8 Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung Ihres Teams

Teameffizienz steigern
  • In diesem Artikel lernen Sie alles über:
    • Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung Ihres Teams
    • Priorisierung von Teamaktivitäten und Projekten
    • Tipps zur besseren Verwaltung des Arbeitspensums

Im Verlauf einer Arbeitswoche stoßen selbst die besten Teams auf Hindernisse, die ihre Effizienz beeinträchtigen. Unproduktive Besprechungen, zu viele E-Mails und die Unkenntnis darüber, woran alle anderen arbeiten, können Ihr Team von ihrer eigentlichen Aufgabenliste ablenken und zu unzureichenden Resultaten führen. Damit Sie und Ihr Team Ihre Effizienz steigern können, beachten Sie die folgenden acht Tipps, um sowohl die Geschwindigkeit, als auch die Arbeitsqualität Ihres Teams zu verbessern.

1. Vermeiden Sie unnötige Meetings

Dave Barry sagte einmal: „Wenn man mit einem Wort erklären müsste, warum die Menschheit nicht ihr ganzes Potenzial ausschöpft und es auch nie tun wird, wäre dieses Wort ‘Meetings’.“ Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Effizienz Ihres Teams zu steigern, besteht darin, unnötige Besprechungen abzuschaffen. Das heißt nicht, dass alle Meetings schlecht sind. Meetings können produktiv sein, vorausgesetzt, dass es eine klare Tagesordnung gibt, dass die richtigen Leute teilnehmen und dass jeder bereit ist, zu einer Lösung beizutragen. Leider ist das nicht immer der Fall.

Wenn Meetings ohne eine klare Tagesordnung oder Zielsetzung geplant werden, können sich selbst kurze 30-minütige Treffen summieren und wertvolle Zeit stehlen, in der Ihr Team auf konkrete Ziele hinarbeiten könnte. Überlegen Sie mit Ihrem Team stattdessen, ob Sie das jeweilige Meeting wirklich brauchen. Wenn es sich um ein Update zum Projektstatus handelt – könnten Sie stattdessen ein digitales Status-Update verschicken? Wenn Ihre Funktion in der Besprechung nicht klar definiert ist – ist Ihre Anwesenheit dann unbedingt erforderlich? Indem Sie auf unnötige Besprechungen verzichten, geben Sie allen mehr Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, auf die es wirklich ankommt.

2. Priorisieren Sie Aufgaben immer unter Berücksichtigung Ihrer wichtigsten Ziele

Nehmen wir an, jeder Ihrer Mitarbeiter muss täglich zehn verschiedene Aufgaben erledigen, die über verschiedene Projekten verteilt sind. In dem Moment scheint jede von ihnen wichtig und dringend zu sein. Wo sollen sie also beginnen? In welche Aufgaben sollten sie den größten Teil ihrer Zeit und Überlegungen investieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

Natürlich sind einige Aufgaben und Projekte wichtiger, als andere. Hierbei kommt es darauf an, dass man gut definierte Ziele und eine Vorstellung davon hat, wie die eigene Arbeit zum Erreichen dieser Ziele beiträgt. Ihre kürzerfristigen Ziele bieten eine solide Grundlage für längerfristige Ziele, wie z. B. ein Produktfahrplan oder eine Produktveröffentlichung. Hilfreich ist eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben auf die unternehmensweiten oder abteilungsbezogenen Ziele ausgerichtet sind. Auf diese Weise ziehen alle am gleichen Strang und können Entscheidungen treffen, die sich auf das Gesamtziel auswirken.

Wenn Sie ein klares Verständnis davon haben, wie Ihre Aufgaben zu den Zielen des Unternehmens beitragen, dann wissen Sie auch, welche Projekte und Aufgaben die größte Wirkung erzielen werden. Konzentrieren Sie sich auf diese Arbeiten, bevor Sie sich mit weniger wirkungsvollen Aufgaben befassen. Wenn eine Aufgabe oder ein Projekt die grundlegenden, übergreifenden Ziele Ihres Unternehmens nicht unterstützt, sollten Sie überdenken, ob sie tatsächlich notwendig ist.

Claire Knebl, Director of Marketing bei Ritual, führt ein leistungsstarkes und engagiertes Team, das stark auf seine Kunden ausgerichtet ist. „Ich nehme mir eine Woche Zeit, um mich in die Denkweise meines Zielkunden hineinzuversetzen, bevor ich mit einer Kampagne beginne. Ich konzentriere mich darauf, so viel wie möglich über den Kunden zu erfahren, oft durch informelle Gespräche, um mehr über den Alltag des Kunden zu erfahren.“

3. Löschen, verschieben, delegieren oder reduzieren Sie Aufgaben mit geringer Priorität

Wenn Sie einen Blick auf das Gesamtbild geworfen und festgestellt haben, welche Arbeit zu erledigen ist und welche Aufgaben Priorität haben, können Sie das Beste aus Ihrer Zeit machen, wenn Sie Aufgaben mit geringerer Priorität löschen, verschieben, delegieren oder reduzieren.

