Projektmanagement-Software: Die wichtigsten Funktionen im Überblick!

Wenn Ihr Team jemals Probleme hatte, ein Projekt richtig in Schwung zu bringen, ein pünktliches Status-Update zu erhalten oder die Arbeit fristgerecht zu erledigen, dann sollten Sie wissen, dass Sie damit nicht alleine sind. Projekte zu managen ist anstrengend. Wirklich anstrengend. Aber es ist auch wichtige Arbeit, denn ihre Ausführung entscheidet darüber, ob Ihr Team seine Ziele erreicht oder nicht.

Einstieg in eine Projektmanagement-Software: Natürlich wird Ihnen jedes Tool wahrscheinlich helfen, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, das richtige Tool für Ihr Team auszuwählen, können Sie Ihre Ziele konsequent erreichen und erfolgreicher arbeiten.

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Projektmanagement-Software beschäftigen, kann die Wahl eines Tools ziemlich überwältigend wirken. Es gibt einfach so viele verschiedene Projektmanagement-Software Anbieter, wie etwa Asana, Wrike, Factro, Open-Source, Inloox, Trello und noch viel mehr. Natürlich ist diese Vielzahl an Anbietern einer PM-Software gerade zu Beginn sehr überfordernd.

Vielleicht fragen Sie sich sogar, warum Sie überhaupt eine Projektmanagement-Software benötigen, und was sie eigentlich leisten soll. Außerdem haben Sie hunderte von Optionen und Funktionen zu berücksichtigen, was den Einstieg in die Suche noch schwieriger gestaltet. Deshalb haben wir von Asana diese Anleitung geschrieben. In diesem Artikel gehen wir darauf ein:

• Wie Sie die Herausforderungen Ihres Teams identifizieren – und damit seine Anforderungen besser definieren können.

• Wie Ihnen eine Projektmanagement-Software im Gegensatz zu anderen ungeeigneten Tools helfen kann, damit Sie nicht Ihre Zeit verschwenden.

• Wie die Kriterien zur Bewertung der Projektmanagement-Software festgelegt werden – damit Sie wissen, welche Funktionen für Ihr Team am wichtigsten sind.

Warum brauche ich eine Projektmanagement-Software?

Wie sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weiß, welche Arbeit erledigt werden muss? Wer ist wofür verantwortlich? Und wann ist etwas fällig? Die Planung und Organisation all dieser grundlegenden Details ist ein Muss für projektbasiertes Arbeiten und entscheidend für den Erfolg Ihres Teams. Dennoch ist es immer noch eine der größten Herausforderungen, denen Teams und Unternehmen sich ausgesetzt fühlen.

Wie können Sie also herausfinden, ob eine Project Management-Software (auf DeutschProjektmanagement-Software) Ihnen die erhofften Vorteile verschafft? Hier sind vier Gründe, warum Ihr Team vielleicht eine Projektmanagement-Software benötigt:

1. All Ihre Teammitglieder verwenden ein anderes System zur Organisation ihrer Arbeit, so dass alle Projekte, Aufgaben, Dateien und die Kommunikation Ihres Teams über verschiedene Tools verstreut sind.

2. Die Teammitglieder wissen nicht, woran sie genau arbeiten sollen, was ihre Prioritäten sind oder wie sie diese herausfinden können. Infolgedessen verschwenden sie einen Großteil ihrer Zeit (und wahrscheinlich auch Ihrer) mit Fragen und der Suche nach Antworten.

3. Ihr Prozess für die Kommunikation von Prioritäten und das Anfordern von Status-Updates beinhaltet meist die Einberufung von Besprechungen, das Versenden von E-Mails oder das manuelle Durchforsten komplizierter Tabellen.

4. Aufgrund der oben genannten Punkte versäumen Ihre Teammitglieder des Öfteren wichtige Fristen.

All diese Punkte stellen Probleme dar, welche den Erfolg eines Projektes verhindern oder verlangsamen können. Hier kann es viele Vorteile haben, eine Projektmanagement-Software zu wählen, da diese Probleme damit gelöst werden.

Was muss eine Projektmanagement-Software können?

Die ideale Projektmanagement-Software muss einige Funktionen erfüllen können. Wichtig ist jedoch, dass die Software immer individuell zu den Bedürfnissen des Teams passt. Im Laufe des Artikels werden wir näher auf die verschiedenen Funktionen eingehen und was hierbei eine Projektmanagement-Software in der Übersicht bieten sollte. Beginnen werden wir mit wesentlichen Funktionen für die Grundlagen im Projektmanagement.

