Finden Sie Fokus in einer Welt voller Ablenkungen

Caeleigh MacNeil – FotoCaeleigh MacNeil8. November 202112 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Fokus ist mehr als einfach nur Konzentration – er ist ein Arbeitsansatz, mit dem Sie Ablenkungen minimieren, Ihre Zeit im Blick behalten und sich selbst vor Burnout schützen können. In diesem Artikel erfahren Sie, was fokussiertem Arbeiten oft im Weg steht und wie Sie diese Hindernisse überwinden können. Außerdem geben wir Ihnen wissenschaftlich fundierte Tipps, wie Sie den Flow-Zustand aufrechterhalten.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie müssen eine anspruchsvolle Aufgabe erledigen, aber es ist Ihnen nahezu unmöglich, sich zu fokussieren. Sie versuchen sich zur Konzentration zu zwingen, aber die Arbeit zieht sich hin und scheint viel mehr Zeit in Anspruch zu nehmen, als sie eigentlich sollte. 

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. 

Der Beschluss, sich zu fokussieren, ist schnell gefasst. In der Realität ist das mit dem Fokus aber dann gar nicht so einfach. Viele Faktoren können die Fähigkeit, sich zu fokussieren, beeinflussen – von digitalen Ablenkungen bis hin zu Unklarheiten darüber, welche Aufgaben gerade vorrangig zu bearbeiten sind. In diesem Artikel zeigen wir auf, welche Angewohnheiten besonders hinderlich für fokussiertes Arbeiten sind, und geben Ihnen wissenschaftlich fundierte Tipps an die Hand, wie Sie im Flow-Zustand bleiben und Ablenkungen verhindern.

Was ist Fokus? 

Das Wort „Fokus“ beschreibt einen mentalen Zustand, in dem wir unsere gesamte Aufmerksamkeit auf eine einzige Aufgabe richten und sämtliche Ablenkungen von außen ignorieren. In unserer schnelllebigen Arbeitswelt bedeutet wahre Fokussierung oft auch Priorisierung, denn um sich uneingeschränkt auf eine Sache konzentrieren zu können, muss man viele andere Dinge ausblenden – oder um es mit den Worten von Steve Jobs, dem verstorbenen Apple-Mitbegründer, auszudrücken: „Fokus bedeutet, Nein zu sagen.“

Fokus ist wichtig, um schwierige Aufgaben zu lösen, kreativ zu denken und effizient zu arbeiten. Dadurch können wir unsere To-dos schneller und besser erledigen, vermeiden Burnout und haben am Ende eines jeden Tages das Gefühl, etwas geschafft zu haben. 

Was hindert Sie daran, fokussiert zu arbeiten? 

In unserer modernen Arbeitswelt gelingt uns fokussiertes Arbeiten oft nur selten oder mit Mühe. Lesen Sie hier die vier häufigsten Gründe, warum Sie (oder Ihre Teammitglieder) sich nicht fokussieren können, und erfahren Sie, wie Sie diese Probleme lösen können. 

Sie versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen

Laut unserer Studie fühlen sich fast drei von vier Angestellten (72 %) unter Druck gesetzt, im Laufe des Tages mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Multitasking mag zwar zunächst den Eindruck von Produktivität erwecken, doch in Wahrheit ist es reines Hin- und Herwechseln zwischen mehreren Aufgaben, ohne es überhaupt zu bemerken. 

Unser Gehirn ist nicht dafür gemacht, mehrere Aufgaben gleichzeitig abzuarbeiten. Nehmen wir an, Sie versuchen, zwei Aufgaben auf einmal zu erledigen, z. B. E-Mails schreiben, während Sie in einem Meeting sitzen. In einem solchen Fall schaltet Ihr Gehirn im Grunde nur blitzschnell zwischen diesen beiden Aufgaben hin und her und ist bei keiner der beiden wirklich bei der Sache. Hinzu kommt, dass jeder dieser Wechsel von einer Aufgabe zur anderen uns geistige Energie kostet. Das bedeutet, dass wir beim Multitasking weniger schaffen und mehr Fehler machen. 

