Unternehmensweites Projektmanagement: Was es ist und wie man es anwendet

Projekte sind die Bausteine für den Erfolg eines Unternehmens. Damit sie reibungslos und effizient ablaufen können, setzen Unternehmen auf Projektmanagement.

Für große Unternehmen, in denen mehrere Projekte gleichzeitig laufen, kann Projektmanagement auf die Ebene des unternehmensweiten Projektmanagements (auch Enterprise Project Management oder EPM genannt) hochskaliert werden.

Ein Enterprise Project Manager überwacht die verschiedenen Projekte, die gleichzeitig in unterschiedlichen Abteilungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen und Zielen des Unternehmens entsprechen.

Aus strategischer Sicht kann sich diese Umwandlung in höherem Gewinn, erhöhter Produktivität und verbesserten Projektmanagement-Praktiken niederschlagen.

Die Umstellung auf EPM kann ein großes Unterfangen sein. Damit Sie den Prozess besser verstehen, erklärt dieser Leitfaden, wie EPM funktioniert, welche Vorteile es bietet, wie es sich auf die verschiedenen Phasen des Projektmanagements auswirkt und wie Sie EPM zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team einsetzen können.

Was ist unternehmensweites Projektmanagement?

Unternehmensweites Projektmanagement bedeutet, dass mehrere Projekte unternehmensweit verwaltet werden. Es erfordert die Entwicklung von Standardprozessen, um das Projektmanagement im gesamten Unternehmen zu optimieren.

Der Zweck von EPM besteht darin, die Unternehmensziele mit den laufenden Projekten zu verknüpfen, damit die Ressourcen des Unternehmens zur richtigen Zeit an den richtigen Stellen eingesetzt werden.

Unternehmensweites Projektmanagement bedeutet auch, die voneinander abhängigen Elemente der Projekte zu managen und dafür zu sorgen, dass Projekte innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens abgeschlossen werden.

Natürlich sind Unternehmenshierarchien und Team-Strukturen immer unterschiedlich, aber das unternehmensweite Projektmanagement-Büro (auch Enterprise Project Management Office oder EPMO) sollte auf der Ebene der strategischen Planung angesiedelt sein. EPM kann von Enterprise Project Managern oder Delivery Managern beaufsichtigt werden. Das EPMO untersteht Führungskräften aus der Geschäftsleitung, beispielsweise dem Chief Operating Officer oder dem Chief Project Officer.

Neben dem Projektportfolio-Management kann das EPMO auch:

• Projektmanager unterstützen

• Sicherstellen, dass Projekte den übergeordneten Unternehmenszielen entsprechen

• Die Arbeit von Projektmanagement-Büros (PMOs) überwachen und koordinieren

• Probleme in Projekten lösen oder vermeiden

• Regelmäßige Projektprüfungen durchführen

• Leitlinien und Best Practices für Projektmanagement-Teams aufstellen

• Das Ressourcenmanagement verbessern

Der zentrale Zweck von EPM besteht darin, die Qualität und Effektivität des Projektmanagements in großem Maßstab zu verbessern und sicherzustellen, dass Projekte einen Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Elemente des unternehmensweiten Projektmanagements

Das Project Management Institute (PMI) beschreibt sieben Elemente, aus denen sich das EPM-Modell zusammensetzt. Einige Prozesse sind aus dem traditionellen Projektmanagement abgeleitet, werden aber in größerem Umfang angewandt; andere wiederum gibt es nur im EPMO.

1. Risikoanalyse

Bei der Risikoanalyse geht es darum, die qualitativen und quantitativen Auswirkungen der Risiken eines Projekts zu ermitteln und zu bewerten, um geeignete Maßnahmen zu ihrer Begrenzung treffen zu können.