Für das Gelingen eines jeden Projektes ist es erforderlich, dass jedes Teammitglied sich voll und ganz einbringt. Aber wie können die Mitarbeiter sich angemessen einbringen, wenn sie nicht wissen, was von ihnen erwartet wird, welche Fristen und Meilensteine sie einhalten müssen oder wo sie die benötigten Informationen finden?

Organisieren Sie Ihre Arbeit an einem Ort

Eine Projektmanagement-Software ist ein Sammelbecken für die gesamte Arbeit Ihres Teams und ermöglicht Ihnen, alles an einem Ort zu organisieren. Betrachten Sie es als ein Ablagesystem, in dem alle wesentlichen Informationen enthalten sind, die Ihr Team für den Erfolg benötigt. Projekte und Aufgaben, die erledigt werden müssen, Aufgabenverantwortliche, Fälligkeiten, Prioritäten, Dateien – alles wird darin festgehalten.

Auf diese Weise wissen alle Teammitglieder genau, wo sie die benötigten Infos finden, und jeder ist über die eigenen Verantwortlichkeiten sowie die der anderen informiert. Folgendes sollten Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software beachten:

• Projekt- und Aufgabenstruktur: Wie unterteilt das Tool Projekte in seine Komponenten? Hier geht es nicht darum, wie die Arbeit visualisiert wird, sondern um die Hierarchie der Informationen. Können Sie zum Beispiel große Aufgaben in kleinere Aufgaben (d. h. Unteraufgaben) zerlegen?

• Aufgabeninformationen: Welche Informationen enthält jede Aufgabe? Ist die Struktur der Aufgaben von Projekt zu Projekt einheitlich?

Sorgen Sie für klare Verantwortlichkeiten

Die Projektmanagement-Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte Ihnen und Ihrem Team helfen, Verantwortliche festzulegen, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen und den Bearbeitungszeitraum zu bestimmen. Wir empfehlen die folgenden Möglichkeiten:

• Aufgabenverantwortliche: Lässt sich zu jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zuweisen? Dies ist absolut notwendig, wenn Sie in Ihrem Team eine zuverlässige Arbeitsweise fördern und sicherstellen wollen, dass jeder seine Fristen einhält.

• Aufgabenabhängigkeiten: Durch die Angabe von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben wird Ihren Teammitgliedern angezeigt, ob eine andere Aufgabe zuerst erledigt werden muss (und wo sie diese finden), bevor sie mit der eigenen Aufgabe beginnen. Auch Engpässe können Sie so leichter erkennen.

• Start- und Fälligkeitstermine: Natürlich müssen Sie klare Fälligkeitstermine festlegen. Allerdings benötigen nicht alle Aufgaben den gleichen Zeitraum. Deshalb bietet es sich an, Starttermine festzulegen. Dies gibt Ihrem Team mehr Überblick darüber, wann und wie lange an der Aufgabe gearbeitet wird. Außerdem können Aufgaben durch eine passende Terminplanung einfacher priorisiert werden.

Mit einem guten System für die Organisation wichtiger Informationen – welche Aufgabe muss erledigt werden, wer erledigt sie, wann wird sie bearbeitet und wann ist sie fällig – kann jeder seine Arbeit planmäßig und fristgerecht erledigen. Und danach können Sie damit beginnen, die Arbeit Ihres Teams auch in anderen Bereichen zu verbessern.

Zusammenarbeit: Teamkommunikation und Informationen an einem Ort

Teams stehen heute unter enormem Druck, mit weniger mehr zu erreichen, schneller als je zuvor voranzukommen und die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern. Eine effektive Zusammenarbeit erweist sich als unerlässlich und gleichzeitig weiterhin als schwierig. Warum?

Ein Grund dafür ist, dass Teams zu oft keinen gemeinsamen Arbeitsbereich haben – einen Ort, an dem sie ihre Ziele, Projekte, Aufgaben, Dateien und mehr planen, verwalten und miteinander kommunizieren können. Stattdessen ist ihre Arbeit auf zahlreiche Tools verteilt, was eine effektive Zusammenarbeit auf verschiedene Weise behindert.