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Multitasking ist ein Mythos. Tatsächlich besteht es lediglich aus dem raschen Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben. Und bei jedem Versuch, es doch zu schaffen, zahlen Sie einen „Preis“ dafür – und zwar in Form von Zeit und Energie. Deswegen ist „Monotasking“ fast immer effizienter: Fokussieren Sie sich solange auf eine Aufgabe, bis Sie diese erledigt haben, und sparen Sie sich die unnötigen Kosten.”
Dr. Sahar Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin, UC Berkeley
Lesenswert: 5 Mythen über Multitasking entlarvt – und 6 Wege für mehr Produktivität, ohne ständiges Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben

Die Lösung: Zeit für fokussiertes Arbeiten einplanen

Anstatt über den Tag hinweg immer wieder zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen, legen Sie Zeiträume fest, in denen Sie sich auf jeweils ein bestimmtes Projekt fokussieren. Zwei häufige Methoden, um Fokuszeit zu schaffen, sind Timeboxing und Timeblocking. Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Strategie, bei der Sie sich überlegen, wie lange die Erledigung einer bestimmten Aufgabe dauern könnte. Dieser Zeitraum ist dann eine „Timebox“, während der Sie an dieser Aufgabe arbeiten und alle anderen To-dos ignorieren, bis die Zeit abgelaufen ist. Timeblocking funktioniert ähnlich, allerdings gruppieren Sie hier ähnliche Aufgaben und erledigen diese innerhalb eines Zeitblocks, anstatt für jede einzelne Aufgabe eine Timebox zu erstellen. So könnten Sie sich zum Beispiel einen Zeitblock dafür einrichten, um E-Mails zu beantworten. 

Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, hier sind ein paar Tipps, wie Sie Zeit für konzentriertes Arbeiten einplanen können: 

  • Blocken Sie Zeit in Ihrem Kalender. Nutzen Sie für alle Sofortnachrichten-Apps, die Sie verwenden, einen Status (z. B. „Bitte nicht stören“ oder „Fokuszeit“), damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie gerade fokussiert arbeiten und nicht gestört werden wollen. 

  • Vermeiden Sie Ablenkungen. Schalten Sie die Benachrichtigungstöne für E-Mails und Sofortnachrichten aus und schließen Sie sämtliche Anwendungen oder Fenster, die Sie für Ihre aktuelle Arbeit nicht nutzen. Legen Sie Ihr Telefon in eine Schublade oder jedenfalls außer Sichtweite, damit Sie nicht in Versuchung kommen, Anrufe oder Textnachrichten zu beantworten.

  • Machen Sie eine Pause, wenn Sie fertig sind. Falls das möglich ist, sollten Sie von Ihrem Computer weggehen und sich bewegen. Sie könnten z. B. Dehnübungen oder einen Spaziergang machen.

Ermutigen Sie auch Ihre Teammitglieder dazu, sich Zeit für fokussiertes Arbeiten zu nehmen. Damit können Sie die Produktivität signifikant erhöhen. Laut einer Umfrage zum Thema Produktivität des „Becoming Superhuman Lab“ der University of California, Berkeley sind Teammitglieder um 43 % produktiver, wenn Teamleiter „Fokus-Sprints“ fördern (feste Zeiten für fokussiertes Arbeiten, in denen die Teammitglieder nicht zwischen Apps hin- und herwechseln oder ständig ihren E-Mail-Eingang überprüfen). 

Sie haben ständig Ihren Posteingang im Blick

Auch wenn E-Mails und Nachrichten für unsere Arbeit heutzutage unerlässlich geworden sind, werden sie leider oft auf die falsche Weise eingesetzt, was zu einem regelrechten Chaos führt und die Arbeitnehmer an den Rand des Burnouts treibt. Anstatt die Zusammenarbeit im Team zu fördern, entstehen eher Informationslücken und -staus, weil die Informationen über mehrere Apps und Gruppen verstreut sind.

Außerdem dienen diese Tools eher der Kommunikation und nicht dem Management von Großprojekten (oder gar von kleinen Projekten). Wenn Projekte per E-Mail oder Nachrichten verwaltet werden, sind endlose E-Mail-Verläufe und verstreute Informationen vorprogrammiert, wodurch die Konzentration der Projektmitarbeiter logischerweise nachlässt.

