Effizienz vs. Effektivität im Arbeitsalltag: Warum Ihr Team beides benötigt

Julia Martins – FotoJulia Martins11. März 20216 Minuten Lesezeit
facebooktwitterlinkedin
Effizienz vs. Effektivität im Arbeitsalltag – Artikel-Bannerbild

Sie haben noch nie über den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität nachgedacht? Keine Sorge, damit sind Sie nicht allein! Die meisten Teams verwenden die beiden Begriffe einfach synonym. Tatsächlich handelt es sich hierbei aber um zwei verschiedene Geschäftsstrategien, die Ihrem Team bei richtiger Anwendung zum Erfolg verhelfen können.

Peter Drucker schrieb in seinem Buch The Effective Executive, dass „Effizienz bedeutet, Dinge richtig zu machen, während Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu machen“. Idealerweise bauen Sie ein Team auf, das sowohl effizient als auch effektiv arbeitet – schließlich ist es unser aller Ziel, die richtigen Dinge zu tun. Damit Ihnen dieser Spagat gelingt, ist es wichtig, beide Begriffe zu verstehen und zu wissen, wann Sie sich auf welche Methode konzentrieren müssen.

Was ist Effizienz?

Effizienz bedeutet, Dinge „richtig“ zu machen. Das kann bedeuten, dass Sie schneller arbeiten, mit weniger Ressourcen auskommen, große Projekte mit einem kleineren Budget umsetzen oder umgekehrt, „mehr“ mit „weniger“ schaffen.

Allgemein gilt, dass effiziente Teams:

  • Prozessorientierte Projekte durchführen

  • Management-Pläne für Ressourcen erstellen

  • Automatisierung nutzen

  • Trotz begrenzter Ressourcen erfolgreich arbeiten

  • Sich bei der Arbeit immer auf den nächsten Schritt konzentrieren

  • Ihren Fortschritt mit bestimmten Kennzahlen messen

Was ist Effektivität?

Effektivität bedeutet, an den „richtigen“ Dingen zu arbeiten. Das sind Aufgaben, die Ihren Unternehmenswert steigern und Sie Ihren Unternehmenszielen näherbringen. Es gibt allerdings nur wenige Teams, die Ihre täglichen Arbeitsvorgänge effektiv mit den großen Unternehmenszielen verbinden. In einer kürzlich durchgeführten Studie mit mehr als 6.000 Wissensarbeitern haben nur 26 % der Angestellten angegeben, genau zu wissen, wie ihre individuellen Aufgaben mit den Unternehmenszielen zusammenhängen und nur 16 % bewerteten ihr Unternehmen beim Festlegen und Kommunizieren von Zielen als sehr effektiv.

Effektive Teams können erfolgreich priorisieren und für wichtige Vorhaben die entsprechenden Ressourcen einsetzen. Sie wissen genau, wie ihre Arbeit zu den größeren Unternehmensstrategien und -zielen beiträgt. Und sie nutzen dieses Wissen, um die richtigen Arbeitsvorgänge zu priorisieren und zu entscheiden, wo sie ihre Ressourcen einsetzen.

Allgemein gilt, dass effektive Teams:

  • Zielorientiert sind

  • In Ergebnisse investieren

  • Sich auf den Kunden bzw. Endnutzer konzentrieren

  • Ihre tägliche Arbeit mit den großen Zielen verknüpfen

Was ist wichtiger?

Um ein wirklich großartiges Team zu führen, braucht es beides: Effizienz und Effektivität. Ein effizientes Team, das nicht effektiv vorgeht, erledigt Aufgaben schnell – priorisiert aber womöglich die falschen Arbeiten. Andererseits erledigt ein effektives Team, das nicht effizient arbeitet, die richtigen Aufgaben – aber braucht dafür zu lange.

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Vertriebsteam Ihr Produkt einem neuen Unternehmenskunden vorstellt. Die IT-Abteilung des Interessenten möchte einen Pitch und eine Demo für jedes der drei Produkte, die der Kunde eventuell implementieren will. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie dieser Prozess verlaufen könnte, wenn Ihr Team effizient, effektiv, weder noch oder beides ist:

  • Effizient, aber nicht effektiv: In nur drei Tagen erstellt das Team einen Pitch und eine Demo. Bei der Präsentation zeigt sich der Kunde aber unzufrieden, da sich der Inhalt auf die falschen Aspekte konzentriert. Die Präsentation hat sich nicht an den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens orientiert. Der potenzielle Kunde entscheidet sich schließlich nicht für Ihr Produkt.

  • Nicht effizient, aber effektiv:Das Team erstellt gemeinsam eine technisch anspruchsvolle Demo und eine ebenso hervorragende Präsentation – braucht aber zwei Wochen dafür. Der Kunde ist unzufrieden, weil er so lange warten musste. Es folgen noch mehrere Wochen mit Verhandlungen und weiteren Pitches.