Zentralisieren Sie die Kommunikation Ihres Teams

Die Verwendung von E-Mails oder anderen Anwendungen zur gemeinsamen Arbeit führt zu endlosen Kommunikationsverläufen, die nur den Empfängern der Nachricht Informationen geben (vorausgesetzt, diese finden überhaupt, wonach sie suchen). Teammitglieder verschwenden viel Zeit mit der Suche nach dazugehörigen Mitteilungen, Feedback und anderen Informationen, die sie zum besseren Verständnis ihrer Arbeit benötigen. Des Öfteren wird dann festgestellt, dass sich diese im Posteingang eines anderen Mitarbeiters befinden.

Ob Sie nun Feedback geben, Status-Updates austauschen oder Fragen stellen – Ihre Projektmanagement-Software sollte Ihre gesamte Kommunikation an einem Ort zusammenführen und die Verknüpfung mit dazugehörigen Projekten und Aufgaben herstellen. Dies sind einige Funktionen, die Ihnen dabei helfen:

• Steht für die Kommunikation und Kollaboration im Tool der nötige Kontext zur Verfügung – findet sie also dort statt, wo sich Ihre Aufgaben befinden? Vergewissern Sie sich, dass Sie Aufgaben kommentieren, andere Teammitglieder darin @erwähnen und andere von Ihnen verwendete Kommunikationstools mit einbeziehen können. Diese Funktionen helfen bei der Optimierung der Arbeitsweise und sorgen dafür, dass die Teamkommunikation an einem Ort stattfindet. Somit hat jeder, wann immer nötig, Zugriff auf den erforderlichen Kontext.

• Können Sie in dem Tool asynchron zusammenarbeiten? Da viele Unternehmen heute flexiblere Arbeitsvereinbarungen anbieten, ist es wichtig, dass Teammitglieder und Projektbeteiligte unabhängig von ihrem Aufenthaltsort über alle Arbeitsvorgänge auf dem Laufenden bleiben. Verwenden Sie ein Cloud-basiertes Tool und suchen Sie nach Funktionen, die Ihnen ermöglichen, alle wichtigen Projekte und Aufgaben nachzuverfolgen und Benachrichtigungen darüber zu erhalten.

• Können Sie mit diesem Tool von unterwegs aus arbeiten? Vergewissern Sie sich außerdem, dass das von Ihnen gewählte Tool eine mobile App zur Verfügung stellt. Dadurch können Sie auch mit Ihrem Handy oder Tablet auf Ihre Arbeit zugreifen.

Ein einziger Arbeitsbereich für Ihr Team

Wenn Pläne, Aufgaben, Dateien und Kommunikation nicht an einem Ort zusammengeführt werden, sind sie nicht für jeden verfügbar. Dann haben Teams keine einheitliche Informationsquelle, so dass sie nicht nach Inhalten suchen, die Arbeitsvorgänge über Teams und Projekte hinweg miteinander verknüpfen oder asynchron zusammenarbeiten können. Teammitglieder arbeiten isoliert voneinander und verschwenden am Ende Zeit damit, die Arbeit von anderen doppelt auszuführen.

Eine Projektmanagement-Software führt alle Projekte und Aufgaben Ihres Teams an einem Ort zusammen, sodass Sie nahtlos über Ihre Arbeit kommunizieren, sie planen und verwalten können. Bei der Bewertung von Optionen sollten Sie sich folgende Fragen stellen und nach diesen Funktionen suchen:

• Lassen sich an Projekte und Aufgaben die dazugehörigen Dateien anhängen? Die Verwaltung von digitalen Inhalten sollte für Ihr Team einfach sein, damit niemand mit der Suche nach Dateien oder deren doppelten Erstellung wertvolle Zeit vergeudet. Dies ist für eine bessere Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie also sicher, dass die von Ihnen in Betracht gezogenen Lösungen eine Möglichkeit zum Hochladen von Dateien von Ihrem Computer und unbegrenzten Speicherplatz anbieten.

• Lassen sich Tools, die Sie bereits verwenden, mit dieser Projektmanagement-Lösung verknüpfen? Ihr Team sollte in der Lage sein, andere Tools zu integrieren, die sie täglich benutzen, wie Google Drive, MicrosoftOutlook, Dropbox, Box und OneDrive. Daneben gibt es noch verschiedene andere Tools, wie beispielsweise zur Zeiterfassung für die Mitarbeiter. Diese Integrationen sind unerlässlich, um gemeinsam genutzte Dateien einfach zu verwalten und Ihr Team im Sinne einer produktiveren Zusammenarbeit zu unterstützen.