80 % der Wissensarbeiter geben an, während der Arbeit ihre Posteingänge oder andere Kommunikations-Apps geöffnet zu haben. In einer Zeit, in der viele Menschen den Druck verspüren, auf Nachrichten immer sofort reagieren zu müssen, hat das natürlich seinen Preis: Jede Benachrichtigung bedeutet, dass Ihr Gehirn zwischen verschiedenen Aufgaben wechselt und Sie jedes Mal, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten, aus Ihrer aktuellen Tätigkeit herausgerissen werden. Tatsächlich kann es mehr als 20 Minuten dauern, bis man nach einer Unterbrechung wieder im eigentlichen Thema ist. Wenn Sie Ihr Postfach also innerhalb von zwei Stunden dreimal überprüfen, kann Sie das die Hälfte Ihrer möglichen Fokuszeit kosten.

Diese Benachrichtigungen rauben allerdings nicht nur Fokuszeit, sondern machen es auch unmöglich, in einen Flow zu kommen oder tief in die Arbeit einzutauchen – also in einen mentalen Zustand zu gelangen, in dem sich Ihr ganzer Fokus auf eine Aufgabe richtet, es keine Ablenkungen gibt und Sie schwierige Aufgaben schneller und effektiver erledigen können.

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„Die meisten Menschen, die ich kenne, haben keinen Arbeitstag mehr, sondern nur noch diese kleinen Zeitfenster zwischen Meetings, Anrufen und dem Beantworten von E-Mails. Sie haben hier 15 Minuten, da 30 Minuten und dort 45 Minuten und das ist dann Ihr Arbeitstag.“”
Dr. Sahar Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin, UC Berkeley

Die Lösung: E-Mails und Nachrichten gebündelt beantworten

Laut einer MIT-Studie aus dem Jahr 2016 sind Personen, die ihre E-Mails gebündelt beantworten, produktiver als diejenigen, die Benachrichtigungen nutzen und augenblicklich auf alle eintreffenden Nachrichten reagieren. Es empfiehlt sich, E-Mails und Nachrichten nur zu bestimmten Zeiten während des Arbeitstages zu überprüfen, um kostspielige Unterbrechungen zu vermeiden und sich den wichtigen Aufgaben auf der To-do-Liste widmen zu können.

So können Sie diesen Ansatz umsetzen:  

  • Planen Sie Zeitfenster für Ihre Nachrichten und E-Mails ein. Mit welcher Häufigkeit Sie Ihre Nachrichten überprüfen, hängt von Ihrem Job ab. Ein Account Manager wird seine Nachrichten zum Beispiel öfter beantworten müssen, um mit seinen Kunden in Kontakt zu bleiben. Falls möglich, versuchen Sie es zunächst mit zwei 30-Minuten-Blöcken, einem am Morgen und einem am Nachmittag.

  • Schalten Sie Benachrichtigungen aus. Schalten Sie die Benachrichtigungen Ihrer Kommunikations-Apps stumm oder aktivieren Sie den Nicht-Stören-Modus, damit Sie nicht von Pop-ups und Benachrichtigungssymbolen abgelenkt werden, während Sie fokussiert arbeiten möchten. Und wenn Sie sich wirklich konzentrieren müssen, deaktivieren Sie auch sämtliche E-Mail- und Benachrichtigungs-Apps für diesen Zeitraum. 

  • Informieren Sie Ihr Team, wann Sie verfügbar sind. Sprechen Sie mit Ihrem Team über Ihre Kommunikationspräferenzen und informieren Sie es darüber, wann Sie Nachrichten üblicherweise beantworten. Wenn Sie ein Manager sind, ermutigen Sie die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter dazu, dasselbe zu tun. Und wenn Ihr Team eine App für Sofortnachrichten wie z. B. Slack verwendet, kommunizieren Sie mithilfe des Status, ob Sie gerade „beschäftigt“ oder „verfügbar“ sind.

