Auslastungsgrad berechnen und steigern!

Wahrscheinlich überwachen Sie verschiedene Erfolgskennzahlen, die sicherstellen, dass Projekte den vorgegebenen Rahmen nicht überschreiten und die Kundenzufriedenheit hoch bleibt. Wenn Sie mit Kunden arbeiten, betrachten Sie als eine dieser Erfolgskennzahlen wahrscheinlich die abrechenbaren Stunden – die Haupteinnahmequelle für viele Dienstleistungsunternehmen. Wenn Sie die Auslastung Ihrer Teammitglieder nachverfolgen, können Sie sehen, wie die abrechenbaren Stunden und die Arbeitszeit im Verhältnis zueinander stehen.

Teammitglieder können natürlich nicht für jede Aufgabe Arbeitsstunden in Rechnung stellen, da einige Aufgaben interne Abläufe betreffen. Die Auslastung spiegelt die für gewinnbringende Tätigkeiten verfügbare Zeit eines Teammitglieds wider. In diesem Beitrag erklären wir, wie die Auslastung berechnet wird, und erörtern, wie Sie die Arbeit rund um die Arbeit reduzieren, um so die Auslastung der Teammitglieder zu verbessern.

Was bedeutet Auslastung?

Die Auslastung beschreibt, wie viel Prozent der verfügbaren Zeit für abrechenbare Tätigkeiten aufgewendet wird. Sie können den Auslastungsgrad ermitteln, indem Sie die Gesamtzahl der in Rechnung gestellten Stunden eines Teammitglieds durch die insgesamt zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden dividieren. Hier ein Beispiel für diese doch recht einfache Formel:

• Wenn ein Teammitglied, das 40 Stunden pro Woche arbeitet, in einer Woche 34 Stunden an Kunden fakturiert, beträgt die Auslastung 0,85, also 85 %.

Beachten Sie, dass der Auslastungsgrad (auch Kapazitätsauslastung oder Beschäftigungsgrad genannt) nie 100 % erreichen wird, da es einen Teil seiner Zeit für interne Arbeit aufwendet. Die Arbeitswoche eines Teammitglieds sollte ein gesundes Gleichgewicht zwischen Teambesprechungen, Telefonaten, Schulungen und abrechenbaren Tätigkeiten bilden.

Das Ziel der Berechnung und Überwachung der Auslastung ist also nicht, 100 % zu erreichen, sondern unnötige manuelle und doppelte Arbeit zu reduzieren, die zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Dem Bericht zur Anatomie der Arbeit zufolge verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 60 % seiner Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit – das sind so zeitraubende Dinge wie die Suche nach Informationen, das Einholen von Genehmigungen und das Hin- und Herspringen zwischen Apps. Indem Sie diese unnötige Arbeit rund um die Arbeit reduzieren, können Sie die Auslastung des Teams steigern und so den Teammitgliedern mehr Zeit für die Ausführung wichtiger Aufgaben geben.

Am besten lässt sich die Auslastung mit einer Software zur Verwaltung des Arbeitspensums wie Asana nachverfolgen. So können Sie genau sehen, wer wann was tut, und können für Gleichgewicht sorgen und Burnout verhindern. Wenn Sie genau sehen, was die einzelnen Teammitglieder zu tun haben, können Sie Engpässe oder Kapazitätsgrenzen besser erkennen und dementsprechend die Kapazitätsplanung anpassen.

Wie steigert man den Auslastungsgrad?

Um den Auslastungsgrad zu erhöhen, empfiehlt es sich, zunächst klare Benchmarks zu setzen, damit Teammitglieder wissen, worauf sie hinarbeiten. Gleichzeitig sollten Sie gezielt die „Arbeit rund um die Arbeit“ reduzieren, indem Sie Prozesse standardisieren und den Einsatz von Tools harmonisieren.

