Wie Sie mit Task Batching Ihre Produktivität maximieren

Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Sie öffnen eines Montagsmorgens Ihr E-Mail-Postfach, um sich einen Überblick über Ihre Aufgaben zu verschaffen. Ihr Postfach ist unorganisiert, es stapeln sich die abzuarbeitenden Genehmigungen und Sie haben keine Ahnung, wo Sie beginnen sollen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie damit nicht allein. Viele Menschen starten ihren Arbeitstag mit dem Öffnen des E-Mail-Postfachs und dem darauffolgenden Beantworten ihrer Nachrichten. Auch wenn Sie Ihren Kontakten mit der umgehenden Beantwortung ihrer Nachrichten einen Gefallen tun, handelt es sich dabei nicht um die effizienteste Möglichkeit, in Ihren Arbeitstag zu starten. Wenn Sie Ihre Aufgaben jedoch zusammenfassen, erhalten Sie einen schnellen Überblick und können Ihren Arbeitstag nach eigenen Vorstellungen gestalten.

Was ist Task Batching?

Task Batching, also das Zusammenfassen von Aufgaben, ist eine Produktivitätsstrategie, mit der Sie gleichartige Aufgaben kombinieren und nacheinander innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums abarbeiten. Der Hauptvorteil dieser Technik besteht darin, dass Sie Kontextwechsel vermeiden, also nicht ständig zwischen Aufgaben hin- und herwechseln müssen. Die Bezeichnung „Kontextwechsel“ stammt aus der IT. Dort findet ein Kontextwechsel statt, wenn in einem Betriebssystem mehrere Prozesse parallel laufen. Stellen Sie sich zur besseren Verdeutlichung vor, dass Sie auf Ihrem Smartphone zwei verschiedene Apps öffnen und zwischen ihnen hin- und herwechseln. Auch Ihr Gehirn kann zwischen zwei unterschiedlichen Aufgaben hin- und herschalten, doch dieses Vorgehen kostet Menschen anders als Computer nicht nur viel Zeit, sondern auch (mentale) Ressourcen. Das Zusammenfassen von Aufgaben verschafft Abhilfe: Sie müssen in Ihrem Arbeitsalltag weniger oft hin- und herwechseln, wenn Sie ähnliche Aufgaben eines bestimmten Projekts oder Workflows gruppieren und nacheinander abarbeiten.

Task Batching vs. Time Blocking

Das Task Batching nutzt Time Blocking. Diese zwei Produktivitätsstrategien sind sich zwar im Grunde sehr ähnlich, aber es gibt dennoch einige Unterschiede.

• Beim Task Batching werden Aufgaben, die einander ähneln oder zum selben Projekt gehören, zusammengefasst und im selben Zeitraum abgearbeitet. Zum Beispiel könnten Sie all Ihre E-Mails nicht direkt nach Erhalt beantworten, sondern alle zusammen.

• Beim Time Blocking oder Time Batching legen Sie während Ihres Arbeitstags Zeitblöcke fest, innerhalb derer Sie sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren. Um beim Beispiel der E-Mails zu bleiben, könnten Sie beim Time Blocking eine Stunde pro Tag nur für das Beantworten von E-Mails designieren.

Wenn Sie beide Ansätze miteinander kombinieren, können Sie Ihre Produktivität auf die nächste Stufe heben. Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen und legen Sie außerdem einen festen Zeitblock für das Abarbeiten dieser Aufgabenkategorie fest, um zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen.

Weshalb Task Batching sinnvoll ist

Task Batching ist sinnvoll, weil es unserem Verstand erlaubt, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, und somit Multitasking vorbeugt. Dr. Sahar Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin an der Haas School of Business der UC Berkeley, sagt, dass Multitasking ein Mythos ist. Während des Focus and Flow Summit von Asana erklärte sie, dass unser Gehirn am besten funktioniert, wenn wir uns auf nur eine einzige Aufgabe konzentrieren. Uns stehen nur begrenzte mentale Kapazitäten zur Verfügung, und unsere Aufmerksamkeitsspanne ist begrenzt.

Unser Gehirn funktioniert am besten, wenn wir uns auf nur eine bestimmte Aufgabe konzentrieren. Uns stehen nur begrenzte mentale Kapazitäten zur Verfügung, und unsere Aufmerksamkeitsspanne ist begrenzt.”

Um nicht dem Multitasking zu verfallen, können wir das Task Batching anwenden und uns so auf eine bestimmte Art von Aufgaben konzentrieren. Wenn Sie an einer Reihe ähnlicher Aufgaben arbeiten, können Sie Arbeitsvorgänge ausblenden, die nicht Teil dieser Gruppe sind. Dadurch steigt Ihre Effizienz, denn für den Wechsel zwischen Aufgaben muss Ihr Gehirn Zeit und Energie aufwenden. Es kann im Durchschnitt bis zu 23 Minuten dauern, sich nach einer Ablenkung wieder zu konzentrieren. Durch Task Batching verlieren Sie diese wertvolle Zeit nicht und können sie stattdessen ´für produktive Arbeit aufwenden.

