9 Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung Ihres Teams

Im Verlauf einer Arbeitswoche stoßen selbst die besten Teams auf Hindernisse, die zu einem Rückgang der Effizienz führen. Unproduktive Besprechungen, zu viele E-Mails und die Unkenntnis darüber, woran alle anderen arbeiten, können Ihre Teammitglieder von ihrer eigentlichen Aufgabenliste ablenken und zu unzureichenden Resultaten führen.

Teameffizienz beschreibt, wie viele hoch relevante Arbeitsvorgänge Ihr Team erledigen kann, wenn Reibungspunkte und Ablenkungen einfach aus der Gleichung genommen werden. Bei Teameffizienz geht es nicht einfach nur um Zahlen – vielmehr geht es darum, für einen effizienten Arbeitsplatz zu sorgen, den Teamgeist zu stärken und die Teamleistung insgesamt zu steigern.

Wie kann ich die Effizienz meines Teams steigern?

Um die Teameffizienz zu steigern, müssen Sie alle Probleme beseitigen, die Ihrem Team bei täglichen hochrelevanten Arbeitsvorgängen im Weg stehen können. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringen Mitarbeiter den Großteil ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit (60 %) und nur 27 % ihrer Zeit mit fachspezifischen Tätigkeiten. Indem Sie die Effizienz Ihres Teams verbessern und Ihrem Team Zeit für die wichtigsten Aufgaben geben, können Sie aus diesem Dilemma entkommen.

Ihr Neun-Schritte-Leitfaden zur Steigerung der Teameffizienz

Um eine Effizienzsteigerung für Sie und Ihr Team zu erzielen, sollten Sie die folgenden neun Tipps zum Thema Projektmanagement-Kompetenzen beachten, um sowohl die Geschwindigkeit als auch die Arbeitsqualität Ihres Teams zu verbessern.

1. Unnötige Meetings vermeiden

Dave Barry sagte einmal: „Wenn man mit einem Wort erklären müsste, warum die Menschheit nicht ihr ganzes Potenzial ausschöpft und es auch nie tun wird, wäre dieses Wort 'Meetings'.“

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Effizienz Ihres Teams zu steigern, besteht darin, unnötige Besprechungen abzuschaffen. Das heißt nicht, dass alle Meetings schlecht sind. Meetings können produktiv sein, vorausgesetzt, dass es eine klare Tagesordnung gibt, dass die richtigen Leute teilnehmen und dass jeder bereit ist, zu einer Lösung beizutragen. Leider ist das nicht immer der Fall.

Wenn Meetings ohne eine klare Tagesordnung oder Zielsetzung geplant werden, können sich selbst kurze 30-minütige Treffen summieren und wertvolle Zeit stehlen, in der Ihr Team auf konkrete Ziele hinarbeiten könnte. Überlegen Sie mit Ihrem Team stattdessen, ob Sie das jeweilige Meeting wirklich brauchen.

FAQ: Wie bestimme ich, ob ein Meeting erforderlich ist oder nicht?

Bevor Sie ein Meeting einplanen, sollten Sie sich fragen, ob das Meeting wirklich notwendig ist. Manchmal neigt man dazu, ein Meeting einzuberufen, wenn andere Kommunikationsmöglichkeiten möglicherweise effektiver wären. Indem Sie auf unnötige Meetings verzichten, geben Sie allen mehr Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, auf die es wirklich ankommt. Wenn Sie zum Beispiel ein Meeting planen, in dem es um ein Update zum Projektstatus gehen soll – könnten Sie nicht statt eines Meetings einfach ein digitales Status-Update verschicken?

Alternativen zu Team-Meetings:

• Anstatt ein Team-Update anzuberaumen, senden Sie einen Projektstatusbericht.

• Anstatt sich mit dem Team zu einem Brainstorming zu treffen, teilen Sie ein virtuelles Brainstorming-Board.

• Anstatt Meetings für den Informationsaustausch anzuberaumen, teilen Sie den Inhalt stattdessen asynchron mit anderen.

Es kann allerdings auch vorkommen, dass Sie zu einem Meeting eingeladen werden, das Sie als nicht notwendig erachten. Müssen Sie unbedingt teilnehmen, wenn zum Beispiel Ihre Rolle im Meeting nicht klar definiert ist? Sie können sich Gewissheit verschaffen, indem Sie dem Organisator des Meetings eine Nachricht schreiben.

