5 Mythen über Multitasking entlarvt: 6 Wege für mehr Produktivität, ohne ständiges Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben

Julia Martins – FotoJulia Martins14. Juli 20216 Minuten Lesezeit
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5 Mythen über Multitasking entlarvt: 6 Wege für mehr Produktivität, ohne ständiges Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben – Artikel-Bannerbild

Multitasking kann Ihnen das Gefühl geben, produktiv und effektiv zu arbeiten. Auch wenn Sie vielleicht gehört haben, dass Multitasking ein Mythos ist, denken Sie vielleicht, dass nur Sie das Geheimnis kennen, wie man zwei Dinge gleichzeitig erledigen kann. Wir kennen das – wir haben dieses Gefühl auch schon mal gehabt.

Leider stimmen die Gerüchte: Unser Gehirn ist tatsächlich nicht darauf ausgelegt, mehr als eine Sache auf einmal zu erledigen. Selbst wenn es sich so anfühlt, als würden Sie zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, wechseln Sie in Wirklichkeit nur blitzschnell zwischen ihnen hin und her. Dieser Prozess, das sogenannte Task Switching oder Aufgabenwechsel, beansprucht wertvolle Gehirnleistung, auch wenn Sie sich dessen nicht bewusst sind.

Multitasking ist ein Mythos. Tatsächlich besteht es lediglich aus dem raschen Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben. Und jedes Mal, wenn Sie das machen, hat es einen „Preis“  – Sie verbrauchen sowohl Zeit als auch Energie. Deswegen ist „Monotasking“ fast immer effizienter: Konzentrieren Sie sich auf eine Sache, bis Sie diese erledigt haben, sodass Sie nicht an Effektivität durch den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben verlieren.

Multitasking mag zwar ein Märchen sein, aber die meisten von uns versuchen sich trotzdem irgendwann einmal daran. Tatsächlich zeigen unsere Untersuchungen, dass sich fast 72 % der Arbeitnehmer zu Multitasking gezwungen fühlen. Wenn Sie zu diesen Menschen gehören, können wir Ihnen helfen. In diesem Artikel erklären wir die wissenschaftlichen Erkenntnisse zum Multitasking und geben Ihnen sechs Tipps, wie Sie produktiver werden können.

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Fünf Mythen über Multitasking

Es gibt einige Mythen über Multitasking. In diesem Abschnitt werden wir alle davon auf der Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse entlarven. Zunächst ist es jedoch hilfreich zu verstehen, was genau Multitasking ist.

Was ist Multitasking?

Multitasking ist der Versuch, mehr als eine Aufgabe auf einmal zu erledigen. So überprüfen Multitasker zum Beispiel ihre E-Mails, während sie an einer Besprechung teilnehmen oder planen Telefonanrufe, während sie eine Pitch-Präsentation erstellen. Auch wenn die meisten von uns Multitasking betreiben: Das menschliche Gehirn ist nicht in der Lage, zwei Dinge auf einmal zu tun. Wenn Sie versuchen, Multitasking zu betreiben, wechseln Sie stattdessen blitzschnell zwischen zwei Aufgaben hin und her.

Mythos 1: Der Mensch kann mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen

Natürlich wäre es schön, zwei Dinge gleichzeitig tun zu können. Studien zeigen aber, dass unser Gehirn einfach nicht in der Lage ist, sich voll und ganz auf mehr als eine Sache zu konzentrieren. Vielmehr hat es sich so entwickelt, dass es nur eine Aufgabe erledigen bzw. nur an eine Sache gleichzeitig denken kann.

Wir denken, dass wir Multitasking betreiben. In Wirklichkeit schalten wir sehr schnell zwischen zwei Aufgaben hin und her. Jedes Mal werden für diesen Wechsel Ressourcen verbraucht. Abgesehen davon, dass man mehr Fehler macht, braucht man fast immer länger, um zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Jedes Mal, wenn wir zwischen Aufgaben wechseln, werden dafür Ressourcen aufgewendet, was sehr anstrengend ist. Letztendlich dauert es durch Multitasking länger, dieselbe Sache zu tun.