Die Risikoanalyse kann schwierig sein, da sie Erfahrung und gründliche Kenntnisse des Projektportfolios und des gesamten Unternehmens erfordert. Um die Risikoanalyse überschaubarer zu machen, können Sie EPM-Standards anwenden, wie z. B.:

• Den Enterprise Product Manager ermutigen, die Projektmanager für ihre Risikoreaktionspläne in die Pflicht zu nehmen.

• Eine Kennzahl zur Messung der prognostizierten Risiken, der aktuellen Risiken und der Notfallreserven einführen.

• Eine Methode zur Projekteinschätzung anwenden, die eine Risikominderung durch Notfallpläne ermöglicht.

Die Integration der Risikoanalyse in die EPM-Prozesse kann der Führungsebene mehr Kontrolle bei der Entscheidung darüber geben, wie viel Risiko es angesichts der Rentabilität des Projekts akzeptieren möchte.

2. Strukturierte Einschätzung

Die Projekteinschätzung ist eine Schlüsselkomponente des Projektmanagements und umfasst die Kalkulation von Projektkosten, -ressourcen und -dauer. Das EPM legt Standards für eine strukturierte Einschätzung seitens der Projektmanager fest. So würde das EPMO beispielsweise den Standard-Lebenszyklus für die Projektabwicklung definieren und den Projektmanagern Beispiele aus früheren Projekten an die Hand geben.

Das EPMO bietet den PMOs auch Schulungen zu Einschätzungsstrategien wie der Drei-Punkte-Einschätzung oder der Delphi-Technik an.

3. Projektüberprüfungen

Regelmäßige Projektüberprüfungen befassen sich mit den Fortschritten der laufenden Projekte sowie mit potenziellen Risiken. Das EPMO kann vier Arten von Überprüfungen durchführen: Projekt-Engagement, Start, Fortschritt und Abschluss des Projekts. Der Zweck dieser Überprüfungen besteht darin, die Projektstandards, den Status und mögliche Probleme zu überprüfen und festzustellen, ob der Risikoreaktionsplan aktualisiert werden muss.

Ein Ansatz zur Durchführung von Projektüberprüfungen ist die Zuweisung von Farben, die den Grad der Wichtigkeit (rot/gelb/grün) für verschiedene Aspekte des Projekts angeben, z. B. Bereitstellung, Kunde, Team und Budget. Auf diese Weise können die dringlichsten Probleme in den Managementsitzungen zur Sprache gebracht und behandelt werden.

4. Projektmanagement-Schulungen

Projektmanagement kann eine anstrengende Aufgabe sein, wenn keine angemessenen Schulungen und Ressourcen zur Verfügung stehen. EPMOs unterstützen PMOs, indem sie Schulungen anbieten und Projektmanagern helfen, die nötigen technischen Fähigkeiten und Managementkompetenzen für ihre Arbeit zu entwickeln. Die Schulungen können von internen oder externen Projektmanagement-Experten durchgeführt werden.

Darüber hinaus stellen die EPMOs den Projektmanagern Mentoren zur Seite, die sie bei der Projektplanung und -durchführung sowie bei der Entscheidungsfindung und Problemlösung unterstützen.

5. Umgang mit eskalierten Problemen

Bei der Eskalation im Projektmanagement wird ein Problem auf eine höhere Prioritätsebene verschoben. Diese Probleme können ein Eingreifen der Führungsebene erfordern. Um das Problem-Managementsystem zu verbessern, ist das EPMO für die Entwicklung gemeinsamer Regeln und Prozesse für die Eskalation verantwortlich, die abteilungsübergreifend angewendet werden.

Das EPMO prüft die Liste der offenen, eskalierten Probleme in den Managementsitzungen, um die gemeinsamen Ursachen für diese Probleme zu ermitteln und gegebenenfalls notwendige abteilungsspezifische, systemische oder organisatorische Änderungen vorzuschlagen.