2. Meeting-Effizienz steigern

Einige Meetings sind wichtig und können für Klarheit und Produktivität in Ihrem Team sorgen. Unabhängig davon, welche Art von Meeting Sie planen, diese einfachen Punkte sorgen für eine höhere Umsetzbarkeit, Produktivität und Effektivität:

1. Erstellen und teilen Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung. Um die Effizienz Ihres Teams in Meetings zu steigern, sollten Sie sich über das Ziel des Meetings im Klaren sein. Es kann ebenfalls hilfreich sein, festzustellen, welche Ziele ein Meeting *nicht* hat, damit der Fokus auf dem eigentlichen Ziel bleibt. Erstellen und teilen Sie eine Tagesordnung mit allen Beteiligten, damit jeder auf demselben Stand ist. Wenn es zusätzliche schriftliche Informationen oder Dokumente gibt, können Sie diese ebenfalls an die Tagesordnung anfügen.

2. Legen Sie Meetingkonventionen fest. Ganz gleich, ob das Meeting persönlich oder virtuell stattfindet: Sie sollten sich als Team oder Unternehmen auf feste Gruppennormen einigen. Sollen Teammitglieder ihre Laptops während der Besprechung wegpacken? Sollen die Teilnehmer per Video zugeschaltet sein? Wer ist zuerst an der Reihe, wenn mehrere Personen etwas beizutragen haben? Diese Dinge sollten bereits vor dem Meeting klar sein.

3. Erstellen Sie verfolgbare Meeting-Notizen. Beauftragen Sie vor dem Meeting eine Person damit, Protokoll zu führen. Idealerweise sind diese Notizen am gleichen Ort verfügbar wie Ihre Tagesordnung. Anhand dieses Protokolls können Sie Aktionen mit Fristen und Verantwortlichen erstellen.

4. Sammeln Sie Feedback für mehr Effizienz. Sprechen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team ab, damit das Meeting für alle Beteiligten erfolgreich ist. Wenn nur wenige Teilnehmer vom Meeting profitieren, könnten Sie stattdessen auf digitale Updates oder Projektstatusbericht umsteigen.

3. Aufgaben anhand von Zielvorhaben priorisieren

Nehmen wir an, jeder Ihrer Mitarbeiter muss täglich zehn verschiedene Aufgaben erledigen, die über verschiedene Projekten verteilt sind. In dem Moment scheint jede von ihnen wichtig und dringend zu sein. Wo sollen sie also beginnen? In welche Aufgaben sollten sie den größten Teil ihrer Zeit und Überlegungen investieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

Natürlich sind einige Aufgaben und Projekte wichtiger, als andere. Hierbei kommt es darauf an, dass man gut definierte Ziele und eine Vorstellung davon hat, wie die eigene Arbeit zum Erreichen dieser Ziele beiträgt. Ihre kurzfristigen Ziele bieten eine solide Grundlage für längerfristige Ziele, wie z. B. ein Produktfahrplan oder ein Managementplan für eine Produktveröffentlichung. Hilfreich ist eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben auf die unternehmensweiten oder abteilungsbezogenen Ziele ausgerichtet sind. Auf diese Weise ziehen alle am gleichen Strang und können Entscheidungen treffen, die sich auf das Gesamtziel auswirken.

Unternehmensziele mit individuellen Tätigkeiten verknüpfen

Wenn Sie ein klares Verständnis davon haben, wie Ihre Aufgaben zu den Zielen des Unternehmens und Zielsetzungen beitragen, dann wissen Sie auch, welche Projekte und Aufgaben die größte Wirkung erzielen werden. Erkenntnisse aus dem Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigen, dass Mitarbeiter, die Klarheit darüber haben, wie ihre Arbeit mit den Zielen des Unternehmens zusammenhängt, doppelt so motiviert sind.

Konzentrieren Sie sich auf diese Arbeiten, bevor Sie sich mit weniger wirkungsvollen Aufgaben befassen. Wenn eine Aufgabe oder ein Projekt die grundlegenden, übergreifenden Ziele Ihres Unternehmens nicht unterstützt, sollten Sie diese überdenken und eventuell neu planen.