Lesenswert: Was es mit Inbox Zero wirklich auf sich hat

Sie verbringen viel Zeit in langen virtuellen Meetings

Laut Dr. Sahar Yousef, kognitiver Neurowissenschaftlerin, müssen wir bei einer Videokonferenz deutlich mehr Energie aufwenden, um den Inhalten aufmerksam folgen zu können, als bei einem persönlichen Meeting. Eine Studie von Microsoft aus dem Jahr 2020 kam zu dem Ergebnis, dass die Teilnehmer einer Videokonferenz schon nach 30 Minuten ermüden, wodurch es schwieriger wird, den Fokus zu halten. Auf der anderen Seite können wir ihn bei einem persönlichen Gespräch für gewöhnlich 45-60 Minuten aufrechterhalten. 

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Videokonferenzen sind körperlich tatsächlich anstrengender und verlangen dem Gehirn mehr ab, um wach und aufmerksam zu bleiben. Wenn Sie am Ende des Tages also müde sind und Ihre Aufmerksamkeit restlos erschöpft ist, dann ist das nicht Ihre Schuld – Ihr Gehirn ist einfach überlastet.”
Dr. Sahar Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin, UC Berkeley

Die Lösung: Virtuelle Meetings genau planen

Führen Sie kürzere und effizientere Meetings durch, die höchstens 30 Minuten dauern, um der Erschöpfung durch das virtuelle Setting vorzubeugen. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um Ihre Meetings effizient zu gestalten: 

  • Überlegen Sie sich zunächst, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist. Manchmal kann auch ein Statusbericht oder ein asynchrones Update ausreichen bzw. oft sogar die bessere Wahl sein. Asynchrone Updates haben noch einen weiteren Vorteil: Sie verschaffen Ihrem Team mehr Zeit, um sich auf die wirklich wichtigen Arbeiten zu fokussieren. 

  • Teilen Sie schon im Voraus die Tagesordnung sowie eventuell zu lesende Unterlagen mit den Teilnehmern. Mithilfe einer Tagesordnung können Sie die geplanten Themen Punkt für Punkt abarbeiten und sicherstellen, dass Sie nichts übersehen. Außerdem sind Ihre Teilnehmer besser vorbereitet, um die Themen zu besprechen oder Lösungen vorzuschlagen, wenn sie sich schon vor dem Meeting eingelesen haben.

  • Berücksichtigen Sie die Präferenzen Ihres Teams. Fragen Sie Ihre Teammitglieder, wann sie Meetings abhalten und wann sie fokussiert arbeiten möchten. Wenn beispielsweise der Großteil des Teams vormittags seine Fokuszeit hat, sollten Sie versuchen, Ihre Meetings nachmittags anzusetzen.

  • Beenden Sie Meetings ein paar Minuten früher. Wenn sich ein Meeting an das andere reiht, sind die mentalen Reserven aller schnell aufgebraucht. Ein paar Minuten Pause zwischen den Sitzungen gönnen dem Gehirn etwas Erholung – vor allem dann, wenn Sie auch eine kurze Bildschirmpause einlegen.

  • Schalten Sie die Selbstansicht bei Meetings aus oder verdecken Sie Ihr Bild mit einer Haftnotiz. Wenn Sie während einer Videokonferenz Ihr eigenes Gesicht sehen, wird der Teil Ihres Gehirns aktiviert, der für die Gesichtserkennung verantwortlich ist, was Energie kostet und ablenkt. „Stellen Sie sich vor, eine Person kommt mit einem Ganzkörperspiegel in den Konferenzraum, um sich selbst zu betrachten“, erklärt Dr. Yousef. „Das entspricht im Grunde der Situation bei Videokonferenzen, wenn wir unsere eigenen Gesichter sehen.“ 

Lesenswert: Verlieren Sie viel Zeit durch Meetings? Mit diesen Tipps ist Besserung in Sicht.

Fehlende Klarheit

Wenn an Ihrem Arbeitsplatz Klarheit herrscht, wissen Sie, auf welche Ziele Sie hinarbeiten, welche Verantwortung Ihre Rolle mit sich bringt und wie Sie Ihre Aufgaben am besten priorisieren. Ohne diese Klarheit ist es hingegen schwierig, Arbeitsvorgänge zu priorisieren und zu entscheiden, was zum Arbeitsumfang gehört und was nicht. Infolgedessen legen Sie Ihren Fokus wahrscheinlich auf zu viele Projekte gleichzeitig, verlieren sich in kleinen Aufgaben wie Chats und E-Mails und werden ständig von dem Gefühl begleitet, dass Sie nicht genug schaffen. 