Mythos 2: Multitasking ist gar nicht so schlimm

Auch wenn Sie bereits gehört haben, dass Multitasking ein Mythos ist: Es ist schwer zu verinnerlichen, wie anstrengend es wirklich ist, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Wenn Sie schon eine Weile Multitasking betreiben, haben Sie vielleicht das Gefühl, dass Sie Multitasking beherrschen und wahrscheinlich bemerken Sie die negativen Auswirkungen gar nicht mehr, da Sie sich schon so sehr daran gewöhnt haben.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie multitaskingfähig sind, sind Sie nicht allein. Eine Studie hat ergeben, dass unsere subjektive Multitasking-Fähigkeit nur wenig damit zu tun hat, ob wir tatsächlich effektiv multitasken oder nicht. Wir denken, dass wir geschickt mehrere Aufgaben jonglieren können, auch wenn das nicht wirklich der Fall ist.

Mythos 3: Multitasking erhöht die Produktivität

Wenn Sie zwei Dinge gleichzeitig tun, schaffen Sie dann nicht mehr, selbst wenn diese Dinge nicht ganz optimal ablaufen?

Nein, ganz im Gegenteil. Untersuchungen von Dr. David Meyer zeigen, dass selbst die kurzen mentalen Blockaden, die durch das Hin- und Herwechseln entstehen, bis zu 40 % der produktiven Zeit einer Person kosten. Da das Wechseln zwischen den Aufgaben eine geistige Anstrengung erfordert, beeinträchtigt Multitasking Ihre Fähigkeit, effizient und effektiv zu arbeiten.

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Mythos 4: Es gibt verschiedene Arten von Multitasking

Sie haben vielleicht mal gehört, dass es zwei oder sogar drei verschiedene Arten von Multitasking gibt. Dabei wird zwischen Aufgabenwechsel, Kontextwechsel sowie „Restaufmerksamkeit“ (wenn Sie an die Aufgabe denken, die Sie gerade nicht bearbeiten) unterschieden. Aber das sind keine verschiedenen Arten von Multitasking – es sind die Ursachen, die dazu führen, dass Multitasking ineffizient ist.

Und so sehen sie im Detail aus:

  • Multitasking ist der Versuch, zwei oder mehr Dinge gleichzeitig zu tun.

  • Ein Kontextwechsel (auch Aufgabenwechsel genannt) ist das, was Sie beim Multitasking tun: zwischen zwei Aufgaben wechseln.

  • Wenn Sie an so vielen Aufgaben in so kurzer Zeit arbeiten, kommt es zu „Restaufmerksamkeit“: Sie denken immer noch an eine frühere Aufgabe, obwohl Sie bereits mit anderer Arbeit begonnen haben.

Mythos 5: Multitasking bei der Arbeit ist OK

Selbst wenn Sie im Privatleben Multitasking vermeiden, kann es sein, dass Sie es bei der Arbeit betreiben. Wenn das so ist, sind Sie nicht allein. Unseren Untersuchungen zufolge wechselt der durchschnittliche Wissensarbeiter bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin und her. Darüber hinaus geben mehr als ein Viertel (27 %) der Arbeitnehmer an, dass sie beim Wechseln zwischen Apps erforderliche Maßnahmen und Nachrichten verpassen, und 26 % sagen, dass ein Übermaß an Anwendungen sie weniger effizient macht.

Es gibt sogar einen Namen für das Hin- und Herschalten zwischen zwei Technologien: Medien-Multitasking. Zusätzlich zu den üblichen Nachteilen des Multitasking wirkt sich Medien-Multitasking nachweislich auch negativ auf das Langzeitgedächtnis sowie das Arbeitsgedächtnis aus.

Die Auswirkungen: Burnout und Überlastung

Multitasking ist nicht nur schlecht für Ihre Produktivität, sondern auch für Ihre psychische Gesundheit. Unseren Untersuchungen zufolge haben sieben von zehn Wissensarbeitern (71 %) im letzten Jahr mindestens einmal Burnout-Symptome erlebt. Burnout und Multitasking gehen jedoch Hand in Hand. In der gleichen Umfrage fanden wir heraus, dass zwei Drittel (65 %) der Personen, die sich ohne ihr Telefon unwohl fühlen, von Burnout berichten – verglichen mit 45 % der Personen, für die es kein Problem ist, von ihrem Gerät getrennt zu sein.