• Können in diesem Tool Arbeitsvorgänge einfach mit anderen geteilt, miteinander verknüpft und gesucht werden? Um die Transparenz zu erhöhen, sollte Ihr Team zugängliche Projekte und Aufgaben einfach einsehen können, um benötigte Informationen leicht zu finden. Dadurch werden keine Informationen und Daten isoliert, Teams können sich besser über Ziele abstimmen und Ihre Teammitglieder laufen nicht Gefahr, bestimmte Arbeiten doppelt auszuführen.

Anpassung und Flexibilität: Anpassung einer Projektmanagement-Software an die Bedürfnisse Ihres Teams

Viele Unternehmen stellen professionelle Projektmanager und sogar unternehmensweite Projektmanagement-Teams ein, um ihre Arbeitsvorgänge zu organisieren. Oft verwenden sie dafür eine ausgeklügelte Projektmanagement-Software, die speziell für ihre individuellen Bedürfnisse entwickelt wurde – aber nicht für die Bedürfnisse eines Teams.

In kleineren Unternehmen müssen alle Mitarbeiter manchmal Projekte managen, ohne dafür eine Weiterbildung, wie etwa ein Webinar, zu erhalten. Tatsächlich sind viele Teammitglieder heute „zufällige Projektleiter“, die mit vielen gängigen Herausforderungen konfrontiert sind:

• Teams arbeiten an verschiedenen Arten von Projekten, die ihrer Meinung nach unterschiedliche Verwaltungstools erfordern.

• Projektpläne ändern sich. Aber ihre Überarbeitung verursacht Unklarheiten, Probleme und führt dazu, dass die Arbeitsvorgänge nicht mehr planmäßig ablaufen.

• Teams arbeiten immer wieder an gleichartigen Projekten (z. B. eine Produkteinführung oder die Einstellung neuer Mitarbeiter), haben aber keine Standardprozesse geschaffen, um die Projekte schneller in Gang zu bringen. So verschwenden sie viel Zeit damit, dieselben Routineaufgaben zu wiederholen.

• Teammitglieder haben oft unterschiedliche Arbeitsstile und wünschen sich eine Projektmanagement-Software, die ihre individuellen Anforderungen berücksichtigt.

• Auch ein Ressourcenmanagement kann sehr wichtig für die Projektteams sein. Man sollte bei den Softwarelösungen darauf achten, wie groß der Funktionsumfang tatsächlich ist.

Wählen Sie ein Tool, das Sie an die Anforderungen Ihres Team anpassen können

Ein gutes Projektmanagement-Tool hilft Ihrem Team, sich auf hochwertige Arbeit, die zum Unternehmenswachstum beiträgt zu konzentrieren. Es sollte genügend Flexibilität bieten, um alle Projekte Ihres Teams zu verwalten, sich schnell und einfach an Änderungen anpassen lassen und Ihnen Zeit bei Routinearbeiten einsparen. Hier sind einige ausschlaggebende Funktionen, nach denen Sie suchen sollten:

Unterschiedliche Projektmanagement-Methoden

Beim Projektmanagement gibt es nicht nur eine Methode, auf die man setzen kann. Stattdessen gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Methoden, wie etwa Kanban oder Scrum.

Man kann hierbei grob zwischen einem klassischen und agilen Projektmanagement unterscheiden. Beim klassischen Projektmanagement werden die einzelnen Projektphasen noch nacheinander abgearbeitet. Ein typisches Instrument hier ist das Gantt-Diagramm.

Agiles Projektmanagement hingegen wird häufig bei der Anwendungsentwicklung bzw. der Softwareentwicklung eingesetzt. Der Grund liegt darin, dass sich bei einer Software ständig die Anforderungen ändern können. Somit muss eine Projektmanagement-Methode gewählt werden, die flexibel und teamfördernd ist und den Kundenservice in den Mittelpunkt stellt.

Man sollte also bei der Wahl der Projektmanagement-Software auch die Methode beachten, die man für das Projektmanagement verwenden möchte.

Verschiedene Ansichten

Die Visualisierung Ihrer Arbeitsvorgänge ist ein wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Einige Projektmanagement-Softwares bieten eine Vielzahl von Optionen, andere nicht. Zum Beispiel kann ein Team, das sich auf fristgebundene Projekte konzentriert, seine Arbeit auf einer Zeitleiste oder einem Kalender visualisieren. Auf diese Weise sind alle nötigen Schritte ersichtlich und es wird deutlich, welche Aufgaben von anderen abhängig sind und wann sie bearbeitet werden.