Das Einführen von Zeiterfassungssoftware sowie das regelmäßige Überwachen relevanter Kennzahlen helfen ebenfalls dabei, unproduktive Schleifen zu erkennen und den Arbeitsfokus auf wertschöpfende Tätigkeiten zu lenken.

Genaue Erklärungen zu den einzelnen Punkten finden Sie hier:

• Benchmarks für die Auslastung festlegen: Ihre Teammitglieder können nicht wissen, welche Auslastung sie erreichen sollen, solange Sie keine Benchmarks dafür festlegen. Je nach Funktion können Sie für die einzelnen Teammitglieder auch eigene Benchmarks festlegen. Für einen Designer kann beispielsweise ein höherer Auslastungsgrad als für einen Personalleiter gelten, da Designer oft direkt mit Kunden zusammenarbeiten und so mehr Stunden in Rechnung stellen. Legen Sie Ihre Benchmarks anhand der von Ihnen berechneten optimalen Auslastung fest.

• Kennzahlen unternehmensweit überwachen: Durch die Nachverfolgung der Auslastung im gesamten Unternehmen können Sie die Kapazitätsauslastung ermitteln und so feststellen, ob Teammitglieder verfügbar sind oder nicht. Anhand dieser unternehmensweiten Nachverfolgung erkennen Sie, wann andere Teams Zeit haben, um mehr Stunden in Rechnung zu stellen; so kann das Unternehmen abrechenbare Leistungen erbringen, ohne auf Freiberufler zurückzugreifen.

• Weniger Arbeit rund um die Arbeit: Die Reduzierung der Arbeit rund um die Arbeit ist entscheidend für eine höhere Auslastung. Zwar wird es immer eine gewisse Anzahl von Stunden geben, die für interne Vorgänge aufgewendet werden, Sie können jedoch bewährte Projektmanagementverfahren anwenden und Tipps für das Zeitmanagement geben, mit denen sich der Zeitaufwand für nicht zielführende Arbeiten verringern lässt. Zur Arbeit rund um die Arbeit gehören so zeitraubende Dinge wie die Kommunikation über die Arbeit, die Suche nach Informationen, das Hin- und Herwechseln zwischen Apps und der Umgang mit wechselnden Prioritäten.

• Zeiterfassungssoftware nutzen: Für eine bessere Auslastung ist eine Zeiterfassungssoftware von entscheidender Bedeutung, denn damit können die Teammitglieder Aufgaben bestimmten Kunden in Rechnung stellen oder sie als allgemeine Arbeitszeit verbuchen. Zudem kann die Zeiterfassung die Teammitglieder dazu anspornen, ihre Zeit bewusster zu nutzen, und ihnen dabei helfen, Zielvorgaben zu erreichen. Nach der Eingabe der aufgewendeten Zeit können Sie diese Informationen als einen einzigen großen Datensatz analysieren.

Wie berechnet man die Auslastung?

Die Berechnung der Auslastung liefert wichtige Einblicke in die Profitabilität eines Projekts oder Unternehmens. Dabei fließen sowohl die direkt abrechenbaren Stunden als auch interne Kosten und die verfügbare Gesamtarbeitszeit in die Formeln ein. Das Ziel besteht darin, stets zu wissen, ob die Kapazität des Teams ausgeschöpft wird und wo sich Stellschrauben für effizienteres Arbeiten finden lassen.

1. Formel für den Auslastungsgrad

Zur Berechnung des Auslastungsgrads für ein Teammitglied wenden Sie die Grundformel für die Auslastung an:

• Formel für die Auslastung: (Summe der abrechenbaren Stunden / Summe der verfügbaren Arbeitsstunden / Produktionspotenzial)

Stellt ein Teammitglied mit einer 40-Stunden-Woche beispielsweise 32 Stunden in Rechnung, liegt seine Auslastung bei 0,80, also 80 %.

Die Auslastung von Teammitgliedern ist je nach Funktion und Produktivität unterschiedlich, so dass es nicht ausreicht, die Auslastung eines einzelnen Teammitglieds zu berechnen. Sie sollten also die Auslastungsrate aller Teammitglieder verfolgen, um sich ein genaueres Bild von der Unternehmensleistung zu machen.

