Teilen Sie Ihren Kalender regelmäßig in Zeitblöcke ein? Erfahren Sie, warum Sie jetzt damit beginnen sollten.

Mit Sicherheit haben Sie in der zurückliegenden Arbeitswoche Aufgabenprioritäten neu festgelegt, Termine in Ihrem Kalender verschoben oder sogar Überstunden gemacht, um mit allem fertig zu werden. Dabei sind Sie nicht allein: Laut aktuellen Studienergebnissen arbeiten 87 % der Wissensarbeiter täglich zwei Überstunden mehr pro Tag – weitaus mehr als im Jahr 2019. Trotz alledem werden über 25 % der Fristen pro Woche nicht eingehalten. Jeden Tag müssen wir unsere begrenzten Ressourcen so gut wie möglich einteilen, was dazu führt, dass mehr Chaos als Klarheit im Arbeitsalltag vorherrscht.

Die Lösung? Time Blocking.

Mit Time Blocking erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Kalender zurück und können sich auf wirklich wichtige Arbeiten konzentrieren. Time Blocking hilft Ihnen, Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken, damit Sie zur richtigen Zeit die richtige Arbeit priorisieren. Mit Zeitmanagement-Vorlagen können Sie auch Freizeit, Ruhezeiten, Mittagspausen und weitere wichtige Zeiträume organisieren, die in einer Arbeitswelt, in der man jederzeit erreichbar sein muss, oft in den Hintergrund geraten.

Was ist Time Blocking?

Time Blocking ist eine Zeitmanagement-Strategie, mit der Sie Ihren gesamten Tag (ja, alle 24 Stunden) durchplanen können. Mit Time Blocking schlüsseln Sie Ihre Arbeitswoche in kleine, überschaubare Zeitabschnitte auf. Diese können Sie mit dem Lesen von E-Mails, der Arbeit an Projekten, Pausenzeiten oder sogar Sport füllen.

Wie die meisten Zeitmanagement-Strategien hilft Ihnen Time Blocking dabei, Ihren Tag besser zu planen und ein Gefühl dafür zu erhalten, womit Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit berichteten 71 % der Wissensarbeiter, mindestens einmal im Jahr 2020 Burnout-Symptome erlebt zu haben. 32 % dieser Gruppe gaben als einen der Hauptgründe für ihre Burnout-Symptome an, dass sie Schwierigkeiten hätten, nach der Arbeit abzuschalten. Indem Sie Ihre Arbeit in klare Zeitabschnitte aufteilen, können Sie nicht nur wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigen, sondern auch Zeit für sich selbst und zur Erholung einplanen.

So funktioniert Time Blocking

Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen und planen Sie Zeitblöcke ein, in denen Sie an diesen Aufgaben arbeiten. Es gibt zwei zentrale Elemente beim Time Blocking:

1. Die visuelle Einteilung bestimmter Zeitblöcke in Ihrem Kalender, in denen Sie nicht unterbrochen werden und die nicht anderweitig verplant werden dürfen.

2. Die Zusammenfassung ähnlicher Aufgaben in einem konkreten Zeitblock.

In der Praxis könnte das so aussehen: Ein erster Zeitblock um 9 Uhr morgens, in dem Sie E-Mails beantworten. Ein weiterer Zeitblock von 10:00 bis 11:30 Uhr, in dem Sie an dem wichtigsten Projekt des Tages arbeiten (z. B. das Überprüfen und Fertigstellen einer Präsentation zur Markteinführung). Um 11:30 Uhr können Sie einen 1-stündigen Zeitblock für die Mittagspause einplanen und so weiter.