Claire Knebl, Director of Marketing bei Ritual, führt ein leistungsstarkes und engagiertes Team, das stark auf seine Kunden ausgerichtet ist. „Ich nehme mir eine Woche Zeit, um mich in die Denkweise meines Zielkunden hineinzuversetzen, bevor ich mit einer Kampagne beginne. Ich konzentriere mich darauf, so viel wie möglich über den Kunden zu erfahren, oft durch zwanglose Gespräche, um mehr über den Alltag des Kunden zu erfahren.“

4. Löschen, verschieben, delegieren oder reduzieren Sie Aufgaben mit geringer Priorität

Es lässt sich manchmal nicht vermeiden, dass Teammitglieder an die Grenzen ihrer Kapazitäten stoßen. Gibt es kein System, mit dem sie Aufgaben mit geringer Priorität verwerfen, verschieben, delegieren oder reduzieren können, wird sich das negativ auf ihre Arbeitseffizienz auswirken. Bei unseren Untersuchungen gaben 85 % der Mitarbeiter an, sich bereits überlastet gefühlt zu haben, und 42 % von ihnen glauben, dass sich zu viel Arbeit schlecht auf die Arbeitsmoral auswirkt.

Sie können die Effizienz Ihres Teams bei der Arbeit und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern, wenn das Arbeitspensum gut verwaltet wird. Hierfür können Aufgaben Ihres Teams mit geringerer Priorität gelöscht, verschoben, delegiert oder reduziert werden. Führen Sie sich das Gesamtziel Ihres Projekts vor Augen, und stellen Sie mittels einer Bedarfsanalyse fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche davon Priorität haben:

• In Anlehnung an das Prinzip von Tipp zwei: Wenn ein Teil eines Projekts ein übergeordnetes Unternehmensziel nicht unterstützt – löschen Sie diesen.

• Wenn es eine dringendere Aufgabe gibt, die einen größeren Einfluss auf die Teamziele hat, erledigen Sie diese Aufgabe zuerst, und verschieben Sie eine weniger wichtige Aufgabe auf später, wenn Sie mehr Zeit dafür haben.

• Wenn einer Person zwei Aufgaben von gleicher Wichtigkeit zugewiesen werden, delegieren Sie eine dieser Aufgaben an ein anderes Teammitglied mit mehr Kapazität.

• Wenn es eine Aufgabe gibt, die Sie nicht verschieben, löschen oder delegieren können, finden Sie Wege, um die dafür benötigte Zeit zu reduzieren. Eliminieren Sie Meetings, die mit dieser Aufgabe zusammenhängen, verkürzen Sie Meetings oder reduzieren Sie ihre Häufigkeit. Sie können auch zuerst an den wichtigeren Teilen des Projekts arbeiten und den Rest auf später verschieben.

FAQ: Wie kann ich mit der Arbeitspensum-Verwaltung loslegen?

Bei der Verwaltung des Arbeitspensums geht es darum, Aufgaben in Ihrem Team zu verteilen und zu verwalten. Um das zu erreichen, müssen Sie sich zuerst über das Arbeitspensum und die Kapazität Ihres Teams bewusst werden. Sie können diese Informationen mit einer Workload-Management-Plattform verfolgen, die einen Einblick in die Auslastung Ihres Teams bietet. Nachdem Sie im Anschluss eine umfassende Liste der Aufgaben und Arbeit Ihres Teams zusammengestellt haben, können Sie die Ressourcen entsprechend der vorhandenen Teamkapazitäten verteilen. Mit all diesen Informationen können Sie das Arbeitspensum Ihres Teams nach Bedarf anpassen – ganz ohne Burnout und ganz ohne Langeweile.

Als Director of Marketing bei Ritual, empfiehlt Claire Knebl, drei Dinge auszuwählen, auf die man sich jede Woche konzentrieren sollte. „Man kann normalerweise nur drei große Dinge in einer Woche erledigen. Das erste sollte etwas Wichtiges und Strategisches sein. Das zweite sollte ebenfalls wichtig, aber einfacher zu erledigen sein, damit es früher von der Liste gestrichen werden kann. Und das dritte sollte eine Anfrage nach Unterstützung sein.“

5. Berücksichtigen Sie bei der Aufgabenzuweisung die Stärken und Schwächen aller Teammitglieder

Kein Mitarbeiter gleicht dem anderen. Jede Person hat unterschiedliche Erfahrungen, Stärken und Schwächen, die sie zu einem wertvollen Mitglied Ihres Teams machen. Ebenso arbeiten verschiedene Menschen gerne an unterschiedlichen Dingen. Eines Ihrer Teammitglieder könnte zum Beispiel gerne Recherchearbeiten durchführen und Berichte darüber erstellen, während ein anderer Teamkollege lieber Steine kauen würde, als Recherche zu betreiben.