Falls Sie jedoch die laufende Arbeit in einem Projekt nachverfolgen möchten, eignen sich vielleicht ein Kanban-Board, eine Aufgabenliste bzw. eine To-Do-Liste oder eine andere Ansicht eher für Sie und Ihr Team.

Und wenn Ihnen sogar mehrere Optionen zur Visualisierung Ihrer Arbeit zur Verfügung stehen, kann Ihr Team für jedes Projekt und seine individuellen Anforderungen die jeweils beste Lösung auswählen. Auch ein Gantt-Chart ist hier möglich.

Benutzerdefinierte Felder

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie alle Arten von Informationen auf eine Weise nachverfolgen, die am besten zu Ihrem Team und den einzelnen Projekten passt. So können Sie beispielsweise ein Feld verwenden, um die Priorität der Aufgaben innerhalb eines Projekts anzugeben (hoch, mittel, niedrig) oder um zu kennzeichnen, in welcher Phase sich die Arbeit befindet (in Bearbeitung, Bereit zur Genehmigung, usw.). Benutzerdefinierte Felder geben Ihrem Team endlose Möglichkeiten, Arbeitsvorgänge besser zu verwalten und Berichte zu erstellen.

Anpassbare Vorlagen

Viele Projektmanagement-Softwares stellen eine Sammlung von Projektvorlagen zur Verfügung, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Gleichzeitig bieten Sie aber auch die Möglichkeit, diese an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und auch Ihre eigenen Vorlagen zu erstellen. Auf diese Weise können Sie für wiederkehrende Projekte und Aufgaben Ihres Teams Standardprozesse erstellen und verfeinern.

Akzeptanz: Eine Projektmanagement-Software für Ihr gesamtes Team

In einer perfekten Welt würde Ihr Team die von Ihnen gewählte Projektmanagement-Software schnell und einfach akzeptieren. Leider ist die Implementierung einer neuen Projektmanagement-Software oft komplex und herausfordernd. Daher sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu verstehen, was die Einführung des Tools für Sie und Ihr Team bedeutet.

Kostenlose Testphase

Können Sie die Projektmanagement-Software in Ihrem Team für einige Wochen oder länger ausprobieren, damit jeder Mitarbeiter sich damit tiefgehender beschäftigen und die Funktionalität selber ausprobieren kann? Vergewissern Sie sich, dass alles richtig funktioniert. Es empfiehlt sich auch, während der Testphase ein wichtiges Projekt von Anfang bis Ende mit dem Tool zu managen. Nach Ablauf Ihrer Testphase sollten Sie dann einschätzen, ob Sie bereits über das Know-how verfügen, die Projektmanagement-Software langfristig erfolgreich einzusetzen.

Schulungsmaterial und Support

Evaluieren Sie, wie leicht das Tool zu erlernen ist, damit Sie einschätzen können, wie schnell sich Ihr Team an Bord holen lässt. Stellt der Anbieter Tutorials, Demos, Kurse und Leitfäden zur Verfügung, welche die Teamkollegen bei Bedarf nutzen können? Besteht die Möglichkeit, Unterstützung von einem Customer-Success-Team zu erhalten? Nutzen Sie einige dieser Ressourcen während Ihrer Testphase, um sicherzustellen, dass sie Ihnen beim Erlernen der Projektmanagement-Software helfen.

Einfache Implementierung

Wie lange dauert die Einrichtung des Tools? Wie lange dauert die Einrichtung von Projekten? Lassen sich Projekte aus Tabellen oder Dokumenten importieren oder Vorlagen für den sofortigen Einstieg verwenden? Diese Funktionen bieten zwar keine Garantie dafür, dass Ihr Team die Projektmanagement-Software vorbehaltlos akzeptiert, aber sie erleichtern ihren Teammitgliedern den Einstieg, damit sie das Tool schnell testen und nutzen können.

Benutzerfreundlichkeit

Ist die Benutzeroberfläche einfach und intuitiv? Können alle Ihre Teammitglieder (nicht nur Projektleiter mit spezieller Ausbildung) damit umgehen? Ist das Design und das Dashboard auf die Anforderungen der Nutzer ausgerichtet und erleichtert ihnen die nötigen Arbeitsschritte? Notieren Sie sich die häufigsten von Ihnen benötigten Aktionen und wie einfach diese zu finden, zu verstehen und zu verwenden sind.