Indem Sie Zeitblöcke in Ihrem Kalender freihalten, schaffen Sie nicht nur freie Zeit für wichtige Arbeiten (also z. B. dem Beantworten von E-Mails oder dem Fertigstellen von Aufgaben), sondern sorgen auch für weniger Hin und Her zwischen verschiedenen Anwendungen. Wie oft erwischen Sie sich dabei, dass Sie während einer Aufgabe E-Mails lesen und quasi „nebenbei“ ein größeres Projekt bearbeiten? Versuchen Sie stattdessen, mit der Time-Blocking-Technik Zeit für die Bearbeitung wichtiger Aufgaben freizuhalten, sodass Sie sich auf wirklich wichtige Arbeitsvorgänge konzentrieren können.

Time Blocking vs. Timeboxing

Timeboxing ist eine weitere hilfreiche Zeitmanagement-Technik, die sich vom Time Blocking leicht unterscheidet. Das ist der Unterschied zwischen den beiden Ansätzen:

• Beim Time Blocking wählen Sie einen festen Zeitraum für bestimmte Aufgaben aus (z. B. E-Mails lesen, Gespräche mit Kunden führen, Texte verfassen).

• Beim Timeboxing weisen Sie jeder Aufgabe eine eigenständige „Box“ mit klaren Start- und Endzeiten zu.

In einem Time-Blocking-Kalender finden Sie größere Zeitblöcke für zusammengefasste Aufgaben. Zum Beispiel könnten Sie einen Zeitblock von 15:00 bis 16:30 Uhr haben, der für verschiedene Aufgaben zum Einarbeiten von Feedback in mehrere Ihrer Designs reserviert ist. In einem Timeboxing-Kalender hätte jede dieser Aufgaben ein festes Zeitfenster. Zum Beispiel hätten Sie von 15:00 bis 15:15 Uhr Zeit für die Aufgabe „Design-Feedback für das Facebook-Bannerbild einarbeiten“ eingeplant und von 15:15 bis 15:30 Uhr für die Aufgabe „Homepage-Bild auf Basis von Design-Feedback anpassen“ angesetzt und so weiter.

Timeboxing kann besonders hilfreich sein, wenn Sie Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum abarbeiten müssen oder wenn Sie zu Perfektionismus neigen und Ihre Zeit besser managen möchten.

Time Blocking vs. Zusammenfassung von Aufgaben

Das Zusammenfassen von Aufgaben ist ein Bestandteil von Time Blocking. Wenn Sie Aufgaben zusammenfassen, sammeln und verknüpfen Sie ähnliche Aufgaben miteinander, damit Sie sie nacheinander abarbeiten können. Wenn Sie einzeln erledigt werden, nehmen diese Aufgaben oft mehr Zeit in Anspruch, als Sie glauben. Besonders bei Aufgaben, die relativ schnell erledigt werden, machen wir uns meist nicht die Mühe, deren Zeitaufwand festzuhalten. Durch das Zusammenfassen von Aufgaben verbringen Sie weniger Zeit mit Einzelaufgaben oder Ad-hoc-Anfragen und erkennen auf einen Blick, wofür Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit aufwenden.

Nehmen wir an, Sie verwalten den Content-Kalender für Social Media Ihres Unternehmens. Jeden Montag müssen Sie die Beiträge für diese Woche kategorisieren, eine Zusammenfassung für die Beiträge der letzten Wochen teilen und mit dem Designteam den Zeitplan für die kommende Woche besprechen. In der Regel können Sie diese Aufgaben zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigen, doch wenn wir ehrlich sind, verteilen sich diese Aufgaben über Ihren gesamten Arbeitstag hinweg.

Wenn Sie diese drei Aufgaben stattdessen zusammenfassen, steigt Ihre Produktivität und Sie können sich besser auf die übrigen Aufgaben des Tages konzentrieren. Der letzte Schritt besteht darin, diese Arbeit als Zeitblock in Ihren Kalender einzutragen.