Fehlende Klarheit ist ein häufiges Problem. Unsere Studie zeigt, dass sich 29 % der Wissensarbeiter überarbeitet fühlen, weil Aufgaben und Funktionen unklar sind. 

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Sobald Sie Klarheit darüber haben, welche Aufgaben wichtig sind, wissen Sie auch, welche es nicht sind.”
Cal Newport, Autor von „Konzentriert Arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen.“ 

Die Lösung: Klare Ziele festlegen (und kommunizieren)

Klare Ziele sind wie ein Kompass. Sie zeigen Ihnen, worauf Sie sich fokussieren sollten und welche Arbeitsvorgänge eine geringere Priorität haben. Nehmen wir an, Sie haben das vierteljährliche Ziel, die Interaktionen auf Ihrem Instagram-Kanal zu erhöhen. Zudem haben Sie sich das kleinere kurzfristige Ziel gesetzt, pro Woche zehn Instagram-Posts zu schreiben. Mit diesen Zielen vor Augen könnten Sie beschließen, Ihre nächste geblockte Zeit für fokussiertes Arbeiten zu nutzen, um Social-Media-Texte zu konzipieren, anstatt E-Mails zu beantworten. Dieses Beispiel macht deutlich, wie Ihnen Ihr Ziel dabei hilft, sich auf die Arbeitsvorgänge zu fokussieren, die wichtig sind, und sich nicht von weniger wichtigen Aufgaben ablenken zu lassen. 

So sorgen Sie mit Zielen für Klarheit: 

  • Legen Sie SMART-Ziele fest und teilen Sie sie mit Ihrem Team. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Sie helfen Ihnen, Ihr Projekt genau zu planen und erfolgreich abzuschließen. Ein Produktteam könnte beispielsweise folgendes SMART-Ziel definieren: „Im dritten Quartal arbeiten wir mit dem Kundenserviceteam zusammen, um einen Chatbot für unsere Desktop-Website zu entwickeln.“ 

  • Verfolgen Sie den Fortschritt in Richtung Ihrer Ziele. Ziele sind eine große Motivation, weil Sie Ihrer täglichen Arbeit einen klaren Sinn geben. Aber damit Ihre Ziele auch wirklich effektiv sind, sollten sie mit Ihrer Arbeit verknüpft werden. Legen Sie daher fest, wann und mit welcher Regelmäßigkeit Sie Ihren Fortschritt erfassen und aktualisieren – zum Beispiel am Ende eines jeden Tages oder jeder Woche.  

  • Definieren Sie tägliche AWAs (allerwichtigste Aufgaben). Schreiben Sie jeden Tag ein bis drei Punkte auf, die Sie gerne schaffen möchten. Das unterstützt Sie beim fokussierten Arbeiten – und Sie können sich als Ansporn auch selbst die Erlaubnis erteilen, Feierabend zu machen, sobald Sie diese Aufgaben erledigt haben. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um Burnout zu vermeiden und Fokus langfristig aufrechtzuerhalten. Als Dr. Yousef, kognitive Neurowissenschaftlerin, diese Methode in ihrem Labor ausprobierte, verzeichnete das Team eine Produktivitätssteigerung von 28 % und einen Rückgang von Burnout-Symptomen von 42 %.

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5 Tipps für mehr Fokus

Wir haben uns nun die vier häufigsten Gründe angesehen, warum fokussiertes Arbeiten oft schwierig ist, und Ihnen praktische Lösungsmöglichkeiten vorgestellt. Falls Sie immer noch Schwierigkeiten haben, probieren Sie die folgenden fünf Tipps aus, damit Sie vom Flow-Zustand profitieren und Ihre Produktivität maximieren können.