  • Weder effizient noch effektiv: Das Team hat noch keinen vollständigen Vertriebsprozess etabliert, daher weiß niemand, wer für die Erstellung von Demo und Präsentation zuständig ist. Letzten Endes wird das Team irgendetwas zusammenbasteln, was aber weder dem wahren Wert Ihres Produktes entspricht, noch den Kunden von Ihrer wettbewerbsstarken Position überzeugen kann. Er wird sich nicht für Ihr Unternehmen entscheiden.

  • Effizient und effektiv: Das Team arbeitet mit einem klaren Workflow und erstellt innerhalb von fünf Tagen eine Präsentation und Demo. In der darauffolgenden Woche erzielen Sie mit Ihrem Pitch das erwünschte Ergebnis: Der Kunde entscheidet sich für Ihr Produkt!

So führt verbesserte Effektivität zu mehr Effizienz

Idealerweise bauen Sie ein Team auf, das sowohl effizient als auch effektiv arbeitet. Es stellt sich aber die Frage, wo Sie beginnen, denn beide Methoden gleichzeitig einzuführen, erzielt wahrscheinlich nicht den gewünschten Effekt. Am besten beginnen Sie bei der Effektivität und arbeiten erst danach an Ihrer Effizienz.

Durch die Priorisierung von Effektivität stellen Sie sicher, dass Ihr Team an jenen Vorhaben arbeitet, die Sie Ihren wichtigen Unternehmenszielen auch wirklich näherbringen. Sobald Sie ein effektives Vorgehen in der Praxis etabliert haben, können Sie es mit Effizienz optimieren. Das bedeutet, effektive Arbeit mit weniger Zeitaufwand zu erledigen.

Nehmen wir als Beispiel ein abteilungsübergreifendes Projekt, an dem das Kreativ- und das Web-Design-Team arbeiten. Das Ziel ist eine Umgestaltung Ihrer Homepage, damit diese Ihre Unternehmenswert besser widerspiegelt. Zu Beginn sind die Teams weder effektiv noch effizient. Sie wissen nicht, welche Werte Sie genau kommunizieren sollen, welchen Vorteil das für die Kunden hat oder welche Botschaft auf der Homepage im Vordergrund stehen soll.

Beide Teams entwickeln die ersten Schritte und suchen effektive Lösungen, um einen gemeinsamen Ausgangspunkt zu haben. Sie investieren in eine Work-Management-Plattform, um die Informationen über verschiedene Ebenen im Unternehmen hinweg koordinieren und die individuellen Arbeitsvorgänge mit den größeren Unternehmenszielen verknüpfen zu können. Durch das bessere Verständnis der Unternehmensstrategie können die Teams eine Homepage erstellen, die ihr Unternehmen bestmöglich darstellt und den Kunden dient.

Bis zu diesem Punkt sind sie jedoch noch nicht effizient: Es hat einige Zeit gedauert, bis das Projekt anlief, und der Überprüfungsprozess beanspruchte mehr Zeit als geplant. Aber durch den Fokus auf die Effektivität konnten sie gewährleisten, dass ihre Projektergebnisse mit den Unternehmenszielen übereinstimmten. Der nächste Schritt ist ein schnelleres und effizienteres Arbeiten.

So bauen Sie ein effizientes und effektives Team auf

Ihr Ziel ist ein Team, das sowohl effizient als auch effektiv arbeitet. Ist beides der Fall, behalten Ihre Mitarbeiter das große Ganze im Blick und können sich gleichzeitig auf Geschwindigkeit und Produktivität konzentrieren. Der erste Schritt war es, die Effektivität zu maximieren. Ist dies geschafft, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team dabei unterstützen können, damit es effiziente und effektive Arbeitsweisen etabliert.

1. Verbinden Sie zunächst Ihre tägliche Arbeit mit Ihren Zielen

Ihre Teammitglieder können nicht effektiv sein, wenn sie nicht wissen, wie ihre Arbeitsvorgänge mit den Unternehmenszielen zusammenhängen. Stellen Sie daher sicher, dass sie Klarheit darüber haben, wie sie zur Mission und Vision Ihres Unternehmens beitragen. Am einfachsten funktioniert das mit einem Arbeitsmanagement-Tool.

Work Management unterstützt Sie bei der Koordination von Personen und Arbeitsvorgängen auf allen Ebenen Ihres Unternehmens. Dadurch soll sichergestellt werden, dass allen die Informationen zur Verfügung stehen, die sie zum Erledigen der wirkungsvollsten Aufgaben benötigen. Mit einem Work Management-Tool gehören isolierte Aufgaben und Projekte der Vergangenheit an – es verbindet die täglichen Arbeitsvorgänge mit den großen Unternehmenszielen. Dadurch kann Ihr Team Aufgaben effektiv priorisieren, um den Unternehmenswert zu maximieren, und es vergeudet keine Zeit mehr mit Aufgaben, die eine geringe Priorität haben.