Time Blocking vs. Zeiterfassung

Zeiterfassung meint das Nachverfolgen der Zeit, die Sie für Projekte aufwenden, in der Regel zur Rechnungsstellung. Das Erfassen der Zeit ist eher eine Geschäftsfunktion als eine Zeitmanagement-Strategie. Zeiterfassung wird häufig in Teams und Unternehmen wie Kreativagenturen, Anwaltskanzleien und Teams mit Freiberuflern oder Leiharbeitern verwendet, die nach Zeit abrechnen. Wenn Sie die Zeiterfassung selbst nutzen möchten, können wir Ihnen viele tolle Tools und Integrationen zur Zeiterfassung empfehlen.

Time Blocking vereinfacht die Zeiterfassung, indem es eine klare Übersicht darüber bietet, wie viel Zeit Sie für das jeweilige Vorhaben aufgewendet haben. Dazu müssen Sie sich nur an Ihre Zeitblöcke halten oder sie den neuen Gegebenheiten anpassen.

Für wen eignet sich Time Blocking?

Time Blocking ist keine gewinnbringende Strategie, wenn Ihr Kalender mit Meetings vollgestopft ist. Wenn Sie jedoch regelmäßig offene Zeiträume in Ihrem Kalender freihalten, kann Ihnen diese Technik dabei helfen, Ihre Aufmerksamkeit auf die wirklich wichtigen Dinge zu lenken. Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich „Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“.

Time Blocking ist besonders hilfreich, wenn:

• Sie eine Tendenz zum Multitasking haben

• Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren und Ablenkungen vermeiden möchten

• Sie die Kontrolle über Ihre Zeit und Energie bei der Arbeit zurückerlangen möchten

• Sie ein besseres Verständnis darüber gewinnen möchten, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden

• Sie sich regelmäßig überlastet fühlen

Um Time Blocking anzuwenden, sollten Sie jeden Block als eine Phase ansehen, in der Sie nicht abgelenkt werden und sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Diese Herangehensweise wird auch als Deep Work bezeichnet.

Was ist „Deep Work“?

Der Begriff „Deep Work“ wurde von Cal Newport geprägt, einem der bedeutendsten Befürworter des Time Blocking der Moderne. Time Blocking wurde bereits im Laufe der Geschichte von berühmten Personen wie Benjamin Franklin erstmalig eingesetzt. Newport war einer der ersten Personen, die Time Blocking mit dem Konzept von Deep Work im digitalen Zeitalter in Verbindung gebracht haben. Laut Newport lassen sich mit Time Blocking große Blöcke störungsfreier Zeit einplanen, während derer Sie sich bestens konzentrieren und ohne Unterbrechungen arbeiten können.

7 Tipps, mit denen Sie schon heute Zeit in Ihrem Kalender freihalten können

Time Blocking ist zwar leicht anzuwenden, doch es erfordert Geduld und Selbstdisziplin in der Umsetzung. Mit diesen sieben Tipps können Sie Ihren Kalender wieder besser strukturieren und erhalten auch Informationen darüber, welchen Herausforderungen Sie in den einzelnen Phasen des Prozesses gegenüberstehen könnten.

1. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben an dem jeweiligen Tag zu erledigen sind

Wie bei den meisten Management-Strategien, müssen Sie sich zuerst Gedanken darüber machen, was Sie an einem Tag oder in einer bestimmten Woche erledigen möchten. Falls Sie es noch nicht tun, empfehlen wir Ihnen, eine To-do-Liste mit Ihren wichtigsten Aufgaben anzufertigen und diese regelmäßig zu aktualisieren.

Denken Sie daran: Sie müssen nicht nur wissen, woran Sie arbeiten, sondern auch, wie Sie Ihre Prioritäten setzen. Ihnen muss klar sein, welche Aufgaben eine hohe Priorität haben, damit Sie diese am jeweiligen Tag abarbeiten können. Im Idealfall sollte Ihnen dafür ein Tool bereitstehen, mit dem Sie Informationen und Hintergrundwissen zu den Aufgaben, wie relevante Anhänge, Dokumente, wichtige Beteiligte und mehr, hinzufügen können.