6. Zeiterfassung

Im Lebenszyklus eines Projekts kann die Zeit von entscheidender Bedeutung sein. Mit einem zuverlässigen System zur Zeiterfassung lässt sich genau messen, wie viel Zeit für die einzelnen Projektelemente aufgewendet wurde. Das EPMO kann die Daten aus den Zeiterfassungsbögen der einzelnen Teams nutzen, um Richtlinien für die künftige Projektplanung und -einschätzung zu entwickeln.

7. Informationssystem

Das Informationssystem ist das Rückgrat des EPM. Der Einsatz einer robusten Software für unternehmensweites Projektmanagement kann eine enorme Zeitersparnis bei der Planung, Berichterstattung und Nachverfolgung von Projekten bedeuten.

Das Berichtstool von Asana ist beispielsweise ideal für die Nachverfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit und bietet Ihnen die nötige Flexibilität, um Erkenntnisse über Projektteams und Abteilungen hinweg sammeln und teilen zu können.

Die gesammelten Projektdaten können in diesen vier Arten von Berichten verwendet werden:

1. Ausnutzung der Ressourcen

2. Ressourcennutzung

3. Projektfortschritt

4. Projektaktivität

Mit den Erkenntnissen aus diesen Berichten sind Sie besser gerüstet, um Ihrem Team die nötige Unterstützung für bessere Arbeit zu geben.

Wie Sie unternehmensweites Projektmanagement einführen

Wenn Ihre Teams sich schwertun, den Überblick über laufende Projekte zu behalten und Fortschritte und Ergebnisse effektiv zu überwachen, ist EPM eine mögliche Lösung.

Zunächst muss die Struktur des Unternehmens so eingerichtet werden, dass sie das EPM-System unterstützt, was zu Veränderungen im Unternehmen führen kann. Vor der Umstellung auf EPM muss das Managementteam die derzeitige Unternehmensstruktur analysieren, mögliche Hindernisse aus betrieblicher Sicht ermitteln und entscheiden, ob dies langfristig eine gute Strategie ist.

Wenn Ihr Unternehmen bereit ist, EPM zu implementieren, können Sie mit den folgenden Schritten beginnen:

1. Definieren Sie, wie das EPM eingesetzt werden soll

Der erste Schritt besteht darin, den Zweck von EPM zu bestimmen, indem die aktuellen Prozesse überprüft und Probleme identifiziert werden. Berücksichtigen Sie Fragen wie:

• Was sind die Aufgaben des EPMO?

• Welche Ressourcen werden für diesen Schritt benötigt?

• Wie wird EPM zu den strategischen Zielen des Unternehmens beitragen?

• Wer wird die neue(n) Rolle(n) übernehmen?

Jede dieser Fragen bringt Sie bei der Umsetzung eines erfolgreichen EPM-Prozesses weiter.

2. Einbindung wichtiger Beteiligter

In der nächsten Phase müssen Sie Ihren Plan den wichtigen Beteiligten oder Vorstandsmitgliedern vorstellen. Erläutern Sie die Vorteile der Umstellung auf EPM und erklären Sie, wie sie durchgeführt werden soll.

3. EPM-Prozesse einführen

Um EPM einzuführen, müssen Sie eine Liste der Anforderungen und Phasen für die Implementierung erstellen. In dieser Liste werden die von den wichtigen Beteiligten festgelegten Änderungen an den derzeitigen Teams, Technologien und Schulungen aufgeführt. Die Einführung kann zeitlich gestaffelt oder zu einem festen Termin erfolgen.

4. Überprüfung der EPM-Einführung

Nach der Einführung des EPM sollten Sie in regelmäßigen Abständen den Fortschritt überprüfen. Kontrollieren Sie, wie sich das neue EPMO schlägt und wie gut es mit den anderen PMOs zusammenarbeitet. Ermitteln Sie mögliche Herausforderungen im weiteren Verlauf der Umstellung. Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um das Managementteam auf Probleme aufmerksam zu machen und bei Bedarf den Implementierungsplan anzupassen.

