Guru ist ein kleines, aber schnell wachsendes Technologieunternehmen mit Sitz in Philadelphia und einem breiten Kundenspektrum, zu dem unter anderem Square, Buzzfeed und Zoom gehören.

Abstimmung zwischen Vertrieb und Marketing schaffen

Julia Bersin ist Senior Marketing Manager im Growth-Marketing-Team und verantwortlich für die Entwicklung von Inbound-Marketingprogrammen wie Kampagnen zur Nachfragegenerierung, Veranstaltungen vor Ort und mehr. All diese Arbeit erfordert eine enge Koordination und Abstimmung mit dem Team für Umsatzsteigerung, damit das Marketing die richtigen Personen anspricht und dem Vertrieb qualifizierte Leads übergeben kann.

Während Julias Team in San Francisco ansässig ist, arbeitet sie eng mit Dalton Gilgor zusammen, der das Team für Vertriebsentwicklung am Hauptsitz in Philadelphia leitet. Oft erarbeiten sie vor einer Veranstaltung vor Ort oder einem Webinar eine Strategie, um die Zielgruppe festzulegen, und arbeiten dann während und nach der Kampagne eng zusammen, um sicherzustellen, dass jeder qualifizierte Lead weiterverfolgt wird und aus jeder Marketingmaßnahme der höchstmögliche ROI erzielt wird.

Obwohl Julia und Dalton Zoom und Slack zur Kommunikation nutzen, war es schwierig, bei größeren Projekten effektiv zusammenzuarbeiten – insbesondere aufgrund der unterschiedlichen Standorte und Zeitzonen. Sie brauchten eine Lösung, mit der alle auf dem richtigen Weg bleiben konnten, um Fristen einzuhalten.

Ohne ein Tool zur Verwaltung ihrer Projekte an einem zentralen Ort hatten das Wachstumsmarketing-Team und das Vertriebsentwicklungsteam folgende Probleme:

• Verbrachten mehrere Stunden pro Woche in Status-Meetings, da Projekte nach Team und Standort isoliert wurden – sie hatten keinen Einblick in die Arbeit der einzelnen Teams und die Informationen waren verstreut.

• Details wurden übersehen, da Slack-Nachrichten nicht umsetzbar und schwer nachzuverfolgen waren und nicht klar war, für was die einzelnen Personen verantwortlich waren.

Sie wussten, dass es eine bessere Möglichkeit geben musste, Projekte zu verfolgen und die Abstimmung zu gewährleisten – auch über verschiedene Teams und verschiedene Küsten hinweg.

Überwindung geografischer und abteilungsübergreifender Kommunikationsbarrieren

Bei der Suche nach einem Projektmanagement-Tool, das die beiden Teams zusammenbringen konnte, wussten die Vertriebs- und Marketingteams, dass sie ein Produkt benötigten, mit dem sie Verantwortlichkeiten festlegen, klare Fristen setzen und Projektpläne einfach aktualisieren konnten. Sie wollten auch ein Tool, das als zentrale Anlaufstelle für laufende Arbeiten dienen und mit Slack integriert werden konnte. Zu diesem Zeitpunkt beschlossen sie, Asana auszuprobieren.

Glücklicherweise mussten sie nicht lange suchen. Das Marketing-Team nutzte Asana bereits, bevor das Unternehmen beschloss, die Plattform unternehmensweit einzuführen. Da Asana bereits für sie verfügbar war, begannen Julia und das Marketingteam, das Vertriebsteam in funktionsübergreifenden Projekten wie Webinaren zu Asana hinzuzufügen. Sobald alle Beteiligten auf derselben Plattform waren, entwickelte sich die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing über Asana auf natürliche Weise weiter, sodass jedes Team in Echtzeit über das Projekt informiert bleiben konnte.

Mithilfe von Asana haben wir unsere Zusammenarbeit insgesamt verbessert. Es gibt ein großes Projekt, an dem alle arbeiten. Dalton hat nicht etwa sein eigenes Projekt für dasselbe Ziel. Es ist eher so, als würden wir alle gemeinsam an einem Strang ziehen.

Julia Bersin, Senior Manager of Demand Generation

Nun, da beide Teams Asana verwenden, fungiert es als einzige Informationsquelle für alle Projekte zwischen Vertrieb und Marketing. Anstatt mehrmals wöchentlich Zeit in Statusmeetings über Zoom zu vergeuden, kann jeder stets sehen, wer gerade woran arbeitet. Verantwortlichkeiten werden übersichtlich dargestellt und jeder kennt seine Teile des Projekts und weiß, welche in den Verantwortlichkeitsbereich von Kollegen fallen. Durch diese Klarheit werden Unklarheiten beseitigt und Mitarbeiter können sich auf ihre Arbeit konzentrieren, anstatt abzuklären, wer wofür verantwortlich ist, Missverständnisse aufzudecken oder Aufgaben doppelt zu erledigen.

Optimierung von Prozessen für bessere Ergebnisse

Wenn Julia und Dalton zusammenarbeiten, können sie eine Strategie für eine Inbound-Kampagne wie ein Webinar oder eine Veranstaltung vor Ort entwickeln und das gesamte Projekt mithilfe einer ihrer vorgefertigten benutzerdefinierten Vorlagen in Asana erfassen. Alle Aspekte des Projekts – von der Planung und Durchführung der Veranstaltung bis hin zur Weiterverfolgung von Leads am Ende – werden im selben Projekt in Asana erfasst.

Darüber hinaus müssen neue Mitarbeiter im Marketing dank der Vorlagensammlung, die beide Teams gemeinsam erstellt haben, ihren Projektplan nicht von Grund auf neu erstellen, wenn sie ein Webinar oder eine Veranstaltung starten. Sie können einfach eine der Vorlagen verwenden und von dort aus mit der Arbeit beginnen, wobei sie genau wissen, welche Schritte sie unternehmen müssen und wen sie einbeziehen sollten. Der Prozess ist nicht nur schneller und effizienter, sondern stellt auch sicher, dass nichts übersehen wird, da selbst die kleinsten Details bereits berücksichtigt sind.

Die Zeit, die wir dank Asana einsparen, ermöglicht es uns, mehr Projekte durchzuführen, mehr Geschäfte abzuschließen, großartige Marketingveranstaltungen zu organisieren und unseren Bestandskunden und potenziellen Kunden ein positives Erlebnis zu bieten. Im Endeffekt geht es darum, Zeit für die Aufgaben freizumachen, die für unser Unternehmen und unsere Kunden wichtiger sind.

Dalton Gilgor, Account Development Manager

Für Guru hat Asana die Grenzen zwischen den Abteilungen verwischt, sodass jedes Projekt weniger ein Nullsummenspiel und mehr eine echte Teamleistung ist. Selbst wenn jemand nicht stark in ein Projekt involviert ist, hat er Zugriff darauf, kann sehen, wer daran beteiligt ist, und ist sich der großen Initiativen, die bei Guru stattfinden, besser bewusst. Letztendlich können Julia und Dalton so weiterhin wirkungsvolle Inbound-Marketing-Initiativen entwickeln, um Guru weiter auszubauen und Teams auf der ganzen Welt in die Lage zu versetzen, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.