Wie die Reduzierung der Arbeit rund um die Arbeit die Auslastung des Teams erhöht

Ist die Auslastung in allen Teams und Abteilungen hoch, sollten Sie die Instrumente, Prozesse und Erwartungen im Unternehmen unter die Lupe nehmen. Eine niedrige Auslastung bedeutet, dass die Teammitglieder die meiste Zeit mit nicht abrechenbarer Arbeit verbringen. Doch was machen sie dann? Viele Tätigkeiten, die mit Arbeit rund um die Arbeit zu tun haben, wie beispielsweise das Wechseln zwischen Apps oder die manuelle Bearbeitung von Routineaufgaben, können mit den richtigen Instrumenten und Prozessen reduziert werden.

So ist bekannt, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin und her wechselt.. Berichten die Teammitglieder, dass das Hin- und Herwechseln zwischen Apps ihre Produktivität beeinträchtigt und zu einer niedrigen Auslastung beiträgt, sollten Sie nach Business-Tools Ausschau halten, die miteinander integriert werden können. So wechseln die Teammitglieder nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her und verlieren wertvolle Zeit, sondern haben alle Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, sofort griffbereit.

Tipp: Mit einer Zeiterfassungssoftware bleiben die Kennzahlen der Teammitglieder übersichtlich und erleichtern Kalkulationen. Zudem kann die Software die Genauigkeit Ihrer Kalkulationen sicherstellen und dafür sorgen, dass sich etwaige Fehler leichter erkennen und somit korrigieren lassen.

2. Kapazitätsauslastung

Die Kapazitätsauslastung ist der durchschnittliche Auslastungsgrad für alle Teammitglieder. Anhand dieser Formel können Sie erkennen, ob Sie die Kosten für Ihre Ressourcen decken und einen Gewinn erzielen können.

• Kapazitätsauslastung = Summe der Auslastungen aller Teammitglieder / Gesamtzahl der Teammitglieder

Um die Kapazitätsauslastung des Unternehmens zu berechnen, addieren Sie die Auslastungen aller Teammitglieder auf und teilen die Summe durch die Gesamtzahl der Teammitglieder.

3. Optimaler Abrechnungssatz

Nach der Berechnung der Kapazitätsauslastung Ihres Teams können Sie anhand dieser Zahl bestimmen, wie viel Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen sollten, um einen Gewinn zu erzielen – man spricht dann vom optimalen Abrechnungssatz.

Addieren Sie Betriebsmittelkosten, Gemeinkosten und Gewinnspanne. Die Kosten für Betriebsmittel sind der Betrag, den Sie für Arbeit, direkte Materialien oder Produktion ausgeben. Die Gemeinkosten sollten Sie pro Teammitglied auflisten. Ihre Gewinnspanne ist der Prozentsatz des Gewinns, der die Geschäftskosten übersteigt. Sie sollten diese Zahl jedoch als die Gewinnspanne angeben, die Sie anstreben.

Die Gewinnspanne wird normalerweise als Prozentsatz ausgedrückt. Bei dieser Formel wird anhand der Betriebsmittel- und Gemeinkosten die Gewinnspanne in einen Geldbetrag umgerechnet.

• Gewinnspanne in Euro = (Betriebsmittelkosten + Gemeinkosten) x Gewinnspanne in Prozent

• Optimaler Abrechnungssatz = ((Betriebsmittelkosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne) / durchschnittliche Arbeitsstunden insgesamt) / Kapazitätsauslastung

Wenn sich die Lohnkosten auf 50.000 € belaufen, Sie 10.000 € an Gemeinkosten pro Mitarbeiter haben, Ihre optimale Gewinnspanne 25 % beträgt ((50.000 € + 10.000 €) x 0,25 = 15.000 €) und Sie insgesamt 1.000 durchschnittliche Arbeitsstunden haben, wäre der Zähler in dieser Formel 75. Wenn die Kapazitätsauslastung 0,80 beträgt, wäre der optimale Abrechnungssatz also 94 € pro Stunde. 