Vorlagen

Enthält die Projektmanagement Software Vorlagen für gängige Workflows und das Aufgabenmanagement, damit Ihr Team schnell neue Projekte einrichten und Routineaufgaben ausführen kann? Können Sie diese an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen? Testen Sie ein oder zwei Vorlagen, um festzustellen, ob Ihr Team damit seine Produktivität steigern und dadurch mehr Zeit für hochwertige Arbeit verwenden kann.

Skalierung und Preisgestaltung: Die Suche nach einem Tool, das mit Ihrem Team wächst

Okay, Zeit für fast jedermanns unbeliebtestes Thema: Kosten. Wie die meisten Teams haben Sie wahrscheinlich ein Budget, also sollten Sie die Kostenstruktur des Tools verstehen. Sie sollten auch darauf achten, dass das von Ihnen gewählte Tool mit Ihrem Team wachsen kann. Sie möchten sich nicht für eine Lösung entscheiden, um dann ein paar Jahre später festzustellen, dass Sie etwas anderes benötigen. Und das nur, weil sich die Größe Ihres Teams verdoppelt hat oder der Preis zu hoch geworden ist.

Flexible Preisgestaltung

Ein kleines Team, das gerade erst in eine Projektmanagement-Software eingestiegen ist, hat ganz andere Bedürfnisse als ein größeres Team aus erfahrenen Anwendern. Viele Anbieter bieten Abonnements an, die auf den gleichen oder ähnlichen Faktoren basieren, wie z. B. der Größe Ihres Teams oder den verfügbaren Funktionen. Somit können Sie das Paket wählen, das Ihnen den größten Nutzen für Ihr Geld bietet. Achten Sie auch darauf, dass Sie zu gegebener Zeit problemlos ein Upgrade durchführen können.

Vorhersehbare Preise

Verstehen Sie, wie der Preis für das von Ihnen gewählte Paket bestimmt wird? Wird er nach der Anzahl der Plätze (Personen) berechnet? Ist es ein Pauschalpreis? Eine monatliche Gebühr? Oder folgt die Preisstruktur einer anderen Logik? Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen zu erkennen, welche Tools mit dem Wachstum Ihres Teams unerschwinglich werden könnten.

Berichte: Fortschritte und Ergebnisse mit Teammitgliedern und wichtigen Beteiligten teilen

Ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist die Berichterstattung über den Fortschritt. Sie müssen wissen, wie Ihre Projekte voranschreiten, damit Sie Ihre Pläne und Ressourcen nach Bedarf anpassen können. Ihre Vorgesetzten werden wissen wollen, ob Ihr Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird, da das Erreichen spezifischer Ziele höchstwahrscheinlich davon abhängt. Wenn Projekte abgeschlossen sind, werden Sie und andere natürlich auch die Ergebnisse wissen wollen.

Für die einfache Erstellung nützlicher Berichte, die Sie verwenden und mit Ihren Vorgesetzten und den Teamkollegen teilen können, muss das von Ihnen gewählte Tool die wichtigsten Projektinformationen nachverfolgen. Wie wir bereits erwähnt haben, sollten Sie jeden Arbeitsvorgang erfassen, wann dieser fällig ist und wer dafür die Verantwortung trägt. Wenn das sichergestellt ist, möchten Sie womöglich auch Informationen wie Priorität, Phase und Marketingkanal erfassen, damit Sie anhand dieser Kriterien spezifische Berichte erstellen können.

Hier sind einige Funktionen, auf die Sie bei der Wahl Ihrer Projektmanagement-Software achten sollten:

• Status-Updates: Verläuft Ihr Projekt nach Plan, ist es gefährdet oder gar blockiert? Der Austausch von regelmäßigen Projektstatus-Updates gewährleistet, dass Ihre Teamkollegen über den grundlegenden Stand des Projektes stets informiert sind. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool in jedem Projekt einen besonderen Bereich für den gemeinsamen Zugriff auf Status-Updates vorsieht. Dadurch sind Updates leicht zu finden und können in die Planung und Kommunikation einbezogen werden.