1. Nutzen Sie Assoziationen, um fokussiertes Arbeiten zu erleichtern 

Laut Dr. Yousef verfügt unser Gehirn über eine Art Speicher. Wenn wir eine bestimmte Umgebung mit einem gewissen Stimulus verbinden (z. B. an einem sauberen Schreibtisch sitzen und schreiben), erstellt unser Gehirn eine kognitive Assoziation. Das bedeutet, es speichert diese Situation. Wenn Sie dann das nächste Mal Ihren Schreibtisch aufräumen und sich hinsetzen, um zu schreiben, wird sich Ihr Gehirn erinnern und bereit sein, sich auf diese Aufgabe zu fokussieren. 

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren, machen Sie sich kognitive Assoziationen zunutze, um Ihrem Gehirn zu signalisieren, dass Sie jetzt fokussiert arbeiten möchten. Dazu können Sie Folgendes ausprobieren: 

  • Zünden Sie eine Kerze an.

  • Trinken Sie ein bestimmtes Getränk, zum Beispiel eine Tasse Tee oder Kaffee.

  • Hören Sie eine ganz bestimmte Art von Musik.

  • Tragen Sie bestimmte Kleidung. Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, könnten Sie sich zum Beispiel so anziehen, als würden Sie ins Büro gehen.

  • Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. 

  • Gehen Sie an einen bestimmten Ort, zum Beispiel in ein Büro, in ein Café oder in ein Zimmer bei Ihnen zu Hause, das für die Arbeit bestimmt ist.

2. Nutzen Sie Ihre biologische Uhr

Ihr Körper hat möglicherweise einen Einfluss darauf, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind. Laut einer Studie, die mit dem Nobelpreis ausgezeichnet wurde, ist jeder Mensch mit einem „Chronotypen“ ausgestattet, also einem vorgegebenen zirkadianen Rhythmus, der die täglichen Fluktuationen unseres Energielevels bestimmt. Wenn Sie Ihren Chronotypen kennen, können Sie während Ihrer Spitzenzeiten Fokusblöcke einbauen und sich die weniger wichtigen Aufgaben für Zeiten aufheben, zu denen Sie weniger Energie haben und Ihre Aufmerksamkeitsspanne kürzer ist. Die meisten Menschen gehören zu einer der folgenden drei Kategorien: 

  • Frühaufsteher: Sie wachen von Natur aus früh am Morgen auf und fühlen sich zu Beginn des Tages am produktivsten. Falls Sie sich darin wiederfinden, erledigen Sie kreative Aufgaben gleich in der Früh und widmen Sie sich am Nachmittag weniger anspruchsvollen Aufgaben.

  • Mischtyp: Ihre Spitzenfokuszeit liegt zwischen 10 und 14 Uhr, zu Mittag erleben Sie ein Energietief und am Abend bekommen Sie möglicherweise noch einmal einen Energieschub. Fokussieren Sie sich am besten vor dem Mittagessen oder im späteren Tagesverlauf (nach Ihrem Nachmittagstief) auf wichtige Aufgaben. 

  • Spätaufsteher: Sie ziehen es vor, länger zu schlafen, und sind am späten Nachmittag oder Abend am produktivsten. Falls Sie ein Spätaufsteher sind, starten Sie den Tag ganz entspannt mit Aufgaben, die nicht so anspruchsvoll sind, und planen Sie Ihre Fokuszeit am späten Nachmittag ein. 

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3. Erfassen Sie alle Aufgaben in einem Tool

Wenn Sie sich bei der Erfassung Ihrer Aufgaben auf Ihr Gedächtnis verlassen, belegen Sie wertvollen Speicherplatz in Ihrem Gehirn damit, sich Dinge zu merken. Wenn Sie hingegen alles, was Sie erledigen müssen, an einem zentralen Ort erfassen, können Sie die dadurch frei gewordene Energie nutzen, um sich auf diese Aufgaben zu fokussieren. Dies ist eines der Konzepte hinter David Allens Methode „Getting Things Done (GTD)“; denn bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren können, müssen Sie sie zunächst alle aufschreiben. 

Hier spielt es auch eine Rolle, wie Sie Ihre Aufgaben erfassen. Anstelle von Listen auf Papier oder mehreren Online-Tools sollten Sie ein einziges Projektmanagement-Tool verwenden, um all Ihre Projektinformationen und Aufgaben zu organisieren. Auf diese Weise können Sie Aktionspunkte dort nachverfolgen und teilen, wo auch die Arbeit stattfindet.