Das könnte dabei schieflaufen:

Selbst mit einer Time-Blocking-Strategie wird es Tage geben, an denen Sie nicht alle Ihre Aufgaben erledigen können. Wenn Sie nicht wissen, welche Arbeiten Sie priorisieren müssen, fehlt Ihnen die nötige Übersicht darüber, welche Aufgaben noch heute zu erledigen sind und welche bis morgen Zeit haben.

2. Finden Sie heraus, zu welchen Zeiten Sie am produktivsten sind

Wenn Sie einen Zeitblock erstellen, planen Sie damit einen festen Zeitraum ein, in dem Sie sich auf Ihre Aufgaben stürzen, sei es das Beantworten von E-Mails, die Teilnahme an Meetings, das Erledigen von Einträgen auf Ihrer To-do-Liste oder weitere Dinge. Zeitblöcke allein sind bereits sehr hilfreich, doch Sie können Zeitblöcke noch effektiver gestalten, wenn Sie die einzelnen Aufgaben an Ihre Produktivitätsphasen im Laufe des Tages anpassen.

Machen Sie sich Gedanken darüber, wann Sie am produktivsten sind. Sind Sie schon morgens voller Energie? Dann sollten Sie die anspruchsvollsten Arbeitsvorgänge (konzentriertes Arbeiten oder Besprechungen) am besten schon vor der Mittagspause erledigen. Erleben Sie regelmäßig ein Nachmittagstief nach der Mittagspause? Dann planen Sie kleinere Aufgaben (E-Mails beantworten) für diesen Zeitraum ein, damit Sie produktiv bleiben. Fühlen Sie sich am späten Nachmittag revitalisiert? Dann heben Sie sich wichtige Aufgaben für diese Zeit auf und vermeiden Sie Ablenkungen, die Ihren Flow unterbrechen könnten.

Das könnte dabei schieflaufen:

Nachdem Sie Time Blocking bereits einige Tage genutzt haben, überlegen Sie, ob Sie sich erschöpft fühlen. Wenn ja, haben Sie womöglich Ihre produktivsten Zeiten falsch eingeschätzt. Versuchen Sie, die Arbeitsblöcke neu zu verteilen, um Abhilfe zu schaffen.

3. Planen Sie Meetings nacheinander ein

Meetings sind eine weitere Gelegenheit, Ihre Produktivitätszeiten optimal auszuschöpfen. Ihre Meetings könnten über den ganzen Tag verteilt sein und somit Ihre Produktivität beeinträchtigen. Bei Asana nennen wir das „einen Schweizer-Käse-Zeitplan“. Durch Meetings zu verschiedensten Zeitpunkten am Tag kann Ihr Zeitplan schnell viele „Löcher“ enthalten. Statt Ihre Zeit für hochkonzentriertes Arbeiten oder freie Zeiträume zu nutzen, steht zu fast jeder Tageszeit bereits das nächste Meeting an.

Time Blocking funktioniert nicht nur für Aufgaben, sondern auch für Meetings. Statt sie über den ganzen Tag zu verteilen, können Sie Meetings, die in zeitlich kurzen Abständen voneinander liegen, gruppieren, um mehr Zeit für das hochfokussierte Arbeiten zu gewinnen. Dabei sollten Sie einige Pausen zwischen den Meetings nicht außer Acht lassen, um sich zu sammeln und etwas zu erholen. Alternativ können Sie ein Tool verwenden, das diesen Vorgang automatisch für Sie überwacht, zum Beispiel Clockwise.

