Das Geheimnis, mit dem Sie dem Prokrastinieren ein Ende bereiten können

Julia Martins – FotoJulia Martins7. Juli 20218 Minuten Lesezeit
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Wenn Sie auf dieser Seite gelandet sind, suchen Sie wahrscheinlich nach einer Möglichkeit, wie Sie Prokrastinieren vermeiden können. Aber billige Tricks, um Motivation zu erzwingen, werden dabei nicht funktionieren. Das liegt daran, dass Ihr Problem mit dem Aufschieben nicht wirklich ein Motivationsproblem ist – das Problem ist Klarheit. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie fehlende Klarheit darüber, warum Ihre Arbeit wichtig ist, zu Prokrastination führt und wie Sie das verhindern können. In Ordnung, genug prokrastiniert, fangen wir an. 

Warum wir Arbeit aufschieben

Was ist Prokrastination?

Prokrastination ist die Angewohnheit, die zu erledigende Arbeit hinauszuzögern oder zu verschieben, indem man sich mit anderen, weniger wichtigen Dingen beschäftigt oder sich mit anderen Aktivitäten ablenkt, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, wie etwa Zeit in den sozialen Medien zu verbringen oder fernzusehen. 

Was ist Prokrastination?

Prokrastination ist die Angewohnheit, die zu erledigende Arbeit hinauszuzögern oder zu verschieben, indem man sich mit anderen, weniger wichtigen Dingen beschäftigt oder sich mit anderen Aktivitäten ablenkt, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, wie etwa Zeit in den sozialen Medien zu verbringen oder fernzusehen. 

Prokrastination ist eine Form der Zeitinkonsistenz – der unbewussten Neigung zu sofortiger Befriedigung statt dem Verfolgen potenzieller zukünftiger Vorteile. Selbst wenn Sie wissen, dass Sie es nicht aufschieben sollten, weil Sie etwas erledigen müssen, ist es verlockender, etwas sofort zu tun – und die unmittelbare Befriedigung zu erfahren – als auf ein längerfristiges Ziel hinzuarbeiten. 

Prokrastination ist nicht gleich Faulheit

Je nachdem, wen man fragt, geben Menschen verschiedene Gründe an, warum sie Arbeit aufschieben. Typische Gründe sind: 

  • Faulheit

  • Fehlende Selbstbeherrschung

  • Angst vor Misserfolgen

  • Schlechte Angewohnheiten

  • Perfektionismus 

  • Das Gefühl, als wäre die Arbeit nicht dringend

  • Verwirrung über Anforderungen 

  • Negative Selbstaussagen 

  • Angst vor zu komplexen oder überwältigenden Projekten

  • Multitasking

Nahezu alle diese Gründe sind auf einen zentralen Faktor zurückzuführen, der zu Aufschieben von Arbeit führt: mangelnde Klarheit. Wenn Sie sich das Aufschieben zur Gewohnheit gemacht haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie keine klare Vorstellung davon haben, warum Ihre Arbeit wichtig ist. Das ist keineswegs eine Ausrede. Und das Beste daran? Es gibt eine Lösung dafür.

Das Problem mit Prokrastination

Zeitinkonsistenz spielt eine große Rolle bei der Aufschiebung der Arbeit. Oft tragen die Aufgaben, die Sie verrichten, zu einem größeren Projekt oder einem Unternehmensziel bei. Je nach Ihrer Rolle kann es scheinen, als habe dieses Ziel kaum etwas mit Ihrer tatsächlichen Arbeit zu tun. Wenn Sie nicht wissen, warum Ihre Arbeit wichtig ist, können Sie sich nur schwer motivieren, die Arbeit zu erledigen. 

Was fehlt ist die Klarheit.. Wenn Sie Ihre Aufgaben klar verstehen, und eine direkte Verbindung zwischen Ihrer Arbeit und deren Auswirkungen auf Ihr Team oder Ihr Unternehmen herstellen können, sind Sie motivierter. Aber das ist schwer zu erreichen. Laut unserer Studie haben nur 26 % der Mitarbeiter ein klares Verständnis davon, wie ihre Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. 

Wenn Sie verstehen, inwiefern Ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt, erhalten Sie mehr Klarheit darüber, wie Sie sich auf Ihr Team und Ihr Unternehmen auswirken, was die Entscheidungsfindung vereinfacht. Sie können wichtige Aufgaben auf der Grundlage der Vorhaben, die sich am stärksten auf Ihre Unternehmensziele auswirken, bewusst priorisieren. Achten Sie jedoch darauf, dass diese Ziele nicht zu weit gefasst oder unkonkret sind. Um Prokrastination zu bekämpfen, brauchen Sie eine klare Vorstellung davon, wie Ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt. 