Wenn Sie wissen, wer in Ihrem Team eine bestimmte Fähigkeit besonders gut beherrscht, und wenn Sie Wege finden, wie diese Person Zeit für die Art von Arbeit aufwenden kann, die ihr Spaß macht, dann unterstützen Sie damit den reibungslosen Ablauf von Aufgaben und Projekten. Wenn Sie außerdem wissen, dass sich eine Person stark für eine bestimmte Aufgabe begeistert, dann wird sie mit größerer Wahrscheinlichkeit qualitativ bessere Arbeit leisten und die Aufgabe schneller erledigen. Zudem sollten Sie nach Möglichkeit Aufgaben zuweisen, die von der verantwortlichen Person als bereichernd oder herausfordernd wahrgenommen wird. Dadurch stärken Sie ebenfalls die Leistung Ihres Teams.

6. Erstellen Sie durchdachte Pläne für Ihr Team

Sobald Sie wissen, was getan werden muss und wer dafür verantwortlich ist, ist es an der Zeit, einen Aktionsplan für Ihr Team zu erstellen. Ein gut durchdachter Plan, der von Anfang an übersichtlich dargestellt wird, kann zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche „Arbeit rund um die Arbeit“ vermeiden.

Achten Sie zu Beginn darauf, dass für jedes Projekt Ihres Teams ein Plan vorliegt. Wenn Sie ein Projekt von Anfang an gut planen, sorgen Sie dafür, dass für jeden Projektmeilenstein realistische Zeitpläne vorliegen. Jede Person weiß dann, wer für die Fertigstellung jedes Teils des Puzzles verantwortlich ist und hat die volle Übersicht über die laufenden und bereits erledigten Arbeitsschritte. Koordinieren und stimmen Sie dann all Ihre Projekte aufeinander ab, um die Zeit Ihres Teams optimal zu nutzen.

7 wichtige Bestandteile eines Projektplans

1. Ziele

2. Erfolgskennzahlen

3. Stakeholder und Teamrollen

4. Budget

5. Meilensteine und zu erbringende Leistungen

6. Zeitleisten und Zeitpläne

7. Kommunikationsplan

Die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools hilft Ihnen dabei, all die kleineren Aufgaben zu erfassen, die zum Erreichen eines größeren Ziels führen. Mithilfe von Vorlagen innerhalb von Asana können Sie funktionierende Prozesse reproduzieren und damit sicherstellen, dass kein Schritt ausgelassen und keine Aufgabe vergessen wird.

7. Fördern Sie bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Nur weil Sie in einer anderen Abteilung arbeiten, heißt das nicht, dass Sie nicht zusammenarbeiten können. Schließlich arbeiten Sie als Teil eines größeren Unternehmens auf das gleiche Ziel hin. Zu wissen, woran andere Teams gerade arbeiten, ermutigt die Teams zu einer besseren Zusammenarbeit, wenn sich deren Arbeit und Ziele überschneiden.

Work-Management-Tools können die teamübergreifende Transparenz erhöhen, indem sie jede Phase eines Projekts mit einer einzelnen Gruppe von Zielen verknüpfen. Solche Tools dienen als zentraler Knotenpunkt, um das, woran Sie arbeiten, mit den übrigen Teammitgliedern zu teilen. Dadurch lassen sich die Bereiche identifizieren, in denen Menschen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zusammenarbeiten können. Wenn Ihr Team mit einer einzigen Informationsquelle arbeitet, ebnen Sie den Weg für eine bessere Zusammenarbeit im Team und eliminieren mögliche Hindernisse, um Arbeitsvorgänge mit hoher Relevanz zu erledigen. Gleichzeitig steigern Sie die Teameffizienz damit erheblich.

Carta, eine bei der US-Börsenaufsichtsbehörde registrierten Transferagentur, unterstützt börsennotierte Unternehmen und Privatfirmen bei der Emission und Verwaltung von Wertpapieren. Jina Kim ist Compliance-Spezialistin bei Carta und nutzt Asana für die Zusammenarbeit zwischen allen Geschäftsbereichen und um zu sehen, wer woran arbeitet. Auf diese Weise wird deutlich, wie sich die Projekte der einzelnen Teams und Teammitglieder gegenseitig beeinflussen.