Das könnte dabei schieflaufen:

Es wird Zeiten geben, an denen Meeting-Termine nicht innerhalb Ihres bevorzugten Zeitblocks für Meetings liegen. Keine Sorge: Time Blocking ist eine Technik, mit der Sie ein besseres Verständnis Ihrer Zeit gewinnen und keine Strategie, um Ihren Tag von Anfang bis Ende strikt durchzuplanen. Um wirklich von Time Blocking profitieren zu können, sollten Sie eine gewisse Flexibilität in Ihren Kalender einbauen, die Ihnen erlaubt, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

4. Planen Sie Ihre Zeitblöcke

Sobald Sie wissen, zu welchem Zeitpunkt Sie am produktivsten sind und Sie Ihren Zeitblock für Meetings festgelegt haben, ist es an der Zeit, die übrigen Zeitblöcke festzulegen. Machen Sie sich Gedanken darüber, wo Ihre Prioritäten für den Tag liegen und planen Sie Fokuszeit für jeden Aufgabenblock in Ihrem Kalender ein. Natürlich können Sie Aufgaben mehr als einmal am Tag bearbeiten, zum Beispiel könnten Sie zwei oder drei Zeitblöcke einplanen, um Nachrichten zu lesen und diese zu beantworten.

Das könnte dabei schieflaufen:

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Zeitblöcke so zu planen, dass Sie eine klare Übersicht über Ihre Zeit erhalten und sich daran halten können. Wenn Ihr Kalender jedoch mit einem Zeitblock nach dem anderen gefüllt ist, ist es für Teammitglieder schwierig, spontane Meetings oder wichtige Gespräche mit Ihnen zu planen.

Um das zu vermeiden, können Sie jeden Zeitblock in Ihrem Kalender „beschriften“. In Ihrem morgendlichen Zeitblock könnten Sie „Fokuszeit“ eintragen und Ihre Mittagszeit als „Persönliche Zeit“ deklarieren. Am Nachmittag könnten Sie Ihren Zeitblock mit „Arbeitsblock – Keine Termine möglich“ versehen. Dadurch wissen Ihre Kollegen im Team, wann Sie bei Bedarf Termine in Ihren verschiedenen Blöcken festlegen können.

5. Blocken Sie persönliche Zeiten

Time Blocking dient nicht nur der Planung von Arbeitszeit – auch tägliche Ruhezeiten sollten eingeplant werden. Mit dieser Strategie können Sie Zeit für persönliche Aktivitäten genau wie Arbeitszeiten einplanen und sie besser einhalten. Zusätzlich zu Ihrem Mittagessen können Sie sich kurze Pausen für sich selbst, für Aktivitäten des täglichen Lebens oder sämtliche sonstige Aufgaben wie das Abholen der Kinder von der Schule oder den Sport am frühen Nachmittag einplanen.

Das könnte dabei schieflaufen:

Nicht jeder persönliche Zeitblock muss für einen speziellen Zweck verplant werden. Sie können einen Zeitblock freihalten und in dieser Zeit spazieren gehen, Zeit in den sozialen Medien verbringen, Ihre Wohnung aufräumen oder Ihre Mutter anrufen. Ohne eine eindeutige Aktivität in Ihrem persönlichen Zeitblock können Sie das tun, wonach Ihnen der Sinn steht. Wir erzählen Ihrer Mutter auch nicht, dass Sie Zeit gehabt hätten, sich zu melden – versprochen.

5. Unerwartete Unterbrechungen oder nicht vorhersehbare Arbeit dürfen vorkommen

Time Blocking wird nicht gelingen, wenn Sie keine Zeit für Eventualitäten in Ihren Tag einplanen. Dazu gehören unerwartete Aufgaben, die so schnell wie möglich fertiggestellt werden müssen oder spontane Meetings, die während wichtiger Fokusblöcke einberufen werden. Sie sollten mit diesen Störungen umgehen können, ohne dass Ihr Zeitplan für den Tag komplett durcheinandergebracht wird.

Wenn solche Dinge häufiger vorkommen, können Sie einen Zeitblock am Nachmittag mit flexibler Zeiteinteilung einplanen, den Sie mit spontanen Aufgaben füllen können. Wenn Sie schon am frühen Morgen während Ihrer Zeitblöcke unterbrochen werden, können Sie Ihre Zeit für ungestörtes Arbeiten auf den Nachmittag verschieben.