Lesenswert: So erstellen Sie eine Pyramide der Klarheit mit Zielen in Asana

Fehlende Klarheit beseitigen

Um das Problem der fehlenden Klarheit zu lösen, können Sie eines von zwei Dingen tun: 

  1. Erstellen Sie Team- oder Abteilungsziele. Wenn es Ihnen oder Ihren Teammitgliedern schwer fällt, zu erkennen, wie Ihre individuelle Arbeit mit den allgemeinen Unternehmenszielen zusammenhängt, sollten Sie Abteilungs- oder Teamziele festlegen. Auf diese Weise ist es einfacher, eine Verbindung zwischen Ihrer Arbeit und den Zielen Ihres Teams zu erkennen und zu verstehen, welchen Einfluss Sie haben. 

  2. Stellen Sie eine klare Verbindung zwischen Ihrer persönlichen Arbeit und den Unternehmenszielen her. Auch wenn Sie keine Team- oder Unternehmensziele festlegen können, sollten Sie nach einer Möglichkeit suchen, um zu veranschaulichen, wie Ihre Arbeit direkt mit den übergeordneten Unternehmenszielen zusammenhängt. Wenn Sie beispielsweise wissen, wie sich Ihre Arbeit auf ein Projekt auswirkt, das zu einem größeren Unternehmensziel beiträgt, können Sie die Wirkung Ihrer Arbeit besser verstehen. Sie können dies mit einer Zielmanagement-Plattform wie Asana tun.

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7 Tipps gegen Prokrastination

Um die Prokrastination bei der Arbeit zu bekämpfen, sollten Sie sich kurzfristige Ziele für Ihr Team oder Ihre Abteilung setzen oder eine Verbindung zwischen Ihrer persönlichen Arbeit und den übergeordneten Unternehmenszielen herstellen. Fangen Sie mit diesen sieben Tipps an: 

1. Verknüpfen Sie Ihre Arbeit mit Zielen

Der beste Weg, um Prokrastination zu vermeiden, besteht darin, sich darüber klar zu werden, wie die eigene Arbeit zu den Zielen des Teams und des Unternehmens beiträgt. Wenn Sie diese Klarheit haben, erscheint Ihre Arbeit sinnvoller als zuvor. Anstatt Arbeit um der Arbeit Willen zu verrichten, tragen Sie zu einer größeren Vision bei. 

Im Idealfall ist diese Vision etwas, für das Sie sich leidenschaftlich einsetzen. Aber selbst, wenn das nicht der Fall ist, hilft Ihnen die Erkenntnis, dass Ihre Arbeit einen höheren Zweck erfüllt, ihr mehr Bedeutung zu verleihen. Anstatt mit zeitlicher Inkonsistenz zu kämpfen, hat die Arbeit, die Sie normalerweise aufschieben würden, jetzt einen klaren Wert. 

2. Klären Sie Prioritäten

Es ist unvermeidlich, dass sich Fristen ändern. Das kann daran liegen, dass sich der Umfang eines Projekts ändert, ein anderes Projekt wichtiger ist oder Ihr Teamleiter Ressourcen aufgrund von kurzfristigen Anforderungen neu zuweist. Aber wenn Sie wissen, welche Arbeit am wichtigsten ist, sind Sie besser darauf vorbereitet, Ihre Prioritäten aktiv zu verwalten. Wenn sich Fristen und Zeitpläne verschieben, haben Sie dann die nötige Klarheit, um die Arbeit zu leisten, die zu sinnvollen Ergebnissen führt. 

Das Festlegen von Prioritäten ist eine gute Methode gegen Prokrastination, weil sie Ihnen hilft, klar zu erkennen, welche Arbeit am wichtigsten ist. Wenn Sie klare Prioritäten setzen, wissen Sie, dass Sie nicht an unwichtigen Aufgaben arbeiten. Anstatt das Gefühl zu haben, dass Sie bei der Arbeit Zeit vergeuden, erkennen Sie stattdessen, warum Ihre Arbeit wichtig ist.

Lesenswert: Vier Asana-Tipps für die Koordination von straffen Zeitplänen und Änderungen der Prioritäten

3. Kämpfen Sie mit Zielen gegen Perfektionismus

Manchmal sind chronische Prokrastinierer in Wirklichkeit Perfektionisten. In einem solchen Fall ist der Druck, perfekte Arbeit abzuliefern, überwältigend – und das führt zur Prokrastination. Aber Perfektionismus kann, wie die meisten anderen Arten der Prokrastination, durch Klarheit gelöst werden. 

