Das 2004 von Becky Brown gegründete Full-Service-Unternehmen für Buchhaltung, Rechnungswesen und HR-Dienstleistungen wurde 2018 von den drei Technologieunternehmern Eric Page, Russell Benaroya und Raja Kapadia übernommen. Als erfahrene Unternehmer wussten sie aus eigener Erfahrung, wie mühsam die Backoffice-Arbeit sein kann. Also schlossen sich Eric, Russell und Raja mit Becky als Partner zusammen und machten sich daran, etwas sehr Einfaches, aber Entscheidendes zu tun: Unternehmern die Gewissheit zu geben, dass ihre Buchhaltung immer korrekt ist. Sie wollten auch nützliche Analytik aus den Finanzdaten ihrer Kunden bereitstellen, um ihnen zu helfen, die Zukunft ihres Unternehmens mit Zuversicht zu planen.

Die vier Partner haben das Unternehmen in Stride umbenannt und allein im ersten Jahr ihren Umsatz um über 100 % gesteigert und ihr Team auf über 35 Angestellte erweitert. Ihre Kunden kommen aus einer Reihe von Branchen, haben in der Regel 5–50 Angestellte und erzielen einen Jahresumsatz von 1–25 Millionen US-Dollar.

Der Bedarf an Struktur und Prozessen

Während Eric sich auf die Geschäftsabläufe und die Kundenverwaltung konzentriert, leitet Russell die Programme des Unternehmens zur Nachfragegenerierung und Kundenakquise. Als die beiden Partner begannen, das Business neu aufzustellen und auszubauen, erkannten sie schnell, dass sie Folgendes tun mussten:

• Struktur und Prozesse einrichten, um das Business erfolgreich auszubauen und zu skalieren.

• Die Arbeit aller Mitarbeitenden zentralisieren, um Transparenz und Sichtbarkeit im gesamten Business zu gewährleisten, da alle remote arbeiten und über verschiedene Zeitzonen verteilt sind.

Nachdem sie verschiedene Work Management Tools evaluiert hatten, entschieden sich Eric und Russell für Asana – aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche, der Flexibilität, eine Vielzahl von Workflows zu bewältigen, und der hohen visuellen Transparenz. Sie sahen darin auch eine Gelegenheit, andere Software zu eliminieren, da sie Informationen an einem Ort zentralisieren konnten.

Das gesamte Unternehmen an Bord holen

Um das Team mit diesem neuen Maß an Transparenz und dieser neuen Arbeitsweise vertraut zu machen, wählten Eric und Russell bei der Implementierung von Asana den Ansatz „Learning by Doing“. Jedes Teammitglied lernte zuerst die Grundlagen von Asana, und dann wurde die gesamte neue Arbeit im Tool geplant und zugewiesen, anstatt in Tabellen, Meetings oder E-Mail-Threads.

Mit Asana wissen wir jederzeit, wie es um jeden einzelnen Kunden steht, sodass wir Probleme vermeiden können, bevor sie überhaupt entstehen. Das hat uns geholfen, die Zusammenarbeit und die Beziehung zu unseren Kunden zu verbessern, was für uns einen erheblichen Mehrwert bedeutet.

Eric Page, Mitbegründer und Partner

Während der „Learning-by-Doing“-Ansatz von Eric und Russell dazu beitrug, die Mitarbeiter an Bord zu holen, stieg die Nutzung bei ihrem Team aus Buchhaltern und HR-Mitarbeitern deutlich an, als sie ein Client-Health-Board erstellten, um den Status jedes Kunden zu verfolgen. In diesem Projekt kann jeder Account Lead den Status seiner Kundenbeziehungen angeben, damit er bei Bedarf mehr Hilfe erhalten kann, bevor Probleme eskalieren.

Gesteigerte Transparenz, um schnelles Wachstum zu ermöglichen

Jetzt verwaltet das Stride-Team seine gesamte Arbeit in Asana, von der Festlegung der Unternehmensziele bis hin zum Onboarding neuer Angestellter. Einige der Arten und Weisen, wie sie Asana verwenden, um effizienter zu arbeiten, sind:

• OKR-Nachverfolgung: Jeder kann jederzeit die wichtigsten Ziele sehen, auf die das Unternehmen hinarbeitet, sowie die gesamte Arbeit, die geleistet wird, um diese zu erreichen. Die Angestellten werden auch dazu ermutigt, Ideen für jedes Ziel einzureichen, aus denen die Teams dann bei ihrer Sprint-Planung schöpfen.

• Kundenfeedback: Wenn ein Kunde Feedback hat, übermittelt er es jetzt über ein Asana-Formular. Auf diese Weise wird es nicht übersehen und kann von dem Teammitglied bearbeitet werden, das für diese Funktion oder diesen Geschäftsbereich verantwortlich ist.

• Persönliche Entwicklungspläne: Ein Schlüsselprinzip des Unternehmens ist „Investiere in dich selbst“. Die Angestellten nutzen Asana, um ihre persönlichen Entwicklungspläne zu verfolgen, damit sie sehen können, wo sie Fortschritte machen und worauf sie sich konzentrieren müssen, um ihre persönlichen Ziele zu erreichen.

• Einführung neuer Mitarbeiter: Jeder neue Mitarbeiter erhält an seinem ersten Tag bei Stride seinen Einführungsplan in Asana. So verfügt er über alle Informationen, die er benötigt, um erfolgreich zu sein, und weiß, auf welche wichtigen Meilensteine er in den ersten 30 Tagen hinarbeitet.

• Meetings: Während das Team die meisten Meetings reduzieren konnte, indem es den Status von Projekten in Portfolios überwachte, konzentrieren sich die Diskussionen in den Meetings jetzt darauf, wichtige Fragen zu beantworten, anstatt Fortschrittsupdates zu teilen.

Der Blick in die Zukunft

Durch die Verlagerung der Arbeit zu Asana hat nun jeder bei Stride ein Mitspracherecht bei der Festlegung von Prioritäten und bei den Aktivitäten innerhalb des Unternehmens. Die Angestellten sind engagierter und leisten bessere Arbeit, weil sie sich bestärkt fühlen, ihre Ideen zu teilen, und wissen, auf welche Ziele sie hinarbeiten. Das Ergebnis? Ein Team, das fokussierter und weniger gestresst ist und dem Unternehmen hilft, sein Wachstum zum zweiten Mal in Folge zu verdoppeln.

Ablenkungen kosten Zeit, also haben wir uns darauf konzentriert, sie zu eliminieren, wo immer wir können. Mit Asana können die Leute in einen „Flow“ eintauchen und ihre Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen erledigen. Dank der Plattform kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge und weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist – ganz ohne Standup-Meetings.

Russell Benaroya, Mitbegründer und Partner