  • In Anlehnung an das Prinzip von Tipp zwei: Wenn ein Teil eines Projekts ein übergeordnetes Unternehmensziel nicht unterstützt – löschen Sie diesen.
  • Wenn es eine dringendere Aufgabe gibt, die einen größeren Einfluss auf die Teamziele hat, erledigen Sie diese Aufgabe zuerst und verschieben Sie eine weniger wichtige Aufgabe auf später, wenn Sie mehr Zeit dafür haben.
  • Wenn einer Person zwei Aufgaben von gleicher Wichtigkeit zugewiesen werden, delegieren Sie eine dieser Aufgaben an ein anderes Teammitglied mit mehr Kapazität.
  • Wenn es eine Aufgabe gibt, die Sie nicht verschieben, löschen oder delegieren können, finden Sie Wege, um die dafür benötigte Zeit zu reduzieren. Eliminieren Sie Meetings, die mit dieser Aufgabe zusammenhängen, verkürzen Sie Meetings oder reduzieren Sie ihre Häufigkeit. Sie können auch zuerst an den wichtigeren Teilen des Projekts arbeiten und den Rest auf später verschieben.

Als Director of Marketing bei Ritual, empfiehlt Claire Knebl, drei Dinge auszuwählen, auf die man sich jede Woche konzentrieren sollte. „Man kann normalerweise nur drei große Dinge in einer Woche erledigen. Das erste sollte etwas Wichtiges und Strategisches sein. Das zweite sollte ebenfalls wichtig, aber einfacher zu erledigen sein, damit es früher von der Liste gestrichen werden kann. Und das dritte sollte eine Anfrage nach Unterstützung sein.“

4. Berücksichtigen Sie bei der Aufgabenzuweisung die Stärken und Schwächen aller Teammitglieder

Kein Mitarbeiter gleicht dem anderen. Jede Person hat unterschiedliche Erfahrungen, Stärken und Schwächen, die sie zu einem wertvollen Mitglied Ihres Teams machen. Ebenso arbeiten verschiedene Menschen gerne an unterschiedlichen Dingen. Eines Ihrer Teammitglieder könnte zum Beispiel gerne Recherchearbeiten durchführen und Berichte darüber erstellen, während ein anderer Teamkollege lieber Steine kauen würde, als Recherche zu betreiben.

Wenn Sie wissen, wer in Ihrem Team eine bestimmte Fähigkeit besonders gut beherrscht, und wenn Sie Wege finden, wie diese Person Zeit für die Art von Arbeit aufwenden kann, die ihr Spaß macht, dann unterstützen Sie damit den reibungslosen Ablauf von Aufgaben und Projekten. Wenn Sie außerdem wissen, dass sich eine Person stark für eine bestimmte Aufgabe begeistert, dann wird sie mit größerer Wahrscheinlichkeit qualitativ bessere Arbeit leisten und die Aufgabe schneller erledigen. Zudem sollten Sie nach Möglichkeit Aufgaben zuweisen, die von der verantwortlichen Person als bereichernd oder herausfordernd wahrgenommen wird. Dadurch stärken Sie ebenfalls die Leistung Ihres Teams.

5. Erstellen Sie durchdachte Pläne für Ihr Team

Sobald Sie wissen, was getan werden muss und wer dafür verantwortlich ist, ist es an der Zeit, einen Aktionsplan für Ihr Team zu erstellen. Ein gut durchdachter Plan, der von Anfang an übersichtlich dargestellt wird, kann zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche „Arbeit rund um die Arbeit“ vermeiden.

Achten Sie zu Beginn darauf, dass für jedes Projekt Ihres Teams ein Plan vorliegt. Wenn Sie ein Projekt von Anfang an gut planen, sorgen Sie dafür, dass für jeden Projektmeilenstein realistische Zeitpläne vorliegen. Jede Person weiß dann, wer für die Fertigstellung jedes Teils des Puzzles verantwortlich ist und hat die volle Übersicht über die laufenden und bereits erledigten Arbeitsschritte. Koordinieren und stimmen Sie dann all Ihre Projekte aufeinander ab, um die Zeit Ihres Teams optimal zu nutzen.

Die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools hilft Ihnen dabei, all die kleineren Aufgaben zu erfassen, die zum Erreichen eines größeren Ziels führen. Mithilfe von vorhandenen oder benutzerdefinierten Vorlagen innerhalb von Asana können Sie funktionierende Prozesse reproduzieren und damit sicherstellen, dass kein Schritt ausgelassen und keine Aufgabe vergessen wird.