Konzentrieren Sie sich auf die Auswirkungen

Wenn Sie zum Perfektionismus neigen, ist es hilfreich, sich über die Auswirkungen Ihrer Arbeit im Klaren zu sein. Anstatt Perfektion anzustreben, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die anstehende Aufgabe so zu erledigen, dass sie die Unternehmensziele bestmöglich unterstützt. Damit meinen wir Folgendes:

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einer Produktanimation für die Startseite Ihrer Website. Viele Menschen werden diese Arbeit sehen, was den Perfektionisten in Ihnen in Panik versetzt. Das liegt daran, dass Sie sich auf das Ergebnis konzentrieren und an all die Menschen denken, welche das Video sehen werden. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Ziele und die Wirkung des Videos. Das Ziel der Animation ist es, die Vorteile des Produkts Ihres Unternehmens an Menschen zu vermitteln, die das Produkt nicht kennen – und die Wirkung ist Informationsvermittlung. Indem Sie Ihre Prioritäten auf die Wirkung ausrichten, verringern Sie den Druck des Perfektionismus und können sich direkt an die Arbeit machen. 

Legen Sie fest, was „erledigt“ bedeutet

Eine weitere gute Strategie zur Bekämpfung von Perfektionismus besteht darin, zu definieren, was „erledigt“ bedeutet. Das ist eine Technik, die Scrum-Teams anwenden, um schnell voranzukommen. Wenn Sie festlegen, was „erledigt“ eigentlich bedeutet, und sich daran halten, dient dies als ein Punkt, an dem Sie aufhören können zu arbeiten. Das gilt unabhängig davon, ob die Arbeit zu 100 % perfekt ist oder nicht. Im Zweifelsfall sollten Sie sich vor Augen halten, dass „erledigt“ manchmal besser ist als „perfekt“. 

Lesenswert: Sie kennen Scrum noch nicht? Beginnen Sie hier.

4. Unterteilen Sie große Vorhaben in kleinere Aufgaben

Manchmal ist es schwierig, klar zu sehen, wie und wann ein großes Projekt abgeschlossen sein wird. Daher ist es verlockend, es einfach aufzuschieben. Der Umfang des Vorhabens macht es schwierig, alle laufenden Arbeitsvorgänge zu erfassen und sie mit Ihren größeren Zielen in Verbindung zu bringen. Anstatt sich von der Größe der Aufgabe (oder des Projekts) überwältigen zu lassen, sollten Sie die Arbeit in kleinere Abschnitte aufteilen und dann ein Projektmanagement-Tool verwenden, um Ihre Arbeit zu verfolgen und zu organisieren.

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Die Aufteilung großer Aufgaben in kleinere Teile hilft auch deshalb, weil Sie wahrscheinlich nicht persönlich für jeden Aspekt eines großen Vorhabens verantwortlich sind. Wenn Sie etwa ein E-Book schreiben, sind Sie für die Gliederung, den Entwurf und das Lektorat verantwortlich. Aber wahrscheinlich gibt es noch jemanden, der das Design des E-Books erstellt sowie einen Chefredakteur, der das E-Book abnimmt. Wenn Sie das Vorhaben „E-Book erstellen“ in mehrere Aufgaben aufteilen, ist es nicht nur einfacher, mit der Arbeit zu beginnen, sondern Sie erhalten auch Klarheit darüber, wer was bis wann zu tun hat. 

Lesenswert: Ihr Leitfaden für RACI-Diagramme, mit Beispielen

5. Erfassen Sie jede Aufgabe

Selbst wenn Sie nicht an komplexen Vorhaben arbeiten, ist es hilfreich, jede Aufgabe zu erfassen. Ohne eine klare Vorstellungen davon, was Sie zu erledigen haben, könnten Sie sich leicht überfordert fühlen und den Überblick über alles verlieren, was Sie zu tun haben. Und damit sind Sie nicht allein. Laut unseren Untersuchungen werden jede Woche 26 % der Fristen nicht eingehalten. 

Jede Aufgabe zu erfassen, ist ein Bestandteil der GTD-Methode (Getting Things Done). Sobald Sie klar sehen, welche Aufgaben Sie zu erledigen haben, können Sie Ihre Arbeit einfacher organisieren, priorisieren und ausführen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Arbeit in einer App für To-do-Listen nachverfolgen, keiner handschriftlichen Liste. Es macht zwar Spaß, Dinge von einer Liste abzuhaken, aber die Verfolgung Ihrer Arbeit in einer Anwendung hilft Ihnen, die Arbeit zu sortieren und zu priorisieren, wichtigen Aufgaben zusätzlichen Kontext hinzuzufügen und diese Aufgaben mit Teammitgliedern zu teilen. 

Lesen Sie unseren Artikel über15 Geheimtipps für die Erstellung einer To-do-Liste, die tatsächlich funktioniert, um eine effektive To-do-Liste zu erstellen.

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6. Legen Sie Fristen fest

Wenn man nicht genau weiß, wann etwas fällig ist, ist die Versuchung groß, die Arbeit aufzuschieben. Durch klare Fristen versteht man leichter, bis wann eine Aufgabe genau erledigt werden muss. Sie können dann entsprechend planen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe rechtzeitig erledigt wird. Schließlich kann man keine gute Arbeit abliefern, wenn man nicht einmal weiß, wann die Arbeit fällig ist.