Wenn sich die Teams verändern, muss auch die Personalabteilung möglicherweise ihre Prozesse anpassen, um das neue EPM-Modell zu unterstützen. Und die Mitglieder des EPMO-Teams benötigen unter Umständen zusätzliche Ressourcen wie Ausrüstung, EPM-Software und entsprechende Schulungen.

Methoden des unternehmensweiten Projektmanagements

Es gibt keine Patentlösung für EPM, da es immer auf die Ressourcen, Prozesse und Ziele Ihres Unternehmens ankommt. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie EPM in bestehende Projektmanagement-Prozesse integriert werden kann.

Projektauswahl

Bei diesem Prozess werden Projektideen bewertet und nach Prioritäten geordnet, um das Gesamtziel des Unternehmens zu erreichen. Projekte müssen genehmigt werden und zum Unternehmenserfolg beitragen, andernfalls könnten sie Unternehmensressourcen verschwenden.

Projektplanung

Bevor Sie sich in ein Projekt stürzen, sollten Sie einen klaren Projektplan aufstellen, in dem die einzelnen Phasen festgelegt sind. Das gilt insbesondere für komplexe Projekte, die über einen längeren Zeitraum abgewickelt werden oder verschiedene Abteilungen einbeziehen. Bei der Planung kann es hilfreich sein, Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards zu verwenden, um Aufgaben aufzuschlüsseln und zu planen. Das EPMO sollte die Standards für die Erstellung von Projektplänen und Budgetprognosen festlegen.

Projektabbruch

Nicht alle ausgewählten Projekte werden erfolgreich sein oder die erwarteten Ergebnisse liefern. Enterprise Project Manager sollten in der Lage sein, vielversprechende Projekte von weniger erfolgreichen Projekten zu unterscheiden, die frühzeitig beendet werden sollten. Das EPMO sollte auch Pläne für die Beendigung sowohl erfolgreicher als auch nicht erfolgreicher Projekte entwerfen.

Projektüberwachung

Projektüberwachung umfasst Prozesse zur Erfassung von Projektdaten und zur Nachverfolgung des Projektfortschritts. Zu den Aktivitäten gehören die Überwachung der Kosten, die Erstellung eines Projektstrukturplans zur Visualisierung der Projektergebnisse und die Ausarbeitung von Strategien zur Verbesserung der Projektleistung.

Durch die Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen mit Hilfe von EPM werden zukünftige Projektlebenszyklen optimiert, wovon sowohl die PMOs als auch das Unternehmen als Ganzes profitieren.

EPMO vs. PMO

Unternehmensweites Projektmanagement und traditionelles Projektmanagement sind teilweise für dieselben Aufgaben verantwortlich, unterscheiden sich aber in Zweck und Umfang. Hier finden Sie einen detaillierteren Vergleich der beiden Systeme.

Traditionelles Projektmanagement

Laut Paul Dinsmore vom Project Management Institute (PMI) dreht sich Projektmanagement um die Frage, wie ein Projekt „effektiv und effizient“ durchgeführt werden kann.

• Wie es funktioniert: Ein Projektmanagement-Büro (auch Project Management Office oder PMO genannt) ist für die Planung, das Management und die Durchführung von Projekten zuständig, um Anforderungen zu erfüllen, ohne sich unbedingt auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens zu konzentrieren. PMOs arbeiten auf taktischer und operativer Ebene und sind den EPMOs unterstellt.

• Was die Rolle erfordert: Projektmanager sollten in der Lage sein, zu führen, zu kommunizieren und Probleme zu lösen. Sie sollten sich mit Projektplanung, Strategieplanung sowie Aufgabenmanagement auskennen. Außerdem sollten sie mit verschiedenen Managementstilen wie Agile, Scrum und dem Wasserfallmodell vertraut sein.