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6 Wege zu mehr Produktivität – ohne Multitasking

Das Gegenteil von Multitasking ist Singletasking, auch Monotasking genannt. Statt in schneller Abfolge zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen, richten Sie beim Singletasking Ihre Aufmerksamkeit auf Ihr Tagesziel und konzentrieren sich jeweils auf eine Aufgabe. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, diesen Flow zu erreichen – und auch eine Vielzahl von Vorteilen, wenn Sie es schaffen.

Die rasante Umstellung auf ortsunabhängige Arbeit hat zu mehr Ablenkungen und Unterbrechungen geführt. Es gibt mehr Nachrichten und Besprechungen als je zuvor, während die Zeit für konzentriertes Arbeiten auf der Strecke geblieben ist. Eines ist klar: Es muss sich etwas ändern.
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1. Probieren Sie Timeboxing aus

Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft, sich besser zu konzentrieren und Ihre Arbeit schnell zu erledigen. Wenn Sie eine Timebox erstellen, legen Sie fest, wie lange eine Aufgabe dauern soll. Für jede Aufgabe sollte eine eigene Timebox erstellt werden, um sicherzustellen, dass Sie sich während dieser Zeit nur auf diese eine Aufgabe konzentrieren. Wenn die Timebox beginnt, sollten Sie alle Ablenkungen ignorieren, bis die festgelegte Zeit abgelaufen ist.

Timeboxing stellt sicher, dass Sie eine Aufgabe vollständig abgeschlossen haben, bevor Sie zur nächsten wechseln. Laut einer Produktivitätsstudie des Becoming Superhuman Lab am UC Berkeley sind Teammitglieder, die einen „Focus Sprint“ einlegen (also eine Zeitspanne, in der sie nicht zwischen Apps hin- und herwechseln oder den Posteingang ständig überprüfen müssen), um 43 % produktiver.

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2. Planen Sie Zeitblöcke ein

Time Blocking ist ähnlich wie Timeboxing, aber statt jeder Aufgabe ein Zeitfenster zuzuweisen, gruppieren Sie ähnliche Aufgaben und erledigen sie alle in einem Zeitblock. Mit Time Blocking schützen Sie Ihre konzentrierte Arbeitszeit vor unerwünschten Benachrichtigungen und Ablenkungen. Besonders hilfreich ist das bei E-Mails – laut unseren Studien geben acht von zehn Befragten (80 %) an, dass sie kontinuierlich ihren Posteingang oder andere Kommunikations-Apps überwachen. Jedes Mal, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, werden Sie jedoch aus Ihrer Konzentrationsphase gerissen.

Planen Sie stattdessen morgens einen Zeitblock von einer Stunde ein, um Ihre E-Mails zu lesen, und dann einen weiteren einstündigen Zeitblock kurz vor dem Feierabend, um alle E-Mails zu beantworten, die während Ihrer Arbeitszeit eingegangen sind. Dann können Sie sich für den Rest des Tages auf andere Aufgaben konzentrieren, ohne durch ständige E-Mail-Benachrichtigungen abgelenkt zu werden.

Um möglichst produktiv zu sein, finde ich es hilfreich, zwischen Meetings Zeit für die Arbeit an verschiedenen Projekten einzuplanen – wobei ich darauf achte, auch für kurze Pausen Zeit zu lassen. Ich finde es außerdem hilfreich, wenn ich (und die Leute um mich herum) den Slack-Status auf „beschäftigt“ setzen, damit niemand eine sofortige Antwort erwartet.
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3. Verwenden Sie die „Bitte nicht stören“-Funktion

Auch ohne Timeboxing oder Time Blocking können Sie die „Bitte nicht stören“-Funktion nutzen, um Ihre Konzentration zu verbessern. Es ist eine gute Möglichkeit, Ihre Aufmerksamkeit vor unnötigen Ablenkungen zu schützen. Wenn Sie wissen, dass Sie ein Projekt fertigstellen müssen, aber häufig durch Benachrichtigungen abgelenkt werden, sollten Sie die „Bitte nicht stören“-Funktion verwenden, um sich in den Flow-Zustand zu versetzen.