„Zum Beispiel, kommt das Support-Team eines Tages zu mir und stellt fest, dass sich über Nacht etwas am Produkt geändert hat. Sie hätten gerne eine Möglichkeit, über solche Vorgänge informiert zu werden“, bemerkte Jina.

8. Berufen Sie meetingfreie Tage ein

Die Teilnahme an Meetings kann Ihre Effizienz beeinträchtigen, wodurch es schwieriger wird, in den Flow zu kommen und Projekte fertigzustellen. Mindestens ein ganzer Tag im Büro, der ausschließlich der eigentlichen Arbeit gewidmet ist – dieser wunderbare Zeitraum von mehreren ungestörten Stunden ohne Meeting, in denen Sie sich voll und ganz einem Projekt widmen können – kann einen großen Beitrag zur Effizienz und Produktivität leisten.

Bei Asana haben wir den  meetingfreien Mittwoch eingeführt, an dem jeder konzentriert arbeiten kann und sich nicht um Meetings kümmern muss. Wir bitten die Mitarbeiter, keine internen Besprechungen am Mittwoch anzusetzen und Rücksicht auf die Zeitpläne der anderen zu nehmen. Dies ermöglicht allen Teammitgliedern, größere Blöcke an Zeit dafür aufzuwenden, ihre Arbeit tatsächlich zu erledigen, anstatt nur darüber zu sprechen. Dadurch hat das Team mehr Zeit für die Analyse, Ausführung und Überprüfung wichtiger Prozesse von Projekten. Für viele Mitarbeiter ist der meetingfreie Mittwoch ihr Lieblingstag der Woche, und wir bemerken häufig, dass Projekte genau an Mittwoch die Ziellinie erreichen.

9. Definieren Sie den Zweck unterschiedlicher Kommunikationskanäle

Jedes Team verfügt über eine Vielzahl von Kommunikationstools. Diese sind jedoch nur dann von Nutzen, wenn Ihr Team auch weiß, wie und wann sie genutzt werden sollten. Die meisten Teams benutzen bereits eine zu hohe Anzahl von Tools: Der Durchschnitts-Mitarbeiter muss zwischen 10 Apps täglich hin- und herwechseln. Dieses Jonglieren ist nicht nur nervenaufreibend, sondern kann auch dafür sorgen, dass bestimmte Informationen nicht auffindbar sind, wenn sie dringend gebraucht werden.

Um Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, sollten Sie den Zweck des jeweiligen Kommunikationskanals klar definieren. Verwenden Sie E-Mails zur externen Kommunikation mit Dienstleistern und Kunden. Für die schnelle Beantwortung von kurzen Fragen können Sie Apps wie Slack benutzen. Und für die Planung und Verwaltung von handlungsorientierten Aufgaben sowie zur diesbezüglichen Kommunikation sollten Sie ein Arbeitsmanagement-Tool wie  Asana einsetzen.

FAQ: Ab wann verwende ich zu viele Tools?

Obwohl Kommunikationstools die Effizienz Ihres Teams steigern können, kann ihre willkürliche Verwendung tatsächlich Mehrarbeit verursachen. Wenn Sie sehen, dass der Zweck eines Tools auf eine bessere Weise (mit zusätzlichen, einzigartigen Vorteilen) erfüllt werden kann, sollten Sie es nicht mehr verwenden. Mit dieser Denkweise können Sie die Anzahl Ihrer Tools verringern und die Vorteile jedes Tools voll ausschöpfen.

In einer Work-Management-Plattform wie Asana können Sie all Ihre bevorzugten Tools integrieren. So hat Ihr Team an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle nötigen Informationen.

Erreichen Sie noch nie dagewesene Teameffizienz

Die Verbesserung der Effizienz ist ein kontinuierlicher Prozess. Es mag zunächst überwältigend erscheinen, aber einfache Tools und Methoden können dazu beitragen, die Arbeitseffizienz aller Mitarbeiter Ihres Teams zu optimieren. Je einfacher Ihnen und Ihrem Team der Umgang mit diesen Tools fällt, desto mehr wird Effizienz zur Norm und zu einem festen Bestandteil eines jeden Projekts. Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihnen und Ihrem Team helfen kann, effizienter zu werden. Und holen Sie sich Tipps und Ideen, die Sie in Ihrem Unternehmen in die Tat umsetzen können.