu erkennen, welche Phasen bereits abgeschlossen sind, ob das Projekt in die richtige Richtung geht, um seine wichtigsten Meilensteine zu erreichen und wie nah Sie sich an Ihrem Ziel befinden. Wenn Sie dann sehen möchten, welche Arbeitsschritte und Inhaber Ihnen bei diesem Meilenstein geholfen haben oder wenn Sie sich tiefgehender mit den Hindernissen befassen müssen, können Sie das Projekt immer noch detaillierter analysieren, indem Sie sich die Aufgaben ansehen, die mit Ihren Meilensteinen verbunden sind.

Durch die Möglichkeit, Meilensteine nachzuverfolgen, können Sie sich auf Ihre wichtigste Arbeit konzentrieren und den tatsächlichen Status von Projekten einsehen. Gleichzeitig erhalten Sie die nötigen Informationen, um den [Projektfortschritt] (https://blog.asana.com/2019/02/new-milestones-visualize-project-progress/) mit anderen zu teilen.

Beispiele für Projekt-Meilensteine

Ein Projekt-Meilenstein markiert einen bedeutenden Zeitpunkt. Mit Meilensteinen lassen sich Ereignisse wie der Empfang von wichtigen Leistungen, der Startschuss für ein Projekt, die Freigabe des Gesamtplans, die abgeschlossene Bedarfsüberprüfung, die Freigabe des Designs, der Abschluss einer Projektphase und vieles mehr darstellen.

Lassen Sie uns vier Beispiele anschauen, wie Sie und Ihr Team von Meilensteinen profitieren können.

  1. Für wichtige Aufgaben
    Das sind Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, weil das Projekt davon abhängt und sonst nicht durchgeführt werden kann, wie z. B. die Genehmigung eines kreativen Konzeptes für eine Marketingkampagne.
  2. Für den Abschluss einer Phase oder Etappe
    Wenn Sie eine bestimmte Phase oder eine Etappe eines größeren Arbeitsvorganges abgeschlossen haben, wie z. B. das Erfassen von Budgetanfragen aus allen Abteilungen zur umfassenden Unternehmensplanung.
  3. Zum Hervorheben eines wichtigen Ereignisses oder einer Leistung
    Wichtige Ereignisse oder Leistungen sind z. B. die Fertigstellung neuer Büros, die Ihr Unternehmen eröffnet, damit Sie mit dem Umzug der Mitarbeiter beginnen können.
  4. Um auf erreichte Ziele und wichtige Ergebnisse aufmerksam zu machen
    Wichtige Projektziele und -ergebnisse sind z.B. das erreichte Drei-Monats-Umsatzziel für ein kürzlich eingeführtes Produkt.

Auf zum ersten Meilenstein!

Nun wissen Sie, was Projekt-Meilensteine sind und wie sich diese positiv auf die Planung, Ausführung und Berichterstattung Ihrer Projekte auswirken können. Betrachten Sie Meilensteine als ein zusätzliches Instrument für Ihr Projektmanagement, aus dem Sie sicher eine Menge Nutzen ziehen werden. Wenn Sie einmal Meilensteine für Ihre Planung eingesetzt haben, werden Sie nie wieder einen Projektplan ohne diese erstellen wollen.

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