Der „Bitte nicht stören“-Modus hilft nicht nur auf Ihrem Computer. Um diese Funktion optimal zu nutzen, sollten Sie Benachrichtigungen auch auf Ihrem Mobiltelefon ausschalten.

Ablenkungen kosten Zeit, also haben wir uns darauf konzentriert, sie wann immer möglich zu eliminieren. Mit Asana können Mitarbeiter in einen „Arbeitsflow“ eintauchen und ihre Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen erledigen. Dank der Plattform kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge und weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist – ganz ohne Standup-Meetings.
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4. Probieren Sie die Pomodoro-Technik aus

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, um Pausen produktiv zu gestalten, könnte die Pomodoro-Technik das Richtige für Sie sein. Ein Pomodoro ist eine 25-minütige Arbeitseinheit, nach der es eine fünfminütige Pause gibt. Nach vier Pomodoros macht man eine Pause von 20 bis 30 Minuten. Das Arbeiten in kurzen Zeitspannen hilft, produktiv und motiviert zu bleiben.

Da Sie während eines Pomodoro sehr konzentriert sind, ist es einfacher, Multitasking zu vermeiden und sich nur auf eine Sache zu fokussieren. In der Pomodoro-Pause können Sie dann Ihre Nachrichten überprüfen, soziale Netzwerke durchstöbern, sich einen Snack holen oder E-Mails beantworten.

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5. Konzentrieren Sie sich auf das Wichtige

Manchmal erscheint Multitasking verlockend, weil Ihnen alles gleich wichtig vorkommt. Vielleicht arbeiten Sie gerade an einem Blogbeitrag oder entwerfen ein neues Bild, aber sobald eine weitere Anfrage eingeht, haben Sie das Bedürfnis, diese sofort zu erledigen.

Wenn Sie wissen, wie wichtig die einzelnen Aufgaben sind, können Sie besser Prioritäten setzen. Wenn also eine Anfrage eingeht, die weniger wichtig ist als das, was Sie gerade tun, können Sie dem Drang zum Multitasking widerstehen und sich auf das konzentrieren, was Sie bereits machen. Wenn eine neue Anfrage eingeht, die wichtiger ist als die Aufgabe, auf die Sie sich gerade konzentrieren, können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die neue Anfrage richten und die vorherige Arbeit beiseitelegen.

6. Definieren Sie AWAs

AWAs (allerwichtigste Aufgaben) sind die logische Fortsetzung einer Priorisierung. Man kann nicht alles an einem Tag erledigen, aber bei vielen Aufgaben mit hoher Priorität kann man in Versuchung kommen, sie alle auf einmal angehen zu wollen. Mit AWAs können Sie festlegen, welche Aufgaben für den Tag am wichtigsten sind und diese erledigen. Sobald Sie diese Aufgaben erledigt haben, können Sie ohne Schuldgefühle Feierabend machen.

Laut einer aktuellen Studie von Dr. Sahar Yousef, einer kognitiven Neurowissenschaftlerin an der UC Berkeley, können AWAs Prokrastination sowie das Burnout-Risiko drastisch reduzieren. Yousef startete in ihrem gesamten Unternehmen eine dreiwöchige AWA-Challenge. Durch die Verpflichtung, täglich AWAs zu setzen und diese über Slack mit dem Team zu teilen, konnte Yousefs Team eine Steigerung der individuellen Produktivität um 28 % und eine Verringerung des Burnout-Risikos um 42 % feststellen, sowohl in der Führungsetage als auch unter den Praktikanten.

Vom Multitasking zum Singletasking

Es ist nicht leicht, mit dem Multitasking aufzuhören – vor allem, wenn es Teil Ihres Alltags geworden ist. Aber wenn Sie nicht länger versuchen, mehrere Dinge auf einmal zu tun, sondern sich auf eine Sache konzentrieren, werden Sie feststellen, dass Sie motivierter, produktiver und erfolgreicher sind.

Für weitere Tipps lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie bei der Arbeit produktiver werden können.

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Artikel

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