„Die Schönheit der menschlichen Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit liegt darin, dass sie eine wertvolle und endliche Ressource ist“, sagt Dr. Yousef. „Unsere Aufmerksamkeit ist begrenzt. Wir müssen uns also genau überlegen, wie wir sie einsetzen.“

So fassen Sie Ihre Aufgaben zusammen

Task Batching ist eine einfache Technik, mit der Sie Ihre To-do-Liste effektiv abarbeiten und Ihr Zeitmanagement verbessern können. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Aufgaben erfolgreich zusammenzufassen.

Teilen Sie Ihre täglichen Aufgaben in Kategorien ein

Verschaffen Sie sich zunächst eine Übersicht über Ihre Aufgaben für den Tag. Kategorisieren Sie diese anschließend in Gruppen aus ähnlichen Aufgaben. Sie können Ihre Aufgaben nach Arbeitsaufwand, Projekt oder Maßnahmen einteilen, die für das Erledigen einer Aufgabe erforderlich sind.

Tipp: Wenn es Ihnen schwerfällt, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, könnten Sie womöglich von der GTD-Methode profitieren. Diese Methode erlaubt es Ihnen, aufgabenbezogene Informationen in einer externen Informationsquelle zu speichern, damit Sie diese nicht ständig im Hinterkopf behalten und dafür wertvolle Ressourcen aufwenden müssen.

Halten Sie sich bestimmte Zeiträume in Ihrem Kalender frei

Wenn Sie gleichartige Aufgaben erst einmal zusammengefasst haben, sollten Sie sich ausreichend Zeit einräumen, um sie alle in einem Zug abzuarbeiten. Diese Zeit können Sie auch in Ihren Kalender einplanen. Das hilft Ihnen nicht nur, bei der Sache zu bleiben, sondern hat dabei den angenehmen Nebeneffekt, dass Ihr Team darüber informiert ist, zu welchen Zeiten Sie für Rückfragen verfügbar sind und wann nicht.

Nehmen wir einmal an, es dauert in der Regel 30 Minuten, bis Sie all Ihre E-Mails und Slack-Nachrichten beantwortet haben. Um das Task Batching umzusetzen, sollten Sie sich also 30 Minuten entweder zu Beginn, im Verlauf oder am Ende Ihres Tages für dieses Vorhaben freihalten.

Tipp: Mitarbeiter befürchten oft, dass sie ihrem Team nicht zur Verfügung stehen, wenn Sie Time Blocking anwenden. Zwar ist das sehr rücksichtsvoll, doch in der Realität ist das Gegenteil der Fall. Sie sind keineswegs nicht verfügbar, sondern Sie zeigen Ihren Teammitgliedern die optimale Zeit auf, in der Sie erreichbar sind und in der sie sich Ihrer ungeteilten Aufmerksamkeit sicher sein können. Achten Sie beim Festlegen Ihrer Zeitblöcke jedoch unbedingt auf anstehende Meetings und Pausenzeiten.

Kennzeichnen Sie Ihre Zeitblöcke mit Farben

Zwar ist dieser Schritt fakultativ, doch wenn Sie Ihre Zeitblöcke mit Farben kennzeichnen, erhalten Sie eine bessere Übersicht darüber, wie Sie Ihre Arbeitszeit nutzen. Verwenden Sie unterschiedliche Farben für Meetings, konzentriertes Arbeiten, Einzelgespräche und so weiter, damit Sie schon morgens wissen, wie sich Ihr Tag gestalten wird.

Die Vorteile des Task Batching

Wenn Sie nach neuen Möglichkeiten suchen, Ihre Produktivität zu steigern, ist Task Batching genau das Richtige für Sie. Und zwar aus folgenden Gründen:

Konzentriertes Arbeiten (Deep Work) wird gefördert

Deep Work ist ein Zustand höchster Konzentration, der es ermöglicht, komplexe Vorgänge zu erlernen und schnell hochwertige Arbeit zu leisten. Der Begriff wurde von Cal Newport geprägt, einem Informatikprofessor an der Georgetown University und Autor von „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ (Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen). In seinem Buch definiert Newport Deep Work als einen Zustand totaler Konzentration, frei von Ablenkungen, in dem das Gehirn sein volles Potenzial entfaltet.

Mit Task Batching können Sie Ablenkungen vermeiden, damit Sie sich voll und ganz auf die vor Ihnen liegenden Aufgaben konzentrieren und das volle Potenzial Ihres Gehirns nutzen können. So geraten Sie leichter in einen Deep Work-Zustand und können länger davon profitieren.

Das Burnout-Risiko wird gesenkt

Das Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben stört nicht nur die Konzentration, sondern führt auch zu einem erhöhten Burnout-Risiko.

Forschung der University of California Irvine belegt, dass die Arbeit in einem Umfeld voller Ablenkungen zu erhöhtem Stress und mehr Frustration führt. Durch das ständige Wechseln zwischen Aufgaben produziert Ihr Gehirn vermehrt das Stresshormon Cortisol, das zu mentaler Erschöpfung und Burnout-Symptomen führt.