Unternehmensweites Projektmanagement (EPM)

Dinsmore zufolge konzentriert sich EPM mehr auf die Frage, wie das Unternehmen „in einem sich schnell verändernden Umfeld mit mehreren Projekten anpassungsfähiger, reaktionsschneller und damit profitabler werden kann“.

• Wie es funktioniert: EPMOs haben ähnliche Zuständigkeiten wie PMOs, mit der zusätzlichen Aufgabe, die Projektportfolios auf die unternehmensweiten Ziele abzustimmen. EPMOs arbeiten auch auf strategischer Ebene.

• Was die Rolle erfordert: Enterprise Project Manager müssen Wert auf Details legen, in der Lage sein, die Abhängigkeiten verschiedener Projekte unter einen Hut zu bringen und ein tiefes Verständnis für das Unternehmen und die Branche als Ganzes mitbringen. Die Position kann eine spezielle Qualifizierung für zusätzliche technische Fähigkeiten erfordern.

Trotz der Unterschiede können PMOs und EPMOs zusammenarbeiten, um die Transparenz von Projekten im gesamten Unternehmen zu erhöhen.

Vorteile des unternehmensweiten Projektmanagements

Der größte Vorteil der Einführung eines EPM in einem Unternehmen besteht darin, dass es die existierenden Projektmanagement-Praktiken erheblich verbessern und stärker auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausrichten kann.

Und so kann EPM Ihnen und Ihrem Team helfen:

Es gibt Ihnen die nötigen Ressourcen an die Hand

Das EPMO kümmert sich um die Ressourcenzuweisung, um sicherzustellen, dass Sie die erforderlichen Ressourcen für Ihre Projekte erhalten. Es kann auch unterfinanzierte Projekte erkennen, die Potenzial haben, und auf sie aufmerksam machen. Umgekehrt kann es Projekte mit unzureichender Leistung identifizieren und notwendige Änderungen empfehlen, um Verluste zu minimieren.

Es bietet Ihrem Team zusätzliche Unterstützung

Sollten Sie jemals auf Probleme stoßen, die über Ihren Aufgabenbereich hinausgehen, können Sie das EPMO um Unterstützung bitten. Es kann Sie bei der Lösung von Problemen beraten oder bei Bedarf auch die Führungsebene um Hilfe bitten. Das EPMO kann Ihre berufliche Entwicklung auch durch Mentoring und Schulungen unterstützen.

Es verbessert die Erfolgsquote von Projekten

Jede Woche verbringen Teams 30 % zusätzliche Zeit mit Doppelarbeit. EPM hilft, dieses Problem anzugehen und die Effizienz zu verbessern, indem es die Zeiterfassungsdaten Ihres Teams analysiert und Möglichkeiten zur Optimierung des Projekt-Workflows aufzeigt. So stellt es sicher, dass Ihre Zeit gut genutzt wird.

Es verbessert die Projektmanagement-Standards insgesamt

Zum EPM gehört das Einrichten eines einheitlichen Frameworks für die Berichterstattung, das Schaffen von Prozessen für das Risikomanagement und die Zentralisierung des Projekt- und Aufgabenmanagements. Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie bei der Koordinierung von Projekten und der Berichterstattung an das EPMO den Überblick behalten.

Bringen Sie Ihr Projektmanagement auf die Unternehmensebene

Die Umstellung auf EPM ist ein großer Schritt für ein Unternehmen, da es Umstrukturierungen mit sich bringen kann – auf lange Sicht wird es jedoch das Projektmanagement insgesamt verbessern.

Nutzen Sie bei der Definition neuer Projektmanagement-Prozesse die Vorteile von EPM-Tools wie Projektmanagement-Software, um die Projektplanung und Berichterstattung zu erleichtern.

Die Verwaltung von Projekten auf Unternehmensebene kann eine Menge Arbeit bedeuten. Lesen Sie unseren Leitfaden mit 9 Strategien zur erfolgreichen Verwaltung mehrerer Projekte.