Das könnte dabei schieflaufen:

Bevor Sie umlenken, um an neuen Aufgaben zu arbeiten, sollten Sie sich zunächst fragen, ob diese wichtiger sind als Ihre aktuellen Arbeiten. Oft kann sich insbesondere unerwartete Arbeit dringlich anfühlen, was aber nicht gleich heißt, dass sie wichtiger als Ihre bisherigen Vorhaben ist. Machen Sie sich Gedanken über die Priorität Ihrer Aufgaben und passen Sie Ihre Planung entsprechend an.

6. Planen Sie Zeitverluste ein

Auch die besten Time Blocker verlieren im Laufe des Tages Zeit. Sie werden unweigerlich zwischendurch wichtige Slack-Nachrichten oder E-Mails beantworten müssen. Vielleicht werden Sie angerufen. Vielleicht arbeiten Sie von zu Hause und werden von Mitbewohnern, Kindern oder Haustieren abgelenkt. Das ist völlig normal und absolut kein Problem.

Sie können bestimmte Zeitblöcke für fokussierte Arbeit und andere für Deep Work einplanen. Wenn Sie Ihre E-Mails lesen und Ihre Aufgaben nacheinander erledigen, sollten Sie unterbrochen werden können, ohne dass Sie dadurch aus der Bahn geworfen werden. Wenn Sie jedoch Zeitblöcke für Deep Work einplanen, sollten Sie Benachrichtigungen deaktivieren und den „Bitte nicht stören”-Modus nutzen.

Das könnte dabei schieflaufen:

Es könnte eine Weile dauern, bis Sie die beste Strategie gefunden haben, um Ablenkungen auf ein Minimum zu reduzieren. Passen Sie Ihre Zeitblöcke je nach Bedarf an. Mit der Zeit werden Sie merken, dass Sie mit dieser Zeitmanagement-Technik immer weniger Zeit verlieren werden.

7. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor

Alle Zeitmanagement-Strategien erlauben Spielraum für Anpassungen, auch Time Blocking. Sie werden nicht ab Tag eins die perfekte Time-Blocking-Technik haben. Geben Sie dem Ganzen Zeit und folgen Sie Ihrem Bauchgefühl. Denken Sie daran: Diese Strategie ist nur effektiv, wenn sie Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen und Anforderungen zu erfüllen. Fokussieren Sie sich auf Abläufe, die gut funktionieren und verschwenden Sie Ihre Energie nicht für Abläufe, die sich nicht danach anfühlen, als wären Sie produktiver.

Das könnte dabei schieflaufen:

Wenn Time Blocking nicht für Sie funktioniert, ist das auch in Ordnung. Versuchen Sie es mit einer anderen Zeitmanagement-Technik wie Timeboxing, einem zielorientierten Ansatz, bei dem Sie jeder Aufgabe ein bestimmtes Start- und Enddatum geben. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Leitfaden für Timeboxing.

Time Blocking anhand eines Beispiels

Jeder Kalender ist anders. Das gilt auch für Kalender mit Zeitblöcken. Wenn Sie die obengenannten 7 Tipps befolgen, könnte Ihr Kalender in etwa so aussehen:

Nächste Schritte: Wie können Sie die gewonnene Zeit effektiv nutzen?

Time Blocking steigert Ihr Bewusstsein dafür, wie Sie Ihre Zeit verwenden. Indem Sie spezielle Blöcke für wichtige Arbeitsabläufe planen, können Sie sich darauf konzentrieren, die Dinge erledigt zu bekommen, statt Zeit und Energie für Multitasking und Prokrastinieren zu verschwenden. Genau wie andere Zeitmanagement-Strategien ist Time Blocking nur gewinnbringend, wenn Sie ein Bewusstsein dafür haben, was bis wann erledigt werden muss.

Weitere Tipps zum Organisieren und Verwalten von Arbeit finden Sie in unserem Artikel mit Geheimtipps für die Erstellung einer To-do-Liste, die tatsächlich funktioniert.