Um sicherzugehen, dass wir die richtigen Arbeitsvorgänge priorisieren, verwenden wir OKRs. Damit legen wir unsere Quartalsziele fest, die wiederum zu unseren halbjährlichen Zielen führen. Unsere Teamleiter treffen sich wöchentlich, um zu überprüfen, ob die Teams an jenen Aufgaben arbeiten, die zu diesen Zielen führen.
Lesenswert: Einführung ins Work Management

2. Schaffen Sie mehr Klarheit zwischen den Abteilungen

In effektiven Teams arbeiten die Mitglieder nicht isoliert voneinander. Um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen, ist es wichtig, dass jedem Mitarbeiter klar ist, wie seine Aufgaben mit anderen Vorhaben und Projekten zusammenhängen. Wenn jedes Ihrer Teammitglieder weiß, wer woran und bis wann arbeitet, vergeuden sie weniger Zeit mit der Koordination der Arbeit und es bleibt ihnen mehr Zeit für wirklich wichtige Projekte.

Verantwortungsbewusstsein, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind die wichtigsten Vorteile eines guten Projektmanagements und der richtigen Tools.

3. Investieren Sie in Automatisierung und Integration

Sobald Ihr Team im Bereich Effektivität routiniert ist, sollten Sie beginnen, an der Effizienz zu arbeiten. Ein Weg zu mehr Effizienz führt über die Automatisierung von manueller und Doppelarbeit. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 60 % seiner Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit. Dazu zählt z. B. das Einholen von Genehmigungen, die Suche nach Informationen oder die Arbeit an Aufgaben, die bereits erledigt wurden. Durch die Automatisierung von manuellen Prozessen verschaffen Sie Ihrem Team mehr Zeit für strategische und fachbezogene Arbeit.

Durch Automatisierung können wir jetzt 2-6 Schritte für jede unserer 40-50 Kundenanfragen pro Sprint einsparen, weil Aufgaben automatisch zu anderen Projekten hinzugefügt und durch die einzelnen Phasen verschoben werden.

Neben der Arbeit rund um die Arbeit verlieren Wissensarbeiter zusätzlich wichtige Zeit durch das Wechseln zwischen Apps und die Suche nach Informationen. Unsere Studie zeigt, dass Wissensarbeiter pro Tag bis zu 25 Mal zwischen 10 Programmen hin- und herwechseln. Nur allzu oft sind unsere verschiedenen Business-Tools nicht miteinander verknüpft, weshalb Angestellte zwischen E-Mails, Nachrichtenplattformen funktionsspezifischen Tools und einer Projektmanagement-Software herumspringen müssen. Das können Sie aber vermeiden. Suchen Sie nach einer Plattform, die Ihre wichtigsten Business-Tools integriert, damit Ihnen alle Ihre wichtigen Informationen an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen.

Alle Ihre Lieblingstools an einem Ort

4. Klären Sie, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt

Um effizient zu sein, müssen Sie zunächst herausfinden, wo es zu Verzögerungen kommt. Wenn Aufgaben überfällig oder Teammitglieder überarbeitet sind, ist es wichtig, diese Problempunkte frühzeitig zu erkennen, um Ihre Ressourcen zu evaluieren und die Arbeit gegebenenfalls neu zu verteilen.

Entwickeln Sie einen klaren Prozess, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Damit geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, proaktiv zu handeln – nicht erst im Nachhinein. Dadurch fördern Sie nicht nur die Effizienz, Sie stärken auch die Effektivität, da Ihr Team so einen achtsameren Blick auf die Arbeitsvorgänge wirft.

Jetzt fragen Sie sich bestimmt, wie Sie an diesen Punkt gelangen. Achten Sie darauf, dass Sie jedes Vorhaben regelmäßig auf seinen Fortschritt und eventuelle Hindernisse überprüfen. Dazu müssen Sie kein Meeting einberufen. Teilen Sie einfach Projektstatusberichte, und zwar genau dort, wo auch Ihre Arbeit stattfindet. Auf diese Weise können Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen und notwendige Maßnahmen ergreifen, wenn etwas nicht planmäßig läuft.

Verabschieden Sie sich von ineffizientem und ineffektivem Arbeiten und bringen Sie frischen Wind in Ihr Team

Der Aufbau eines effizienten und effektiven Teams braucht Zeit. Damit Sie Ihr Ziel erreichen, konzentrieren Sie sich zunächst auf die Effektivität und stärken Sie Ihr Team durch umfassende Einblicke in die Ziele und Prioritäten Ihres Unternehmens. Im nächsten Schritt legen Sie Ihren Fokus auf die Effizienz, indem Sie in Automatisierung investieren und Arbeit rund um die Arbeit reduzieren. Sie möchten mehr erfahren? Lesen Sie hier unsere 12 Tipps, um heute noch produktiver zu werden.

Weitere Ressourcen

Artikel

Why Inbox Zero isn’t what you think it is