• Optimaler Abrechnungssatz = (50.000  € + 10.000 € + 15.000 € / (1.000)

                                             _____________________________________

                                                                        0,80

4. Optimale Auslastung

Die Kapazitätsauslastung gibt Aufschluss darüber, wie viele Stunden Ihre Teammitglieder im Verhältnis zu den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden durchschnittlich abrechnen. Diese Kennzahl sagt allerdings nichts darüber aus, ob dieser Wert im Verhältnis zu den Unternehmenskosten betrachtet optimal ist. Am besten lässt sich der für die Rentabilität optimale Auslastungsgrad anhand der folgenden Formel ermitteln:

• Optimale Auslastung = (Betriebsmittelkosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne) / (verfügbare Arbeitsstunden insgesamt x optimaler Abrechnungssatz)

Um den optimalen Auslastungsgrad zu berechnen, ermitteln Sie die Summe der Betriebsmittel- und Gemeinkosten sowie der Gewinnspanne und teilen die Gesamtsumme durch das Produkt aus den insgesamt verfügbaren Arbeitsstunden und dem optimalen Abrechnungssatz.

Mit den Zahlen aus dem obigen Beispiel wäre der Zähler in dieser Formel 75.000 €. Sie würden dann 1.000 x 94 berechnen und damit 94.000 im Nenner erhalten. Schließlich dividieren Sie 75.000 € durch 94.000, um den optimalen Auslastungsgrad von gerundet 0,80 bzw. 80 % zu erhalten. Daraus geht hervor, dass die Kapazitätsauslastung und der optimale Auslastungsgrad tatsächlich übereinstimmen!

• Optimale Auslastung = (50.000 € + 10.000 € + 15.000 €)

                                                 _____________________________                 

                                                           (1.000 x 94)

Was ist eine gute Auslastung?

Eine gute Auslastung liegt häufig zwischen 70 % und 85 %. In diesem Bereich ist das Team rentabel ausgelastet, ohne dass die Arbeitsbelastung zu hoch wird. Dabei sollte stets genug Raum für interne Aufgaben, Weiterbildungen und strategische Tätigkeiten vorhanden sein, damit sich niemand überlastet fühlt und kreative Ideen nicht zu kurz kommen.

Der Gedanke “Je höher der Auslastungsgrad, desto besser” ist also nur bedingt anzuwenden. Denn das richtige Gleichgewicht ist entscheidend: Ein Team, das über einen bestimmten Zeitraum nahe an 100 % arbeitet, läuft Gefahr, auszubrennen. Daher ist es sinnvoll, eine gesunde Auslastung anzustreben, die sowohl hohe Produktivität als auch ausreichend Erholungsphasen sicherstellt.

Gleichzeitig ist auch ein zu niedriger Auslastungsgrad nicht vorteilhaft, denn dieser kann auf eine ineffiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen oder unterausgelastete Produktionskapazitäten hinweisen.

Weniger Arbeit rund um die Arbeit, mehr Auslastung

Der Auslastungsgrad ist eine wichtige Kennzahl, die Sie zur Beurteilung der Leistung der Teammitglieder und des Unternehmens im Auge behalten sollten. Eine hohe Auslastung erleichtert die Deckung der Betriebskosten und die kontinuierliche Gewinnsteigerung, während eine niedrige Auslastung auf Probleme bei den betrieblichen Abläufen hinweisen kann, die behoben werden müssen.

Am besten lässt sich die Gesamtauslastung überwachen, wenn die Teammitglieder Aufgaben dokumentieren und strukturierte Prozesse eingeführt werden. Wenn Teammitglieder sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Aufgaben in Echtzeit dokumentieren, erhalten Sie mehr Kontrolle über Ihre Ressourcen und einen besseren Überblick über das Zeitmanagement.