Stellen Sie sich Ihren Arbeitstag wie eine ausgedehnte Wanderung vor. Wenn Sie konzentriert sind, können Sie dem Pfad problemlos folgen. Plötzlich zieht eine Blume am Wegesrand Ihre Aufmerksamkeit auf sich und Sie machen einen kurzen Umweg, um sie sich genauer anzusehen. Anschließend müssen Sie wieder auf den rechten Weg gelangen und weiterwandern. Dasselbe passiert beim Kontextwechsel: Es kann schwierig sein, zu sehen, wie weit Sie schon vorangekommen sind, wenn Sie ständig von Ihrem Pfad abweichen.

Dies gilt natürlich auch für Ihren Arbeitsalltag. Ihr Fortschritt wird nur dann ersichtlich, wenn Sie nicht immer wieder an neuen Dingen arbeiten. Teilen Sie Ihre Aufgaben daher in Arbeitsblöcke ein, damit sowohl Sie als auch Ihre Teammitglieder erkennen, was Sie bereits erreicht haben. Greifbare Ergebnisse vorliegen zu haben, vermittelt Ihnen ein Erfolgsgefühl und ein Bewusstsein darüber, was Sie an diesem Tag alles geleistet haben.

Führt zu Zeitersparnissen

Wenn Sie es einfach nicht schaffen, all Ihre Arbeit in nur einem Tag unterzubringen, kann das Zusammenfassen von Aufgaben Ihnen dabei helfen, einen klaren Kopf zu bewahren und dem Prokrastrinieren vorzubeugen. Wenn es um das Einhalten von Fristen geht, können Sie dank Zeitblöcken mehr in weniger Zeit schaffen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit dieser Technik zunächst schwierige Aufgaben abarbeiten können. Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, haben Sie somit gleich als erstes erledigt und Sie können Ihre übrige Arbeitszeit etwas entspannter gestalten.

Tipps für das Task Batching

Wenn das Task Batching für Sie Neuland ist, kann der Einstieg etwas einschüchternd sein. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie diese Strategie bestmöglich einsetzen können.

Bearbeiten Sie mental fordernde Aufgaben in Ihren produktivsten Zeiten

Wir alle haben unterschiedliche Zeiten, zu denen wir am produktivsten sind. Manch einer arbeitet lieber in den frühen Morgenstunden, andere legen erst nachmittags richtig los. Deshalb sollten Sie – je nachdem zu welcher Zeit Sie mental am leistungsfähigsten sind – kognitiv anspruchsvolle Aufgaben, wie Brainstorming-Sitzungen oder Phasen der strategischen Planung, in genau diesem Zeitraum erledigen.

Sorgen Sie für eine ablenkungsfreie Umgebung, um nicht aus dem Fokus zu geraten

Wenn Sie gerade an bestimmten Aufgaben arbeiten, sollten Sie Benachrichtigungen deaktivieren, zusätzliche Anwendungen schließen oder den „Bitte nicht stören“-Modus aktivieren. Deaktivieren Sie außerdem die Benachrichtigungstöne Ihres Mobiltelefons und schließen Sie alle Social-Media-Kanäle. Jede noch so kurze Meldung auf Ihrem Bildschirm könnte Sie aus dem Fokus reißen. Sorgen Sie deshalb für so wenig Ablenkung wie möglich, um ein konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen.

Wenn Sie dazu neigen, sich von bestimmten Dingen an Ihrem Arbeitsplatz ablenken zu lassen, sollten Sie Ihren Schreibtisch aufräumen und für Ordnung sorgen, damit Sie so effizient wie möglich arbeiten können.

Verständigen Sie sich mit Ihrem Team auf Fokuszeiten

Sie sollten Ihrem Team unbedingt mitteilen, wann Sie sich in einem Zeitblock befinden, den Sie für konzentriertes Arbeiten designiert haben. Passen Sie Ihren Status bei Slack entsprechend an, legen Sie automatische Antworten in Ihrem E-Mail-Programm fest oder tragen Sie den Zeitblock in Ihrem öffentlichen Kalender ein. Wenn Sie Ihr Team entsprechend informieren, wird Sie niemand stören, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall. Teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass Sie zum Beispiel asynchron über E-Mail oder Slack erreichbar sind oder sie Ihnen auch einfach eine Aufgabe zuweisen können. Für Ihre Teammitglieder ist es auch hilfreich zu wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Zum Beispiel können Sie in Ihrem Slack-Status schreiben: „Ich freue mich auf Ihre Nachrichten, doch es könnte etwas dauern, bis ich antworte.“

Steigern Sie Ihre Produktivität mit Work-Management-Tools

Produktiv zu sein fällt viel leichter, wenn Ihnen die richtigen Tools zur Verfügung stehen. Ein Work-Management-Tool wie Asana hilft Ihnen, sämtliche Arbeitsvorgänge zu verfolgen, damit Sie genau wissen, wer was bis wann erledigt.