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4. Probieren Sie Zeitmanagement-Strategien aus

Mit der richtigen Zeitmanagement-Strategie kommen Sie sehr weit, denn Sie vermeiden Multitasking und haben stets im Blick, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden. Der Ansatz, den Sie wählen, hängt von Ihren persönlichen Arbeitspräferenzen ab. Wir haben im Folgenden einige Optionen für Sie zusammengefasst:  

  • Die Pomodoro-Technik: Sie müssen sich nicht lange Zeit am Stück fokussieren, um Aufgaben zu erledigen. Bei dieser Methode arbeiten Sie immer 25 Minuten und machen danach eine 5-minütige Pause. So können Sie sich auf eine ausgewählte Aufgabe fokussieren und mentale Erschöpfung reduzieren. 

  • Timeblocking: Bei dieser Methode teilen Sie Ihren gesamten Tag in konkrete Zeitblöcke ein. Diese Technik kann hilfreich für Sie sein, wenn Sie die Oberhand über Ihren Arbeitstag zurückgewinnen und verstehen wollen, mit welchen Tätigkeiten Sie Ihre Zeit verbringen.

  • Timeboxing: Beim Timeboxing erstellen Sie eine „Timebox“, also einen bestimmten Zeitraum, in dem Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen. Diese Methode kann Sie unterstützen, wenn Sie Probleme mit Multitasking haben oder den ganzen Tag mit Benachrichtigungen beschäftigt sind. 

  • Iss den Frosch: Bei dieser Methode geht es darum, die schwierigste Aufgabe gleich zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen und sich dann der restlichen Arbeit zu widmen. Bereits Mark Twain sagte: Wenn man einen lebenden Frosch essen müsse, solle man dies als Erstes tun, damit einem für den Rest des Tages nichts Schlimmeres mehr passieren könne.

  • Das Pareto-Prinzip: Dieses Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel und besagt, dass bei vielen Ergebnissen etwa 80 % der Folgen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind. In Bezug auf Produktivität bedeutet das, dass bestimmte Aufgaben eine deutlich größere Wirkung haben als andere. Wenn Sie Ihren Fokus also auf diese Aufgaben richten, können Sie Ihre eigene Wirkung maximieren.

5. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Wohlbefinden an erster Stelle steht

Um Ihren Fokus zu verbessern, sollten Sie vor allem auf Ihr körperliches Wohlbefinden und Ihre mentale Gesundheit achten. Wenn Ihr Körper und Ihr Geist gesund sind, können Sie klarer denken, besser mit Stress umgehen und Burnout vermeiden. Während Ihre Gesundheit natürlich von vielen verschiedenen Faktoren abhängt, sind folgende Punkte eine wichtige Grundlage: Sorgen Sie für ausreichend Schlaf, planen Sie Zeit für körperliche Aktivitäten ein, essen Sie gesund und machen Sie über den Tag verteilt immer wieder kurze Pausen. Bereits kleine Sorgen und Ängste stören die Konzentration – wenn Sie sich gestresst fühlen, machen Sie also eine Pause, sprechen Sie mit einem Freund, gehen Sie eine Runde spazieren oder versuchen Sie es mit einer Achtsamkeitsmeditation.

Und das Wichtigste: Seien Sie nachsichtig mit sich selbst. Niemand kann rund um die Uhr fokussiert arbeiten und es ist normal, dass Ihre Konzentrationsfähigkeit über den Tag hinweg schwankt. 

Lesenswert: Sie fühlen sich überlastet? Strategien für Sie und Ihre Teams, um wieder ins Gleichgewicht zu kommen

Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist

Fokussiertes Arbeiten bedeutet nicht nur, To-dos zu erledigen. Mit diesem Arbeitsansatz können Sie kontinuierliche Ablenkungen vermeiden, Verantwortung für Ihre Zeit übernehmen und sich vor Burnout schützen. Wenn sich der Arbeitsalltag schnelllebig und chaotisch anfühlt, helfen Ihnen diese Tipps dabei, einen Gang zurückzuschalten und sich zu überlegen, für welche Tätigkeiten Sie Ihre mentale Energie verwenden möchten. 

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