• Echtzeit-Nachverfolgung der Fortschritte: Wenn eine Aufgabe erledigt ist, sollte Ihre Projektmanagement-Software diesen Fortschritt automatisch für Sie erfassen. Somit wissen Sie, welcher Teil der Arbeit bereits erledigt ist, ob eine Aufgabe eine andere blockiert und was zu einem bestimmten Zeitpunkt noch zu tun ist.

• Gemeinsame Berichte: Erstellen Sie anhand der von Ihnen erfassten Daten aussagekräftige Berichte und teilen Sie diese aussagekräftigen Projekterkenntnisse mit der Geschäftsleitung und Ihren Teamkollegen. Zusätzlich zu den Standardberichten sollten Sie sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte Tool die Möglichkeit bietet, aus den Daten, die Ihnen wichtig sind, individuelle Berichte zu erstellen.

Sicherheit: Die Arbeit Ihres Teams schützen

Da Sie die Projekte Ihres Teams in diesem Tool verwalten, müssen Sie gewährleisten können, dass Ihre Arbeit ausreichend geschützt ist. Unabhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens gibt es einige Admin-, Daten- und Sicherheitsfunktionen, auf die Sie bei Ihrer Projektmanagement-Software achten sollten.

Adminfunktionen

Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Tool über Adminfunktionen verfügt, damit Sie Mitarbeiter und Gäste bei Bedarf hinzufügen, verwalten und entfernen können. Vielleicht möchten Sie auch Passwortanforderungen wie z. B. Richtlinien für die Passwortstärke, 2-Faktor-Authentifizierung, SSO oder SAML festlegen, um Ihre Daten zu schützen. Zudem sollten Sie sicherstellen, dass die Datenverwaltungsfunktionen des Tools, wie z. B. die Möglichkeit, Daten bei Bedarf zu exportieren und zu löschen, Ihren Anforderungen entsprechen.

Sichtbarkeitseinstellungen

Einige Projekte enthalten sensible Informationen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanagement-Software Sichtbarkeitsoptionen bereitstellt., wie z. B. „sichtbar“ oder „privat“. Dadurch können Sie Projekte und bestimmte Arbeitsvorgänge so anpassen, dass nur die berechtigten Personen Zugriff erhalten.

Unterschiedliche Zugriffsrechte

Die Verwaltung Ihrer Projekte in einem Kollaborationstool verbessert den Einblick in die laufende Arbeit, aber es lässt auch Raum für die versehentliche Änderung Ihrer Pläne, wenn der Zugriff nicht sorgfältig verwaltet wird.

Wählen Sie ein Tool, mit dem Sie den Mitgliedern in Abhängigkeit von ihrer Funktion und ihrer Beteiligung am Projekt verschiedene Zugriffsrechte gewähren können, wie z. B. die Berechtigung zur Bearbeitung oder nur Kommentarzugriff. Für viele Beteiligte ist beispielsweise nur die Einsicht in Projektinformationen und das Kommentieren von Aufgaben relevant, nicht aber deren Bearbeitung.

Allgemeine Produktsicherheit

Um die Sicherheit der Projekt- und Nutzerdaten zu gewährleisten, werden Sie einige allgemeine Sicherheitsfunktionen benötigen. Achten Sie darauf, dass die Übertragung der Daten verschlüsselt ist, dass regelmäßige Sicherheitstests und Netzwerkscans durchgeführt werden, dass das Tool mit den gängigen Datenschutzvereinbarungen konform ist und dass es über alle Sicherheitszertifizierungen verfügt, die von Ihrem IT-Team benötigt werden. Hierbei wäre es auch wichtig herauszufinden, ob die Lösung On-Premise ist oder nicht.

Welche Projektmanagement-Software wird Ihr Team verwenden?

Ja, der Auswahlprozess der richtigen Projektmanagement-Software für Ihr Team ist ein großes Unterfangen. Eine solche Entscheidung sollte weder voreilig noch unüberlegt getroffen werden. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Leitfaden geholfen hat, die Herausforderungen Ihres Teams besser zu verstehen und Ihre Bedürfnisse zu definieren. Nun können Sie die Liste der Projektmanagement-Softwares eingrenzen, die Sie mit Ihrem Team ausprobieren können – beispielsweise Asana.

Beginnen Sie und erleben Sie, wie Asana Teams hilft, Projekte zu organisieren und zu koordinieren, die Zusammenarbeit zu verbessern, effizienter zu sein und Ziele zu erreichen.