6. Fördern Sie bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Nur weil Sie in einer anderen Abteilung arbeiten, heißt das nicht, dass Sie nicht zusammenarbeiten können. Schließlich arbeiten Sie als Teil eines größeren Unternehmens auf das gleiche Ziel hin. Indem die Arbeit von anderen Teams für alle einsehbar ist, weiß jeder, woran gerade gearbeitet wird. Das ermutigt die Teams zu einer besseren Zusammenarbeit, wenn sich deren Arbeit und Ziele überschneiden.

Carta, eine bei der SEC registrierten Transferagentur, unterstützt öffentliche und private Unternehmen bei der Vergabe und Verwaltung von Wertpapieren. Jina Kim ist Compliance-Spezialistin bei Carta und nutzt Asana für die Zusammenarbeit zwischen allen Geschäftsbereichen und um zu sehen, wer an was arbeitet. Auf diese Weise wird deutlich, wie sich die Projekte der einzelnen Teams und Teammitglieder gegenseitig beeinflussen.

„Zum Beispiel, kommt das Support-Team eines Tages zu mir und stellt fest, dass sich über Nacht etwas am Produkt geändert hat. Sie hätten gerne eine Möglichkeit, über solche Vorgänge informiert zu werden“, bemerkte Jina.

Arbeitsmanagement-Tools können die teamübergreifende Transparenz erhöhen, indem sie jede Phase eines Projekts mit einer einzelnen Gruppe von Zielen verknüpfen. Solche Tools dienen als zentraler Knotenpunkt, um das, woran Sie arbeiten, mit dem Rest des Teams zu teilen. Dadurch lassen sich Bereiche identifizieren, in denen Menschen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zusammenarbeiten können.

7. Berufen Sie meetingfreie Tage ein

Die Teilnahme an Meetings kann sich negativ auf Ihre Produktivität und Konzentration auswirken und somit die Fertigstellung von Projekten verzögern. Wenn man mindestens einen ganzen Tag fokussiert im Büro arbeiten kann, dann leistet dieser wertvolle Block von mehreren ununterbrochenen, besprechungsfreien Stunden, in denen man sich voll und ganz einem Projekt widmen kann, einen großen Beitrag zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität.

Bei Asana haben wir den meetingfreien Mittwoch eingeführt, an dem jeder konzentriert arbeiten kann und sich nicht um Meetings kümmern muss. Wir bitten die Mitarbeiter, keine internen Besprechungen am Mittwoch anzusetzen und Rücksicht auf die Zeitpläne der anderen zu nehmen. Dies ermöglicht allen Teammitgliedern, größere Blöcke an Zeit dafür aufzuwenden, ihre Arbeit tatsächlich zu erledigen, anstatt nur darüber zu sprechen. Dadurch hat das Team mehr Zeit zur Analyse, Ausführung und Überprüfung wichtiger Prozesse von Projekten. Für viele Mitarbeiter ist der meetingfreie Mittwoch ihr bevorzugter Wochentag und wir bemerken häufig, dass Projekte genau an Mittwoch die Ziellinie erreichen.

8. Definieren Sie den Zweck unterschiedlicher Kommunikationskanäle

Jedes Team verfügt über eine Vielzahl von Kommunikationstools. Aber diese sind nur dann von Nutzen, wenn Ihr Team auch weiß, wie und wann sie genutzt werden sollten. Um ihnen dabei zu helfen, sollten Sie den Zweck jedes Kommunikationskanals klar definieren. Verwenden Sie E-Mails zur externen Kommunikation mit Dienstleistern und Kunden. Für die schnelle Beantwortung von kurzen Fragen können Sie solche Apps wie Slack benutzen. Und für die Planung und Verwaltung von handlungsorientierten Aufgaben sowie zur Kommunikation darüber, sollten Sie ein Arbeitsmanagement-Tool wie Asana einsetzen.

Obwohl Kommunikationstools die Effizienz Ihres Teams steigern können, kann ihre willkürliche Verwendung tatsächlich Mehrarbeit verursachen. Wenn Sie sehen, dass der Zweck eines Tools auf eine bessere Weise (mit zusätzlichen, einzigartigen Vorteilen) erfüllt werden kann, sollten Sie es nicht mehr verwenden. Mit dieser Denkweise können Sie die Anzahl Ihrer Tools verringern und die Vorteile jedes Tools voll ausschöpfen.

Erreichen Sie noch nie dagewesene Teameffizienz

Die Verbesserung der Effizienz ist ein kontinuierlicher Prozess. Es mag zunächst überwältigend erscheinen, aber einfache Tools und Methoden können dazu beitragen, die Arbeitseffizienz aller Mitarbeiter Ihres Teams zu optimieren. Je einfacher Ihnen und Ihrem Team der Umgang mit diesen Tools fällt, desto mehr wird Effizienz zur Norm und zu einem festen Bestandteil eines jeden Projekts. Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihnen und Ihrem Team helfen kann, effizienter zu werden, und erhalten Sie Tipps und Ideen, die Sie in Ihrem eigenen Unternehmen in die Tat umsetzen können.

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