Sobald Sie alle Ihre Aufgaben in einer To-do-Liste erfasst haben, sollten Sie sicherstellen, dass jeder Punkt mit einer Frist versehen ist. Das ist auch eine Gelegenheit, Aufgaben zu identifizieren, die für Sie keine hohe Priorität haben. Wenn Sie auf eine solche Aufgabe stoßen, verschieben Sie sie, bis Sie mehr Zeit haben, oder delegieren Sie die Aufgabe an jemand anderen.

Tun Sie dies nicht nur einmal. Kategorisieren Sie die Arbeit am Ende des Tages und legen Sie Fälligkeitsdaten für neue Aufgaben fest. Wenn Sie am nächsten Tag in die Arbeit kommen, sind Sie so besser gerüstet, um diese Dinge zu erledigen.

7. Probieren Sie diese Zeitmanagement-Strategien aus

Wenn Sie sich Klarheit verschafft haben, werden Sie sich motivierter fühlen. Dennoch gibt es Tage, an denen Sie ein wenig zusätzliche Unterstützung brauchen, um bei der Sache zu bleiben. Wenn das der Fall ist, versuchen Sie es mit einer Zeitmanagement-Strategie, um Multitasking zu vermeiden und in den Flow-Zustand zu kommen. 

  • Die GTD-Methode (Getting Things Done).Die GTD-Methode basiert auf dem Konzept, dass Sie weniger produktiv und konzentriert sind, je mehr Informationen Sie im Kopf behalten müssen. Anstatt sich nur auf Ihr Gehirn zu verlassen, ermutigt die Sie GTD-Methode dazu, alle Ihre arbeitsbezogenen Informationen in einer externen, zentralen Informationsquelle zu speichern und zu organisieren.  

  • Die Pomodoro-Technik. Bei der Pomodoro-Technik wechseln sich Arbeits- und Pausenphasen ab. Ein Pomodoro ist eine 25-minütige Arbeitseinheit, nach der es eine fünfminütige Pause gibt. Nach vier Pomodoros macht man eine lange Pause. Wenn man in kurzen Zeitspannen arbeitet, ist man eher produktiv und bleibt motiviert.

  • Time Blocking.Time Blocking ist eine Zeitmanagement-Strategie, mit der Sie Ihren gesamten Tag durchplanen können. Mit Time Blocking schlüsseln Sie Ihre Arbeitswoche in kleine, überschaubare Zeitabschnitte auf. Diese können Sie mit dem Lesen von E-Mails, der Arbeit an Projekten, Pausenzeiten oder sogar Sport füllen.

  • Timeboxing. Timeboxing ist eine zielbasierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen helfen kann, Ihre Produktivität zu erhöhen und Abläufe zu optimieren. Wenn Sie eine „Timebox“ erstellen, setzen Sie sich das Ziel, eine spezifische Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen.

  • 2-Minuten-Regel. Die 2-Minuten-Regel ist eine einfache Zeitmanagement-Strategie: Wenn das Erledigen einer Aufgabe mehr als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie jetzt. Bei dieser Methode liegt der Schwerpunkt auf kleinen Aufgaben, da man davon ausgeht, dass man, wenn man sie schnell erledigt, mehr Zeit und mehr mentale Energie hat, um die wichtigeren Aufgaben zu erledigen.

Lesenswert: 18 Tipps, Strategien und schnelle Lösungen für das Zeitmanagement, um Bestleistungen zu erbringen

Schieben Sie es nicht auf, Klarheit zu schaffen

Sie können zwar versuchen, sich mit Gewalt aus der Prokrastination herauszuwinden und eine „Just do it“-Einstellung einzunehmen, aber diese Strategien sind bestenfalls kurzfristig wirksam. Langfristig gesehen ist der effektivste Weg, das Prokrastinieren zu beenden, das Verbinden Ihrer Arbeit mit größeren Zielen. 

Wie auch die Entwicklung anderer persönlichen Fähigkeiten, braucht es Zeit, um dem Aufschieben ein Ende zu setzen. Wenn Sie sich das Prokrastinieren angewöhnt haben, wird es nicht über Nacht verschwinden. Widmen Sie sich stattdessen der Schaffung von Klarheit – für sich selbst und Ihr Team – über einen längeren Zeitraum hinweg. Nach und nach werden Sie feststellen, dass Sie motivierter sind, Ihre Arbeit zu erledigen, wenn Sie klar erkennen können, warum Ihre Arbeit wichtig ist.

Sie suchen nach weiteren Tipps? Wie wäre es mit 12 Tipps, um heute noch produktiver zu werden.

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